Everything the app does, written out — the same manual Ask Zappy answers from inside ZapRoute. 57 topics, 649 questions, in English, Portuguese and Spanish. Nothing here is a promise: if it is in this manual, it is in the product today.
Tudo o que o app faz, escrito — o mesmo manual de onde o Pergunte ao Zappy responde dentro do ZapRoute. 57 tópicos, 649 perguntas, em inglês, português e espanhol. Nada aqui é promessa: o que está neste manual está no produto hoje.
Todo lo que hace la app, escrito — el mismo manual del que Pregúntale a Zappy responde dentro de ZapRoute. 57 temas, 649 preguntas, en inglés, portugués y español. Nada aquí es una promesa: lo que está en este manual está en el producto hoy.
ZapRoute runs the day-to-day of pool service companies: a daily route per technician, photo proof of every service (the AI tags the visit type), and a management panel — all in one app.
On iPhone, from the App Store; on Android, from Google Play — search "ZapRoute", or tap the buttons at the bottom of zaprouteapp.com. You can also use ZapRoute in the browser of any phone or computer at app.zaprouteapp.com, with the same account and the same data.
Use your account email and password. Your company's management creates the account; the password is always yours — you set it through the link that arrives in your email.
If you created the company account yourself and haven't confirmed your email yet, the app doesn't sign you in: it shows an amber box, "Confirm your email first", with a Resend confirmation email button — see the Password section, below.
No password at hand? Tap Email me a sign-in link: we email you a link and an 8-digit code. On the phone, type the code; on a computer, tap the link.
No. Keep Remember my email on (it comes on by default) and your email is already filled in next time. For the password, let your phone or browser save it when it offers — then signing in is one tap. And if you don't sign out, the app keeps you signed in.
The invitation arrives by email; its link opens a ZapRoute page first — tap Continue and the app opens on the "set your password" screen. The invitation works for 7 days and only once — after that, the page says it expired: use Forgot my password on the sign-in screen with the same email (that link works for 1 hour). If it never came, check spam, or use Forgot my password on the sign-in screen with the same email — a fresh link will be sent. Or tap Email me a sign-in link on the sign-in screen. Still nothing? Write to support@zaprouteapp.com.
English, Portuguese and Spanish. It follows your phone's language; to change it, open My account (in the menu) → Language.
On the owner's first sign-in the app opens the Initial setup: a guided walkthrough with your company details (logo and color included), your first client or the import of your list, and the next steps. You can skip it and come back later — the Setup card at the top of the panel shows what's still missing — seven steps, in this order: company details, clients, your base and car, Apply your first route, Log your first visit with a photo, your team and your logo. It closes when they are done, or tap Finish later. Company → Company details → Open initial setup reopens the walkthrough anytime.
Yes. The team step counts as done when you are the only person on the account and at least one pool is assigned to you — the card then reads You are the team. It stays open only while no pool of yours is on the account, because at that point nothing is really set up yet. Adding a second person closes the step too, the usual way.
In the Initial setup, choose Migrate from another system and send your file (.csv or .xlsx). We show you which column we read as what, you correct anything that came out wrong right there, and the pools come in. An address that's already registered is never duplicated: you can send the file again safely. The whole chapter — including what to do when your file has no service-day column, which is the normal case — is in Bringing your list in.
New companies start in Optional — technicians can log a chemical test without waiting on a reading, and typing values by hand stays optional. Change the mode anytime in ⋮ menu → Company → Water chemistry.
First thing to do as a technician: set up My base & truck (⋮ menu) — without it your route shows no miles or fuel cost.
The import brings your clients and pools over from another system — Skimmer, Pool Brain, Jobber, Housecall Pro, Service Autopilot, QuickBooks — or from a spreadsheet of your own. It lives in the Initial setup: ⋮ menu → Company details → Import clients. You can run it as many times as you need; an address already registered is never duplicated. Rather not do it yourself? Send your customer list — any spreadsheet works — to support@zaprouteapp.com and we import it for you, free. It is done within one business day. In the Initial setup, step 3 (Bring your clients), and on the empty Clients list, Import for me does the same from the app — attach the file and tick the authorization.
Yes. On the import screen, under the three sources, there is I don’t have a file. Paste your houses in that box, one per line — straight from your notes, from a text message, from wherever they are.
Each line can be a name and an address, or just the address. Put a tab, a comma or two spaces between the two and we work it out. A line like 123 Main St, Boca Raton, FL 33432 is read as one whole address, not as a name plus an address — an address that starts with a house number is never split at its first comma.
A line with no name does not come in, and the screen tells you how many there are before anything is saved. That is on purpose: the client's name is how ZapRoute lines your customers up with QuickBooks, so a client called “123 NE 45th St” would never match and your billing would break without a word. Add the names to those lines and read the list again.
There is no column-mapping step here — the only two columns are the ones you just typed. You go straight to the preview, and nothing is saved until you press Continue.
The addresses are looked up on the map as they are imported. When one is found only approximately — usually because the city is missing — we say so on that line. The pool still comes in, but the pin may be on another street: open the pool page and complete the address before you build the route.
You do not need all of your pools today. Start with five, and you will see your route tomorrow morning. The paste box stays where it is — you can come back and add more whenever you want.
The file brings your list: client name, pool address, service days, technician, monthly value, phone, e-mail, pool nickname, gate code or note, salt, type of water body and status — a client marked inactive or on hold comes in suspended, out of the route. Two more columns are read without becoming fields: a billing address, used only when the service address is missing, and a frequency column, read so we can warn you when a pool is not weekly.
What the file does not bring:
None of this stops you from starting. You begin with the list and the route; the rest fills in as you work.
No. Send the file the way your old system exported it. We read the column titles, show you what we understood, and you correct it on the screen. Nothing you change there touches your file — it only changes how we read this one.
It comes up every time, already filled in, between sending the file and the preview. It shows:
Change a picker and we read the file again with your choice. When it is all right, one tap on Continue.
Changing this does not touch your file. It only changes what I read from it.
Yes. Name and Address take more than one column, joined in the order they appear in the file: First Name + Last Name comes out as one name; Street + City + State + ZIP comes out as one address. That is why a Skimmer export comes in whole — Skimmer requires the name split in two columns. Pool Brain requires the opposite, the whole name in one column, and that works too. The two leaders contradict each other, so no list of column titles could ever be right for everybody — which is exactly why you get to correct it on the screen.
No. The mapping is saved for your company, so the next file of the same kind opens already mapped. One tap passes. And the screen tells you which columns came from there — see the two questions below.
By the teal you fixed it badge next to the field name. It only shows on the columns that are the way you left them last time, and it shows in both lists: in I READ IT LIKE THIS and in I WILL NOT IMPORT — saying "do not import this column" is saved too. Right below the file name, a teal card sums up how many there are: "3 columns I already knew — you fixed it in the previous file". A column without the badge is our guess, read from its title in this file. With no remembered column at all — your first file, for instance — the card does not show up.
That line's badge goes away right then, because the column is no longer the way you had left it; the other badges stay. Your new choice becomes the memory: on the next file that is the one that opens ready, and then it carries the badge. There is no "forget everything" button, and you do not need one — changing the picker already saves over it.
Those pools come in with no route, and we say so in red, with the number of pools. We never guess a day for you. When the import ends, a button takes you to Route builder, where you set the day for everybody on one screen — faster than typing a weekday on every line of a spreadsheet. There they wait in the Not on any route list, each one with its Best fit — the technician and the day where it adds the fewest miles.
! A pool with no day has no route the next morning, until you hand it out in Route builder.
It is the normal case, not the exception. We read the export of six products: in Skimmer the day is a separate Route Assignment, in Pool Brain the day belongs to the route and not to the customer, Jobber exports a frequency ("Weekly", "Every two weeks", "Monthly"), Housecall Pro a single date, Service Autopilot the name of a Master Schedule, and QuickBooks carries no operational field at all. So most people arrive with no weekday — and Route builder is where the week gets drawn.
No. A pool that comes in with no day is waiting for a route, not repair-only: it shows in Not on any route in Route builder and in Pools not on any route on the Office desk, each with its Best fit. The import preview marks those rows "no day → not on any route". For the ones you only visit for repairs, tap Repair only in the row's ⋮ in Route builder — one tap each, and they leave the list. The import itself has no repair-only column.
No. Frequency words — Monthly, Weekly, Biweekly, EOW — are read as a frequency, never as a day, and the row says so. Until this version "Monthly" was guessed as Monday by its first three letters, without a word: a pool serviced once a month became a stop every Monday. ZapRoute visits every week, so a pool that carries a frequency keeps its weekday only.
5,000 rows in one file. A bigger file still opens, and a note at the top of the preview says how many rows it has and how many come in this time — send the rest as a second file.
Saving goes in batches of 120 rows, one batch at a time, with a counter on the screen ("240 of 700 rows"). That pace is the work itself, not a wait we hide: every new address is looked up once, so 700 pools take a few minutes. Keep the screen open until the counter finishes.
No. Each batch is saved as soon as it finishes, so whatever came in stays in, and the screen tells you how many rows are already saved. Tap Continue to send the rest.
Sending the same file again is safe. A pool that is already registered — same address and same Pool Name — is skipped, and its address is not looked up a second time. The worst that happens is that those rows show up in the skipped list, which is what "already registered" means.
Both are fine. We read the tab that looks like the list of customers and say at the top which one we read; and we say on which row we found the column titles, because everything above that row is ignored.
Only one tab is read. When other tabs have rows too, the warning names each one with its row count — "Left out (rows in each): Route B (190), Route C (190)" — and if they are customer lists it sits in the red list, because those rows are not coming in. To bring them in, save each of those tabs as its own file (in Excel: open that tab and use File → Save As → CSV) and import it next; a pool already registered is never duplicated. A tab of instructions is named too, but in amber — no customer is lost with it.
No. A column with values but a blank title shows up by its Excel letter — column B (no title) — in I WILL NOT IMPORT, with use as… like any other, and in the list that Pick a column opens on a red card. So a service-day column whose title got erased can still be pointed at. The warning at the top names it the same way. A blank column with no values at all is left out — it carries nothing. A column with no title is never remembered for the next file, because the memory works by title.
They become one customer with two pools — pools are joined to a customer by name, which is right for the owner of two houses and wrong for two families called Maria Garcia. The preview says so before anything is saved: N rows are named "…", counted over the whole file. It also warns when a row brings a new pool for a name that is already a customer in ZapRoute: that pool goes to the existing record. If they are different people, change one of the names in your file and send it again.
Yes. Download template gives you the sheet in the language the app is in — English, Portuguese or Spanish — with two example rows filled in. Its columns are Name, Address, Days, Technician, Monthly, Phone, Email, Salt, Nickname, Gate and Type.
The rows that will be created, and two separate lists underneath, each with its own count:
Nothing is created until you tap Continue.
A file that is not a customer list — a QuickBooks transaction export, for instance — can raise tens of thousands of warnings. The two lists keep separate limits, so a long list of warnings never pushes out a row that will NOT come in: Rows that will NOT come in names up to 5,000 rows, and Warnings lists the first 1,000. When a list reaches its limit, one line at its end says how many more were left off it, and the count in that list's title includes them. Amber rows left off the list still come in, each losing only the field its warning names. More than 5,000 rows that will not come in usually means the file is not your customer list — check that you exported the right one.
It has to name an active user at your company who runs routes — technician, owner or supervisor — matched by full name, or by first name when only one matches. A name that doesn't match leaves that pool unassigned (a warning says so), and it later shows up as Unassigned in Route builder. Daily in the Days column means every day of the week.
The service address, always — the house goes where the pool is, not where the bill goes. A note at the top of the preview says so when both columns are in the file.
Until this version there was no preference at all: whichever address column came first won. A file exported from QuickBooks only carries Billing Address, so the house was born at a PO box — and nothing warned you. Worse, an LLC with three pools and one billing address imported one pool: the other two were dropped as a repeated address.
It still runs — no row is skipped for that. The house is created at the billing address, and a warning on that row tells you so, because a billing address is often a PO box or an office and the pool is somewhere else.
So before you build the route: open the pool on the client record and fix the address to where the pool actually is. The route is drawn from that address, so a house left at a PO box sends your technician to the wrong street.
If you can add a Service Address column to your file before importing, do that instead — it saves you the correction.
Yes, as long as the Pool Name column tells them apart ("Pool" and "Spa", "Unit A" and "Unit B"). That is how a community with a pool and a spa comes out of Skimmer, and until this version the second row was thrown away with a note that said "repeated address" — which reads like "duplicate, nothing lost" when you had just lost a pool you bill for.
The Type column does not do this job. It is read, and it sets what exists at the address — Pool, Spa or Pool + spa — but it is not part of how rows are told apart. Two rows with the same address and the same Pool Name are treated as the same pool even when one says Pool and the other says Spa. If your export separates them only by type, put a name in the Pool Name column before importing.
Two rows that are identical — same address, same name — are still skipped, because that is a real duplicate. The warning now says the row was not imported, in those words.
Two rows at the same address with different customer names and nothing in Pool Name to tell them apart — a duplex, a townhouse, a second unit — are not a duplicate. The second one is still left out (two houses on the same point of the map would double the stop), but the warning names both customers and says what to do: add the unit to the address, or put it in the Pool Name column (Unit B), and send the file again.
Yes, and it now imports all five days. Until this version it read exactly two — Monday and Friday — without a word. On a commercial pool in Florida, where the frequency is part of the contract, that is skipping three visits a week at a club.
The import opens the range and tells you it did, on that row, so you can check. Ranges work with a dash, with "to" and with "a": Mon-Fri, Monday – Friday, Mon to Fri, Seg a Sex. A list with commas is still a list: Mon, Fri is two days, not five.
Yes — the Type column. Write one of four things on each row: Pool, Pool + spa, Spa only or Fountain (the Portuguese and Spanish spellings work too — "Piscina e spa", "Solo spa", "Fuente"). Pool + spa creates two water bodies in one go; Spa only makes the house a spa (it is named that way on the route, on the reports and on the client report); a Fountain is created with the chemical test not required. Heads up: the chemistry ranges are the company's, one set for every pool — they do not change by type of water body yet, so a hot spa can read HIGH on temperature against a pool range. A blank cell — or a word we don't recognize — imports that row as Pool, with a warning on the line. We never guess a spa or a fountain for you. The template you can download already has the column.
Before the import runs, Who runs these pools? (step 4 of 5) asks you to pick one: I do — all of them, One technician takes all of them (you choose who), Use the Technician column from my file, or Decide later in Route builder. Working solo skips this step — everything stays on your own route. The import happens the moment you finish it.
The All set screen says so. If any pool is still unassigned, an amber card offers Assign them in Route builder — there is no route tomorrow for those pools until you hand them out.
The pool comes in suspended: it exists, with its record, and it is in nobody's route. A warning names each one. When the customer comes back, turn the pool on again from the client's record.
On the last screen. Every skipped row is listed with its name or address and the reason — an address already in ZapRoute, a customer we could not create, a technician name that is not a user here. A count on its own does not let you fix anything, so we write the reason next to each one.
The technician's main screen: today's houses, in the right order, with everything that needs attention already flagged.
By itself. Open the app and today's route is on screen, in service order. The blue card at the top shows your progress (houses done), the miles and driving time — and, with base & truck set up, the day's approximate fuel cost.
It is how many stops today ask for the full panel — the readings measured every few weeks, like CYA, hardness, alkalinity and salt — with the count per reading right under it ("CYA 5 · CH 4 · ALK 4 · SALT 1 — pack those reagents"), so you know which reagents to put in the truck. Each of those stops is tagged Panel · plus what to measure there. A new pool shows First visit · full panel, in amber: it asks for the whole panel on its first visit, with no alarm to the office. The count is done on your phone and works with no signal.
The client's name as the title, with the nickname next to it when the pool has one, and the address underneath. Tags like "Chem test missing" are sentence case now and wrap to a second line instead of getting cut off.
No. The card shows "Salt logged · cleaning still pending" — salt alone never closes a stop. Register the cleaning with its photo to close the house.
The office put this house on your route for this date only. moved from Fri tells you the day it came from (it's a Friday house); covering tells you it belongs to another technician and today you are covering it. The two can show together: moved from Fri · covering. That's why it comes at the end of the route, after the day's houses. Service it as usual, with a photo. You don't have to do anything to send it back: after that date the house goes back by itself to its usual day and technician.
Where the office placed it — often between two of your stops, not necessarily at the end of the route. It shows in your list and on the Map with its own number, in the order of the day, and you service it like any other house. If the office put it in a spot today while you were already out on the route, it comes after the last house you already finished today — never behind you. If the office only gave it the day, and that day has an order saved by the office, ZapRoute puts it in that order by itself, in the best spot for every week — so on today's route it can show up before a house you already finished: look for it in the list. On a day with no saved order, it goes at the end of the list. A house that still lands at the end with the tag Not in the saved order — placed at the end is explained in the next question.
The house is on your route today, but it is not in the order the office saved for this day of the week — usually an imported house, a house whose address is not on the map, or one that got this day before this update. The app does not guess its spot: it puts the house at the end of the list, and the tag tells you so. So here the list is not the order you drive. Before you log a service, check that the card you opened is the house you are standing at. The next card in the list may be another house. You don't need to change anything. The office puts the house in its place in Route builder, and the tag goes away when they save. If you optimize your route and tap Apply this order, the new order includes the house and the tag goes away too.
Tap the blue arrow on the card. Google Maps opens in driving mode with the address as destination.
You don't mark it by hand: log the service with a photo on the house screen and the ✅ appears on its own. No photo, no visit — that's ZapRoute's rule number one.
Today's chem test. The cleaning is logged, but this pool expects a same-day chem test, and none of your visits here today has a chem test photo or a reading. Log a service with the photo of the strip or the kit — the AI names it Chemical test — and the house turns green by itself. Only your own visits count here: a test that another technician logged at this house today does not turn it green on your route. Pools where someone else handles the chemicals (club houses) can be excused by the office — on the pool's form, Don't require a chem test here.
No. When the photo shows the pool, the AI changes the visit to Pool cleaned — but the readings you typed stay on that visit, and a visit with at least one reading counts as today's chem test, whatever its type. The house is no longer amber for lack of a test. The office screens follow the same rule: Live routes, the Office desk, Reports and the 21-day alert.
No. That one visit now counts twice: it is today's cleaning, because the photo shows the clean pool, and it is today's chem test, because it has readings. The house turns green without another visit. A visit the AI changed to Pool cleaned with no reading is only a cleaning: the house still waits for today's chem test.
Pull the list down to reload. With no connection, the app shows the last route saved on your phone (an amber banner tells you) — see "No signal".
The route-icon button at the top opens route optimization (Zappy, beside it, is the help button), and the Map tab shows the full path. Each has its own topic in this manual.
It shouldn't be, and from version 3.61 on it isn't. The app is measured at four text sizes — normal plus three more, up to the maximum Android offers in accessibility — and has to survive all of them. If you raise the font size and see text running past the edge, a word split down the middle, or a name disappearing, that is our defect, not a wrong setting on your side: send a screenshot. On the day's route, the Navigate and Photo buttons sit in the card's footer with the name spelled out — at large text they stack instead of squeezing the client's name.
Tapping any house on the route — pending or done — always opens the same screen: what's been logged today, the photos, and the buttons to register and correct.
A service was logged today but its photo never reached the server (weak signal, or the phone could not keep it in the offline queue). Without the photo the visit does not count — the house stays open. Open the house: the visit without a photo is marked in red — tap Add photo to complete the proof on that same visit. If the photo was lost from the queue on your phone, the queued item stays visible in red with Take the photo again. Nothing is ever discarded silently.
If your company keeps the chemistry on Required, or your app is an older version, the screen still asks What did you do? with all seven types — pick one, then take the photo.
The photo does, for the three routine services. When the photo goes up, the AI names the visit Pool cleaned, Chemical test or Filter washed (Backwash on a sand filter), only when it is at least 80% sure. The service card then shows by AI, and you have 30 minutes to fix it with Correct type, counted from when the photo goes up: with no signal the card shows Service and waiting for signal — "The AI names it when the photo goes up." — and the 30 minutes start only when it does. When the AI isn't sure, or is down, the visit stays Chemical test with AI not sure, which does not close the house or notify the client: check it and correct the type if needed. A photo that is none of these still goes to the Office desk. Salt, shock, follow-up and problem are still yours to tap, under Something else?; repair and Can't service don't change. The office can correct the type at any time, with no deadline, and Log photo in the office still picks the service. In Required chemistry mode, and on older app versions, the screen still asks What did you do? — there you pick the type, as before.
It was removed: the product is no longer required. Put nothing in? Just tap Submit visit. Added something? Register it in Chemicals added before you submit — the office only knows what went into the pool from what you register. Details in the Water chemistry chapter.
No. Register in Chemicals added (chemical test or cleaning) only what you put in the pool; if you put nothing in, submit anyway — nothing holds Submit visit over a product, for any technician. Of the chemistry, only a reading your company made required can still hold the visit.
Use Register service and pick problem as the type: a description is required, plus a photo of what you found. It is a logged service, not a decline — the house gets its ✅ and turns green just like a cleaning, and the office sees it in the Open problems group of the Office desk, ready to become a repair order. Can't service is a different button: only for when you could NOT do the job at all (gate, dog, storm) — that one closes the house as DECLINED, in gray.
Open the house and tap Can't service. Take one photo of what stopped you — the locked gate, the dog, the storm; the photo is required. Pick the reason (gate/code didn't work, dog loose, pool not accessible, customer asked to skip, storm/lightning, other — "other" needs a line of detail) and submit. The home closes the day marked DECLINED, in gray: it counts as done on the route, it never turns green, and the office sees it right away with your photo and reason. No signal? It waits in the offline queue like any visit. If you manage to come back and log the service, the service wins and the home turns green.
Use Register another service on the house screen. Each service becomes its own record, with the right type and its own photo — as many as you need, in any order.
Yes. Correct type works for 30 minutes, with a "X min left" countdown on the service card. They count from when you log the service — or, when you left the type to the photo (you didn't pick one; the card then says by AI or AI not sure), from when the photo goes up, so a visit sent with no signal still gets its 30 minutes. That is your chance to catch a wrong name from the AI. The photo has a longer clock: Replace (on the photo) — and Remove photo, when the visit has two or more — works until one hour after your last service of the day, and the card shows the exact hour ("You can fix today's photos until 2:41 PM"). Add photo (another angle) on that same service works for those same 30 minutes. After that, only the office can fix it — any photo, any day. A photo with the Under review chip (flagged by the AI) is not yours to replace or remove: ask the office, or correct the type if the type is what was wrong. A right photo logged on the wrong house is not a wrong photo: don't replace or remove it — move it (see "I logged the photo on the wrong house. Can I move it?").
Yes, from your phone, when the photo was taken at another house on your route today. On the house screen, on the photo — where Replace wrong photo is — tap Move to another client. The sheet shows the houses of your route today near where the photo was taken, the closest first (for example "Taken 50 ft from 45 Palm Ave"); on your sheet the closest comes already picked — pick another if it's not the one, then tap Move. Your sheet has no reason to write: just pick the house and tap Move. If you pick a house that is not the closest one to where the photo was taken, the sheet asks before moving — Move to 45 Palm Ave moves it to the closest one, Move to 210 Bay Dr anyway to the one you picked; nothing moves until you tap one of them (see the next question and "Move to another client asked 'Move it to …?' before moving. Why?"). It moves the photo, not the house: no house changes day or technician. It works only when all of this is true: it is your photo, from today, your fix window is still open (until one hour after your last service of the day, the same clock as Replace wrong photo), and the photo has GPS showing it was taken within 300 m (about 1,000 ft) of that other house, which is on your route today. The button shows only on your own photos while your fix window is open. When the photo has no GPS, or wasn't taken near another house on your route today, the sheet tells you which one and says to ask the office — the owner and the office can move any photo, any day, to any client. A photo with the Under review chip can be moved too: a photo flagged for being taken far from the house is exactly the case. The readings that came from that photo go with it, and the right client gets Service done for a cleaning (at most once per house per day). Don't use Remove photo for this: a removed photo never reaches the right client. The e-mail already sent to the wrong house's client can't be taken back. If you are the owner running your own route in My route, Move to another client opens the office window instead: no house comes picked, the Reason (required) has to be written, and the closest house is looked for among all your company's houses, not only your stops — see "Move to another client asked 'Move it to …?' before moving. Why?".
Nothing has moved yet: it's the closest-house question. It shows when the photo has GPS and the house you picked is not the closest one to where the photo was taken, among the stops of your route today — even when the difference is small. The list goes away and an amber box shows both distances: "Taken 69 ft from 45 Palm Ave." and "Move it to 210 Bay Dr, 597 ft away?". Pick one of the three buttons. Move to 45 Palm Ave moves the photo to the closest house. Move to 210 Bay Dr anyway moves it to the house you picked — that's the button when you're sure of your pick. Back returns to the list as you left it, with your pick. You don't need to open Move to another client again or ask the office.
When the closest house is the one the photo is already on, the box says "Taken 69 ft from 12 Oak St — where it is now." and the first button is Keep it at 12 Oak St: it closes without moving anything. Your sheet has no reason to write. This box is not the photo's red alert ("This photo was taken 50 ft from 45 Palm Ave, not at this house."), which shows on the house screen before you open the sheet — that alert's Move to 45 Palm Ave button opens the sheet with that house already picked.
If you are the owner running your own route in My route, Move to another client opens the office window instead: no house comes picked, the Reason (required) has to be written, and the closest house is looked for among all your company's houses, not only your stops — see "Move to another client asked 'Move it to …?' before moving. Why?".
Because the AI looks at the first five photos of a visit, and that is on purpose. Every photo you take is kept, is proof, and shows up on the card exactly like the others — the sixth one onward simply isn't sent to the AI to be classified. Nothing is refused, nothing is deleted, and the stop closes green the same way. In a normal day this never comes up: the busiest visit we see has three photos. It only shows up when someone documents a big problem with many angles — and there the photos themselves are the record, which is what matters.
"Take all the photos you need. The AI reads the first five; the rest are still proof."
The AI checks every photo. On a visit the photo named (the card says by AI), the name came from that photo: if the AI got it wrong, use Correct type. The red alert shows on the card when a photo doesn't match the logged type — e.g. you picked Salt (bags) but sent a pool photo, or a photo added later with Add photo shows something else (the test strip on a visit the AI named Pool cleaned). Shock, follow-up, problem and repair have no expected photo, so they never get the alert. Correct the type inside the window if the type is what was wrong. If the photo itself is wrong, replace it inside the window — unless it carries the Under review chip: a photo the AI flagged is not yours to replace, so ask the office, who can replace any photo, any day. Management sees the same alert.
Those are the system's safety checks:
Warnings don't block the log, but management sees them. The right photo protects YOU: "nobody came" complaints die instantly.
If you try to leave with an unsent photo, the app asks before discarding. A sent photo is never lost — even with no signal (see "No signal").
Yes. Below Submit visit, the Equipment at this pool card shows what's already on file and lets you add what's missing — Pump, Heater, Salt system, Automation or Blower (not the Filter — that one is set by the office). Take The equipment photo (step back, show the pipes and fittings) only when there isn't one yet, type what you can read off the nameplate, and save. You can only add — changing or deleting what's already on file is office work. See the Equipment chapter for the full picture.
Inside Register service, while none of the four under Something else? is picked: a "Water chemistry" block appears with the readings, plus a "Chemicals added" block for the products you used. The line under Service photo says "The AI reads the photo: test strip, clean pool or filter." The readings come closed in one line — Type readings (kit), "Optional — the AI reads the strip" — because the AI reads the strip whenever water chemistry is on: tap it to type them from a kit. When the AI names the visit Pool cleaned or Filter washed, the readings and chemicals stay on that visit and show up in Edit. In Required mode the screen still asks What did you do? with all seven types: the block shows when you pick Chemical test, and the line under Service photo says what to photograph for that type. If your company hasn't turned this on, these blocks don't show. Pools where someone else handles the chemicals (club houses) skip the readings, same as always.
"AI reading is off for your company. The photo is saved as proof, but no readings or dosing will appear. Ask the owner to turn it on in Company → Water chemistry."
Because each reading has its own frequency, set by your company: Every visit, Every N days (up to 60) or When needed. Every-visit readings sit under EVERY VISIT. A reading asked every few weeks moves up to DUE TODAY, in amber, when its time comes; until then it stays closed in the gray NOT DUE YET line, with its value and how many days ago it was measured — open it only if you want to measure early, and measuring early restarts its clock. When one reading is due, the ones due at that pool in the next 7 days come along ("same trip"). When needed readings never come due and never turn amber: they only show inside the gray line.
LAST (gray) is the previous reading logged for that pool, with an arrow for whether it went up, down or held steady — it's there for reference only and never copies into TODAY's box; nothing fills itself in. TODAY is what you enter now. A green dot means the value is inside your company's target range; an amber HIGH or LOW label means it's outside — that's information, not an alarm, and on its own it never blocks Submit (unless the office marked that reading required and it's still empty).
Hidden on purpose, until you log today's. When a reading that is measured every few weeks comes due, it moves up to DUE TODAY in amber, with how long it has gone unmeasured (for example "not measured in 35 d") — and without the old value. As soon as you tap today's value, the old one shows up next to it ("was 50 · Aug 24"). The reason: with the old number on screen, it is easy to tap the same number again just to clear the amber, and a result copied from the last visit is the classic sign of a made-up log. Free chlorine and pH keep their LAST as always — there it shows the trend.
Yes. Tap Not tested today under the amber readings and pick why — No reagent, No time or Other: one tap, and it covers every amber reading you left empty. Submit visit never waits for these readings. The office sees the reason on the Office desk, and the reading is asked again at the next visit. Tapped by mistake? undo puts it back. Free chlorine and pH follow the usual rule: if the office made them required, they still have to be filled.
No. From the next visit on, it is asked at every visit, under EVERY VISIT, with "every visit until it's back in range" — until a reading lands inside your company's range; then it goes back to its normal interval. It never holds Submit visit: if it can't be measured, tap Not tested today. The office sees it through the usual out-of-range alert on the Office desk once it comes back out of range again at the next visit. A CYA of 150, for example, usually takes weeks to come back into range, so it can stay at every visit for a while.
Because there is nothing on record yet. A pool added after your company set a reading to Every N days asks for all of those readings on its first visit — the stop shows First visit · full panel on the route and each line says First reading, in amber. There is no alarm: if you can't measure, tap Not tested today and nothing goes to the office. The readings keep being asked as First reading on the next visits, and the pool only shows up in Panels overdue once its normal interval passes with no measurement.
Usually not. The strip reads alkalinity, hardness and CYA at every visit — the AI reads it after you submit — and each of those readings resets its own clock, so they never come due and nothing turns amber for you. The exception is a strip without that pad: the 4-pad strip (AquaChek 4-in-1) has no hardness, so if your company asks hardness every 30 days, it will come due once a month — measure it with a kit, or tap Not tested today. You never tell the app whether you use a strip or a kit.
Tap the chip at the end: >8.0 on pH, >10 on free chlorine, <30 or >100 on CYA — they follow the limits of the kit. A > counts as high and a < as low, on the reading and in the out-of-range alert. The emergency alert only fires when the chip proves it: >8.0 raises it (the emergency is pH over 8.0), <7.0 does not (it is pH under 6.8, and "under 7.0" doesn't prove that). Have the exact number from a meter or a diluted sample? Tap Custom… and type it.
Tap Custom… at the bottom of the sheet and type the exact number — 2.2, for example. It is on every chip sheet: free chlorine, pH and CYA. For alkalinity, hardness and salt you already type the final number on the keypad; the app never asks how many drops you counted.
No — and don't type a higher number either. The kit has no number past its last color: the water only shows it is above 8.0, so there is no exact number to type. Tap the >8.0 chip, the last one on the pH sheet. It counts as high and raises the pH emergency alert. Custom… is not for this: it is only for an exact number read on a meter or from a diluted sample.
Tap + Add chemical. The products already used at this pool on recent visits come first, then your company's favorites (up to 6 in all). The list never changes because of today's readings. Tap a product and its quantities open right under it — tap the amount and you're done: two taps per chemical. Need something else? Other chemicals opens the rest of the list; Other… lets you type a product name and amount by hand.
No. The + Add chemical list never changes because of a reading, and nothing in it is marked amber. It brings first the products already used at this pool on recent visits, then your company's favorites. Which product and how much is the technician's call — ZapRoute records what went in; it never recommends a product or a dose. The HIGH / LOW label on the reading is information for you and the office, nothing more.
That is an older version of the app, from before the change: the current version no longer marks any product because of a reading. The new version may not have reached your phone's store yet — install it as soon as it shows up. Until then, ignore the dot — which product and how much is always the technician's call; ZapRoute does not recommend a product or a dose.
It was removed: the product is no longer required, for any technician, and The company pays for the chemicals in Cost setup no longer changes anything on the phone. Register what you put in under Chemicals added; put nothing in, just tap Submit visit. On the chemistry report, visits from before the change marked with the button still read No product with the green ✓.
No. A chemical test or cleaning submits with Chemicals added empty — the box no longer turns amber or shows REQUIRED over a product. Register the product when you add one: the office counts as that pool's chemicals only what was registered. The Required mode in Water chemistry still holds a visit only for a READING.
Yes — tap Edit on the service card, while today is still open. It reopens the same block, pre-filled with what you sent; change it and save. Once the day closes, only the office can correct it.
Straight away, on that first reading — you no longer wait for a second visit.
Chemistry alerts normally need the same item out of range on the two most recent test visits. That is the right rule for a pH that is a little high: one loose reading is not a case. But on a weekly route it means seven days of waiting, and a pool with no chlorine turns green in two.
So there is a fourth alert now, in red, above everything else on the office desk and on the route: chlorine under 1, pH under 6.8 or pH over 8.0 raises it on the first reading. Those are the numbers Fabio set.
Three things worth knowing:
Like every other alert, it just shows up for someone to decide. Nothing is ordered, charged or sent on its own.
Because there are now two guards on an AI reading, not one, and either can raise the flag.
The first is the AI's own confidence: when it is unsure, the reading comes in marked. The problem is that a model that gets it wrong usually gets it wrong confidently — so its own confidence is exactly the wrong guard in exactly the dangerous case. That is how a strip that read pH 7.8 was stored as 6.8, with nothing flagged, and the pool's history showed a pH problem that did not exist.
The second guard compares the reading with that pool's own history. Water in a pool serviced every week does not jump: pH moves slowly, and chlorine is what moves most. When the AI reads a number that is further from last time than that item can plausibly move between two visits, the reading is marked CHECK even if the AI was sure. A wrong number is bad; a wrong number nobody looks at again is worse — the mark is what makes someone look.
The mark never changes or deletes the value: the AI suggests, a person decides. Open Edit on the visit's chemistry to confirm or correct it. A reading typed by hand is never marked, and the very first reading of a pool never is either — there is nothing to compare it with yet.
Tap View history on the block, or on the service card. You'll see your last 8 visits with every reading and every chemical added, by date and time. The office and the owner see the complete history on the client's file, in the Visits by day section.
Yes — readings and chemicals travel in the very same offline queue as the photo and the rest of the visit.
Salt keeps its own path: Salt (bags) under Something else?, with bags (1 to 5) — it's not part of "Chemicals added".
Menu ⋮ → Company → Water chemistry (owner/office only; Optional is the default for new companies). Three modes: Off (nothing shows, to anyone), Optional (the technician may leave readings blank) and Required (the Chemical test can't be submitted while a required reading is missing — the app says which). Below, two tables: Readings — turn each on/off, set the order, min/target/max, unit and quick-value chips, mark it Required — and Chemicals — unit, quick values, mark up to 6 as Favorite. Each reading also has a FREQUENCY: Every visit, Every N days (60 days at most) or When needed. Required only applies to every-visit readings — on a reading asked every N days or when needed the Required box is greyed out, so it never blocks Submit visit. The Taylor kit and Test strip buttons fill the quick values and the frequency of every reading at once — see "What do the Taylor kit and Test strip buttons do?". Nothing in these two tables is ever shown to the client (see "What does the client see?" below). Ranges are frozen on the day each reading is taken, so changing them later never rewrites old visits.
No. When you save a reading as Every N days, the due dates are spread over that interval — about 1/4 of the route each week on a 30-day reading — so no day turns into a panel day. No existing pool wakes up as "never measured": each one comes due on its own day inside the interval. When one reading comes due at a pool, the ones due there in the next 7 days come along ("same trip"), so the kit leaves the truck once. A pool added after that asks for the full panel on its first visit, in amber and with no alarm.
No. There is no way to make a reading asked every few weeks required — a monthly CYA can't block Submit visit. Required only works for readings asked at every visit: in the editor the Required box is greyed out for the others. When a monthly reading is due and the technician can't measure it, he taps Not tested today, and the office sees the reason in Panels overdue on the Office desk.
They fill the table for you, in one tap. Taylor kit: free chlorine and pH at every visit, with chips that follow the kit (>10, <7.0 and >8.0); alkalinity, hardness, CYA and salt every 30 days, with the keypad for alkalinity, hardness and salt and <30 / >100 for CYA; combined chlorine, phosphates and water temp When needed. Test strip: everything the strip reads at every visit, with chips that follow the colors on the bottle; salt every 30 days. Nothing is saved until you tap Save — Discard puts the table back — and everything stays editable afterwards. Your ranges (min / target / max) don't change. A 4-pad strip has no hardness pad: with Test strip, hardness just stays blank. If you'd rather it never come due, set it to When needed; to be reminded to test it with a kit, set it to Every N days.
Their phone has an older version of the app, from before frequencies: there the block is the old one — no DUE TODAY, no Not tested today and no < / > chips — and, opened from My route, it shows no readings to type until they update. Your setup is saved and already in effect: on the web (My route in the browser) the new block already shows. On the phone, update the app as soon as the new version reaches the store. Until then, overdue readings nobody measured show up in Panels overdue on the Office desk as "not marked".
No. Any change shows an "Unsaved changes" bar at the top with Save and Discard; the mode you picked only takes effect once you tap Save. Trying to leave with something pending asks first.
Nothing. No readings, no products, no test-strip or kit photo, no origin of any number — not on the client report page, not in the proof e-mail, not in the Client portal. What the client sees is the clean pool: the photo, the day and the time, and which service was done (cleaning, filter, salt). The water test is not even named. The reason is the order of the work: the strip is read before the technician puts anything in, so it almost always shows something out of range — the very problem he came to fix. The client has no way to know that is the *before*, so showing it only creates doubt. The readings stay where they are useful: on the visit, on the Water chemistry report and in the alerts to your office.
Yes, when your company turned it on. Since version 3.18, the AI reads the strip after you submit the visit — you don't wait for it, and typing values by hand is optional. The readings it finds show up on the visit detail with a purple AI tag; the ones it wasn't sure about get an amber CHECK tag. The office reviews them and corrects anything needed with Edit — you just submit and move on. Couldn't read the photo? The test still counts with its photo, but the numbers stay blank: to have them on record, type them by hand in the test before you submit, like always.
"Strip photo: the AI reads it after you submit. Kit: tap the values."
With a kit, the photo of the tubes or the comparator is the proof of the test, and you tap the values: the AI does not read kit colors.
Nothing — wait a moment. On a pool your company controls the chemical test for, right after you submit the service card says AI reading the strip… and the screen checks on its own every few seconds. When the reading lands it appears on the card by itself: you don't leave the screen and you don't refresh anything. If it takes longer than about twenty seconds the card turns into Still reading — pull down to refresh; pull the screen down whenever you want to check again. The visit and the photo are already saved either way — the reading only ever adds to them.
Yes. A Chemical test visit with its photo counts as today's test even with no reading — the photo is the proof. The house closes green with the cleaning, as always. If the test went in with nothing at all — no reading, no chemical and no Not tested today — the readings stay blank for good: neither Edit on the card nor Fix reading in the office shows up to add them later. If a chemical was logged on it, Edit on the card still opens the readings until the end of the day, and the office can add them any time with Fix reading in Reports → Chemistry. To have the numbers on record, type them in the test before you submit.
No — that pool is set to chemical test not controlled by us, so nobody asked the AI to read anything and there is nothing to wait for. The photo and the visit are saved exactly the same, and the stop closes green the same way; only the reading is missing, on purpose, because someone else looks after that water. If you think a pool should be read and it is not, the office changes it on the pool file: Clients → the pool → We control the chemical test. Before version 3.56 the card used to spin "AI reading the strip…" on those pools and then say it was still waiting — that was the screen being wrong, never a stuck upload.
The block grows tabs — POOL and SPA — each with its own readings, its own chemicals and its own history; a green dot marks the tab you've already filled today. With only one water body, the screen stays exactly like before. The office adds the extra body on the pool's file: Water bodies → Add body (name, type — Pool, Spa, Fountain and a few others — gallons optional).
No — only to the main pool. On a stop with a SPA tab, the spa keeps its readings as before: all of them together, all optional, with no DUE TODAY and nothing going to Panels overdue.
A Chemistry alerts group on the board flags these, automatically: a reading out of range two visits in a row, a pool with no chemical test in 21 days, a dose over 3× that pool's own average, and a Chemical test sent with no reading at all — that one shows the next day. Each line has Photos & readings (opens that house's photos), History (opens that pool's readings) and Seen — tap Seen and it's gone until the same rule fires again. The test sent with no reading has no History: there are no numbers to show.
Any Chemical test visit — even with no reading — and any visit with at least one reading, typed by hand or read from the strip, whatever its type. That includes a visit the AI changed to Pool cleaned or Filter washed (Backwash on a sand filter). A cleaning with no reading does not count. A voided visit never counts.
Menu ⋮ → Reports → Chemical costs (owner only) — by product, by technician, and the pools that cost the most, plus the month's total and the per-pool average. It works off the price set for each product: menu ⋮ → Company → Water chemistry, where an owner-only Unit price column sits next to each chemical.
It's there by default, alongside your chemicals, so the owner can set its Unit price per lb before the first DE wash happens — menu ⋮ → Company → Water chemistry, same Chemicals table as everything else. It has no Active switch, because it never belongs in the water test: it only reaches a visit through a filter wash on a pool set to Filter type = DE (the DE question on Register service, or a Correct type to Filter), never through + Add chemical — see [filtro]. All you set for it here is the price.
The filter wash is overdue at this house (each pool has its own frequency — the default is every 30 days). The days count from the last wash logged. A house with no wash logged counts from its last filter change (a new filter is a clean filter). If the pool has no wash and no filter change on record, the cycle starts the day the pool was added to ZapRoute. Today it's mandatory: besides the cleaning, the house only closes (✅) with a photo of the washed filter. To log the wash, use Register service (or Register another service if the cleaning is already in) and take the photo of the washed filter: the AI names it Filter washed (Backwash on a sand filter). On a DE pool you can also answer Washed the filter? DE powder (lb).
Use I couldn't wash it on the red banner of the house screen and give the reason (shortcuts: heavy rain, broken part, client asked, ran out of time — or write your own). The office is informed, and the wash becomes mandatory again on the next visit. The postponement only covers today. If the filter was in fact already washed, pick Already washed instead: that one logs the wash — see the next question.
Tap I couldn't wash it on the red banner and pick Already washed. The app asks When was it washed?: Today, Last visit (with that visit's date — it only shows when the house had a visit in the last 60 days) or Other date… (never in the future, at most a year back, and never before the last wash already logged). Nothing comes picked: choose one and tap Log wash.
The wash is logged in your name, as declared by you — without a photo. The red banner turns green, with the date and "declared, no photo", the house closes, and the wash frequency counts again from that date, so the alert goes away for good, not just today. If the date you picked still leaves the wash overdue, the house closes for today and the wash is asked again on the next visit. No signal? It waits in the on-device queue with the date you picked and uploads by itself. The office sees each declared wash on the Office desk, under Declared washes (no photo).
Only on pools where the office set Filter type = DE · grids. On Register service, while none of the four under Something else? is picked, the app asks Washed the filter? DE powder (lb) — optional, and it starts empty. Answering it tells the app you washed the filter: the visit goes in as Filter washed, without waiting for the AI. When you use Correct type to change a visit to Filter on that same pool, it asks How much DE powder went back in? — and so does Filter washed in Required mode, where the screen still asks What did you do?. In every case: pick 1, 2, 3, 4 or 5 lb, or other to type the exact pounds (0 = none, for example a rinse with no new powder). The house closes the same way as always; the pounds are recorded as a chemical cost for the office (menu ⋮ → Company → Water chemistry → DE powder, per lb). The route's green banner then reads, for example, "Filter washed today · 3 lb DE".
Depends on the filter type. Sand and cartridge keep the yearly reminder — Cartridge change on a cartridge filter, Filter change on sand or when the type isn't set — due soon at 11 months, OVERDUE at 12. A DE filter has none of that: grids last for years and the monthly wash already has its own alert, so there's no "Grids change" tag anywhere — not on the route, not on the Office desk, not on the Dashboard. The date is still logged, for history — same place either way: client record, Filter and salt section, Log a grids change / Log a cartridge change / Log a filter change button, whichever matches the filter type set in Equipment. On a DE pool that line only ever shows "Grids last changed: <date>" — no due date, no alert. Logging a new change date also logs a filter wash on that date. You only log washes; changes are confirmed by management.
Decision from 14/set: a DE filter no longer gets the yearly change reminder at all, so that tag can't show up anymore on a DE pool, anywhere in the app. Filter change OVERDUE and Cartridge change OVERDUE keep working exactly the same, for sand and cartridge pools.
Decision from 15/set: on a pool set to Filter type = Sand, a filter visit shows Backwash instead of the generic Filter washed, whether the AI named it from the photo or someone picked or corrected it — same photo, same action, just the pool-industry word sand-filter companies actually use. Cartridge and DE pools are unaffected: cartridge keeps saying Filter washed, and DE keeps its own DE-powder question — see above. The Filter change yearly reminder for sand is untouched by this — it still fires the same way it always did.
Because a photo is not always what is missing. A home closes (✅) only when everything the day requires is there. Open the home on the route — the app now writes the reason in plain words, on the route and on Live routes. There are five:
Then it is the filter. When the wash is overdue, the day requires it: the home does not close without a Filter photo — or without someone saying why it was not washed. Sending the cleaning photo again will never fix this, no matter how many times you try.
Say why. Two places, same effect:
Either way the home closes for today, the reason is recorded with the date and whose route it is, and the filter stays overdue — it becomes mandatory again on that home's next visit. Postponing is never proof of a wash.
Do not postpone. In I couldn't wash it, pick Already washed and answer When was it washed? — the wash is logged with that date, declared by the technician and without a photo, and the alert goes away for good. The owner and the office have the same option in Live routes: Could not wash it → Already washed (first in the list) logs it in the name of the route's technician, and the system also stores who in the office logged it. On the client record, under Filter and salt, that wash shows the tag Declared by tech and a line with who said it was washed, the date and "No photo."
Owner and office. A supervisor sees the reason but does not postpone. The record always belongs to the technician whose route it is; the system also stores who pressed the button, so the history never says the technician did what the office did.
Yes — the reason line disappears and the home turns green. If it stays open after you acted, pull the route down to refresh: Live routes reads the server, not the screen.
Yes — the app was built for it:
Since version 3.20, the app retries the queue every 15 seconds, on any screen — not only while the route screen is open, and not every 45 seconds like before — and sends right away the moment you come back to the app. Since version 3.125, on the installed app (iPhone and Android) the photo itself is handed to the phone's own upload service: it keeps uploading with the app in the background or closed, and goes out as soon as there is signal — you no longer need to open ZapRoute for it to reach the office. The rest of the visit (the test-strip reading, closing a repair) finishes the next time the app opens. On iPhone, if you force-close the app (swipe it away), iPhone pauses those uploads until you open it again. On Android, the app also keeps retrying the rest of the queue in the background (roughly every 15 minutes). On the web (Safari or Chrome), it only sends while the page is open — come back to it to clear the queue, or tap Send now.
No. Since 19 Sep 2026 both actions fall into the same on-device queue as everything else: the photo waits on your phone and uploads by itself when the signal returns. The house screen shows it as photo waiting to upload — not as a queued visit, because the visit itself is already on the server and you must not log it again.
A replace keeps knowing which photo it replaces, so when it uploads the bad photo is swapped for the good one. It does not leave a third photo sitting next to the wrong one.
If the signal only comes back after the time to fix photos has run out, the new photo is not thrown away in silence. It stops trying and shows up right below the upload banner on My route as Not sent, with the reason in words — for a replace, "The old photo is still the one on file". Talk to your office (they can replace any photo, any day) and then tap Discard.
Before that date these two actions were the exception: they said only "something went wrong" and the photo was gone — you had to take it again, if you noticed.
The one case where the photo is not saved: it does not fit in the phone's offline storage. Then the app says so plainly and asks you to take it again with signal — it never pretends to have kept it.
Past 2 minutes without uploading, a big amber card appears — "1 photo hasn't uploaded yet" (or more, if several are stuck) — with a Send now button: tap it once you have signal. The house stays tagged Photo pending · X min until the photo lands, and the card tells you what's happening: Waiting for signal…, sending, or All photos uploaded once the queue is clear.
It means the server refused that photo for good, and trying again won't change it — so the app stopped trying (and stopped using your data). The line says the house and the reason in words: the time to fix photos ran out, the office already removed the photo you were replacing, the photo is under office review, the photo is too large, and so on. Send now only retries the ones that can pass in one tap (too many failed tries in a row, or a photo the office was reviewing); for those the line says so. For all the others, talk to your office — they can fix any photo, any day — and then tap Discard. Discard asks first, because it deletes that photo from your phone for good. A house with a Not sent item is never listed in All photos uploaded.
The same Not sent shows on the house card in My route and inside the house, instead of "Waiting to upload" — with the reason, the way out and Discard (and Send now, when it can help). If it was a whole visit, the house does not count as done in the day bar — it never reached your office. If it was a photo replacement, the house stays done: the old photo is still on file. While the item is there, the house's Photo button stays hidden, so you don't register the same house twice; after Discard, the house takes a new registration as usual.
The server rejected an item in the queue (the reason shows on the banner). Nothing is ever discarded on its own: fix what's needed and uploading continues. When in doubt, call the office.
The day you did it — as long as it uploads within 2 days. The app keeps the time on your phone when you log the service, and the server files the visit under that day — not the day it finally uploaded. (Until 24 Sep 2026 it went under the upload day.) Two exceptions, where the server ignores your phone's time and files the visit under the upload day: your phone's date is in the future (a visit is never filed ahead of the day it arrives), or it is more than 2 days back (counted by calendar day: a Saturday service that uploads on Monday still counts on Saturday). So send the queue as soon as you have signal. This covers the service itself (with its photos and readings). An I couldn't wash it that waited in the queue still goes under the day it uploads.
The day it uploaded — never the date your phone showed. A phone date in the future is clearly wrong, so the server ignores your phone's time and files the visit under the day it reached the server.
A visit is never filed on a day in the future. The same goes for a phone date more than 2 days back. Set your phone's date and time to automatic so the next services go under the right day.
The extra visit (the house search needs the server) and route optimization. Everything else in the daily routine works.
The whole day's route: pins numbered in real service order, the actual street path, miles and minutes per leg, and your base (start and end). Tap a pin to navigate there.
Yes — use the Mon–Sun selector at the top of the map. All 7 days always show at once now — single letters on small phones so nothing scrolls sideways. The "Week: X mi · Yh · ~$Z" strip totals the whole week; "(partial)" shows when some day has no measurement yet.
It has no map location on file (the app tells you how many). Ask the office to check its address.
The credit for the map itself. The streets drawn under the pins come from Google Maps, and Google requires its credit on every map — the Map tab of My route, both maps in Route builder and the map in the Where does it fit best? window: the Google Maps logo in the bottom-left corner and the line of map credits (something like "Map data ©2026 Google") in the bottom-right corner. That line comes from Google with the map, can change with the area and the zoom, and is always in English. Neither one can be turned off or hidden, and nothing in the app covers them. They are not links: tapping them does nothing. They do not change anything about your route. If you still see "© OpenStreetMap contributors" there, that copy of the app is an older version, from before the map switched to Google; it changes when the app is updated.
The Google map did not load — no signal, a map usage limit was reached, or a failure (on Google's side or on our server). The banner at the top of the map says "Map background unavailable right now — pins and route still shown." The pins, their numbers and the route line are still right: they come from your route, not from the map picture. Where the map did not load, the background stays plain, and the Google Maps logo stays at the bottom. The app never switches to another map. If only a few pieces of the map failed, the banner goes away by itself as soon as the next piece loads. Nothing to fix on your side. No signal or a failure: the app tries again by itself once, about 45 seconds later, and the round-arrow button next to the days at the top of the Map tab of My route tries again right away. If the background still does not come back in My route, tap the round-arrow button again — switching tabs is not enough. Route builder has no round-arrow button. There, if the background still does not come back, leave the screen and open it again. A usage limit: while it lasts, the app stops asking for the map, and the map comes back by itself when the limit opens — no need to keep moving the map. The limit for one person per hour opens again within the hour. The daily limits (for each person, for each company and for all ZapRoute customers together) open again at midnight Pacific time, 3 a.m. Eastern (Florida).
Route builder has no button to reload the map — the round-arrow button exists only on the Map tab of My route. The app tries again by itself once, about 45 seconds later. If the background still does not come back, leave Route builder and open it again. Meanwhile the pins and the route line are still right: they come from your route, not from the map picture.
Yes — Revert to the previous order, anytime.
Use Fine-tune by hand: drag the house to the position you want, then apply.
Nothing to change — normal if you optimized and applied before. Repairs stay out of the optimization: the system appends them at the end of the route.
Scroll to the end of the route list and tap Extra visit (another pool). Search by name or address in your portfolio, open the house and log normally — it counts as a real visit today.
No — the search only covers YOUR portfolio. Covering a colleague's house is registered or reassigned by the office.
It powers the miles and fuel cost of your route. The route is measured from your base to the first house, house by house, and back to base.
The address was saved but not found on the map. Check the spelling (number, city) and save again.
As a purple card on the route, with the job description (e.g. "replace pump"). Repairs are scheduled by the office and can be on any day. The order/estimate itself is born in the office's Estimates screen — from a "Problem" visit on the route, or from an outside request (phone, email, the website).
Repairs never show price or estimate to the technician — that's the office's, by design.
Your whole business at a glance: revenue this month, average ticket, active pools, today's photos, routes in progress, miles and fuel, filters coming due and this month's salt. Owner and office land here when they sign in; only they see the values.
Owner only: under the month's profit, a second line shows the month's jobs — their profit and how many are missing a cost (“2 missing cost →”) — and opens Profit per pool on the Jobs tab. Needs you today lists the jobs billed with no purchase cost (“2 jobs missing purchase cost”).
Because it was cutting itself off before. On a laptop screen the two middle cards — Today's routes and Office desk — used to get whatever height was left over after everything above them, and on a short window that was almost nothing: on a 1366×768 laptop they were squeezed to a sliver, and on a shorter window they vanished into two blank white rectangles. New companies saw that in their first minute.
Now those two cards never go below a readable height. When the window is too short to fit everything, the page scrolls — the same way it already worked on a tablet. On a big monitor nothing changed: the cards still stretch to fill the screen, exactly as before.
The owner's menu has 20 destinations in 5 groups. On a computer (a window 1000 px or wider) they all live in the sidebar, always visible on the left; on a phone they live in the sheet the ⋮ opens. Same list, same groups, same order — only the path differs. The ⋮ on a computer does not repeat them: there it carries only the ACCOUNT group. The 20:
A few things moved: Miles & fuel, Chemical costs and Chemistry report used to be their own menu spots and are now Reports tabs; Announcements is now the 2nd tab of Messages; Past-due reminders is a button inside Balances, not a menu item of its own. And the old Week became Notes: only the notes board stayed, with the client search on top; the 7-day grid moved to the top of Live routes.
It depends on how wide the screen is. On a computer, in a window 1000 px or wider, the menu is the navy sidebar on the left: always in view, with the 5 groups and the 20 destinations written out one by one. On a phone, on a tablet and in any narrow window there is no sidebar — the menu is the sheet that slides up when you tap the ⋮ at the top, with those same groups, in the same order. So "⋮ menu → Company → Billing settings" means *the sidebar* on a computer and *the ⋮* on a phone: same list, different path.
Two details that save you a lap. On a computer the ⋮ does not repeat the destinations — with the sidebar always in view that would be noise — so there it carries only the ACCOUNT group: My account, Help and Sign out. And the ⋮ inside a row — a house on the route, a visit, an estimate card — is a different thing: it acts on that one record (note from the office, change day, void) and never navigates to a screen.
A technician never has a sidebar, at any screen size: their ⋮ always opens the sheet with My base & truck plus ACCOUNT.
Reports, tab Miles & fuel — same for Chemical costs and Chemistry, also tabs there now.
The first card on the Dashboard: the seven things waiting on a decision from you today — a technician running behind on today's route, estimates waiting on the customer, an approved repair with no date yet, an estimate from the field still to price, unread client messages, photos the AI flagged for a check, and pools with no visit this week. Each line says how many there are and shows a little detail (the oldest one, the names). Tap a line and it opens the right screen — Live routes, Estimates, Route builder, Messages or the Office desk. With nothing pending the card simply isn't there.
It compares the technician with themselves, never with anyone else. The system looks at the same weekday over the last four weeks and works out how many houses that person usually had done by this hour. The line only shows when they are two houses below their own average, or about 45 minutes past the time they normally finished the house they are on — and the detail reads "5 of 12 done — usually 7 by now". Someone with less than four weeks of history on that weekday never appears: with one or two weeks it would be a guess.
The sum of the monthly value of every active pool — your book of business. The Year and 12 months totals add up the monthly snapshots the system saves on its own each time the dashboard is opened (the series starts when your company joins and grows month by month — numbers are never invented backwards). That is the normal mode (mode A). In QuickBooks mode (mode B) the card shows what was billed in QuickBooks for the month's service instead — see "In QuickBooks mode, what does the revenue card show?" below.
On a tablet — or any narrow window — the six numbers arrange in two rows of three instead of one long row. The revenue tile itself stacks its own detail on separate lines: the month's total, the average ticket, the year and 12-month totals, the profit, and the "pools losing money" link.
Salt this month counts the bags logged in the current month, with this week's bags next to it for context (on the 1st the month resets — that is normal, not a fault). The line underneath now reads Lowest · highest pool with two amounts and /mo: it is the monthly value of your cheapest and your dearest pool, never the value of a single visit. Tap Reports on the card and the Reports screen opens straight on the Salt tab, with the bags per technician and per client.
From routes actually measured, day by day, with the fuel cost alongside. Tap Miles & fuel for the per-tech detail.
Tap See live on the "Today's routes" card (or Live routes in the sidebar on the wide screen). The usual panel is still there, with the per-tech and per-home detail.
It only shows when the desk has pending items (suspicious photos, notes, problems). Tap it to open the desk; on a clean day the card disappears.
What QuickBooks billed for the month's service — your invoices, not the value of your pools. The card reads REVENUE · OCTOBER (the current month), with a PARTIAL tag while the month can still get invoices, the total and the avg ticket. It doesn't grow: tap See breakdown to open it — in place on a phone; on a computer, in a panel over the cards below, so the page doesn't move. It shows where the number comes from ("billed in QuickBooks for October service · so far"), a bar and six lines — Maintenance, Extras, Repairs, Products, Fees and Discounts — that always add up to the total. A line at $0 stays on the list, faded. Hide breakdown closes it.
On a phone the breakdown also shows the last three months side by side: tap an earlier one and the card shows that month — closed, so without PARTIAL. On a computer, click the month (OCTOBER ▾) to pick from the months that have a breakdown. Last comes Recurring contracted: the monthly value of your active pools, the number the card shows in mode A — and, when contracts were billed this month, a line like "2 contracts · $1,850 billed for October service — not in the avg ticket".
The avg ticket counts residential clients only: the maintenance billed to them in the month divided by how many of them had a maintenance line. Contracts — the QuickBooks customers matched to a contract in ZapRoute — stay out, so one big contract doesn't inflate it; a customer not matched yet counts as residential. The Year and 12 months totals don't show in QuickBooks mode. In the normal mode (mode A) the card is the same as always, and if ZapRoute can't read QuickBooks at that moment, you see that usual card instead of a made-up number.
The owner also gets See history → at the end of the open breakdown: it opens Reports on the Revenue history tab, with every year of your QuickBooks billing, month by month.
The QuickBooks badge says how fresh these numbers are — at the bottom of the open card on a phone, in the navy bar at the top on a computer: "QuickBooks · synced 12 min ago" in green; amber "last sync failed — see Billing settings"; red "connection expired — reconnect" or "not connected — reconnect", which mean tapping Connect again in Billing settings. Next to the revenue, Outstanding and Past due add up only clients matched to QuickBooks — the same numbers as Balances. The "received this month" under Outstanding, on a phone and on a computer, is every payment QuickBooks received this month across your whole company, the same universe as the revenue.
The month of the service it bills — which is not always the month on the invoice. Most monthly invoices go out at the end of a month for the next one: issued Sep 28 and due Oct 28, that is October's service. ZapRoute decides invoice by invoice, in this order:
One exception to rule 2: a contract billed by half-month (its invoices usually say "1 to 15" or "15 to 30") whose invoice has no period written takes the half-month from the due day — due on the 25th = the first half of that month; due on the 10th = the second half of the month before. The Dashboard and the Revenue history follow the same rule.
The other lines of an invoice (an extra, salt, a repair added to the monthly invoice, a late fee, a discount) follow that invoice's month; a date written in their description doesn't move them. An invoice with no due date counts on its invoice date, a credit memo comes off the month it was issued, and a voided invoice never counts. Every invoice of every customer in your QuickBooks counts, matched or not. So don't expect the card to match a QuickBooks report by invoice date: the October invoices issued on Sep 28 count in October here, not in September.
In a month with a credit memo, a seventh line, Credits, shows it, also negative. Whatever the invoice total has that its lines don't (a tax or a discount set on the whole invoice) goes into Fees or Discounts, so the lines always add up to the card's total.
The home for supervisor, office and owner: the whole day of the operation on one screen.
At the top, the 7 days of the current week, Sunday to Saturday — today marks the current day, and the panel opens on it. Below, one row per technician with a route that day: progress bar, "X of Y done" and last activity. It refreshes on its own every 45 seconds (or tap refresh).
Tap the day in the row at the top of Live routes. The same screen reloads with that day's routes — the same technicians, the same houses, and tapping a technician opens their route for that day. The lit day at the top is the day you are looking at; the automatic refresh stays on it, and tapping the day marked today brings you back. On a phone with large text, slide the row sideways to reach the other days — a thin bar under the days shows that it slides.
A few things depend on the day: on a day that already passed, Change day / technician does not show (a past day is not moved); on a day ahead, Log photo does not show (there is no service to prove yet); and Could not wash it only shows on today's route, because the postponement is always recorded for today.
On a wide screen (1000 px or more) the sidebar is always visible on the left, with the 5 groups and 20 destinations spelled out, and a desk summary next to the routes. On a phone there is no sidebar: those same 5 groups and 20 destinations are in the sheet that slides up when you tap the ⋮. The ⋮ on a computer does not repeat them — with the sidebar always in view that would be noise — so there it shows only the ACCOUNT group (My account, Help, Sign out). See "What's in the menu now?" in the Dashboard chapter for the full list.
Their route opens in read-only mode, for the day lit at the top: stops in real order, each house's ✅ and that day's services. Nobody logs visits from the panel — logging belongs to the technician.
Since version 3.19, every visit done shows the time it happened (HH:mm, your company's time zone) and the day's photo thumbnail — tap it to see the full photo. A chemical test also shows its readings as chips, tagged AI or CHECK. A cleaning with no chemical test that day — no chemical test photo and no reading on any of that technician's visits there — stays amber with "No chemical test today", and shows the last test's readings in grey for reference.
Since version 3.20, a house completed today whose photo hasn't reached the server yet shows amber with the Photo pending · X min chip, counting up since it was logged — the same signal as the office desk's "Photos uploading" group, just at house level. It turns green by itself the moment the photo lands; nothing to do unless it drags on, in which case check the desk.
On the technician's route, tap the house (or the photos icon next to the ⋮ menu). The House photos screen opens with every photo for that house, grouped by day and newest first — each with the service type, the date and time, the technician, and what the AI recognized. Tap a photo to see it large. Owner, office and supervisor see it; the supervisor only looks. From the client record the owner and the office get there too: House photos under each house in Pools opens all of that house's photos, and House photos under a visit with 2 or more photos in Visits by day opens right on that visit's day, with its photos marked in amber. The supervisor doesn't open the client record: he gets there from Live routes. The owner and the office also have a ⋮ on each photo — Move to another client, for a photo logged on the wrong house (see "A visit was logged at the wrong house. Can I remove it?"), and Void visit…, for a visit that should not exist at all — and Check readings on the photo of a visit with chemistry; on a visit with only a chemical logged (no reading), it opens the same correction as Fix reading.
Owners and supervisors who also run a route open their own route there, without switching accounts.
The client asked to come earlier and the visit already happened in the last few days — the house is pending on the route of the day you are looking at, but the service is done. Owner and office see the Clear it button: one tap moves the house to the day it was served (only this date) and it leaves the route. The weekly report counts the visit on the right day.
It's a house that is on that day only because of a one-time change (Change day / technician → Only this date, or Clear it on a house served early, which puts it on the day it was served). moved from Fri tells you the day it came from — with the date too when it came from a week or more away ("moved from Fri Oct 2"); covering tells you the house belongs to another technician and this one is covering it on that date only. The two can show together: moved from Fri · covering. It shows at the end of the route, after the day's houses, and the order of the day's houses doesn't change. The technician sees the same tag on their route. After that date the house goes back by itself to its usual day and technician; to undo it sooner, see "I moved it by mistake. Can I undo?". Two houses never get the tag: one with no technician of its own added to someone's route on its own day (it goes to the end with no tag at all), and one that already runs on that day with the same technician — two days a week (say Monday and Thursday) or daily — whose Monday visit is moved to Thursday: it keeps its usual spot in the order, and the two visits become one. Moved to Thursday with another technician, it does get the tag (moved from Mon · covering) and goes to the end of that technician's route.
The house has no date for its last filter change — usually a new or imported house. Without that date the system never knows when to send the yearly filter change reminder. The blue tag shows on the house card in Live routes, next to the others (note, no chemical test today, moved from). To clear it, log the change: client record → Filter and salt → Log a filter change (or Log a cartridge change on a cartridge filter). A DE filter never shows it (it has no yearly change). If the pool has no wash and no filter change on record, the cycle starts the day the pool was added to ZapRoute. Logging the change also logs a wash on that date, and the wash counts from there; if you know when the filter was last washed, use Log a wash instead. A filter your company doesn't wash: turn on Don't track when editing the pool.
Use Route builder (Operation, right below Live routes) — office and owner only. Pick a technician and a day, then search a client by name or street; the tool suggests the best spot on that day's route ("Add here" or "Add at the end") and shows the updated stops, miles, driving time and back-home time live. Drag a row to reorder, remove a stop, or tap Optimize for the best order — nothing changes for the technician until you tap Save Monday route (the button names the day you're editing, e.g. "Save Monday route"). The same screen also schedules a repair on a date, and a house that already has a route day asks first: Extra visit on … only (just that date), add the new day too, or move it over (those two are every week).
A pool tapped in the Not on any route list opens Where does it fit best? instead: it compares every technician and every day, not only the day on screen. See "How does ZapRoute choose where a new pool fits best?".
Flip the switch at the top to All pools to see every pool of the company on one map, no matter the technician or the day — read-only, nothing to save. Click a technician's chip or a day to filter, or search a client on the left; click "Not on any route" to see the pools that are on nobody's route: no route day, or a technician who was deactivated. Suspended pools have their own group, "Suspended", with their return date. Repair-only clients are hidden in one line at the end of the group, with Show. There is no route line here — just points, colored by technician — because it is not a route, only where every pool sits. Click a pin or a row to see its technician and days, and open that day's route straight from there.
The Unassigned group ("days set, no technician") lists pools that have route days but nobody assigned yet — first in the list, with a gray dashed pin on the map and its own "unassigned" KPI. Pick a technician and tap Assign to hand every one of them over at once, keeping their days — it asks to confirm first, and you can still move any of them later. That's different from Not on any route, which is pools with no route day, or of a technician who was deactivated. Repair-only clients don't count in either one.
A Daily pool counts on all 7 days and carries its own Daily chip on the map and in the list.
An Unassigned pool tapped in the Not on any route list opens the card that picks a technician for the days it already has. Its button names who and which days, like Assign to Marcus · Wed + Sat, and saves on the click. The "Already on…" dialog only shows up when the pool belongs to another technician.
It counts the pools that are on nobody's route: no route day, route days but no technician (Unassigned), or a technician who was deactivated. On a computer it is a line — "3 pools are not on any route — see where each one fits best in the list below." — with no button and no ✕; it goes away when the count reaches 0. On a phone it is a card with See them, which scrolls down to the list. The list shows each pool with its Best fit ("Mon · Chris Demo · ≈ +0.6 mi") and a button that names where it goes: Add to Mon, or Assign to Marcus for an Unassigned pool, which opens the pool's card. A pool whose address is not on the map shows Fix address instead. Tap a pool's name to open Where does it fit best? with every option. On the map these pools are the gray pins, and the ones that fit best on the day on screen get a teal ring — Fits best on this day. Repair-only clients never count in the banner.
It marks that pool as a Repair-only client (no weekly route) in one tap. The pool leaves the list and the banner and never gets a route suggestion again. A line at the end of the list counts them — "2 repair-only clients hidden" — and Show brings them back into view. Giving one of them a route day turns it back into a weekly client by itself. To untick the box, open the pool in Edit pool.
It looks at every active technician who runs a route and every day each one ALREADY has a route — the weekly route, not one date's changes. For each day it finds the spot in that day's order that adds the fewest miles. First a quick straight-line count (the numbers with ≈); then the 3 best go to Google, which knows the streets and gives the minutes driving and, with 1 visit a week, the time the technician gets back home (counting 25 min at each stop). They are put back in order by Google's miles, and the top one is the Best fit. When two options tie, the emptier day wins, then the technician's name. Fuel comes from each technician's own car, in My base & truck.
Pick 2 in Visits a week. Both visits go to the same technician, with at least 2 days between them: Mon + Thu, Mon + Fri, Tue + Fri, Tue + Sat, Wed + Sat, Wed + Sun or Thu + Sun. Mon + Tue is never offered. With 3 visits a week there is at least 1 day between each visit — Mon + Wed + Fri, Tue + Thu + Sat, and so on. Every day of the option needs to already have a route with that technician. The big number is the extra miles for the whole week.
Because an empty day has no route to add the pool to — the only count would be home → pool → home, which says nothing about a route. An empty day is never an option and never breaks a tie. At most it shows as a gray line, "Sat · Chris Demo — no route that day", with "an empty day is never suggested · start it in Route builder". To use that day, open Route builder, pick the technician and the day, and add the pool there.
That technician already has as many pools that day as their daily limit — Daily capacity (pools), set in Users. A full day is information, not an option: it can show as a gray line, "Tue · Chris Demo — full (12 of 12)", with how few miles it would have added and "raise the limit in Users". A technician with no daily limit is never full. With 2 or 3 visits a week, the gray line says which day of the pair is full.
Both. The window counts only the weekly route, because its suggestion is for every week. Route builder also counts the repairs scheduled for that one date. So a Monday with 2 repairs booked shows 10 of 12 in Route builder and 8 of 12 in the window.
The closest stop of any route that could take the pool is more than 2 mi away. The window says so — "The closest route is 3.9 mi away." — and still shows the one option that adds the fewest miles, tagged no route nearby. The decision is yours: add it there, or open Route builder and start a route in that area.
That technician hasn't filled in My base & truck. With no home set, the miles count only between the stops — the drive from home and back is left out. With no car set, there is no fuel cost for that option. The option is still valid; the technician fills it in on their own app, in ⋮ → My base & truck.
No. When Google doesn't answer, the window keeps the quick straight-line count: every number has ≈, there are no minutes, and the options carry (straight-line estimate) with "Google didn't answer, so there are no minutes. The order of the options is the same." It never mixes the two: either all 3 options come from Google, or none does. The line below for another technician, when it shows, always uses the quick count: ≈, no minutes, and (straight-line estimate).
The Best fit in the Not on any route list uses only the quick straight-line count (the ≈) and 1 visit a week — it never asks Google. The card (tap the pool's name) and the window after saving send the 3 best options to Google, which knows the streets, and put them back in order by Google's miles. When a canal or a highway gets in the way, the best one by car can be another day.
No. The list is always 1 visit a week — a pool with no day doesn't keep how many visits it gets. Tap the pool's name and pick 2 (or 3) in Visits a week on the card. A pool with route days but no technician (Unassigned) is counted on its own days, for the whole week.
Not yet. Route builder switches to that technician's Monday — asking Discard changes? first if you have unsaved changes — and puts the pool in the best spot. It goes on the route only when you tap Save Monday route, like everything else in Route builder.
Not yet. The row's Assign to Marcus only opens the pool's card, with the technicians who already have a route on its days — it doesn't save anything. The pool is assigned when you tap Assign to Marcus · Wed + Sat on the card, which saves on the click. If you close the card without tapping it, the pool stays Unassigned, in the Not on any route list.
No. That button saves on the click, even inside Route builder: it changes two days at once, and the Save button saves only the day on screen. The pool goes to Marcus on Wednesday and Saturday, each at the spot shown. It is the exception to "nothing changes until you save". Add to Mon in the list still waits for Save.
No. With 2 or 3 visits a week, the card's button saves on the click: it changes more than one day, and the Save button saves only the day on screen. It is the same exception as Assign. With 1 visit a week, the option for the day on screen keeps Add here and Add at the end, which still wait for Save.
Because that day has no saved order: there the pool goes in at the end of the route, and a spot in the middle saves miles. The window shows both — "Right now: at the end of the route" and "Best spot that day" — and how much it saves, like "Saves 2.2 mi every Monday (≈ 114 mi a year)". Move to the best spot moves it on the click; Leave at the end keeps it where it is. Another day or technician shows below only if it saves 1 mi or more per visit, and its button opens that day in Route builder. When the day has a saved order, the window doesn't open: the pool already went into the best spot when you saved, and a sheet says where (see "My new pool already had a day and a technician, and no window opened. Why?"). So a pool you leave at the end here never gets the amber tag and never shows on the Office desk under Not in the saved order.
Yes. Every button that saves on the click also saves the order of each day it changes: Add to … and Move to the best spot in the window, Assign to … in the window or on the Route builder card, and the card's Add to Mon + Thu · Chris Demo with 2 or 3 visits a week. It is the same as Save Monday route in Route builder. Houses with the tag Not in the saved order — placed at the end are the exception: the button leaves them out of the saved order, at the end with the tag, until someone places them. If that day was following the order learned from the technician's phone, the learned order stops applying on that day, and the saved one wins. Saving a new pool with a day, a Permanent change in Change day / technician, a change of days or technician in Edit pool and a transfer in Transfer homes also write into the order, but only on a day that already has a saved order: the house goes into the best spot, and every other house keeps its place. On a day with no saved order, none of them creates one.
After the last stop he already finished today — never behind him. For today's day of the week the window only offers spots after that stop, and that is where the pool goes. On the other days of the option, it goes in the best spot shown. A pool saved with a day that already has a saved order doesn't open the window: it goes straight into the best spot of the order for every week, and on today's route that can be before a stop he already finished.
Each pool's Best fit is worked out alone, against the routes as they are now. After every Save the list does the count again: the pool you just placed is now a stop, so the best spot for the others can move.
Because they are not waiting for a route. Suspended pools have their own group now, "Suspended", with their return date. Repair-only clients are hidden in a line at the end of Not on any route, with Show. So "not on any route" plus "unassigned" in All pools is the same number as the banner in Route builder and Pools not on any route on the Office desk. A pool of a deactivated technician now shows under Not on any route — before, it disappeared from the map.
In a bar fixed to the bottom of the screen, with a wide Save Monday route button (it names the day you are editing). The list scrolls above it, and the bar never covers the map — the bottom corners of the map hold Google's credit, which has to stay visible. It saves the same way as before: nothing changes for the technician until you tap it. Before this update it floated in the bottom-right corner, on top of the map. The bar shows on any screen narrower than 1,000 pixels — a phone or a narrow browser window. On a wider screen Save Monday route stays in the row at the top, next to Undo and Optimize, as before. In All pools there is nothing to save, so there is no button. If it still floats in the corner on your phone, your app is an older version; it changes when the app is updated.
That technician's day has a saved order, and the house is on that day's route but not in it. A day gets a saved order from Save Monday route in Route builder, from Apply this order in Optimize route, or from a button that saves on the click. A new pool saved with a day and a technician, a Permanent change in Change day / technician, an edit in Edit pool and a transfer in Transfer homes put the house straight into the best spot of a day that has a saved order. So the house at the end usually came another way: an import, Assign in the Unassigned group of All pools in Route builder, an address that is not on the map, or a day it got before this update. ZapRoute never moves it by itself. It stays at the end, and the tag shows on the technician's route, in Live routes and in Route builder.
To put it in its place: Office desk → Not in the saved order → Place in Route builder. Route builder opens on that technician and day with the house already in the best spot. Or open that day in Route builder and drag the house yourself. In Route builder the tag leaves the row as soon as the house is no longer at the end, and nothing changes for the technician until you tap Save Monday route. A day with no saved order never shows the tag.
No — it keeps its spot. Route builder doesn't show suspended pools, but saving keeps each one in the day's saved order, right after the house that came before it. If that house left the route, it goes right after the one before it that stayed. If you drag that house to another spot, the suspended pool goes with it. When the suspension ends, the pool comes back in that same spot, right after that same house. The same goes for Apply this order in Optimize route and for the buttons that save on the click. A pool only leaves the saved order when it stops being that technician's on that day: its route days changed, its technician changed, or it was deactivated. When its route days or its technician change, it leaves the saved order of the day it left right away.
The "what needs attention today" feed: route alerts, suspicious photos, open problems, visits without photo, filters, postponed washes, suspensions and notes — all in one screen, so the office day starts there.
Since 3.11 a visit without a photo does not count (the house stays open). If the technician cannot go back, the office closes it: tap Seen — close it on the item, type the reason, done — the visit counts, leaves the list and goes to Resolved with your name and the reason. If the visit is a duplicate (the same service was logged twice), use Void visit instead.
New in version 3.20. A visit registered today whose photo is still climbing the upload queue on the technician's phone — normal on weak signal, nothing to fix at first. It clears itself the instant the photo arrives, so there's no Seen or Resolve button here — the fix lives on the technician's phone, not at the desk. Past 30 minutes the item turns red as a heads-up; past 60 minutes it leaves this group and becomes a Visits without photo item instead, which the office can close. Tap Note to tech to remind the technician to reconnect or hit Send now.
On the Live routes panel, tap the first icon at the top (the pending-tasks one). The desk opens with the day's summary in colored chips and refreshes by itself every 45 seconds. Office, owner and supervisor have access.
Each group is a card with the counter next to its title: tap the header to open it (shows the items) or close it (just the counter). On the phone everything starts collapsed; on wide web the first four groups start open. An empty group doesn't even appear.
Only what needs attention — an empty group doesn't even appear:
They sit right under today's routes, because they are decisions, not watching:
The three estimate queues are owner and office only — the supervisor gets them empty, because they carry money. The supervisor does see Pools not on any route and Not in the saved order, without their buttons.
The pools that are on nobody's route: no route day, route days but no technician (Unassigned), or a technician who was deactivated. Each row shows its Best fit — "Best fit: Fri · Chris Demo · ≈ +0.6 mi" — and how long it has been waiting, like "waiting 9 days". Place on a route opens Route builder on that technician and day with the pool already in the best spot; it goes on the route when you tap Save there. On an Unassigned pool it opens the card that picks a technician for its days. A pool whose address is not on the map shows Fix address. The group counts in the Office desk's red number, and the summary at the top gets the chip "6 · not on a route". Repair-only clients never show here.
Usually because the pool was already without a route before this update: the app doesn't know since when, so it shows no count. The count starts on the day a pool is left without a route: saved with no day, lost its last day, left with no technician, its client was reactivated, or its suspension ended. "since today" means it happened today.
Nobody visits it anymore: its technician was deactivated, so it is on nobody's route and shows in the group. But the waiting count only starts when something changes on the pool itself — no day, no technician, client reactivated, suspension ended. Deactivating the technician doesn't stamp that date. Use Place on a route to hand the pool to another technician.
No — they say two different things. Missed this week says a route day already passed with no visit. Pools not on any route says the pool has no technician. Give it a technician and it leaves Pools not on any route; from its next route day on, it is on that technician's route.
On purpose. The supervisor sees the group so you know which pools have no route. Placing a pool on a route is for the owner and the office, because Route builder is theirs. Tell them which pool it is.
The houses that are on a technician's route, on a day that has a saved order, but are not in that order — so they go to the end of the route, and the technician can log a service on the wrong card. One row per house and day: the street, the client, the day, the technician and the best spot, like "best spot: between #6 1420 Palm Way and #7 2210 Ocean Drive" — the numbers the technician sees. Place in Route builder opens Route builder on that technician and day with the house already in that spot; nothing changes until you tap Save there. A house whose address is not on the map shows Fix address. The group counts in the red number of the Office desk, and the summary at the top gets the chip "2 · not in the saved order". A house that is out of the saved order on more than one day — twice a week, or daily — gets one row for each of those days, and each row counts. The group lists up to 20 rows. When there are more, its last line says how many are not listed yet, and they show up as these get placed. The supervisor sees the group without the button.
If someone already saved that day with the house in it, Route builder says "This pool is not at the end of this route anymore — nothing was moved." and the row leaves the group when the desk refreshes.
Because a house cannot have missed a visit before it existed. Every pool carries the day it entered the system, and Missed this week only looks at route days from that day on.
Until this was fixed, a company created on a Wednesday opened the app and was told it had already missed twelve houses — on the Monday and Tuesday when it had no account, no clients and no app. That stayed on screen until the following Monday: up to six days of a false alarm as the product's first sentence to a new customer.
So on your first days the group is short on purpose, and it fills in normally as the week goes on. Suspended pools never show here either, and a declined visit counts as done — the technician was there.
Two places. Today: the Today's routes group on the Office desk lists a route that hasn't started by 9 AM and every house the technician skipped — that is the day's late-service list. Over a period: ⋮ menu → Reports → Technicians tab shows visits done vs. planned and the missed visits per technician, grouped by day. One client's history is in Visits by day on the client record. Overdue *payments* are something else — those are in Money → Balances.
The skipped-home alert doesn't run on a technician's route whose order was changed today after that technician's first visit of the day — with him already out. The order changes when someone saves that day in Route builder, or taps a button that saves on the click: Add to … or Move to the best spot in the Where does it fit best? window, Assign to … in that window or on the Route builder card, or the card's Add to Mon + Thu · Chris Demo with 2 or 3 visits a week; or when the technician taps Apply this order in Optimize route; or when a new pool, a Permanent change, an edit in Edit pool or a transfer in Transfer homes puts a house into that day's saved order. Without this, a new stop in the middle would make the houses before it look skipped. An order saved before the first visit of the day — the technician optimized at 7 AM, or the office placed a pool early — counts from the start, and the alert runs as usual. If a house really ends up with no visit, it shows up tomorrow in Missed this week.
It is no longer a group of its own: it is now a line inside Missed this week, reading "3 declined visits — the technician was there", with the same cards underneath (the photo of what stopped them, and the reason). Why it moved: a declined visit counts as done in the reports, so it is not a missed visit — it explains part of what was missed this week. There is still nothing to fix here: look at the thumbnail and the reason, then tap Seen. The visit and its photo are never deleted. Owner and office only.
Create order creates the repair order already linked to the problem photo — from there the normal repairs flow applies (estimate, schedule day and technician, double photo proof). Resolved closes the problem WITHOUT creating an order (false alarm, or already handled outside): it leaves the queue with a record of who resolved it. Both buttons are office and owner only.
Yes, in one tap. When the AI recognizes what the photo shows, the row gets a button with the type spelled out — It's Chemical test, for example. Tapping it changes the visit type and the alert clears itself, because the engine re-runs the AI check against the new type. If the photo carries another reason too (repeated photo, outside the radius, stamp out of window, many check-ins in a few minutes), that reason stays on the list — only the classification part goes. When the AI could not tell what it is ("other"), there is no button: pick it by hand from the visit detail. Correcting to salt asks how many bags (1 to 5), because that number closes the month. Owner and office only.
The tech has 30 minutes to correct the classification on their own visit. After that, owner and office correct it with no deadline, on any day — from the desk button or from the visit detail. Before, nobody else could, and the alert stayed on the list forever. Who corrected it and the previous type are both recorded; the photo is never deleted. What not even the owner changes: repair visits and declined visits do not accept a type correction.
It depends on how many photos that visit has, and the app decides for him — he does not have to know the rule.
With one photo (which is almost always: nine out of ten visits have exactly one), the button under the thumbnail reads Replace wrong photo. One tap opens the camera; the new photo goes up first and the wrong one leaves after it. The visit is never left without proof, so the house never reopens as pending.
With two or more, a second button appears: Remove photo. It only shows up here because what is left still proves the house.
Removing is not deleting. In one tap the photo stops counting as proof of that visit, disappears from the technician's screen, disappears from the customer's page and report, and the short link already sent to the customer stops working. What it does not do is leave your office: you keep seeing it, tagged "Removed by Chris · Sep 22 · Wrong pool", and you can put it back with Restore.
A right photo on the wrong house is not a wrong photo: don't remove it — move it with Move to another client (see "A visit was logged at the wrong house. Can I remove it?"). Removed, it wouldn't reach the right client either.
Until one hour after his last service of the day. Not one hour after the photo — one hour after he stops working. Every new house pushes that deadline forward, so the window never shuts on him in the middle of the route, and the screen tells him the exact hour ("You can fix today's photos until 2:41 PM"). It never runs past midnight.
This replaced a 30-minute window counted from the photo itself, which was the wrong clock: when the signal is bad the photo can take longer than that just to reach the server, and it arrived with the window already closed. He never had a chance to fix it.
You and the office have no deadline at all — any photo, any day, any technician. And you are the only ones who can restore a photo.
Three locks, and each one says its own name on the screen with a way out:
On the office desk, in "Photos removed". Each line shows who removed it, which house, the reason in their own words, and how long after the photo it happened. Nothing is blocked there — it exists so that a photo never leaves the customer's page in silence. A removal within the first 30 minutes is a slip of the thumb and is common; the counter separates the late ones, which are the ones worth a look.
On the office desk, in "Photos replaced late". Replace wrong photo uses the same clock as Remove (until one hour after his last service of the day), and that longer clock is exactly what someone could misuse: photograph a pool without cleaning it in the morning and, at 6 PM, somewhere else, swap it for a photo of a pool that was cleaned. So it is not blocked — it is made visible: every time a technician replaces his own photo more than 30 minutes after the original photo of the service, a line shows who, which house, how long after the original photo, the Late fix tag, and the two pictures side by side — the original first, the one that counts now next to it; tap either to see it big. If he replaced it more than once, it is still one line, with Replaced N times: replacing again on top (or bit by bit) does not take the line off your desk or hide the photo that ended up on file. An honest fix costs him nothing; rewriting proof has to happen in front of you. Replacements within 30 minutes of the original photo (the common slip) and replacements made by you or the office are not listed. If a replacement does not hold up, open the visit: you can remove the new photo (with your reason) — both pictures stay on file, the old one marked as replaced.
No, and the screen never says it is. The file stays in the bucket, in the thumbnail and in your company's backup in Google Cloud. That is why the button says Remove, not Delete — saying "deleted forever" would be a lie today. If you need a photo erased for real (a child's face, a licence plate), ask support.
Yes. The short link in the text message stops working the moment you remove the photo — the customer sees "Link expired". The same now happens when the office replaces a photo, which before kept serving the old picture for up to 30 days.
One exception, and the screen warns about it: a photo sent straight by email can fall back to a raw link that lasts up to 7 days and cannot be closed.
Tap the thumbnail to open the full photo with the alert reason, then Mark as seen (or tap Seen right on the item). The item turns green immediately and leaves the list on the next refresh — nothing is deleted (the photo and the reason stay stored). To clear the whole group, Mark all as seen. Works for office, owner and supervisor.
Yes. When the photo's GPS points to another house of yours, within 300 m (about 1,000 ft), the item has a button with that address — for example Move to 45 Palm Ave. It opens the move window with that house already picked; write the Reason (required) and tap Move. On the Office desk that button is the way to move it: the full photo from the thumbnail only has Close and Mark as seen. Since the GPS now matches the house, the alert clears by itself, recorded as reviewed by you. If the photo has no GPS, if you move it to a house far from where it was taken, or if the alert has another reason too (repeated photo, date stamp, the AI's type check), the alert stays: check it and tap Seen as usual. Everything else works as Move to another client on any photo — see "A visit was logged at the wrong house. Can I remove it?". Owner and office only.
Yes. The Resolved button on a note removes it from the desk AND from the technician's route (the note no longer applies, or was handled by phone). It is separate from the technician's "attended" — both paths stay recorded until the note is deleted, 7 days after it's closed.
Yes — that's the "Cleanings without chem test" group. Seen — close it is the office OK: one tap and the home closes green for that day only; tomorrow the test is required again. It's recorded with your name and shows under Resolved. Owner and office only. A house only lands in this group when the technician who cleaned it has no visit there that day with a chemical test photo or a reading. A test that another technician logged there does not take the house off the group.
The pools with a reading asked every few weeks that is overdue, grouped in one line per technician — the pool's technician today —, not one line per pool: for example "Marcus Lee — 34 pools with an overdue panel", with how many were marked No reagent or No time and the oldest reading. Tap the line to see the pools: what is overdue, for how many days, and the reason the technician tapped. There is no close button: a pool leaves the list as soon as the overdue reading is measured. Note to tech sends a note the usual way.
When a visit goes by on or after a reading's due date and the reading isn't measured — marked Not tested today or just left empty ("not marked"). A reading that comes due today doesn't count until the pool's visit happens. Only a Chemical test or Pool cleaned visit counts: a repair, filter or problem visit doesn't bring a pool into the list, and neither does a voided visit. A new pool only lands there after its normal interval passes with no measurement. Pools that are suspended, repair-only, or where someone else handles the chemicals never show.
The pool's technician today. The line counts by who has the pool now, not by who skipped the reading — if the pool moved from Marcus to Chris, its overdue readings go to Chris's line, with the reason Marcus tapped still shown next to the pool.
A Chemical test that came in with its photo — usually the kit's — but with no number at all, and that shows under Chemistry alerts the next day. Nobody typed a number and the AI read nothing; it waits until the next day because until then a strip reading can still land. The test counts, since the photo is the proof, and the house doesn't turn amber because of it; what's missing are the numbers. Tap Photos & readings to see the photo that came in, and Seen to clear it from the desk. The numbers can't be added from the desk: Photos & readings only shows the photo. If a chemical was logged on that test, type the readings with Fix reading in Reports → Chemistry; if the test came in with nothing at all, there is no way to add them later.
The Resolved (7 days) group shows the trail: "seen by Office — Amanda", "resolved by Owner", "attended by Technician", always with date and time. A closure made by the system itself (e.g. alerts cleared by a new rule) shows as "system".
No. Pools side by side (same clubhouse, pool + spa of the same building) count as one single location for the anti-fraud checks: logging several of them in a row there is the right way to work. The "many logs in a few minutes" alert only fires for locations that are truly far apart.
Yes — technician chips sit at the top: All plus one per technician. Pick one to see only that person's route and alerts; it loads faster on companies with a lot of technicians and pools. Switch back to All anytime. In Pools not on any route, a technician's chip shows only the pools that already have that technician; a pool with no technician shows only under All.
A variant of the Skipped home alert, in amber: the technician logged salt with its photo at that stop but not the cleaning. Salt alone never closes a stop — only the cleaning (or a documented problem) does — so the house isn't really done yet, even though something was logged there today.
Most of the time it is ONE client with a bad email address on file — not the whole system. The Office desk names them: it shows A client did not receive the email, with the client's name, the address that failed and the reason (for example, "the client's email address is not valid — check the record"). Tap the line and it opens that client's record, where you fix the address.
When three or more emails fail at once the title changes to Emails are not going out: that is the day's sending limit, it resets by itself, and the emails start going again on their own. The ones that failed are not sent later — there is no automatic resend in this version.
Nothing is lost either way: the visits, the photos and the chemical tests are all saved; only the email didn't leave. If a line stays there after you fixed the address and sent again, write to support@zaprouteapp.com.
The card names the client and says why. Read the reason first: if it says the address is not valid, tap the line, fix the email in the client's record, and send the proof by hand — Live routes → house ⋮ menu → Email proof to client.
The line then clears by itself, as soon as that client receives an email again. It is not deleted: it moves to Resolved (7 days), so you can look back and see who went without proof and for how long. There is no button to close it, and you don't need one.
The card looks back 7 days, not one: an address typed wrong stops sending forever, and a card that resets at midnight would hide exactly the case it exists to show.
No. The desk is operational: no monthly fees, revenue or estimates. Amounts stay in the dashboard and reports, which belong to office and owner only.
All clear? The desk shows a green card — the best news of the day.
The board with the notes between the office and the technicians, in both directions, on one screen. Entry: the Notes item in the menu, Today group (in the computer's sidebar or in the phone's ⋮ sheet) — the purple counter next to it shows how many notes still need the office. Tapping a note on the Office desk opens this screen too. At the top, a search field finds a client to leave a note. Office, supervisor and owner.
To follow every note without opening house by house. The board has two directions: Office → Technician (requests to the route — what the office asked) and Technician → Office (replies from the field — what the technician answered, with a photo when there is one). On a computer the two sit side by side; on the phone, one under the other. The refresh icon at the top loads the notes again.
Owner, office and supervisor. On a pending request, tap Resolved and confirm: the note leaves the technician's route and the pending list — the same close as on the Office desk. On a technician's reply, tap Seen and confirm: it stops counting in the purple counter. On a reply with a photo, See photo opens it with who replied, when and the house. The supervisor closes them too — the same as on the Office desk.
With the filter at the top of the board: Only pending shows only what still needs someone; All shows what is still open and what was closed in the last 7 days. When something is pending, the screen already opens on Only pending. The purple pill next to it counts the notes that still need the office (no reply yet, or waiting for Seen).
7 days after they're closed. A request marked Resolved or a reply marked Seen stays on the board for 7 days and is then deleted for good, together with the reply's photo — the line at the bottom of the board says so: "Closed notes are deleted 7 days after they're closed." The 7 days count from the close, not from the day the note was written. A note that is still open never goes away on its own: a request the technician hasn't replied to, or a reply waiting for Seen, stays until someone closes it.
Two ways. From Live routes: tap the visit's day at the top (Sun to Sat — "today" marks the current day) → the technician → the house ⋮ → Note from the office → write it and tap Leave note. Or, when you only know the client's name, from the search at the top of this screen — see the next question. Either way the technician sees the purple tag on that day's route, and the note shows up here on the board.
Type it in the field at the top of Notes (Search client or address to leave a note): the client's name, the house nickname or part of the address. The board leaves the screen and the matching houses of the next 7 days (today and the 6 after it) show up, each with the visit day, the technician and, if it has any, how many notes it has that the technician hasn't handled yet. Tap the house: the same Note from the office form opens, with the address, the day and the technician under the name — write it and tap Leave note. The technician sees it on that day's route. Didn't find it? Tap Search the whole week: the app searches the 7 days again (useful for a house added or moved just now). A suspended house, one with no technician or one with no visit in those 7 days doesn't show up — that's why the message says "No visit in the next 7 days with that name or address." If the search can't load (no signal or the server is down), the screen shows only the error and a Try again button. The X in the field clears the search and the board comes back. Owner, office and supervisor.
Also from Live routes, never from Notes: tap at the top the day the house is on now → the technician → the house ⋮ → Change day / technician. See "How do I move a house?" in the chapter on changing a house's day.
The Week screen became Notes. Its 7-day grid moved to the top of Live routes — there you pick the day, see each technician's houses and, from the house ⋮, leave a note or change the day. The notes board and the client search, which also lived on the Week, are here. If your phone still shows Week in the menu, the new app version hasn't arrived from the store yet; until then the old Week keeps working.
Your whole book of business on one screen: the client list with the monthly value next to each name, the full record for each client, and one-step registration for new clients. Office and owner only — this is where the values live.
While the list is empty — no clients yet, and nothing typed in the search — it also shows We import your list — free: attach your customer list, tick the authorization and tap Import for me — we set up your pools within one business day.
On the client record, the Pools card has an Add pool button right there — no need to open Edit first. The address lives on the pool, not on the client (a client with several properties has one address per pool); a new address is geocoded automatically. Each pool can also have more than one water body — Pool, Spa or Fountain — set up from the pool's file (see "What if the stop has a pool AND a spa?" in Water chemistry). A spa or fountain at the SAME address is NOT a new pool and does not use Add pool: open that pool → Water bodies → Add body.
Yes. On the client record, each pool in the Pools card shows its own monthly value on the right, and the navy card at the top is the sum of the active pools (it says how many are counted). Each pool has its own status: tap Suspend this pool (reason required, expected return optional) to pause only that one — it leaves the route and reports, its value shows crossed out as "not billed", and the client total drops by itself. The other pools keep running and being billed. To bring it back, tap Reactivate on the pool. The Client status card still applies to the whole client.
On the client record, the Client status card has three options that change with one tap (owner and office only):
To reactivate: turn on Show deactivated in the client list and tap Reactivate — route days come back empty on purpose; set them on the pool form. Until then the pool waits in Not on any route. Came from a win-back offer? Use Reactivate at {price}/mo in Offers sent: the monthly value comes from the offer.
On the Live routes panel, tap Clients (in the sidebar on wide web, or in the ⋮ menu on the phone). The search at the top finds by name, address, or company.
No — it searches your WHOLE client list on the server: name, phone, e-mail, the pool's street address and label, starting from 2 letters typed. Since this update, typing just the house number works too — search "7136" and it finds the pool at that number on any street, even for a client with no name or phone typed in yet. The list itself loads 50 at a time, with "Show 50 more" at the bottom and a "Showing X of Y" count, so a big book of business doesn't load all at once.
Everything about the client on one screen: contact info (email and phone), the monthly value highlighted, the pools with their tags (route days, technician, salt, gate, filter) and, under each one, House photos with all of that house's photos, the Visits by day section (since 3.19 — it used to be called "Last visits") with one card per day of the last 30 days (90 days goes further back), showing each visit of that day with its time, technician and photo and, right under it, the chemical test of the day (tap Edit to correct a value), the filter and salt summary, and the emails already sent to the client. In Pools, House photos is a link of its own, under the pool's status (ACTIVE / Suspend this pool): tapping the rest of the pool's line still opens its edit.
The thumbnail is the visit's first photo by the time it was taken. When the visit has more, a number on the thumbnail's corner — "+1", "+2"… — counts the other photos, of any type (the strip, the pool…). A removed or replaced photo doesn't count. To see them all, tap House photos under that visit: it opens the house's photos right on that visit's day, marked in amber, each photo with its own time and technician. The link only shows on a visit with 2 or more photos. Tapping the thumbnail opens just that photo, large, as before. To move another photo of that visit to a different client, open House photos from the link and tap ⋮ on that photo → Move to another client (see "One visit has photos from two different houses. Can I move just one photo?"). The day's line counts every photo too ("1 visit · 2 photos"), in Last 30 days and in 90 days alike.
Two cards, both office side only. Office notes is a free text box for what the office needs to remember about this client — "pays by Zelle on the 3rd", "call the husband, not her", "wants the deck done before Thanksgiving". The technician never sees it, on any screen; the card says so, and it records who edited it last and when. Estimates & repairs lists that client's estimates and repairs with the same stage and amount as the Estimates screen; See all in Estimates opens the full screen on them.
On the client record, in Visits by day, each visit shows its time and the name of the technician who logged it. Each photo's own time is on the House photos screen: on the client record, tap House photos under the visit (on a visit with 2 or more photos) or under the house in Pools; in Live routes, tap the house, or the photos icon next to its ⋮ menu. It shows every photo with type, date, time and technician.
Yes — that is the Client portal. On the client record, the Client portal card has a Create link button: it creates one permanent address for that client. The card then shows the whole address, ready to select, with Copy next to it — paste it into a text or an e-mail. The homeowner opens it with no password and no app, on any phone, and always sees the last 90 days — recalculated every time the page is opened, never a frozen snapshot. Each visit comes with its date, the proof photo with the date and time it was taken, which service was done and the technician's first name. For a repair, the photo is the finished job — the after photo; the before photo only shows when the repair has no after photo yet. The page carries your company's name and logo at the top; at the very bottom, in small print, one line says it was sent with ZapRoute. It is one link per client: Create link only shows while the client has no live link, so there is never a second address to keep track of. The card also says when the link was created and how many times it has been opened. Every time the page is opened in a browser counts — yours too, if you open it to check — but the preview a messaging app builds by itself when you send the link does not. The count started in late September 2026. A link that already existed then is counted only from that day, so the card says so, with the date — for example "not opened since Sep 24" or "opened 3 times since Sep 24" — instead of "never opened": openings before that date were never counted, not "none". A link created after it counts from the day it was created. Not the same as the link on the Client report: that one freezes a period you choose and expires in 30 days, while the portal is the client's own door — always the last 90 days, alive for as long as he is your client. Owner and office only — the technician never sees this card, on any screen.
! What the portal does NOT show, on purpose: no invoice and nothing to pay; no monthly rate and no service value; the next scheduled visit does not appear; a visit the technician declined never shows up; and the technician is named by first name only, never in full.
On the client record, in the Client portal card, tap Revoke and confirm on Revoke this portal?. The cut is immediate: the address stops working for whoever holds it, from the next time it is opened — no waiting for it to expire. Nothing is erased — the visits, photos and chemistry stay in the system exactly as they were; what dies is the door. The card goes back to having no link, with Create link in place again: tap it and a new address is created — the revoked one stays dead for good, so a link already out there never comes back to life. Owner and office only, like the rest of the card.
Yes — two ways, and neither one creates a portal by itself.
By itself, after every cleaning. The automatic "your pool was serviced" notice that already goes out after each cleaning now ends with a block headed Your service history, any time and a button, Open my pool page — in English, like the rest of the e-mail. Nothing to switch on: it rides along on the e-mail that was already leaving. It only appears when that client already has a live portal link — the e-mail never creates one. A client with no link gets exactly the e-mail he got before, with no block at the bottom; create the link on his record and the block shows up on the next cleaning. Revoke the link and the block stops appearing.
Right now, by hand. On the client record, the Client portal card has Send by email: it e-mails the link to that client on the spot, without waiting for the next visit — for when he just asked for it on the phone. The link has to exist first: with no link the card tells you to tap Create link first.
Both e-mails go out in English with your company's logo and color, and both pass the same four locks as every other client e-mail — see the next question. Either way the send is written into the Client emails card on the same record, whether it worked or failed.
Four locks, and the first one that applies stops the e-mail. Check them in this order:
Past those four it is not the portal. Look at the Office desk: if it shows Emails are not going out, the day's e-mail limit ran out and it is not just this client. And a revoked link opens nothing even when the e-mail did arrive — the card would be back to Create link.
Right after saving, the Where does it fit best? window can open with the best technician, day and spot for the new pool — see the questions below. When a day you marked already has a saved order, the pool goes straight into its best spot, and a sheet says where instead of the window. A pool saved with no day, and without ticking Repair-only client (no weekly route), waits in Not on any route until it gets a route day. Extra pools are added later, from the record.
Right after you save it. Tap Save client and pool on a new client, or save a new pool from Add pool on a client record, and ZapRoute opens Where does it fit best? — a window on a computer, a sheet from the bottom on a phone. It compares every technician and every day each one already has a route, and shows the 3 best options; the top one is marked Best fit. Each option shows the technician and the day, where the pool would go ("Between #2 Johnson Residence and #3 Reyes Residence"), the extra miles per visit, the extra minutes driving, the extra fuel and how full the day gets ("9 of 12 after adding"). Nothing goes on a route until you tap a button. A Repair-only client (no weekly route) never opens the window. Neither does a pool saved with a day and a technician on a day that has a saved order: it already went into the best spot, and a sheet says where — see "My new pool already had a day and a technician, and no window opened. Why?".
No. That tap is the confirmation: the pool goes into Chris Demo's Monday route right away, at the spot shown. A green message confirms it — "Shows on Chris Demo's route from" and the date of the first visit. The main button always names where the pool goes: tap another option and it changes to that technician and day. Open in Route builder is for adjusting it first; there it only goes on the route when you tap Save Monday route. Not now closes the window: the pool stays in Not on any route.
It marks a pool you only visit for repairs. That pool never shows in Pools not on any route on the Office desk and never gets a route suggestion. In Route builder it doesn't count in Not on any route: it is hidden in the "repair-only clients hidden" line, and Show lists it. Like every pool with no route day, it has no monthly charge and doesn't count in your ZapRoute plan. Marking a route day on it unticks the box by itself: from then on it is a weekly client. The box is on the pool, in New client and in Edit pool. In Route builder, Repair only in the ⋮ of a row does the same in one tap.
No. A pool with no route day has no monthly charge and doesn't count in your ZapRoute plan until it gets a day. Meanwhile it waits in Not on any route in Route builder and in Pools not on any route on the Office desk. Once it gets a route day, it counts from that day on and its monthly charge follows the usual rules. An Unassigned pool is different: it already has route days, so it is charged and counted as usual even with no technician.
Yes. Every pool a repair order creates — for someone new, or at a new address of a client you already have — is born as a Repair-only client (no weekly route). It stays out of the route warnings — Not on any route and Pools not on any route — and never gets a route suggestion. If you later give it a route day, it becomes a weekly client by itself.
Because you already picked the technician. The window says the pool was "saved with Chris Demo, no day yet." and the options are Chris Demo's days, with the note "Only Chris Demo's days — the technician you picked. Another one shows here only if it saves 1 mi or more a visit." Another technician shows up below only when it saves 1 mi or more per visit. The Not on any route list and the Office desk follow the same rule for this pool.
A technician for the days it already has. The window says the pool was "saved on Wed + Sat, no technician yet." and lists the technicians who already have a route on all of those days, with the miles for the whole week. A technician with a route on only one of the days can show as a gray line saying on which day he has no route — a technician needs a route on both days. Assign to Marcus · Wed + Sat names who and which days, and saves on the click.
A daily pool has no day to pick, so the window compares technicians instead. First comes the technician who already has a route on the most days of the week, then the one who adds the fewest miles in the week. Each option notes on which days that technician has no route, and the miles are for the whole week. Assign to Chris · Daily saves it on the click. A daily pool that already has a technician gets the same comparison as any pool with a day: where it is now against the best spot on each day, with the miles it saves a week. When any of its days has a saved order, the window doesn't open: the pool goes straight into the best spot of each of those days, and the sheet shows one line per day.
For one of two reasons — nothing is broken. If that day already has a saved order, there is nothing to choose: when you save, the pool goes straight into the best spot of that order — the same count as the best spot on the Office desk — and a sheet takes the place of the usual message. It shows "Client saved." (or "Pool saved."), the street, the day and the technician, and one line per day, like "Goes in at #7, between 1420 Palm Way and 2210 Ocean Drive" — #7 is the number the pool will have — with "In Chris Demo's saved order · from" and the date of the first visit below. With two or more days, each line starts with its day ("Wed · Goes in at …"). OK closes it; Open in Route builder opens that technician and day. A day with no saved order gets no line: there the pool goes in at the end of the route. If no day has a saved order, there was nothing to improve: the pool goes in at the end of that day's route, and the window opens only when it can save miles — when a spot in the middle of that same day saves at least 0.1 mi, or when another day or technician saves 1 mi or more per visit. Here the end of the route was already the best spot and nothing else saved 1 mi, so you only see the usual "Client saved." (or "Pool saved."). On a day with no saved order, a pool with a day and a technician does get the window whenever a better spot exists — with "Right now: at the end of the route" and "Best spot that day". A pool whose address is not on the map doesn't go into the saved order: it goes to the end of that day with the amber tag Not in the saved order — placed at the end and shows on the Office desk under Not in the saved order, until someone fixes the address and places it.
The window only opens right after you save a NEW pool. Editing an existing one — address, days, technician — never opens it. When the edit gives the pool a new day or a new technician, and that day has a saved order, the pool goes straight into its best spot, and the green message says where, with the day: "Pool saved." and "Wed · Goes in at #7, between 1420 Palm Way and 2210 Ocean Drive". It also leaves the saved order of the day or technician it left. Changing only the address doesn't move it in the order. A pool that is not on any route is in the Not on any route list of Route builder, with its Best fit: tap its name to open the card with every option. A pool that is already on a route has no such card — search it in Route builder to see the best spot on the day on screen. A pool whose address is not on the map doesn't go into the saved order: it goes to the end of that day and shows on the Office desk under Not in the saved order.
On purpose: inside Initial setup the window doesn't open, so it doesn't take you out of the setup halfway. The setup has the same Repair-only client (no weekly route) box for pools you only visit for repairs. After the setup, the first pool you save in Clients opens the window. With no routes in the company yet, it says "No routes yet — pick the day and the technician in Route builder." and offers only Open in Route builder.
Without a map point ZapRoute can't measure distances, so there is no suggestion yet. Tap Fix address: it opens the pool's form — check the spelling of the address and save. If the pool has no route yet, it stays in Not on any route with Fix address on its row, and it has no pin on the map. Not now closes the window; the pool is already saved.
Yes. The pool itself is saved — only the suggestion needs the internet. Tap Try again when the signal is back, or tap Not now and see where it fits later, in Route builder.
No technician has a stop on any day yet, so there is nothing to compare. Tap Open in Route builder, pick the technician and the day and add the pool there — then tap Save. Once a technician has a route, the next pools you save get the full comparison.
No. A pool a repair order creates — at a new address of a client you already have, or for someone new — is born as a Repair-only client (no weekly route), so it never shows in Pools not on any route or Not on any route, and it never gets a route suggestion. If you later give it a route day, it becomes a weekly client by itself.
No. While it is repair-only it never shows in Pools not on any route on the Office desk, and in Route builder it stays in the "repair-only clients hidden" line. It shows there only after it stops being repair-only and still has no route: you untick Repair-only client (no weekly route) and it has no route day, or it gets a day but no technician (Unassigned). Marking a route day on it unticks the box by itself; with a day and a technician it is a weekly client on that route.
Four answers, and each one creates something different:
Gallons right below is optional and describes the body of water. All of it can be changed later, on the pool.
Two things happened. With your company's text messages turned off, the whole SMS block became one line — "Text messages: off for the company · Turn them on in Company → Message settings" — and the consent and mobile fields come back the moment SMS is on (a client who already has them keeps the full block). And the fields you rarely touch moved into More, collapsed: management company, nickname, e-mail preferences and "Phone visible to technicians". Tap More and they are all there, exactly as before.
Because two fields are not valid yet. The forms now warn you as you type, not after you save: an e-mail outside the name@domain.com shape, a phone outside 10 to 15 digits, a monthly value below zero, a missing name or service address — each one says what is wrong right under the field, in red. The button counts them and stays locked until they are all fixed; then it goes back to Save client and pool. The same applies to Edit client, Edit pool and New user.
By default, no — the phone belongs to the office. To allow it (e.g. a gatehouse that requires calling), open the client record and turn on Phone visible to technicians: it applies to that client only.
A client whose pools have an open suspension (a pause with an expected return date). They stay on the list with the tag and the return date; the route and the reports already skip them until they're back.
On the record, the Edit button (top) changes the client's details; tapping a pool opens its editing (address, days, technician, nickname, salt, gate, and value). A new address is geocoded again automatically.
It is the type of that body, in capitals — POOL, SPA, FOUNTAIN — with the gallons next to it when they are on file ("SPA · 450 gal"). It used to repeat the body's name, which told you nothing. Tap the body to rename it, change the type or type the gallons; Add body adds another one at the same address. One more thing: saving a pool you didn't actually change now says "Nothing changed — nothing to save", instead of claiming it saved.
The address lives on the pool, not on the client — so the Edit button at the top of the record (client details only) won't show it. On the record, in the Pools card, tap the pool itself: its form opens with the address; change it and save. The map finds the new location by itself (if it doesn't, check the spelling). A client with several properties has one address per pool.
On the blue value card, tap Edit value: with a single pool, editing opens right away; with more than one, pick which (the value lives on each pool). Tapping the pool on the record's list works too — same screen, Monthly value field.
When editing the pool, the field Filter wash — how often?: 14, 30 or 60 days, or another value (the default is 30). Pool whose filter belongs to ANOTHER company (e.g. a clubhouse): turn on Don't track — no alerts, nothing required on the route, off the desk.
On the client record, Filter and salt section, tap Log a wash and pick the date it happened (never in the future). It's marked "logged by the office", with your name — different from the route's photo-proof wash.
The pool tracks the filter wash, but no wash was ever logged for it — a newly added or imported pool starts this way. Until one is, the wash counts from the last filter change (a new filter is a clean filter); with no change date either, the cycle starts the day the pool was added to ZapRoute. When the wash comes due, the route shows WASH FILTER TODAY. On the client record, under Filter and salt, tap Log a wash and pick the date of the last wash, if you know it — if not, the technician's next wash fixes it. Logging a new filter change date also counts as a wash. The owner and the office see this warning on the client record and on the Office desk; the supervisor sees the desk group, without the button. Repair-only pools never show it. It isn't the blue no filter date tag in Live routes — that one is about the filter change date.
On the client record, Filter and salt section, tap Log a filter change — it sits next to Log a wash — and pick the date of the change (never in the future, up to 5 years back). The line then reads Filter last changed: Apr 1, 2025 · next: Apr 1, 2026. Only the owner and the office have this button (technicians don't confirm changes — a long-standing rule, so a wrong tap doesn't stay invisible for a year). From that date, the Filter change due soon reminder shows up 11 months later and turns OVERDUE at 12 — on the route, the Office desk and the Dashboard. The same field also exists when editing the pool (Filter last changed), but the button on the record is the short way. Logging a new change date also logs a filter wash on that same date (a new filter is a clean filter) — it shows as "logged by the office", with your name — and the wash count restarts from that date, unless a later wash is already logged. Saving the same date again logs nothing new. Changing the date later adds a wash on the new date; it doesn't remove the earlier one.
Yes. When editing the pool, turn on Don't require a chem test here — at that pool the cleaning alone turns the house green, and it never shows on the "cleanings without chem test" lists.
Don't void a service that really happened — move it to the right client, and the photo, the readings and the notice go where they belong. Open the wrong house's House photos — in Live routes, or on the client record under that house in Pools — and tap ⋮ on the photo → Move to another client. The window lists first the houses near where the photo was taken (by its GPS), and the search finds any client by name or address; pick the right house, write the Reason (required) and tap Move. No house comes picked in this window, not even the closest: tap the right one before Move. The direct button on a suspicious photo on the Office desk (for example Move to 45 Palm Ave) is different: it opens the window with that house already picked — and the Reason is still required. If the photo has GPS and the house you picked is not the closest one to where it was taken, the window asks first — see "Move to another client asked 'Move it to …?' before moving. Why?". The owner and the office move any photo, any day. When it was the visit's only photo, the whole visit changes house, with its chemistry, filter wash and charge. The right client gets the notice as if the photo had been logged there — Service done for a cleaning (at most once per house per day), the shock e-mail for a shock — and the photo shows Moved from with the house it came from, keeping who moved it, when and why. If that e-mail doesn't go out, the screen says so — send it with Email proof to client. One exception: a visit whose charge was already paid doesn't change house — undo the payment's allocation in Billing first, then move it. Repair photos never move: they prove the work order, which has its own house. The photo's short link that the wrong house's client got stops working, but the e-mail already sent can't be taken back; the screen warns you when that happened. The technician can also move his own photo from his phone, only on the same day and only when its GPS shows it was taken near another house on his route.
Void visit is for a visit that should not exist at all — a duplicate, or a service nobody did: ⋮ on the visit's photo → Void visit… and give the reason (required). The visit leaves the route, closings and client reports — but nothing is deleted: the photo stays in the archive with a VOIDED seal and the record of who voided it, when and why. There's no undo; if needed, log the visit again the right way. If that visit had already created a charge (auto-charge), the charge is voided together with it; a charge already covered by a payment stays open in Billing — undo the allocation there and void it.
The monthly value can come from the pool itself or from the company contract (total ÷ units) — same rule as the reports.
Yes — that is exactly what Move to another client does on a photo. In House photos, tap ⋮ on the photo that belongs to the other house → Move to another client → the right house → Reason → Move. On the client record, the House photos link right under that visit opens the screen on that day. Only that photo leaves: it goes into the right house's visit of the same service, on the same day and with the same technician — created when there is none — and the other photos stay where they were. The readings that came from that photo (read from its strip) go with it; dosages, Not tested today and the charge stay with the original visit. If the right house's visit already has a reading of the same item, it is never overwritten: the screen tells you which readings didn't move. If the original visit is a chemical test that still has another strip photo, that strip is read again, so the original house gets its own readings back — the screen says when the remaining strip was read again, or that it is still being read. The right client gets the notice as if the photo had been logged there — Service done for a cleaning (at most once per house per day); the e-mail already sent to the original house's client can't be taken back. Repeat for each photo from the other house.
Because the photo's GPS says it was taken closer to another house than to the one you picked. When the photo has GPS and the house you pick is not the closest one to where it was taken, Move to another client asks before moving anything — even when the difference is small. The question shows both distances, in feet (or miles, when it is far): "Taken 69 ft from 45 Palm Ave." and "Move it to 210 Bay Dr, 597 ft away?". Move to 45 Palm Ave moves the photo to the closest house, with the reason you already wrote. Move to 210 Bay Dr anyway moves it to the house you picked, as before. Back returns to the list as you left it, with your pick and your reason. The GPS is the proof: when a pick looks like a slip, the easy button is the closest house.
When the closest house is the one the photo is already on, the question says "Taken 69 ft from 12 Oak St — where it is now." and the first button is Keep it at 12 Oak St: it closes without moving anything. For the owner and the office, the closest house is among all the company's houses on the map; for the technician, among the stops of his route today — he sees the same question on his sheet, without the reason. Nothing changes when the photo has no GPS, when you pick the closest house, or when the house you pick is not on the map: Move moves it right away. An older version of the app on the phone moves without asking.
Two active clients can't share an e-mail — the estimate link and the service e-mails would go to the same inbox from two records. Use the record that already has it, or deactivate the old one first.
From Live routes, on any day: tap the day at the top → the technician → the house ⋮ menu → Note from the office → write it (e.g. "customer reported algae") → Leave note. The technician sees the purple tag on the route and the full text on the house screen. Or, knowing only the client's name, from the search at the top of the Notes screen.
The technician marks it handled with a required reply comment (photo optional). Follow up on the Notes screen (menu item): the board shows pending requests and replies — side by side on a computer, one direction under the other on the phone.
Yes (owner, office and supervisor). On a pending card of the Notes board, tap Resolved and confirm — same as closing it from the desk. The note disappears from the technician's route and from the pending list. When the technician replies, the reply shows up in the Technician → Office column waiting for your Seen.
Moving houses only this week (say, Friday's houses to Thursday): do it from Friday's route, one house at a time, with Only this date. A day that already passed is not moved — Change day / technician only shows on today and on the days ahead.
Yes. In Live routes, tap at the top the day the house is on NOW (where you moved it — Thursday, if Friday's house went to Thursday), then the technician → the house ⋮ menu → Change day / technician. The screen says the house is there only this date and where it came from, with the Undo the one-time change button: the house goes back to its own day. From there, picking another date with Only this date changes that same move (picking the day it came from also puts it back). To change its weekday for good, undo the one-time change first — the screen says so. A permanent change: just move it back.
From the tag on the house's line. A house you moved with Only this date goes to the end of the new day's route with moved from Fri (the day it came from); covering when you changed the technician — and both together (moved from Fri · covering) when you changed the day and the technician. The technician sees the tag on their route and the office sees the same one in Live routes. Nothing to undo afterwards: after that date the house goes back by itself to its usual day and technician, and the tag goes away with it. A Permanent change gets no "moved from" tag — the house simply belongs to that day from then on. Two houses never get the tag either: one with no technician of its own added to someone's route on its own day (it goes to the end with no tag at all), and one that already runs on that day with the same technician — two days a week (say Monday and Thursday) or daily — whose Monday visit is moved to Thursday: it keeps its usual spot in the order, and the two visits become one. Moved to Thursday with another technician, it does get the tag (moved from Mon · covering) and goes to the end of that technician's route. With a Permanent change to a day that has a saved order, the house goes into the best spot of that order, with no tag — the technician simply sees it in its place (see the next question). Only a house whose address is not on the map goes to the end of that day, with the amber tag Not in the saved order — placed at the end.
In the best spot of that technician's saved order for the new day — the same spot the Office desk shows as the best spot — and only when that day has a saved order. Before you save, the blue card at the bottom of Move house shows it under the change: "Every week: Monday → Wednesday" and "Wed · Goes in at #7, between 1420 Palm Way and 2210 Ocean Drive". #7 is the number the house will have; the house that was #7 becomes #8. Changing only the technician shows one line per day that has a saved order, like "Mon · Goes in at #1, before 1420 Palm Way" or "Thu · Goes in at #12, after 2210 Ocean Drive (the last stop)". Save change puts the house there, and the green message repeats the line. Every other house keeps its place, and the house leaves the saved order of the day or technician it left. If the line doesn't show up (no connection, or an older version of the app), Save change still puts the house in the best spot.
On a day with no saved order nothing changes: the card shows no line, and that day keeps following the order learned from the technician's phone — no saved order is created. Only this date never touches the saved order. A house whose address is not on the map is not placed: it goes to the end of that day with the amber tag Not in the saved order — placed at the end and shows on the Office desk. If someone saves that day's order between the moment the card shows the line and Save change, ZapRoute does the count again when you save, and the green message says where the house really went in. On today's route, with the technician already out, the house can go in before a stop he already finished — the saved order is the one for every week. If the technician then taps Revert to the previous order in Optimize route, only this entry is undone: the house goes back to the end, with the tag. The same goes for Edit pool when you change the days or the technician there.
Two cases. A pool serviced daily has no "weekday" to change — only one-date exceptions apply. And a house that is on that day only because of a one-time change (it came from another day): its weekday is the one it came from, so undo the one-time change first and change it from its own day.
The technician's app only takes photos with the camera — on purpose, so the proof is the work itself. When his phone cannot send one (no signal all day, a photo that failed to queue, a broken phone), the office can log it: he sends the picture by WhatsApp or e-mail and you post it from the office, with a visible trail.
Yes. Open the client's file (Clients → the client → Visits by day) or Live routes (tap the day at the top, then the house ⋮ menu — today and days that already passed) and choose Log photo. Pick the technician, the day, the service and the picture, set the time stamped on the photo, and log it. Only the owner and the office see this button.
Yes. The TECHNICIAN field lists everyone who runs a route — technicians, supervisors and the owner. Open Log photo on a pool of your route and you come already picked, from the client's file and from Live routes alike. The photo still carries the Logged by the office · your name mark: it came from a file, not from the camera. For the same reason the sheet has no 30-minute limit on your own visits — that limit is for photos taken with the phone.
The sheet says so, and the photo creates the visit — in the name of the technician whose route it is that day, never automatically in yours, so the route, the closings and the reports all stay right. When someone else covers the pool that day (a one-date change), the sheet picks whoever is covering. If the pool is on your route (the owner runs one too), that technician is you — see the question above.
That is the normal case: cleaning and chemical test are separate visits. The sheet lists what the pool already has that day and lets you choose: create the missing visit, or add this photo to a visit that already exists (a second photo of the same visit).
The sheet warns you — "This pool already has a cleaning with a photo on this day…" — and adding the photo to that cleaning comes already selected, so no second cleaning visit is created. Pick Create a new visit only when it really was a second cleaning — a second cleaning visit is then created — or to log another service (a chemical test, a filter).
No. When the photo is already on a visit of that pool on that day, no visit is created and the sheet says This photo is already on a visit of this pool on this day. No new visit was created. — whether you picked Create a new visit or adding it to the visit that already has it.
No. The Service done notice — the e-mail and, when text messages are on, the text — goes out at most once per pool per day, however many cleanings or photos are logged for that pool that day. And a photo ZapRoute marks as a Repeated photo (same as one already on file) never sends it. If that e-mail fails to go out, the next cleaning logged for that pool on the same day tries again. When the visit is from an earlier day — a photo logged days later, or a phone queue that uploads late — the notice names that day ("your pool was serviced on Mon, Sep 21") instead of "today".
No. On the way goes only from the photo the technician takes on today's route — it's the sign he is leaving that house for the next one. A photo posted with Log photo came by WhatsApp or e-mail, sometimes hours later, so it never sends On the way to the next pool — not even on today's route, and not when you log a pool of your own route. The pool's own client still gets Service done, with the rule above (at most once per pool per day).
Move it to the right pool — don't log it again. Open the wrong pool's House photos (in Live routes, or on the client record under that pool in Pools), tap ⋮ on the photo → Move to another client, pick the right pool, write the Reason and tap Move. The right client gets Service done (at most once per pool per day, as always), and nothing stays behind on the wrong pool: when it was the only photo of that visit, the whole visit changes pool; when you had added it to that pool's own visit, only this photo leaves and that pool's real service stays. Logging it again with Log photo while the wrong one is still there doesn't work: it comes in as a Repeated photo (same as one already on file) and no notice goes out. The e-mail already sent to the wrong pool's client can't be taken back — the screen tells you when that happened. Already logged it again on the right pool too? See the next question.
Here, don't move the wrong one: the right pool already has the photo. Take the wrong one out of circulation on the wrong pool and log the same photo again on the right pool. If logging it there created a visit, tap Void visit on that visit. If the photo was added to a visit that really belongs to that pool (that pool's own cleaning, which already had a photo), tap Remove photo on the photo you added instead — voiding would cancel that pool's real service. Then log the same photo again on the right pool with Log photo, leaving Add this photo to the Pool cleaned visit selected (it comes selected): the sheet says This photo is already on a visit of this pool on this day. No new visit was created. — that's expected, nothing is duplicated, and Service done goes out now. It works because a copy that the owner or the office voided, removed or replaced on another pool doesn't count as a Repeated photo (same as one already on file). Three kinds of copy still count: one the technician removed or replaced himself, a visit a supervisor voided with Annul visit on a suspicious photo in Live routes (the supervisor only has that button on today's suspicious photos — only a void by the owner or the office frees the photo), and one on the same pool — logging the same photo again on the same pool (to fix the day, for example) never sends a second Service done. Voiding alone doesn't send the notice: the photo has to be logged again. Don't use Remove photo on the right pool's photo: it's a copy on the same pool, so it keeps counting, and the photo logged again still comes in as repeated. The e-mail already sent to the wrong pool's client can't be taken back.
He moves it instead — removing it and sending it again doesn't work: his app only takes photos with the camera, and a copy the technician removed himself still counts as a Repeated photo (same as one already on file). On his phone, Move to another client on the photo works when it is his photo, from today, his fix window is still open (until one hour after his last service of the day), and the photo's GPS shows it was taken within 300 m (about 1,000 ft) of the right house, which is on his route today. Otherwise the owner or the office moves it, any photo, any day: House photos (from Live routes or the client record) → ⋮ on the photo → Move to another client, with a Reason. Either way the right client gets the Service done.
The chemical test is the most common cause, but it is not the only one — and sending the cleaning photo again fixes none of them.
An open home writes the reason in plain words, on the route and on Live routes. The chapter Why a home did not close lists all five reasons and the way out of each one.
The time of the service. Read the time stamped on the photo and set it in the sheet: that is the time the route, the client file and the reports show. The time you logged it is kept separately, in the trail.
Yes, and that is the point. The photo carries a Logged by the office · your name mark wherever it is shown. The proof-by-photo only works if the exception is visible.
No. On his phone the photo always comes from the camera. Adding a photo from the gallery there would end the anti-fraud rule the whole system rests on.
Yes. The screen lists the visits of every pool registered to that client — starting with the one you opened it from — each under its own pool-name header. Pick photos from both and they go out in the same e-mail.
Formal billing stays in QuickBooks — ZapRoute sends proof of service and a friendly reminder, not invoices.
Yes, by itself, the moment the shock photo goes up — and it is the only safety message the app sends. The e-mail leads with the instruction, in bold: stay out of the pool until a day and time — 48 hours counted from the moment of the service (the time on the shock photo) — two full days, same time: a shock on Monday at 10 AM runs to Wednesday at 10 AM, never Tuesday — in your company's time zone, e.g. "until Wed, Sep 23 at 10:13 AM". A photo that went up late and a shock logged by the office have their own rule — see the two questions below. And if the 48 hours are already over when the e-mail goes out, it only reports the shock and does not ask anyone to stay out. Then it says why (shock raises the chlorine well above swimming level and it needs time to come down), that you will check it on the next visit, and the photo.
It does not carry the payment reminder that rides on the service e-mail. A safety notice is no place to ask for money.
The same two switches that govern every other client e-mail govern this one: the company's master switch in Message settings (off by default) and the client's own opt-out on their record. A safety message does not jump either of them — a company with e-mails off does not start sending because of it.
Once per pool per day, like the service e-mail. In the office trail it is filed as safety, separate from service, so you can find those on their own.
From the time of the service — the time on the shock photo — not from when the photo reached the server. A photo from the phone's offline queue that arrives up to 2 days late keeps its time: shocked Monday at 10 AM with no signal and uploaded Tuesday morning, the e-mail says to stay out until Wednesday at 10 AM (Monday 10 AM + 48 hours = Wednesday 10 AM). The day the photo went up (Tuesday) is not the end of the stay-out — it does not enter the count.
The exception is a queue stuck for more than 2 days. Then the visit is filed under the day the photo arrives, and the 48 hours count from the arrival — more waiting, never less.
Until Wednesday at 10 AM. The 48 hours start Monday at 10 AM (the time on the photo), so they end Wednesday at 10 AM — not Tuesday: Tuesday is only the day the photo arrived, and it does not enter the count.
Logged for an earlier day: from the end of that day (11:59 PM), not from the time on the sheet — the time on the sheet is not the time of the service, so the client waits more, never less. Example: a shock logged for yesterday counts from yesterday 11:59 PM, so the client stays out until tomorrow at 11:59 PM (yesterday 11:59 PM + 24 hours is only today 11:59 PM; + 48 hours is tomorrow 11:59 PM). Logged the same day as the service: from the time on the sheet. For a shock 3 or more days back, those 48 hours are already over when the e-mail goes out, so it only reports the shock and does not ask anyone to stay out.
Until tomorrow at 11:59 PM. The 48 hours start at yesterday 11:59 PM, so they end tomorrow at 11:59 PM — not today: "today at 11:59 PM" would be only 24 hours.
No. Logged for an earlier day, the 48 hours count from the end of that day: Monday 11:59 PM + 48 hours = Wednesday 11:59 PM. By Friday they are already over, so the e-mail only reports the shock — it does not ask anyone to stay out.
Only a shock logged for yesterday or for the day before yesterday still asks the client to stay out. From 3 days back on, the e-mail only reports the shock.
One message to many clients at once — a holiday, heavy rain, a schedule change — by email, by text message (SMS), or both. Open Messages and tap the Announcements tab (owner/office only) — since the Telas update it lives there instead of its own ⋮ menu item. The email always goes out in English, with your company's logo and color on top. It is not for offers: to win back former clients, each with their own price, use the Former clients tab (owner only).
You pick it under Channel: Email, Text or Both. Email is the default. With Text or Both, a second box appears, Text message (SMS): the text is written there, on its own — it is not the email cut short. Even with Text alone, the screen asks for the Subject and the Message: the subject is what names the announcement in the Sent list.
With Text alone, no email goes out — clients get only the text message.
You choose: all clients, one technician's clients, or everyone served on one service day — the same choice counts for the email and for the text. With Email or Both picked, the blue counter shows exactly how many will get the email — and how many stay out (no email on file, or clients who asked not to receive emails). With Text or Both picked, it shows the text line: how many get it ("12 by text") and how many don't ("30 without a text opt-in"). With Text alone, the email lines are gone — only the text line stays.
Only clients with a text opt-in: a Cell phone and a consent on file, in the Cell phone (SMS) section of the client record. A client who replied STOP is out. The number "without a text opt-in" counts both the clients with no consent and the clients with no valid cell phone on file.
A client with no text opt-in gets no text, even when the filter picks them — with Both, they still get the email if they have one on file.
160 characters for the whole text, as it reaches the phone. It always starts with "{your company} via ZapRoute: " — and that start counts toward the 160. Under the box, the counter shows the total (for example 98 characters · 1 segment), and The client will see: shows the exact text. Accents are removed and curly quotes become straight ones before counting — the counter already counts it that way. If your company name is too long for the text to fit, the start becomes "Your pool company via ZapRoute:". Over 160 the counter turns red, and Send announcement only answers "A text message stops at 160 characters — shorten it." ZapRoute never cuts a text in the middle.
Yes, at the end of the first text each cell phone gets from your company: any phone that has not yet received a text from you with "Reply STOP to opt out." gets it in this one. It counts phones, not clients: two clients who share one cell phone get it once, and in Test, where every text goes to your Test phone, it goes at most once. When at least one phone on the list still needs it, the counter reads 98 characters with "Reply STOP to opt out." · 1 segment — the 23 characters of the STOP are already counted — and The client will see: shows it at the end.
If the text only fits without "Reply STOP to opt out.", the whole announcement is refused as too long: nobody gets anything — no text and no email. Shorten the text and send again.
The switch of each channel you picked — and only those. Email needs the email switch on Test or On; Text needs the text messages switch on Test or On; Both needs the two. While the switch of a picked channel is Off, Send announcement stays off, and the yellow band right above it says which switch: "Client emails are OFF (company key). Turn the key on to send." for the email, "Text messages are off for your company" for the texts. The band also says when a picked channel is on Test.
With the email switch Off and Text picked, Send announcement works and the text goes out — the email switch only blocks Email and Both.
Completely. Switch Off: no email goes out. Test: one copy goes only to the test inbox, with [TESTE] in the subject. On: real clients receive it. There is a confirmation step before anything is sent.
Yes. It is the switch under Text messages (SMS) in Message settings, separate from the email one. Off: no text goes out — with Text or Both, the band says "Text messages are off for your company" and Send announcement stays off. Test: each text goes only to your Test phone — one per client who would get it — and no client receives a text. On: real clients receive it.
With Both and text messages Off, nothing goes out — not even the email. To send only the email, pick Email.
The two switches are separate: with the email on Test and text messages On, the email goes only to the test inbox, but real clients get the text.
With Both, text messages on Test and the email On, real clients still get the email — only the texts go to your Test phone.
Tapping Send announcement first reads the two switches again (the button shows a spinner) and only then opens Send announcement?, with the switches as they are now. If someone turned the switch of a picked channel Off in the meantime, the confirmation does not open and nothing is sent: the button turns off and the band says which switch.
With Email, the confirmation says "The company key is in TEST mode — this will go only to the test inbox." when the email is on Test, or "It will be emailed to 20 clients. This cannot be undone." when it is On.
With Text or Both, it shows one line per channel. For the email: "Email: TEST mode — only to the test inbox." or "Email: to 20 clients." For the text: "Text: TEST mode — only to the test phone." or "Text: to 12 REAL clients' phones." When anything goes out for real, it ends with "This cannot be undone."
With Both, the email on Test and text messages On, the confirmation also shows, in red: "Careful: only the EMAIL is in test. The TEXT goes to 12 REAL clients' phones." — the texts go to your real clients' phones, not to a test phone. The yellow band above the button already shows the same sentence before you tap.
Right when you send, and only inside the Quiet hours window of Message settings — 8 AM to 8 PM by default, in your company's time zone; at 8 PM sharp the window is already closed. Email alone has no quiet hours: it goes out any time.
An announcement with a text (Text or Both) sent outside that window is refused whole: nothing goes out — no text, and not even the email of Both — and nothing is sent later. The screen says in red which hours the texts go out, then "Nothing was sent. Send by email now, or send the text later." What you wrote stays on the screen: pick Email to send the email now, or send the text inside the window. The Test of the text switch follows the window too.
Each text is an extra text — $0.02, like a reminder or your own reply — shown on Message settings and on your next invoice. During the free trial, extra texts stop at 50 a month; past that, the remaining texts do not go out.
Sending the same text announcement again within 24 hours does not text the clients who already got it — they are skipped and not charged. The other clients picked get it normally, and the green message adds "3 already had this text — not sent again." It counts each client on the cell phone they have now: a client whose text failed the first time gets it, and a client who changed cell phone gets it on the new number. A different text goes to everyone, and after 24 hours the same text goes again.
What went to your Test phone does not count for the real client: send in Test, then in On the same day, and every client gets the text. In Test, it counts per client on your Test phone: the Test phone does not get the same text twice for the same client.
The email has no such skip: a Both announcement sent again after it finished sends the email again. Only an email send that stopped in the middle (same subject, message and filter, within 24 hours) picks up where it stopped, without repeating the email.
If the screen shows "Something went wrong. Try again." after you send an announcement with email (Email or Both), it may still be going out — sending it again can email the same clients twice; the 24-hour skip covers only the text. Before sending again, check the Sent list (with the email On, the announcement shows up there as soon as it starts) and the client's conversation in Messages.
No. Every refusal comes before the first text and the first email: a switch Off, a text too long (with or without the STOP), quiet hours, no client with an email in the filter (email On), no test inbox (email on Test). Nothing goes out, nothing is charged and nothing enters Sent. Fix what the message says and send again.
A failure after the texts left is the exception, and only with the email on Test: if the test email fails after the texts of Both went out, the red message says so — "The email could not be sent — but the texts already went out:" — followed by the texts line ("Text sent to 12 clients." or "12 texts sent to the test phone.") and "Sending again within 24 hours does not repeat the texts that went out." Nothing enters Sent in that case: each text that went out shows up in that client's conversation in Messages.
The green message says it per channel. With Email: "Announcement sent to 20 recipients." (or "Test copy sent to the test inbox."). With Text or Both, one line per channel: "Email sent to 20 clients." (or "Email: test copy sent to the test inbox.") and "Text sent to 12 clients." (or "12 texts sent to the test phone."), plus "2 texts failed." when a text failed.
With the email On, when some emails fail and others go out, the message stays green: it counts the emails that went out ("Announcement sent to 18 recipients." or "Email sent to 18 clients.") and adds "2 emails failed." on a line of its own. The Sent list shows them too, as "2 failed".
When every email fails, no email went out and the message is red: "No email went out." and, below it, "18 emails failed." The same goes for texts: when every text fails, the message is red. Nobody got it, so sending it again reaches everyone.
The Sent list on the same screen: subject, date, who sent it and how many went out (and how many failed, if any). On an Email announcement the number counts emails; on a Text one, texts. On a Both announcement, the number counts only the emails — the texts are not in it. On a Both announcement, the test tag follows the email switch: it can say test even when the texts went to real clients. A Text announcement sent again adds a new line that counts only the texts that went out that time (0 when everyone already had it). Each text that went out also shows up in that client's conversation in Messages.
⋮ menu → Reports (owner/office only), with periods: this week, last week, this month, last month. Since the Telas update it's one screen with seven tabs: Technicians, Salt, Companies, Clients, Miles & fuel, Chemical costs and Chemistry — the last three used to be their own menu items and moved in here as tabs. The owner also has an eighth tab, Revenue history: every year of your QuickBooks billing, month by month.
See Client report, Miles & fuel, Chemical costs, Chemistry report and Revenue history for what the other tabs show.
Yes — technician chips below the period chips: All plus one per technician. Pick one and only that person's numbers load, instead of the whole company's.
Yes — the Technicians tab: visits done vs. planned, with the missed visits per technician by day of the week. For today's late routes and skipped houses, use the Today's routes group on the Office desk.
Reports, tab Miles & fuel — it isn't a standalone menu item anymore.
The Clients tab inside Reports: the service delivered to each client in the period, with the photos — and a safe link to show the client. Office and owner only.
Each client in the period with cleanings done × scheduled. Below what was agreed? The card turns amber with an alert — you can spot from a distance who needs attention. The search box at the top finds by name.
The period's service history: each visit with date and type — tap a visit to see the proof photo.
Tap Copy link (or Open page). The link opens an English page with the service dates and photos, ready to print as a PDF. It's valid for 30 days — send it by message or email.
Never. The public page shows only dates, service types and photos — no amounts, no monthly rate. That's ZapRoute's golden rule.
Right below the buttons, Shared links lists every link created for this client: who created it, when, and when it expires. Tap Revoke to cut one immediately — whoever has the link starts seeing "link expired". Expired links leave the list on their own after 30 days.
It's the ready answer to "nobody came by": the dated, photographed history in the client's hands.
New in version 3.19, for the management side (owner, office and supervisor) — nothing changes for the technician.
Inside Reports, the Chemistry tab — same path on web and phone: ⋮ menu → Reports → Chemistry.
Pick the client, then a From and a To date (up to 3 months apart), and tap Show.
A summary of the whole period first: visits, chemical tests, readings out of range, readings still to check, and how many were read by the AI. Below that, one block per day: the day's photos on the left with the time each one was taken (a removed or replaced photo stays out), the chemical test table with the results on the right, and the chemicals added. A day with no chemical test says so plainly. Tap Fix reading to correct a value. The owner and the office fix any day; a supervisor sees Fix reading only on today's visits. A visit counts as a chemical test when it is a Chemical test visit or has any reading. Each number now shows its ORIGIN (see below). On a reading asked every few weeks, you also see the value before it and how long before ("was 50 · 35 d before"). A reading the technician marked Not tested today shows as Not tested, with the reason and the last value. On the most recent day, the readings still inside their interval appear in gray ("7 d ago · not due").
No. Nobody picks a method — a mixed team works with one setup. Each number carries its origin: Strip · AI (read from the strip photo), Typed (typed by the technician), Edited (changed by the technician after Submit) or Office (typed or fixed by the office). Only the owner, the office and supervisors see it, in the ORIGIN column of the Chemistry report; technicians never see this column. The Taylor kit and Test strip buttons in Water chemistry only fill the table for you.
Because the origin only started being recorded with this version. For readings from before it, the report shows the origin only where it is certain: a strip reading the AI took and nobody changed shows Strip · AI. For the others there is no way to know now who typed or changed the number, so the column stays blank instead of guessing. Every number logged from now on has its origin.
Because they are worked out with your company's setup as it is today — the app doesn't keep the setup of past days. On the most recent day of the period that is right; on older days it would be a guess, so the report leaves them out there. The measured numbers — the value, its origin and "was … · N d before" — show on every day.
It swaps the client for a list of every pool with an overdue periodic reading — the same pools as Panels overdue on the Office desk — with the technician, what is overdue and the reason, when there is one. Tap All readings to go back to the client's report.
Yes, on the web — use Print / PDF.
New in version 3.21: the billing and payments module — Balances, Monthly charges / Ready to invoice, and Profit per pool all live in the Money group of the menu now (Billing settings moved to Company). Owner and office only — technicians and field supervisors never see this screen or any dollar amount from it.
Because in ZapRoute the deposit is a record, not a payment. Tapping Deposit received moves the estimate out of *Awaiting deposit* so the repair can go on a route, and it shows on the customer's page and e-mail — but it never creates a charge, a payment or a credit, and it never touches the balance on this screen.
The money itself is taken and tracked in QuickBooks, like every dollar in this product. Record the deposit there, and the balance that moves is the one in QuickBooks.
Same for a refund or an overpayment when an approved estimate gets edited: ZapRoute shows that the customer owes only the difference, and QuickBooks is where the money is settled.
The list of everyone who pays your company (clients or contracting companies), with each one's balance. ⋮ menu → Money → Balances (on the web, the Money group in the sidebar).
Three numbers for the day: Outstanding (everything still to collect), Past due (what's already overdue) and how many payers are past due right now.
The tag on each row:
How many days have passed since each open charge's due date — never since the day the charge was created. A charge due on the 15th, checked on the 20th, is 5 days late; it then moves into the 30, 60 and 90+ buckets over time.
Filters at the top: all, past due, with balance, current. The search box finds by name or address.
Tap Record payment on the payer's row — it opens the payment screen with that payer already selected.
A badge — "QuickBooks · synced X min ago" — shows at the top, Record payment disappears (payments are recorded in QuickBooks now), and every row gets an Open in QuickBooks link. A payer still NOT MATCHED shows "—" as the balance, never $0 — $0 is only for a matched payer who is truly paid up. The Outstanding, Past due and Paid up cards add up matched payers only. On a computer the fourth card becomes Invoiced this month: what QuickBooks billed for this month's service across your whole QuickBooks company, matched or not — the same number and the same month rule as the Dashboard's revenue card — with "October 2026 · terms from QuickBooks" underneath. A payment or credit that QuickBooks hasn't applied to any invoice yet is taken off the oldest invoices first, so a client who already paid doesn't show as past due — the tag, the 30/60/90 aging and the reminders all use the same amount. See QuickBooks mode for the full picture.
On the client record (same screen as always), Balance tab. Owner and office only.
Four numbers: Monthly service (the pool's monthly value), Amount due (what's owed right now), Last payment (the most recent payment received, with its date), and Next charge (when the next monthly charge goes out, and when it's due). In QuickBooks mode, a NOT MATCHED client shows "—" in the big number and in Amount due, never $0.
Below the card, Account Activity: everything that's happened for this client — charge, payment, credit, adjustment or void — newest first, each with its own icon.
Yes — charges for salt, filter and other auto-charged services show a link to that visit's photo, the proof the service was done.
No — nothing in Billing is ever deleted. A wrong entry gets voided instead: the void keeps a record of who did it, when, and why, right next to the original.
The payer (already filled in when you open it from a client record), amount, date (defaults to today), payment method, a reference (optional — a check number, for example) and a note.
Zelle, check, card, cash, or other.
Always to the oldest open charge first (FIFO) — that's automatic, you don't choose. Before you save, the screen shows "Will be applied to" with the charges it will pay off. If the payment is more than everything owed, the leftover becomes credit — it's held in the client's favor and used on the next charge by itself.
Yes — the office can reopen a saved payment's allocation and redo it by hand.
First undo its allocation (take it off the charges it paid); only then does the void button unlock. That's on purpose — it stops you from voiding a payment that's still quietly paying off a charge.
By themselves, on the 1st of every month, for every active pool — a suspended pool is skipped, no charge at all for that month. A pool with no route day gets no monthly charge — one waiting in Not on any route, and a Repair-only client (no weekly route). Once it gets a route day, it is charged like any other pool. An Unassigned pool — route days, no technician — is charged as usual.
Yes, by itself now. The moment you suspend, ZapRoute looks at the charge already out for this month and posts a credit for the visits the suspension takes away — three of the four Mondays left in the month, for example, comes back as three quarters of that month's value. It shows on the client's balance as its own line, with the month in it.
Two things it will not do, on purpose. It never credits more than what was charged — if the charge already went out proportional (a pool that started mid-month), the credit stops there. And it never credits at all when your company is set to charge the full month in Billing settings: that switch means the same thing on the way in and on the way out.
If the month has not been charged yet, nothing happens here and nothing needs to — the charge that goes out on the 1st is already born proportional.
A suspension only credits once, no matter how many times the screen is used. And if the credit fails for any reason, the suspension still happens: the pool leaves the route either way, because that part is about work, not money.
Whatever is set in Company → Billing settings (default: the 15th).
The charge is prorated to the weeks of service actually delivered that month — unless the company turned on "round to the full month" in Company → Billing settings, in which case it charges the full amount anyway.
They're born from a visit — but only when that service type has Auto charge turned on in the price list (Company → Billing settings). Salt charges by the bag; other services charge whatever price is set for them.
Off by default — most companies (Florida included) don't charge extra for a filter wash. Some regions do (Texas is the common example): if yours does, the owner turns on Auto charge for Filter washed in the price list and sets a price. From then on every filter-wash visit (sand backwash included — see Mandatory filter wash) becomes its own "Filter service" line in Monthly charges, exactly the way Salt already works. It's a switch per company, not a rule for everyone — turning it on for your company never changes anyone else's.
When the office marks a repair order complete, the charge goes out for that order's own value — never a flat price from the price list.
Yes — the + Charge/credit button, from the client record or the Balances screen: for a one-off fee, a negotiated discount, or any adjustment outside the automatic ones.
Each charge's status: OPEN (nothing paid yet), PARTIAL (partly paid), PAID (fully paid) and VOID (voided).
Without QuickBooks (the standard mode) there is no "Ready to invoice" screen: what is still to be collected is Money → Monthly charges — every charge of the month with its status (OPEN = not paid yet). Ready to invoice exists only in QuickBooks mode, in the same Money group. Owner and office only.
In QuickBooks mode this screen is replaced by Ready to invoice, still inside the Money menu group next to Balances — never under Reports. See QuickBooks mode.
A cordial email reminding the client of an overdue charge — always in English, never threatening, and never sent before the due date.
Always. The screen shows the full email — subject, text and amounts — before anything goes out; it never fires by itself.
Your company's own email, set in Company → Billing settings.
Four possible reasons: the master email switch is Off, the client opted out, the client has no email on file, or nothing is past due to remind about. In QuickBooks mode there's one more: the client is still NOT MATCHED, so there's no balance to remind about — the window says so and points you to Match customers. It also waits while QuickBooks hasn't synced in the last 3 hours ("QuickBooks needs to sync before charging") — see Past-due reminders.
The same switch as "Message settings" — in Test mode, the reminder goes only to the company's test inbox, never to the real client.
The screen where the AI drafts a short, cordial reminder for every client who is past due, and the owner or office reviews and sends them — one at a time or as a batch. It's no longer its own menu item — open Balances and tap the Past-due reminders button at the top. See Past-due reminder for what the e-mail itself says and the reasons it can't go out.
Yes, always — tap the text to open it as a box, edit it, and Save text. Under the box, a counter shows how many characters the text message will have; when it's the first text to that phone, the count already includes "Reply STOP to opt out." and says so. Over 160 it turns red and Save text stays off until you shorten it. Rewrite all asks the AI for fresh drafts for everyone shown. The send button always states how many reminders and what they will cost before you commit to anything.
E-mail is free. SMS reminders are extra texts — $0.02 each, added to your next invoice — and the send button totals the exact cost first (for example, "Send 7 reminders · $0.14"). Texts only go out inside your company's Quiet hours window, set on Message settings — 8 AM to 8 PM by default, in your company's time zone. Outside that window the app never sends a text: that client's SMS is refused and counted in "could not be sent", while an e-mail reminder still goes out. The note at the bottom of this screen shows the window your company uses.
Each row shows only the channels that client can actually receive: SMS if they have a valid cell number and haven't opted out, Email if they accept e-mails and have one on file. When neither works, the row shows "No channel available" and can't be sent — the client still stays on the list as a reminder that they're due.
Only two reasons: nothing is actually past due for that payer, or they already got a reminder — SMS or e-mail — in the last 7 days (sending twice in the same week isn't allowed). The Skipped count on screen tells you how many were left out for the second reason. When everyone past due got a reminder in the last 7 days, the list is empty, but the screen doesn't say nobody owes: it says how many and how much — for example "3 payers past due — all reminded in the last 7 days" and "$1,240 past due — each payer comes back here 7 days after their last reminder."
After you send, the screen shows a confirmation ("N reminders sent") and calls out anyone who failed, with the reason. A client reminded in the last 7 days simply drops off the list until the week passes — see "Why doesn't a client show" above. A reminder that did not go out doesn't count: refused as too long (for example, a first text that only fit without "Reply STOP to opt out."), texts switched off, or a failed delivery — that client stays on the list, so you can fix the text and send again.
Owner and office only, same as the rest of the Money group — technicians and field supervisors never see this screen or any dollar amount.
Only from QuickBooks: the open invoices that are past their QuickBooks due date, for clients matched to QuickBooks. ZapRoute's own monthly charges don't count in mode B — not even the ones set aside as ignored. On a phone, the line at the top says so ("From QuickBooks invoices past their QuickBooks due date. ZapRoute's monthly charges don't count in mode B."), and each client's card lists those invoices — number, due date and amount — with ↗ to open each one in QuickBooks. On a computer they show in the QuickBooks invoices column, and the QuickBooks badge sits in the navy bar at the top. The AI writes the text with each of those invoices and the total; when they don't all fit in one text, it says how many are open, cites the oldest and gives the total. A client who isn't matched never shows here.
The amount is what the client owes now: a payment or credit that came into QuickBooks but hasn't been applied to any invoice yet is taken off the oldest invoices first — what QuickBooks does when someone applies it. So a client who paid on the 3rd doesn't get a reminder just because nobody applied the payment. The e-mail the client gets (always in English) shows that credit as its own line, "Payments and credits on your account", between the past-due invoices and the total, so the numbers add up; in the preview, the summary under the e-mail text calls it Credit not applied in QuickBooks. With nothing past due, the screen says Nothing past due in QuickBooks and how much is still open there but not yet due. If everyone past due was already reminded in the last 7 days, it says that instead — "3 payers past due — all reminded in the last 7 days" and "$1,240 past due in QuickBooks — each payer comes back here 7 days after their last reminder."
That ZapRoute won't charge anyone from old QuickBooks numbers. In QuickBooks mode a reminder only uses QuickBooks data from a sync in the last 3 hours — otherwise a client who paid this week could still look past due. When the last good sync is older than that, or QuickBooks is disconnected, nothing goes out: the reminders list, the AI drafts, the e-mail preview and the send all stop with that message, plus when the last sync was. Open Billing settings and tap Sync now, then try again. If it answers "QuickBooks didn't sync — nothing changed. Try again in a few minutes.", nothing new was read: wait a few minutes and tap it again. If the connection expired ("Connection expired — reconnect."), tap Connect there to reconnect first — while it is expired, the sync doesn't run on its own.
Because in QuickBooks mode ZapRoute checks the amount again at the moment you send. If what the client owes changed after the draft was written — a payment came in, or the invoices it cites changed: the draft was written for $90 and the client now owes $45 — that text doesn't go out, and when you picked SMS and Email together, the e-mail waits with it. The list reloads with today's amount and the AI writes the text again: check it and send again. A reminder by e-mail only is never held back for this: ZapRoute writes the e-mail from QuickBooks at the moment you send, so it always carries today's amount. Three other reasons can show up there: "the contact didn't match the QuickBooks payer" (the list was reloaded — check it and send again), "nothing is past due anymore" (the client is up to date in QuickBooks; there is nothing to send) and "QuickBooks needs to sync before charging" (see the question above). A reminder that didn't go out doesn't count as sent.
Only the owner. ⋮ menu → Company → Billing settings.
Those two rows have no price in the table: Monthly service comes from the value set on each pool (or the company contract); Repair always comes from that specific work order's own value — never a fixed price.
Where you connect ZapRoute to QuickBooks, match customers, and switch Billing between mode A and mode B — see QuickBooks mode. When Billing is in QuickBooks mode and the connection is the QuickBooks test company (sandbox), the block shows the amber test-company band instead of the small word "sandbox" next to the company name. In mode B the owner also finds Connect another company there, to move to another QuickBooks company without leaving mode B. Right below it, the Invoices card (QuickBooks mode only) picks how invoices get into QuickBooks — see Send to QuickBooks.
New in version 3.22: an alternate way to run Billing for companies that already use QuickBooks Online as the source of truth for money. Owner and office only — technicians and field supervisors never see any of this.
Job costs never write to QuickBooks: choosing which QuickBooks invoice billed an order (Which QuickBooks invoice billed this order? → Confirm) is read-only — nothing changes in QuickBooks.
A switch for how Billing gets its numbers. In the normal mode (mode A), ZapRoute itself keeps the balances, generates monthly charges and records payments. In QuickBooks mode (mode B), ZapRoute keeps track of what was done — visits, photos, salt, filters, repairs — and QuickBooks keeps track of the money: invoices, payments, due dates and balances. Billing screens read straight from QuickBooks instead of computing anything on their own.
Only the owner and the office. Technicians and field supervisors never see a dollar amount, a balance, or anything QuickBooks-related — same rule as the rest of Billing.
Billing settings → the QuickBooks block → Connect. Only the owner can do this. On a phone the path is the ⋮ menu → Company; on a computer it is the sidebar → Company. Connect opens QuickBooks in your browser to sign in and approve — nothing to copy or paste — and the connection is saved as soon as you approve (the browser hands the approval to ZapRoute by itself). Finish in the same browser you started in: for your safety, ZapRoute only accepts the approval that comes back to the browser that tapped Connect. Where you land next depends on the device. On a computer QuickBooks opens in the same tab, and that tab comes back to Billing settings showing "QuickBooks connected". On a phone the approval finishes in your phone's browser, on the ZapRoute website, and it does not take you back inside the app: switch back to the app yourself and open Billing settings again to see Connected. The connection is to your company's real QuickBooks Online. In QuickBooks mode (mode B), balances and payments come from it; ZapRoute reads from it, and creates invoices there only if the owner turns on ZapRoute creates them in QuickBooks and confirms each send — see Send to QuickBooks. A QuickBooks test company (sandbox) has made-up customers and is easy to spot. In the normal mode (mode A), its sign is the word "sandbox" next to the company name, in the QuickBooks block. The amber test-company band only shows in QuickBooks mode, in place of that word and on the money screens — see the question about it further down.
Because the approval came back to a different browser than the one that tapped Connect — for example, the QuickBooks sign-in page copied from one browser into another, or a browser that blocks ZapRoute's connection cookie (it only lasts 10 minutes). It is a safety lock: it stops anyone who got hold of the link from attaching their own QuickBooks to your company. Nothing was connected. Tap Connect again and do the whole thing in one browser, without switching. If it keeps happening, turn off privacy extensions for this step or use Chrome. The link behind Copy link lasts 2 minutes — after that, tap Connect again for a fresh one.
In QuickBooks mode (mode B), don't disconnect: in Billing settings → QuickBooks, tap Connect another company (owner only). It asks first — Connect another QuickBooks company? — and Continue to QuickBooks takes you to sign in and pick the other company. Mode B stays on the whole time, and no monthly charges are created. If QuickBooks turns out not to be connected at that moment, ZapRoute says so and points you to Connect — you pick the other company there. In the normal mode (mode A), first Disconnect the current one (Billing settings → QuickBooks): while one is connected, ZapRoute refuses a different company. When you then connect another company file — including moving from a test company to your real one — ZapRoute sets aside the old file's customer matches (they stay on record; nothing of yours is deleted), clears the copy of the old invoices and payments it had read, and starts fresh with the new file. The green message says your clients need to be matched again: open Match customers and match each one to the new company's customers. Reconnecting the same company keeps every match.
The step that links each ZapRoute client (or company/contract) to the matching customer in QuickBooks. ZapRoute compares names and emails and sorts each one into EXACT (same name), SUGGESTED (same email, name written differently) or NO MATCH. You review the list, pick a customer for anything left unmatched, and tap Confirm all exact and Save. One QuickBooks customer can cover several pools at once — that's how a company or contract with more than one property works. If the connection is the QuickBooks test company (sandbox), don't link: its customers are made up by Intuit. In the normal mode (mode A), it only shows as the word "sandbox" next to the company name, in the QuickBooks block; in QuickBooks mode, the list also shows the amber band.
It shows how fresh the numbers on screen are. ZapRoute checks QuickBooks for updates by itself every 60 minutes. Opening the screen does not check — what you are looking at can be up to an hour old. Tap Refresh to check right now; if the last check was less than 15 minutes ago it just says "Up to date" instead of checking again.
Because in QuickBooks mode payments aren't recorded in ZapRoute — they're recorded in QuickBooks. Once you enter a payment there, it shows up here automatically the next time ZapRoute syncs.
A link on invoices, payments and credits that opens that exact record inside QuickBooks, so you can check or edit it at the source. On a computer it opens in the same tab, in place of ZapRoute — use the browser's Back button to return to ZapRoute.
That client or company hasn't been linked to a QuickBooks customer yet, so ZapRoute has no balance or invoice to show for them. That's why their balance shows "—" — never $0, which means paid up. Tap Match customer to go fix it in Billing settings. If everyone is NOT MATCHED and the connection is the QuickBooks test company (sandbox), see the next question.
Because the QuickBooks you connected is Intuit's test company (sandbox), which comes with made-up customers. None of your clients match them, so everyone is NOT MATCHED — and a payer who isn't matched shows "—" as the balance, never $0. The "—" doesn't mean paid up: it means ZapRoute has no balance for that person.
The amber band — QuickBooks test company (sandbox) — these balances aren't real. — shows at the top of Balances, Ready to invoice and Match customers; on the client's Balance tab, right below the ACCOUNT BALANCE card; and inside the QuickBooks block in Billing settings. It only shows in QuickBooks mode. In the normal mode (mode A), the test company only shows as the word "sandbox" next to the company name, in the QuickBooks block.
Don't link your clients to the test company's customers. Connect your real QuickBooks instead: tap Connect another company, pick your real company — mode B stays on — and link your clients to the real customers: see "What happens if I connect a different QuickBooks company?".
For a client who already paid several months ahead (a "pay in advance" arrangement) — the office sets the month they're paid through, and the monthly billing list skips them automatically until that month arrives. The pencil next to it lets you set or clear the date; only the owner and office can change it.
It shows on the Balance tab only for a client with two or more pools. Off (the default): the client gets one monthly invoice with a line per pool — the way most people bill. On: each pool gets its own invoice. Ready to invoice follows whichever you pick, and it changes nothing that's already in QuickBooks. Only the owner and office see it.
On the client record's Balance tab, a list of everything ZapRoute has recorded for that client — salt, filter, repairs — that hasn't made it onto a QuickBooks invoice yet. Each line shows the date, the photo (if there is one) and the amount, with a note that it'll go on the next invoice.
The screen that replaces Monthly charges in the menu once QuickBooks mode is on. It lists, payer by payer, exactly what should go on next month's invoice: the monthly service line, extras with their dates ("1 bag - September 13", a filter wash, a repair), and any suspended-week discount — laid out the way a real invoice reads. It defaults to next month once you're past the 20th of the current month, because invoices go out in advance. With I type them in QuickBooks (the default), the list is for typing: a note at the top says so, and you enter each invoice in QuickBooks in the order shown. With ZapRoute creates them in QuickBooks, each customer has a box and Review & send creates the invoices — see Send to QuickBooks.
A choice for each completed repair: fold its charge into the client's regular monthly invoice, or give it its own invoice on its own. Tap the chip to switch — only the owner or office can change it.
Ignore takes one extra (say, a courtesy service) off the Ready-to-invoice list without deleting the underlying record — it's for things you've decided not to bill. Restore puts an ignored item back on the list. A line already on an invoice ZapRoute created has no Ignore or Restore; if that invoice is voided in QuickBooks, the line comes back.
A set of alerts for whenever the two systems don't agree: a client's monthly value in ZapRoute doesn't match the monthly service on their last QuickBooks invoice (an extra on the same invoice, like an extra cleaning, doesn't count), a client has no invoice yet for the month, an extra charge (salt, filter, repair) hasn't made it onto an invoice, a client isn't matched to QuickBooks (a provisional customer record from an estimate that hasn't been approved yet doesn't count — it only becomes a client once the estimate is approved), or the connection has expired. Mark as seen dismisses an item until the month turns over — it comes back if the same thing is still true next month.
In Company → Billing settings, the Billing mode switch: A (ZapRoute keeps balances) or B (QuickBooks keeps balances). Turning B on needs QuickBooks already connected and at least one client matched. If the connection is the QuickBooks test company (sandbox), don't link a client just to turn B on: connect your real QuickBooks first. Turning it back off to A asks for confirmation: ZapRoute balances take over again, QuickBooks numbers stop showing, and monthly charges start on the 1st of next month — never in the current month (see "If I switch back to mode A, will ZapRoute charge the months I spent in mode B?"). In mode B, monthly charges are never created on the 1st, and the Due date setting has no effect — QuickBooks' own terms apply.
Still added by hand, directly in QuickBooks — ZapRoute doesn't suggest or apply late fees in either mode.
QuickBooks access needs to be renewed once in a while. Go to Company → Billing settings → QuickBooks and tap Connect again to reconnect — nothing is lost, and ZapRoute picks up right where it left off.
Because in mode B QuickBooks keeps your balances — without it, Billing would have nowhere to read them from. In mode B, Disconnect opens QuickBooks keeps your balances, which says so and shows the way out. To use another QuickBooks company, tap Connect another company right there: mode B stays on and nothing is charged — see "What happens if I connect a different QuickBooks company?". To stop using QuickBooks altogether, switch to mode A first (see the next question), then disconnect. Close leaves everything as it was.
No — nothing is ever charged backwards. Back in mode A, monthly charges start on the 1st of next month: never in the month you switch, never before it. The confirmation, Switch back to mode A?, says the exact day ("Monthly charges start on November 1") and shows what will start before you confirm — for example "40 monthly charges · $6,480/mo · first on Nov 1" and "Nothing retroactive: October is not charged." The amber note under Billing mode says it too: charges start on the 1st of next month, and you see how many and how much before confirming.
Charges set aside as ignored while you were in mode B stay out for good. The same window lists them by month — "October's 40 ignored charges stay out · $0 due" and "Set aside in mode B — they never count again." They never come back as a balance, a past due, aging or a reminder, and a new payment never goes to them — in either mode.
In QuickBooks mode (mode B), the Invoices card in Billing settings sets how this company's invoices get into QuickBooks: I type them in QuickBooks (the default) or ZapRoute creates them in QuickBooks. Owner and office only — technicians and field supervisors never see any of this. Only the owner turns it on and creates invoices; the office sees the list and the review. Nothing is created until the owner confirms, and the email to your customer goes from QuickBooks. Company contracts, late fees and card fees stay by hand in QuickBooks.
Yes, if the owner picks ZapRoute creates them in QuickBooks in Billing settings → Invoices (QuickBooks mode only). The default is I type them in QuickBooks: Ready to invoice shows what to bill and you type each invoice in QuickBooks. With the option on, you tick who goes, check every line and confirm; ZapRoute creates the invoices in QuickBooks — never invoices of its own. QuickBooks numbers them and adds any tax, and you email them from there. ZapRoute never creates an invoice by itself or on a set day, never emails or charges your customer, and never changes an invoice after it is created.
Only the owner, in Billing settings → Invoices (the office only sees the card); it applies right away. ZapRoute creates them in QuickBooks asks Let ZapRoute create invoices in QuickBooks? — tap Turn on, then choose a QuickBooks item for each service in the Price list. Extras already on a QuickBooks invoice are marked as invoiced. If it says QuickBooks is set to number invoices by hand, turn off "Custom transaction numbers" in QuickBooks (Account and settings → Sales): ZapRoute never makes up a number — and QuickBooks will then number the invoices you type there too. I type them in QuickBooks asks Switch back to typing in QuickBooks? — Switch: invoices already created stay in QuickBooks, a send that is running finishes first, and your items stay saved. Going back to mode A turns it off too.
On Ready to invoice, each ready payer has a box, already ticked (Select all ready ticks them all). Tap Review & send: check the month, how many invoices, the total before any tax, the Invoice date and each payer's lines — then tap Create and confirm. They are created one by one, and you can leave the screen. Each customer gets one invoice (or one per pool); a repair on Separate invoice gets its own, dated the day it was done. The number and the terms come from QuickBooks. Whoever already has this month's invoice in QuickBooks stays out. The first time, the list opens with nothing ticked: pick 1 customer, check that invoice in QuickBooks and tap Yes, it looks right — then send the rest. With the option on, don't also type these invoices in QuickBooks.
No — ZapRoute never emails an invoice or charges your customer. The invoice of a customer with an email in QuickBooks waits there under "Send later", and you send it from QuickBooks when you are ready, as you do today. A customer with no email in QuickBooks is left unmarked; Review & send tells you how many. The confirmation says it too: "ZapRoute doesn't email these invoices."
It shows under Needs you with the reason — for example QuickBooks says this customer is inactive, or a lock with Choose items when a service has no QuickBooks item. Fix it in QuickBooks (or choose the item), then tap Send it again: it opens the same confirmation. An invoice already created is never created again. If the send stops midway — the connection expired (tap Reconnect), QuickBooks didn't answer, or QuickBooks asked us to slow down — the ones created stay; send the rest with the same button. The list changed means something changed after you opened the review: nothing was created; tap Review again.
QuickBooks didn't answer clearly while that invoice was being created. Before anything else, ZapRoute looks for it in QuickBooks, so it is never created twice; meanwhile its box is locked. When it is found, it turns green — SENT, with its number. If it isn't there after about 10 minutes, it comes back as Not found in QuickBooks — it was not created, and you can send it again. Nothing is sent again on its own.
Void it in QuickBooks (deleting it there works the same). ZapRoute never changes or voids an invoice it created. After the next sync with QuickBooks (or Refresh), it shows as VOIDED on Ready to invoice, unticked: "Voided in QuickBooks. Tick to send a new one." Its lines are back on the list, so you can tick it and send a new invoice. To fix just one line or amount, edit the invoice in QuickBooks.
A grayed-out payer is left out of the total and of any send — whether you type the invoices or ZapRoute creates them. The tag says why: IN QUICKBOOKS, this month's invoice is already there (with its number and date); BY HAND, a company contract, invoiced by hand in QuickBooks; NOTHING TO BILL, the pool was suspended the whole month ($0); PREPAID, paid ahead (Prepaid until on the client); NOT MATCHED, not linked to a QuickBooks customer yet — use Match customers. With ZapRoute creating them, a separate repair of a grayed-out payer still has its own box.
Yes, in Review & send (owner only). The Invoice date comes suggested from the date of last month's invoices in QuickBooks (with none, the last day of the month before); tap it to pick a day from the 1st of the month before to the end of the billed month. It goes on the monthly invoices; a separate repair keeps its own date. For an extra, tap the pencil on its line: Amount on this invoice changes only this invoice, and the price list stays the same. The monthly service, the suspension discount and repairs don't change there — a repair's value is changed on its work order.
In Billing settings → Price list: with ZapRoute creating the invoices, each row has a QuickBooks item — tap Choose an item and pick one of your active QuickBooks items. Suggested is the item already on your invoice lines for that service. The new Suspension discount row is for the week off when a pool is suspended. Only the owner changes items; the office only sees them. To use a new item, create it in QuickBooks first. Until a service has its item, the customers with that service are locked, with Choose items to fix it.
On the sign-in screen of the Android app or of the browser version (app.zaprouteapp.com), tap New here? Start your free trial (or go to zaprouteapp.com/signup). On iPhone the company account is created on the website, at zaprouteapp.com/signup, and then you sign in to the app with the same email and password. Fill in the company name, your name, email and a password. You get 30 days free, no card needed. A confirmation link arrives by email — confirm it first, then sign in to the app with that email and your password; your account is already created. Want help during your trial? Tap + Add WhatsApp (optional) and type your number: Fabio, the founder, can write to you there himself — never automated or bulk messages. Didn't get the confirmation email? Look in Spam or Promotions (it comes from no-reply@zaprouteapp.com), tap Resend link, or use a different email if you typed it wrong. The link works for 1 hour. Signed in before confirming? The app shows "Confirm your email first" with a Resend confirmation email button that sends a fresh link. The welcome email also has the App Store (iPhone) and Google Play (Android) buttons to download the app. Got a community coupon? Type it in Coupon code and the trial gets longer (the screen confirms how many days).
One product, every feature, two tiers by the number of pools: Solo $59 a month, up to 60 pools · Max $1 per pool, 61 pools or more — 61 pools is $61, 86 pools is $86. The price adjusts by itself every month and is never retroactive. Until Feb 28, 2027 there is also the founding company offer — see the next question. The iPhone app shows no prices.
Yes — until Feb 28, 2027, for the first 20 companies: subscribe during your free trial, or up to 7 days after it ends, and you get 50% off your first 3 payments — $29.50 instead of $59, or $43 instead of $86 with 86 pools — then the full price from the 4th payment on. No code needed — it's applied automatically.
On Android and on the web, the owner and the office see it from the first day of the trial: in the banner at the top, with the spots left, on the sales page and in ⋮ → Billing settings → Subscription, with the last day for your company. For 7 days after the trial ends it is still on the subscription screen. It goes away when you subscribe, when the 20 spots are taken, after Feb 28, 2027, or 7 days after your trial ends. The iPhone app doesn't show it.
With 3 or more trial days left, Stripe's payment page shows the full price — the discount goes into your subscription by itself before the first charge. With less than 3 trial days left — or in the 7 days after the trial ends — it is already on today's payment. The 50% comes off each of those months' real amount — if your pools go up, so does the base — and your receipts show the discount on each of the 3 payments. It is once per company: if you cancel, subscribing again later is at the full price.
The greater of two numbers: pools visited in the previous month (at least one visit with a photo) and pools active today. The subscription screen shows both — "25 visited in August · 121 active today. We charge the higher of the two." — and the invoice uses the larger one.
A pool is active when it has at least one route day (or is set to daily), its client is active, and it is neither suspended nor inactive. A pool that exists only for a repair — no route days — never counts, visited or not. A pool waiting in Not on any route with no route day doesn't count either, until it gets a day.
Yes, and it costs what that route costs. We only count pools that are inside ZapRoute — the greater of those visited here last month and those active on your routes here today. The pools that stayed in your old system are not here, so they count zero on both sides. One technician's route of forty pools is forty pools: $59 a month, not the price of your whole book.
When you bring the rest, the count goes up the same day. If that moves you up a tier the difference is charged right then; inside the same tier it lands on your next invoice. Going down is only recounted on the 1st.
Why two numbers and not just the visits: counting visits alone would let a whole route be suspended on the 30th and come back on the 2nd; counting active pools alone would charge for a route that stopped months ago. Each number closes the other's gap.
You pay the same. Suspending sets the *active today* number to zero, and leaves the *visited last month* number exactly where it was — and the bill uses the higher of the two. Those visits already happened, so they are still counted and still charged.
The bill goes down when you actually service fewer pools: a pool you stop visiting drops off the *visited* side on the 1st of the month after, and a client you deactivate drops off the *active* side on the 1st. Both are real changes to your route, not a date trick.
On the 1st the app counts the previous month and sets the tier for the new month. During the month the count only goes up, never down: add pools on the 10th and they are charged (the difference right away if it changes tier, on the next invoice if it does not). Losing a client never raises your bill — it lowers it on the 1st.
Because 121 pools are active in your account, and we charge the higher of the two numbers. Both are on the subscription screen, side by side, with the month each one refers to.
The gap is usually one of three things, and the count follows the fix on the 1st:
We never count a pool twice, and we never count one that is inactive, suspended, or belongs to an inactive client.
From the first day, the owner and the office see a banner with the trial days left and, while it applies, the founding company offer. Seven days before the end it turns amber for everyone. Apply your first route (3 stops or more) during the trial and it gets 14 more days, once. The day after the end, the owner and the office see the subscription screen instead of the app — for 7 more days it still shows the founding company offer — and technicians still see today's route for 7 more days. Nothing is deleted — subscribe and pick up where you left off. The owner also gets e-mails 7 and 3 days before the end and the day after it — see the trial e-mails question below.
Apply your first route during your free trial: in the Route builder, pick a technician and a day with 3 stops or more, tap Optimize and save the route — or, on the phone, Optimize route → Apply this order. The trial gets 14 more days, once per company, and the owner gets an e-mail with the new date. The order that comes from an import doesn't count, and if you already subscribed during the trial the 14 days don't apply. On iPhone it works the same.
Yes. During the trial, the owner and the office can talk to Fabio, the founder, on WhatsApp — the link is at the bottom of the Setup card and in the trial e-mails — or write to support@zaprouteapp.com. Zappy answers right away, any time.
A few short ones, only to the owner, in the language of the account and at most one a day — and they stop the day you subscribe:
Each one goes out once. Replies go to support@zaprouteapp.com — the one from Fabio, 30 days after the end, goes to him. The welcome email and some of these also have a line to talk to Fabio, the founder, on WhatsApp. Technicians, supervisors, estimators and office logins never get these e-mails. Service e-mails come only when something happens: "Your ZapRoute trial just got 14 days longer", "Your pools are in ZapRoute" and "Your ZapRoute sign-in link".
Tap "Stop trial emails" at the bottom of any of them. It opens a page that asks first: only the page's "Stop trial emails" button stops anything — opening the page changes nothing. Gmail and Outlook also show their own Unsubscribe at the top of the e-mail, which does the same in one tap.
It is one stop for both: the trial e-mails and ZapRoute news stop together for that address. Subscribing stops the trial e-mails by itself. Sign-in and password e-mails and receipts keep coming. Changed your mind? Write to support@zaprouteapp.com.
We keep it for 7 days and send two reminders, each with a fresh link. To confirm, tap the button in any of our e-mails — or, on the sign-in screen, type your email and tap Email me a sign-in link. After 7 days, an account with no pools, visits or customers is deleted; one with any of them is kept.
Yes, free, within one business day. In the app — in step 3 of the Initial setup and on the empty client list — attach your customer list (a CSV or Excel file, or the export from Skimmer or QuickBooks, up to 5 MB), tick I allow ZapRoute support to import my client list into my account and tap Import for me. No file yet? Tap Import for me anyway and we help you export it. The card shows the day it will be ready, and Cancel request stops it and deletes the file. When your pools are in, we email you — with the rows that didn't come in — and the app shows Your pools are in. Only ZapRoute support opens your file, and we delete it 30 days after the import. You can also reply to the trial e-mail "Import your customer list" with the file attached. No login of ours is ever added to your company.
Prefer to do it yourself? ⋮ menu → Company details → Import clients — the whole chapter is Bringing your list in.
By the end of the next business day (New York time) — the card in the app shows the day. When it's ready, we email you with the rows that didn't come in and why, and Your pools are in shows at the top of the Dashboard and of the client list, with Build my first route. Changed your mind? Cancel request stops it and deletes your file right away.
Only the owner. Tap Subscribe (on the banner, on the subscription screen or in ⋮ → Billing settings → Subscription). Payment happens on zaprouteapp.com, with card and invoices by Stripe. To change the card, download invoices or cancel, use Manage in Stripe. Cancelled in Stripe? Billing settings shows Cancels on and the last day; everything keeps working until then, and Keep my subscription undoes it. After that day, Subscribe again is on the subscription screen — at the full price, because the founding company offer is once per company. On iPhone the app only shows the address — open zaprouteapp.com in the browser. On Android and on the web, Continue to secure payment opens Stripe in the browser.
⋮ → Billing settings → the Subscription block: plan, pools counted and when, next invoice and paid-through date. Read only, owner only. Technicians never see it. On iPhone the block shows no amounts — just the plan name and the dates; the amounts are in ZapRoute on the web (app.zaprouteapp.com) and on Android.
A sales page opens first, inside the app: your tier by the real count (Solo or Max) with the math ("86 pools × $1 = $86 a month", or "Up to 60 pools: $59 a month"), the two tiers, the founding company offer box while it applies, the month's price, everything that is included, sales tax "at checkout" and what is due today. The summary shows the full price; the offer goes in by itself. Continue to secure payment opens Stripe's secure page in the browser, where you enter the card and the billing address — Stripe calculates the tax for your address and emails the receipt. The app unlocks the moment the payment goes through; if it was open, tap I've paid — refresh.
Yes. With 3 or more days left, the card is saved today and nothing is charged until the trial ends — the sales page says "Due today $0.00" and the date of the first charge. With less than 3 days left, the first charge is today. Either way, if the founding company offer applies to you, the first charge already comes with 50% off.
⋮ → Billing settings → Subscription: the card on file (brand, last 4 digits, expiry) with Update card, the next invoice with the exact amount, and the last payment with Receipt. On iPhone these lines show dates, not amounts. Invoices & receipts and Manage in Stripe open Stripe's portal, where you download every invoice, change the card or cancel. Receipts also arrive by email after every payment.
Everything keeps working for 7 days. The owner and the office see a red banner with the last day and Update card, and Stripe may try the card again. After those 7 days the owner and the office see the subscription screen; technicians and field supervisors keep working 7 more days. Nothing is deleted, and access comes back by itself when the payment goes through. On iPhone the banner only shows the dates.
Two places. On the sign-up screen, the small line under the button — "By continuing you agree to the Terms of Service and the Privacy Policy" — has both names underlined, and each one opens its own document. They are also always at zaprouteapp.com/terms and zaprouteapp.com/privacy.
Yes, and it is short: the date and time you created the company account, which version of the Terms was live that day, and whether you signed up in the app or on the website. No signature, no extra click — creating the account is the acceptance, exactly as the screen says. If the Terms change later, we email the owner at least 30 days before the new version takes effect.
That is ZapRoute news: an e-mail we send now and then to the owners of each company that uses ZapRoute, about new features and changes in the app. It goes to the owner's own e-mail, in the language of their account. Only owners get it — technicians, supervisors, estimators and office logins never do.
To stop it, tap "Stop getting ZapRoute news" at the bottom of the e-mail. It opens a page that asks first, and only the page's "Stop ZapRoute news" button stops the news — opening the page changes nothing. Gmail and Outlook also show their own Unsubscribe at the top of the e-mail, which does the same in one tap. Either way, it stops every ZapRoute news e-mail to that address, not just that one.
Stopping the news also stops the trial e-mails — it is one stop for both. The e-mails about your account don't stop. Sign-in and password e-mails, receipts and billing notices, and changes to prices or the Terms keep coming.
Changed your mind? Write to support@zaprouteapp.com to get ZapRoute news again.
ZapRoute news has nothing to do with Announcements, the e-mails and texts your company sends to its own clients — stopping one never touches the other.
Reports → Miles & fuel tab (owner/office only — it moved here from its own menu spot): the company total (~miles and $ per month) and, per technician, miles per week/month, gallons and cost — plus the weekday chart.
That technician's route isn't measured because they haven't set up base and truck. Ask them to fill in "My base & truck".
A button inside Miles: the measured routes of the last 30 days — day, technician, miles, cost and the "optimized" badge. Days without a saved order use the optimized route as the estimate.
With Job costs on, Profit per pool has two tabs: Pools (maintenance, below) and Jobs (each repair and equipment job's real profit, beside maintenance — never added into it). In Pools, a repair-only trip leaves maintenance and goes to its job once the job is billed, the JOBS · BILLED · PROFIT column takes the place of Repairs invoiced, and a part you replaced under the contract with no bill counts in maintenance as Parts (not billed). Job costs has its own chapter.
Menu → Profit per pool (owner only): what each pool leaves you in the month after chemicals, fuel and your technician's time. Worst first. Nothing on that screen reaches technicians, client e-mails or shared links.
Both — they count different things. The header of Profit per pool counts only the pools that are active and not suspended, and says so: 84 active pools (not suspended). The Clients list counts every active pool, including one that is on a suspension. A suspended pool is out of the route and out of the month's revenue on the Dashboard too, so it has no profit to show. In a month that is over, the header counts that month's pools instead: the ones that already existed and were not suspended for the whole month.
Revenue (the pool's monthly value, or the contract divided by its units) minus the chemicals dosed in the month, minus the fuel of the miles driven to the house, minus the technician's time at the stop plus the drive. Repairs and estimates are not counted: the repair money billed to the client shows beside the profit, in Repairs invoiced, never inside it.
The fuel and the labor are counted per trip to the house, not per service logged: a cleaning and a test strip on the same day are one trip down one road, so they are counted once.
They are rules, not a guess: chemicals well above your average, price below your average, a house much farther than the rest, or a pool served more than once a week. A pool can have more than one.
The frequency chip shows two things: how many stops you made there in the month, and how many times a week the route calls for. They are different numbers on purpose — 19 stops in a month and 7× a week describe the same pool.
! Until Sep 19, 2026 that chip showed SERVICE LINES with a "a week" label: a pool on a 7×-a-week route read as "38× a week", because a cleaning and a chemical test logged the same day are two lines and one trip.
Yes, since version 3.73. Each one filters the list: the first shows the pools losing money, the second the ones below your target, the third both groups together. If there are none, the screen goes back to "All" and says so in a green bar — empty there is good news.
The fourth box does not click: it is the explanation. It says what is dragging those pools down — price, chemicals or distance — and how many pools suffer from each. The numbers can add up to more than the pool count, because one pool can have more than one cause.
Yes. Next to the search box there is Worst first by: Lowest margin | Fewest dollars. Margin is the factory order.
Both questions are legitimate and answer different things. A large commercial pool can leave eleven times more money in the month than a small house and still show a lower margin than that house — because you go there every day. By margin the small one looks better; by dollars the commercial one is what pays your bills. Look at both before you touch a price.
Because the data is missing, and the app never invents a number: the technician has no truck set up, the route has not been measured yet, or you have not filled in how you pay that technician. Open Cost setup and it tells you what is missing.
Button Cost setup at the top of the screen: minutes at a stop, your target margin and, per technician, how you pay him. Technicians never see these numbers.
Cost setup → the technician's row → How you pay, one of four ways the trade pays a pool guy:
Then fill in the number of the model you picked. The app refuses to save a model without its number: left blank, the labor cost would quietly become zero and the screen would show you a margin you don't have.
Cost setup → his row → Monthly salary → type the monthly amount. You type it once and never touch it again: ZapRoute splits it across his pools by itself.
! Changed on Sep 19, 2026. Until that date the salary was split by the TIME each house took, and "time" included the drive out there. That charged the same trip twice — once as gas, once as labor — and far houses showed up as the worst on the list when they were the ones making the most money. The split is now per STOP, and distance shows up only in the fuel column.
How the split works.
cost per stop = monthly salary ÷ the month's PLANNED stops this pool's share = cost per stop × the stops he actually made THERE
"Planned stops" are the ones the route calls for in the month — the weekdays on each of that technician's pools. A pool visited every day carries far more than a once-a-week pool, because it eats far more of your month. Distance does not enter into it.
Two things follow, and both are on purpose:
A past month keeps its own pools and its own route — but not its prices. A month that is over counts only the pools that already existed on its last day and were not suspended for the whole month: a pool you add in October never shows up in August, and a pool you suspend today still shows in August, where it was active. While a month is running, each time you open Profit per pool the app writes down that month's planned stops for each technician; once the month is over, that record is what splits the salary — so adding 20 pools to the route in October does not change what August cost. What the app does not keep is old prices: a past month uses today's price for each pool, so changing a pool's price today changes its past months too. A blue note on every past month says so, naming the month. Months that ended before this update, or a month in which you never opened the screen while it was running, have no record of the route either: there the salary split uses today's route, and the same blue note says that too.
Leave both The company pays… boxes checked: someone on payroll is not buying chemicals or gas out of pocket.
Cost setup → his row → Per stop → type 22. It is per TRIP TO THE HOUSE, not per month: a pool he goes to 4 times in the month costs you $88 of labor, and a pool he goes to twice a week costs you twice that.
A cleaning and a test strip logged on the same day are ONE trip, paid once. He drove there once, so he is paid once and the gas is counted once. Two different technicians at the same house on the same day are two trips — two trucks on the road.
Leave both The company pays… boxes checked if the chemicals and the gas are yours. If they are already inside the amount you pay him, uncheck them.
! Two things were wrong here before 19 Sep 2026. The label said "Per pool", which read like a monthly amount. And the app charged the amount once per SERVICE LOGGED, so a house that got a cleaning and a test strip on the same day was paid twice and its gas was counted twice.
Because those costs are his, not yours — and the screen only shows your company's money. When you untick The company pays for the chemicals and The company pays for the gas on his row in Cost setup, the Chemicals and Fuel columns on his pools show $0, the tiles at the top stop adding them, and every row adds up: revenue minus the three columns is exactly the profit. Your only cost on that pool is what you pay him (per stop, per hour or the percentage).
His miles still show — on the route, on the map and under the pool's Details — because the trip happened; it just isn't your cost. And the app does not ask for his truck or warn "technician without a truck": the mpg of someone who fills his own tank is nobody's business.
! Until Sep 20, 2026 the columns showed the gross cost even when it was the pool guy's, and the total at the top took that money out of your profit. On a book with one subcontractor the gap passed two hundred dollars in a month.
Not anymore. The box only decides whether that technician's chemicals are your company's cost in profit per pool; no technician has to register a product. Profit counts only the chemicals logged in Chemicals added: a stop with nothing logged adds $0 in chemicals. When some stops have nothing logged, Profit per pool says so under Chemicals — for example Logged on 0 of 38 stops on the tile at the top, logged on 0 of 4 stops when you open the pool and 0 of 4 logged in the web table.
! Changed on Oct 4, 2026. From Sep 20 to Oct 4 this box also made a technician whose chemicals the company pays for register the product or tap No product today; the requirement and the button are gone. The Required mode in Water chemistry still obliges only READINGS (pH, chlorine…).
It counts the month's stops that had a product logged. A stop is one trip to the house — a cleaning and a chemical test on the same day are 1 stop — and only stops with a cleaning or a chemical test by a technician whose chemicals your company pays for count. On the stops with nothing logged, profit counts $0 in chemicals, so the pool may be making less than it looks. A subcontractor's stops do not count: his chemicals are not your cost. Pools whose chemical test is not tracked (third-party chemicals, like club houses) do not count either, and the DE powder from a filter wash is not a product logged. With Water chemistry on Off, the line never shows. A visit marked No product before the change does not count as logged. When every stop has a product logged, the line goes away.
Cost setup → his row → % of revenue → type 70 (his share, not yours). Then UNCHECK The company pays for the chemicals and The company pays for the gas: on a split like this the pool guy buys the product and fills his own truck, so those costs never leave your pocket and ZapRoute stops taking them off your profit. A pool that bills $90 a month leaves him $63, and your profit is the other $27 — not $27 minus chemicals and gas.
Almost always the payment model is set wrong. The classic case is the 70/30 saved as if the company still paid for everything: the percentage comes off the revenue AND the chemicals and the gas are taken off again, so every house goes red. Open Cost setup, pick % of revenue and uncheck the two The company pays… boxes. The other classic case is Per stop filled in with a monthly amount — that number is charged once per trip to the house, so a pool he goes to 4 times counts it 4 times.
The repair money billed in the month, shown next to the profit — never added to it. Profit per pool has no cost for a repair, so adding its revenue would show a margin you don't have: profit and margin stay exactly as before.
On a computer it is the last column of the table, Repairs invoiced: what was billed for repairs to that pool's client in the month, with a small line underneath — "1 invoice" (or "1 charge"), or "client · 2 pools" when that client has two pools; then the same amount shows on both. A pool with no repair that month shows "—". On a phone, a Repairs invoiced line shows at the bottom of the pool's card only when its client had a repair billed. At the bottom of the list, the month's total says where it came from — for example "Repairs invoiced in September: $1,240 · from QuickBooks · not in profit".
It works in both modes, and the total at the bottom is always your whole company's. In QuickBooks mode it is the repair lines of every QuickBooks invoice of the month — matched to a client or not, a repair-only customer included — by the same month rule as the revenue on the Dashboard (a repair on its own invoice counts in the month it was issued; one added to the monthly invoice goes with that invoice), so it is the same number as Repairs in the Dashboard's revenue breakdown for that month. In the normal mode (mode A) it is all of ZapRoute's own repair charges for the month, voided ones and ones set aside as ignored left out — the total then says "from ZapRoute charges". The column and the phone line are per pool: they only show the repair of that pool's client (in QuickBooks mode, a client matched to QuickBooks), so a repair billed to someone with no pool on the list counts in the total and in no row. Filtering the list by technician hides rows, not repairs: the total stays the company's. On a laptop too narrow for one more column, the table leaves the column out and keeps the total at the bottom.
Reports → Revenue history shows every year of your QuickBooks billing, month by month: the invoices and credit memos, counted by the month of the service, in the chart you prefer. Only the owner sees this tab. Before any number shows, the reading is checked against the QuickBooks P&L — by you, or by the office on the Office desk — and published. Projects are invoices with $2,500 or more of repairs (or marked by you); former customers stay in the history but not in Clients. Export → CSV downloads every number on the tab. Nothing is ever changed in QuickBooks by reading the history.
Open Reports → Revenue history (owner only). The first time, tap Read history: ZapRoute reads your QuickBooks invoices once, read-only, and you check the numbers before they show. On each card, pick the chart type you like — it is remembered.
History counts each invoice in the month of the service. Set Basis to Invoice date to get close to the P&L; the rest is sales receipts and tips.
Recurring only leaves out Projects (invoices with $2,500 or more of repairs, or marked by you). A former customer had a whole month with no bill; they count in every number but don’t return to Clients. With Former on, Win back former clients opens Messages › Former clients, where you pick who gets a win-back offer and each one's price.
In Revenue history, open the card Recurring vs one-off (Projects) and tap Projects by invoice. Pick the year and switch each invoice on or off; Reset goes back to automatic ($2,500 or more of repairs). Every number updates right away. Owner only.
When a QuickBooks reading is ready to check (or stopped), Office desk shows Revenue history to check. Check now opens only the check page: the years against the P&L, the old items and Publish history. The office doesn’t see the Revenue history tab or customer names.
Turned on per company on request — ask support@zaprouteapp.com.
Profit per pool → Jobs (owner only) shows what each repair and equipment job leaves you after the parts you bought and the repair trips. A job is the bill that charged the client: the QuickBooks invoice in QuickBooks mode, or the ZapRoute charge in the normal mode. It counts the repair and equipment lines; consumables (bagged salt, chlorine, tablets) stay out. A job billed with $100 or more of repair and equipment and no purchase shows Cost missing — mark No parts bought on a labor-only job. Labor and gas come in by themselves from the repair trips, at the cost per stop of your Cost setup. The cost counts in the month of the job's bill. Costs, suppliers, supplier invoice numbers and receipts: owner only. Nothing is written in QuickBooks.
Open the order in Estimates — or the job in Profit per pool → Jobs — and tap Add purchase. Type what you paid with tax, the supplier, the supplier's invoice number and the date, and add the receipt: a photo or a PDF. Labor and gas from the repair trips come in by themselves. Only you (owner) see it. Something already installed, with no job? Use Add purchase record on the pool's equipment, or Add part (not billed) in the pool's details.
It was billed but has no purchase and no “No parts bought” mark, so ZapRoute won't guess a margin. Add the purchase, or mark No parts bought for labor-only jobs.
Link the purchase to the pool's equipment and add the serial number and the warranty. The whole team sees “Under warranty until …” (never the money). Lights aren't on the equipment list: their serial and warranty stay on the purchase, so the claim sheet works but the team sees no badge. When a new estimate is opened for that pool, ZapRoute warns you and has the supplier's invoice, date and receipt ready to print or share. Warranty typed on the equipment with no purchase? ZapRoute warns you too — tap Add purchase record to keep the invoice with it. To find a purchase, search by supplier, invoice # or serial in Profit per pool → Jobs.
QuickBooks: no, nothing is written there. Pool profit: two small changes. Once a job is billed, its repair-only trips leave maintenance and go to the job — on a repair that took more than one day, only the day it was finished. Parts you replace under the contract with no bill count in maintenance as Parts (not billed). Job profit sits beside maintenance profit and is never added into it. A purchase with no job, kept for the warranty, never counts in profit.
It's under $100 (a float, a small part), or an old bill whose item names weren't saved, so ZapRoute doesn't ask for its cost — add a purchase if you want its profit. Work you did for free, under warranty or as a courtesy: mark it No charge, and the job shows what it cost you.
That QuickBooks customer isn't matched to a ZapRoute client yet. The job still counts and takes purchases. To see the name and the pool, use Billing settings → Match customers.
In the purchase, choose Installed as → New equipment on this pool and give each one a name (e.g. Main pump, Booster pump). The team sees the names and the warranty, never the money. A pool has one filter: to change it, use Replaces.
Yes: the discount on the job's own bill comes off what was billed — only the job's share when the bill also has the monthly service. A credit memo doesn't change the job.
Owner only: an approved, scheduled or done order shows Purchase costs at the bottom of its card — what you paid for the parts, labor and gas, and the job's profit once it is billed (the Job costs chapter). When a piece of the pool's equipment is under warranty, the order's card shows the warranty date (“Pump under warranty until Mar 2027”) to owner, office, supervisor and estimator — never the money.
Owner and office only. Estimates (Company group) → New estimate.
The two stages before anything reaches the customer. To price — no price set yet; open Set price or Lines. Ready to send — priced, but the link hasn't gone out; tap Send approval link when ready. Neither stage shows on the customer's side, since nothing has been sent.
It says where the order came from: a technician logged a Problem on the route, and someone at the desk turned that problem into an estimate. While it is still in To price the card carries the line "created from Office desk → Problem / estimate · nothing sent to the customer yet", so nobody has to wonder whether the customer already saw a price. They haven't — nothing leaves ZapRoute until you price it and tap Send approval link. The problem photo travels with the order.
Once sent: Awaiting approval (link sent, waiting on the customer). If approved: Awaiting deposit (deposit asked, not received) → Approved (nothing owed — schedule a repair in Route builder; a renovation just stays Approved · in progress, it never goes on the route) → Scheduled → Done. The customer can Decline; the office can Cancel any time.
On the estimate card, tap Lines. Add From catalog (a search box, then pick the item, its option, and a quantity — the price comes from the catalog) or a Free line (title, text and your own unit price). Drag with the up/down arrows to reorder, or remove a line. Tap Save lines to freeze the quantities together with the discount and deposit.
An Approved or Awaiting deposit estimate can still change — tap Edit on the card (see "Can I change an estimate after the customer approved it?" below). Declined, Done, Cancelled and Scheduled estimates stay read-only (take a Scheduled repair off the route first).
Yes. Picking an item from the catalog now fills in the Title (the item's name, plus the option when it has one) and the Text that prints on the customer's estimate, so you see from the first second what the customer will read. Both are ordinary fields — type over them and your words win. While you haven't touched the title yourself, switching to another option updates it for you; the moment you edit it by hand it stops changing on its own.
A catalog item is priced per ft, per ft², per hour, per job, or each. A job-priced item can also have a Minimum job amount, so a tiny quantity never bills less than the shop minimum. A free line has no unit — just a title, text and a flat unit price.
Yes, in the Lines screen footer, right below the Subtotal: tap Discount and type an amount, or use the 5% / 10% shortcuts. It prints as "Discount −$X" on the customer's page, the PDF and the e-mail. Tax and markup aren't in ZapRoute — keep those in QuickBooks. A negative free line is refused; use Discount instead.
Also in the Lines footer, right after the discount: Deposit on approval, suggested at 50% of the total after discount — shortcuts for none, 25%, 50% or a typed amount. It saves together with the lines, and the customer sees it on their page and in the e-mail. Once they approve, the estimate sits in Awaiting deposit until you tap Deposit received (or Undo deposit by mistake). If the estimate gets edited after approval, the customer only owes the difference between the new deposit and what already came in — see "The customer already paid a deposit and the total changed — what do they owe?" below.
The deposit here is a record only — the money itself is taken and tracked in QuickBooks, like everything else.
Tap Send approval link — a dialog offers three ways. E-mail it: needs the client's e-mail and Message settings turned on in Company (if e-mail is off, it offers Turn on e-mail). Copy the link: always works, even with e-mail off — paste it in a text or WhatsApp; this doesn't change the stage. Mark as sent: you printed it or read it by phone — moves it to Awaiting approval and starts the 30-day clock. There's also a Copy link button right on the card.
The E-mail it option shows a Client e-mail field right there — type it in and it saves to the client. Or skip e-mail entirely: Copy the link and send it yourself by text or WhatsApp, or Mark as sent if you read it over the phone or printed it — both work with no e-mail on file at all.
It opens with the client's full name as registered — "Hi Anderson Residence," — never a first name guessed out of it; with no name on file it says "Hello,". Then the opening follows where the job came from. Found by your technician on the route (a Problem visit, or origin Route / Problem): "We found something at <address> that needs a repair, and we'd like your OK before we start." Asked for by phone, e-mail or the website: "Here is the repair estimate you asked for at <address>." A renovation always speaks as an estimate, with its number.
The PDF is made by the client's approval page: after Send approval link, the page the client opens has a Download PDF button with the full estimate (lines, discount, deposit, total, terms). In this version there is no separate PDF button on the office screen — the PDF lives on that approval page.
Like your company, not like ours. The header carries your logo, your brand colour, your slogan on the line under the name, your address, phone, e-mail and website, and a band with your badges ("CPO certified | Fully insured | Family owned"). Every page has the footer with Page 1 of 2, and the total, the terms and the signature block are never left alone on a page of their own. The logo, color, address, phone, e-mail and website are in Company → Company details; the slogan, badges and terms in Company → Estimate catalog → the Estimate settings icon. No logo, no badges or no slogan simply leaves that piece out.
That is ZapRoute failing to read your estimate for a moment — nothing is lost and the link still works. When the estimate itself can't be read, the page says "We couldn't open your estimate" and "Please try again in a minute — your link is still good." It no longer says "Link expired" for a hiccup like this.
An Approve or Not right now clicked in that moment is not recorded. The page says "We couldn't save that", and the customer just clicks again a minute later.
When only the photos fail, the page opens as usual — lines, total, terms and the Approve button all work — and under the photo title it says "These photos couldn't load right now. Refresh this page in a minute to see them."
Download PDF waits for the pool photos: while they can't be read it shows "We couldn't build the PDF" instead of printing the estimate without them.
The ZapRoute team is alerted automatically in each of these cases. If the page still won't open after a few minutes, write to support@zaprouteapp.com.
A PDF that did download can still be missing a pool photo. If one photo can't be fetched at the moment the PDF is built, that PDF comes out without it — downloading the PDF again in a minute usually brings it in. And a photo whose file no longer exists in storage is left out of the page and the PDF for good; the page doesn't ask to refresh because of it, since refreshing wouldn't bring it back.
ZapRoute couldn't read the estimate's pool photos at that moment — they are not lost. Tap Try again under the message. Until they load, Add photo stays off, so nobody sends again a photo that is already there. "No photos yet." only shows when the estimate really has none.
No. If your company already wrote its own terms — Company → Estimate catalog → the Estimate settings icon → Default estimate terms — nothing moved: what you saved is what prints, on every estimate, repair or renovation. The clauses that come with ZapRoute out of the box are only the starting point for a company that never wrote any. An estimate already sent keeps the terms it was sent with.
Yes, since this update — because a repair isn't sold or paid the same way as a full renovation. A Repair (a leak, a broken pump, any work order) prints 5 short clauses under PAYMENT TERMS: what's included, payment due when the work is finished unless a deposit is shown, the 4% card fee, anything not listed being quoted first, and 30 days of validity — no deposit language, no tile or Diamond Brite wording, since none of that applies. A Renovation keeps the familiar 6 clauses under SCOPE, MATERIALS & PAYMENT TERMS, including the 50% deposit and the balance due on the last day. Write your own in Company → Estimate catalog → the Estimate settings icon (top of the screen) and they print on both kinds unchanged.
No. The value, the estimate number and the deposit never reach the technician's route — see the Repairs chapter for what they see and how they complete a job with before/after photos.
It is what an estimator measured on their tablet and sent in — not a stage, since the office still has to price it. The card shows who measured it, when, and how many lines and photos came back; tap Lines to price it with the catalog, same as any other estimate.
It depends on which button the estimator taps. Keep this device's sends the measurements and items on the tablet over your version and erases your prices — the lines come back unpriced and you price them again on Lines. That is why the tablet warns Keeping this device's also erases any office prices.
On the tablet, "the other version" is YOURS — the office's. Use the other version keeps your priced version and deletes the measurements and items on the tablet (it asks first). If your prices are what matters, ask the estimator to tap Use the other version.
Both live in the card's ⋮ More actions menu. Duplicate copies the lines, terms, discount and deposit into a new estimate with a new number, in Ready to send — use it to quote a different job for the same client, not to change a price already approved (for that, use Edit — see "Can I change an estimate after the customer approved it?"). Cancel estimate… takes an optional reason, moves it to Cancelled, and stops the customer's link from working.
Yes, if it's Approved or Awaiting deposit — tap Edit on the card (or ⋮ More actions → Edit estimate…). It goes back to Ready to send: the current approval is kept as v1 on the trail, the old link stops working, and you open Lines to change them. When you're done, choose Send again (the customer approves the new version by link) or Approve as owner — see the next question. Declined, Done, Cancelled and Scheduled estimates can't be edited this way; take a Scheduled repair off the route first.
Only the Owner role has this button — it doesn't show on the card for office. Use it for a small change you already agreed with the customer by phone or in person: nobody is e-mailed and no new approval link goes out. The trail records "Approved by owner after change · <your name>". Office doesn't see this button on the card either; opening Send again shows Approve as owner greyed out in that dialog, with a note to ask the owner instead.
Only the difference: the new deposit amount minus what was already received. If that comes out to zero or less, nothing more is due and the estimate goes straight to Approved. The difference shows on the estimate card, the customer's approval page and the update e-mail. Tap Deposit received once it comes in — any credit or refund for an overpayment is handled in QuickBooks, not in ZapRoute.
They're versions of the lines. v1 is what the customer approved first; every time you Edit an approved estimate, it becomes the next version (v2, v3…). On the Lines screen, See v1 as <client> saw it shows the approved snapshot — lines and total, exactly as they were. The Approve as owner dialog shows What changed (v1 → v2) so you can check the difference before confirming.
Their earlier approval still stands — nothing changes on your side. The trail reads "Customer didn't approve vN on <date> — v1 stands." It's now up to the office: Edit the lines again and try a different price, Approve as owner if it's a small change you can settle without them, or Cancel estimate… if the job's off.
Open ⋮ More actions → Mark approved by phone. It has the same effect as the customer tapping Approve on their page — you can type who said yes, and the record shows "Approved by phone · logged by <your name>".
Once the repair is Approved (and the deposit is in, when there was one) the card turns green — "Approved and paid. Put it on a technician's day — the Route builder suggests the best spot." — with one full-width button: Schedule on a route. Tap it and Route builder opens already on that pool's technician, on the pool's next route day, with the repair selected and the usual "Best spot" panel suggesting where it fits. Nothing changes for the technician until you save that day. A renovation never goes on the route — it stays Approved · in progress.
It is now, and you do not have to set the status by hand any more. Giving an approved repair both a technician and a day schedules it: the card turns to Scheduled, it shows up on that technician's day, in the office desk and in Route builder. Before this update the repair kept the status Approved and quietly disappeared from all three screens — the save came back fine and nothing told you. Half the information is still not enough: a technician with no day, or a day with no technician, leaves the repair Approved and waiting. A renovation never goes on the route, whatever you fill in.
It comes back now. Deposit received moves the repair out of Awaiting deposit and back to Approved, which is the state where Schedule on a route exists — and Undo deposit puts it back to Awaiting deposit. Before this update the repair stayed in Awaiting deposit for good, so work the customer had already paid for stayed invisible. You can also schedule a repair while the deposit is still out: it goes on the route and the card tells you the deposit has not arrived — that call is yours.
Yes — from the route, not from the card. A scheduled repair shows the day, the technician and the stop number, and keeps only two buttons: Open in Route builder and Lines. Send to measure, Set price and Send approval link disappear on purpose — the job is sold and dated, there is nothing left to send. To move it to another day, another technician or another position, tap Open in Route builder and change it there. To take it off the route, remove the stop in Route builder — that is also what you do before editing a Scheduled estimate.
Owner and office only, under Company. It is the price book behind every catalog line: your materials, your photos, your prices. The tablet the estimator carries shows only the item's name and photo — never a price.
Owner and office can do it — the same two roles that open the catalog. Tap Add item, then fill in the Name, Category (Waterline tile, Wall & feature tile, Coping, Deck, Diamond Brite, Equipment & parts, Other) and Unit. Add a photo, the text that prints on the line, and toggle On the tablet / Hidden from the tablet to control whether the estimator can pick it. Tap Save.
The same units as a line: per ft, per ft², per hour, per job, or each. Pricing is either Material and labor apart (two fields) or One price, material + labor (used for Diamond Brite, priced by color). Either way you can also set a Minimum job amount.
Colors, models or brands of the same item — each with its own photo and its own part price, sharing the item's labor price. Tap Add option inside the item, or tap an existing option to edit its name, detail, price, photo or on/off switch.
Extra photos of pools finished with that item (or that option) — what the customer sees while deciding on the tablet or the Lines screen, beyond the single catalog photo. Tap Add photos on the item's panel to build it.
The switch on each row toggles On the tablet / Hidden from the tablet without touching any estimate already written. Delete item removes it from the catalog entirely, but estimates already written keep their lines and prices — changing or deleting a catalog price never touches a line already saved. An active item with the same name in the same category isn't created twice — edit the existing one, or turn it off first.
Two small fixes. An item with a single option used to read "1 options"; it now reads 1 option, in all three languages. And the catalog list used to keep showing the old name after you edited an item and closed the dialog by tapping the background — it now reloads as soon as the dialog closes, however you close it, so what is on the list is what is saved. Nothing changed about your items, options or prices.
On an estimate's Lines screen, tap From catalog, pick the item (and its option, if it has one), then adjust the quantity — the unit price and any minimum come along automatically and the line's total updates live. See the Estimates chapter for the rest of the Lines screen.
The owner fills it in under Company → Estimate catalog → the Estimate settings icon (top of the screen); the office sees it, read-only. Fill in your Slogan and Badges (for example: CPO certified | Fully insured | Family owned) — they print at the top of every estimate PDF your clients receive, with the Website you set in Company details. The Default estimate terms are the clauses that print at the bottom; they start with the standard six (materials/labor/cleanup, Diamond Brite follow-up, tile pricing, 50/50 payment, card fee, extra work) and you can rewrite any of them — in English, since the customer is the one reading.
Yes — the Lines screen of any estimate lets you edit its clauses without touching the company default here.
If you wrote your own here, yes — the same text you saved prints on every estimate you send, repair or renovation alike. If you never wrote any, ZapRoute starts from two different sets instead of one: 5 short clauses for a Repair, printed under PAYMENT TERMS; 6 clauses for a Renovation, printed under SCOPE, MATERIALS & PAYMENT TERMS, same as before. See "Do the default terms depend on the kind of estimate?" in the Estimates chapter for what each set says.
Initial setup only asks for the essentials on day one (company name, logo, brand color, address, phone, e-mail). The estimate header and terms moved to Company → Estimate catalog → the Estimate settings icon (top of the screen), reachable anytime from the note on that step or from the Company menu. Name, logo, color, address, phone, e-mail and website live in Company → Company details.
Only their own assigned estimates, split into To measure (what the office sent them) and Sent to the office (already turned in, read-only). No price, total or deposit appears anywhere on their screens — the tablet routes (/campo/*) never return money, by design.
To measure is the estimator's queue: tap one to open Measure & choose on the tablet. Sent to the office is what they already turned in — same cards, but read-only, so they can check what they sent without changing it.
Five steps, shown as a trail at the top: Who & where, Measure, Choose materials, Photos of the pool, Send to the office. The draft saves itself when leaving Measure or Choose, so nothing is lost if the estimator taps the wrong step while standing in someone's yard.
No. Everything you type in Measure & choose is saved on this device the moment you type it, before it goes to the office. If sending fails for lack of signal, the amber strip Not sent yet — saved on this device. They go out when the signal returns. stays at the top of the step with a Send again button, and the tablet also tries again by itself every 15 seconds and whenever you come back to the app. Moving to another step without signal shows the quick notice No signal — saved on this device. at the bottom. While the keyboard is open, the strip shrinks to one line — Not sent — saved here — so the field you're typing in stays in view; tap it to close the keyboard and see the whole strip. If you leave with measurements not sent (the back arrow, or another item in the side menu), it tries once more and, if it still can't, asks The measurements haven't been sent yet — they stay saved on this device. Leave anyway? — Stay keeps you on the screen; Leave closes it, and the measurements stay on the device. The next time you open that estimate (opening it needs signal), they come back by themselves with the notice Measurements recovered from this device. and go on to the office.
If the same estimate changed after your measurements (on another device, or by the office), the tablet never picks by itself and never sends over it: the red strip This estimate changed after your measurements. Nothing is sent until you choose. appears with Choose. When you open the estimate, the question opens by itself; if the change shows up while you work (moving to another step, Send again, or the retry every 15 seconds), only the strip appears — tap Choose. The question is Which version do you keep?, with two cards, THIS DEVICE and OTHER VERSION, each with how many items it has and when it changed (the times are only a reference; the second card says on another device only when the change came from another device with the app). Before the buttons comes the warning Keeping this device's also erases any office prices. It always shows, because the tablet never sees prices. Keep this device's sends your version over the other one. Use the other version first asks This device's measurements and items will be deleted. This can't be undone. — Delete discards the copy on this device and brings in the other version; Cancel deletes nothing. Decide later (or tapping outside) closes the question: the red strip stays with Choose, Next still changes steps, and Send to the office asks the question again. If the change only shows up when you tap Send to the office (someone saved after the version on your screen), nothing is sent and the question opens right there. When the question opens from Send to the office, Keep this device's saves your version and sends the estimate to the office in the same tap; if the save doesn't go through (no signal, or the office system refuses it), nothing is sent and the strip shows why. Use the other version never sends: the other version comes onto the screen so you can see what changed, and you tap Send to the office again. With the keyboard open, that strip shrinks to Not sent — 2 versions. Choose needs signal to show the other version. Without signal you see No signal — you can choose when the signal returns. and the strip stays.
If the office system refuses them, the strip turns red and says why. Retrying by itself won't fix that, so the tablet stops retrying, and the measurements stay on the device. When an item was turned off in the catalog, the strip names it — Not sent — “Pump 1.5 HP” is no longer in the catalog. Remove it and send again. — and the line turns red under CHOSEN SO FAR with No longer in the catalog (or Option no longer in the catalog when only the option, like the color, was turned off). The tablet reads the catalog again and marks every line that left, not just the first one. Take the red line out with the trash can (Remove), and pick another option if you need one: the strip turns amber — Not sent yet — ready to send again. — with Send again (Next also sends). A number that is too big or a note that is too long works the same way: fix it and the strip turns amber. When the estimate is no longer on your list, or you were signed out, there is no button, because changing the screen won't fix it: ask the office, or sign in again; the measurements stay on the device. Send again shows up right away on the red strip only when the error didn't come from the office (an odd reply). With the keyboard open, the red strip shrinks to Not sent — see why.
One limit: the copy lives on THIS device only — open the estimate on the same tablet. Photos are not part of this copy: each photo uploads when you add it, and if it fails the tablet tells you right away.
Step 2 no longer asks for four totals off the top of your head: it calculates them from the shape and the size (see the next question). What comes out of it are the same four measures the office reads — Perimeter, Surface, Wall / feature tile and Deck — each one still editable by hand. In step 3, tapping a catalog item (then a photo for its color/model, if it has options) adds it as a line whose quantity comes straight from the matching measure: perimeter feeds waterline tile and coping, surface feeds Diamond Brite, and so on. Something else adds a free line (title + text) for anything not in the catalog.
It stopped asking for four totals off the top of your head. First pick the Shape — Rectangle, Rounded, Kidney, L-shape or Freeform. Then type Length, Width, Shallow end and Deep end, once. There is a switch for an Attached spa (with its depth) and, under Deck, a Width of the walkway — the deck area comes from (length + 2 × walkway) × (width + 2 × walkway) minus the pool. Under What we calculated the tablet shows Perimeter, Floor, Interior finish and Volume in gallons, with the average depth it used.
Yes — every total can be typed by hand. Type over it and the field is marked typed by you, with a Back to the calculation button if you change your mind; your number is the one the office gets. Two shapes deserve a look: Kidney, Rounded and Freeform apply a shape factor (0.85 on the area, 0.9 on the perimeter) to the longest length and width you typed, and an L-shape is left at full size with a note — check the totals and type them if they are not close.
You don't calculate it — you measure the pool and the tablet works it out. The Perimeter under "What we calculated" comes from the length and width you typed (2 × (L + W), with the shape factor when it applies), and it IS the linear footage: any catalog item priced per ft (waterline tile, coping) takes it as its quantity automatically when the estimator taps it in Choose materials. The office does the same on the estimate's Lines screen: From catalog → the per-ft item → quantity = the linear feet. Surface in ft² feeds Diamond Brite and the deck the same way.
No — never, on any of these screens. Every step repeats "No prices on this screen, ever. The office prices it after you send." The office prices the estimate afterward, on the Lines screen.
For someone who stops the estimator at a pool. Tap New for a walk-in, fill in name, phone, e-mail, service address and what they asked for, then Create and measure — it opens straight into Measure & choose. The customer record is provisional: it only becomes a real client if they approve the estimate.
Tap Send to the office on step 5 — you need at least one chosen material or a note first. The screen turns read-only and the estimate moves into the office's Estimates list tagged From the field, ready for someone to open Lines and set a price.
What is on this pool's pad, one piece at a time: Pump, Heater, Salt system, Automation, Filter and Blower. A pool can have several of the same type — up to 4 pumps, 2 heaters — so the row shows how many are on file. Owner and office see and manage the full record inside the pool's card on the client record, in the Equipment section, and are the only ones who can change or remove anything. The technician and the field supervisor see a shorter version, the Equipment at this pool card on the house screen, where they can only ADD what's missing — see the technician questions below. The equipment photo doubles as the picture a future repair estimate is priced from.
While a piece of equipment is under warranty, it shows a green “Under warranty until …” with the date. The whole team sees it, technicians included — never the money. The date comes from the warranty typed on the equipment, or from the purchase the owner linked to it with Add purchase. Only the owner also sees where it was bought, the supplier's invoice # and the receipt; with no purchase linked, the owner sees Add purchase record.
Owner and office only — a technician never sees this exact row as tappable on the client record (their own screen for adding equipment is separate — see below).
Yes. Several types can repeat on the same pool — up to 4 pumps (filter pump, jets pump for an attached spa, waterfall pump, infinity edge pump) and 2 heaters, for instance. Automation, Salt system and Blower stay one each, and Filter stays one per pool too — a commercial pool with two tanks is registered as two separate water bodies, not two filters on one.
Only from the 2nd one of a type on — with a single pump there's nothing to tell apart. From there the name is required, not optional: the app won't open the camera or let you Save while it's empty — it shows "Give this Heater a name." (or Pump, Salt system, whichever type is missing one) until you fill it in. Names must be different within that type on that pool (upper/lower case doesn't count as different). Suggestion chips show under the Name field: pumps — Filter pump · Jets pump · Infinity edge pump · Waterfall pump · Booster pump; heaters — Pool heater · Spa heater. Tap one and it fills the field. A name already used on that pool shows grayed out, but you can always type your own. The technician's read-only equipment list shows the names too, so both technicians know which one is which.
The air blower that makes spa bubbles — the 6th equipment type, alongside Pump, Heater, Salt system, Automation and Filter. It works exactly like the others: one equipment photo, an optional nameplate photo, Brand/Model/Serial/Warranty.
Yes, once there's a nameplate photo: tap Read from the nameplate. It fills Brand, Model and Serial number ONLY on fields still empty, each marked high, medium or low confidence — nothing is saved until you tap Save. It never overwrites what you already typed.
The AI recognizes it and fills in nothing: "That is the filter cartridge, not the filter. Photograph the label on the filter body, or type the model." The cartridge carries no useful data — the plate on the filter's body does, when it's still legible.
Common on older equipment, since the sun fades it first. Just type the model by hand: typing is the normal path here, not a fallback, and The equipment photo still counts toward the estimate on its own. Skip the nameplate photo.
They're not equal. The equipment photo — a step back, pipes and fittings in frame — is what a future estimate gets priced from: it shows whether a connection is threaded or glued (glued means cutting the pipe to replace it). The nameplate photo is a bonus, only worth taking when the label is still legible.
On the Filter row in Equipment — the field is called Filter type: Sand, Cartridge, DE · grids, or Not set. It's the same field as on the Filter and salt card, so setting it in either place updates both. The filter type decides which yearly-change reminder shows on the route (Filter, Cartridge or Grids change) and whether the technician gets asked for DE powder pounds after a wash — see [filtro].
Same place as before: client record → Filter and salt card → Log a wash or Log a filter change (worded Log a grids change / Log a cartridge change depending on the filter type). The Filter row in Equipment shares the same model and filter-type fields — filling them in from either screen updates both — and logging the change still resets the 11-month reminder and also logs a filter wash on that date.
Both photos are deleted with it. For Filter, the model and filter type stay on the pool — they belong to the pool's record, not just to that one entry — so removing it only clears the photos and the brand/serial details. For a named piece (a pump or a heater), removing it frees that name so it can be used again.
Yes, since this update — but only to ADD what's missing, never to edit or delete. From the house screen (see [casa]), the Equipment at this pool card shows what's already on file, read-only, and offers Add equipment for whatever type is still missing: Pump, Heater, Salt system, Automation or Blower. The Filter isn't offered there — see the next question. Once a type is already on file, the technician can't add a second one of the same kind or touch the one that's there; that's still office work. No price, client detail or office note ever shows on this screen.
Because changing or deleting an entry already on file is office work, on purpose — the technician's screen only lets them ADD what's missing, nothing else. If a technician spots a mistake (wrong brand, wrong model, wrong serial), the fix is the same as always: tell the office, and the office corrects it from the client record.
The filter's brand and model live on the pool's own record, not in the equipment list — and that record is office-only for reasons that go beyond this screen, since it also carries the pool's route days, gate code and suspension status. So the technician's five types stay Pump, Heater, Salt system, Automation and Blower; the filter stays a client-record job for the office — see [clientes] "How do I change a pool's filter wash frequency?" and "How do I log the annual filter change".
Only before it's ever saved. Once The equipment photo is on file, only the office can replace it, from the client record — the technician's screen fills in a photo that's still empty, the same "add, don't overwrite" rule as everything else there.
No. Their screen can only INSERT a missing piece — there's no way from it to change a brand, a model, a photo or a serial number that's already saved, and no delete button anywhere. Everything the office already entered or confirmed stays exactly as safe as before this update, and the server enforces the same rule even if someone tries the API directly.
This version doesn't show that on the row yet. Either way, the guarantee holds: a technician can only add a type that's still empty, never touch one that's already there — so nothing the office entered can be overwritten by a technician, whichever of the two ends up adding the rest.
Messages is the inbox for every text ZapRoute sent a client and what the client wrote back — On the way, Service done with the photo link, and replies — one thread per client. Owner and office only; a technician never sees it. Don't confuse it with Message settings (⋮ menu → Company, the Off/Test/On switch — it used to be called "Client messages") or with Office notes (office ↔ technician). Since the Telas update, Messages also has a second tab, Announcements, for one message to many clients at once, by email, by text or both — see the Announcements chapter. The owner also has a third tab, Former clients, for win-back offers by email — see the Former clients chapter.
Text messages (SMS) are working. Every company starts with them Off: turn them on below, with Test first. E-mail, the inbox and the photo link keep working as always.
Same safe path as email: Off → Test → On.
Two, both on by default once a client is opted in: On the way (when the technician leaves the previous house) and Service done with photo (when the cleaning photo arrives — a link, not the photo itself). Turn either off company-wide in Message settings, or per client on the client record.
No. On the way goes only when the technician takes the cleaning photo on today's route — it's the sign he is leaving that house for the next one. A photo logged from the office with Log photo never sends it — not even on today's route, and not when the owner logs a pool of his own route: that photo came by WhatsApp or e-mail, and nobody is leaving that house now. Replacing a photo (by the technician or the office) never sends it either, and neither does a photo for a visit from another day — the office adding a late photo, or the phone's queue delivering yesterday's photo later. Those can still send Service done to that pool's own client — at most once per pool per day — and then the text names the day of the service ("serviced on Mon, Sep 21") instead of "today". With a very long company name, the first automatic text to a phone shortens the day ("serviced on 9/21") or leaves it out, and if that is still not enough it cuts the company name with "..." — it always carries "Reply STOP to opt out.", whatever the size of the name. Later texts keep the day and cut the name.
On the client record, Cell phone (SMS) section: add the Cell phone, then pick how they consented — Verbal, Form, Replied YES or Imported. Without both a phone and a consent on file, ZapRoute never texts that client, whatever the company switch says.
Nothing to do. ZapRoute handles it: Text messages turns off for that client right away. The first automatic text (On the way or Service done) that each client's phone gets from your company already carries "Reply STOP to opt out." — also after the Test period and after the client's cell phone changes. Texts the office writes (announcements, replies, reminders) carry it too when they are the first text to that phone: the screen says so, the counter already counts the 23 characters of "Reply STOP to opt out.", and a text that would only fit without it is refused as too long — it never goes out without it. They can undo it by texting START back.
On the way and Service done are included in your plan. Anything extra — a reminder, an announcement, or your own reply from Messages — costs $0.02 per text, shown on Message settings ("12 extra × $0.02") and on your next invoice. Quiet hours (8 AM–8 PM by default) never add cost, and they hold nothing for later: outside them, an automatic text is skipped and a text from the office (a reply, a reminder, an announcement) is not sent.
Only inside the Quiet hours window of Message settings (owner only) — 8 AM to 8 PM by default, in your company's time zone. Pick the start in From and the end in To: texts go out from the start hour until the end hour, and at the end hour sharp the window is already closed. To goes up to 12:00 AM (midnight), for texts until the end of the day. The start has to come before the end: otherwise Save shows "The start of the allowed hours must come before the end." and nothing changes. The same window holds for the automatic texts, your replies, reminders and text announcements. An announcement by Email alone and the e-mail reminders have no window: they go out any time. An announcement by Text or Both sent outside the window is refused whole: nothing goes out — no text, and not even the email of Both — and nothing is sent later. Send it by Email now, or send the text again inside the window.
Yes — open the conversation, type in the reply box and tap Send SMS; or tap Suggest with AI first to draft a reply you can still edit. Nothing goes out by itself — the office always presses send. If it is the first text to that phone, "Reply STOP to opt out." goes at the end: the reply box says so and the counter already counts it (the AI draft comes shorter to leave room for it).
Owner and office only — it carries client phone numbers and message content. It never appears in a technician's menu, and the server refuses the route directly (403) if it's reached another way.
Messages (this screen) is the conversation log — what went out, what came back. Message settings (⋮ menu, owner only) is the setup: the Off/Test/On switch, quiet hours, and which of the two automatic texts are on. Office notes is a separate, unrelated screen for messages between office and technician.
Open Messages and tap the Former clients tab (owner only). It lists the clients you used to bill who have stopped — from your QuickBooks history, or, without QuickBooks, the clients you stopped billing in ZapRoute (they show up a full month later) or deactivated without ever billing them. You can also get there from Reports › Revenue history: in Customers over time, with Former on, tap Win back former clients.
Sort by total billed, the date they left (most recent or oldest first), name, city, ZIP code, time as a client or what they were paying. Filter by city, ZIP, amount spent, when they left, whether they have an email, past offers and type (maintenance or repairs only). "Left" is the month of "Former since": a full closed month with no invoice.
Yes — every client gets their own price. Tick who should get an offer and type the price in the Offer price column; what they were paying (their last monthly charge and the average) stays beside it, and the price after the offer starts at what they were paying. Typing a price ticks the row, and Tab or Enter jumps to the next one. Prices are saved as you type, so you can stop and finish later. Review one by one shows one client at a time — it goes through the filtered list and skips anyone who can't get an offer — with the offer price, the price after the offer, the first name and the language of their email, and a preview with that client's price. Same price for several… only fills the ones without a price, unless you choose to replace them. No offer goes out without a price, and the price you offered stays on the row after it is sent.
After the prices, tap Next: the message. Choose For the first (months) and Valid until, check the message and its Spanish and Portuguese versions, and use Full preview to see each client's email with their own price and the price after the offer. If you changed the English, the AI drafts the Spanish and Portuguese when you open each one: read it, then tap Mark as reviewed. Send yourself a test, then tap Send to {n} clients. Up to 50 emails a day. Over 50, the rest wait: the next day, tap Send to {n} clients in Offers sent. You can send one reminder, once, from 7 days after the offer. Win-back offers are being turned on one company at a time: until yours is on, Import from QuickBooks, the AI drafts, the test and sending don't work yet — ask us to turn them on.
Clients with no email, who are still clients in ZapRoute, who unsubscribed or asked you to stop, whose email bounced, who turned emails off, who are marked Exclude from offers…, or who share an email with a client already selected. A client never gets two offers in a row: the next offer waits until 30 days have passed and the last one has expired (the one reminder is part of the same offer). Offers go out by email only. City, ZIP and email of clients who are only in QuickBooks come from QuickBooks: tap Import from QuickBooks once.
In the ⋮ of their row, tap Exclude from offers…. They leave every win-back list until you tap Allow offers again. The reason is optional and only you and the office see it — it never goes to the client.
The win-back offer goes in three steps: Clients & prices (the Former clients tab), Message and Review & send; Offers sent keeps every offer you sent. Owner only. The email switch in Message settings counts here too: with Off no offer goes out, and with Test sending is a rehearsal: up to 25 go only to the company's test inbox, no client gets one and the offer stays unsent. After a client comes back at the offer price, their pool shows the win-back price and until when; a month before it ends, the Office desk shows it to the owner and the office with Change to {price}/mo (the price after the offer) and Keep {price}/mo — the price never changes by itself.
One email from your company, with “Special offer” at the top, their own price, the months, the date and the price after the offer. It can tell them about ZapRoute: the photo after each cleaning (only if your client emails are On) and their own pool page, with an example marked as an example. If they left after you started with ZapRoute, it says “How we work today” instead of “What's new since you left”. The footer has your address and a link to stop getting offers. Replies go to your contact email.
Your clients agreed to service texts only, and ZapRoute's number is approved for service notifications. Offers by text need written marketing consent, so win-back offers go by email only.
Open Messages › Former clients › Offers sent: each row shows the price you promised and the price after the offer. Tap Reactivate at {price}/mo (client in ZapRoute) or Add as client at {price}/mo (client only in QuickBooks: the name, email and address are read from QuickBooks at that moment). Reactivate at {price}/mo puts the offer's price on their pool right away (with two or more pools, you split it) and opens their client record; Add as client at {price}/mo opens New client with the Monthly value from the offer. Then set the service days and the filter wash. In QuickBooks mode, change their recurring invoice in QuickBooks too. If they asked you to stop sending offers, tap Asked to stop offers in their row.
The screen where the owner and office see what clients said after a visit — star ratings and comments — and which neighbors asked for a price through the referral program. Menu ⋮ → Clients → Reviews & referrals. Nothing here reaches technicians or field supervisors: a client's rating of the work is never shown to the person who did it.
Nothing extra is sent: the invitation rides the photo page every client already opens after a visit — no new e-mail, no new text, no cost per client.
No. Google forbids showing the review link only to clients you expect to rate you well — asking differently based on how someone feels can get your Business Profile removed. Every client sees the identical invitation, in the same place, no matter what star rating they end up giving.
The stars themselves are private feedback for you. They never change what the client is shown.
Tap a star and it just lights up — nothing sends yet, and tapping another star changes the pick, with a note underneath saying so. Only the Send N star(s) button that appears below sends it; once sent, a box opens asking "Anything we should fix, or anyone we should thank?" — for any rating from 1 to 5. It's the exact same two-tap flow at every star count, on purpose (see the next question).
After they tap "Send to the office", if you pasted your Google review link, the page also shows "Share this on Google too?" with what they wrote and a "Copy it and open Google" button: it copies their words and opens your Google review page, where they choose the stars and paste. With nothing written, the button just says "Open Google". It's identical for every rating, 1 to 5, and nothing goes on Google unless they post it themselves — ZapRoute can't publish a review on Google for anyone.
No, and it isn't a setting to flip — it's how the page is built. The comment box opens after ANY rating is sent, 1 through 5, with the identical text and the identical button. Treating a low rating differently — even just by asking a different question — is exactly the review gating Google forbids; see "Can I send the review invite only to happy clients?" above.
⋮ → Message settings → Ask for a Google review → Your Google review link. Only a real Google review link is accepted (g.page, maps.app.goo.gl or search.google.com) — anything else is rejected with a warning. Tap See the page, at the bottom of the same screen, to open the photo page in your browser exactly as a client sees it — with what's on the screen, even before you save, and a sample photo. You can tap the stars and the buttons: nothing is sent or recorded.
Two settings sit next to the link: Ask again after (days between one invitation and the next, so a weekly client isn't asked every week) and Only from visit number (a brand-new client isn't asked on day one). Stop asking once they review — on by default — skips anyone who already clicked through to Google.
On the same Message settings screen, under Referral program: turn it on and, optionally, write What the client reads — a reward line for referring a neighbor (leave it blank and the page simply asks for the introduction, no reward). Turn on Tell me when a referral arrives to get an e-mail the moment a neighbor asks for a price.
The reward is yours to honor — ZapRoute only reminds you on the client's record; it never applies a discount or touches an invoice.
It's flagged here with a red border, under What clients said, until someone deals with it — a 4-or-5-star rating needs nothing from you, it's shown just for your peace of mind, not as a task. Open it, read the comment, call the client if needed, and tap Mark as handled; the badge changes and the red border goes away.
Owner and office only — the server blocks anyone else. The screen totals the last 30 days: photo pages opened, clients who rated, the average, how many went to Google, unresolved low ratings ("Open notes"), and referrals (with how many became clients). A referral moves through New → Quoted → Became a client (or Lost) as you update it.
Open Company → Company details (owner only; the office sees it but can't change it). Everything you saved before is already filled in: Company name, the address in four parts (Street address or PO Box, City, State, ZIP), Phone, Contact e-mail, Website, your Logo and the Brand color. Change what you need and tap Save changes — only what you changed is saved; a field you didn't touch stays as it was. If you leave with something unsaved, the app asks first. The logo is saved as soon as you upload it. E-mails and offers already sent keep the old details — except the logo, which changes in them too (and disappears if you remove it). Estimate links and client pages show the new ones as soon as you save — even estimates you sent before. The address prints on your estimates and at the bottom of win-back offers, which can't go out without the full address (a PO Box is fine). The phone and the website print on your estimates. When a client replies to one of your e-mails, the reply goes to the contact e-mail — and so do the requests from your referral page.
Yes — Phone (optional) sits on the New user form, right under the e-mail. It is the number the office calls, not something clients ever see. Already registered? Open the person on the users list and edit Phone there; it saves on its own and the list says "Phone saved". Leaving it blank changes nothing — it is optional, and no part of the app depends on it.
For someone on your team, ask the person to use Forgot my password on the sign-in screen, with the same email — a fresh link goes out, and it works for 1 hour. The same goes for an invitation that expired: invitations work for 7 days. If it is your own confirmation email, from creating the company account, sign in with your email and password and tap Resend confirmation email in the amber "Confirm your email first" box — right after signing up, the Check your email screen has Resend link too.
Not from the app in this version: the role is chosen when the account is created and the Users list has no role editor. If a person needs a different role, write to support@zaprouteapp.com — never deactivate and recreate the account (the e-mail is unique and history stays with the account).
On the users list, tap the person → deactivate (with confirmation). They can't sign in until reactivated. Safety rules: the office can't touch owner accounts, and nobody can deactivate themselves or change their own role.
On the users list, tap the transfer arrows on their card. Pick who receives, all the houses or just some, and check the summary before applying — the change is permanent and starts on the next route. Past visits, photos and miles stay with the former technician. On a day where the receiving technician already has a saved order, each house goes into the best spot of that order, and the review shows it under the house, like "Wed · Goes in at #7, between 1420 Palm Way and 2210 Ocean Drive" — the final numbers, since the houses go in one at a time. On a day with no saved order, the stop order re-learns on its own (or optimize with one tap), and the review shows no line. Apply transfer puts the houses there and takes them out of the former technician's saved order. If someone saved that day's order in the meantime, the message after it lists each house whose spot changed, with its real spot. A house whose address is not on the map goes to the end of that day with the amber tag Not in the saved order — placed at the end, and shows on the Office desk under Not in the saved order until you place it in Route builder and save.
Yes, for the changes that matter. ZapRoute keeps a trail — who and when — of every change to a user's role, a user being switched off, a pool's monthly value, the technician a pool belongs to, the company switches that make the system talk to clients (client e-mails, text messages, on-my-way, job-done, water chemistry mode, review and referral invitations) and the saved stop order of a route. It is written automatically, nobody can edit or delete it, and it never leaves your company. There is no screen for it in this version — write to support@zaprouteapp.com if you need to read it.
Everything the system emails to end clients: the proof-of-service email and the automatic "your pool was serviced" notice after each cleaning. ⋮ menu → Message settings (owner only).
Text messages have their own switch on this same screen, under Text messages (SMS) — this email switch does not turn them on or off.
With the email switch on Test and text messages On, a Both announcement still sends the text to your real clients' phones — only the email goes to the test inbox.
With the email switch Off, a Text announcement still goes out — this switch blocks only the emails.
Yes. What counts is the type the visit ends up with. When the photo shows the clean pool and the AI changes the visit to Pool cleaned, the notice goes out with that photo — by email and, if text messages are on, by text too. The same happens when the technician replaces a photo and the new one is the clean pool. The AI only switches between Pool cleaned, Chemical test and Filter washed (Backwash on a sand filter), and only when it is at least 80% sure. Salt, shock, follow-up, problem, repair and Not serviced visits never change type because of the photo — they stay as they were logged. With the current app, outside Required mode, the technician no longer picks among those three: the photo does. When the AI is not sure, the visit stays Chemical test, marked AI not sure for the technician to check — and a Chemical test sends no notice. A photo of the test strip never goes to the client, whatever the visit type. The notice goes out at most once per pool per day: an extra or replaced photo, or a second cleaning logged for the same pool that day, never sends a second one — and a repeated photo (the same picture already on file, except a copy the owner or the office took out of circulation on another pool) never sends it at all.
In Test mode, that's where everything lands. Use your own email to see exactly what clients would get before going live.
In Company → Company details, in the brand block: upload your logo (PNG or JPG, up to 2 MB) and pick the Brand color. They appear at the top of every client email — the automatic service notice, the proof email and announcements — on your estimates and on the client portal. Without a logo, the emails show the company name. This screen has a link to it.
The block What your clients see, on this same screen, decides it. Three lines are locked, and the screen tells you why:
The other four are yours: Filter service, Salt added, Shock treatment and Follow-up. Turning one off removes the photo AND the service line from the client's page, from the client portal and from the service email — and a day that had only that service drops off the list. The preview under the card shows the change the moment you flip the switch.
Every photo stays in ZapRoute and in your office. This only changes the client's page: nothing is deleted, and the technician still has to take a photo at every stop, as always.
Because it is the delivery, not an extra. What ZapRoute promises your client is "here is your pool, clean, on the day you paid for" — take that photo away and there is no proof left, only a claim. The same goes for Issue reported and Repair: without the photo of the problem, an estimate is just a number. So those three stay on and the water test stays off, whatever else you pick.
The safe path to start: Off → Test (watch it for a few days) → On.
Company details: the owner changes it; the office sees it, read-only, and still uses Import clients and Open initial setup at the bottom. Technicians, supervisors and estimators don't see it.
Send to QuickBooks: only the owner turns it on, chooses the QuickBooks items and creates invoices; the office sees the list and the review.
Job costs: purchase costs, suppliers, supplier invoice numbers, receipts and job profit are the owner's only. Office, supervisor and estimator see only the warranty date — on the new estimate and on the order's card. Technicians see only “Under warranty until …” on the equipment.
ZapRoute's golden rule: monthly fees, revenue and estimates never appear to technicians or supervisors — not on screens, not on repairs. The server blocks it; it's not just hidden on screen. The same goes for the Money group (balances, charges and payments, since version 3.21): it doesn't even show up in a technician's or supervisor's menu, and the server blocks any direct attempt to reach it.
Signed in: menu → My account → Change password → new password (at least 8 characters) twice → save. It applies from your next sign-in.
Opened the link after the hour? The sign-in screen shows "This link no longer works" — type your email and tap Forgot my password again to get a new one. If the email doesn't show up, check spam or write to support@zaprouteapp.com. The confirmation message is always the same whether the account exists or not — that's a privacy protection.
That's break-in protection: after 5 wrong tries in a row, Sign in waits 60 seconds (the button shows the countdown). The "forgot my password" email also has an hourly request limit. Really forgot it? Wait out the countdown or use Forgot my password calmly.
Your password is right, but the email of the company account you created was never confirmed. Open the email we sent when you signed up, tap its link, then come back and tap Sign in again.
Can't find it? Check spam, or tap Resend confirmation email in the amber box: a fresh link goes to the email you typed and a green message confirms it ("Sent. Check your inbox and spam, then sign in."). The button then waits 30 seconds before it can be tapped again, and the same email can ask for a new link up to 3 times an hour. If the email could not be sent, a red banner says so — write to support@zaprouteapp.com.
This box never counts as a wrong password, so it doesn't lock Sign in. Typed the wrong email? Change it and the box goes away. A company account whose email is never confirmed, and that has no clients, pools or visits yet, is deleted after 7 days — after that, just sign up again.
Menu → My account → Language → English, Português or Español. The "Phone language" option goes back to following your phone. The choice is saved on this device.
Into My account. The ACCOUNT group now has three things — My account, Help and Sign out — and everything else about your account moved one step in. Tap My account and you'll find your password, the app language and, at the bottom of the screen in a red block called Danger zone, the option to delete.
The reason is simple: on a computer the ⋮ at the foot of the sidebar used to open upward, so the mouse landed on the *last* item of the list — and the last item was "Delete company account". A slip of the hand started a deletion. Now nothing in that menu does anything you can't undo: the worst a wrong click can do is sign you out, and you just sign back in.
"Password, language and deleting all live in My account now."
It depends on who you are, and both paths are inside My account, at the bottom of the screen, in the red Danger zone block — not in the menu (one leftover today: on a wide computer screen, the ⋮ on My route still lists it at the bottom):
Delete my access happens the moment you confirm — there are no 30 days and nothing to cancel: your login is gone, you are signed out, and the owners get an email. To come back later, the owner or the office adds you again in Users with your email — you start as a new user; your old visits stay under "Former technician".
You never have to write to support to delete an account — it is done inside the app (the only exception: an owner leaving a company that has another owner).
Three things, in this order:
The exact date is written on the screen before you confirm, and again in the email you receive.
When the erase is really done, each owner gets one last email: "... has been deleted". It only goes out after everything was actually erased — if that day's erase fails, no email is sent and it tries again the next day. Cancelling also sends an email: "... is no longer scheduled for deletion".
Two ways, any time inside the 30 days:
Cancelling brings the whole company back, exactly as it was. If you were still in the free trial and it hadn't ended, the trial comes back, up to the date it was going to end. If you were already paying, the subscription does not come back on its own: the account stays read-only until you subscribe again, at Company › Subscription.
On purpose. It only lights up when both are true: the company name is typed exactly as shown on the screen (spaces and capitals don't matter, the rest does), and both checkboxes are ticked. A name that is close but not equal — "Emanuel Pools" instead of "Emanuel Pools Corp" — keeps the button off. Nothing is sent, nothing breaks.
Only the tax record of what you paid us: subscription and payment records — amount, date, tax — kept for 7 years, as United States law requires. No photos, no addresses, no client names, no pool data, no routes. Nobody can sign in to it and it is never used for anything else.
Your photos are stored in two places — our main storage and a safety copy at Google Cloud — and both are erased on day 30, not just the main one. Google keeps a recoverable copy for up to 7 more days after that; it is a protection against mistakes on our side, nobody at ZapRoute can read it, and after those days it is gone for good.
No — deleting is permanent. Cancel the subscription instead (Company › Subscription). The account stays, read-only, and everything you have is still there when you come back.
It stays with the company, and that is by design: visits, photos and chemistry readings are the company's proof of service, and removing them would break closings and billing for months back. Where your name appeared, the app shows "Former technician". What goes: your login, your name and your phone.
If your phone still has visits or photos waiting to send (Send now), send them first — once your login is gone they can no longer reach the company.
The app will tell you how many houses you still have today and ask you to finish the route first — those houses would be left with nobody. The button to go ahead anyway is still there; it is your decision, not the app's. The owner gets an email either way, with the number of stops left, so the route can be handed to someone else.
If you are an owner, that item does not show for you — owners only see Delete company account, even when the company has a second owner. If you are the only owner, that is on purpose: deleting your own login would leave the company with nobody in charge and a subscription still running, so your path is Delete company account. If there is a second owner and you want to leave without deleting the company, write to support@zaprouteapp.com — do not use Delete company account, it deletes the whole company.
Normal after a long time signed in. Sign in again with email and password.
Talk to the company owner — only the owner (or the office) reactivates accounts.
Try again in a moment. If it persists, let your company's management know.
With no signal it waits in the queue and uploads by itself (see "No signal"). With signal and an error on the banner, the reason is written there — fix it or call the office.
Write to support@zaprouteapp.com — in English, Portuguese or Spanish. Tell us your company, your sign-in email and what happened (a screenshot helps a lot).
It shouldn't need to scroll. On a phone with a larger system font, or with the phone's own "Screen size" setting turned up, the sign-in screen automatically drops the tagline and the three trust badges and shrinks the logo to make room — the email field, the password field and Sign in never shrink. Still doesn't fit? Tell support@zaprouteapp.com your phone model.
On the sign-in screen, next to the site address at the bottom — it reads something like "3.51.0 (build 105)".
For most errors, yes — as long as the app is up to date. When the app hits an error, it sends a short technical note to the ZapRoute team: the kind of error and its message, where in the app it happened, the app version and whether it is Android, iPhone or the web. It does not send photos or your client list. Before the note leaves, e-mail addresses, phone numbers with area code and the private codes inside links (the code in a client portal, photo or estimate link, sign-in tokens and the parameters after the "?") are erased. The rest of the error text goes as written — an ordinary web address, for example, goes whole, and so does a phone number without area code. Sending the note shows nothing on your screen and changes nothing in how the app works. The note only goes while you are signed in; with no signal it is simply dropped. It reaches the ZapRoute team, not your company's office. What it does not catch: the phone closing the app by itself, or a screen that just stops responding without an error. On Android and iPhone, older versions of the app send nothing — keep the app updated from the store. If something keeps happening, write to support@zaprouteapp.com and say what you were doing — that is still the fastest way to get it fixed.
Only the color band at the top. Since this update, all three carry the same navy header with the screen title in white, matching every other screen in the app — nothing about what they do changed.
That is Zappy, the ZapRoute mascot — the brand's lightning bolt with two eyes. He is the help button: he sits in the top bar of every screen, where the "Ask ZapRoute" button used to be, and tapping him opens Ask ZapRoute. His eyes follow your mouse across the screen (your last tap on the phone), and he blinks, yawns after two quiet minutes and spins now and then. On the technician's route and house screens he sleeps, on purpose: those screens are work. With "reduce motion" on, he keeps still — only the blink stays.
On purpose — around 90 words, enough for the next step, not the whole manual. Need the full walkthrough? Tap Open help topic at the end of the answer.
Because the Ask knows your role. A technician, field supervisor or estimator who asks for something that belongs to the owner or the office — a price, a balance, moving a house, e-mailing a client — gets one line saying who does it, never the steps. The owner can do everything in the app, so the owner always gets the steps. The office gets the steps too, except for what this manual marks as owner only; there the answer says to ask the owner.
In Route builder, pick the technician and Thursday, search the house in Add to Thursday and tap it. In the Already on Friday window, pick Extra visit on … only — the date is the next Thursday, the same date as the Route builder repairs. The house goes in at the best spot with the tag extra visit · … only · Fri stays; drag it if you want, then tap Save … route (the button names the day you are editing). Friday stays as it is, Thursday's saved order doesn't change, and after that Thursday the extra visit leaves the route on its own. On the day, the technician sees the house where you put it, with the tag extra visit, and logs it as usual. To cancel before the day: the ✕ on the row (the app asks first) and Save … route, or Live routes → that day → the technician → the house ⋮ → Change day / technician → Remove the extra visit. The extra visit counts as a visit (photos, history, the customer email if your company sends it) and as one more stop in Profit per pool, but it is never charged on its own: to charge it, Balances → the client → Charge / credit. If nobody goes, it counts as a missed visit, like any scheduled stop.
The option only shows when the house is not on that weekday. A house that is already on Thursday with another technician is a one-day cover, not an extra visit: use Change day / technician → Only this date in Live routes.
The office added one extra visit to that house for this date only, in Route builder. It is already on your list, in the right spot — log it like any other stop; you don't need Extra visit (another pool). The house's regular day stays as it was, and this extra visit does not come back next week.
Thirty days, no card. Your route is ready the next morning.
O ZapRoute organiza a operação de empresas de piscina: rota do dia por técnico, prova de serviço por foto (a IA marca o tipo de visita) e painel de gestão — tudo no mesmo aplicativo.
No iPhone, pela App Store; no Android, pelo Google Play — procure por "ZapRoute" ou toque nos botões no rodapé de zaprouteapp.com. Também dá para usar o ZapRoute no navegador de qualquer celular ou computador, em app.zaprouteapp.com, com a mesma conta e os mesmos dados.
Use o e-mail e a senha da sua conta. Quem cria a conta é a gestão da sua empresa; a senha é sempre sua — você a define pelo link que chega no seu e-mail.
Se foi você que criou a conta da empresa e ainda não confirmou o e-mail, o app não entra: mostra um quadro âmbar, "Confirme seu e-mail primeiro", com o botão Reenviar e-mail de confirmação — veja a seção Senha, mais abaixo.
Está sem a senha? Toque em Receber link por e-mail: mandamos por e-mail um link e um código de 8 dígitos. No celular, digite o código; no computador, toque no link.
Não. Deixe o Lembrar meu e-mail ligado (já vem ligado) e o e-mail aparece preenchido na próxima vez. Para a senha, deixe o celular ou navegador salvar quando ele oferecer — aí entrar vira um toque. E se você não sair da conta, o aplicativo continua logado.
O convite chega por e-mail; o link abre antes uma página do ZapRoute — toque em Continuar e o aplicativo abre na tela "defina sua senha". O convite vale por 7 dias e só pode ser usado uma vez — depois disso, a página avisa que venceu: use Esqueci minha senha na tela de entrada com o mesmo e-mail (esse link vale por 1 hora). Se não chegou, confira o spam, ou use Esqueci minha senha na tela de entrada com o mesmo e-mail do cadastro — um novo link será enviado. Ou toque em Receber link por e-mail na tela de entrada. Ainda nada? Escreva para support@zaprouteapp.com.
Inglês, português e espanhol. Ele segue o idioma do celular; para trocar, abra Minha conta (no menu) → Idioma.
No primeiro acesso do dono, o aplicativo abre a Configuração inicial: um passo a passo com os dados da companhia (logo e cor incluídos), o primeiro cliente ou a importação da sua lista, e os próximos passos. Dá para pular e voltar depois — o cartão Configuração no topo do painel mostra o que ainda falta — sete passos, nesta ordem: dados da empresa, clientes, a sua base e o carro, Aplicar a sua 1ª rota, Registrar a 1ª visita com foto, a equipe e o logo. Ele fecha quando estiverem feitos, ou toque em Concluir depois. Empresa → Dados da companhia → Abrir a configuração inicial reabre o passo a passo quando quiser.
Fecha. O passo da equipe conta como feito quando você é a única pessoa na conta e pelo menos uma piscina está atribuída a você — o cartão passa a dizer Você é a equipe. Ele só fica aberto enquanto não houver nenhuma piscina sua na conta, porque aí de fato nada foi configurado ainda. Cadastrar uma segunda pessoa também fecha o passo, do jeito de sempre.
Na Configuração inicial, escolha Migrar de outro sistema e envie o seu arquivo (.csv ou .xlsx). A gente mostra qual coluna leu como o quê, você corrige ali mesmo o que saiu errado, e as piscinas entram. Endereço já cadastrado nunca é duplicado: pode enviar o arquivo de novo sem medo. O capítulo inteiro — inclusive o que fazer quando o seu arquivo não tem coluna de dia de serviço, que é o caso normal — está em Trazer a sua lista.
Empresas novas começam em Opcional — o técnico registra o teste químico sem esperar a leitura, e digitar os valores na mão continua opcional. Mude o modo quando quiser em menu ⋮ → Química da água.
A primeira coisa a fazer como técnico: configurar Minha base e carro (menu ⋮) — sem isso a sua rota não mostra milhas nem custo de combustível.
A importação traz seus clientes e piscinas de outro sistema — Skimmer, Pool Brain, Jobber, Housecall Pro, Service Autopilot, QuickBooks — ou de uma planilha sua. Ela fica na Configuração inicial: menu ⋮ → Dados da companhia → Importar clientes. Pode rodar quantas vezes precisar; endereço já cadastrado nunca é duplicado. Prefere não fazer sozinho? Mande a sua lista de clientes — qualquer planilha serve — para support@zaprouteapp.com, e nós importamos para você, sem custo. A importação fica pronta em até 1 dia útil. Na Configuração inicial, passo 3 (Trazer seus clientes), e na lista de Clientes vazia, Importar para mim faz o mesmo pelo app — anexe o arquivo e marque a autorização.
Pode. Na tela de importação, embaixo das três fontes, existe Não tenho arquivo. Cole as suas casas naquela caixa, uma por linha — direto das suas anotações, de uma mensagem, de onde elas estiverem.
Cada linha pode ter nome e endereço, ou só o endereço. Ponha um tab, uma vírgula ou dois espaços entre os dois que a gente entende. Uma linha como 123 Main St, Boca Raton, FL 33432 é lida como um endereço inteiro, não como nome mais endereço — endereço que começa com número de casa nunca é partido na primeira vírgula.
Linha sem nome não entra, e a tela diz quantas são antes de gravar qualquer coisa. Isso é de propósito: o nome do cliente é por onde o ZapRoute casa os seus clientes com o QuickBooks, então um cliente chamado “123 NE 45th St” nunca casaria e a sua cobrança quebraria sem avisar. Acrescente o nome nessas linhas e leia a lista de novo.
Aqui não existe o passo de mapeamento de colunas — as duas únicas colunas são as que você acabou de digitar. Você vai direto para a prévia, e nada é gravado até você apertar Continuar.
Os endereços são procurados no mapa na hora de importar. Quando um é encontrado só por aproximação — geralmente porque falta a cidade — a gente avisa naquela linha. A piscina entra assim mesmo, mas o pino pode estar em outra rua: abra a ficha da piscina e complete o endereço antes de montar a rota.
Você não precisa de todas as suas piscinas hoje. Comece com cinco, e amanhã de manhã já vê a sua rota. A caixa de colar continua onde está — você volta e acrescenta o resto quando quiser.
O arquivo traz a sua lista: nome do cliente, endereço da piscina, dias de atendimento, técnico, valor mensal, telefone, e-mail, apelido da piscina, código ou recado do portão, sal, tipo de corpo d'água e situação — cliente marcado como inativo ou em pausa entra suspenso, fora da rota. Outras duas colunas são lidas sem virar campo: o endereço de cobrança, usado só quando falta o endereço de serviço, e uma coluna de frequência, lida para a gente avisar quando uma piscina não é semanal.
O que o arquivo não traz:
Nada disso impede você de começar. Você começa com a lista e a rota; o resto entra enquanto você trabalha.
Não. Mande o arquivo do jeito que o seu sistema antigo exportou. A gente lê os títulos das colunas, mostra o que entendeu, e você corrige na tela. Nada do que você mudar ali mexe no seu arquivo — muda só como a gente lê este aqui.
Ele aparece sempre, já preenchido, entre enviar o arquivo e a prévia. Ele mostra:
Mudou um seletor, a gente lê o arquivo de novo com a sua escolha. Quando estiver tudo certo, um toque em Continuar.
Mudar aqui não mexe no seu arquivo. Só muda o que eu leio dele.
Funciona. Nome e Endereço aceitam mais de uma coluna, juntadas na ordem em que aparecem no arquivo: First Name + Last Name sai como um nome só; Street + City + State + ZIP sai como um endereço só. É por isso que o arquivo do Skimmer entra inteiro — o Skimmer exige o nome dividido em duas colunas. O Pool Brain exige o contrário, o nome inteiro numa coluna só, e isso também funciona. Os dois líderes se contradizem, então nenhuma lista de títulos de coluna poderia estar certa para todo mundo — e é exatamente por isso que você corrige na tela.
Não. O mapeamento fica guardado na sua empresa, então o próximo arquivo do mesmo tipo já abre mapeado. Um toque passa. E a tela diz quais colunas vieram de lá — veja as duas perguntas abaixo.
Pela marca você corrigiu, em teal, ao lado do nome do campo. Ela aparece só nas colunas que estão do jeito que você deixou da última vez, e nas duas listas: em EU LI ASSIM e em NÃO VOU IMPORTAR — dizer "não importe esta coluna" também fica guardado. Logo abaixo do nome do arquivo, um cartão teal resume quantas são: "3 colunas eu já sabia — você corrigiu no arquivo anterior". Coluna sem a marca é palpite nosso, lido do título dela neste arquivo. Sem nenhuma coluna lembrada — o seu primeiro arquivo, por exemplo — o cartão nem aparece.
A marca daquela linha sai na hora, porque ela deixou de estar do jeito que você tinha deixado; as outras continuam marcadas. A sua escolha nova vira a lembrança: no próximo arquivo é ela que abre pronta, e aí sim com a marca. Não existe botão de "esquecer tudo", e não precisa — mudar o seletor já regrava.
Essas piscinas entram sem rota, e a gente avisa em vermelho, com o número de piscinas. A gente nunca chuta um dia por você. Quando a importação termina, um botão leva ao Montador de rotas, onde você marca o dia de todo mundo numa tela só — mais rápido do que digitar um dia da semana em cada linha de uma planilha. Lá elas esperam na lista Sem rota nenhuma, cada uma com o seu Melhor encaixe — o técnico e o dia em que ela soma menos milhas.
! Piscina sem dia não tem rota amanhã de manhã, até você distribuí-la no Montador de rotas.
É o caso normal, não a exceção. A gente leu a exportação de seis produtos: no Skimmer o dia é um Route Assignment separado, no Pool Brain o dia pertence à rota e não ao cliente, o Jobber exporta uma frequência ("Weekly", "Every two weeks", "Monthly"), o Housecall Pro uma data solta, o Service Autopilot o nome de um Master Schedule, e o QuickBooks não traz campo operacional nenhum. Quase todo mundo chega sem dia da semana — e o Montador de rotas é onde a semana é desenhada.
Não. Piscina que entra sem dia está esperando rota, não é só de reparo: ela aparece em Sem rota nenhuma no Montador de rotas e em Piscinas sem rota nenhuma na Mesa do escritório, cada uma com o seu Melhor encaixe. A prévia da importação marca essas linhas com "sem dia → sem rota nenhuma". Para as que você só atende em reparo, toque em Só reparo no ⋮ da linha no Montador de rotas — um toque em cada, e elas saem da lista. A importação em si não tem coluna de só reparo.
Não. Palavras de frequência — Monthly, Weekly, Biweekly, EOW — são lidas como frequência, nunca como dia, e a linha diz isso. Até esta versão "Monthly" era adivinhado como Monday pelas três primeiras letras, sem falar nada: piscina atendida uma vez por mês virava parada de toda segunda. O ZapRoute visita toda semana, então piscina que traz uma frequência fica só com o dia da semana dela.
5.000 linhas num arquivo. Arquivo maior abre do mesmo jeito, e um aviso no topo da prévia diz quantas linhas ele tem e quantas entram desta vez — mande o resto num segundo arquivo.
A gravação vai em lotes de 120 linhas, um lote por vez, com o contador na tela ("240 de 700 linhas"). Esse ritmo é o trabalho em si, não uma espera escondida: cada endereço novo é consultado uma vez, então 700 piscinas levam alguns minutos. Deixe a tela aberta até o contador terminar.
Não. Cada lote é gravado assim que termina, então o que entrou continua lá, e a tela diz quantas linhas já estão gravadas. Toque em Continuar para mandar o resto.
Mandar o mesmo arquivo de novo é seguro. A piscina que já está cadastrada — mesmo endereço e mesmo Apelido — é pulada, e o endereço dela não é consultado uma segunda vez. O pior que acontece é essas linhas aparecerem na lista de puladas, que é justamente o que "já cadastrada" quer dizer.
Os dois casos servem. A gente lê a aba que parece a lista de clientes e diz no topo qual leu; e diz em que linha achou os títulos das colunas, porque tudo acima daquela linha é ignorado.
Só uma aba é lida. Quando outras abas também têm linhas, o aviso nomeia cada uma com o número de linhas — "Ficaram de fora (linhas em cada uma): Rota B (190), Rota C (190)" — e, se forem listas de clientes, ele fica na lista vermelha, porque essas linhas não vão entrar. Para trazer as outras, salve cada uma dessas abas como um arquivo (no Excel: abra a aba e use Arquivo → Salvar como → CSV) e importe em seguida; piscina já cadastrada nunca é duplicada. Uma aba de instruções também é nomeada, mas em âmbar — nenhum cliente se perde com ela.
Não. A coluna que tem valores mas está com o título em branco aparece pela letra do Excel — coluna B (sem título) — em NÃO VOU IMPORTAR, com o usar como… como qualquer outra, e na lista que o Escolher uma coluna abre no cartão vermelho. Então a coluna do dia de serviço que ficou sem título ainda pode ser apontada. O aviso no topo a chama do mesmo jeito. Coluna em branco sem valor nenhum fica de fora — ela não carrega nada. Coluna sem título nunca é lembrada para o próximo arquivo, porque a memória é pelo título.
Viram um cliente com duas piscinas — piscina é juntada ao cliente pelo nome, o que está certo para o dono de duas casas e errado para duas famílias chamadas Maria Garcia. A prévia avisa antes de gravar qualquer coisa: N linhas têm o nome "…", contando o arquivo inteiro. Ela também avisa quando uma linha traz uma piscina nova para um nome que já é cliente no ZapRoute: essa piscina vai para a ficha que já existe. Se forem pessoas diferentes, mude um dos nomes no seu arquivo e mande de novo.
Sai. Baixar planilha modelo entrega a planilha no idioma em que o aplicativo está — inglês, português ou espanhol — com duas linhas de exemplo preenchidas. As colunas dela são Nome, Endereço, Dias, Técnico, Valor mensal, Telefone, Email, Sal, Apelido, Portão e Tipo.
As linhas que serão criadas, e duas listas separadas embaixo, cada uma com a sua contagem:
Nada é criado até você tocar em Continuar.
Um arquivo que não é lista de clientes — um relatório de lançamentos do QuickBooks, por exemplo — pode gerar dezenas de milhares de avisos. As duas listas têm limites separados, então uma lista longa de avisos nunca empurra para fora uma linha que NÃO vai entrar: Linhas que NÃO vão entrar nomeia até 5.000 linhas, e Avisos lista os primeiros 1.000. Quando uma lista chega ao limite, uma linha no fim dela diz quantos ficaram de fora, e o número no título da lista já conta com eles. As linhas âmbar que ficaram fora da lista entram mesmo assim, cada uma perdendo só o campo que o aviso dela cita. Mais de 5.000 linhas que não vão entrar costuma querer dizer que o arquivo não é a sua lista de clientes — confira se exportou o arquivo certo.
O nome tem que bater com um usuário ATIVO da empresa que atende rota — técnico, dono ou supervisor — pelo nome inteiro, ou pelo primeiro nome quando só um bate. Quem não bate fica sem técnico (um aviso avisa), e depois aparece como Sem técnico no Montador de rotas. Diário na coluna Days significa todos os dias da semana.
O de serviço, sempre — a casa fica onde a piscina está, não onde a conta chega. Um aviso no topo da prévia diz isso quando as duas colunas estão no arquivo.
Até esta versão não havia preferência nenhuma: ganhava a coluna de endereço que viesse primeiro. Um arquivo exportado do QuickBooks só traz Billing Address, então a casa nascia numa caixa postal — e nada avisava. Pior: uma LLC com três piscinas e um endereço de cobrança importava uma; as outras duas caíam como endereço repetido.
Ela roda assim mesmo — nenhuma linha é pulada por causa disso. A casa nasce no endereço de cobrança, e um aviso naquela linha te diz isso, porque endereço de cobrança costuma ser caixa postal ou escritório e a piscina está em outro lugar.
Então, antes de montar a rota: abra a piscina na ficha do cliente e corrija o endereço para onde a piscina está de verdade. A rota é desenhada a partir desse endereço, então uma casa deixada numa caixa postal manda o seu técnico para a rua errada.
Se der para acrescentar uma coluna Service Address ao arquivo antes de importar, faça isso — poupa a correção.
Sobrevive, desde que a coluna Apelido distinga as duas ("Piscina" e "Spa", "Unidade A" e "Unidade B"). É assim que um condomínio com piscina e spa sai do Skimmer, e até esta versão a segunda linha era jogada fora com um aviso que dizia "endereço repetido" — que se lê como "duplicata, não perdi nada" quando você tinha acabado de perder uma piscina que fatura.
A coluna Tipo não faz esse trabalho. Ela é lida, e define o que existe no endereço — Piscina, Spa ou Piscina + spa —, mas não entra na conta de distinguir as linhas. Duas linhas com o mesmo endereço e o mesmo Apelido são tratadas como a mesma piscina mesmo que uma diga Piscina e a outra Spa. Se o seu arquivo separa as duas só pelo tipo, ponha um nome na coluna Apelido antes de importar.
Duas linhas realmente iguais — mesmo endereço, mesmo apelido — continuam sendo puladas, porque isso é duplicata de verdade. O aviso agora diz que a linha não foi importada, com essas palavras.
Duas linhas no mesmo endereço com nomes de cliente diferentes e nada no Apelido que as distinga — um duplex, uma casa geminada, uma segunda unidade — não são duplicata. A segunda continua de fora (duas casas no mesmo ponto do mapa dobrariam a parada), mas o aviso nomeia os dois clientes e diz o que fazer: pôr a unidade no endereço, ou colocá-la na coluna Apelido (Unidade B), e mandar o arquivo de novo.
Entende, e agora importa os cinco dias. Até esta versão ele lia exatamente dois — segunda e sexta — sem falar nada. Numa piscina comercial da Flórida, onde a frequência faz parte do contrato, isso é deixar de ir três vezes por semana num clube.
A importação abre o intervalo e avisa que abriu, naquela linha, para você conferir. Funciona com traço, com "to" e com "a": Mon-Fri, Monday – Friday, Mon to Fri, Seg a Sex. Lista com vírgula continua sendo lista: Seg, Sex são dois dias, não cinco.
Lê — é a coluna Type. Escreva uma de quatro coisas em cada linha: Pool, Pool + spa, Spa only ou Fountain (em português e espanhol também vale — "Piscina e spa", "Só spa", "Fonte"). Pool + spa cria dois corpos d'água num passo só; Spa only faz a casa ser um spa (ela é chamada assim na rota, nos relatórios e no relatório do cliente); Fountain nasce com o teste químico não exigido. Atenção: as faixas da química são da empresa, uma só para todas as piscinas — elas ainda não mudam por tipo de corpo d'água, então um spa quente pode sair marcado como ALTO na temperatura contra a faixa de piscina. Célula vazia — ou uma palavra que não reconhecemos — entra como Pool, com um aviso naquela linha. Nunca chutamos spa nem fonte no seu lugar. O modelo que você baixa já tem a coluna.
Antes de a importação rodar, o passo Quem atende essas piscinas? (passo 4 de 5) pede para escolher: Eu mesmo — todas elas, Um técnico fica com todas (você escolhe quem), Usar a coluna Technician do meu arquivo ou Decidir depois em Montador de rotas. Quem trabalha sozinho pula esse passo — tudo fica na própria rota. A importação acontece assim que você termina o passo.
A tela Tudo pronto avisa. Se alguma piscina ficou sem técnico, um cartão âmbar mostra Atribuir em Montador de rotas — não há rota amanhã para essas piscinas até você distribuí-las.
A piscina entra suspensa: ela existe, com a ficha dela, e não está na rota de ninguém. Um aviso diz o nome de cada uma. Quando o cliente voltar, é só religar a piscina pela ficha do cliente.
Na última tela. Cada linha pulada aparece com o nome ou o endereço dela e o motivo — endereço que já está no ZapRoute, cliente que não deu para criar, nome de técnico que não é usuário aqui. Só a contagem não deixa você consertar nada, então a gente escreve o motivo ao lado de cada uma.
A tela principal do técnico: as casas de hoje, na ordem certa, com tudo que precisa de atenção já sinalizado.
Sozinha. Abra o aplicativo e a rota de hoje já está na tela, na ordem de atendimento. O cartão azul do topo mostra o progresso (quantas casas feitas), as milhas e o tempo de direção — e, com base e carro configurados, o custo aproximado de combustível do dia.
É quantas paradas pedem hoje o painel completo — as leituras de tempos em tempos, como CYA, dureza, alcalinidade e sal —, com a conta por leitura logo embaixo ("CYA 5 · CH 4 · ALK 4 · SALT 1 — leve esses reagentes"), para você saber quais reagentes pôr no carro. Cada uma dessas paradas ganha a marca Painel · com o que medir ali. Piscina nova mostra Primeira visita · painel completo, em âmbar: ela pede o painel inteiro na primeira visita, sem alarme para o escritório. A conta é feita no seu celular e funciona sem sinal.
O nome do cliente como título, com o apelido ao lado quando a piscina tem um, e o endereço embaixo. Etiquetas como "Falta teste químico" agora ficam em minúsculas (só a primeira letra maiúscula) e quebram linha em vez de cortar.
Não. O cartão mostra "Sal registrado · limpeza ainda pendente" — sal sozinho nunca fecha a parada. Registre a limpeza com foto para fechar a casa.
O escritório pôs essa casa na sua rota só nesta data. movida de Sex diz o dia de onde ela veio (a casa é de sexta); cobrindo diz que ela é de outro técnico e hoje você está cobrindo. As duas podem vir juntas: movida de Sex · cobrindo. Por isso ela vem no fim da rota, depois das casas do dia. Atenda normalmente, com foto. Você não precisa fazer nada para ela voltar: passada essa data, a casa volta sozinha para o dia e o técnico de sempre.
Onde o escritório colocou — muitas vezes entre duas paradas suas, não necessariamente no fim da rota. Ela aparece na sua lista e no Mapa com o número dela, na ordem do dia, e você atende como qualquer outra casa. Se o escritório pôs a casa num lugar hoje com você já na rota, ela entra depois da última casa que você já terminou hoje — nunca atrás de você. Se o escritório só deu o dia a ela, e esse dia tem ordem salva pelo escritório, o ZapRoute põe a casa nessa ordem sozinho, no melhor lugar para toda semana — então, na rota de hoje, ela pode aparecer antes de uma casa que você já terminou: procure na lista. Num dia sem ordem salva, ela vai para o fim da lista. A casa que ainda cai no fim com a etiqueta Fora da ordem salva — foi para o fim está explicada na próxima pergunta.
A casa está na sua rota hoje, mas não está na ordem que o escritório salvou para este dia da semana — quase sempre uma casa importada, uma casa cujo endereço não está no mapa, ou uma que ganhou este dia antes desta atualização. O app não adivinha o lugar dela: põe a casa no fim da lista, e a etiqueta avisa. Então aqui a lista não é a ordem em que você dirige. Antes de registrar um serviço, confira se o cartão que você abriu é a casa onde você está. O cartão seguinte da lista pode ser outra casa. Você não precisa mudar nada. O escritório põe a casa no lugar dela no Montador de rotas, e a etiqueta some quando ele salvar. Se você otimizar a sua rota e tocar em Aplicar esta ordem, a ordem nova inclui a casa e a etiqueta também some.
Toque na seta azul do cartão. O Google Maps abre em modo carro com o endereço como destino.
Você não marca na mão: registre o serviço com foto na tela da casa e o ✅ aparece sozinho. Sem foto não existe visita — essa é a regra número 1 do ZapRoute.
O teste químico de hoje. A limpeza está registrada, mas esta piscina espera o teste do mesmo dia, e nenhuma visita sua aqui hoje tem foto de teste ou leitura. Registre um serviço com a foto da fita ou do kit — a IA dá o nome Teste químico — e a casa fica verde sozinha. Aqui só contam as suas visitas: um teste que outro técnico registrou hoje nesta casa não deixa ela verde na sua rota. Piscina em que o químico é de terceiros (club houses) pode ser dispensada pelo escritório — no cadastro da piscina, Não exigir teste químico aqui.
Não. Quando a foto mostra a piscina, a IA troca a visita para Piscina limpa — mas as leituras que você digitou continuam nessa visita, e uma visita com pelo menos uma leitura conta como o teste químico do dia, qualquer que seja o tipo dela. A casa não fica âmbar por falta de teste. As telas do escritório seguem a mesma regra: Rotas ao vivo, Mesa do escritório, Relatórios e o alerta de 21 dias.
Não. Essa visita passa a valer duas vezes: é a limpeza do dia, porque a foto mostra a piscina limpa, e é o teste químico do dia, porque tem leituras. A casa fica verde sem outra visita. Uma visita que a IA trocou para Piscina limpa sem nenhuma leitura é só limpeza: a casa continua esperando o teste químico do dia.
Puxe a lista para baixo para recarregar. Sem conexão, o aplicativo mostra a última rota salva no aparelho (uma faixa amarela avisa) — veja "Sem sinal".
O botão com o ícone de rota no topo abre a otimização (o Zappy, ao lado, é o botão de ajuda), e a aba Mapa mostra o trajeto completo. Cada um tem o próprio tópico neste manual.
Não deveria, e a partir da versão 3.61 não é. O app é medido em quatro tamanhos de letra — o normal e mais três, até o máximo que o Android oferece na acessibilidade — e tem que aguentar todos. Se você aumentar a fonte e vir texto saindo pela borda, palavra quebrada no meio ou um nome sumindo, isso é defeito nosso, não configuração errada sua: mande um print. Na rota do dia, os botões Navegar e Foto ficam no rodapé do cartão, com o nome escrito — quando a letra é grande eles descem um embaixo do outro em vez de espremer o nome do cliente.
Tocar em qualquer casa da rota — pendente ou concluída — abre sempre a mesma tela: o que já foi registrado hoje, as fotos, e os botões para registrar e corrigir.
Um serviço foi registrado hoje, mas a foto nunca chegou ao servidor (sinal fraco, ou o aparelho não conseguiu guardá-la na fila offline). Sem a foto a visita não conta — a casa continua aberta. Abra a casa: a visita sem foto aparece em vermelho — toque em Adicionar foto para completar a prova naquela mesma visita. Se a foto se perdeu na fila do aparelho, o item fica visível em vermelho com Tirar a foto de novo. Nada é descartado em silêncio.
Se a sua empresa deixa a química em Obrigatório, ou o seu app é de uma versão antiga, a tela ainda pergunta O que você fez? com os sete tipos — escolha um e depois tire a foto.
A foto decide, nos três serviços de rotina. Quando a foto sobe, a IA dá à visita o nome Piscina limpa, Teste químico ou Filtro lavado (Retrolavagem no filtro de areia), só quando tem certeza de 80% ou mais. O cartão do serviço passa a mostrar pela IA, e você tem 30 minutos para corrigir com Corrigir tipo, contados de quando a foto sobe: sem sinal, o cartão mostra Serviço e esperando sinal — "A IA dá o nome quando a foto subir." — e os 30 minutos só começam quando ela sobe. Quando a IA não tem certeza, ou está fora do ar, a visita fica Teste químico com IA sem certeza, que não fecha a casa nem avisa o cliente: confira e corrija o tipo se precisar. Foto que não é nada disso continua indo para a Mesa do escritório. Sal, choque, follow-up e problema continuam com você, em Outro serviço?; reparo e Não deu para fazer não mudam. O escritório corrige o tipo quando quiser, sem prazo, e Lançar foto no escritório continua escolhendo o serviço. No modo Obrigatório da química, e nas versões antigas do app, a tela ainda pergunta O que você fez? — ali você escolhe o tipo, como antes.
Ele foi retirado: o produto deixou de ser obrigatório. Não colocou nada? É só tocar em Enviar visita. Colocou alguma coisa? Registre em Produtos adicionados antes de enviar — o escritório só sabe o que entrou na piscina pelo que você registra. Os detalhes estão no capítulo Química da água.
Não. Registre em Produtos adicionados (teste químico ou limpeza) só o que você colocou na piscina; se não colocou nada, envie assim mesmo — nada segura o Enviar visita por causa de produto, para nenhum técnico. Da química, só uma leitura que a sua empresa deixou obrigatória ainda segura a visita.
Use Registrar serviço e escolha o tipo problema: a descrição é obrigatória, mais a foto do que você encontrou. É um serviço registrado, não uma recusa — a casa ganha o ✅ e fica verde como numa limpeza, e o escritório vê o problema no grupo Problemas abertos da Mesa do escritório, pronto para virar ordem de reparo. Não deu para fazer é outro botão: só para quando NÃO deu para fazer o serviço (portão, cachorro, tempestade) — esse fecha a casa como NÃO ATENDIDA, em cinza.
Abra a casa e toque em Não deu para fazer. Tire uma foto do que impediu — o portão trancado, o cachorro, a tempestade; a foto é obrigatória. Escolha o motivo (portão/código não abriu, cachorro solto, piscina inacessível, cliente pediu para pular, tempestade/raio, outro — em "outro" os detalhes são obrigatórios) e envie. A casa fecha o dia marcada NÃO ATENDIDA, em cinza: conta como feita na rota, nunca fica verde, e o escritório vê na hora com a sua foto e o motivo. Sem sinal? Fica na fila offline como qualquer visita. Se você conseguir voltar e registrar o serviço, o serviço vale e a casa fica verde.
Use Registrar outro serviço na tela da casa. Cada serviço vira um registro separado, com o tipo certo e a própria foto — quantos precisar, em qualquer ordem.
Dá. Corrigir tipo vale por 30 minutos, com o contador "faltam X min" no cartão do serviço. Eles contam do registro — ou, quando você deixou o tipo para a foto (não escolheu nenhum; o cartão então diz pela IA ou IA sem certeza), de quando a foto sobe, então a visita enviada sem sinal também ganha os seus 30 minutos. É ali que você pega um nome errado da IA. A foto tem um relógio mais longo: Substituir (na foto) — e Retirar foto, quando a visita tem duas ou mais — vale até uma hora depois do seu último serviço do dia, e o cartão mostra a hora exata ("Dá para arrumar as fotos de hoje até 14:41"). Adicionar foto (outro ângulo) no mesmo serviço vale por esses mesmos 30 minutos. Depois disso, só o escritório arruma — qualquer foto, em qualquer dia. Foto com a etiqueta Em revisão (marcada pela IA) não é você quem troca nem retira: peça ao escritório, ou corrija o tipo se o erro foi no tipo. Foto certa lançada na casa errada não é foto errada: não troque nem retire — mova (veja "Lancei a foto na casa errada. Consigo mover?").
Consegue, pelo celular, quando a foto foi tirada em outra casa da sua rota de hoje. Na tela da casa, na foto — onde fica Trocar a foto errada — toque em Mover para outro cliente. A folha mostra as casas da sua rota de hoje perto de onde a foto foi tirada, a mais perto primeiro e com a distância; na sua folha a mais perto já vem escolhida — escolha outra se não for ela e toque em Mover. A sua folha não tem motivo para escrever: é só escolher a casa e tocar em Mover. Se você escolher uma casa que não é a mais perto de onde a foto foi tirada, a folha pergunta antes de mover — Mover para 45 Palm Ave leva para a mais perto, Mover para 210 Bay Dr mesmo assim para a que você escolheu; nada se move antes de você tocar num deles (veja a próxima pergunta e "Mover para outro cliente perguntou 'Mover para …?' antes de mover. Por quê?"). Ela move a foto, não a casa: nenhuma casa muda de dia nem de técnico. Só funciona quando tudo isto vale: a foto é sua, é de hoje, o seu prazo de arrumar ainda está aberto (até uma hora depois do seu último serviço do dia, o mesmo relógio do Trocar a foto errada), e a foto tem GPS mostrando que foi tirada a no máximo 300 m (uns 1.000 pés) daquela outra casa, que está na sua rota de hoje. O botão só aparece nas suas fotos enquanto o seu prazo de arrumar está aberto. Quando a foto não tem GPS, ou não foi tirada perto de outra casa da sua rota de hoje, a folha diz qual é o caso e manda pedir ao escritório — o dono e o escritório movem qualquer foto, em qualquer dia, para qualquer cliente. Foto com a etiqueta Em revisão também move: foto marcada por ter sido tirada longe da casa é justamente o caso. As leituras que saíram dessa foto vão junto, e o cliente certo recebe o Serviço feito quando é limpeza (no máximo uma vez por casa por dia). Não use Retirar foto para isso: foto retirada nunca chega ao cliente certo. O e-mail que já foi para o cliente da casa errada não volta. Se você é o dono e roda a sua própria rota em Minha rota, Mover para outro cliente abre a janela do escritório: nenhuma casa vem escolhida, o Motivo (obrigatório) precisa ser escrito, e a casa mais perto é procurada entre todas as casas da sua empresa, não só nas suas paradas — veja "Mover para outro cliente perguntou 'Mover para …?' antes de mover. Por quê?".
Nada foi movido ainda: é a pergunta da casa mais perto. Ela aparece quando a foto tem GPS e a casa que você escolheu não é a mais perto de onde a foto foi tirada, entre as paradas da sua rota de hoje — mesmo quando a diferença é pequena. A lista some e uma caixa âmbar mostra as duas distâncias: "Tirada a 69 pés de 45 Palm Ave." e "Mover para 210 Bay Dr, a 597 pés?". Escolha um dos três botões. Mover para 45 Palm Ave move a foto para a casa mais perto. Mover para 210 Bay Dr mesmo assim move para a casa que você escolheu — é o botão quando você tem certeza da sua escolha. Voltar volta para a lista como você deixou, com a sua escolha. Você não precisa abrir Mover para outro cliente de novo nem pedir ao escritório.
Quando a mais perto é a casa onde a foto já está, a caixa diz "Tirada a 69 pés de 12 Oak St — onde ela já está." e o primeiro botão é Deixar em 12 Oak St: ele fecha sem mover nada. A sua folha não tem motivo para escrever. Essa caixa não é o alerta vermelho da foto ("Esta foto foi tirada a 50 pés de 45 Palm Ave, não nesta casa."), que aparece na tela da casa antes de você abrir a folha — o botão Mover para 45 Palm Ave desse alerta abre a folha com essa casa já escolhida.
Se você é o dono e roda a sua própria rota em Minha rota, Mover para outro cliente abre a janela do escritório: nenhuma casa vem escolhida, o Motivo (obrigatório) precisa ser escrito, e a casa mais perto é procurada entre todas as casas da sua empresa, não só nas suas paradas — veja "Mover para outro cliente perguntou 'Mover para …?' antes de mover. Por quê?".
Porque a IA olha as cinco primeiras fotos da visita, e isso é de propósito. Toda foto que você tira fica guardada, é prova e aparece no cartão igual às outras — da sexta em diante ela só não é mandada para a IA classificar. Nada é recusado, nada é apagado, e a parada fecha verde do mesmo jeito. Num dia normal isso nem acontece: a visita mais cheia que a gente vê tem três fotos. Só aparece quando alguém documenta um problema grande de vários ângulos — e aí as fotos em si é que são o registro, que é o que importa.
"Tire quantas fotos precisar. A IA lê as cinco primeiras; o resto continua sendo prova."
A inteligência artificial confere cada foto. Na visita que a foto nomeou (o cartão diz pela IA), o nome veio dessa foto: se a IA errou o nome, use Corrigir tipo. O alerta vermelho aparece no cartão quando uma foto não bate com o tipo registrado — ex.: você marcou Sal (sacos) e mandou foto da piscina, ou uma foto acrescentada depois em Adicionar foto mostra outra coisa (a fita de teste numa visita que a IA chamou de Piscina limpa). Choque, follow-up, problema e reparo não têm foto esperada, então nunca ganham o alerta. Corrija o tipo dentro da janela, se o erro foi no tipo. Se a foto em si está errada, troque dentro da janela — a não ser que ela tenha a etiqueta Em revisão: foto marcada pela IA não é você quem troca, então peça ao escritório, que troca qualquer foto, em qualquer dia. A gestão vê o mesmo alerta.
São as conferências de segurança do sistema:
Os avisos não bloqueiam o registro, mas ficam visíveis para a gestão. A foto certa protege você: reclamação de "ninguém veio" morre na hora.
Se você tentar sair com foto não enviada, o aplicativo pergunta antes de descartar. Foto enviada nunca se perde — mesmo sem sinal (veja "Sem sinal").
Pode. Abaixo de Enviar visita, o cartão Equipamento desta piscina mostra o que já está na ficha e deixa você acrescentar o que falta — Bomba, Aquecedor, Sistema de sal, Automação ou Blower (não o Filtro — esse é cadastrado pelo escritório). Tire a foto O equipamento (afaste-se e mostre os canos e as conexões) só quando ainda não existir uma, digite o que der para ler na etiqueta e salve. Você só acrescenta — alterar ou apagar o que já está na ficha é trabalho do escritório. Veja o capítulo Equipamentos para o quadro completo.
Dentro de Registrar serviço, enquanto nenhum dos quatro de Outro serviço? está marcado: aparece o bloco Química da água com as leituras, e o bloco Produtos adicionados para os produtos que você usou. A linha embaixo de Foto do serviço diz "A IA lê a foto: fita do teste, piscina limpa ou filtro." As leituras vêm fechadas numa linha — Digitar leituras (kit), "Opcional — a IA lê a fita" — porque a IA lê a fita sempre que a química da água está ligada: toque nela para digitar as do kit. Quando a IA dá à visita o nome Piscina limpa ou Filtro lavado, as leituras e os produtos continuam nessa visita e aparecem em Editar. No modo Obrigatório a tela ainda pergunta O que você fez? com os sete tipos: o bloco aparece ao escolher Teste químico, e a linha embaixo de Foto do serviço diz o que fotografar para esse tipo. Se a sua empresa não ligou esse recurso, esses blocos não aparecem. Piscina cujo químico é de terceiros (club houses) continua sem pedir leitura.
"A leitura por IA está desligada para sua empresa. A foto é salva como prova, mas nenhuma leitura ou dosagem vai aparecer. Peça ao dono para ligar em Empresa → Química da água."
Porque cada leitura tem a sua frequência, definida pela sua empresa: Toda visita, A cada N dias (até 60) ou Quando precisar. As de toda visita ficam em TODA VISITA. Uma leitura de tempos em tempos sobe para MEDIR HOJE, em âmbar, quando o prazo dela chega; até lá ela fica fechada na linha cinza AINDA NO PRAZO, com o valor e há quantos dias foi medida — abra só se quiser medir antes, e medir antes recomeça o prazo dela. Quando uma leitura vence, as que venceriam naquela piscina nos 7 dias seguintes vêm junto ("mesma viagem"). As de Quando precisar nunca vencem e nunca ficam âmbar: só aparecem dentro da linha cinza.
ÚLTIMA (cinza) é a última leitura registrada naquela piscina, com uma seta mostrando se subiu, desceu ou ficou igual — é só referência, nunca copia sozinho para a caixa HOJE. HOJE é o que você preenche agora. Ponto verde significa que o valor está dentro da faixa alvo da sua empresa; a etiqueta âmbar ALTO ou BAIXO significa que está fora — é informação, não é alarme, e sozinha nunca trava o envio (a não ser que o escritório tenha marcado aquela leitura como obrigatória e ela continue vazia).
Escondido de propósito, até você lançar o de hoje. Quando vence uma leitura que é medida de tempos em tempos, ela sobe para MEDIR HOJE, em âmbar, dizendo há quanto tempo está sem medir (por exemplo "sem medir há 35 d") — e sem o valor antigo. Assim que você toca o valor de hoje, o antigo aparece ao lado ("era 50 · 24 de ago"). O motivo: com o número antigo na tela, é fácil tocar o mesmo número de novo só para apagar o âmbar, e resultado copiado da visita anterior é o sinal clássico de registro inventado. Cloro livre e pH continuam com a ÚLTIMA de sempre — ali ela mostra a tendência.
Pode. Toque em Não medi hoje embaixo das leituras em âmbar e escolha o motivo — Sem reagente, Sem tempo ou Outro: um toque vale para todas as leituras em âmbar que ficaram vazias. O Enviar visita nunca espera por essas leituras. O escritório vê o motivo na Mesa do escritório, e a leitura volta a ser pedida na próxima visita. Tocou sem querer? desfazer volta atrás. Cloro livre e pH seguem a regra de sempre: se o escritório os marcou como obrigatórios, continuam tendo de ser preenchidos.
Não. A partir da próxima visita ela é pedida em toda visita, em TODA VISITA, com "toda visita até voltar à faixa" — até uma leitura cair dentro da faixa da sua empresa; aí ela volta ao prazo normal. Ela nunca segura o Enviar visita: se não der para medir, toque em Não medi hoje. O escritório vê pelo alerta de fora da faixa de sempre, na Mesa do escritório, quando ela volta fora da faixa na visita seguinte. Um CYA de 150, por exemplo, costuma levar semanas para voltar à faixa, então pode ficar em toda visita por um bom tempo.
Porque ainda não há nada registrado. Uma piscina cadastrada depois que a sua empresa pôs uma leitura em A cada N dias pede todas essas leituras na primeira visita — a parada mostra Primeira visita · painel completo na rota e cada linha diz Primeira leitura, em âmbar. Não há alarme: se não der para medir, toque em Não medi hoje e nada vai para o escritório. As leituras continuam pedidas como Primeira leitura nas visitas seguintes, e a piscina só entra em Painéis vencidos quando o prazo normal passa sem medição.
Em geral, não. A fita lê alcalinidade, dureza e CYA em toda visita — a IA lê depois do envio — e cada leitura dessas zera o seu próprio relógio, então elas nunca vencem e nada fica âmbar para você. A exceção é a fita sem aquele quadradinho: a fita de 4 quadradinhos (AquaChek 4-in-1) não tem dureza; se a sua empresa pede dureza a cada 30 dias, ela vai vencer uma vez por mês — meça com um kit, ou toque em Não medi hoje. Você nunca diz ao app se usa fita ou kit.
Toque no chip da ponta: >8.0 no pH, >10 no cloro livre, <30 ou >100 no CYA — eles seguem os limites do kit. O > conta como alto e o < como baixo, na leitura e no alerta de fora da faixa. O alerta de emergência só dispara quando o chip prova: >8.0 dispara (a emergência é pH acima de 8,0), <7.0 não (ela é pH abaixo de 6,8, e "abaixo de 7,0" não prova isso). Tem o número exato de um medidor ou de uma amostra diluída? Toque em Outro valor… e digite.
Toque em Outro valor… embaixo da folha e digite o número exato — 2,2, por exemplo. Ele está em toda folha de valores rápidos: cloro livre, pH e CYA. Na alcalinidade, na dureza e no sal você já digita o número final no teclado; o app nunca pergunta quantas gotas você contou.
Não — e também não digite um número maior. O kit não tem número depois da última cor: a água só mostra que passou de 8,0, então não existe número exato para digitar. Toque no chip >8.0, o último da folha do pH. Ele conta como alto e dispara o alerta de emergência do pH. Outro valor… não é para isso: é só para o número exato lido num medidor ou numa amostra diluída.
Toque em Adicionar produto. Primeiro vêm os produtos já usados nesta piscina nas últimas visitas, depois os favoritos da sua empresa (até 6 no total, mostrados como efeito · produto). A lista nunca muda por causa das leituras de hoje. Toque num produto e as quantidades dele abrem logo abaixo — toque na quantidade e pronto: 2 toques por produto. Precisa de outro? Outros produtos abre o resto da lista; Outro… deixa digitar o nome do produto e a quantidade na mão.
Não. A lista de Adicionar produto nunca muda por causa de uma leitura, e nada nela fica marcado em âmbar. Ela traz primeiro os produtos já usados nesta piscina nas últimas visitas e depois os favoritos da sua empresa. Qual produto e quanto é decisão do técnico — o ZapRoute registra o que entrou; ele nunca recomenda produto nem dose. A etiqueta ALTO / BAIXO na leitura é informação para você e para o escritório, e só.
É uma versão antiga do app, de antes da mudança: a versão atual não marca mais nenhum produto por causa de uma leitura. A versão nova pode ainda não ter chegado pela loja do seu celular — instale assim que ela aparecer. Até lá, ignore a bolinha — qual produto e quanto é sempre decisão do técnico; o ZapRoute não recomenda produto nem dose.
Ele foi retirado: o produto deixou de ser obrigatório, para todo técnico, e a caixa A empresa paga o químico de Configurar custos não muda mais nada no celular. Registre o que você colocou em Produtos adicionados; não colocou nada, é só tocar em Enviar visita. No relatório de química, as visitas de antes da mudança marcadas com o botão continuam aparecendo como Nenhum produto com o ✓ verde.
Não. O teste químico ou a limpeza é enviado com Produtos adicionados vazio — a caixa não fica mais âmbar nem mostra OBRIGATÓRIO por causa de produto. Registre o produto quando colocar um: o escritório conta como químico daquela piscina só o que foi registrado. O modo Obrigatório da Química da água continua segurando a visita só por uma LEITURA.
Dá — toque em Editar no cartão do serviço, enquanto o dia ainda estiver aberto. Ele reabre o mesmo bloco, preenchido com o que você enviou; mude e salve. Depois que o dia fecha, só o escritório corrige.
Na hora, já nessa primeira leitura — não espera mais a segunda visita.
Os alertas de química normalmente exigem o mesmo item fora da faixa nas duas visitas de teste mais recentes. Essa é a regra certa para um pH um pouco alto: uma leitura solta não vira caso. Mas numa rota semanal isso são sete dias de espera, e piscina sem cloro fica verde em dois.
Então agora existe um quarto alerta, em vermelho, acima de todos os outros na mesa do escritório e na rota: cloro abaixo de 1, pH abaixo de 6,8 ou pH acima de 8,0 acende já na primeira leitura. Os números são os que o Fabio definiu.
Três coisas que vale saber:
Como todo alerta, ele só aparece para alguém decidir. Nada é pedido, cobrado ou enviado sozinho.
Porque agora são dois guardas numa leitura da IA, não um, e qualquer um deles acende a marca.
O primeiro é a confiança da própria IA: quando ela está em dúvida, a leitura já entra marcada. O problema é que modelo que erra costuma errar confiante — ou seja, a confiança dele é justamente o guarda que não serve no caso perigoso. Foi assim que uma fita de pH 7,8 foi gravada como 6,8, sem marca nenhuma, e o histórico da piscina passou a mostrar um problema de pH que não existia.
O segundo guarda compara a leitura com o histórico daquela piscina. Água de piscina atendida toda semana não pula: o pH anda devagar, e o cloro é o que mais varia. Quando a IA lê um número mais distante da última vez do que aquele item consegue andar entre duas visitas, a leitura entra marcada com CONFERIR mesmo com a IA confiante. Número errado já é ruim; número errado que ninguém olha de novo é pior — a marca é o que faz alguém olhar.
A marca nunca muda nem apaga o valor: a IA sugere, quem decide é gente. Abra Editar na química da visita para confirmar ou corrigir. Leitura digitada à mão nunca é marcada, e a primeira leitura de uma piscina também não — ainda não há com o que comparar.
Toque em Ver histórico no bloco ou no cartão do serviço: aparecem as suas últimas 8 visitas com todas as leituras e todos os produtos adicionados, por data e hora. O escritório e o dono veem o histórico completo na ficha do cliente, na seção Visitas por dia.
Funciona — leituras e produtos viajam na mesma fila offline da foto e do resto da visita.
O sal continua pelo caminho próprio: Sal (sacos) em Outro serviço?, com as bags (1 a 5) — não entra em "Produtos adicionados".
Menu ⋮ → Química da água (grupo Empresa; só dono/escritório; Opcional é o padrão das empresas novas). Três modos: Desligado (nada aparece, para ninguém), Opcional (o técnico pode deixar leituras em branco) e Obrigatório (o teste químico não é enviado enquanto faltar uma leitura obrigatória — o app avisa qual). Abaixo, duas tabelas: Leituras — liga/desliga cada uma, define a ordem, mín/alvo/máx, unidade e os valores rápidos (chips), marca Obrigatória — e Produtos — unidade, valores rápidos, marca até 6 como Favorito ("Ver todos os 13 produtos" mostra o resto). Cada leitura também tem uma FREQUÊNCIA: Toda visita, A cada N dias (no máximo 60 dias) ou Quando precisar. Obrigatória só vale para leitura de toda visita — numa leitura a cada N dias ou quando precisar a caixa Obrigatória fica apagada, e ela nunca trava o Enviar visita. Os botões Kit Taylor e Fita de teste preenchem de uma vez os valores rápidos e a frequência de cada leitura — veja "O que fazem os botões Kit Taylor e Fita de teste?". Nada destas duas tabelas aparece para o cliente (veja "O que o cliente vê?" abaixo). As faixas ficam congeladas no dia de cada leitura, então mudar depois nunca reescreve visitas antigas.
Não. Quando você salva uma leitura como A cada N dias, os vencimentos se espalham por esse intervalo — cerca de 1/4 da rota por semana numa leitura de 30 dias — e nenhum dia vira dia de painel. Nenhuma piscina que já existe acorda como "nunca medida": cada uma vence no seu próprio dia dentro do intervalo. Quando uma leitura vence numa piscina, as que venceriam ali nos 7 dias seguintes vêm junto ("mesma viagem"), e o kit sai do carro uma vez só. Piscina cadastrada depois disso pede o painel completo na primeira visita, em âmbar e sem alarme.
Não. Não existe jeito de tornar obrigatória uma leitura pedida de tempos em tempos — um CYA mensal não consegue travar o Enviar visita. Obrigatória só vale para leitura pedida em toda visita: no editor a caixa Obrigatória fica apagada para as outras. Quando uma leitura mensal vence e o técnico não consegue medir, ele toca em Não medi hoje, e o escritório vê o motivo em Painéis vencidos na Mesa do escritório.
Preenchem a tabela para você, num toque. Kit Taylor: cloro livre e pH em toda visita, com chips que seguem o kit (>10, <7.0 e >8.0); alcalinidade, dureza, CYA e sal a cada 30 dias, com o teclado na alcalinidade, na dureza e no sal e <30 / >100 no CYA; cloro combinado, fosfatos e temperatura da água em Quando precisar. Fita de teste: tudo o que a fita lê em toda visita, com chips que seguem as cores do pote; sal a cada 30 dias. Nada é salvo até você tocar em Salvar — Descartar volta a tabela como estava — e tudo continua editável depois. As suas faixas (mín / alvo / máx) não mudam. A fita de 4 quadradinhos não tem dureza: com Fita de teste, a dureza só fica em branco. Se preferir que ela nunca venha a vencer, ponha em Quando precisar; para ser lembrado de medir com um kit, ponha em A cada N dias.
O celular deles está com uma versão antiga do app, de antes das frequências: ali o bloco é o antigo — sem MEDIR HOJE, sem Não medi hoje e sem os chips < e > — e, aberto pela Minha rota, não mostra nenhuma leitura para digitar até a atualização. A configuração está salva e já vale: na web (Minha rota no navegador) o bloco novo já aparece. No celular, atualize o app assim que a versão nova chegar à loja. Até lá, as leituras vencidas que ninguém mediu aparecem em Painéis vencidos na Mesa do escritório como "sem marca".
Não. Qualquer mudança mostra a barra "Alterações não salvas" no topo com Salvar e Descartar; o modo escolhido só vale depois de tocar em Salvar. Tentar sair com algo pendente pergunta antes.
Nada. Nenhuma leitura, nenhum produto, nem foto da fita ou do kit, nem a origem de nenhum número — nem na página do relatório do cliente, nem no e-mail de prova, nem no Portal do cliente. O que o cliente vê é a piscina limpa: a foto, o dia e a hora, e qual serviço foi feito (limpeza, filtro, sal). O teste químico nem é citado. O motivo é a ordem do trabalho: a fita é lida antes de o técnico pôr qualquer coisa, então ela quase sempre acusa algo fora da faixa — justamente o problema que ele foi ali resolver. O cliente não tem como saber que aquilo é o *antes*, então mostrar só gera dúvida. As leituras continuam onde servem: na visita, no relatório de Química da água e nos alertas ao seu escritório.
Sim, quando a sua empresa ligou isso. Desde a versão 3.18, a IA lê a fita depois que você envia a visita — você não espera por ela, e digitar os valores na mão é opcional. As leituras que ela encontra aparecem no detalhe da visita com a etiqueta roxa IA; as que ela não teve certeza ganham a etiqueta âmbar CONFERIR. O escritório confere e corrige o que for preciso pelo Editar — você só envia e segue em frente. Não deu para ler a foto? O teste conta do mesmo jeito, com a foto, mas os números ficam em branco: para tê-los registrados, digite-os na mão no teste antes de enviar, como sempre.
"Foto da fita: a IA lê depois do envio. Kit: toque nos valores."
Com kit, a foto dos tubos ou do comparador é a prova do teste, e você toca nos valores: a IA não lê as cores do kit.
Nada — é só esperar um instante. Numa piscina em que a sua empresa controla o teste químico, logo depois do envio o cartão do serviço diz IA lendo a fita… e a tela consulta sozinha de poucos em poucos segundos. Quando a leitura chega, ela aparece no cartão por conta própria: você não sai da tela e não atualiza nada. Se passar de uns vinte segundos, o cartão vira Ainda lendo — puxe para baixo para atualizar; puxe a tela para baixo quando quiser conferir de novo. A visita e a foto já estão salvas de qualquer jeito — a leitura só acrescenta.
Conta. Uma visita de Teste químico com a foto conta como o teste do dia mesmo sem leitura — a foto é a prova. A casa fecha verde com a limpeza, como sempre. Se o teste entrou sem nada — nenhuma leitura, nenhum produto e nenhum Não medi hoje — as leituras ficam em branco de vez: não aparece nem Editar no cartão nem Corrigir leitura no escritório para acrescentá-las depois. Se um produto foi lançado nele, o Editar do cartão ainda abre as leituras até o fim do dia, e o escritório pode acrescentá-las a qualquer hora com Corrigir leitura em Relatórios → Química. Para ter os números registrados, digite-os no teste antes de enviar.
Não — aquela piscina está marcada como teste químico não controlado por nós, então ninguém pediu leitura nenhuma para a IA e não há o que esperar. A foto e a visita ficam salvas igualzinho, e a parada fecha verde do mesmo jeito; só a leitura não vem, de propósito, porque quem cuida daquela água é outra pessoa. Se você achar que uma piscina deveria ser lida e não está, o escritório muda na ficha dela: Clientes → a piscina → Nós controlamos o teste químico. Antes da versão 3.56 o cartão ficava girando "IA lendo a fita…" nessas piscinas e depois dizia que ainda esperava — era a tela errada, nunca um envio travado.
O bloco ganha abas — PISCINA e SPA — cada uma com as próprias leituras, os próprios produtos e o próprio histórico; um ponto verde marca a aba que você já preencheu hoje. Com um corpo d'água só, a tela fica igual a hoje. O escritório cadastra o corpo extra na ficha da piscina: Corpos d'água → Adicionar corpo (nome, tipo — Piscina, Spa, Fonte e mais alguns — galões é opcional).
Não — só para a piscina principal. Numa parada com a aba SPA, o spa continua com as leituras como antes: todas juntas, todas opcionais, sem MEDIR HOJE e sem nada indo para Painéis vencidos.
Um grupo Alertas de química na mesa aponta estas coisas, sozinho: leitura fora da faixa duas visitas seguidas, piscina sem teste químico há 21 dias, dose acima de 3× a média daquela piscina, e um Teste químico enviado sem nenhuma leitura — este aparece no dia seguinte. Cada linha tem Fotos e leituras (abre as fotos daquela casa), Histórico (abre as leituras daquela piscina) e Visto — toque em Visto e ela some até a mesma regra disparar de novo. O teste enviado sem nenhuma leitura não tem Histórico: não há números para mostrar.
Qualquer visita de Teste químico — mesmo sem leitura — e qualquer visita com pelo menos uma leitura, digitada à mão ou lida da fita, qualquer que seja o tipo dela. Isso inclui a visita que a IA trocou para Piscina limpa ou Filtro lavado (Retrolavagem no filtro de areia). Limpeza sem leitura não conta. Visita anulada nunca conta.
Menu ⋮ → Relatórios → Custos de químicos (só dono) — por produto, por técnico, e as piscinas que mais custam, além do total do mês e da média por piscina. Isso usa o preço cadastrado em cada produto: menu ⋮ → Química da água, onde a coluna Preço unitário, visível só ao dono, fica ao lado de cada químico.
Ele já vem cadastrado por padrão, junto dos seus químicos, para o dono definir o Preço unitário por lb antes da primeira lavagem DE acontecer — menu ⋮ → Química da água, mesma tabela Produtos de tudo o mais. Ele não tem o interruptor Ativa, porque nunca entra no teste químico: só chega numa visita pela lavagem do filtro numa piscina com Tipo de filtro = DE (a pergunta do pó em Registrar serviço, ou Corrigir tipo para Filtro), nunca por Adicionar produto — veja [filtro]. Aqui você só define o preço dele.
A lavagem do filtro venceu nesta casa (cada piscina tem a própria frequência — o padrão é a cada 30 dias). Os dias contam da última lavagem registrada. Casa sem nenhuma lavagem registrada conta da última troca do filtro (filtro novo é filtro limpo). Se a piscina não tem nenhuma lavagem nem troca do filtro registrada, o ciclo começa no dia em que a piscina foi cadastrada no ZapRoute. Hoje o serviço é obrigatório: além da limpeza, a casa só fecha (✅) com a foto do filtro lavado. Para registrar a lavagem, use Registrar serviço (ou Registrar outro serviço, se a limpeza já entrou) e tire a foto do filtro lavado: a IA dá o nome Filtro lavado (Retrolavagem no filtro de areia). Na piscina com filtro DE, você também pode responder Lavou o filtro? Pó de DE (lb).
Use Não consegui lavar na faixa vermelha da tela da casa e diga o motivo (atalhos: chuva forte, peça quebrada, cliente pediu, faltou tempo — ou escreva o seu). O escritório fica sabendo, e a lavagem volta a ser obrigatória na próxima visita. O adiamento vale só para hoje. Se o filtro na verdade já estava lavado, escolha Já foi lavado: esse registra a lavagem — veja a próxima pergunta.
Toque em Não consegui lavar na faixa vermelha e escolha Já foi lavado. O app pergunta Quando foi lavado?: Hoje, Última visita (com a data dessa visita — só aparece quando a casa teve visita nos últimos 60 dias) ou Outra data… (nunca no futuro, no máximo um ano para trás e nunca antes da última lavagem já registrada). Nada vem marcado: escolha uma e toque em Registrar lavagem.
A lavagem fica registrada no seu nome, como declarada por você — sem foto. A faixa vermelha fica verde, com a data e "declarada, sem foto", a casa fecha e a frequência de lavagem volta a contar dessa data, então o alerta some de vez, não só hoje. Se a data escolhida ainda deixa a lavagem vencida, a casa fecha hoje e a lavagem volta a ser pedida na próxima visita. Sem sinal? Ela espera na fila do aparelho com a data escolhida e sobe sozinha. O escritório vê cada lavagem declarada na Mesa do escritório, em Lavagens declaradas (sem foto).
Só em piscinas onde o escritório marcou Tipo de filtro = DE · grids. Em Registrar serviço, enquanto nenhum dos quatro de Outro serviço? está marcado, o app pergunta Lavou o filtro? Pó de DE (lb) — opcional, e começa vazio. Responder diz ao app que você lavou o filtro: a visita entra como Filtro lavado, sem esperar a IA. Ao usar Corrigir tipo para mudar uma visita para Filtro nessa mesma piscina, ele pergunta Quanto pó de DE voltou? — e também ao escolher Filtro lavado no modo Obrigatório, em que a tela ainda pergunta O que você fez?. Em todos os casos: escolha 1, 2, 3, 4 ou 5 lb, ou outro para digitar a quantidade exata (0 = nenhum, por exemplo um enxágue sem pó novo). A casa fecha do mesmo jeito de sempre; a quantidade é registrada como custo de químico para o escritório (menu ⋮ → Empresa → Química da água → Pó de DE, por lb). A faixa verde da rota passa a mostrar, por exemplo, "Filtro lavado hoje · 3 lb DE".
Depende do tipo de filtro. Areia e cartucho mantêm o lembrete anual — Troca do cartucho no filtro de cartucho, Troca do filtro na areia ou quando o tipo não está definido — avisa aos 11 meses, VENCE aos 12. Um filtro DE não tem nada disso: os grids duram anos e a lavagem mensal já tem o próprio alerta, então não existe mais etiqueta "Troca dos grids" em lugar nenhum — nem na rota, nem na mesa do escritório, nem no Dashboard. A data continua sendo registrada, para o histórico — mesmo lugar de sempre: ficha do cliente, seção Filtro e sal, botão Registrar troca dos grids / Registrar troca do cartucho / Registrar troca do filtro, conforme o tipo de filtro definido em Equipamentos. Numa piscina DE essa linha só mostra "Última troca dos grids: <data>" — sem vencimento, sem alerta. Registrar uma data nova de troca também registra uma lavagem do filtro naquela data. Você só registra lavagens; a troca é confirmada pela gestão.
Decisão de 14/set: um filtro DE deixou de ter o lembrete anual de troca — então essa etiqueta não aparece mais numa piscina DE, em lugar nenhum do app. Troca de filtro VENCIDA e Troca do cartucho VENCIDA continuam funcionando do mesmo jeito, para piscinas de areia e cartucho.
Decisão de 15/set: numa piscina com Tipo de filtro = Areia, a visita de filtro mostra Retrolavagem em vez do genérico Filtro lavado, tenha sido a IA a dar o nome pela foto ou alguém a escolher ou corrigir — mesma foto, mesma ação, só o termo que a própria indústria de piscina usa para esse filtro. Cartucho e DE não mudam: cartucho continua "Filtro lavado", e o DE mantém a própria pergunta do pó — veja acima. O lembrete anual de Troca do filtro da areia não muda nada com isso — continua disparando do mesmo jeito de sempre.
Porque nem sempre é a foto que falta. A casa fecha (✅) só quando tudo que o dia exige está lá. Abra a casa na rota — o app agora escreve o motivo com todas as letras, na rota e nas Rotas ao vivo. São cinco:
Então é o filtro. Com a lavagem vencida, o dia passa a exigi-la: a casa não fecha sem uma foto de Filtro — ou sem alguém dizer por que não lavou. Reenviar a foto da limpeza não resolve isso, por mais vezes que você tente.
Dizendo o motivo. Dois lugares, mesmo efeito:
Dos dois jeitos a casa fecha o dia, o motivo fica registrado com a data e de quem é a rota, e o filtro continua vencido — volta obrigatório sozinho na próxima visita daquela casa. Adiar nunca vira prova de lavagem.
Não adie. No Não consegui lavar, escolha Já foi lavado e responda Quando foi lavado? — a lavagem fica registrada com essa data, declarada pelo técnico e sem foto, e o alerta some de vez. O dono e o escritório têm a mesma opção nas Rotas ao vivo: Não deu para lavar → Já foi lavado (o primeiro da lista) registra em nome do técnico da rota, e o sistema guarda também quem do escritório registrou. Na ficha do cliente, em Filtro e sal, essa lavagem mostra a etiqueta Declarada pelo técnico e uma linha com quem disse que lavou, a data e "Sem foto."
Dono e escritório. O supervisor vê o motivo, mas não adia. O registro é sempre do técnico de quem é a rota; o sistema guarda também quem apertou o botão, para o histórico nunca dizer que o técnico fez o que o escritório fez.
Sim — a linha do motivo some e a casa fica verde. Se continuar aberta depois de você agir, puxe a rota para baixo para atualizar: as Rotas ao vivo leem o servidor, não a tela.
Sim — o aplicativo foi feito para isso:
Desde a versão 3.20, o app tenta enviar a fila a cada 15 segundos, em qualquer tela — não só com a tela da rota aberta, e não mais a cada 45 segundos como antes — e envia na hora assim que você volta ao aplicativo. Desde a versão 3.125, no app instalado (iPhone e Android) a foto é entregue ao serviço de envio do próprio celular: ela continua subindo com o app em segundo plano ou fechado, e sai assim que houver sinal — não é mais preciso abrir o ZapRoute para ela chegar ao escritório. O resto da visita (a leitura da fita, concluir um reparo) termina na próxima vez que o app abrir. No iPhone, se você fechar o app à força (arrastando para cima), o iPhone pausa esses envios até você abrir de novo. No Android, o app também continua tentando o resto da fila em segundo plano (a cada ~15 minutos). Na web (Safari ou Chrome), só envia com a página aberta — volte a ela para esvaziar a fila, ou toque em Enviar agora.
Não. Desde 19/set/2026 as duas ações caem na mesma fila do aparelho que o resto: a foto espera no celular e sobe sozinha quando o sinal voltar. A tela da casa mostra ela como foto esperando para subir — e não como visita na fila, porque a visita já está no servidor e você não deve registrar de novo.
A troca continua sabendo qual foto ela substitui, então na hora de subir a foto ruim é trocada pela boa. Ela não deixa uma terceira foto do lado da errada.
Se o sinal só voltar depois do prazo para arrumar fotos, a foto nova não é jogada fora calada. Ela para de tentar e aparece logo abaixo do aviso de envio, em Minha rota, como Não enviado, com o motivo em palavras — na troca, "A foto antiga continua valendo". Fale com o escritório (eles trocam qualquer foto, em qualquer dia) e depois toque em Descartar.
Antes dessa data essas duas ações eram a exceção: diziam só "algo deu errado" e a foto sumia — você tinha de tirar de novo, se percebesse.
O único caso em que a foto não fica guardada: quando ela não cabe no armazenamento offline do aparelho. Aí o app diz isso com todas as letras e pede para tirar de novo com sinal — ele nunca finge que guardou.
Depois de 2 minutos sem subir, aparece um cartão âmbar grande — "1 foto ainda não foi enviada" (ou mais, se houver várias presas) — com o botão Enviar agora: toque nele assim que tiver sinal. A casa fica com a etiqueta Foto pendente · X min até a foto chegar, e o cartão avisa o que está acontecendo: Aguardando sinal…, enviando, ou Todas as fotos enviadas quando a fila esvaziar.
Quer dizer que o servidor recusou aquela foto de vez, e tentar de novo não muda nada — por isso o app parou de tentar (e de gastar seus dados). A linha diz a casa e o motivo em palavras: o prazo para arrumar fotos acabou, o escritório já retirou a foto que você estava trocando, a foto está em revisão no escritório, a foto é grande demais, e assim por diante. Enviar agora só tenta de novo as que podem passar num toque (muitas falhas seguidas, ou uma foto que o escritório estava revisando) — e a linha diz isso. Para todas as outras, fale com o escritório — eles arrumam qualquer foto, em qualquer dia — e depois toque em Descartar. Descartar pergunta antes, porque apaga aquela foto do seu celular para sempre. Casa com item Não enviado nunca aparece em Todas as fotos enviadas.
O mesmo Não enviado aparece no cartão da casa em Minha rota e dentro da casa, no lugar do "Aguardando envio" — com o motivo, a saída e o Descartar (e o Enviar agora, quando ele pode ajudar). Se era uma visita inteira, a casa não conta como feita na barra do dia — ela nunca chegou ao escritório. Se era uma troca de foto, a casa continua feita: a foto antiga continua valendo. Enquanto o item estiver lá, o botão Foto da casa fica escondido, para você não registrar a mesma casa duas vezes; depois de Descartar, a casa volta a aceitar registro normalmente.
O servidor recusou um item da fila (o motivo aparece no banner). Nada é descartado sozinho: corrija o que for preciso e o envio continua. Na dúvida, chame o escritório.
Para o dia em que você fez — desde que suba em até 2 dias. O app guarda a hora do celular no momento do registro, e o servidor coloca a visita nesse dia — não no dia em que ela finalmente subiu. (Até 24/set/2026 ela ia para o dia do envio.) Duas exceções, em que o servidor ignora a hora do celular e coloca a visita no dia do envio: a data do celular está no futuro (a visita nunca vai para um dia depois do dia em que chegou), ou é de mais de 2 dias para trás (contando por dia do calendário: o serviço de sábado que sobe na segunda ainda conta no sábado). Então mande a fila assim que tiver sinal. Isso vale para o serviço (com as fotos e a química). Um Não consegui lavar que esperou na fila ainda vai para o dia em que subiu.
Para o dia em que ela subiu — nunca para a data que o celular mostrava. Uma data no futuro está claramente errada, então o servidor ignora a hora do celular e coloca a visita no dia em que ela chegou.
Uma visita nunca vai para um dia no futuro. O mesmo vale para uma data do celular de mais de 2 dias para trás. Deixe a data e a hora do celular no automático para os próximos serviços irem para o dia certo.
A visita extra (a busca de casas precisa do servidor) e a otimização de rota. Todo o resto do dia a dia funciona.
A rota inteira do dia: pinos numerados na ordem real de atendimento, o trajeto de verdade pelas ruas, as milhas e minutos de cada trecho e a sua base (início e fim). Toque em um pino para navegar até lá.
Sim — use o seletor Seg–Dom no topo do mapa. Agora os 7 dias sempre aparecem juntos — com uma letra só em celular pequeno, sem precisar arrastar para o lado. A faixa "Semana: X mi · Yh · ~$Z" soma a semana inteira; "(parcial)" aparece quando algum dia ainda não tem medida.
Ela está sem localização no cadastro (o aplicativo avisa quantas). Peça ao escritório para conferir o endereço.
O crédito do próprio mapa. As ruas desenhadas embaixo dos pinos vêm do Google Maps, e o Google exige o crédito dele em todo mapa — a aba Mapa da Minha rota, os dois mapas do Montador de rotas e o mapa da janela Onde ela encaixa melhor?: o logo Google Maps no canto de baixo à esquerda e a linha de direitos do mapa (algo como "Map data ©2026 Google") no canto de baixo à direita. Essa linha vem do Google junto com o mapa, pode mudar conforme a área e o zoom e sai sempre em inglês. Nenhum dos dois pode ser desligado ou escondido, e nada do app fica por cima deles. Eles não são link: tocar neles não faz nada. Eles não mudam nada na sua rota. Se ainda aparecer "© colaboradores do OpenStreetMap" ali, essa cópia do app é uma versão antiga, de antes de o mapa passar para o Google; muda quando o app for atualizado.
O mapa do Google não carregou — sem sinal, um limite de uso do mapa foi atingido ou houve uma falha (do Google ou do nosso servidor). A faixa no topo do mapa diz "Fundo do mapa indisponível agora — pinos e rota continuam." Os pinos, os números e a linha da rota continuam certos: eles vêm da sua rota, não do desenho do mapa. Onde o mapa não carregou, o fundo fica liso, e o logo Google Maps continua embaixo. O app nunca troca para outro mapa. Se só alguns pedaços do mapa falharam, a faixa some sozinha assim que o próximo pedaço carrega. Não há nada para consertar do seu lado. Sem sinal ou falha: o app tenta de novo sozinho uma vez, uns 45 segundos depois, e o botão da seta redonda ao lado dos dias, no topo da aba Mapa da Minha rota, tenta de novo na hora. Se o fundo continuar sem voltar na Minha rota, toque de novo no botão da seta redonda — trocar de aba não basta. O Montador de rotas não tem o botão da seta redonda. Nele, se o fundo continuar sem voltar, saia da tela e abra de novo. Limite de uso: enquanto ele vale, o app para de pedir o mapa, e o mapa volta sozinho quando o limite abre — não precisa ficar mexendo no mapa. O limite por hora de cada pessoa abre de novo dentro da hora. Os limites do dia (de cada pessoa, de cada empresa e de todos os clientes do ZapRoute juntos) abrem de novo à meia-noite do horário do Pacífico, 3h da manhã no horário da Flórida.
O Montador de rotas não tem botão para recarregar o mapa — o botão da seta redonda existe só na aba Mapa da Minha rota. O app tenta de novo sozinho uma vez, uns 45 segundos depois. Se o fundo continuar sem voltar, saia do Montador de rotas e abra de novo. Enquanto isso, os pinos e a linha da rota continuam certos: eles vêm da sua rota, não do desenho do mapa.
Sim — Reverter para a ordem anterior, a qualquer momento.
Use Ajustar na mão: arraste a casa para a posição desejada e aplique.
Nada a mudar — normal depois de já ter otimizado e aplicado antes. Os reparos ficam fora da otimização: o sistema os anexa ao fim da rota.
Role até o fim da lista da rota e toque em Visita extra (outra casa). Busque pelo nome ou endereço na sua carteira, abra a casa e registre normalmente — conta como visita de hoje.
Não — a busca cobre só as casas da SUA carteira. Cobertura de casa de colega é o escritório que registra ou reatribui.
É ela que liga as milhas e o custo de combustível da sua rota. A rota é calculada da sua base até a primeira casa, casa a casa, e de volta à base.
O endereço foi salvo, mas não foi encontrado no mapa. Confira a escrita (número, cidade) e salve de novo.
Como um cartão roxo na rota, com a descrição do serviço (ex.: "trocar bomba"). Reparos são montados pelo escritório e podem estar em qualquer dia. A ordem/estimate em si nasce na tela Estimates do escritório — a partir de uma visita "Problema" na rota, ou de um pedido externo (telefone, e-mail, site).
Reparo não mostra valor nem estimate para o técnico — isso é sempre do escritório, por design.
Sua empresa inteira num olhar: receita do mês, ticket médio, piscinas ativas, fotos de hoje, rotas em andamento, milhas e combustível, filtros a vencer e sal do mês. Dono e escritório caem aqui ao entrar; só eles veem os valores.
Só o dono: embaixo do lucro do mês, uma segunda linha mostra os serviços do mês — o lucro deles e quantos estão sem custo (“falta custo em 2 →”) — e abre o Lucro por piscina na aba Serviços. O Precisa de você hoje lista os serviços faturados sem custo de compra (“2 serviços sem custo de compra”).
Porque antes ele se cortava. Numa tela de laptop os dois cartões do meio — Rotas de hoje e Mesa do escritório — ficavam com a altura que sobrasse depois de tudo que vem acima, e numa janela baixa não sobrava quase nada: num laptop de 1366×768 eles viravam uma tira, e numa janela mais baixa sumiam de vez, virando dois retângulos brancos vazios. Empresa nova via isso no primeiro minuto.
Agora esses dois cartões nunca ficam abaixo de uma altura legível. Quando a janela é baixa demais para caber tudo, a página rola — do mesmo jeito que já funcionava no tablet. No monitor grande nada mudou: os cartões continuam esticando para preencher a tela, igual a antes.
O menu do dono tem 20 destinos em 5 grupos. No computador (janela de 1000 px ou mais) todos moram na barra lateral, sempre à vista à esquerda; no celular moram na folha que o ⋮ abre. Mesma lista, mesmos grupos, mesma ordem — só o caminho muda. O ⋮ do computador não repete os destinos: lá ele tem só o grupo CONTA. Os 20:
Algumas coisas mudaram de lugar: Milhas e combustível, Custos de químicos e Relatório de química eram item próprio de menu e viraram aba de Relatórios; Comunicados é a 2ª aba de Mensagens agora; Lembretes de atrasado é um botão dentro de Saldos, não é mais item de menu. E a antiga Semana virou Recados: só o quadro de recados ficou nela, com a busca de cliente no topo; a grade dos 7 dias foi para o topo das Rotas ao vivo.
Depende da largura da tela. No computador, numa janela de 1000 px ou mais, o menu é a barra lateral azul da esquerda: sempre à vista, com os 5 grupos e os 20 destinos escritos, um por um. No celular, no tablet e em qualquer janela estreita não existe barra lateral — o menu é a folha que sobe quando você toca no ⋮ de cima, com os mesmos grupos, na mesma ordem. Ou seja: "menu ⋮ → Empresa → Configuração de cobrança" quer dizer *barra lateral* no computador e *⋮* no celular — a mesma lista, outro caminho.
Dois detalhes que evitam volta. No computador o ⋮ não repete os destinos — com a barra sempre à vista seria ruído — então lá ele tem só o grupo CONTA: Minha conta, Ajuda e Sair. E o ⋮ que aparece dentro de uma linha — uma casa da rota, uma visita, o cartão de um estimate — é outra coisa: ele age naquele registro (recado do escritório, mudar dia, anular) e nunca leva a uma tela do menu.
O técnico nunca tem barra lateral, em tamanho de tela nenhum: o ⋮ dele sempre abre a folha com Minha base e carro mais CONTA.
Relatórios, aba Milhas e combustível — o mesmo vale para Custos de químicos e Química, também abas agora.
É o primeiro cartão do Dashboard: as sete coisas que esperam uma decisão sua hoje — técnico atrasado na rota de hoje, orçamentos esperando o cliente, reparo aprovado ainda sem data, orçamento do campo a precificar, mensagens de cliente não lidas, fotos que a IA marcou para conferir e piscinas sem visita nesta semana. Cada linha diz quantos são e mostra um detalhe (o mais antigo, os nomes). Toque na linha e ela abre a tela certa — Rotas ao vivo, Orçamentos, Montador de rotas, Mensagens ou a Mesa do escritório. Sem nada pendente, o cartão simplesmente não aparece.
Ele compara o técnico com ele mesmo, nunca com outro. O sistema olha o MESMO dia da semana nas últimas quatro semanas e calcula quantas casas aquela pessoa costumava ter feito a esta hora. A linha só aparece quando ele está duas casas abaixo da própria média, ou uns 45 minutos além do horário em que costumava terminar a casa em que está — e o detalhe diz "5 de 12 feitas — costuma ter 7 a esta hora". Quem tem menos de quatro semanas de histórico naquele dia nunca aparece: com uma ou duas semanas seria chute.
É a soma do valor mensal de todas as piscinas ativas — a sua carteira. Os totais Ano e 12 meses somam os retratos mensais que o sistema guarda sozinho a cada visita ao dashboard (a série começa quando sua empresa entra e vai crescendo mês a mês — o número nunca é inventado para trás). Isso é no modo normal (modo A). No QuickBooks mode (modo B) o cartão mostra, no lugar dela, o que foi faturado no QuickBooks pelo serviço do mês — veja "No QuickBooks mode, o que o cartão da receita mostra?" mais abaixo.
Sal deste mês conta os sacos registrados no mês corrente, com os sacos da semana ao lado como contexto (no dia 1º o mês zera — é normal, não é defeito). A linha de baixo agora diz Menor · maior piscina com dois valores e /mês: é o valor mensal da sua piscina mais barata e da mais cara, nunca o valor de uma visita. Toque em Relatórios no cartão e a tela de relatórios abre já na aba Sal, com os sacos por técnico e por cliente.
Das rotas medidas de verdade, dia a dia, com o custo de combustível junto. Toque em Milhas e combustível para ver o detalhe por técnico.
Toque em Ver ao vivo no cartão "Rotas de hoje" (ou em Rotas ao vivo na barra lateral, na tela larga). O painel de sempre continua lá, com o detalhe por técnico e por casa.
Num tablet — ou em qualquer janela estreita — os seis números se arrumam em duas linhas de três, em vez de uma fileira só. O cartão de receita ganha as próprias linhas separadas: o total do mês, o ticket médio, os totais de ano e 12 meses, o lucro e o link "piscinas no prejuízo".
Ele só aparece quando a mesa tem pendências (fotos suspeitas, recados, problemas). Toque para abrir a mesa; num dia limpo, o cartão some.
O que o QuickBooks faturou pelo serviço do mês — as suas faturas, não o valor das suas piscinas. O cartão diz RECEITA · OUTUBRO (o mês corrente), com a marca PARCIAL enquanto o mês ainda pode receber faturas, o total e o ticket médio. Ele não cresce: toque em Ver detalhamento para abrir — no próprio lugar no celular; no computador, num painel por cima dos cartões de baixo, sem a página andar. Aparecem de onde vem o número ("faturado no QuickBooks pelo serviço de outubro · até agora"), uma barra e seis linhas — Manutenção, Extras, Reparos, Produtos, Taxas e Descontos — que sempre somam o total. Linha zerada fica na lista, apagada. Ocultar detalhamento fecha.
No celular o detalhamento mostra também os três últimos meses lado a lado: toque num mês anterior e o cartão passa a mostrar aquele mês — fechado, então sem PARCIAL. No computador, clique no mês (OUTUBRO ▾) para escolher entre os meses que têm detalhamento. Por último vem o Recorrente contratado: o valor mensal das suas piscinas ativas, o número que o cartão mostra no modo A — e, quando houve contrato faturado no mês, uma linha como "2 contratos · $1,850 faturados pelo serviço de outubro — fora do ticket médio".
O ticket médio conta só clientes residenciais: a manutenção faturada a eles no mês dividida por quantos deles tiveram linha de manutenção. Os contratos — os customers do QuickBooks vinculados a um contrato no ZapRoute — ficam fora, para um contrato grande não inflar o número; customer ainda sem vínculo conta como residencial. Os totais Ano e 12 meses não aparecem no QuickBooks mode. No modo normal (modo A) o cartão é o de sempre, e se o ZapRoute não conseguir ler o QuickBooks naquela hora, aparece esse cartão de sempre, nunca um número inventado.
O dono tem também Ver histórico → no fim do detalhamento aberto: abre Relatórios na aba Histórico de receita, com todos os anos do seu faturamento no QuickBooks, mês a mês.
O selo do QuickBooks diz quão novos são esses números — no pé do cartão aberto no celular, na faixa navy do topo no computador: "QuickBooks · sincronizado há 12 min" em verde; em âmbar "a última sincronização falhou — veja as Configurações de cobrança"; em vermelho "conexão expirada — reconecte" ou "desconectado — reconecte", que pedem tocar de novo em Conectar na Configuração de cobrança. Ao lado da receita, A receber e Vencido somam só os clientes vinculados ao QuickBooks — os mesmos números de Saldos. O "recebido neste mês" embaixo do A receber, no celular e no computador, é todo pagamento que o QuickBooks recebeu no mês na empresa inteira, o mesmo universo da receita.
No mês do serviço que ela cobra — que nem sempre é o mês da data da fatura. A maioria das mensalidades sai no fim de um mês para o mês seguinte: emitida em 28/set e com vencimento em 28/out, é o serviço de outubro. O ZapRoute decide fatura por fatura, nesta ordem:
Uma exceção à regra 2: o contrato faturado por quinzena (as faturas dele costumam dizer "1 to 15" ou "15 to 30") cuja fatura não tem o período escrito tira a quinzena do dia do vencimento — vence dia 25 = a 1ª quinzena daquele mês; vence dia 10 = a 2ª quinzena do mês anterior. O Dashboard e o Histórico de receita seguem a mesma regra.
As outras linhas da fatura (um extra, sal, um reparo somado à mensalidade, uma multa por atraso, um desconto) seguem o mês da fatura; data escrita na descrição delas não as muda de mês. Fatura sem vencimento entra pela data da fatura, credit memo abate no mês em que foi emitido e fatura anulada nunca conta. Entram todas as faturas de todos os customers do seu QuickBooks, com par ou sem par. Por isso o cartão não bate com um relatório do QuickBooks por data da fatura: as faturas de outubro emitidas em 28/set contam em outubro aqui, não em setembro.
Num mês com credit memo aparece uma sétima linha, Créditos, também em negativo. O que o total da fatura tem e as linhas não têm (um imposto ou desconto lançado na fatura inteira) vai para Taxas ou Descontos, então as linhas sempre somam o total do cartão.
A home de supervisor, escritório e dono: o dia inteiro da operação numa tela.
No topo, os 7 dias da semana atual, de domingo a sábado — hoje marca o dia de hoje, e o painel abre nele. Embaixo, uma linha por técnico com rota naquele dia: barra de progresso, "X de Y feitas" e a última atividade. Atualiza sozinho a cada 45 segundos (ou toque em atualizar).
Toque no dia na linha do topo das Rotas ao vivo. A mesma tela recarrega com as rotas daquele dia — os mesmos técnicos, as mesmas casas, e tocar num técnico abre a rota dele naquele dia. O dia aceso no topo é o dia que você está vendo; a atualização automática fica nele, e tocar no dia marcado hoje volta para hoje. No celular com letra grande, deslize a linha para o lado para chegar aos outros dias — uma barrinha embaixo dos dias mostra que ela desliza.
Algumas coisas dependem do dia: num dia que já passou, Mudar dia / técnico não aparece (dia passado não se move); num dia à frente, Lançar foto não aparece (ainda não há serviço para provar); e Não deu para lavar só aparece na rota de hoje, porque o adiamento é sempre registrado para hoje.
Em tela larga (1000 px ou mais) a barra lateral fica sempre visível à esquerda, com os 5 grupos e os 20 destinos escritos, e um resumo da mesa ao lado das rotas. No celular não existe barra lateral: esses mesmos 5 grupos e 20 destinos estão na folha que sobe quando você toca no ⋮. O ⋮ do computador não repete os destinos — com a barra sempre à vista seria ruído — então lá ele mostra só o grupo CONTA (Minha conta, Ajuda, Sair). Veja "O que tem no menu agora?" no capítulo Dashboard para a lista completa.
Abre a rota dele em modo leitura, no dia aceso no topo: as paradas na ordem real, o ✅ de cada casa e os serviços já feitos naquele dia. Ninguém registra visita pelo painel — registrar é do técnico.
Desde a versão 3.19, toda visita feita mostra a hora em que aconteceu (HH:mm, no fuso da empresa) e a miniatura da foto do dia — toque para ver a foto inteira. Um teste químico também mostra as leituras em chips, com a etiqueta IA ou CONFERIR. Uma limpeza sem teste químico no dia — nenhuma visita daquele técnico ali com foto de teste ou leitura — fica âmbar com "Sem teste químico hoje" e mostra o último teste em cinza, como referência.
Desde a versão 3.20, uma casa feita hoje cuja foto ainda não chegou ao servidor fica âmbar com a etiqueta Foto pendente · X min, contando os minutos desde o registro — o mesmo sinal do grupo "Fotos subindo" na mesa do escritório, só que no nível da casa. Fica verde sozinha assim que a foto chega; nada a fazer, a não ser que demore demais — aí vale conferir a mesa.
Na rota do técnico, toque na casa (ou no ícone de fotos ao lado do menu ⋮). Abre a tela Fotos da casa com todas as fotos daquela casa, agrupadas por dia e das mais recentes — cada uma com o tipo de serviço, a data e hora, o técnico e o que a IA reconheceu. Toque numa foto para vê-la grande. Dono, escritório e supervisor veem; o supervisor só olha. Pela ficha do cliente, o dono e o escritório chegam lá também: Fotos da casa embaixo de cada casa em Piscinas abre todas as fotos daquela casa, e Fotos da casa embaixo de uma visita com 2 fotos ou mais em Visitas por dia abre já no dia daquela visita, com as fotos dela marcadas em âmbar. O supervisor não abre a ficha do cliente: ele chega pelas Rotas ao vivo. O dono e o escritório têm também um ⋮ em cada foto — Mover para outro cliente, para a foto lançada na casa errada (veja "Registraram uma visita na casa errada. Dá para tirar?"), e Anular visita…, para a visita que nem deveria existir — e o Conferir leituras na foto de uma visita com química; na visita só com produto (sem leitura), ele abre a mesma correção do Corrigir leitura.
Dono e supervisor que também rodam rota abrem a própria rota por ali, sem trocar de conta.
O cliente pediu para adiantar e a visita já foi feita nos últimos dias — a casa está pendente na rota do dia que você está vendo, mas o serviço já aconteceu. Dono e escritório veem o botão Dar baixa: um toque move a casa para o dia em que foi atendida (só nesta data) e ela sai da rota. O relatório semanal conta a visita no dia certo.
É uma casa que está nesse dia só por uma mudança pontual (Mudar dia / técnico → Só nesta data, ou Dar baixa numa casa atendida antes, que a põe no dia em que foi atendida). movida de Sex diz o dia de onde ela veio — com a data junto quando a origem está a uma semana ou mais ("movida de Sex 02/10"); cobrindo diz que a casa é de outro técnico e este está cobrindo só nessa data. As duas podem vir juntas: movida de Sex · cobrindo. Ela aparece no fim da rota, depois das casas do dia, e a ordem das casas do dia não muda. O técnico vê a mesma etiqueta na rota dele. Passada essa data, a casa volta sozinha para o dia e o técnico de sempre; para desfazer antes, veja "Movi por engano. Desfaço?". Duas casas nunca ganham etiqueta: a que não tem técnico próprio e foi posta na rota de alguém no seu próprio dia (vai para o fim sem etiqueta nenhuma), e a que já roda naquele dia com o mesmo técnico — dois dias na semana (por exemplo, segunda e quinta) ou diária — quando a visita de segunda é movida para quinta: ela fica no lugar de sempre da ordem, e as duas visitas viram uma só. Movida para quinta com outro técnico, ela ganha a etiqueta (movida de Seg · cobrindo) e vai para o fim da rota desse técnico.
A casa não tem a data da última troca do filtro — em geral, casa nova ou importada. Sem essa data o sistema não sabe quando avisar a troca anual do filtro. A etiqueta azul aparece no cartão da casa nas Rotas ao vivo, junto das outras (recado, sem teste químico hoje, movida de). Para tirá-la, registre a troca: ficha do cliente → Filtro e sal → Registrar troca do filtro (ou Registrar troca do cartucho, no filtro de cartucho). Filtro DE nunca mostra a etiqueta (não tem troca anual). Se a piscina não tem nenhuma lavagem nem troca do filtro registrada, o ciclo começa no dia em que a piscina foi cadastrada no ZapRoute. Registrar a troca também registra uma lavagem naquela data, e a lavagem passa a contar dali; se você sabe quando o filtro foi lavado pela última vez, use Registrar lavagem. Filtro que a sua empresa não lava: ligue Não controlar na edição da piscina.
Use o Montador de rotas (Operação, logo abaixo de Rotas ao vivo) — só escritório e dono. Escolha um técnico e um dia, depois busque um cliente por nome ou rua; a ferramenta sugere a melhor posição na rota daquele dia ("Adicionar aqui" ou "Adicionar no final") e mostra ao vivo as paradas, milhas, tempo dirigindo e a volta para casa atualizados. Arraste uma linha para reordenar, remova uma parada ou toque em Otimizar para a melhor ordem — nada muda para o técnico até você tocar em Salvar rota de segunda (o botão nomeia o dia que você está editando, ex.: "Salvar rota de segunda"). A mesma tela também agenda um reparo numa data, e uma casa que já tem dia de rota pergunta antes: Visita extra só em … (só naquela data), adicionar o novo dia também, ou mover para ele (esses dois valem toda semana).
Uma piscina tocada na lista Sem rota nenhuma abre Onde ela encaixa melhor? no lugar disso: compara todos os técnicos e todos os dias, não só o dia da tela. Veja "Como o ZapRoute escolhe onde uma piscina nova encaixa melhor?".
Vire a chave no topo para Todas as piscinas e veja todas as piscinas da empresa num mapa só, não importa o técnico nem o dia — só visualização, nada para salvar. Toque no chip de um técnico ou num dia para filtrar, ou busque um cliente à esquerda; toque em "Sem rota nenhuma" para ver as piscinas que não estão na rota de ninguém: sem dia de rota, ou de um técnico que foi desativado. As suspensas têm grupo próprio, "Suspensas", com a data de volta. Os clientes só de reparo ficam escondidos numa linha no fim do grupo, com Mostrar. Aqui não tem linha de rota — só pontos, coloridos por técnico — porque não é uma rota, é só onde cada piscina fica. Toque num pino ou numa linha para ver o técnico e os dias dela, e abrir a rota daquele dia direto dali.
O grupo Sem técnico ("com dias, sem técnico") lista as piscinas com dias de rota mas ainda sem ninguém atribuído — primeiro na lista, com pino cinza tracejado no mapa e o próprio KPI "sem técnico". Escolha um técnico e toque em Atribuir para entregar todas de uma vez, mantendo os dias — confirma antes, e você ainda pode mover qualquer uma depois. É diferente de Sem rota nenhuma, que são piscinas sem dia de rota, ou de um técnico que foi desativado. Clientes só de reparo não contam em nenhum dos dois.
Uma piscina Diária conta nos 7 dias e ganha o próprio chip Diária no mapa e na lista.
Uma piscina Sem técnico tocada na lista Sem rota nenhuma abre o cartão que escolhe um técnico para os dias que ela já tem. O botão diz quem e quais dias, como Atribuir a Marcus · Qua + Sáb, e grava no clique. O diálogo "Já está em…" só aparece quando a piscina é de outro técnico.
Ela conta as piscinas que não estão na rota de ninguém: sem dia de rota, com dias mas sem técnico (Sem técnico), ou de um técnico que foi desativado. No computador é uma linha — "3 piscinas não estão em nenhuma rota — veja onde cada uma encaixa melhor na lista abaixo." — sem botão e sem ✕; ela some quando a conta chega a 0. No celular é um cartão com Ver quais, que rola até a lista. A lista mostra cada piscina com o seu Melhor encaixe ("Seg · Chris Demo · ≈ +0,6 mi") e um botão que diz para onde ela vai: Adicionar a Seg, ou Atribuir a Marcus numa piscina Sem técnico, que abre o cartão da piscina. Uma piscina cujo endereço não está no mapa mostra Corrigir endereço no lugar. Toque no nome de uma piscina para abrir Onde ela encaixa melhor? com todas as opções. No mapa essas piscinas são os pinos cinza, e as que encaixam melhor no dia da tela ganham um anel verde-azulado — Encaixa melhor neste dia. Clientes só de reparo nunca contam na faixa.
Marca aquela piscina como Cliente só de reparo (sem rota semanal) num toque. A piscina sai da lista e da faixa e nunca mais recebe sugestão de rota. Uma linha no fim da lista conta essas piscinas — "2 clientes só de reparo escondidos" — e Mostrar traz elas de volta à vista. Dar um dia de rota a uma delas faz ela virar cliente semanal de novo sozinha. Para desmarcar a caixinha, abra a piscina em Editar piscina.
Ele olha todos os técnicos ativos que rodam rota e todos os dias em que cada um JÁ tem rota — a rota da semana, não as mudanças de uma data. Para cada dia, acha o lugar na ordem daquele dia que soma menos milhas. Primeiro faz uma conta rápida em linha reta (os números com ≈); depois as 3 melhores vão ao Google, que conhece as ruas e dá os minutos dirigindo e, com 1 visita por semana, a hora em que o técnico volta para casa (contando 25 min em cada parada). Elas voltam em ordem pelas milhas do Google, e a de cima é o Melhor encaixe. Quando duas empatam, vence o dia mais vazio, depois o nome do técnico. O combustível sai do carro de cada técnico, em Minha base e carro.
Escolha 2 em Visitas por semana. As duas visitas ficam com o mesmo técnico, com pelo menos 2 dias entre elas: Seg + Qui, Seg + Sex, Ter + Sex, Ter + Sáb, Qua + Sáb, Qua + Dom ou Qui + Dom. Seg + Ter nunca aparece. Com 3 visitas por semana há pelo menos 1 dia entre cada visita — Seg + Qua + Sex, Ter + Qui + Sáb, e assim por diante. Todo dia da opção precisa já ter rota com aquele técnico. O número grande é o total de milhas a mais na semana.
Porque um dia vazio não tem rota onde pôr a piscina — a única conta seria casa → piscina → casa, que não diz nada sobre uma rota. Dia vazio nunca é opção e nunca desempata. No máximo ele aparece como uma linha cinza, "Sáb · Chris Demo — sem rota nesse dia", com "dia vazio nunca é sugerido · comece o dia no Montador de rotas". Para usar aquele dia, abra o Montador de rotas, escolha o técnico e o dia e adicione a piscina ali.
Aquele técnico já tem nesse dia tantas piscinas quanto o limite diário dele — Capacidade diária (piscinas), em Usuários. Dia cheio é informação, não opção: pode aparecer como uma linha cinza, "Ter · Chris Demo — dia cheio (12 de 12)", com as poucas milhas que somaria e "aumente o limite em Usuários". Técnico sem limite diário nunca fica cheio. Com 2 ou 3 visitas por semana, a linha cinza diz qual dia do par está cheio.
Os dois. A janela conta só a rota semanal, porque a sugestão dela vale para toda semana. O Montador de rotas conta também os reparos agendados para aquela data. Então uma segunda com 2 reparos marcados mostra 10 de 12 no Montador de rotas e 8 de 12 na janela.
A parada mais próxima de qualquer rota que poderia receber a piscina fica a mais de 2 mi. A janela avisa — "A rota mais próxima fica a 3,9 mi." — e mostra mesmo assim a opção que soma menos milhas, com a marca nenhuma rota perto. A decisão é sua: adicionar ali, ou abrir o Montador de rotas e começar uma rota naquela região.
Aquele técnico não preencheu Minha base e carro. Com sem casa configurada, as milhas contam só entre as paradas — a ida de casa e a volta ficam de fora. Com sem carro configurado, a opção fica sem o custo de combustível. A opção continua valendo; o técnico preenche no próprio app, em ⋮ → Minha base e carro.
Não. Quando o Google não responde, a janela fica com a conta rápida em linha reta: todo número tem ≈, não há minutos, e as opções levam (estimativa em linha reta) com "O Google não respondeu, então não há minutos. A ordem das opções é a mesma." Ela nunca mistura as duas: ou as 3 opções vêm do Google, ou nenhuma vem. A linha de baixo, de outro técnico, quando aparece, usa sempre a conta rápida: ≈, sem minutos, e (estimativa em linha reta).
O Melhor encaixe da lista Sem rota nenhuma usa só a conta rápida em linha reta (o ≈) e 1 visita por semana — ele nunca pergunta ao Google. O cartão (toque no nome da piscina) e a janela depois de salvar mandam as 3 melhores opções ao Google, que conhece as ruas, e voltam a ordená-las pelas milhas do Google. Quando um canal ou uma avenida atrapalha, a melhor de carro pode ser outro dia.
Não. A lista é sempre 1 visita por semana — piscina sem dia não guarda quantas visitas ela recebe. Toque no nome da piscina e escolha 2 (ou 3) em Visitas por semana no cartão. Uma piscina com dias de rota mas sem técnico (Sem técnico) é contada nos dias dela, na semana inteira.
Ainda não. O Montador de rotas troca para a segunda daquele técnico — perguntando antes Descartar as mudanças? se você tem mudanças não salvas — e põe a piscina no melhor lugar. Ela só entra na rota quando você toca em Salvar rota de segunda, como tudo no Montador de rotas.
Ainda não. O Atribuir a Marcus da linha só abre o cartão da piscina, com os técnicos que já têm rota nos dias dela — ele não grava nada. A piscina fica atribuída quando você toca em Atribuir a Marcus · Qua + Sáb no cartão, que grava no clique. Se você fechar o cartão sem tocar nele, a piscina continua Sem técnico, na lista Sem rota nenhuma.
Não. Esse botão grava no clique, mesmo dentro do Montador de rotas: ele mexe em dois dias de uma vez, e o botão Salvar salva só o dia da tela. A piscina vai para o Marcus na quarta e no sábado, cada uma no lugar mostrado. É a exceção ao "nada muda até você salvar". Adicionar a Seg na lista continua esperando o Salvar.
Não. Com 2 ou 3 visitas por semana, o botão do cartão grava no clique: ele mexe em mais de um dia, e o botão Salvar salva só o dia da tela. É a mesma exceção do Atribuir. Com 1 visita por semana, a opção do dia da tela continua com Adicionar aqui e Adicionar no final, que esperam o Salvar.
Porque aquele dia não tem ordem salva: nele a piscina entra no fim da rota, e um lugar no meio economiza milhas. A janela mostra os dois — "Agora: no fim da rota" e "Melhor lugar nesse dia" — e quanto economiza, como "Economiza 2,2 mi a cada segunda (≈ 114 mi por ano)". Mover para o melhor lugar muda no clique; Deixar no fim deixa como está. Outro dia ou técnico só aparece embaixo se economizar 1 mi ou mais por visita, e o botão dele abre aquele dia no Montador de rotas. Quando o dia tem ordem salva, a janela não abre: a piscina já entrou no melhor lugar quando você salvou, e uma folha diz onde (veja "Minha piscina nova já tinha dia e técnico, e nenhuma janela abriu. Por quê?"). Assim, a piscina que você deixa no fim aqui nunca ganha a etiqueta âmbar nem aparece na Mesa do escritório em Fora da ordem salva.
Mudou. Todo botão que grava no clique também salva a ordem de cada dia em que ele mexe: Adicionar a … e Mover para o melhor lugar na janela, Atribuir a … na janela ou no cartão do Montador de rotas, e o Adicionar a Seg + Qui · Chris Demo do cartão com 2 ou 3 visitas por semana. É o mesmo que Salvar rota de segunda no Montador de rotas. As casas com a etiqueta Fora da ordem salva — foi para o fim são a exceção: o botão as deixa fora da ordem salva, no fim e com a etiqueta, até alguém encaixá-las. Se aquele dia seguia a ordem aprendida pelo celular do técnico, a ordem aprendida deixa de valer naquele dia, e vale a salva. Salvar uma piscina nova com dia, uma mudança Definitivo em Mudar dia / técnico, uma troca de dias ou de técnico em Editar piscina e uma transferência em Transferir casas também gravam na ordem, mas só num dia que já tem ordem salva: a casa entra no melhor lugar, e todas as outras ficam onde estavam. Num dia sem ordem salva, nenhuma delas cria ordem salva.
Depois da última parada que ele já fez hoje — nunca atrás dele. Para o dia da semana de hoje, a janela só oferece lugares depois daquela parada, e é ali que a piscina entra. Nos outros dias da opção, ela entra no melhor lugar mostrado. Piscina salva com um dia que já tem ordem salva não abre a janela: ela entra direto no melhor lugar da ordem de toda semana, e na rota de hoje isso pode ser antes de uma parada que ele já fez.
O Melhor encaixe de cada piscina é calculado sozinho, contra as rotas como estão agora. Depois de cada Salvar a lista refaz a conta: a piscina que você acabou de pôr agora é uma parada, então o melhor lugar das outras pode mudar.
Porque elas não estão esperando rota. As suspensas agora têm grupo próprio, "Suspensas", com a data de volta. Os clientes só de reparo ficam escondidos numa linha no fim de Sem rota nenhuma, com Mostrar. Assim, "sem rota" mais "sem técnico" em Todas as piscinas dá o mesmo número da faixa do Montador de rotas e de Piscinas sem rota nenhuma na Mesa do escritório. A piscina de um técnico desativado agora aparece em Sem rota nenhuma — antes ela sumia do mapa.
Numa barra fixa embaixo da tela, com o botão largo Salvar rota de segunda (ele nomeia o dia que você está editando). A lista rola acima dela, e a barra nunca cobre o mapa — os cantos de baixo do mapa guardam o crédito do Google, que tem de ficar visível. Salva do mesmo jeito de antes: nada muda para o técnico até você tocar nele. Antes desta atualização ele flutuava no canto de baixo à direita, em cima do mapa. A barra aparece em toda tela com menos de 1.000 pixels de largura — o celular ou uma janela estreita do navegador. Numa tela mais larga, Salvar rota de segunda continua na linha do topo, ao lado de Desfazer e Otimizar, como antes. Em Todas as piscinas não há nada para salvar, então não há botão. Se no seu celular ele ainda flutua no canto, o app é uma versão antiga; muda quando o app for atualizado.
Aquele dia do técnico tem ordem salva, e a casa está na rota desse dia, mas não nessa ordem. Um dia ganha ordem salva com Salvar rota de segunda no Montador de rotas, com Aplicar esta ordem em Otimizar rota, ou com um botão que grava no clique. Piscina nova salva com dia e técnico, uma mudança Definitivo em Mudar dia / técnico, uma edição em Editar piscina e uma transferência em Transferir casas põem a casa direto no melhor lugar de um dia que tem ordem salva. Então a casa no fim quase sempre chegou por outro caminho: uma importação, Atribuir no grupo Sem técnico de Todas as piscinas no Montador de rotas, um endereço que não está no mapa, ou um dia que ela ganhou antes desta atualização. O ZapRoute nunca muda a casa de lugar sozinho. Ela fica no fim, e a etiqueta aparece na rota do técnico, nas Rotas ao vivo e no Montador de rotas.
Para pôr no lugar: Mesa do escritório → Fora da ordem salva → Pôr no Montador de rotas. O Montador de rotas abre naquele técnico e dia com a casa já no melhor lugar. Ou abra aquele dia no Montador de rotas e arraste a casa você mesmo. No Montador de rotas a etiqueta sai da linha assim que a casa deixa de estar no fim, e nada muda para o técnico até você tocar em Salvar rota de segunda. Dia sem ordem salva nunca mostra a etiqueta.
Não — ela fica no lugar dela. O Montador de rotas não mostra piscina suspensa, mas salvar mantém cada uma na ordem salva do dia, logo depois da casa que vinha antes dela. Se essa casa saiu da rota, ela fica logo depois da anterior que ficou. Se você arrastar essa casa para outro lugar, a piscina suspensa vai junto. Quando a suspensão termina, a piscina volta nesse mesmo lugar, logo depois dessa mesma casa. O mesmo vale para Aplicar esta ordem em Otimizar rota e para os botões que gravam no clique. Uma piscina só sai da ordem salva quando deixa de ser daquele técnico naquele dia: os dias de rota dela mudaram, o técnico dela mudou, ou ela foi desativada. Quando os dias de rota ou o técnico dela mudam, ela sai na hora da ordem salva do dia que deixou.
O feed do "o que pede atenção hoje": alertas de rota, fotos suspeitas, problemas abertos, visitas sem foto, filtros, lavagens adiadas, suspensões e recados — tudo numa tela só, para o dia da gestão começar por ela.
Desde a 3.11 uma visita sem foto não conta (a casa fica aberta). Se o técnico não puder voltar, o escritório fecha: toque em Visto — fechar no item, escreva o motivo, pronto — a visita passa a contar, sai da lista e vai para os Resolvidos com o seu nome e o motivo. Se a visita for duplicada (o mesmo serviço registrado duas vezes), use Anular visita.
Novidade da versão 3.20. Uma visita registrada hoje cuja foto ainda está subindo pela fila do celular do técnico — normal com sinal fraco, nada para corrigir de início. Ele some sozinho assim que a foto chega, por isso não tem botão de Visto nem Resolvido aqui — o conserto está no celular do técnico, não na mesa. Depois de 30 minutos o item fica vermelho como aviso; depois de 60, sai deste grupo e vira um item de Visitas sem foto, que aí sim o escritório pode fechar. Toque em Recado ao técnico para lembrar o técnico de reconectar ou tocar em Enviar agora.
No painel Rotas ao vivo, toque no primeiro ícone do topo (o de tarefas pendentes). A mesa abre com o resumo do dia em etiquetas coloridas e atualiza sozinha a cada 45 segundos. Escritório, dono e supervisor têm acesso.
Cada grupo é um cartão com o contador ao lado do título: tocar no cabeçalho abre (mostra os itens) ou fecha (fica só o contador). No celular tudo nasce recolhido; na web larga os quatro primeiros grupos já abrem. Grupo vazio nem aparece.
Só o que pede atenção — grupo vazio nem aparece:
Elas ficam logo abaixo das rotas de hoje, porque são decisão, não vigilância:
As três filas de orçamento são só do dono e do escritório — o supervisor recebe elas vazias, porque elas têm dinheiro. O supervisor vê Piscinas sem rota nenhuma e Fora da ordem salva, sem os botões.
As piscinas que não estão na rota de ninguém: sem dia de rota, com dias mas sem técnico (Sem técnico), ou de um técnico que foi desativado. Cada linha mostra o Melhor encaixe — "Melhor encaixe: Sex · Chris Demo · ≈ +0,6 mi" — e há quanto tempo ela espera, como "esperando há 9 dias". Pôr numa rota abre o Montador de rotas naquele técnico e dia com a piscina já no melhor lugar; ela entra na rota quando você toca em Salvar lá. Numa piscina Sem técnico, ele abre o cartão que escolhe um técnico para os dias dela. Uma piscina cujo endereço não está no mapa mostra Corrigir endereço. O grupo conta no número vermelho da Mesa do escritório, e o resumo do topo ganha o chip "6 · sem rota". Clientes só de reparo nunca aparecem aqui.
Quase sempre porque a piscina já estava sem rota antes desta atualização: o app não sabe desde quando, então não mostra conta. A conta começa no dia em que uma piscina fica sem rota: salva sem dia, perdeu o último dia, ficou sem técnico, o cliente foi reativado, ou a suspensão dela terminou. "desde hoje" quer dizer que foi hoje.
Ninguém visita mais essa piscina: o técnico dela foi desativado, então ela não está na rota de ninguém e aparece no grupo. Mas a conta de espera só começa quando algo muda na própria piscina — sem dia, sem técnico, cliente reativado, suspensão encerrada. Desativar o técnico não carimba essa data. Use Pôr numa rota para entregar a piscina a outro técnico.
Não — elas dizem duas coisas diferentes. Sem visita nesta semana diz que um dia de rota já passou sem visita. Piscinas sem rota nenhuma diz que a piscina não tem técnico. Dê um técnico a ela e ela sai de Piscinas sem rota nenhuma; do próximo dia de rota dela em diante, ela está na rota daquele técnico.
De propósito. O supervisor vê o grupo para saber quais piscinas estão sem rota. Pôr uma piscina numa rota é do dono e do escritório, porque o Montador de rotas é deles. Avise a eles qual é a piscina.
As casas que estão na rota de um técnico, num dia que tem ordem salva, mas não estão nessa ordem — por isso vão para o fim da rota, e o técnico pode registrar o serviço no cartão errado. Uma linha por casa e por dia: a rua, o cliente, o dia, o técnico e o melhor lugar, como "melhor lugar: entre #6 1420 Palm Way e #7 2210 Ocean Drive" — os números que o técnico vê. Pôr no Montador de rotas abre o Montador de rotas naquele técnico e dia com a casa já nesse lugar; nada muda até você tocar em Salvar lá. Uma casa cujo endereço não está no mapa mostra Corrigir endereço. O grupo conta no número vermelho da Mesa do escritório, e o resumo do topo ganha o chip "2 · fora da ordem salva". Uma casa fora da ordem salva em mais de um dia — duas vezes por semana, ou diária — ganha uma linha para cada um desses dias, e cada linha conta. O grupo lista até 20 linhas. Quando há mais, a última linha dele diz quantas ainda não estão na lista, e elas aparecem conforme estas forem encaixadas. O supervisor vê o grupo sem o botão.
Se alguém já salvou aquele dia com a casa dentro, o Montador de rotas diz "Esta piscina não está mais no fim desta rota — nada foi movido." e a linha sai do grupo quando a mesa atualizar.
Porque uma casa não pode ter faltado antes de existir. Cada piscina guarda o dia em que entrou no sistema, e o grupo Faltaram esta semana só olha os dias de rota dali para a frente.
Até este conserto, uma empresa criada numa quarta abria o app e ouvia que já tinha faltado em doze casas — na segunda e na terça em que ela não tinha conta, não tinha cliente e não tinha app. Ficava assim até a segunda seguinte: até seis dias de alarme falso como primeira frase do produto a um cliente novo.
Então, nos primeiros dias, o grupo vem curto de propósito, e enche normalmente com o passar da semana. Piscina suspensa também nunca aparece aqui, e visita declinada conta como feita — o técnico esteve lá.
Em dois lugares. Hoje: o grupo Rotas de hoje da Mesa do escritório lista a rota que não começou até as 9h e cada casa que o técnico pulou — é a lista de serviço atrasado do dia. Num período: menu ⋮ → Relatórios → aba Técnicos mostra visitas feitas vs. planejadas e as visitas perdidas por técnico, agrupadas por dia. O histórico de um cliente fica em Visitas por dia na ficha dele. *Cobrança* atrasada é outra coisa — fica em Dinheiro → Saldos.
O alerta de casa pulada não roda na rota de um técnico cuja ordem mudou hoje depois da primeira visita dele no dia — com ele já na rua. A ordem muda quando alguém salva aquele dia no Montador de rotas, ou toca num botão que grava no clique: Adicionar a … ou Mover para o melhor lugar na janela Onde ela encaixa melhor?, Atribuir a … nessa janela ou no cartão do Montador de rotas, ou o Adicionar a Seg + Qui · Chris Demo do cartão com 2 ou 3 visitas por semana; ou quando o técnico toca em Aplicar esta ordem em Otimizar rota; ou quando uma piscina nova, uma mudança Definitivo, uma edição em Editar piscina ou uma transferência em Transferir casas põe uma casa na ordem salva daquele dia. Sem isso, uma parada nova no meio faria as casas antes dela parecerem puladas. Uma ordem salva antes da primeira visita do dia — o técnico otimizou às 7h, ou o escritório encaixou uma piscina cedo — vale desde o começo, e o alerta roda normalmente. Se uma casa ficar mesmo sem visita, ela aparece amanhã em Sem visita nesta semana.
Ele deixou de ser grupo próprio: agora é uma linha dentro de Sem visita nesta semana, escrita "3 visitas declinadas — o técnico esteve lá", com os mesmos cartões embaixo (a foto do que impediu e o motivo). Por que mudou: a visita declinada conta como feita nos fechamentos, então ela não é uma visita perdida — ela explica parte do que faltou na semana. Continua não havendo nada a corrigir aqui: olhe a miniatura e o motivo e toque em Visto. A visita e a foto dela nunca são apagadas. Só dono e escritório.
Criar ordem cria a ordem de reparo já ligada à foto do problema — dali em diante vale o fluxo normal de reparos (estimate, agendar dia e técnico, prova dupla de fotos). Resolvido fecha o problema SEM criar ordem (foi um alarme falso, ou já foi tratado por fora): ele sai da fila com registro de quem resolveu. Os dois botões são só de escritório e dono.
Dá, num toque. Quando a IA reconhece o que a foto é, a linha ganha um botão escrito com o tipo — É Teste químico, por exemplo. Apertar troca o tipo da visita e a acusação some sozinha, porque o motor refaz a conta da IA contra o tipo novo. Se a foto tiver outro motivo junto (foto repetida, fora do raio, carimbo fora da hora, muitos registros em poucos minutos), esse motivo continua na lista — só a parte da classificação sai. Quando a IA não soube dizer o que é ("outro"), não há botão: escolha na mão pelo detalhe da visita. Corrigir para sal pergunta quantas bags (1 a 5), porque é o número que fecha a conta do mês. Só dono e escritório.
O técnico tem 30 minutos para corrigir a classificação da própria visita. Passou disso, dono e escritório corrigem sem prazo e em qualquer dia — pelo botão da mesa ou pelo detalhe da visita. Antes ninguém mais podia, e o alerta ficava na lista para sempre. Fica registrado quem corrigiu e o tipo anterior; a foto nunca é apagada. O que nem o dono muda: visita de reparo e visita declinada não aceitam correção de tipo.
Depende de quantas fotos aquela visita tem — e quem decide é o app, ele não precisa saber a regra.
Com uma foto (que é quase sempre: nove em cada dez visitas têm exatamente uma), o botão embaixo da miniatura diz Trocar a foto errada. Um toque abre a câmera; a foto nova sobe primeiro e a errada sai depois dela. A visita nunca fica sem prova, então a casa nunca reabre como pendente.
Com duas ou mais, aparece um segundo botão: Retirar foto. Ele só existe aí porque o que sobra ainda prova a casa.
Retirar não é apagar. Num toque a foto deixa de valer como prova daquela visita, some da tela do técnico, some da página e do relatório do cliente, e o link que já foi para o cliente para de funcionar. O que ela não faz é sair do seu escritório: você continua vendo, com a tarja "Retirada por Chris · 22/set · Piscina errada", e devolve com o botão Devolver.
Foto certa na casa errada não é foto errada: não retire — mova com Mover para outro cliente (veja "Registraram uma visita na casa errada. Dá para tirar?"). Retirada, ela também não chegaria ao cliente certo.
Até uma hora depois do último serviço do dia dele. Não é uma hora depois da foto — é uma hora depois de ele parar de trabalhar. Cada casa nova empurra esse prazo para frente, então a janela nunca fecha na cara dele no meio da rota, e a tela diz a hora exata ("Dá para arrumar as fotos de hoje até 14:41"). Nunca passa da meia-noite.
Isso substituiu uma janela de 30 minutos contada da própria foto, que era o relógio errado: com sinal ruim a foto demora mais do que isso só para chegar ao servidor, e chegava com a janela já fechada. Ele nunca teve chance de arrumar.
Você e o escritório não têm prazo nenhum — qualquer foto, qualquer dia, qualquer técnico. E só vocês devolvem uma foto.
Três travas, e cada uma diz o próprio nome na tela, com a saída junto:
Na mesa do escritório, em "Fotos retiradas". Cada linha mostra quem retirou, qual casa, o motivo escrito pela pessoa, e quanto tempo depois da foto aconteceu. Nada é bloqueado ali — isso existe para que uma foto nunca saia da página do cliente em silêncio. Retirada nos primeiros 30 minutos é erro de dedo e é comum; o contador separa as fora do prazo, que são as que valem um olhar.
Na mesa do escritório, em "Fotos trocadas fora do prazo". Trocar a foto errada usa o mesmo relógio do Retirar (até uma hora depois do último serviço do dia dele), e esse relógio mais longo é justamente o que alguém poderia usar mal: fotografar a piscina sem limpar de manhã e, às 18h, de outro lugar, trocar pela foto de uma piscina que foi limpa. Então não é bloqueado — é deixado à vista: toda vez que um técnico troca a própria foto mais de 30 minutos depois da foto original do serviço, aparece uma linha com quem, qual casa, quanto tempo depois da foto original, a etiqueta Fora do prazo e as duas fotos lado a lado — primeiro a original, ao lado a que vale agora; toque em qualquer uma para ver grande. Se ele trocou mais de uma vez, a linha continua sendo uma só, com Trocada N vezes: trocar de novo por cima (ou de pouquinho em pouquinho) não tira a linha da mesa nem esconde a foto que ficou valendo. Quem conserta um erro honesto não perde nada; quem reescreve prova passa a fazer isso na sua frente. Trocas dentro dos 30 minutos da foto original (o erro de dedo comum) e trocas feitas por você ou pelo escritório não aparecem. Se uma troca não se sustenta, abra a visita: dá para retirar a foto nova (com o motivo) — as duas fotos continuam guardadas, a antiga marcada como substituída.
Não, e a tela nunca diz que sim. O arquivo fica no balde, na miniatura e na cópia de segurança da sua empresa no Google Cloud. Por isso o botão diz Retirar, e não "Apagar" — dizer "apagado para sempre" seria mentira hoje. Se você precisar apagar uma foto de verdade (o rosto de uma criança, uma placa de carro), peça ao suporte.
Adianta. O link curto da mensagem para de funcionar no instante em que você retira — o cliente vê "Link expired". O mesmo passa a valer quando o escritório troca uma foto, que antes continuava entregando a foto velha por até 30 dias.
Uma exceção, e a tela avisa: foto enviada direto por e-mail pode cair num link cru que dura até 7 dias e não tem como ser fechado.
Toque na miniatura para abrir a foto grande com o motivo do alerta, e em Marcar como visto (ou direto no Visto do item). O item fica verde na hora e sai da lista no próximo recarregar — nada é apagado (a foto e o motivo continuam guardados). Para limpar o grupo inteiro, Marcar todas como vistas. Vale para escritório, dono e supervisor.
Dá. Quando o GPS da foto aponta outra casa sua, a no máximo 300 m (uns 1.000 pés), o item traz um botão com esse endereço — por exemplo Mover para 45 Palm Ave. Ele abre a janela de mover com essa casa já escolhida; escreva o Motivo (obrigatório) e toque em Mover. Na Mesa do escritório o caminho é esse botão: a foto grande da miniatura só tem Fechar e Marcar como visto. Como o GPS passa a bater com a casa, o alerta sai sozinho, registrado como conferido por você. Se a foto não tem GPS, se você move para uma casa longe de onde ela foi tirada, ou se o alerta tem outro motivo junto (foto repetida, carimbo de data, o tipo que a IA conferiu), o alerta continua: confira e toque em Visto como sempre. O resto é igual ao Mover para outro cliente de qualquer foto — veja "Registraram uma visita na casa errada. Dá para tirar?". Só dono e escritório.
Pode. O botão Resolvido no recado tira ele da mesa E da rota do técnico (o recado perdeu o sentido, ou já foi tratado por telefone). É separado do "atendido" do técnico — os dois caminhos ficam registrados até o recado ser apagado, 7 dias depois de fechado.
Pode — é o grupo "Limpezas sem teste químico". O Visto — fechar é o OK do escritório: um toque e a casa fecha verde só naquele dia; amanhã o teste volta a ser exigido. Fica registrado com o seu nome e aparece nos Resolvidos. Só dono e escritório. Uma casa só entra neste grupo quando o técnico que fez a limpeza não tem, naquele dia, nenhuma visita ali com foto de teste químico ou leitura. Um teste que outro técnico registrou ali não tira a casa do grupo.
São as piscinas com alguma leitura de tempos em tempos vencida, agrupadas numa linha por técnico — o técnico da piscina hoje —, não numa linha por piscina: por exemplo "Marcus Lee — 34 piscinas com painel vencido", com quantas foram marcadas Sem reagente ou Sem tempo e a leitura mais antiga. Toque na linha para ver as piscinas: o que venceu, há quantos dias e o motivo que o técnico marcou. Não há botão de fechar: a piscina sai da lista assim que a leitura vencida é medida. Recado ao técnico manda um recado pelo caminho de sempre.
Quando passa uma visita no dia do prazo de uma leitura, ou depois dele, e a leitura não é medida — marcada Não medi hoje ou simplesmente deixada vazia ("sem marca"). Uma leitura que vence hoje não conta até a visita da piscina acontecer. Só conta visita de Teste químico ou Piscina limpa: visita de reparo, de filtro ou de problema não põe a piscina na lista, nem visita anulada. Piscina nova só entra depois que o prazo normal passa sem medição. Piscina suspensa, só de reparo ou com o químico de terceiros nunca aparece.
Na do técnico da piscina hoje. A linha conta por quem está com a piscina agora, não por quem deixou de medir — se a piscina passou do Marcus para o Chris, as leituras vencidas dela vão para a linha do Chris, com o motivo que o Marcus marcou ainda ao lado da piscina.
É um Teste químico que chegou com a foto — em geral a do kit — mas sem nenhum número, e que aparece em Alertas de química no dia seguinte. Ninguém digitou e a IA não leu nada; ele espera o dia seguinte porque até lá a leitura da fita ainda pode chegar. O teste conta, porque a foto é a prova, e a casa não fica âmbar por isso; o que falta são os números. Toque em Fotos e leituras para ver a foto que chegou, e em Visto para tirar da Mesa. Os números não dá para acrescentar pela Mesa: Fotos e leituras só mostra a foto. Se um produto foi lançado nesse teste, digite as leituras com Corrigir leitura em Relatórios → Química; se o teste chegou sem nada, não há como acrescentá-las depois.
O grupo Resolvidos (7 dias) mostra a trilha das baixas: "visto pelo Escritório — Amanda", "resolvido pelo Dono", "atendido pelo Técnico", sempre com data e hora. Baixa feita pelo próprio sistema (ex.: alertas absolvidos por regra nova) aparece como "sistema".
Não. Piscinas lado a lado (mesmo clubhouse, pool + spa do mesmo prédio) contam como um local só para o anti-fraude: registrar várias em sequência ali é o jeito certo de trabalhar. O alerta de "muitos registros em poucos minutos" só dispara com locais realmente distantes entre si.
Dá — chips de técnico no topo: Todos mais um por técnico. Escolha um para ver só a rota e os alertas daquela pessoa; carrega mais rápido em empresas com muito técnico e piscina. Volte para Todos quando quiser. Em Piscinas sem rota nenhuma, o chip de um técnico mostra só as piscinas que já são daquele técnico; piscina sem técnico só aparece em Todos.
Uma variante do alerta Casa pulada, em âmbar: o técnico registrou sal com foto naquela parada, mas não a limpeza. Sal sozinho nunca fecha a parada — só a limpeza (ou um problema documentado) fecha — então a casa ainda não está pronta, mesmo com algo registrado ali hoje.
Quase sempre é UM cliente com o e-mail errado no cadastro — não o sistema inteiro. A Mesa do escritório diz quem: ela mostra Um cliente não recebeu o e-mail, com o nome do cliente, o endereço que falhou e o motivo (por exemplo, "o endereço de e-mail do cliente não é válido — confira o cadastro"). Toque na linha e ela abre a ficha daquele cliente, onde você arruma o endereço.
Quando três ou mais e-mails falham de uma vez, o título muda para E-mails não estão saindo: aí é o limite de envios do dia, que zera sozinho e os e-mails voltam a sair sozinhos. Os que falharam não são mandados depois — não existe reenvio automático nesta versão.
De todo jeito, nada se perde: as visitas, as fotos e os testes químicos ficam salvos; só o e-mail não saiu. Se uma linha continuar lá depois de você arrumar o endereço e mandar de novo, escreva para support@zaprouteapp.com.
O cartão diz o nome do cliente e o motivo. Leia o motivo primeiro: se ele disser que o endereço não é válido, toque na linha, arrume o e-mail na ficha do cliente e mande a prova na mão — Rotas ao vivo → menu ⋮ da casa → E-mail de prova ao cliente.
A linha some sozinha assim que aquele cliente voltar a receber um e-mail. Ela não é apagada: passa para Resolvidos (7 dias), para você poder olhar para trás e ver quem ficou sem a prova, e por quanto tempo. Não há botão para dar baixa, e não é preciso.
O cartão olha 7 dias para trás, não um: um endereço digitado errado para de mandar e-mail para sempre, e um cartão que zera à meia-noite esconderia justamente o caso que ele existe para mostrar.
Não. A mesa é operacional: nada de mensalidade, receita ou estimate. Valores continuam no dashboard e nos fechamentos, que são só de escritório e dono.
Tudo em dia? A mesa mostra um cartão verde — a melhor notícia do dia.
O quadro com os recados entre o escritório e os técnicos, nas duas direções, numa tela só. Entrada: item Recados do menu, no grupo Hoje (na barra lateral do computador ou na folha do ⋮ no celular) — o contador roxo ao lado dele mostra quantos recados ainda pedem o escritório. Tocar num recado da Mesa do escritório também abre esta tela. No topo, um campo de busca acha o cliente para deixar recado. Escritório, supervisor e dono.
Para acompanhar todos os recados sem abrir casa por casa. O quadro tem duas direções: Escritório → Técnico (pedidos à rota — o que o escritório pediu) e Técnico → Escritório (respostas do campo — o que o técnico respondeu, com foto quando houver). No computador as duas ficam lado a lado; no celular, uma embaixo da outra. O ícone de atualizar, no topo, busca os recados de novo.
Dono, escritório e supervisor. Num pedido pendente, toque em Resolvido e confirme: o recado sai da rota do técnico e dos pendentes — é a mesma baixa da Mesa do escritório. Numa resposta do técnico, toque em Visto e confirme: ela deixa de contar no contador roxo. Numa resposta com foto, Ver foto abre a foto com quem respondeu, quando e a casa. O supervisor também dá baixa — igual na Mesa do escritório.
Pelo filtro no topo do quadro: Só pendentes mostra só o que ainda pede alguém; Todos mostra o que ainda está aberto e o que fechou nos últimos 7 dias. Quando há pendência, a tela já abre em Só pendentes. A pílula roxa ao lado conta os recados que ainda pedem o escritório (sem resposta ou esperando o Visto).
7 dias depois de fechados. O pedido com Resolvido ou a resposta com Visto fica 7 dias no quadro e depois é apagado de vez, junto com a foto da resposta — a linha no fim do quadro avisa: "Recados fechados são apagados 7 dias depois de fechados." Os 7 dias contam da baixa, não do dia em que o recado foi escrito. Recado ainda aberto nunca some sozinho: o pedido que o técnico não respondeu, ou a resposta esperando o Visto, fica até alguém dar baixa.
Dois caminhos. Pelas Rotas ao vivo: toque no topo o dia da visita (Dom a Sáb — "hoje" marca o dia atual) → o técnico → ⋮ da casa → Recado do escritório → escreva e toque em Deixar recado. Ou, quando você só sabe o nome do cliente, pela busca no topo desta tela — veja a próxima pergunta. Nos dois casos o técnico vê a etiqueta roxa na rota daquele dia, e o recado aparece aqui no quadro.
Digite no campo do topo dos Recados (Buscar cliente ou endereço para deixar recado) o nome do cliente, o apelido da casa ou um pedaço do endereço. O quadro sai da tela e aparecem as casas que batem nos próximos 7 dias (hoje e os 6 seguintes), cada uma com o dia da visita, o técnico e, se houver, quantos recados ela tem que o técnico ainda não atendeu. Toque na casa: abre o mesmo Recado do escritório, com o endereço, o dia e o técnico embaixo do nome — escreva e toque em Deixar recado. O técnico vê o recado na rota daquele dia. Não achou? Toque em Buscar na semana inteira: o app busca os 7 dias de novo (serve para casa que acabou de ser cadastrada ou mudou de dia). Casa suspensa, sem técnico ou sem visita nesses 7 dias não aparece — por isso o aviso diz "Nenhuma visita nos próximos 7 dias com esse nome ou endereço." Se a busca não carregar (sem sinal ou servidor fora do ar), a tela mostra só o erro e o botão Tentar de novo. O X do campo limpa a busca e o quadro volta. Dono, escritório e supervisor.
Também pelas Rotas ao vivo, nunca pelos Recados: toque no topo o dia em que a casa está agora → o técnico → ⋮ da casa → Mudar dia / técnico. Veja "Como movo uma casa?" no capítulo de mudar o dia de uma casa.
A tela Semana virou Recados. A grade dos 7 dias que ela tinha foi para o topo das Rotas ao vivo — lá você escolhe o dia, vê as casas de cada técnico e, pelo ⋮ da casa, deixa recado ou muda o dia. O quadro de recados e a busca de cliente, que também moravam na Semana, estão aqui. Se o seu celular ainda mostra Semana no menu, a versão nova do app ainda não chegou pela loja; até lá a Semana antiga continua funcionando.
A carteira inteira numa tela: a lista de clientes com o valor mensal ao lado do nome, a ficha completa de cada um e o cadastro de cliente novo num passo só. Só escritório e dono têm acesso — é aqui que moram os valores.
Enquanto a lista está vazia — nenhum cliente ainda, e nada digitado na busca — ela mostra também Nós importamos sua lista — grátis: anexe a sua lista de clientes, marque a autorização e toque em Importar para mim — nós cadastramos as suas piscinas em até 1 dia útil.
Na ficha do cliente, o cartão Piscinas já tem o botão Adicionar piscina ali mesmo — sem precisar abrir Editar primeiro. O endereço mora na piscina, não no cliente (um cliente com vários imóveis tem um endereço por piscina); um endereço novo é geocodificado de novo sozinho. Cada piscina também pode ter mais de um corpo d'água — Piscina, Spa ou Fonte — cadastrado na ficha da piscina (veja "E se a parada tiver piscina E spa?" em Química da água). Spa ou fonte no MESMO endereço NÃO é piscina nova e não usa Adicionar piscina: abra essa piscina → Corpos d'água → Adicionar corpo.
Dá. Na ficha do cliente, cada piscina do cartão Piscinas mostra o próprio valor mensal à direita, e o quadro navy do topo é a soma das piscinas ativas (ele diz quantas entram). Cada piscina tem o próprio status: toque em Suspender esta piscina (motivo obrigatório, previsão opcional) para pausar só aquela — ela sai da rota e dos relatórios, o valor aparece riscado como "não cobrada" e o total do cliente cai sozinho. As outras seguem rodando e sendo cobradas. Para voltar, toque em Reativar na piscina. O cartão Status do cliente continua valendo para o cliente inteiro.
Na ficha do cliente, o cartão Status do cliente tem três opções que mudam com um toque (só dono e escritório):
Para reativar um desativado: ligue Mostrar desativados na lista de clientes e toque em Reativar — os dias de rota voltam vazios de propósito; marque na ficha da piscina. Até lá a piscina fica esperando em Sem rota nenhuma. Veio de uma oferta de retorno? Use Reativar por {price}/mês em Ofertas enviadas: o valor mensal vem da oferta.
No painel Rotas ao vivo, item Clientes (na barra lateral da web larga, ou no menu ⋮ no celular). A busca no topo acha por nome, endereço ou companhia.
Não — ela busca na carteira INTEIRA, no servidor: nome, telefone, e-mail, o endereço da piscina e etiqueta, a partir de 2 letras digitadas. Desde esta versão, digitar só o número da casa também funciona — busque "7136" e ela acha a piscina daquele número em qualquer rua, mesmo num cliente ainda sem nome ou telefone cadastrado. A lista em si carrega 50 de cada vez, com Mostrar mais 50 no fim e a contagem "Mostrando X de Y" — assim uma carteira grande não carrega tudo de uma vez.
Tudo do cliente numa tela: contato (e-mail e telefone), o valor mensal em destaque, as piscinas com as etiquetas (dias de rota, técnico, sal, portão, filtro) e, embaixo de cada uma, Fotos da casa com todas as fotos daquela casa, a seção Visitas por dia (desde a 3.19 — antes se chamava "Últimas visitas") com um cartão por dia dos últimos 30 dias (90 dias vai mais para trás), mostrando cada visita daquele dia com a hora, o técnico e a foto e, logo abaixo, o teste químico do dia (toque em Editar para ajustar um valor), o resumo de filtro e sal e os e-mails já enviados ao cliente. Em Piscinas, Fotos da casa é um link próprio, embaixo da situação da piscina (ATIVO / Suspender esta piscina): tocar no resto da linha continua abrindo a edição da piscina.
A miniatura é a primeira foto da visita pela hora em que foi tirada. Quando a visita tem mais, um número no canto da miniatura — "+1", "+2"… — conta as outras fotos, de qualquer tipo (a fita, a piscina…). Foto retirada ou trocada não conta. Para ver todas, toque em Fotos da casa embaixo daquela visita: abre as fotos da casa já no dia daquela visita, marcadas em âmbar, cada foto com a hora e o técnico dela. O link só aparece na visita com 2 fotos ou mais. Tocar na miniatura abre só aquela foto, grande, como antes. Para mover outra foto daquela visita para outro cliente, abra Fotos da casa pelo link e toque no ⋮ daquela foto → Mover para outro cliente (veja "Uma visita ficou com fotos de duas casas. Dá para mover só uma foto?"). A linha do dia também conta todas as fotos ("1 visita · 2 fotos"), em Últimos 30 dias e em 90 dias.
Dois cartões, os dois só do lado do escritório. Notas do escritório é um texto livre com o que o escritório precisa lembrar deste cliente — "paga por Zelle no dia 3", "ligar para o marido, não para ela", "quer o deck antes do Natal". O técnico nunca vê isso, em tela nenhuma; o cartão diz isso, e guarda quem editou por último e quando. Orçamentos e reparos lista os orçamentos e reparos daquele cliente com a mesma etapa e o mesmo valor da tela Orçamentos; Ver todos em Orçamentos abre a tela cheia neles.
Na ficha do cliente, em Visitas por dia, cada visita mostra a hora e o nome do técnico que registrou. A hora de cada foto fica na tela Fotos da casa: na ficha, toque em Fotos da casa embaixo da visita (na visita com 2 fotos ou mais) ou embaixo da casa em Piscinas; nas Rotas ao vivo, toque na casa, ou no ícone de fotos ao lado do ⋮ dela. Ela mostra cada foto com tipo, data, hora e técnico.
Podem — é o Portal do cliente. Na ficha do cliente, o cartão Portal do cliente tem o botão Criar link: ele cria um endereço permanente para aquele cliente. O cartão passa a mostrar o endereço inteiro, selecionável, com Copiar do lado — cole numa mensagem ou num e-mail. O dono da casa abre sem senha e sem app, em qualquer celular, e vê sempre os últimos 90 dias — recalculados a cada abertura, nunca uma foto congelada. Cada visita vem com a data, a foto-prova com a data e a hora em que foi tirada, qual serviço foi feito e o primeiro nome do técnico. Num reparo, a foto é a do serviço pronto — a foto do depois; a do antes só aparece quando o reparo ainda não tem foto do depois. A página leva o nome e o logo da sua empresa no topo; no rodapé, em letra pequena, uma linha diz que foi enviada com o ZapRoute. É um link por cliente: o Criar link só aparece enquanto o cliente não tem link vivo, então nunca existe um segundo endereço para controlar. O cartão diz ainda quando o link foi criado e quantas vezes ele já foi aberto. Conta toda vez que a página é aberta num navegador — inclusive a sua, se você abrir para conferir —, mas não conta a pré-visualização que o aplicativo de mensagens monta sozinho quando você manda o link. A contagem começou no fim de setembro de 2026. Link que já existia nessa época só é contado a partir desse dia, e o cartão diz isso, com a data — por exemplo "não aberto desde 24/09" ou "aberto 3 vezes desde 24/09" — em vez de "nunca aberto": as aberturas de antes dessa data nunca foram contadas, e não contado não é "nenhuma". Link criado depois conta desde o dia em que nasceu. Não confunda com o link do Relatório por cliente: aquele congela um período escolhido e vence em 30 dias, enquanto o portal é a porta do próprio cliente — sempre os últimos 90 dias, e vale enquanto ele for seu cliente. Só dono e escritório — o técnico nunca vê esse cartão, em tela nenhuma.
! O que o portal NÃO mostra, de propósito: nenhuma fatura e nada para pagar; nenhuma mensalidade e nenhum valor de serviço; a próxima visita agendada não aparece; visita que o técnico declinou nunca aparece; e o técnico sai só com o primeiro nome, nunca o nome inteiro.
Na ficha do cliente, no cartão Portal do cliente, toque em Revogar e confirme em Revogar este portal?. O corte é imediato: o endereço para de funcionar para quem tiver ele, já na próxima abertura — não precisa esperar vencer. Nada é apagado — as visitas, as fotos e a química continuam no sistema exatamente como estavam; o que morre é a porta. O cartão volta a ficar sem link, com o Criar link no lugar de novo: toque nele e um endereço novo é criado — o revogado fica morto para sempre, então um link que já está na rua não volta à vida. Só dono e escritório, como o resto do cartão.
Recebe — de dois jeitos, e nenhum dos dois cria portal sozinho.
Sozinho, a cada limpeza. O aviso automático "sua piscina foi atendida", que já sai depois de cada limpeza, passou a terminar com um bloco chamado Your service history, any time e um botão, Open my pool page — em inglês, como o resto do e-mail. Não tem nada para ligar: ele pega carona no e-mail que já ia sair. E só aparece quando aquele cliente já tem link de portal vivo — o e-mail nunca cria um. Cliente sem link recebe exatamente o e-mail de antes, sem bloco nenhum no fim; crie o link na ficha dele e o bloco aparece na próxima limpeza. Revogue o link e o bloco para de aparecer.
Na hora, na mão. Na ficha do cliente, o cartão Portal do cliente tem o Enviar por e-mail: ele manda o link para aquele cliente na hora, sem esperar a próxima visita — para quando ele acabou de pedir por telefone. O link precisa existir antes: sem link, o cartão manda você tocar em Criar link primeiro.
Os dois e-mails saem em inglês, com o logo e a cor da sua empresa, e os dois passam pelas mesmas quatro travas de todo e-mail ao cliente — veja a pergunta seguinte. Nos dois casos o envio fica registrado no cartão E-mails ao cliente da mesma ficha, tendo dado certo ou não.
São quatro travas, e a primeira que valer segura o e-mail. Confira nesta ordem:
Passadas as quatro, o problema não é o portal. Olhe a Mesa do escritório: se ela mostra E-mails não estão saindo, o limite de e-mails do dia acabou e não é só esse cliente. E link revogado não abre nada mesmo com o e-mail chegando — o cartão estaria de volta em Criar link.
Logo depois de salvar pode abrir a janela Onde ela encaixa melhor?, com o melhor técnico, dia e lugar para a piscina nova — veja as perguntas abaixo. Quando um dia marcado já tem ordem salva, a piscina entra direto no melhor lugar dele, e uma folha diz onde, no lugar da janela. Piscina salva sem dia, e sem marcar Cliente só de reparo (sem rota semanal), fica esperando em Sem rota nenhuma até ganhar um dia de rota. Piscinas extras se adicionam depois, pela ficha.
Logo depois de salvar. Toque em Salvar cliente e piscina num cliente novo, ou salve uma piscina nova por Adicionar piscina na ficha de um cliente, e o ZapRoute abre Onde ela encaixa melhor? — uma janela no computador, uma folha que sobe de baixo no celular. Ela compara todos os técnicos e todos os dias em que cada um já tem rota, e mostra as 3 melhores opções; a de cima tem a marca Melhor encaixe. Cada opção mostra o técnico e o dia, onde a piscina entraria ("Entre #2 Johnson Residence e #3 Reyes Residence"), as milhas a mais por visita, os minutos a mais dirigindo, o combustível a mais e como o dia fica ("9 de 12 depois de adicionar"). Nada entra numa rota até você tocar num botão. Um Cliente só de reparo (sem rota semanal) nunca abre a janela. Nem uma piscina salva com dia e técnico num dia que tem ordem salva: ela já entrou no melhor lugar, e uma folha diz onde — veja "Minha piscina nova já tinha dia e técnico, e nenhuma janela abriu. Por quê?".
Não. Esse toque é a confirmação: a piscina entra na rota de segunda do Chris Demo na hora, no lugar mostrado. Uma mensagem verde confirma — "Entra na rota de Chris Demo a partir de" e a data da primeira visita. O botão principal sempre diz para onde a piscina vai: toque em outra opção e ele muda para aquele técnico e dia. Abrir no Montador de rotas é para ajustar antes; lá ela só entra na rota quando você toca em Salvar rota de segunda. Agora não fecha a janela: a piscina continua em Sem rota nenhuma.
Marca uma piscina que você só atende em reparo. Essa piscina nunca aparece em Piscinas sem rota nenhuma na Mesa do escritório e nunca recebe sugestão de rota. No Montador de rotas ela não conta em Sem rota nenhuma: fica escondida na linha "clientes só de reparo escondidos", e Mostrar lista ela. Como toda piscina sem dia de rota, ela não tem mensalidade e não conta no seu plano do ZapRoute. Marcar um dia de rota nela desmarca a caixinha sozinho: dali em diante ela é cliente semanal. A caixinha fica na piscina, em Novo cliente e em Editar piscina. No Montador de rotas, Só reparo no ⋮ de uma linha faz o mesmo num toque.
Não. Piscina sem dia de rota não tem mensalidade e não conta no seu plano do ZapRoute até ganhar um dia. Enquanto isso ela espera em Sem rota nenhuma no Montador de rotas e em Piscinas sem rota nenhuma na Mesa do escritório. Quando ganha um dia de rota, ela conta a partir daquele dia e a mensalidade dela segue as regras de sempre. A piscina Sem técnico é diferente: ela já tem dias de rota, então é cobrada e conta como sempre, mesmo sem técnico.
É. Toda piscina que uma ordem de reparo cria — para alguém novo, ou num endereço novo de um cliente que você já tem — já nasce como Cliente só de reparo (sem rota semanal). Ela fica fora dos avisos de rota — Sem rota nenhuma e Piscinas sem rota nenhuma — e nunca recebe sugestão de rota. Se depois ganhar um dia de rota, vira cliente semanal sozinha.
Porque você já escolheu o técnico. A janela diz que a piscina foi "salva com Chris Demo, ainda sem dia." e as opções são os dias do Chris Demo, com a nota "Só os dias de Chris Demo — o técnico que você escolheu. Outro só aparece aqui se economizar 1 mi ou mais por visita." Outro técnico só aparece embaixo quando economiza 1 mi ou mais por visita. A lista Sem rota nenhuma e a Mesa do escritório seguem a mesma regra para essa piscina.
Um técnico para os dias que ela já tem. A janela diz que a piscina foi "salva para Qua + Sáb, ainda sem técnico." e lista os técnicos que já têm rota em todos esses dias, com as milhas da semana inteira. Um técnico com rota em só um dos dias pode aparecer como uma linha cinza que diz em que dia ele está sem rota — o técnico precisa ter rota nos dois dias. Atribuir a Marcus · Qua + Sáb diz quem e quais dias, e grava no clique.
Piscina diária não tem dia para escolher, então a janela compara técnicos. Primeiro vem o técnico que já tem rota em mais dias da semana, depois o que soma menos milhas na semana. Cada opção diz em que dias aquele técnico não tem rota, e as milhas são da semana inteira. Atribuir a Chris · Diária grava no clique. Uma piscina diária que já tem técnico recebe a mesma comparação de qualquer piscina com dia: onde ela está agora contra o melhor lugar em cada dia, com as milhas que economiza por semana. Quando algum dos dias dela tem ordem salva, a janela não abre: a piscina entra direto no melhor lugar de cada um desses dias, e a folha mostra uma linha por dia.
Por um de dois motivos — nada está quebrado. Se aquele dia já tem ordem salva, não há o que escolher: quando você salva, a piscina entra direto no melhor lugar dessa ordem — a mesma conta do melhor lugar da Mesa do escritório — e uma folha toma o lugar da mensagem de sempre. Ela mostra "Cliente salvo." (ou "Piscina salva."), a rua, o dia e o técnico, e uma linha por dia, como "Entra como #7, entre 1420 Palm Way e 2210 Ocean Drive" — #7 é o número que a piscina passa a ter —, com "Na ordem salva de Chris Demo · a partir de" e a data da primeira visita embaixo. Com dois dias ou mais, cada linha começa com o dia dela ("Qua · Entra como …"). OK fecha; Abrir no Montador de rotas abre aquele técnico e dia. Dia sem ordem salva não ganha linha: nele a piscina entra no fim da rota. Se nenhum dia tem ordem salva, não havia nada a melhorar: a piscina entra no fim da rota daquele dia, e a janela só abre quando dá para economizar milhas — quando um lugar no meio desse mesmo dia economiza pelo menos 0,1 mi, ou quando outro dia ou técnico economiza 1 mi ou mais por visita. Aqui o fim da rota já era o melhor lugar e nada mais economizava 1 mi, então você só vê o "Cliente salvo." (ou "Piscina salva.") de sempre. Num dia sem ordem salva, piscina com dia e técnico ganha a janela sempre que existe um lugar melhor — com "Agora: no fim da rota" e "Melhor lugar nesse dia". Piscina cujo endereço não está no mapa não entra na ordem salva: ela vai para o fim daquele dia com a etiqueta âmbar Fora da ordem salva — foi para o fim e aparece na Mesa do escritório em Fora da ordem salva, até alguém corrigir o endereço e pôr a piscina no lugar.
A janela só abre logo depois de salvar uma piscina NOVA. Editar uma que já existe — endereço, dias, técnico — nunca abre a janela. Quando a edição dá à piscina um dia novo ou um técnico novo, e esse dia tem ordem salva, a piscina entra direto no melhor lugar dele, e a mensagem verde diz onde, com o dia: "Piscina salva." e "Qua · Entra como #7, entre 1420 Palm Way e 2210 Ocean Drive". Ela também sai da ordem salva do dia ou do técnico que deixou. Mudar só o endereço não muda o lugar dela na ordem. Uma piscina que não está em rota nenhuma está na lista Sem rota nenhuma do Montador de rotas, com o seu Melhor encaixe: toque no nome dela para abrir o cartão com todas as opções. Uma piscina que já está numa rota não tem esse cartão — busque ela no Montador de rotas para ver o melhor lugar no dia da tela. Piscina cujo endereço não está no mapa não entra na ordem salva: ela vai para o fim daquele dia e aparece na Mesa do escritório em Fora da ordem salva.
De propósito: dentro da Configuração inicial a janela não abre, para não tirar você do assistente no meio. O assistente tem a mesma caixinha Cliente só de reparo (sem rota semanal) para as piscinas que você só atende em reparo. Depois dele, a primeira piscina que você salvar em Clientes abre a janela. Sem nenhuma rota na empresa ainda, ela diz "Ainda não há rotas — escolha o dia e o técnico no Montador de rotas." e oferece só Abrir no Montador de rotas.
Sem um ponto no mapa o ZapRoute não consegue medir distâncias, então ainda não há sugestão. Toque em Corrigir endereço: abre o formulário da piscina — confira como o endereço foi escrito e salve. Se a piscina ainda não tem rota, ela fica em Sem rota nenhuma com Corrigir endereço na linha dela, e sem pino no mapa. Agora não fecha a janela; a piscina já está salva.
Foi. A piscina já está salva — só a sugestão precisa de internet. Toque em Tentar de novo quando o sinal voltar, ou toque em Agora não e veja onde ela encaixa depois, no Montador de rotas.
Nenhum técnico tem parada em dia nenhum ainda, então não há o que comparar. Toque em Abrir no Montador de rotas, escolha o técnico e o dia e adicione a piscina ali — depois toque em Salvar. Quando um técnico já tiver rota, as próximas piscinas que você salvar recebem a comparação completa.
Não. Piscina que uma ordem de reparo cria — num endereço novo de um cliente que você já tem, ou para alguém novo — já nasce como Cliente só de reparo (sem rota semanal), então nunca aparece em Piscinas sem rota nenhuma nem em Sem rota nenhuma, e nunca recebe sugestão de rota. Se depois ganhar um dia de rota, vira cliente semanal sozinha.
Não. Enquanto é só de reparo ela nunca aparece em Piscinas sem rota nenhuma na Mesa do escritório, e no Montador de rotas fica na linha "clientes só de reparo escondidos". Ela só aparece lá depois que deixa de ser só de reparo e continua sem rota: você desmarca Cliente só de reparo (sem rota semanal) e ela não tem dia de rota, ou ela ganha um dia mas fica sem técnico (Sem técnico). Marcar um dia de rota nela desmarca a caixinha sozinho; com dia e técnico ela é cliente semanal naquela rota.
Quatro respostas, e cada uma cria uma coisa:
Galões, logo abaixo, é opcional e descreve o corpo d'água. Tudo isso pode ser mudado depois, na piscina.
Duas coisas. Com as mensagens de texto da sua empresa desligadas, o bloco inteiro de SMS virou uma linha só — "Mensagens de texto: desligadas para a empresa · Ligue em Empresa → Configurações de mensagens" — e os campos de consentimento e celular voltam no instante em que o SMS for ligado (cliente que já tem os dois continua com o bloco inteiro). E os campos que você quase nunca toca foram para Mais, recolhido: companhia gestora, apelido, preferências de e-mail e "Telefone visível ao técnico". Toque em Mais e estão todos lá, iguais a antes.
Porque dois campos ainda não estão válidos. O formulário agora avisa enquanto você digita, não depois de salvar: e-mail fora do formato nome@dominio.com, telefone fora de 10 a 15 dígitos, valor mensal abaixo de zero, nome ou endereço do serviço em branco — cada um diz o que está errado logo abaixo do campo, em vermelho. O botão conta quantos são e fica travado até todos serem corrigidos; aí ele volta a ser Salvar cliente e piscina. Vale também para Editar cliente, Editar piscina e Novo usuário.
Por padrão, não — o telefone é da gestão. Se quiser liberar (ex.: portaria que exige ligar), abra a ficha do cliente e ligue Telefone visível para técnicos: vale só para aquele cliente.
É o cliente cujas piscinas estão com suspensão aberta (pausa com previsão de volta). Ele continua na lista com a etiqueta e a data de retorno; a rota e os relatórios já o ignoram até voltar.
Na ficha, o botão Editar (topo) mexe nos dados do cliente; tocar numa piscina abre a edição dela (endereço, dias, técnico, apelido, sal, portão e valor). Endereço novo é geocodificado de novo sozinho.
É o tipo daquele corpo, em maiúsculas — POOL, SPA, FOUNTAIN — com os galões ao lado quando estão cadastrados ("SPA · 450 gal"). Antes ela repetia o nome do corpo, que não dizia nada. Toque no corpo para renomear, trocar o tipo ou digitar os galões; Adicionar corpo acrescenta outro no mesmo endereço. Mais uma coisa: salvar uma piscina que você não mudou agora diz "Nada mudou — nada para salvar", em vez de fingir que salvou.
O endereço mora na piscina, não no cliente — por isso o botão Editar do topo da ficha (só dados do cliente) não mostra endereço. Na ficha, no cartão Piscinas, toque na própria piscina: abre o formulário dela com o endereço; mude e salve. O mapa acha o endereço novo sozinho (se não achar, confira a grafia). Cliente com vários imóveis tem um endereço por piscina.
No cartão azul do valor, toque em Editar valor: com uma piscina só, a edição abre direto; com mais de uma, escolha qual (o valor mora em cada piscina). Também funciona tocando na piscina na lista da ficha — é a mesma tela, campo Valor mensal.
Na edição da piscina, campo Lavagem do filtro — a cada quanto tempo?: 14, 30 ou 60 dias, ou outro valor (o padrão é 30). Piscina com filtro de OUTRA empresa (ex.: clubhouse): ligue Não controlar — sem alerta, sem cobrança na rota, fora da mesa.
Na ficha do cliente, seção Filtro e sal, toque em Registrar lavagem e escolha a data em que aconteceu (nunca no futuro). Fica marcado como "registrada pelo escritório", com o seu nome — diferente da lavagem com foto-prova da rota.
A piscina controla a lavagem do filtro, mas nunca teve uma lavagem registrada — piscina recém-cadastrada ou importada começa assim. Até ter, a conta começa na última troca do filtro (filtro novo é filtro limpo); sem data de troca também, o ciclo começa no dia em que a piscina foi cadastrada no ZapRoute. Quando a lavagem vence, a rota mostra LAVAR FILTRO HOJE. Na ficha do cliente, em Filtro e sal, toque em Registrar lavagem e escolha a data da última lavagem, se souber — se não, a próxima lavagem do técnico resolve. Registrar uma data nova de troca do filtro também conta como lavagem. O dono e o escritório veem este aviso na ficha e na Mesa do escritório; o supervisor vê o grupo da Mesa, sem o botão. Piscina só de reparo nunca mostra este aviso. Não é a etiqueta azul sem data do filtro das Rotas ao vivo — aquela é da data da troca.
Na ficha do cliente, seção Filtro e sal, toque em Registrar troca do filtro — fica ao lado de Registrar lavagem — e escolha a data da troca (nunca no futuro, até 5 anos atrás). A linha passa a mostrar Última troca do filtro: dd/mm/aaaa · próxima: dd/mm/aaaa. Só dono e escritório têm esse botão (o técnico não confirma troca — regra antiga, para um toque errado não ficar um ano invisível). A partir dessa data, o aviso Troca de filtro vence em breve aparece 11 meses depois e vira VENCIDA aos 12 — na rota, na Mesa do escritório e no Dashboard. O mesmo campo também existe na edição da piscina (Última troca do filtro), mas o botão da ficha é o caminho curto. Registrar uma data nova de troca também registra uma lavagem do filtro na mesma data (filtro novo é filtro limpo) — ela aparece como "registrada pelo escritório", com o seu nome — e a contagem da lavagem recomeça dali, a não ser que já exista uma lavagem mais recente. Salvar a mesma data de novo não registra nada. Mudar a data depois acrescenta uma lavagem na data nova; a anterior não é apagada.
Sim. Na edição da piscina, ligue Não exigir teste químico aqui — nessa piscina só a limpeza já fecha a casa verde, e ela nunca aparece nas listas de "limpezas sem teste químico".
Não anule um serviço que aconteceu de verdade — mova para o cliente certo, e a foto, as leituras e o aviso vão para onde devem. Abra as Fotos da casa errada — nas Rotas ao vivo, ou na ficha do cliente, embaixo daquela casa em Piscinas — e toque no ⋮ da foto → Mover para outro cliente. A janela mostra primeiro as casas perto de onde a foto foi tirada (pelo GPS dela), e a busca acha qualquer cliente pelo nome ou pelo endereço; escolha a casa certa, escreva o Motivo (obrigatório) e toque em Mover. Nessa janela nenhuma casa vem escolhida, nem a mais perto: toque na casa certa antes de Mover. O botão direto da foto suspeita na Mesa do escritório (por exemplo Mover para 45 Palm Ave) é diferente: ele abre a janela com essa casa já escolhida — e o Motivo continua obrigatório. Se a foto tem GPS e a casa escolhida não é a mais perto de onde ela foi tirada, a janela pergunta antes — veja "Mover para outro cliente perguntou 'Mover para …?' antes de mover. Por quê?". O dono e o escritório movem qualquer foto, em qualquer dia. Quando era a única foto da visita, a visita inteira muda de casa, com a química, a lavagem do filtro e a cobrança. O cliente certo recebe o aviso como se a foto tivesse sido lançada lá — o Serviço feito quando é limpeza (no máximo uma vez por casa por dia), o e-mail do choque quando é choque —, e a foto mostra Movida de com a casa de onde veio, e guarda quem moveu, quando e por quê. Se esse e-mail não sair, a tela avisa — mande pelo E-mail de prova ao cliente. Uma exceção: visita cuja cobrança já foi paga não muda de casa — desfaça antes a alocação do pagamento na Cobrança e depois mova. Foto de reparo nunca muda de casa: ela é a prova da ordem de serviço, que tem a casa dela. O link curto desta foto que o cliente da casa errada recebeu para de funcionar, mas o e-mail que já foi não volta; a tela avisa quando isso aconteceu. O técnico também move a foto dele pelo celular, só no mesmo dia e só quando o GPS mostra que ela foi tirada perto de outra casa da rota dele.
Anular visita é para a visita que nem deveria existir — duplicada, ou um serviço que ninguém fez: ⋮ na foto da visita → Anular visita… e informe o motivo (obrigatório). A visita sai da rota, dos fechamentos e dos relatórios do cliente — mas nada é apagado: a foto fica no arquivo com o selo ANULADA e o registro de quem anulou, quando e por quê. Não tem desfazer; se precisar, registre a visita de novo do jeito certo. Se essa visita já tinha gerado uma cobrança (cobrança automática), a cobrança é anulada junto; uma cobrança já coberta por um pagamento fica aberta na Cobrança — desfaça a alocação lá e anule.
O valor mensal pode vir da própria piscina ou do contrato da companhia (total ÷ unidades) — a regra é a mesma dos relatórios.
Dá — é exatamente o que o Mover para outro cliente faz na foto. Em Fotos da casa, toque no ⋮ da foto que é da outra casa → Mover para outro cliente → a casa certa → Motivo → Mover. Na ficha do cliente, o link Fotos da casa logo embaixo daquela visita abre a tela já naquele dia. Só essa foto sai: ela vai para a visita do mesmo serviço na casa certa, no mesmo dia e com o mesmo técnico — criada quando não existe —, e as outras fotos ficam onde estavam. As leituras que saíram dessa foto (lidas da fita dela) vão junto; as dosagens, o Não medi hoje e a cobrança ficam na visita de origem. Se a visita da casa certa já tem uma leitura do mesmo item, ela nunca é sobrescrita: a tela diz quais leituras não foram. Se a visita de origem é de teste químico e ainda tem outra foto de fita, essa fita é lida de novo, para a casa de origem voltar a ter as leituras dela — a tela avisa quando a fita que ficou foi lida de novo, ou que ainda está sendo lida. O cliente certo recebe o aviso como se a foto tivesse sido lançada lá — o Serviço feito quando é limpeza (no máximo uma vez por casa por dia); o e-mail que já foi para o cliente da casa de origem não volta. Repita para cada foto da outra casa.
Porque o GPS da foto diz que ela foi tirada mais perto de outra casa do que da que você escolheu. Quando a foto tem GPS e a casa escolhida não é a mais perto de onde ela foi tirada, Mover para outro cliente pergunta antes de mover qualquer coisa — mesmo quando a diferença é pequena. A pergunta mostra as duas distâncias, em pés (ou milhas, quando é longe): "Tirada a 69 pés de 45 Palm Ave." e "Mover para 210 Bay Dr, a 597 pés?". Mover para 45 Palm Ave move a foto para a casa mais perto, com o motivo que você já escreveu. Mover para 210 Bay Dr mesmo assim move para a casa que você escolheu, como antes. Voltar volta para a lista como você deixou, com a sua escolha e o seu motivo. O GPS é a prova: quando a escolha parece um escorregão, o botão fácil é o da casa mais perto.
Quando a casa mais perto é a mesma em que a foto já está, a pergunta diz "Tirada a 69 pés de 12 Oak St — onde ela já está." e o primeiro botão é Deixar em 12 Oak St: ele fecha sem mover nada. Para o dono e o escritório, a mais perto é entre todas as casas da empresa no mapa; para o técnico, entre as paradas da rota dele de hoje — ele vê a mesma pergunta na folha dele, sem o motivo. Nada muda quando a foto não tem GPS, quando você escolhe a casa mais perto ou quando a casa escolhida não está no mapa: Mover move na hora. Uma versão antiga do app no celular move sem perguntar.
Dois clientes ativos não podem ter o mesmo e-mail — o link do estimate e os e-mails de serviço iriam para a mesma caixa por duas fichas. Use a ficha que já tem esse e-mail, ou desative a antiga primeiro.
Pelas Rotas ao vivo, em qualquer dia: toque o dia no topo → o técnico → menu ⋮ da casa → Recado do escritório → escreva (ex.: "cliente relatou alga") → Deixar recado. O técnico vê a etiqueta roxa na rota e o texto completo na tela da casa. Ou, sabendo só o nome do cliente, pela busca no topo da tela Recados.
O técnico marca atendido com um comentário de retorno obrigatório (e foto opcional). Acompanhe na tela Recados (item do menu): o quadro mostra pendentes e respostas — lado a lado no computador, uma direção embaixo da outra no celular.
Pode (dono, escritório e supervisor). No cartão pendente do quadro de Recados, toque em Resolvido e confirme — igual à baixa da mesa. O recado some da rota do técnico e dos pendentes. Quando o técnico responde, a resposta aparece na coluna Técnico → Escritório aguardando o seu Visto.
Mover casas só nesta semana (por exemplo, as casas de sexta para quinta): faça pela rota de sexta, uma casa de cada vez, com Só nesta data. Dia que já passou não se move — Mudar dia / técnico só aparece em hoje e nos dias à frente.
Sim. Em Rotas ao vivo, toque no topo o dia em que a casa está AGORA (para onde você a moveu — quinta, se a casa de sexta foi para quinta), depois o técnico → menu ⋮ da casa → Mudar dia / técnico. A tela diz que a casa está ali só nesta data e de onde ela veio, com o botão Desfazer a mudança pontual: a casa volta para o dia dela. Dali, escolher outra data com Só nesta data corrige essa mesma mudança (escolher o dia de onde ela veio também desfaz). Para mudar o dia da semana de vez, desfaça a mudança pontual primeiro — a tela avisa. Mudança definitiva: mova de volta.
Pela etiqueta na linha da casa. A casa que você moveu com Só nesta data entra no fim da rota do dia novo com movida de Sex (o dia de onde ela veio); cobrindo quando você trocou o técnico — e as duas juntas (movida de Sex · cobrindo) quando trocou o dia e o técnico. O técnico vê a etiqueta na rota dele e o escritório vê a mesma nas Rotas ao vivo. Não precisa desfazer nada depois: passada a data, a casa volta sozinha para o dia e o técnico de sempre, e a etiqueta some junto. Mudança Definitivo não ganha a etiqueta de movida — a casa passa a ser daquele dia de vez. Duas casas também nunca ganham etiqueta: a que não tem técnico próprio e foi posta na rota de alguém no seu próprio dia (vai para o fim sem etiqueta nenhuma), e a que já roda naquele dia com o mesmo técnico — dois dias na semana (por exemplo, segunda e quinta) ou diária — quando a visita de segunda é movida para quinta: ela fica no lugar de sempre da ordem, e as duas visitas viram uma só. Movida para quinta com outro técnico, ela ganha a etiqueta (movida de Seg · cobrindo) e vai para o fim da rota desse técnico. Com uma mudança Definitivo para um dia que tem ordem salva, a casa entra no melhor lugar dessa ordem, sem etiqueta — o técnico simplesmente vê a casa no lugar dela (veja a próxima pergunta). Só a casa cujo endereço não está no mapa vai para o fim desse dia, com a etiqueta âmbar Fora da ordem salva — foi para o fim.
No melhor lugar da ordem salva daquele técnico no dia novo — o mesmo lugar que a Mesa do escritório mostra como melhor lugar — e só quando esse dia tem ordem salva. Antes de salvar, o cartão azul no pé de Mover casa mostra isso embaixo da mudança: "Toda semana: segunda → quarta" e "Qua · Entra como #7, entre 1420 Palm Way e 2210 Ocean Drive". #7 é o número que a casa passa a ter; a casa que era a #7 vira a #8. Trocando só o técnico, aparece uma linha por dia que tem ordem salva, como "Seg · Entra como #1, antes de 1420 Palm Way" ou "Qui · Entra como #12, depois de 2210 Ocean Drive (a última parada)". Salvar mudança põe a casa ali, e a mensagem verde repete a linha. Todas as outras casas ficam onde estavam, e a casa sai da ordem salva do dia ou do técnico que deixou. Se a linha não aparecer (sem conexão, ou uma versão antiga do app), Salvar mudança põe a casa no melhor lugar do mesmo jeito.
Num dia sem ordem salva nada muda: o cartão não mostra linha, e aquele dia continua seguindo a ordem aprendida pelo celular do técnico — nenhuma ordem salva é criada. Só nesta data nunca mexe na ordem salva. Uma casa cujo endereço não está no mapa não é encaixada: ela vai para o fim daquele dia com a etiqueta âmbar Fora da ordem salva — foi para o fim e aparece na Mesa do escritório. Se alguém salvar a ordem daquele dia entre o momento em que o cartão mostra a linha e o Salvar mudança, o ZapRoute refaz a conta na hora de salvar, e a mensagem verde diz onde a casa entrou de verdade. Na rota de hoje, com o técnico já na rua, a casa pode entrar antes de uma parada que ele já fez — a ordem salva é a de toda semana. Se o técnico tocar depois em Reverter para a ordem anterior em Otimizar rota, só essa entrada se desfaz: a casa volta para o fim, com a etiqueta. O mesmo vale para Editar piscina quando você troca ali os dias ou o técnico.
Dois casos. Piscina atendida todos os dias não tem "dia da semana" para mudar — só cabem exceções pontuais. E a casa que está naquele dia só por uma mudança pontual (veio de outro dia): o dia da semana dela é o de onde ela veio — desfaça a mudança pontual primeiro e mude pelo dia dela.
O app do técnico só tira foto pela câmera — de propósito, para a prova ser o serviço em si. Quando o celular dele não consegue mandar (sem sinal o dia inteiro, foto que não entrou na fila, aparelho com problema), o escritório lança: ele manda a foto por WhatsApp ou e-mail e você lança daqui, com trilha visível.
Pode. Abra a ficha do cliente (Clientes → o cliente → Visitas por dia) ou as Rotas ao vivo (toque no dia no topo e depois no menu ⋮ da casa — hoje e dias que já passaram) e escolha Lançar foto. Escolha o técnico, o dia, o serviço e a foto, marque a hora que está no carimbo e lance. Só o dono e o escritório enxergam esse botão.
Pode. O campo TÉCNICO lista todo mundo que roda rota — técnicos, supervisores e o dono. Abrindo Lançar foto numa casa da sua rota, você já vem escolhido, pela ficha do cliente e pelas Rotas ao vivo. A foto continua levando o selo Lançada pelo escritório · seu nome: ela veio de um arquivo, não da câmera. Pelo mesmo motivo, a folha não tem o limite de 30 minutos nas suas próprias visitas — esse limite é das fotos tiradas pelo celular.
A folha avisa, e a foto cria a visita — no nome do técnico de quem é a rota naquele dia, nunca no seu automaticamente, para a rota, os fechamentos e os relatórios ficarem certos. Quando outro técnico cobre a casa naquele dia (uma mudança só daquela data), a folha já escolhe quem está cobrindo. Se a casa é da sua rota (o dono também roda rota), esse técnico é você — veja a pergunta anterior.
É o caso normal: limpeza e teste químico são visitas separadas. A folha mostra o que a casa já tem naquele dia e deixa você escolher: criar a visita que falta, ou acrescentar esta foto numa visita que já existe (uma segunda foto da mesma visita).
A folha avisa — "Esta casa já tem uma limpeza com foto neste dia…" — e acrescentar a foto nessa limpeza já vem marcado, para não nascer uma segunda visita de limpeza. Escolha Criar uma visita nova só quando foi mesmo uma segunda limpeza — aí nasce uma segunda visita de limpeza — ou para lançar outro serviço (um teste químico, um filtro).
Não. Quando a foto já está numa visita daquela casa naquele dia, nenhuma visita é criada e a folha diz Esta foto já está numa visita desta casa neste dia. Nenhuma visita nova foi criada. — tanto em Criar uma visita nova quanto acrescentando na visita que já tem a foto.
Não. O aviso de Serviço feito — o e-mail e, com as mensagens de texto ligadas, o SMS — sai no máximo uma vez por casa por dia, não importa quantas limpezas ou fotos daquela casa sejam lançadas no dia. E a foto que o ZapRoute marca como Foto repetida (igual a uma já registrada) nunca manda o aviso. Se esse e-mail não sair, a próxima limpeza lançada naquela casa no mesmo dia tenta de novo. Quando a visita é de um dia anterior — uma foto lançada dias depois, ou a fila do celular que sobe atrasada — o aviso diz o dia da visita ("your pool was serviced on Mon, Sep 21") em vez de dizer que foi hoje.
Não. A caminho só sai da foto que o técnico tira na rota de hoje — é o sinal de que ele está saindo daquela casa para a próxima. A foto lançada em Lançar foto chegou por WhatsApp ou e-mail, às vezes horas depois, então nunca manda A caminho para a próxima casa — nem na rota de hoje, nem quando você lança uma casa da sua própria rota. O cliente da própria casa continua recebendo o Serviço feito, com a regra acima (no máximo uma vez por casa por dia).
Mova a foto para a casa certa — não lance de novo. Abra as Fotos da casa errada (nas Rotas ao vivo, ou na ficha do cliente, embaixo daquela casa em Piscinas), toque no ⋮ da foto → Mover para outro cliente, escolha a casa certa, escreva o Motivo e toque em Mover. O cliente certo recebe o Serviço feito (no máximo uma vez por casa por dia, como sempre), e nada fica para trás na casa errada: quando era a única foto daquela visita, a visita inteira muda de casa; quando você tinha acrescentado a foto à visita daquela casa, só essa foto sai e o serviço de verdade dela fica. Lançar de novo por Lançar foto enquanto a errada ainda está lá não funciona: ela entra como Foto repetida (igual a uma já registrada) e o aviso não sai. O e-mail que já foi para o cliente da casa errada não volta — a tela avisa quando isso aconteceu. Já lançou de novo na casa certa também? Veja a pergunta seguinte.
Aqui não mova a errada: a casa certa já tem a foto. Tire a errada de circulação na casa errada e lance a mesma foto de novo na casa certa. Se o lançamento criou uma visita lá, toque em Anular visita nessa visita. Se a foto foi acrescentada a uma visita que é de verdade daquela casa (a limpeza dela, que já tinha foto), toque em Retirar foto na foto que você acrescentou — anular cancelaria o serviço de verdade daquela casa. Depois lance a mesma foto de novo na casa certa por Lançar foto, deixando marcado Acrescentar esta foto à visita de Piscina limpa (já vem marcado): a folha diz Esta foto já está numa visita desta casa neste dia. Nenhuma visita nova foi criada. — é isso mesmo, nada se duplica e o Serviço feito sai agora. Funciona porque a cópia que o dono ou o escritório anulou, retirou ou substituiu em outra casa não conta como Foto repetida (igual a uma já registrada). Três cópias continuam contando: a que o próprio técnico retirou ou substituiu, a visita que um supervisor anulou com Anular visita numa foto suspeita das Rotas ao vivo (o supervisor só tem esse botão nas fotos suspeitas de hoje — só a anulação do dono ou do escritório libera a foto), e a da mesma casa — lançar de novo a mesma foto na mesma casa (para acertar o dia, por exemplo) nunca manda um segundo Serviço feito. Anular sozinho não manda o aviso: a foto tem de ser lançada de novo. Não use Retirar foto na foto da casa certa: é cópia da mesma casa, continua contando, e a foto lançada de novo entra repetida do mesmo jeito. O e-mail que já foi para o cliente da casa errada não volta.
Ele move a foto em vez disso — retirar e mandar de novo não funciona: o app dele só tira foto com a câmera, e a cópia que o próprio técnico retirou continua contando como Foto repetida (igual a uma já registrada). No celular, o Mover para outro cliente na foto funciona quando a foto é dele, é de hoje, o prazo de arrumar dele ainda está aberto (até uma hora depois do último serviço do dia), e o GPS da foto mostra que ela foi tirada a no máximo 300 m (uns 1.000 pés) da casa certa, que está na rota dele de hoje. Fora disso, quem move é o dono ou o escritório, qualquer foto, em qualquer dia: Fotos da casa (pelas Rotas ao vivo ou pela ficha do cliente) → ⋮ na foto → Mover para outro cliente, com o Motivo. Nos dois casos o cliente certo recebe o Serviço feito.
O teste químico é a causa mais comum, mas não é a única — e mandar a foto da limpeza de novo não resolve nenhuma delas.
A casa aberta escreve o motivo com todas as letras, na rota e nas Rotas ao vivo. O capítulo Por que a casa não fechou tem os cinco motivos e a saída de cada um.
A do serviço. Leia a hora no carimbo da foto e marque na folha: é essa hora que aparece na rota, na ficha do cliente e nos relatórios. A hora em que você lançou fica guardada à parte, na trilha.
Vê, e é exatamente a intenção. A foto leva o selo Lançada pelo escritório · seu nome em toda tela onde aparece. A prova por foto só vale se a exceção for visível.
Não. No celular dele a foto sai sempre da câmera. Deixar escolher da galeria acabaria com a regra anti-fraude em que o sistema inteiro se apoia.
Cobre. A tela lista as visitas de todas as piscinas cadastradas para aquele cliente — começando pela que você abriu — cada uma com o nome da piscina no cabeçalho. Escolha fotos das duas e elas saem no mesmo e-mail.
Cobrança formal continua no QuickBooks — o ZapRoute manda prova de serviço e lembrete cordial, não fatura.
É, sozinho, na hora em que a foto do choque sobe — e é a única mensagem de segurança que o app manda. O e-mail começa pela instrução, em negrito: não entre na piscina até um dia e hora — 48 horas contadas da hora do serviço (a hora da foto do choque) — dois dias inteiros, na mesma hora: choque na segunda às 10h vai até quarta às 10h, nunca terça — no fuso da sua empresa, por exemplo "until Wed, Sep 23 at 10:13 AM". A foto que subiu atrasada e o choque lançado pelo escritório têm regra própria — veja as duas perguntas abaixo. E se as 48 horas já passaram quando o e-mail sai, ele só conta do choque e não manda ninguém ficar fora. Depois diz o porquê (o choque sobe o cloro muito acima do nível de banho e ele precisa de tempo para baixar), que vocês vão conferir na próxima visita, e a foto.
Ele não leva o lembrete de cobrança que vai junto no e-mail de serviço. Aviso de segurança não é lugar de pedir dinheiro.
As mesmas duas chaves que valem para todo e-mail ao cliente valem para este: a chave geral da empresa em Configuração de mensagens (desligada por padrão) e o opt-out do próprio cliente na ficha dele. Mensagem de segurança não fura nenhuma das duas — empresa com e-mail desligado não começa a mandar por causa dela.
Um por casa por dia, como o e-mail de serviço. Na trilha do escritório ele fica como segurança, separado de serviço, para você achar esses sozinhos.
Da hora do serviço — a hora da foto do choque —, não da hora em que a foto chegou ao servidor. A foto da fila offline do celular que chega até 2 dias atrasada guarda a hora dela: choque na segunda às 10h sem sinal e foto subindo na terça de manhã, o e-mail manda ficar fora até quarta-feira às 10h (segunda 10h + 48 horas = quarta-feira 10h). O dia em que a foto subiu (a terça) não é o fim do prazo — ele não entra na conta.
A exceção é a fila parada mais de 2 dias. Aí a visita fica no dia em que a foto chega, e as 48 horas contam da chegada — espera a mais, nunca a menos.
Até quarta-feira às 10h. As 48 horas começam segunda às 10h (a hora da foto), então terminam quarta-feira às 10h — não terça: terça é só o dia em que a foto chegou, e ela não entra na conta.
Lançada para um dia anterior: do fim daquele dia (11:59 PM), não da hora da folha — a hora da folha não é a hora do serviço, então o cliente espera a mais, nunca a menos. Exemplo: choque lançado para ontem conta de ontem às 11:59 PM, então o cliente fica fora até amanhã às 11:59 PM (ontem 11:59 PM + 24 horas é só hoje 11:59 PM; + 48 horas é amanhã 11:59 PM). Lançada no mesmo dia do serviço: da hora da folha. Para um choque de 3 dias atrás ou mais, essas 48 horas já passaram quando o e-mail sai, então ele só conta do choque e não manda ninguém ficar fora.
Até amanhã às 11:59 PM. As 48 horas começam ontem às 11:59 PM, então terminam amanhã às 11:59 PM — não hoje: "hoje às 11:59 PM" seriam só 24 horas.
Não. Lançada para um dia anterior, as 48 horas contam do fim daquele dia: segunda 11:59 PM + 48 horas = quarta 11:59 PM. Na sexta elas já passaram, então o e-mail só conta do choque — não manda ninguém ficar fora.
Só um choque lançado para ontem ou para anteontem ainda manda o cliente ficar fora. De 3 dias atrás em diante, o e-mail só conta do choque.
Uma mensagem para vários clientes de uma vez — feriado, chuva forte, mudança de dia — por e-mail, por mensagem de texto (SMS) ou pelos dois. Abra Mensagens e toque na aba Comunicados (só dono/escritório) — desde a atualização Telas ele mora ali, em vez de item próprio no menu ⋮. O e-mail sai sempre em inglês, com o logo e a cor da sua empresa no topo. Não é para ofertas: para reconquistar ex-clientes, cada um com o seu preço, use a aba Ex-clientes (só o dono).
Você escolhe em Canal: E-mail, Texto ou Os dois. E-mail é o padrão. Com Texto ou Os dois, aparece uma segunda caixa, Mensagem de texto (SMS): o texto é escrito ali, à parte — não é o e-mail cortado. Mesmo só com Texto, a tela pede o Assunto e a Mensagem: o assunto é o nome do comunicado na lista Enviados.
Só com Texto, nenhum e-mail sai — os clientes recebem apenas a mensagem de texto.
Você escolhe: todos os clientes, os clientes de um técnico, ou todo mundo atendido num dia de serviço — a mesma escolha vale para o e-mail e para o texto. Com E-mail ou Os dois, o contador azul mostra exatamente quantos vão receber o e-mail — e quantos ficam de fora (sem e-mail no cadastro, ou clientes que pediram para não receber). Com Texto ou Os dois, ele mostra a linha do texto: quantos recebem ("12 por texto") e quantos não ("30 sem autorização de texto"). Só com Texto, as linhas do e-mail somem — fica só a linha do texto.
Só os clientes com autorização de texto: um Celular e um consentimento gravados na seção Celular (SMS) da ficha do cliente. Cliente que respondeu STOP fica de fora. O número "sem autorização de texto" junta os clientes sem consentimento e os clientes sem um celular válido no cadastro.
Cliente sem autorização de texto não recebe o texto, mesmo quando o filtro o escolhe — com Os dois, ele ainda recebe o e-mail, se tiver um no cadastro.
160 caracteres para o texto inteiro, do jeito que ele chega ao celular. Ele sempre começa com "{sua empresa} via ZapRoute: " — e esse começo conta nos 160. Embaixo da caixa, o contador mostra o total (por exemplo 98 caracteres · 1 segmento), e O cliente vai ver: mostra o texto exato. Os acentos são tirados e as aspas curvas viram retas antes da conta — o contador já conta assim. Se o nome da sua empresa for longo demais para o texto caber, o começo vira "Your pool company via ZapRoute:". Acima de 160 o contador fica vermelho, e Enviar comunicado só responde "Uma mensagem de texto vai até 160 caracteres — encurte." O ZapRoute nunca corta um texto no meio.
Sim, no fim do primeiro texto que cada celular recebe da sua empresa: todo celular que ainda não recebeu de vocês um texto com o "Reply STOP to opt out." recebe neste. A conta é por celular, não por cliente: dois clientes com o mesmo celular recebem uma vez só, e no Teste, em que todo texto vai para o seu Celular de teste, ele vai no máximo uma vez. Quando pelo menos um celular da lista ainda precisa dele, o contador mostra 98 caracteres com o "Reply STOP to opt out." · 1 segmento — os 23 caracteres do STOP já estão contados — e O cliente vai ver: mostra o STOP no fim.
Se o texto só couber sem o "Reply STOP to opt out.", o comunicado inteiro é recusado como longo demais: ninguém recebe nada — nem texto, nem e-mail. Encurte o texto e envie de novo.
A chave de cada canal escolhido — e só dele. E-mail precisa da chave dos e-mails em Teste ou Sim; Texto precisa da chave das mensagens de texto em Teste ou Sim; Os dois precisa das duas. Enquanto a chave de um canal escolhido estiver em Não, Enviar comunicado fica desligado, e a faixa amarela logo acima dele diz qual chave: "Os e-mails ao cliente estão DESLIGADOS (chave da empresa). Ligue a chave para enviar." para o e-mail, "As mensagens de texto estão desligadas na sua empresa" para os textos. A faixa também avisa quando um canal escolhido está em Teste.
Com a chave dos e-mails em Não e Texto escolhido, Enviar comunicado funciona e o texto sai — a chave dos e-mails só barra E-mail e Os dois.
Completamente. Chave em Não: nenhum e-mail sai. Teste: uma cópia vai só para a caixa de teste, com [TESTE] no assunto. Sim: os clientes reais recebem. Sempre há uma confirmação antes do envio.
Sim. É a chave de Mensagens de texto (SMS), na Config. de mensagens, separada da do e-mail. Não: nenhum texto sai — com Texto ou Os dois, a faixa diz "As mensagens de texto estão desligadas na sua empresa" e Enviar comunicado fica desligado. Teste: cada texto vai só para o seu Celular de teste — um por cliente que receberia — e nenhum cliente recebe o texto. Sim: os clientes reais recebem.
Com Os dois e a chave das mensagens de texto em Não, nada sai — nem o e-mail. Para mandar só o e-mail, escolha E-mail.
As duas chaves são separadas: com o e-mail em Teste e as mensagens de texto em Sim, o e-mail vai só para a caixa de teste, mas os clientes reais recebem o texto.
Com Os dois, as mensagens de texto em Teste e o e-mail em Sim, os clientes reais recebem o e-mail mesmo assim — só os textos vão para o seu Celular de teste.
Ao tocar em Enviar comunicado, a tela primeiro relê as duas chaves (o botão mostra uma rodinha) e só então abre Enviar o comunicado?, com as chaves como estão agora. Se alguém pôs em Não a chave de um canal escolhido nesse meio-tempo, a confirmação não abre e nada é enviado: o botão desliga e a faixa diz qual chave.
Com E-mail, a confirmação diz "A chave da empresa está em TESTE — vai só para a caixa de teste." quando o e-mail está em Teste, ou "Vai por e-mail para 20 clientes. Não dá para desfazer." quando está em Sim.
Com Texto ou Os dois, ela mostra uma linha por canal. Para o e-mail: "E-mail: modo TESTE — só para a caixa de teste." ou "E-mail: para 20 clientes." Para o texto: "Texto: modo TESTE — só para o celular de teste." ou "Texto: para o celular de 12 clientes DE VERDADE." Quando alguma coisa sai de verdade, ela termina com "Não dá para desfazer."
Com Os dois, o e-mail em Teste e as mensagens de texto em Sim, a confirmação também mostra, em vermelho: "Atenção: só o E-MAIL está em teste. O TEXTO vai para o celular de 12 clientes DE VERDADE." — os textos vão para o celular dos seus clientes de verdade, não para um celular de teste. A faixa amarela acima do botão já mostra a mesma frase antes de você tocar.
Na hora em que você envia, e só dentro da janela do Horário silencioso da Config. de mensagens — das 8h às 20h por padrão, no fuso da sua empresa; às 20h em ponto a janela já fechou. Só E-mail não tem horário silencioso: sai a qualquer hora.
Um comunicado com texto (Texto ou Os dois) enviado fora dessa janela é recusado inteiro: nada sai — nem texto, nem o e-mail do Os dois — e nada é enviado depois. A tela diz em vermelho em que horário os textos saem e depois "Nada foi enviado. Mande por e-mail agora ou mande o texto mais tarde." O que você escreveu continua na tela: escolha E-mail para mandar o e-mail agora, ou mande o texto dentro da janela. O Teste da chave de texto também obedece a janela.
Cada texto é um texto adicional — US$ 0,02, como um lembrete ou a sua própria resposta — mostrado na Config. de mensagens e na sua próxima fatura. No teste grátis, os textos adicionais param em 50 por mês; passando disso, os textos restantes não saem.
Mandar o mesmo comunicado por texto de novo em até 24 horas não manda o texto aos clientes que já o receberam — eles são pulados e não são cobrados. Os outros clientes do filtro recebem normalmente, e o aviso verde acrescenta "3 clientes já tinham este texto — não foi de novo." A conta é por cliente, no celular que ele tem agora: o cliente cujo texto falhou da primeira vez recebe, e o cliente que trocou de celular recebe no número novo. Um texto diferente vai para todos, e depois de 24 horas o mesmo texto vai de novo.
O que foi para o seu Celular de teste não conta para o cliente de verdade: mande em Teste e depois em Sim no mesmo dia, e todos os clientes recebem o texto. No Teste, a conta é por cliente no seu Celular de teste: o Celular de teste não recebe o mesmo texto duas vezes pelo mesmo cliente.
O e-mail não tem esse pulo: um comunicado de Os dois mandado de novo depois de terminado manda o e-mail de novo. Só um envio de e-mail que parou no meio (mesmo assunto, mensagem e filtro, em até 24 horas) continua de onde parou, sem repetir o e-mail.
Se a tela mostrar "Algo deu errado. Tente de novo." depois que você mandou um comunicado com e-mail (E-mail ou Os dois), ele pode ainda estar saindo — mandar de novo pode mandar o e-mail duas vezes aos mesmos clientes; o pulo de 24 horas vale só para o texto. Antes de mandar de novo, confira a lista Enviados (com o e-mail em Sim, o comunicado aparece lá assim que começa) e a conversa do cliente em Mensagens.
Não. Toda recusa vem antes do primeiro texto e do primeiro e-mail: chave em Não, texto longo demais (com ou sem o STOP), horário silencioso, nenhum cliente com e-mail no filtro (e-mail em Sim), caixa de teste não cadastrada (e-mail em Teste). Nada sai, nada é cobrado e nada entra em Enviados. Corrija o que a mensagem diz e envie de novo.
Uma falha depois que os textos saíram é a exceção, e só com o e-mail em Teste: se o e-mail de teste falhar depois que os textos do Os dois saíram, o aviso vermelho diz isso — "O e-mail não pôde ser enviado — mas os textos já saíram:" — seguido da linha dos textos ("Texto enviado a 12 clientes." ou "12 textos enviados ao celular de teste.") e de "Mandar de novo em até 24 horas não repete os textos que saíram." Nesse caso nada entra em Enviados: cada texto que saiu aparece na conversa daquele cliente em Mensagens.
O aviso verde diz por canal. Com E-mail: "Comunicado enviado a 20 destinatários." (ou "Cópia de teste enviada à caixa de teste."). Com Texto ou Os dois, uma linha por canal: "E-mail enviado a 20 clientes." (ou "E-mail: cópia de teste enviada à caixa de teste.") e "Texto enviado a 12 clientes." (ou "12 textos enviados ao celular de teste."), mais "2 textos falharam." quando algum texto falhou.
Com o e-mail em Sim, quando alguns e-mails falham e outros saem, o aviso continua verde: conta os e-mails que saíram ("Comunicado enviado a 18 destinatários." ou "E-mail enviado a 18 clientes.") e acrescenta "2 e-mails falharam." numa linha própria. A lista Enviados também mostra, como "2 falharam".
Quando todos os e-mails falham, nenhum e-mail saiu e o aviso fica vermelho: "Nenhum e-mail saiu." e, embaixo, "18 e-mails falharam." O mesmo vale para os textos: quando todos os textos falham, o aviso fica vermelho. Ninguém recebeu, então mandar de novo alcança todos.
A lista Enviados na mesma tela: assunto, data, quem mandou e quantos saíram (e quantos falharam, se houver). Num comunicado de E-mail o número conta e-mails; num de Texto, textos. Num comunicado de Os dois, o número conta só os e-mails — os textos não entram nele. Num comunicado de Os dois, a etiqueta teste segue a chave dos e-mails: ela pode aparecer mesmo quando os textos foram para clientes de verdade. Um comunicado de Texto mandado de novo ganha uma linha nova que conta só os textos que saíram daquela vez (0 quando todos já tinham recebido). Cada texto que saiu também aparece na conversa daquele cliente em Mensagens.
Menu ⋮ → Relatórios (só dono/escritório), com períodos: esta semana, semana passada, este mês, mês passado. Desde a atualização Telas é uma tela só com sete abas: Técnicos, Sal, Companhias, Clientes, Milhas e combustível, Custos de químicos e Química — as três últimas eram item próprio de menu e viraram aba aqui. O dono tem ainda uma oitava aba, Histórico de receita: todos os anos do seu faturamento no QuickBooks, mês a mês.
Veja Relatório por cliente, Milhas e combustível, Custos de químicos, Relatório de química e Histórico de receita para o que as outras abas mostram.
Dá — chips de técnico abaixo dos chips de período: Todos mais um por técnico. Escolha um e só os números dele carregam, em vez dos da empresa inteira.
Sim — a aba Técnicos: visitas feitas vs. planejadas, com as visitas perdidas por técnico e por dia da semana. Para as rotas atrasadas e casas puladas de hoje, use o grupo Rotas de hoje da Mesa do escritório.
Relatórios, aba Milhas e combustível — não é mais item de menu separado.
A aba Clientes dentro de Relatórios: o serviço prestado a cada cliente no período, com as fotos — e um link seguro para mostrar ao cliente. Só escritório e dono.
Cada cliente do período com as limpezas feitas × programadas. Ficou abaixo do combinado? O cartão fica âmbar com o alerta — dá para ver de longe quem precisa de atenção. A busca no topo acha por nome.
O histórico de serviços do período: cada visita com data e tipo — toque na visita para ver a foto-prova.
Toque em Copiar link (ou Abrir página). O link abre uma página em inglês com as datas e fotos do serviço, pronta para imprimir em PDF. Vale por 30 dias — mande por mensagem ou e-mail.
Nunca. A página pública mostra só datas, tipos de serviço e fotos — nenhum valor, nenhuma mensalidade. Essa é a regra de ouro do ZapRoute.
Logo abaixo dos botões, Links compartilhados lista todo link criado para esse cliente: quem criou, quando, e quando vence. Toque em Revogar para cortar um na hora — quem tiver o link passa a ver "link expirado". Link vencido some da lista sozinho depois de 30 dias.
É a resposta pronta para o "ninguém veio aqui": o histórico com foto, datado, na mão do cliente.
Novidade da versão 3.19, para o lado da gestão (dono, escritório e supervisor) — nada muda para o técnico.
Dentro de Relatórios, aba Química — mesmo caminho na web e no celular: menu ⋮ → Relatórios → Química.
Escolha o cliente, depois uma data De e Até (até 3 meses de diferença), e toque em Mostrar.
Primeiro, um resumo do período inteiro: visitas, testes químicos, leituras fora da faixa, leituras a conferir e quantas foram lidas pela IA. Abaixo, um bloco por dia: as fotos do dia à esquerda com a hora em que cada uma foi tirada (foto retirada ou trocada fica de fora), a tabela do teste químico com os resultados à direita, e os produtos adicionados. Um dia sem teste químico diz isso claramente. Toque em Corrigir leitura para ajustar um valor. O dono e o escritório corrigem qualquer dia; o supervisor só vê o Corrigir leitura nas visitas de hoje. Uma visita conta como teste químico quando é de Teste químico ou tem alguma leitura. Cada número agora mostra a ORIGEM (veja abaixo). Numa leitura de tempos em tempos, aparece também o valor anterior e quanto tempo antes ("era 50 · 35 d antes"). A leitura que o técnico marcou Não medi hoje aparece como Não medida, com o motivo e o último valor. No dia mais recente, as leituras ainda dentro do prazo aparecem em cinza ("há 7 d · no prazo").
Não. Ninguém escolhe método — uma equipe mista funciona com uma configuração só. Cada número leva a origem: Fita · IA (lida da foto da fita), Digitada (digitada pelo técnico), Editada (mudada pelo técnico depois do envio) ou Escritório (digitada ou corrigida pelo escritório). Só o dono, o escritório e os supervisores veem isso, na coluna ORIGEM do relatório de química; o técnico nunca vê essa coluna. Os botões Kit Taylor e Fita de teste em Química da água só preenchem a tabela para você.
Porque a origem só passou a ser gravada nesta versão. Nas leituras de antes, o relatório só mostra a origem quando ela é certa: uma leitura da fita que a IA fez e ninguém mudou aparece como Fita · IA. Nas outras não há como saber agora quem digitou ou mudou o número, então a coluna fica em branco em vez de chutar. Todo número registrado daqui para a frente tem a origem.
Porque elas são calculadas com a configuração da sua empresa de hoje — o app não guarda a configuração dos dias passados. No dia mais recente do período isso está certo; nos dias mais antigos seria um chute, então o relatório não as mostra ali. Os números medidos — o valor, a origem e "era … · N d antes" — aparecem em todos os dias.
Troca o cliente por uma lista de todas as piscinas com leitura periódica vencida — as mesmas de Painéis vencidos na Mesa do escritório — com o técnico, o que venceu e o motivo, quando houver. Toque em Todas as leituras para voltar ao relatório do cliente.
Dá, na web — use Imprimir / PDF.
Novidade da versão 3.21: o módulo de cobranças e pagamentos. Desde a atualização Telas, Saldos, Cobranças do mês/A faturar e Lucro por piscina moram no grupo Dinheiro do menu (Configuração de cobrança foi para o grupo Empresa). Só dono e escritório o veem — nem o técnico, nem o supervisor de campo têm acesso a esta tela ou a qualquer valor dela.
Porque no ZapRoute o depósito é registro, não pagamento. Tocar em Depósito recebido tira o orçamento de *Aguardando depósito* para o reparo poder entrar numa rota, e aparece na página e no e-mail do cliente — mas não cria cobrança, nem pagamento, nem crédito, e não encosta no saldo desta tela.
O dinheiro em si é recebido e controlado no QuickBooks, como todo dólar deste produto. Registre o depósito lá, e o saldo que anda é o do QuickBooks.
Vale o mesmo para devolução ou pagamento a mais quando um orçamento aprovado é editado: o ZapRoute mostra que o cliente só deve a diferença, e o acerto do dinheiro é no QuickBooks.
A lista de todo mundo que paga a sua empresa (clientes ou companhias contratantes), com o saldo de cada um. Menu ⋮ → Dinheiro → Saldos (na web, grupo Dinheiro na barra lateral).
Três números do dia: A receber (tudo que ainda está para receber), Vencido (o que já passou do vencimento) e quantos pagadores estão atrasados agora.
A etiqueta de cada linha:
Quantos dias já passaram do vencimento de cada cobrança em aberto — nunca da data em que a cobrança foi gerada. Uma cobrança com vencimento dia 15, olhada no dia 20, está com 5 dias de atraso; depois passa para a faixa de 30, 60 e 90+.
Filtros no topo: todos, atrasados, com saldo, em dia. A busca encontra por nome ou endereço.
Toque em Registrar pagamento na linha do pagador — abre a tela de pagamento já com ele escolhido.
Aparece um selo — "QuickBooks · sincronizado há X min" — no topo, o Registrar pagamento some (os pagamentos agora são registrados no QuickBooks), e cada linha ganha um link Abrir no QuickBooks. Quem ainda está SEM PAR aparece com "—" no saldo, nunca com $0 — $0 é só de quem tem par e está em dia. Os cartões A receber, Vencido e Em dia só somam quem tem par. No computador o quarto cartão vira Faturado no mês: o que o QuickBooks faturou pelo serviço deste mês na sua empresa do QuickBooks inteira, com par ou sem par — o mesmo número e a mesma regra do mês do cartão da receita do Dashboard —, com "outubro de 2026 · prazo do QuickBooks" embaixo. Pagamento ou crédito que o QuickBooks ainda não aplicou a nenhuma fatura abate das faturas mais antigas primeiro, então quem já pagou não aparece como vencido — a etiqueta, a idade da dívida (30/60/90) e os lembretes usam o mesmo valor. Veja QuickBooks mode para o quadro completo.
Na ficha do cliente (a mesma tela de sempre), aba Saldo. Só dono e escritório veem essa aba.
Quatro números: Mensalidade (o valor mensal da piscina), Valor devido (quanto está em aberto agora), Último pagamento (o último pagamento recebido, com data) e Próxima cobrança (quando a próxima mensalidade sai e quando vence). No QuickBooks mode, um cliente SEM PAR mostra "—" no número grande e no Valor devido, nunca $0.
Abaixo do cartão, a lista Movimentação da conta: tudo o que já aconteceu com este cliente — cobrança, pagamento, crédito, ajuste ou estorno — do mais recente para o mais antigo, cada um com o próprio ícone.
Dá — cobranças de sal, filtro e outros serviços com cobrança automática mostram um link para a foto daquela visita, a prova de que o serviço foi feito.
Não — nada é apagado na Cobrança, nunca. Um lançamento errado é anulado (void): fica registrado quem anulou, quando e por quê, ao lado do lançamento original.
Pagador (já vem preenchido quando você abre pela ficha do cliente), valor, data (padrão hoje), método de pagamento, referência (opcional — nº do cheque, por exemplo) e uma observação.
Zelle, cheque, cartão, dinheiro ou outro.
Sempre para a cobrança em aberto mais antiga primeiro (FIFO) — é automático, você não escolhe. Antes de salvar, a tela mostra "Será aplicado em (mais antigo primeiro)" com a lista de cobranças que serão quitadas. Se o valor pago for maior que tudo que está em aberto, a sobra vira crédito — fica guardada a favor do cliente e é usada sozinha na próxima cobrança.
Pode — o escritório reabre a alocação de um pagamento já salvo e refaz na mão.
Primeiro desfaça a alocação dele (tire ele das cobranças que quitou); só depois o botão de anular fica liberado. É proposital: evita anular por engano um pagamento que ainda está quitando uma cobrança.
Sozinhas, todo dia 1º, para cada piscina ativa — piscina suspensa é pulada, não gera cobrança nenhuma naquele mês. Piscina sem dia de rota não gera mensalidade — a que espera em Sem rota nenhuma e o Cliente só de reparo (sem rota semanal). Quando ela ganha um dia de rota, é cobrada como qualquer outra. Uma piscina Sem técnico — com dias de rota, sem técnico — é cobrada como sempre.
Recebe, e agora sozinho. Na hora de suspender, o ZapRoute olha a cobrança que já saiu neste mês e lança um crédito pelas visitas que a suspensão tira — três das quatro segundas que faltavam no mês, por exemplo, voltam como três quartos do valor daquele mês. Aparece no saldo do cliente como uma linha própria, com o mês escrito.
Duas coisas que ele não faz, de propósito. Nunca devolve mais do que foi cobrado — se a cobrança já saiu proporcional (piscina que entrou no meio do mês), o crédito para ali. E não devolve nada quando a sua empresa está marcada para cobrar o mês cheio na Configuração de cobrança: essa chave vale igual na entrada e na saída.
Se o mês ainda não foi cobrado, aqui não acontece nada — e nem precisa: a cobrança que sai no dia 1º já nasce proporcional.
Uma suspensão credita uma vez só, não importa quantas vezes a tela for usada. E se o crédito falhar por qualquer motivo, a suspensão acontece do mesmo jeito: a piscina sai da rota de todo modo, porque essa parte é de trabalho, não de dinheiro.
O que estiver configurado em Empresa → Configuração de cobrança (padrão: dia 15).
A cobrança sai proporcional às semanas de serviço realmente prestadas naquele mês — a não ser que a empresa tenha ligado "arredondar para o mês cheio" em Empresa → Configuração de cobrança, aí cobra o valor cheio mesmo assim.
Nascem de uma visita — mas só quando o tipo de serviço está com cobrança automática ligada na tabela de preços (Empresa → Configuração de cobrança). Sal cobra por bag; os outros serviços cobram o preço cadastrado.
Desligado por padrão — a maioria das empresas (a Emanuel Pools inclusive, na Flórida) não cobra a mais pela lavagem do filtro. Em algumas regiões cobra (Texas é o exemplo comum): se a sua empresa cobra, o dono liga cobrança automática para "Filtro lavado" na tabela de preços e define um valor. A partir daí toda visita de lavagem de filtro (retrolavagem de areia inclusa — veja Lavagem de filtro obrigatória) vira uma linha própria "Filter service" em Cobranças mensais, exatamente como o Sal já funciona. É uma chave por empresa, não uma regra para todo mundo — ligar na sua empresa nunca muda a de outra.
Quando o escritório conclui uma ordem de reparo, a cobrança sai pelo valor da própria ordem — nunca por um preço fixo de tabela.
Dá — pelo botão + Cobrança / crédito, na ficha do cliente ou na tela de saldos: para uma taxa avulsa, um desconto negociado, ou qualquer ajuste fora do automático.
O status de cada cobrança: EM ABERTO (nada pago ainda), PARCIAL (pagou uma parte), PAGO (quitada) e ANULADO (anulada).
Sem o QuickBooks (o modo padrão) não existe a tela "A faturar": o que ainda falta receber está em Dinheiro → Cobranças do mês — cada cobrança do mês com o status (EM ABERTO = ainda não paga). A faturar só existe no QuickBooks mode, no mesmo grupo Dinheiro. Só dono e escritório.
No QuickBooks mode essa tela é substituída pela A faturar, ainda dentro do grupo de menu Dinheiro, ao lado de Saldos — nunca em Relatórios. Veja QuickBooks mode.
Um e-mail cordial lembrando o cliente de uma cobrança vencida — sempre em inglês, nunca ameaçador, e nunca antes do vencimento.
Sempre. A tela mostra o e-mail inteiro — assunto, texto e valores — antes de qualquer envio; ele nunca dispara sozinho.
O e-mail da própria empresa, cadastrado em Empresa → Configuração de cobrança.
Quatro motivos possíveis: a chave geral de e-mail está em Não, o cliente pediu para não receber, o cliente não tem e-mail cadastrado, ou não há nada vencido para lembrar. No QuickBooks mode há mais um: o cliente ainda está SEM PAR, então não há saldo dele para lembrar — a janela diz isso e aponta para Vincular clientes. Ele também espera enquanto o QuickBooks não sincronizou nas últimas 3 horas ("O QuickBooks precisa sincronizar antes de cobrar") — veja Lembretes de atrasado.
A mesma chave de "Config. de mensagens" — em modo Teste, o lembrete vai só para a caixa de teste da empresa, nunca para o cliente de verdade.
A tela onde a IA escreve um lembrete curto e cordial para cada cliente em atraso, e o dono ou o escritório revisa e envia — um por um ou em lote. Deixou de ser item próprio de menu — abra Saldos e toque no botão Lembretes de atrasado no topo. Veja Lembrete de atraso para saber o que o e-mail em si diz e os motivos que impedem o envio.
Sim, sempre — toque no texto para abrir a caixa, edite e Salvar texto. Embaixo da caixa, um contador mostra quantos caracteres o SMS vai ter; quando é o primeiro texto àquele celular, a conta já inclui o "Reply STOP to opt out." e diz isso. Acima de 160 ele fica vermelho e Salvar texto não funciona até você encurtar. Reescrever tudo pede à IA rascunhos novos para todo mundo na tela. O botão de envio sempre mostra quantos lembretes e quanto vão custar antes de você confirmar qualquer coisa.
E-mail é grátis. Lembretes por SMS são mensagens adicionais — US$ 0,02 cada, na sua próxima fatura — e o botão de enviar soma o custo exato antes (por exemplo, "Enviar 7 lembretes · US$ 0,14"). Os textos só saem dentro da janela do Horário silencioso da sua empresa, definida na Config. de mensagens — das 8h às 20h por padrão, no fuso da sua empresa. Fora dessa janela o app nunca manda o texto: o SMS daquele cliente é recusado e entra em "não pôde ser enviado", e o lembrete por e-mail sai normalmente. O aviso no pé desta tela mostra a janela que a sua empresa usa.
Cada linha mostra só os canais que aquele cliente pode realmente receber: SMS se ele tem um celular válido e não pediu para não receber, E-mail se ele aceita e-mail e tem um cadastrado. Quando nenhum dos dois dá, a linha mostra "Nenhum canal possível" e não pode ser enviada — o cliente continua na lista como lembrete de que ele está devendo.
Só dois motivos: não há nada em atraso mesmo para aquele pagador, ou ele já recebeu um lembrete — SMS ou e-mail — nos últimos 7 dias (cobrar duas vezes na mesma semana não é permitido). O número em Pulados na tela mostra quantos ficaram de fora pelo segundo motivo. Quando todos os que estão em atraso receberam lembrete nos últimos 7 dias, a lista fica vazia, mas a tela não diz que ninguém deve: ela diz quantos e quanto — por exemplo "3 pagadores em atraso — todos avisados nos últimos 7 dias" e "$1,240 em atraso — cada pagador volta para cá 7 dias depois do último aviso."
Depois que você envia, a tela mostra uma confirmação ("N lembretes enviados") e aponta separadamente quem falhou, com o motivo. Um cliente lembrado nos últimos 7 dias simplesmente some da lista até a semana passar — veja "Por que um cliente não aparece" acima. Um lembrete que não saiu não conta: recusado por ficar longo demais (por exemplo, um primeiro texto que só cabia sem o "Reply STOP to opt out."), mensagens de texto desligadas ou uma entrega que falhou — o cliente continua na lista, para você corrigir o texto e mandar de novo.
Só dono e escritório, como o resto do grupo Dinheiro — técnico e supervisor de campo nunca veem essa tela nem qualquer valor em dinheiro.
Só do QuickBooks: as faturas em aberto que já passaram do vencimento do QuickBooks, dos clientes vinculados ao QuickBooks. As mensalidades do próprio ZapRoute não contam no modo B — nem as que ficaram de lado como ignoradas. No celular, a linha no alto diz isso ("Das faturas do QuickBooks vencidas pela data do QuickBooks. As mensalidades do ZapRoute não contam no modo B."), e o cartão de cada cliente lista essas faturas — número, vencimento e valor — com ↗ para abrir cada uma no QuickBooks. No computador elas aparecem na coluna Faturas do QuickBooks, e o selo do QuickBooks fica na faixa navy do topo. A IA escreve o texto com cada uma dessas faturas e o total; quando não cabem todas num texto, diz quantas estão em aberto, cita a mais antiga e dá o total. Cliente sem par nunca aparece aqui.
O valor é o que o cliente deve agora: pagamento ou crédito que entrou no QuickBooks mas ainda não foi aplicado a nenhuma fatura abate das faturas mais antigas primeiro — o que o QuickBooks faz quando alguém aplica. Então quem pagou no dia 3 não recebe lembrete só porque ninguém aplicou o pagamento. O e-mail que o cliente recebe (sempre em inglês) mostra esse crédito em linha própria, "Payments and credits on your account", entre as faturas vencidas e o total, e a conta fecha; na prévia, o resumo embaixo do texto do e-mail o chama de Crédito não aplicado no QuickBooks. Sem nada vencido, a tela diz Nada vencido no QuickBooks e quanto ainda está em aberto lá sem ter vencido. Se todos os vencidos já receberam lembrete nos últimos 7 dias, ela diz isso no lugar — "3 pagadores em atraso — todos avisados nos últimos 7 dias" e "$1,240 vencidos no QuickBooks — cada pagador volta para cá 7 dias depois do último aviso."
Que o ZapRoute não cobra ninguém com número velho do QuickBooks. No QuickBooks mode o lembrete só usa dados do QuickBooks de uma sincronização das últimas 3 horas — senão um cliente que pagou esta semana ainda poderia parecer vencido. Quando a última sincronização boa é mais velha que isso, ou o QuickBooks está desconectado, nada sai: a lista de lembretes, os rascunhos da IA, a prévia do e-mail e o envio param com essa frase, junto com a hora da última sincronização. Abra a Configuração de cobrança e toque em Sincronizar agora, depois tente de novo. Se a resposta for "O QuickBooks não sincronizou — nada mudou. Tente de novo em alguns minutos.", nada novo foi lido: espere alguns minutos e toque de novo. Se a conexão venceu ("Conexão expirada — reconecte."), toque antes em Conectar ali para reconectar — enquanto ela está vencida, a sincronização não anda sozinha.
Porque no QuickBooks mode o ZapRoute confere o valor de novo na hora do envio. Se o que o cliente deve mudou depois que o rascunho foi escrito — entrou um pagamento, ou mudaram as faturas que ele cita: o rascunho foi escrito para $90 e o cliente agora deve $45 —, esse texto não sai, e quando você escolheu SMS e E-mail juntos, o e-mail espera com ele. A lista recarrega com o valor de agora e a IA escreve o texto de novo: confira e envie de novo. Lembrete só por e-mail nunca fica preso por isso: o ZapRoute monta o e-mail a partir do QuickBooks na hora do envio, então ele sai sempre com o valor de hoje. Ali podem aparecer mais três motivos: "o contato não conferiu com o pagador do QuickBooks" (a lista foi recarregada — confira e envie de novo), "não há mais nada vencido" (o cliente está em dia no QuickBooks; não há o que mandar) e "o QuickBooks precisa sincronizar antes de cobrar" (veja a pergunta acima). Lembrete que não saiu não conta como enviado.
Só o dono. Menu ⋮ → Empresa → Configuração de cobrança.
Essas duas linhas não têm preço na tabela: a mensalidade vem do valor cadastrado em cada piscina (ou do contrato da companhia); o reparo vem sempre do valor daquela ordem de serviço específica — nunca de um preço fixo.
Onde você conecta o ZapRoute ao QuickBooks, casa os clientes e troca a Cobrança entre o modo A e o modo B — veja QuickBooks mode. Quando a Cobrança está no QuickBooks mode e a conexão é a empresa de teste do QuickBooks (sandbox), o bloco mostra a faixa âmbar da empresa de teste no lugar da palavrinha "sandbox" ao lado do nome da empresa. No modo B o dono também encontra ali Conectar outra empresa, para trocar de empresa do QuickBooks sem sair do modo B. Logo abaixo dele, o cartão Faturas (só no QuickBooks mode) escolhe como as faturas chegam ao QuickBooks — veja Enviar ao QuickBooks.
Novidade da versão 3.22: um jeito alternativo de rodar a Cobrança para empresas que já usam o QuickBooks Online como a verdade do dinheiro. Só dono e escritório — técnico e supervisor de campo nunca veem nada disso.
O custo dos serviços nunca escreve no QuickBooks: escolher qual fatura do QuickBooks cobrou uma ordem (Qual fatura do QuickBooks cobrou esta ordem? → Confirmar) é só leitura — nada muda no QuickBooks.
Uma chave que muda de onde a Cobrança tira os números. No modo normal (modo A), o próprio ZapRoute guarda os saldos, gera as mensalidades e registra os pagamentos. No QuickBooks mode (modo B), o ZapRoute continua registrando o que foi feito — visitas, fotos, sal, filtro, reparo — e o QuickBooks passa a guardar o dinheiro: invoices, pagamentos, vencimentos e saldos. As telas de Cobrança passam a ler direto do QuickBooks, em vez de calcular por conta própria.
Só dono e escritório. Técnico e supervisor de campo nunca veem valor, saldo nem nada relacionado ao QuickBooks — a mesma regra do resto da Cobrança.
Configuração de cobrança → o bloco QuickBooks → Conectar. Só o dono pode fazer isso. No celular o caminho é o menu ⋮ → Empresa; no computador é a barra lateral → Empresa. O Conectar abre o QuickBooks no navegador para você entrar e aprovar — nada para copiar ou colar — e a conexão fica gravada assim que você aprova (o próprio navegador entrega a aprovação ao ZapRoute). Termine no mesmo navegador em que começou: para a sua segurança, o ZapRoute só aceita a aprovação que volta para o navegador que tocou em Conectar. Onde você cai depois depende do aparelho. No computador o QuickBooks abre na mesma aba, e é essa aba que volta para a Configuração de cobrança mostrando "QuickBooks conectado". No celular a aprovação termina no navegador do aparelho, no site do ZapRoute, e não leva você de volta para dentro do aplicativo: volte para o app na mão e abra Configuração de cobrança outra vez para ver Conectado. A conexão é com o QuickBooks Online de verdade da sua empresa. No QuickBooks mode (modo B), saldos e pagamentos vêm dele; o ZapRoute lê dele, e cria faturas lá só se o dono ligar O ZapRoute cria no QuickBooks e confirmar cada envio — veja Enviar ao QuickBooks. Uma empresa de teste do QuickBooks (sandbox) tem customers inventados e é fácil de reconhecer. No modo normal (modo A), o sinal dela é a palavra "sandbox" ao lado do nome da empresa, no bloco QuickBooks. A faixa âmbar da empresa de teste só aparece no QuickBooks mode, no lugar dessa palavra e nas telas de dinheiro — veja a pergunta sobre ela mais abaixo.
Porque a aprovação voltou para um navegador diferente do que tocou em Conectar — por exemplo, a página de entrada do QuickBooks copiada de um navegador para outro, ou um navegador que bloqueia o cookie de conexão do ZapRoute (ele dura só 10 minutos). É uma trava de segurança: impede que alguém que pegou o link amarre o QuickBooks dele na sua empresa. Nada foi conectado. Toque em Conectar de novo e faça tudo num navegador só, sem trocar. Se continuar acontecendo, desligue as extensões de privacidade nesse passo ou use o Chrome. O link do Copiar link vale 2 minutos — depois disso, toque em Conectar de novo para gerar outro.
No QuickBooks mode (modo B), não desconecte: na Configuração de cobrança → QuickBooks, toque em Conectar outra empresa (só o dono). Ele pergunta antes — Conectar outra empresa do QuickBooks? — e Continuar no QuickBooks leva você a entrar e escolher a outra empresa. O modo B fica ligado o tempo todo, e nenhuma mensalidade é criada. Se o QuickBooks não estiver conectado naquela hora, o ZapRoute avisa e manda tocar em Conectar — lá você escolhe a outra empresa. No modo normal (modo A), primeiro Desconectar a atual (Configuração de cobrança → QuickBooks): enquanto uma está conectada, o ZapRoute recusa outra empresa. Quando você conecta outro arquivo de empresa — inclusive ao sair de uma empresa de teste para a de verdade —, o ZapRoute guarda de lado os vínculos de clientes do arquivo antigo (ficam registrados; nada seu é apagado), limpa a cópia das faturas e pagamentos que tinha lido dele e começa do zero com o arquivo novo. O aviso verde diz que os clientes precisam ser vinculados de novo: abra Vincular clientes e ligue cada um ao customer da empresa nova. Reconectar a mesma empresa mantém todos os vínculos.
O passo que liga cada cliente (ou companhia/contrato) do ZapRoute ao customer correspondente no QuickBooks. O ZapRoute compara nome e e-mail e classifica cada um como EXATO (nome igual), SUGERIDO (mesmo e-mail, nome escrito diferente) ou SEM PAR. Você confere a lista, escolhe um customer para quem ficou sem par, e toca Confirmar todos os exatos e Salvar. Um único customer do QuickBooks pode cobrir várias piscinas de uma vez — é assim que funciona uma companhia ou contrato com mais de um imóvel. Se a conexão é a empresa de teste do QuickBooks (sandbox), não vincule: os customers dela são inventados pela Intuit. No modo normal (modo A), ela aparece só como a palavra "sandbox" ao lado do nome da empresa, no bloco QuickBooks; no QuickBooks mode, a lista também mostra a faixa âmbar.
Mostra o quão atualizados estão os números na tela. O ZapRoute confere o QuickBooks sozinho a cada 60 minutos. Abrir a tela não confere — o que você está vendo pode ser de até uma hora atrás. Toque em Atualizar para conferir na hora; se a última conferência foi há menos de 15 minutos, ele só mostra "Já está em dia" em vez de conferir de novo.
Porque no QuickBooks mode os pagamentos não são registrados no ZapRoute — são registrados no QuickBooks. Assim que você lança um pagamento lá, ele aparece aqui sozinho na próxima sincronização.
Um link em invoices, pagamentos e créditos que abre aquele registro exato dentro do QuickBooks, para você conferir ou editar na origem. No computador ele abre na mesma aba, no lugar do ZapRoute — use o Voltar do navegador para retornar ao ZapRoute.
Que aquele cliente ou companhia ainda não foi ligado a um customer do QuickBooks, então o ZapRoute não tem saldo nem invoice para mostrar dele. Por isso o saldo dele aparece "—" — nunca $0, que quer dizer em dia. Toque em Vincular clientes para resolver em Configuração de cobrança. Se todo mundo está SEM PAR e a conexão é a empresa de teste do QuickBooks (sandbox), veja a pergunta seguinte.
Porque o QuickBooks conectado é a empresa de teste da Intuit (sandbox), que vem com customers inventados. Nenhum cliente seu casa com eles, então todos ficam SEM PAR — e quem está sem par aparece com "—" no saldo, nunca com $0. O "—" não quer dizer em dia: quer dizer que o ZapRoute não tem saldo dessa pessoa.
A faixa âmbar — Empresa de teste do QuickBooks (sandbox) — estes saldos não são reais. — aparece no alto de Saldos, de A faturar e de Vincular clientes; na aba Saldo da ficha, logo abaixo do cartão SALDO DA CONTA; e dentro do bloco QuickBooks da Configuração de cobrança. Ela só aparece no QuickBooks mode. No modo normal (modo A), a empresa de teste aparece só como a palavra "sandbox" ao lado do nome da empresa, no bloco QuickBooks.
Não vincule seus clientes aos customers da empresa de teste. Conecte o seu QuickBooks de verdade: toque em Conectar outra empresa, escolha a sua empresa de verdade — o modo B continua — e vincule os clientes aos customers de verdade: veja "E se eu conectar outra empresa do QuickBooks?".
Para um cliente que já pagou vários meses adiantado (um combinado de pagar antecipado) — o escritório marca o mês até o qual ele está pago, e a lista de faturamento mensal pula ele sozinha até esse mês chegar. O lápis ao lado permite marcar ou limpar a data; só dono e escritório podem mudar.
Aparece na aba Saldo só para cliente com duas ou mais piscinas. Desligada (o padrão): o cliente recebe uma invoice mensal com uma linha por piscina — o jeito mais comum de cobrar. Ligada: cada piscina ganha a própria invoice. A lista A faturar segue o que você escolher, e nada muda no que já está no QuickBooks. Só dono e escritório veem a chave.
Na aba Saldo da ficha do cliente, uma lista de tudo que o ZapRoute já registrou para aquele cliente — sal, filtro, reparo — que ainda não entrou em nenhuma invoice do QuickBooks. Cada linha mostra data, a foto (quando tem) e o valor, com o aviso de que vai entrar na próxima invoice.
A tela que substitui Cobranças do mês no menu quando o QuickBooks mode está ligado. Ela lista, pagador por pagador, exatamente o que deve entrar na invoice do mês seguinte: a linha da mensalidade, os extras com data ("1 bag - September 13", uma lavagem de filtro, um reparo) e algum desconto de semana suspensa — organizado do jeito que uma invoice de verdade é lida. Por padrão mostra o mês seguinte a partir do dia 20 do mês corrente, porque as invoices saem adiantadas. Com Eu digito no QuickBooks (o padrão), a lista é para digitar: uma nota no alto diz isso, e você lança cada fatura no QuickBooks na ordem mostrada. Com O ZapRoute cria no QuickBooks, cada cliente tem uma caixa e Revisar e enviar cria as faturas — veja Enviar ao QuickBooks.
Uma escolha para cada reparo concluído: juntar a cobrança na invoice mensal do cliente, ou dar a ela uma invoice própria. Toque no chip para trocar — só dono ou escritório podem mudar.
Ignorar tira um extra (por exemplo, um serviço de cortesia) da lista A faturar sem apagar o registro por trás — é para o que você decidiu não cobrar. Restaurar devolve um item ignorado para a lista. Uma linha que já está numa fatura criada pelo ZapRoute não tem Ignorar nem Restaurar; se essa fatura for anulada no QuickBooks, a linha volta.
Um conjunto de alertas para quando os dois sistemas não batem: o valor mensal do cliente no ZapRoute é diferente da mensalidade da última invoice do QuickBooks (um extra lançado na mesma invoice, como uma limpeza extra, não conta), um cliente ainda não tem invoice do mês, um extra (sal, filtro, reparo) não entrou em nenhuma invoice, um cliente não está casado com o QuickBooks (o cadastro provisório de um orçamento ainda não aprovado não entra — ele só vira cliente quando o orçamento é aprovado), ou a conexão expirou. Marcar como visto esconde um item até o mês virar — ele volta se a mesma coisa continuar valendo no mês seguinte.
Em Empresa → Configuração de cobrança, a chave Modo de cobrança: A (ZapRoute guarda os saldos) ou B (QuickBooks guarda os saldos). Ligar o B exige QuickBooks já conectado e pelo menos um cliente casado. Se a conexão é a empresa de teste do QuickBooks (sandbox), não vincule cliente só para ligar o B: conecte antes o QuickBooks de verdade. Voltar para A pede confirmação: o ZapRoute volta a calcular os saldos sozinho, os números do QuickBooks param de aparecer e as mensalidades começam no dia 1 do mês que vem — nunca no mês corrente (veja "Se eu voltar para o modo A, o ZapRoute cobra os meses em que fiquei no modo B?"). No modo B, as mensalidades nunca são geradas no dia 1º, e a configuração de vencimento não tem efeito — valem os termos do próprio QuickBooks.
Continuam lançadas na mão, direto no QuickBooks — o ZapRoute não sugere nem aplica multa por atraso em nenhum dos dois modos.
O acesso ao QuickBooks precisa ser renovado de tempos em tempos. Vá em Empresa → Configuração de cobrança → QuickBooks e toque em Conectar de novo para reconectar — nada se perde, e o ZapRoute continua de onde parou.
Porque no modo B é o QuickBooks que guarda os seus saldos — sem ele, a Cobrança não teria de onde lê-los. No modo B, Desconectar abre O QuickBooks guarda seus saldos, que explica isso e mostra a saída. Para usar outra empresa do QuickBooks, toque ali mesmo em Conectar outra empresa: o modo B continua e nada é cobrado — veja "E se eu conectar outra empresa do QuickBooks?". Para parar de usar o QuickBooks de vez, passe antes para o modo A (veja a pergunta seguinte) e depois desconecte. Fechar deixa tudo como estava.
Não — nada é cobrado para trás. De volta ao modo A, as mensalidades começam no dia 1 do mês que vem: nunca no mês em que você trocou, nunca antes dele. A confirmação, Voltar para o modo A?, diz o dia exato ("As mensalidades começam em 1 de novembro") e mostra o que vai começar antes de você confirmar — por exemplo "40 mensalidades · $6,480/mês · a primeira em 1 de nov." e "Nada retroativo: outubro não é cobrado." O aviso âmbar embaixo do Modo de cobrança também diz: as mensalidades começam no dia 1 do mês que vem, e você vê quantas e quanto antes de confirmar.
As cobranças que ficaram de lado como ignoradas enquanto você estava no modo B ficam fora para sempre. A mesma janela lista essas cobranças por mês — "As 40 cobranças ignoradas de outubro ficam fora · $0 pendente" e "Ficaram de lado no modo B — nunca voltam a contar." Elas nunca voltam como saldo, vencido, idade da dívida ou lembrete, e um pagamento novo nunca vai para elas — em modo nenhum.
No QuickBooks mode (modo B), o cartão Faturas da Configuração de cobrança define como as faturas desta empresa chegam ao QuickBooks: Eu digito no QuickBooks (o padrão) ou O ZapRoute cria no QuickBooks. Só dono e escritório — técnico e supervisor de campo nunca veem nada disso. Só o dono liga a opção e cria faturas; o escritório vê a lista e a revisão. Nada é criado até o dono confirmar, e o e-mail para o seu cliente sai do QuickBooks. Contratos de empresa, multa por atraso (late fee) e taxa do cartão continuam à mão no QuickBooks.
Sim, se o dono escolher O ZapRoute cria no QuickBooks em Configuração de cobrança → Faturas (só no QuickBooks mode). O padrão é Eu digito no QuickBooks: A faturar mostra o que cobrar e você lança cada fatura no QuickBooks. Com a opção ligada, você marca quem vai, confere cada linha e confirma; o ZapRoute cria as faturas no QuickBooks — nunca faturas próprias. O QuickBooks numera e soma o imposto, se houver, e você manda por e-mail de lá. O ZapRoute nunca cria fatura sozinho nem num dia marcado, nunca manda e-mail nem cobra o seu cliente, e nunca muda uma fatura depois de criada.
Só o dono, em Configuração de cobrança → Faturas (o escritório só vê o cartão); vale na hora. O ZapRoute cria no QuickBooks pergunta Deixar o ZapRoute criar faturas no QuickBooks? — toque em Ligar e escolha um item do QuickBooks para cada serviço na Tabela de preços. Os extras que já estão numa fatura do QuickBooks ficam marcados como faturados. Se aparecer O QuickBooks está para numerar as faturas à mão, desligue "Custom transaction numbers" no QuickBooks (Account and settings → Sales): o ZapRoute nunca inventa número — e o QuickBooks passa a numerar também as faturas que você digita lá. Eu digito no QuickBooks pergunta Voltar a digitar no QuickBooks? — Voltar: as faturas já criadas ficam no QuickBooks, um envio em andamento termina antes e os seus itens continuam salvos. Voltar para o modo A também desliga.
Em A faturar, cada pagador pronto tem uma caixa, já marcada (Marcar todos os prontos marca todos). Toque em Revisar e enviar: confira o mês, quantas faturas, o total antes do imposto, a Data da fatura e as linhas de cada pagador — depois toque em Criar e confirme. Elas são criadas uma a uma, e você pode sair da tela. Cada cliente recebe uma fatura (ou uma por piscina); um reparo em Fatura avulsa ganha a própria, com a data em que ficou pronto. O número e o prazo vêm do QuickBooks. Quem já tem a fatura do mês no QuickBooks fica de fora. Na primeira vez a lista abre sem nada marcado: marque 1 cliente, confira a fatura no QuickBooks e toque em Sim, ficou certo — depois mande o resto. Com a opção ligada, não digite essas faturas também no QuickBooks.
Não — o ZapRoute nunca manda fatura por e-mail nem cobra o seu cliente. A fatura de quem tem e-mail no QuickBooks fica lá como "Send later" (enviar depois), e você manda pelo QuickBooks quando quiser, como hoje. Quem não tem e-mail no QuickBooks fica sem essa marca; Revisar e enviar diz quantos são. A confirmação também avisa: "O ZapRoute não manda estas faturas por e-mail."
Ela aparece em Precisam de você com o motivo — por exemplo O QuickBooks diz que este cliente está inativo, ou um cadeado com Escolher itens quando um serviço não tem item do QuickBooks. Conserte no QuickBooks (ou escolha o item) e toque em Enviar de novo: abre a mesma confirmação. Uma fatura já criada nunca é criada de novo. Se o envio parar no meio — a ligação venceu (toque em Reconectar), o QuickBooks não respondeu, ou O QuickBooks pediu para ir mais devagar — as criadas ficam; mande as que faltam pelo mesmo botão. A lista mudou quer dizer que algo mudou depois que você abriu a revisão: nada foi criado; toque em Revisar de novo.
O QuickBooks não respondeu direito enquanto aquela fatura era criada. Antes de tudo, o ZapRoute procura por ela no QuickBooks, para nunca criar duas vezes; enquanto isso a caixa fica travada. Quando acha, ela fica verde — ENVIADA, com o número. Se não estiver lá depois de uns 10 minutos, ela volta como Não achada no QuickBooks — não foi criada, e dá para enviar de novo. Nada é mandado de novo sozinho.
Anule (void) no QuickBooks — apagar lá funciona igual. O ZapRoute nunca muda nem anula uma fatura que criou. Depois da próxima sincronização com o QuickBooks (ou de Atualizar), ela aparece como ANULADA em A faturar, desmarcada: "Anulada no QuickBooks. Marque para enviar uma nova." As linhas dela voltam para a lista, então dá para marcar e mandar uma fatura nova. Para acertar só uma linha ou um valor, edite a fatura no QuickBooks.
O pagador cinza fica fora do total e de qualquer envio — quer você digite as faturas, quer o ZapRoute crie. A etiqueta diz o porquê: JÁ NO QUICKBOOKS, a fatura do mês já está lá (com número e data); À MÃO, contrato de empresa, faturado à mão no QuickBooks; NADA A COBRAR, a piscina ficou suspensa o mês todo ($0); PAGO ADIANTADO, pago antes (Pago até na ficha); SEM PAR, ainda sem customer do QuickBooks — use Vincular clientes. Com o ZapRoute criando, o reparo avulso de um pagador cinza continua com a própria caixa.
Sim, em Revisar e enviar (só o dono). A Data da fatura vem sugerida pela data das faturas do mês passado no QuickBooks (sem nenhuma, o último dia do mês anterior); toque nela para escolher um dia entre o dia 1 do mês anterior e o fim do mês faturado. Ela vale para as faturas mensais; o reparo avulso fica com a própria data. Num extra, toque no lápis da linha: Valor nesta fatura muda só esta fatura, e a tabela de preços continua igual. A mensalidade, o desconto de suspensão e os reparos não mudam ali — o valor do reparo se troca na ordem de serviço.
Em Configuração de cobrança → Tabela de preços: com o ZapRoute criando as faturas, cada linha tem um Item do QuickBooks — toque em Escolha um item e escolha um dos itens ativos do seu QuickBooks. Sugerido é o item que já está nas suas linhas daquele serviço. A linha nova Desconto de suspensão é para a semana a menos quando a piscina é suspensa. Só o dono troca os itens; o escritório só vê. Para usar um item novo, crie no QuickBooks antes. Enquanto um serviço não tem item, os clientes com esse serviço ficam travados, com Escolher itens para resolver.
Na tela de entrada do app no Android ou da versão no navegador (app.zaprouteapp.com), toque em Novo aqui? Comece o teste grátis (ou vá a zaprouteapp.com/signup). No iPhone a conta da empresa é criada no site, em zaprouteapp.com/signup, e depois você entra no app com o mesmo e-mail e a mesma senha. Preencha o nome da empresa, seu nome, e-mail e uma senha. Você ganha 30 dias grátis, sem cartão. Um link de confirmação chega por e-mail — confirme primeiro e depois entre no app com esse e-mail e a sua senha; a sua conta já está criada. Quer ajuda no teste? Toque em + Adicionar WhatsApp (opcional) e digite o seu número: o Fabio, o fundador, pode escrever para você por lá, ele mesmo — nunca mensagem automática ou em massa. O e-mail de confirmação não chegou? Olhe no Spam ou em Promoções (ele vem de no-reply@zaprouteapp.com), toque em Reenviar o link, ou use outro e-mail se digitou errado. O link vale por 1 hora. Entrou antes de confirmar? O app mostra "Confirme seu e-mail primeiro" com o botão Reenviar e-mail de confirmação, que manda um link novo. O e-mail de boas-vindas também traz os botões da App Store (iPhone) e do Google Play (Android) para baixar o app. Tem cupom da sua comunidade? Digite em Cupom e o teste fica mais longo (a tela confirma quantos dias).
Um produto, todos os recursos, dois degraus pelo número de piscinas: Solo $59 por mês, até 60 piscinas · Max $1 por piscina, 61 piscinas ou mais — 61 piscinas dão $61, 86 piscinas dão $86. O preço se ajusta sozinho todo mês e nunca é retroativo. Até 28/fev/2027 também há a oferta Empresa Fundadora — veja a próxima pergunta. O app do iPhone não mostra preço.
Existe — até 28/fev/2027, para as 20 primeiras empresas: assine durante o teste grátis, ou até 7 dias depois do fim dele, e você ganha 50% nos 3 primeiros pagamentos — $29.50 em vez de $59, ou $43 em vez de $86 com 86 piscinas — e depois paga o preço cheio, do 4º pagamento em diante. Sem código — o desconto entra automaticamente.
No Android e na web, o dono e o escritório veem a oferta desde o primeiro dia do teste: na faixa do topo, com as vagas que restam, na página de venda e em ⋮ → Configuração de cobrança → Assinatura, com o último dia da sua empresa. Nos 7 dias depois do fim do teste ela continua na tela da assinatura. Ela some quando você assina, quando as 20 vagas acabam, depois de 28/fev/2027 ou 7 dias depois do fim do seu teste. O app do iPhone não mostra a oferta.
Com 3 dias de teste ou mais, a página de pagamento do Stripe mostra o preço cheio — o desconto entra sozinho na sua assinatura antes da primeira cobrança. Com menos de 3 dias de teste — ou nos 7 dias depois do fim do teste — ele já vem no pagamento de hoje. Os 50% saem do valor real de cada um desses meses — se as piscinas sobem, a base sobe junto — e os recibos mostram o desconto em cada um dos 3 pagamentos. É uma vez por empresa: se cancelar, assinar de novo depois é pelo preço cheio.
Pelo maior de dois números: as piscinas visitadas no mês anterior (pelo menos uma visita com foto) e as piscinas ativas hoje. A tela da assinatura mostra os dois — "25 visitadas em agosto · 121 ativas hoje. Cobramos o maior dos dois." — e a fatura usa o maior.
Piscina ativa é a que tem pelo menos um dia de rota (ou é diária), com cliente ativo, sem estar suspensa nem inativa. Piscina que só existe para um reparo — sem dias de rota — nunca conta, visitada ou não. Piscina esperando em Sem rota nenhuma sem dia de rota também não conta, até ganhar um dia.
Pode, e custa o que aquela rota custa. A gente só conta piscina que está dentro do ZapRoute — o maior entre as visitadas aqui no mês passado e as ativas nas suas rotas aqui hoje. As piscinas que ficaram no seu sistema antigo não estão aqui, então contam zero dos dois lados. A rota de um técnico com quarenta piscinas são quarenta piscinas: $59 por mês, e não o preço da sua carteira inteira.
Quando você trouxer o resto, a contagem sobe no mesmo dia. Se isso te fizer mudar de degrau, a diferença é cobrada na hora; dentro do mesmo degrau ela cai na sua próxima fatura. Descer só é recontado no dia 1º.
Por que dois números e não só as visitas: contar só visita deixaria suspender a rota inteira no dia 30 e voltar no dia 2; contar só piscina ativa cobraria por uma rota que parou há meses. Um número fecha a brecha do outro.
Você paga igual. Suspender zera o número de *ativas hoje* e deixa o número de *visitadas no mês passado* exatamente onde estava — e a fatura usa o maior dos dois. Aquelas visitas aconteceram, então continuam contadas e continuam cobradas.
A conta baixa quando você atende menos piscinas de verdade: a piscina que você deixa de visitar sai do lado *visitadas* no dia 1º do mês seguinte, e o cliente que você desativa sai do lado *ativas* no dia 1º. As duas coisas são mudança real na sua rota, não truque de data.
No dia 1 o app conta o mês anterior e define o degrau do mês novo. Durante o mês a conta só sobe, nunca desce: piscina acrescentada no dia 10 é cobrada (a diferença na hora se mudar de degrau, na fatura seguinte se não mudar). Perder cliente nunca aumenta a sua conta — ela diminui no dia 1.
Porque há 121 piscinas ativas na sua conta, e cobramos o maior dos dois números. Os dois estão lado a lado na tela da assinatura, com o mês a que cada um se refere.
A diferença costuma ser uma de três coisas, e a contagem acompanha o conserto no dia 1:
Nunca contamos a mesma piscina duas vezes, nem piscina inativa, suspensa ou de cliente inativo.
Desde o primeiro dia, o dono e o escritório veem uma faixa com os dias de teste que faltam e, enquanto vale, a oferta Empresa Fundadora. Sete dias antes do fim ela fica âmbar para todos. Aplique a sua primeira rota (3 casas ou mais) durante o teste e ele ganha mais 14 dias, uma vez. No dia seguinte ao fim, dono e escritório veem a tela da assinatura no lugar do app — por mais 7 dias ela ainda mostra a oferta Empresa Fundadora — e os técnicos ainda veem a rota de hoje por mais 7 dias. Nada é apagado — assine e continue de onde parou. O dono também recebe e-mails 7 e 3 dias antes do fim e no dia seguinte a ele — veja a pergunta dos e-mails do teste, logo abaixo.
Aplique a sua primeira rota durante o teste grátis: no Montador de rotas, escolha um técnico e um dia com 3 casas ou mais, toque em Otimizar e salve a rota — ou, no celular, Otimizar rota → Aplicar esta ordem. O teste ganha mais 14 dias, uma vez por empresa, e o dono recebe um e-mail com a data nova. A ordem que vem de uma importação não conta e, se você já assinou durante o teste, os 14 dias não valem. No iPhone funciona igual.
Pode. Durante o teste, o dono e o escritório podem falar com o Fabio, o fundador, pelo WhatsApp — o link fica no pé do cartão Configuração e nos e-mails do teste — ou escrever para support@zaprouteapp.com. O Zappy responde na hora, a qualquer momento.
Poucos e curtos, só para o dono, no idioma da conta e no máximo um por dia — e eles param no dia em que você assina:
Cada um sai uma vez só. As respostas vão para support@zaprouteapp.com — a do Fabio, 30 dias depois do fim, vai para ele. O e-mail de boas-vindas e alguns destes também têm uma linha para falar com o Fabio, o fundador, pelo WhatsApp. Técnico, supervisor, orçamentista e escritório nunca recebem esses e-mails. Os e-mails de serviço só chegam quando algo acontece: "Seu teste do ZapRoute ganhou mais 14 dias", "Suas piscinas estão no ZapRoute" e "Seu link de entrada no ZapRoute".
Toque em "Parar os e-mails do teste", no pé de qualquer um deles. Abre uma página que pergunta antes: só o botão "Parar os e-mails do teste" dessa página para — abrir a página não muda nada. O Gmail e o Outlook também mostram, no topo do e-mail, o próprio botão de cancelar a inscrição, que faz o mesmo num toque.
É uma parada só para os dois: os e-mails do teste e as novidades do ZapRoute param juntos naquele e-mail. Assinar também para os e-mails do teste, sozinho. Os e-mails de entrar e de senha e os recibos continuam chegando. Mudou de ideia? Escreva para support@zaprouteapp.com.
Nós a guardamos por 7 dias e mandamos dois lembretes, cada um com um link novo. Para confirmar, toque no botão de qualquer um dos nossos e-mails — ou, na tela de entrada, digite o seu e-mail e toque em Receber link por e-mail. Depois de 7 dias, uma conta sem piscinas, visitas nem clientes é apagada; uma com qualquer um deles fica.
Pode, sem custo, em até 1 dia útil. No app — no passo 3 da Configuração inicial e na lista de clientes vazia — anexe a sua lista de clientes (um arquivo CSV ou Excel, ou a exportação do Skimmer ou do QuickBooks, até 5 MB), marque Autorizo o suporte do ZapRoute a importar minha lista de clientes na minha conta e toque em Importar para mim. Ainda sem arquivo? Toque em Importar para mim assim mesmo e nós ajudamos a exportar. O cartão mostra o dia em que fica pronto, e Cancelar o pedido para tudo e apaga o arquivo. Quando as piscinas entrarem, mandamos um e-mail — com as linhas que não entraram — e o app mostra Suas piscinas chegaram. Só o suporte do ZapRoute abre o seu arquivo, e nós o apagamos 30 dias depois da importação. Você também pode responder o e-mail do teste "Importe a sua lista de clientes" com o arquivo anexado. Nenhum acesso nosso é adicionado à sua empresa.
Prefere fazer sozinho? Menu ⋮ → Dados da companhia → Importar clientes — o capítulo inteiro é Trazer a sua lista.
Até o fim do próximo dia útil (horário de New York) — o cartão no app mostra o dia. Quando fica pronta, mandamos um e-mail com as linhas que não entraram e por quê, e Suas piscinas chegaram aparece no topo do painel e da lista de clientes, com Montar minha 1ª rota. Mudou de ideia? Cancelar o pedido para tudo e apaga o seu arquivo na hora.
Só o dono. Toque em Assinar (na faixa, na tela da assinatura ou em ⋮ → Configuração de cobrança → Assinatura). O pagamento acontece em zaprouteapp.com, com cartão e faturas pelo Stripe. Para trocar o cartão, baixar faturas ou cancelar, use Gerenciar no Stripe. Cancelou no Stripe? A Configuração de cobrança mostra Cancela em e o último dia; tudo continua funcionando até lá, e Manter minha assinatura desfaz o cancelamento. Depois desse dia, Assinar de novo fica na tela da assinatura — pelo preço cheio, porque a oferta Empresa Fundadora é uma vez por empresa. No iPhone o app mostra só o endereço — abra zaprouteapp.com no navegador. No Android e na web, Continuar para o pagamento seguro abre o Stripe no navegador.
⋮ → Configuração de cobrança → bloco Assinatura: plano, piscinas contadas e quando, próxima fatura e pago até. Só leitura, só o dono. Técnicos nunca veem. No iPhone o bloco não mostra valores — só o nome do plano e as datas; os valores estão no ZapRoute na web (app.zaprouteapp.com) e no Android.
Primeiro abre uma página de venda, dentro do app: seu degrau pela contagem real (Solo ou Max) com a conta ("86 piscinas × $1 = $86 por mês", ou "Até 60 piscinas: $59 por mês"), os dois degraus, a caixa da oferta Empresa Fundadora enquanto ela vale, o valor do mês, tudo que está incluído, o imposto "no checkout" e o que é cobrado hoje. O resumo mostra o preço cheio; a oferta entra sozinha. Continuar para o pagamento seguro abre a página segura do Stripe no navegador, onde você digita o cartão e o endereço de cobrança — o Stripe calcula o imposto do seu endereço e manda o recibo por e-mail. O app libera na hora em que o pagamento passa; se estava aberto, toque em Já paguei — atualizar.
Pode. Com 3 dias ou mais sobrando, o cartão fica guardado hoje e nada é cobrado até o teste acabar — a página de venda mostra "A pagar hoje $0.00" e a data da primeira cobrança. Com menos de 3 dias, a primeira cobrança é hoje. Nos dois casos, se a oferta Empresa Fundadora vale para você, a primeira cobrança já vem com os 50% de desconto.
⋮ → Configuração de cobrança → Assinatura: o cartão cadastrado (bandeira, últimos 4 dígitos, validade) com Atualizar cartão, a próxima fatura com o valor exato e o último pagamento com Recibo. No iPhone essas linhas mostram as datas, não os valores. Faturas e recibos e Gerenciar no Stripe abrem o portal do Stripe, onde você baixa todas as faturas, troca o cartão ou cancela. Os recibos também chegam por e-mail depois de cada pagamento.
Tudo continua funcionando por 7 dias. O dono e o escritório veem uma faixa vermelha com o último dia e Atualizar cartão, e o Stripe pode tentar o cartão de novo. Passados esses 7 dias, dono e escritório veem a tela da assinatura; técnicos e supervisores de campo continuam trabalhando por mais 7 dias. Nada é apagado, e o acesso volta sozinho quando o pagamento passa. No iPhone a faixa mostra só as datas.
Em dois lugares. Na tela de cadastro, a linha pequena embaixo do botão — "Ao continuar você concorda com os Termos de Uso e a Política de Privacidade" — tem os dois nomes sublinhados, e cada um abre o seu documento. Eles também ficam sempre em zaprouteapp.com/terms e zaprouteapp.com/privacy.
Fica, e é pouca coisa: a data e a hora em que você criou a conta da empresa, qual versão dos Termos estava no ar naquele dia, e se o cadastro foi pelo app ou pelo site. Sem assinatura, sem clique a mais — criar a conta é o aceite, exatamente como a tela diz. Se os Termos mudarem, avisamos o dono por e-mail com pelo menos 30 dias de antecedência.
São as novidades do ZapRoute: um e-mail que mandamos de vez em quando aos donos de cada empresa que usa o ZapRoute, sobre funções novas e mudanças no app. Vai para o e-mail do próprio dono, no idioma da conta dele. Só os donos recebem — técnico, supervisor, orçamentista e escritório nunca recebem.
Para parar, toque em "Parar de receber as novidades do ZapRoute", no pé do e-mail. Abre uma página que pergunta antes, e só o botão dessa página para as novidades — abrir a página não muda nada. O Gmail e o Outlook também mostram, no topo do e-mail, o próprio botão de cancelar a inscrição, que faz o mesmo num toque. Qualquer um dos dois para todas as novidades do ZapRoute naquele e-mail, não só aquela.
Parar as novidades também para os e-mails do teste — é uma parada só para os dois. Os e-mails da sua conta não param. Os de entrar e de senha, os recibos e os avisos da cobrança e as mudanças de preço ou dos Termos continuam chegando.
Mudou de ideia? Escreva para support@zaprouteapp.com para voltar a receber as novidades.
As novidades do ZapRoute não têm nada a ver com os Comunicados, os e-mails e textos que a sua empresa manda aos próprios clientes — parar um nunca mexe no outro.
Relatórios → aba Milhas e combustível (só dono/escritório — mudou de lugar, antes era item próprio do menu): o total da empresa (~milhas e $ por mês) e, por técnico, milhas por semana/mês, galões e custo — mais o gráfico por dia da semana.
A rota daquele técnico não é medida porque ele não configurou a base e o carro. Peça para ele preencher "Minha base e carro".
Botão dentro de Milhas: as rotas medidas dos últimos 30 dias — dia, técnico, milhas, custo e o selo "otimizada". Dias sem ordem salva usam a rota otimizada como estimativa.
Com o Custo dos serviços ligado, o Lucro por piscina tem duas abas: Piscinas (a manutenção, abaixo) e Serviços (o lucro real de cada serviço de reparo e equipamento, ao lado da manutenção — nunca somado nela). Em Piscinas, a viagem só de reparo sai da manutenção e vai para o serviço quando ele é faturado, a coluna SERVIÇOS · FATURADO · LUCRO fica no lugar de Reparos faturados, e a peça trocada no contrato, sem fatura, entra na manutenção como Peças (não faturadas). O custo dos serviços tem capítulo próprio.
Menu → Lucro por piscina (só o dono): o que cada piscina deixa no mês depois do químico, do combustível e do tempo do técnico. Pior primeiro. Nada dessa tela chega a técnico, e-mail de cliente ou link compartilhável.
Os dois — eles contam coisas diferentes. O cabeçalho do Lucro por piscina conta só as piscinas ativas e não suspensas, e diz isso: 84 piscinas ativas (sem as suspensas). A lista de Clientes conta toda piscina ativa, inclusive a que está com uma suspensão. Piscina suspensa está fora da rota e fora do faturamento do mês no Dashboard também, então não tem lucro para mostrar. Num mês que já acabou, o cabeçalho conta as piscinas daquele mês: as que já existiam e não ficaram suspensas o mês inteiro.
Faturamento (o valor mensal da piscina, ou o contrato dividido pelas unidades) menos o químico dosado no mês, menos o combustível das milhas rodadas até a casa, menos o tempo do técnico na casa mais o volante. Reparos e estimates não entram: o reparo faturado ao cliente aparece ao lado do lucro, em Reparos faturados, nunca dentro dele.
São regras, não palpite: químico bem acima da sua média, preço abaixo da sua média, uma casa muito mais longe que as outras, ou piscina atendida mais de uma vez por semana. Uma piscina pode ter mais de um.
O chip de frequência mostra duas coisas: quantas paradas você fez ali no mês e quantas vezes por semana o cadastro manda ir. São números diferentes de propósito — 19 paradas num mês e 7× por semana descrevem a mesma piscina.
! Até 19/set/2026 esse chip mostrava as LINHAS DE SERVIÇO com o rótulo "por semana": uma piscina de 7× por semana aparecia como "38× por semana", porque limpeza e teste químico lançados no mesmo dia são duas linhas e uma ida só.
Dá, desde a versão 3.73. Cada um filtra a lista: o primeiro mostra as piscinas em prejuízo, o segundo as que estão abaixo da sua meta, o terceiro as duas coisas juntas. Se não houver nenhuma, a tela volta para "Todas" e diz isso numa faixa verde — vazio ali é boa notícia.
O quarto quadro não clica: ele é a explicação. Diz o que está puxando essas piscinas para baixo — preço, químico ou distância — e quantas piscinas sofrem de cada coisa. A soma pode passar o número de piscinas porque uma piscina pode ter mais de uma causa.
Pode. Ao lado da busca há Pior primeiro por: Menor margem | Menos dólares. Margem é a ordem de fábrica.
As duas perguntas são legítimas e respondem coisas diferentes. Uma piscina comercial grande pode deixar onze vezes mais dinheiro no mês que uma casa pequena e ainda assim ter uma margem menor que a dela — porque você vai lá todo dia. Por margem, a casa pequena parece melhor; por dólares, a comercial é a que paga as suas contas. Olhe as duas antes de mexer em preço.
Porque o dado não existe, e o app nunca inventa número: o técnico não configurou o carro, a rota ainda não foi medida, ou você não preencheu como paga aquele técnico. Abra Configurar custos e ele diz o que falta.
Botão Configurar custos no topo da tela: minutos em cada casa, sua meta de margem e, por técnico, como você paga. Os técnicos nunca veem esses números.
Configurar custos → a linha do técnico → Como você paga, um dos quatro jeitos que o mercado usa para pagar o pool guy:
Depois preencha o número do modelo escolhido. O app não deixa salvar um modelo sem o número dele: em branco, a mão de obra viraria zero em silêncio e a tela te mostraria uma margem que você não tem.
Configurar custos → a linha dele → Salário mensal → digite o valor do mês. Você digita uma vez e não mexe mais: o ZapRoute reparte entre as piscinas dele sozinho.
! Mudou em 19/set/2026. Até essa data o salário era repartido pelo TEMPO de cada casa, e "tempo" incluía o trajeto até lá. Resultado: a mesma viagem era cobrada duas vezes — uma na gasolina, outra na mão de obra — e as casas longe apareciam como as piores da lista sendo justamente as que mais davam dinheiro. Agora a conta é por PARADA, e a distância só aparece na coluna do combustível.
Como a repartição é feita.
custo por parada = salário do mês ÷ paradas PLANEJADAS do mês fatia da casa = custo por parada × as paradas que ele fez ALI
"Paradas planejadas" são as que a rota manda fazer no mês — os dias de semana de cada piscina daquele técnico. Uma piscina visitada todo dia carrega muito mais que uma de uma vez por semana, porque come muito mais do seu mês. A distância não entra.
Duas coisas vêm disso, e as duas são de propósito:
Um mês que passou guarda as próprias piscinas e a própria rota — mas não os preços. Um mês que acabou conta só as piscinas que já existiam no último dia dele e que não ficaram suspensas o mês inteiro: piscina que você cadastra em outubro nunca aparece em agosto, e piscina que você suspende hoje continua aparecendo em agosto, onde ela estava ativa. Enquanto o mês corre, cada vez que você abre o Lucro por piscina o app anota as paradas planejadas daquele mês para cada técnico; quando o mês acaba, é essa anotação que divide o salário — então pôr 20 piscinas novas na rota em outubro não muda quanto agosto custou. O que o app não guarda é preço antigo: um mês que passou usa o preço de hoje de cada piscina, então mudar o preço de uma piscina hoje muda os meses passados dela também. Um aviso azul em todo mês que passou diz isso, com o nome do mês. Meses que terminaram antes desta atualização, ou um mês em que você não abriu a tela enquanto ele corria, também não têm a anotação da rota: ali a divisão do salário usa a rota de hoje, e o mesmo aviso azul diz isso também.
Deixe as duas caixas A empresa paga… marcadas: quem é assalariado não compra químico nem gasolina do próprio bolso.
! Mudou em 19/set/2026. O modelo agora se chama Por parada e o valor é pago por IDA À CASA. Limpeza e teste químico lançados no mesmo dia são UMA ida: ele dirigiu até lá uma vez, recebe uma vez, e a gasolina conta uma vez. Dois técnicos diferentes na mesma casa no mesmo dia são duas idas — dois carros na estrada. Antes dessa data o valor era cobrado uma vez por SERVIÇO LANÇADO, e quem fazia os dois no mesmo dia pagava em dobro.
Configurar custos → a linha dele → Por visita → digite 22. É por VISITA, não por mês: uma piscina atendida 4 vezes no mês custa $88 de mão de obra, e uma atendida duas vezes por semana custa o dobro. Deixe as duas caixas A empresa paga… marcadas — nesse modelo o químico e a gasolina são seus.
! O rótulo antigo dizia "Por piscina", e isso soava como valor do mês. É por visita, e sempre foi — se você digitou ali um valor mensal, sua mão de obra estava contada umas quatro vezes.
Porque esses custos são dele, não seus — e a tela só mostra dinheiro da sua empresa. Quando você desmarca A empresa paga o químico e A empresa paga a gasolina na linha dele em Configurar custos, as colunas Químicos e Combustível das piscinas dele passam a mostrar $0, os ladrilhos do topo deixam de somá-los, e toda linha fecha na conta: receita menos as três colunas dá exatamente o lucro. O único custo seu naquela piscina é o que você paga a ele (por parada, por hora ou a porcentagem).
As milhas dele continuam aparecendo — na rota, no mapa e em Detalhes da piscina — porque a viagem existiu; só não é custo seu. E o app não pede o carro dele nem avisa "técnico sem carro": o mpg de quem abastece o próprio carro não faz falta a ninguém.
! Até 20/set/2026 as colunas mostravam o custo bruto mesmo quando era do pool guy, e o total do topo descontava esse dinheiro do seu lucro. Numa carteira com um subcontratado a diferença passava de duzentos dólares no mês.
Não muda mais. A caixa só decide se o químico daquele técnico é custo da sua empresa no lucro por piscina; nenhum técnico precisa registrar produto. O lucro conta só o químico lançado em Produtos adicionados: parada sem nada lançado entra com $0 de químico. Quando há paradas sem nada lançado, o Lucro por piscina avisa embaixo de Químicos — por exemplo Lançado em 0 de 38 paradas no ladrilho do topo, lançado em 0 de 4 paradas ao abrir a piscina e 0 de 4 lançadas na tabela da web.
! Mudou em 4/out/2026. De 20/set a 4/out esta caixa também obrigava o técnico cujo químico a empresa paga a registrar o produto ou tocar em Nenhum produto hoje; a obrigação e o botão saíram. O modo Obrigatório da Química da água continua obrigando só LEITURAS (pH, cloro…).
Conta as paradas do mês que tiveram produto lançado. Parada é uma ida à casa — limpeza e teste químico no mesmo dia são 1 parada — e só entram as paradas com limpeza ou teste químico de técnico cujo químico a sua empresa paga. Nas paradas sem nada lançado o lucro conta $0 de químico, então a piscina pode estar dando menos do que parece. As paradas do subcontratado não entram: o químico dele não é custo seu. As piscinas com o teste químico não controlado (químico de terceiros, como club houses) também não entram, e o pó de DE da lavagem do filtro não conta como produto lançado. Com a Química da água em Desligado, a linha nunca aparece. Uma visita marcada como Nenhum produto antes da mudança não conta como lançada. Quando todas as paradas têm produto lançado, a linha some.
Configurar custos → a linha dele → % do faturamento → digite 70 (a parte dele, não a sua). Depois DESMARQUE A empresa paga o químico e A empresa paga a gasolina: num acordo desses o pool guy compra o produto e abastece o carro dele, então esses custos nunca saem do seu bolso e o ZapRoute para de descontá-los do seu lucro. Uma piscina de $90 no mês deixa $63 para ele, e o seu lucro são os outros $27 — não $27 menos químico e gasolina.
Quase sempre o modelo de pagamento está errado. O caso clássico é o 70/30 salvo como se a empresa ainda pagasse tudo: a porcentagem sai do faturamento E o químico e a gasolina são descontados de novo, aí toda casa fica no vermelho. Abra Configurar custos, escolha % do faturamento e desmarque as duas caixas A empresa paga…. O outro caso clássico é Por visita preenchido com um valor mensal — esse número é cobrado uma vez por visita, então uma piscina com 4 visitas conta ele 4 vezes.
O dinheiro de reparo faturado no mês, mostrado ao lado do lucro — nunca somado a ele. O Lucro por piscina não tem o custo do reparo, então somar a receita dele mostraria uma margem que você não tem: lucro e margem ficam exatamente como antes.
No computador é a última coluna da tabela, Reparos faturados: o que foi faturado de reparo ao cliente daquela piscina no mês, com uma linha pequena embaixo — "1 fatura" (ou "1 cobrança"), ou "do cliente · 2 piscinas" quando esse cliente tem duas piscinas; aí o mesmo valor aparece nas duas. Piscina sem reparo no mês mostra "—". No celular, uma linha Reparos faturados aparece no pé do cartão da piscina só quando o cliente dela teve reparo faturado. No pé da lista, o total do mês diz de onde veio — por exemplo "Reparos faturados em setembro: $1,240 · do QuickBooks · fora do lucro".
Funciona nos dois modos, e o total no pé é sempre o da sua empresa inteira. No QuickBooks mode são as linhas de reparo de todas as faturas do QuickBooks do mês — com cliente vinculado ou não, inclusive de um customer só de reparo —, pela mesma regra do mês da receita do Dashboard (reparo em fatura própria entra no mês em que foi emitida; reparo somado à mensalidade segue a fatura dela), então é o mesmo número de Reparos no detalhamento da receita do Dashboard naquele mês. No modo normal (modo A) são todas as cobranças de reparo do próprio ZapRoute no mês, sem as anuladas e sem as que ficaram de lado como ignoradas — aí o total diz "das cobranças do ZapRoute". A coluna e a linha do celular são por piscina: só mostram o reparo do cliente daquela piscina (no QuickBooks mode, um cliente vinculado ao QuickBooks), então reparo faturado a quem não tem piscina na lista conta no total e em nenhuma linha. Filtrar a lista por técnico esconde linhas, não reparos: o total continua o da empresa. Num notebook estreito demais para mais uma coluna, a tabela fica sem a coluna e mantém o total no pé.
Relatórios → Histórico de receita mostra todos os anos do seu faturamento no QuickBooks, mês a mês: as faturas e as notas de crédito, contadas pelo mês do serviço, no gráfico que você preferir. Só o dono vê esta aba. Antes de qualquer número aparecer, a leitura é conferida contra o P&L do QuickBooks — por você, ou pelo escritório na Mesa do escritório — e publicada. Projetos são as faturas com $2,500 ou mais de reparos (ou marcadas por você); os ex-clientes ficam no histórico, mas não em Clientes. Exportar → CSV baixa todos os números da aba. Nada muda no QuickBooks ao ler o histórico.
Abra Relatórios → Histórico de receita (só o dono). Na primeira vez, toque em Ler histórico: o ZapRoute lê suas faturas do QuickBooks uma vez, só leitura, e você confere os números antes de aparecerem. Em cada cartão, escolha o tipo de gráfico — fica lembrado.
O histórico conta cada fatura no mês do serviço. Mude a Base para Data da fatura para chegar perto do P&L; o resto são recibos de venda e gorjetas.
Só recorrente tira os Projetos (faturas com $2,500 ou mais de reparos, ou marcadas por você). Ex-cliente é quem ficou um mês inteiro sem fatura; entra em todos os números, mas não volta para Clientes. Com Ex-clientes ligado, Reconquistar ex-clientes abre Mensagens › Ex-clientes, onde você escolhe quem recebe uma oferta para voltar e o preço de cada um.
No Histórico de receita, abra o cartão Recorrente x avulso (Projetos) e toque em Projetos por fatura. Escolha o ano e ligue ou desligue cada fatura; Restaurar volta ao automático ($2,500 ou mais de reparos). Todos os números mudam na hora. Só o dono.
Quando uma leitura do QuickBooks está pronta para conferir (ou parou), a Mesa do escritório mostra Histórico de receita para conferir. Conferir agora abre só a página da conferência: os anos contra o P&L, os itens antigos e Publicar histórico. O escritório não vê a aba Histórico de receita nem os nomes dos clientes.
Ligado por empresa, a pedido — peça em support@zaprouteapp.com.
Lucro por piscina → Serviços (só o dono) mostra o que cada serviço de reparo e equipamento deixa depois das peças compradas e das viagens de reparo. Um serviço é a cobrança que cobrou o cliente: a fatura do QuickBooks no QuickBooks mode, ou a cobrança do ZapRoute no modo normal. Contam as linhas de reparo e de equipamento; o consumível (sal em saco, cloro, tabletes) fica fora. Serviço faturado com $100 ou mais de reparo e equipamento e sem compra mostra Falta custo — marque Sem peças compradas no serviço só de mão de obra. Hora e gasolina entram sozinhas pelas viagens de reparo, pelo custo por parada do seu Configurar custos. O custo conta no mês da cobrança do serviço. Custos, fornecedores, nº da invoice do fornecedor e recibos: só o dono. Nada é escrito no QuickBooks.
Abra a ordem em Orçamentos — ou o serviço em Lucro por piscina → Serviços — e toque em Adicionar compra. Digite o que pagou com imposto, o fornecedor, o nº da invoice do fornecedor e a data, e junte o recibo: foto ou PDF. Hora e gasolina das viagens de reparo entram sozinhas. Só você (dono) vê. Algo que já estava instalado, sem serviço? Use Adicionar registro de compra no equipamento da piscina, ou Adicionar peça (não faturada) no detalhe da piscina.
Ele foi faturado, mas não tem compra nem a marca “Sem peças compradas”, então o ZapRoute não inventa margem. Lance a compra ou marque Sem peças compradas nos serviços só de mão de obra.
Ligue a compra ao equipamento da piscina e coloque o nº de série e a garantia. O time inteiro vê “Em garantia até …” (nunca o dinheiro). Luz não está na lista de equipamentos: a série e a garantia dela ficam na compra — a folha da garantia funciona, mas o time não vê o selo. Quando abrirem um estimate novo para essa piscina, o ZapRoute avisa e já tem a invoice, a data e o recibo do fornecedor para imprimir ou compartilhar. Garantia digitada no equipamento, sem compra? O ZapRoute avisa também — toque em Adicionar registro de compra para guardar a invoice junto. Para achar uma compra, busque por fornecedor, nº da invoice ou série em Lucro por piscina → Serviços.
QuickBooks: não, nada é escrito lá. Lucro da piscina: duas mudanças pequenas. Quando o serviço é faturado, a viagem só de reparo sai da manutenção e vai para o serviço — num reparo de mais de um dia, só o dia em que foi concluído. A peça trocada no contrato, sem fatura, entra na manutenção como Peças (não faturadas). O lucro do serviço fica ao lado do lucro da manutenção, nunca somado nele. Compra sem serviço, guardada pela garantia, nunca entra no lucro.
Ele tem menos de $100 (uma boia, uma peça pequena), ou é uma fatura antiga sem o nome dos itens, então o ZapRoute não pede o custo — lance a compra se quiser o lucro dele. Trabalho feito de graça, na garantia ou por cortesia: marque Sem cobrança, e o serviço mostra quanto custou.
Esse cliente do QuickBooks ainda não tem par no ZapRoute. O serviço conta normal e aceita compras. Para ver o nome e a piscina, use Configuração de cobrança → Vincular clientes.
Na compra, escolha Instalado como → Equipamento novo nesta piscina e dê um nome a cada uma (ex.: Bomba principal, Bomba do aspirador). O time vê os nomes e a garantia, nunca o dinheiro. Uma piscina tem um filtro só: para trocar, use Substitui.
Sim: o desconto na própria fatura do serviço sai do faturado — só a parte do serviço, quando a fatura também tem a mensalidade. A nota de crédito não muda o serviço.
Só o dono: uma ordem aprovada, agendada ou concluída mostra Custos de compra no pé do cartão — o que você pagou nas peças, a hora e a gasolina, e o lucro do serviço quando ele for faturado (o capítulo Custo dos serviços). Quando um equipamento da piscina está na garantia, o cartão da ordem mostra a data da garantia (“Bomba em garantia até mar 2027”) para dono, escritório, supervisor e orçamentista — nunca o dinheiro.
Só dono e escritório. Orçamentos (grupo Empresa) → Novo orçamento.
São os dois estágios antes de qualquer coisa chegar ao cliente. A precificar — ainda sem preço; abra Definir preço ou Linhas. Pronto para enviar — já tem preço, mas o link não foi mandado; toque em Enviar link de aprovação quando estiver pronto. Nenhum dos dois aparece do lado do cliente, porque nada foi enviado ainda.
É de onde a ordem veio: um técnico registrou um Problema na rota e alguém na mesa transformou aquele problema em orçamento. Enquanto ele está em A precificar, o cartão carrega a linha "criado na Mesa do escritório → Problema / orçamento · nada foi enviado ao cliente ainda", para ninguém ficar em dúvida se o cliente já viu um preço. Não viu — nada sai do ZapRoute antes de você precificar e tocar em Enviar link de aprovação. A foto do problema viaja junto com a ordem.
Depois de enviado: Aguardando aprovação (link mandado, esperando o cliente). Se aprovado: Aguardando depósito (depósito pedido, ainda não recebido) → Aprovado (nada pendente — agende um reparo no Montador de rotas; uma renovação só fica em Aprovado · em andamento, ela nunca entra na rota) → Agendado → Concluído. O cliente pode Recusar; o escritório pode Cancelar a qualquer momento.
No cartão do orçamento, toque em Linhas. Adicione Do catálogo (uma caixa de busca, depois escolha o item, a opção e a quantidade — o preço vem do catálogo) ou uma Linha livre (título, texto e seu próprio preço unitário). Use as setas para cima/baixo para reordenar, ou remova uma linha. Toque em Salvar linhas para congelar as quantidades junto com o desconto e o depósito.
Um orçamento Aprovado ou Aguardando depósito ainda pode mudar — toque em Editar no cartão (veja "Posso mudar um orçamento depois que o cliente aprovou?" abaixo). Orçamentos Recusado, Concluído, Cancelado e Agendado continuam só leitura (tire um reparo Agendado da rota primeiro).
Pode. Escolher um item do catálogo agora preenche o Título (o nome do item, mais a opção quando tem uma) e o Texto que imprime no orçamento do cliente, então você vê desde o primeiro segundo o que o cliente vai ler. Os dois são campos normais — digite por cima e a sua palavra vale. Enquanto você não mexer no título, trocar de opção atualiza ele sozinho; no instante em que você editar à mão, ele para de mudar por conta própria.
Um item do catálogo é precificado por pé, por pé², por hora, por serviço ou cada. Um item cobrado por serviço também pode ter um Mínimo do serviço, para uma quantidade pequena nunca cobrar menos que o mínimo da loja. Uma linha livre não tem unidade — só título, texto e um preço unitário digitado.
Pode, no rodapé da tela Linhas, logo abaixo do Subtotal: toque em Desconto e digite um valor, ou use os atalhos 5% / 10%. Ele aparece como "Desconto −$X" na página do cliente, no PDF e no e-mail. Imposto e markup não ficam no ZapRoute — continuam no QuickBooks. Uma linha livre negativa é recusada; use o Desconto em vez disso.
Também no rodapé de Linhas, logo depois do desconto: Depósito na aprovação, sugerido em 50% do total após o desconto — atalhos para nenhum, 25%, 50% ou um valor digitado. Salva junto com as linhas, e o cliente vê na página dele e no e-mail. Depois que ele aprova, o orçamento fica em Aguardando depósito até você tocar Depósito recebido (ou Desfazer depósito se tocou por engano). Se o orçamento for editado depois de aprovado, o cliente só deve a diferença entre o depósito novo e o que já entrou — veja "O cliente já pagou um depósito e o total mudou — quanto ele deve?" abaixo.
O depósito aqui é só registro — o dinheiro entra e é cobrado no QuickBooks, como todo o resto.
Toque em Enviar link de aprovação — abre um diálogo com três jeitos. Mandar por e-mail: precisa do e-mail do cliente e das mensagens ao cliente ligadas em Empresa (se estiver desligado, oferece Ligar o e-mail). Copiar o link: sempre funciona, mesmo com e-mail desligado — cole num texto ou WhatsApp; isso não muda o estágio. Marcar como enviado: você imprimiu ou leu por telefone — passa para Aguardando aprovação e começa a contar os 30 dias. Também tem um botão Copiar link direto no cartão.
A opção Mandar por e-mail mostra um campo E-mail do cliente ali mesmo — digite e ele salva no cadastro. Ou pule o e-mail: Copiar o link e mandar você mesmo por texto ou WhatsApp, ou Marcar como enviado se leu por telefone ou imprimiu — os dois funcionam mesmo sem nenhum e-mail cadastrado.
Ele abre com o nome completo do cadastro do cliente — "Hi Anderson Residence," — nunca com um primeiro nome adivinhado; sem nome no cadastro, ele diz "Hello,". Depois a abertura segue de onde o serviço veio. Achado pelo seu técnico na rota (visita Problema, ou origem Rota / Problema): "We found something at <endereço> that needs a repair, and we'd like your OK before we start." Pedido por telefone, e-mail ou site: "Here is the repair estimate you asked for at <endereço>." Renovação sempre fala como orçamento, com o número. O e-mail ao cliente final é sempre em inglês.
O PDF é feito pela página de aprovação do cliente: depois de Enviar link de aprovação, a página que o cliente abre tem um botão Baixar PDF com o orçamento inteiro (linhas, desconto, depósito, total, termos). Nesta versão não existe botão de PDF separado na tela do escritório — o PDF mora naquela página de aprovação.
Com a cara da sua empresa, não com a nossa. O cabeçalho leva o seu logo, a sua cor, o seu slogan na linha embaixo do nome, o seu endereço, telefone, e-mail e site, e uma faixa com os seus selos ("CPO certified | Fully insured | Family owned"). Toda página tem o rodapé com Page 1 of 2, e o total, os termos e o espaço da assinatura nunca ficam sozinhos numa folha. O logo, a cor, o endereço, o telefone, o e-mail e o site ficam em Empresa → Dados da companhia; o slogan, os selos e os termos em Empresa → Catálogo de orçamentos → o ícone Configurações do estimate. Sem logo, sem selos ou sem slogan, aquele pedaço simplesmente não aparece.
É o ZapRoute sem conseguir ler o seu orçamento por um instante — nada se perde e o link continua valendo. Quando o próprio orçamento não pode ser lido, a página diz "We couldn't open your estimate" e "Please try again in a minute — your link is still good." Num tropeço assim ela não diz mais "Link expired".
Um Aprovar ou Agora não clicado nesse instante não fica registrado. A página diz "We couldn't save that", e o cliente só precisa clicar de novo um minuto depois.
Quando só as fotos falham, a página abre normalmente — linhas, total, termos e o botão de aprovar funcionam — e embaixo do título das fotos aparece "These photos couldn't load right now. Refresh this page in a minute to see them."
O Baixar PDF espera as fotos da piscina: enquanto elas não podem ser lidas, ele mostra "We couldn't build the PDF" em vez de imprimir o orçamento sem elas.
A equipe do ZapRoute é avisada automaticamente em cada um desses casos. Se a página continuar sem abrir depois de alguns minutos, escreva para support@zaprouteapp.com.
Um PDF que baixou ainda pode vir sem uma foto da piscina. Se uma foto não chega na hora em que o PDF é montado, aquele PDF sai sem ela — baixar o PDF de novo daqui a um minuto costuma trazê-la. E a foto cujo arquivo não existe mais no armazenamento sai da página e do PDF de vez; a página não pede para recarregar por causa dela, porque recarregar não a traria de volta.
O ZapRoute não conseguiu ler as fotos da piscina do orçamento naquele instante — elas não se perderam. Toque em Tentar de novo embaixo do aviso. Enquanto elas não carregam, Adicionar foto fica desligado, para ninguém mandar de novo uma foto que já está lá. "Nenhuma foto ainda." só aparece quando o orçamento realmente não tem foto.
Não. Se a sua empresa já escreveu os termos dela — Empresa → Catálogo de orçamentos → o ícone Configurações do estimate → Termos padrão do estimate — nada se mexeu: imprime o que você salvou, em todo estimate, reparo ou renovação. As cláusulas que vêm de fábrica no ZapRoute são só o ponto de partida de quem nunca escreveu nenhuma. Orçamento já enviado guarda os termos com que foi enviado.
Dependem, desde esta versão — porque um reparo não se vende nem se paga do mesmo jeito que uma renovação inteira. Um Reparo (um vazamento, uma bomba quebrada, qualquer ordem de serviço) imprime 5 cláusulas curtas sob PAYMENT TERMS: o que está incluído, pagamento devido quando o trabalho termina (a menos que um sinal apareça acima), a taxa de 4% do cartão, o que não está listado é orçado antes, e validade de 30 dias — sem falar de sinal, sem texto de azulejo ou Diamond Brite, porque nada disso se aplica. Uma Renovação continua com as 6 cláusulas de sempre, sob SCOPE, MATERIALS & PAYMENT TERMS, incluindo os 50% de sinal e o saldo no último dia. Escreva as suas em Empresa → Catálogo de orçamentos → o ícone Configurações do estimate (no topo da tela) e elas imprimem nos dois tipos, sem mudar.
Não. O valor, o número do estimate e o depósito nunca chegam à rota do técnico — veja o capítulo Reparos para o que ele vê e como conclui um serviço com fotos de antes e depois.
É o que um orçamentista mediu no tablet dele e enviou — não é um estágio, porque o escritório ainda precisa precificar. O cartão mostra quem mediu, quando, e quantas linhas e fotos vieram; toque em Linhas para precificar com o catálogo, como qualquer outro orçamento.
Depende do botão que o orçamentista tocar. Ficar com a deste aparelho manda as medidas e os itens do tablet por cima da sua versão e apaga os seus preços — as linhas voltam sem preço e você coloca os preços de novo em Linhas. Por isso o tablet avisa Ficar com a deste aparelho também apaga qualquer preço do escritório.
No tablet, "a outra versão" é a SUA — a do escritório. Usar a outra versão mantém a sua versão com os preços e apaga as medidas e os itens do tablet (ele pergunta antes). Se o que importa são os seus preços, peça ao orçamentista para tocar em Usar a outra versão.
Os dois ficam no menu ⋮ Mais ações do cartão. Duplicar copia as linhas, termos, desconto e depósito para um orçamento novo, com número novo, em Pronto para enviar — use para orçar um serviço diferente para o mesmo cliente, não para mudar o preço já aprovado (para isso, use Editar — veja "Posso mudar um orçamento depois que o cliente aprovou?"). Cancelar orçamento… pede um motivo opcional, move para Cancelado, e o link do cliente para de funcionar.
Pode, se ele estiver Aprovado ou Aguardando depósito — toque em Editar no cartão (ou ⋮ Mais ações → Editar estimate…). Ele volta para Pronto para enviar: a aprovação atual fica guardada como v1 na trilha, o link antigo para de funcionar, e você abre Linhas para mudar. Quando terminar, escolha Enviar de novo (o cliente aprova a versão nova pelo link) ou Aprovar como dono — veja a próxima pergunta. Orçamentos Recusado, Concluído, Cancelado e Agendado não podem ser editados assim; tire um reparo Agendado da rota primeiro.
Só o papel Dono tem esse botão — ele não aparece no cartão para o escritório. Use para uma mudança pequena que você já combinou com o cliente por telefone ou pessoalmente: ninguém recebe e-mail e nenhum link novo é gerado. A trilha registra "Aprovado pelo dono depois da mudança · <seu nome>". O escritório também não vê esse botão no cartão; ao abrir Enviar de novo, o diálogo mostra Aprovar como dono desativado, com um aviso para pedir ao dono.
Só a diferença: o valor novo do depósito menos o que já entrou. Se der zero ou menos, não falta mais nada e o orçamento vai direto para Aprovado. A diferença aparece no cartão do orçamento, na página de aprovação do cliente e no e-mail. Toque em Depósito recebido quando ele entrar — crédito ou estorno de um valor pago a mais fica no QuickBooks, não no ZapRoute.
São versões das linhas. v1 é o que o cliente aprovou primeiro; toda vez que você Edita um orçamento aprovado, nasce a versão seguinte (v2, v3…). Na tela Linhas, Ver v1 como <cliente> viu mostra a versão aprovada — linhas e total, exatamente como estavam. O diálogo Aprovar como dono mostra O que mudou (v1 → v2) para você conferir a diferença antes de confirmar.
A aprovação anterior dele continua valendo — nada muda do seu lado. A trilha mostra "Cliente não aprovou a vN em <data> — v1 continua valendo." Agora é o escritório que decide: Editar as linhas de novo e tentar outro preço, Aprovar como dono se for uma mudança pequena que dá para resolver sem ele, ou Cancelar orçamento… se o serviço saiu.
Abra ⋮ Mais ações → Marcar aprovado por telefone. Tem o mesmo efeito de o cliente tocar em Aprovar na página dele — você pode digitar quem confirmou, e o registro mostra "Aprovado por telefone · registrado por <seu nome>".
Quando o reparo está Aprovado (e o sinal entrou, quando havia) o cartão fica verde — "Aprovado e pago. Coloque no dia de um técnico — o Montador de rotas sugere o melhor lugar." — com um botão de largura inteira: Agendar numa rota. Toque nele e o Montador de rotas abre já no técnico daquela piscina, no próximo dia de rota dela, com o reparo selecionado e o painel "Melhor lugar" de sempre sugerindo onde ele cabe. Nada muda para o técnico antes de você salvar aquele dia. Renovação nunca entra na rota — ela fica em Aprovado · em andamento.
Agora aparece, e você não precisa mais mexer no status na mão. Dar os dois — técnico e dia — a um reparo aprovado já o agenda: o cartão vira Agendado, ele entra no dia daquele técnico, na mesa do escritório e no Montador de rotas. Antes desta atualização o reparo ficava com o status Aprovado e sumia caladinho das três telas — o salvamento respondia certo e nada avisava. Meia informação continua não bastando: técnico sem dia, ou dia sem técnico, deixa o reparo Aprovado esperando. Reforma nunca entra na rota, não importa o que você preencha.
Agora volta. Depósito recebido tira o reparo de Aguardando depósito e devolve para Aprovado, que é o estado em que o botão Agendar na rota existe — e Desfazer depósito devolve para Aguardando depósito. Antes desta atualização o reparo ficava preso em Aguardando depósito para sempre, e um serviço que o cliente já tinha pago ficava invisível. Você também pode agendar com o sinal em aberto: ele entra na rota e o cartão avisa que o depósito não chegou — essa decisão é sua.
Dá — pela rota, não pelo cartão. Um reparo agendado mostra o dia, o técnico e o número da parada, e fica só com dois botões: Abrir no Montador de rotas e Linhas. Mandar medir, Definir preço e Enviar link de aprovação somem de propósito — o serviço está vendido e com data, não há mais nada a enviar. Para mudar de dia, de técnico ou de posição, toque em Abrir no Montador de rotas e mude lá. Para tirar da rota, remova a parada no Montador de rotas — é o mesmo que você faz antes de editar um orçamento Agendado.
Só dono e escritório, dentro de Empresa. É o livro de preços por trás de cada linha do catálogo: seus materiais, suas fotos, seus preços. O tablet do orçamentista mostra só o nome e a foto do item — nunca um preço.
Dono e escritório podem — os mesmos dois papéis que abrem o catálogo. Toque em Novo item, preencha Nome, Categoria (Azulejo da linha d'água, Azulejo de parede e cascata, Borda (coping), Deck, Diamond Brite, Equipamentos e peças, Outros) e Unidade. Adicione uma foto, o texto que imprime na linha, e ligue No tablet / Escondido do tablet para controlar se o orçamentista pode escolhê-lo. Toque em Salvar.
As mesmas unidades de uma linha: por pé, por pé², por hora, por serviço ou cada. O preço é Material e mão de obra separados (dois campos) ou Um preço só, material + mão de obra (usado no Diamond Brite, precificado por cor). Em qualquer caso, dá para definir um Mínimo do serviço.
Cores, modelos ou marcas do mesmo item — cada uma com sua própria foto e seu próprio preço de peça, dividindo a mão de obra do item. Toque em Nova opção dentro do item, ou toque numa opção existente para editar nome, detalhe, preço, foto ou o interruptor ligado/desligado.
Fotos extras de piscinas prontas com aquele item (ou aquela opção) — o que o cliente vê ao decidir, no tablet ou na tela de Linhas, além da foto única do catálogo. Toque em Adicionar fotos no painel do item para montá-la.
O interruptor de cada linha alterna No tablet / Escondido do tablet sem mexer em nenhum orçamento já escrito. Apagar item o remove do catálogo por completo, mas os orçamentos já escritos mantêm suas linhas e preços — mudar ou apagar um preço do catálogo nunca mexe numa linha já salva. Um item ativo com o mesmo nome na mesma categoria não é criado duas vezes — edite o que já existe, ou desligue-o primeiro.
Dois consertos pequenos. Um item com uma opção só dizia "1 opções"; agora diz 1 opção, nos três idiomas. E a lista do catálogo continuava mostrando o nome antigo depois de você editar um item e fechar o diálogo tocando no fundo — agora ela recarrega assim que o diálogo fecha, de qualquer jeito que você feche, então o que está na lista é o que está salvo. Nada mudou nos seus itens, opções ou preços.
Na tela Linhas de um orçamento, toque em Do catálogo, escolha o item (e a opção, se tiver), depois ajuste a quantidade — o preço unitário e um eventual mínimo entram sozinhos e o total da linha atualiza ao vivo. Veja o capítulo Orçamentos para o resto da tela de Linhas.
O dono preenche em Empresa → Catálogo de orçamentos → o ícone Configurações do estimate (no topo da tela); o escritório vê, sem poder mudar. Preencha o Slogan e os Selos (por exemplo: CPO certified | Fully insured | Family owned) — eles saem no topo de todo PDF de estimate que o cliente recebe, junto com o Site que você põe em Dados da companhia. Os Termos padrão do estimate são as cláusulas que imprimem no rodapé; começam com as seis padrão do motor (materiais/mão de obra/limpeza, acompanhamento do Diamond Brite, preço por modelo do azulejo, pagamento 50/50, taxa do cartão, trabalho extra) e dá para reescrever qualquer uma — em inglês, porque quem lê é o cliente.
Dá — a tela Linhas de qualquer estimate deixa editar as cláusulas dele sem mexer no padrão da empresa aqui.
Se você escreveu os seus aqui, sim — o mesmo texto que você salvou imprime em todo estimate que você manda, reparo ou renovação. Se você nunca escreveu nenhum, o ZapRoute parte de dois conjuntos diferentes: 5 cláusulas curtas para um Reparo, sob PAYMENT TERMS; 6 cláusulas para uma Renovação, sob SCOPE, MATERIALS & PAYMENT TERMS, igual a antes. Veja "Os termos padrão dependem do tipo de estimate?" no capítulo Orçamentos para o texto de cada conjunto.
A Configuração inicial só pede o essencial no primeiro dia (nome da empresa, logo, cor da marca, endereço, telefone, e-mail). O cabeçalho e os termos do estimate foram para Empresa → Catálogo de orçamentos → o ícone Configurações do estimate (no topo da tela), acessível a qualquer hora pela nota daquele passo ou pelo menu Empresa. Nome, logo, cor, endereço, telefone, e-mail e site ficam em Empresa → Dados da companhia.
Só as ordens dele, divididas em Para medir (o que o escritório mandou) e Enviados ao escritório (o que já entregou, só leitura). Nenhum preço, total ou depósito aparece em tela nenhuma dele — as rotas do tablet (/campo/*) nunca devolvem dinheiro, de propósito.
Para medir é a fila do orçamentista: toque em um para abrir Medir e escolher no tablet. Enviados ao escritório é o que ele já entregou — os mesmos cartões, só que só leitura, para ele conferir o que mandou sem mudar nada.
Cinco passos, numa trilha no topo: Quem e onde, Medir, Escolher materiais, Fotos da piscina, Mandar ao escritório. O rascunho se salva sozinho ao sair de Medir ou de Escolher, para nada se perder se o orçamentista tocar no passo errado no quintal do cliente.
Não. Tudo o que você digita em Medir e escolher fica guardado neste aparelho na hora, antes de ir ao escritório. Se o envio falhar por falta de sinal, a faixa âmbar Ainda não enviadas — guardadas neste aparelho. Seguem quando o sinal voltar. fica no alto do passo com o botão Enviar de novo, e o tablet também tenta sozinho a cada 15 segundos e sempre que você volta ao app. Trocar de passo sem sinal mostra embaixo o aviso rápido Sem sinal — medidas guardadas neste aparelho. Com o teclado aberto, a faixa vira uma linha só — Sem envio — salvo aqui — para o campo que você está digitando continuar à vista; toque nela para fechar o teclado e ver a faixa inteira. Se sair com medida não enviada (a seta de voltar, ou outro item do menu lateral), ele tenta mais uma vez e, se ainda não der, pergunta As medidas ainda não foram enviadas — ficam guardadas neste aparelho. Sair mesmo assim? — Ficar continua na tela; Sair fecha, e as medidas continuam no aparelho. Na próxima vez que abrir esse orçamento (para abrir, precisa de sinal), elas voltam sozinhas com o aviso Medidas recuperadas deste aparelho. e seguem para o escritório.
Se o mesmo orçamento mudou depois das suas medidas (em outro aparelho, ou pelo escritório), o tablet nunca escolhe sozinho nem envia por cima: aparece a faixa vermelha Este orçamento mudou depois das suas medidas. Nada é enviado até você escolher. com Escolher. Ao abrir o orçamento, a pergunta abre sozinha; se a mudança aparece enquanto você trabalha (ao trocar de passo, em Enviar de novo ou na tentativa a cada 15 segundos), aparece só a faixa — toque em Escolher. A pergunta é Qual versão fica?, com dois cartões, ESTE APARELHO e OUTRA VERSÃO, cada um com quantos itens tem e quando mudou (a hora é só referência; o segundo cartão diz em outro aparelho só quando a mudança veio de outro aparelho com o app). Antes dos botões vem o aviso Ficar com a deste aparelho também apaga qualquer preço do escritório. Ele aparece sempre, porque o tablet nunca vê preço. Ficar com a deste aparelho envia a sua versão por cima da outra. Usar a outra versão pergunta antes As medidas e os itens deste aparelho serão apagados. Não dá para desfazer. — Apagar descarta a cópia deste aparelho e traz a outra versão; Cancelar não apaga nada. Decidir depois (ou tocar fora) fecha a pergunta: a faixa vermelha fica com Escolher, Próximo continua trocando de passo, e Mandar ao escritório faz a pergunta de novo. Se a mudança só aparece quando você toca em Mandar ao escritório (alguém gravou depois da versão que está na sua tela), nada é enviado e a pergunta abre ali mesmo. Quando a pergunta abre pelo Mandar ao escritório, Ficar com a deste aparelho grava a sua versão e manda o orçamento ao escritório no mesmo toque; se a gravação não passar (sem sinal, ou o sistema do escritório recusar), nada é enviado e a faixa diz por quê. Usar a outra versão nunca envia: a outra versão entra na tela para você ver o que mudou, e você toca em Mandar ao escritório de novo. Com o teclado aberto, essa faixa vira Sem envio — 2 versões. Escolher precisa de sinal para mostrar a outra versão. Sem sinal aparece Sem sinal — dá para escolher quando o sinal voltar. e a faixa continua.
Se o sistema do escritório recusar, a faixa fica vermelha e diz o motivo. O tablet tentar sozinho não resolve, então ele para de tentar, e as medidas continuam no aparelho. Quando um item foi desligado no catálogo, a faixa diz o nome — Não enviadas — “Pump 1.5 HP” não está mais no catálogo. Tire da lista e envie de novo. — e a linha fica vermelha em ESCOLHIDO ATÉ AGORA com Não está mais no catálogo (ou Opção fora do catálogo quando só a opção, como a cor, foi desligada). O tablet relê o catálogo e marca todas as linhas que saíram, não só a primeira. Tire a linha vermelha pela lixeira (Remover), e escolha outra opção se precisar: a faixa fica âmbar — Ainda não enviadas — prontas para enviar de novo. — com Enviar de novo (Próximo também envia). Número grande demais ou nota longa demais funciona igual: corrija e a faixa fica âmbar. Quando o orçamento saiu da sua lista, ou você saiu da conta, não há botão, porque mudar a tela não resolve: fale com o escritório, ou entre de novo; as medidas continuam no aparelho. Enviar de novo aparece na hora na faixa vermelha só quando o erro não veio do escritório (uma resposta estranha). Com o teclado aberto, a faixa vermelha vira Sem envio — ver motivo.
Um limite: a cópia fica SÓ neste aparelho — abra o orçamento no mesmo tablet. As fotos não entram nessa cópia: cada foto sobe na hora em que é adicionada e, se falhar, o tablet avisa na hora.
O passo 2 não pede mais quatro totais de cabeça: ele calcula os totais a partir do formato e do tamanho (veja a próxima pergunta). O que sai dele são as mesmas quatro medidas que o escritório lê — Perímetro, Superfície, Parede / detalhe e Deck — cada uma ainda editável à mão. No passo 3, tocar num item do catálogo (depois numa foto da cor/modelo, se ele tiver opções) o adiciona como linha cuja quantidade vem direto da medida correspondente: perímetro alimenta waterline tile e coping, superfície alimenta o Diamond Brite, e assim por diante. Outra coisa adiciona uma linha livre (título + texto) para o que não está no catálogo.
Ele parou de pedir quatro totais de cabeça. Primeiro escolha o Formato — Retangular, Arredondada, Rim, Em L ou Forma livre. Depois digite Comprimento, Largura, Parte rasa e Parte funda, uma vez só. Tem uma chave de Spa anexo (com a profundidade dele) e, em Deck, a Largura do passeio — a área do deck sai de (comprimento + 2 × passeio) × (largura + 2 × passeio) menos a piscina. Em O que calculamos o tablet mostra Perímetro, Piso, Revestimento e Volume em galões, com a profundidade média que ele usou.
Pode — todo total pode ser digitado à mão. Digite por cima e o campo ganha a marca digitado por você, com um botão Voltar ao cálculo se você mudar de ideia; o seu número é o que chega ao escritório. Dois formatos pedem atenção: Rim, Arredondada e Forma livre aplicam um fator de formato (0,85 na área, 0,9 no perímetro) sobre o maior comprimento e a maior largura que você digitou, e a Em L fica no tamanho cheio com um aviso — confira os totais e digite-os se não ficarem perto.
Você não calcula — você mede a piscina e o tablet faz a conta. O Perímetro em "O que calculamos" sai do comprimento e da largura que você digitou (2 × (C + L), com o fator do formato quando ele vale), e ELE é a metragem linear: qualquer item do catálogo com preço por pé (waterline tile, coping) recebe o perímetro como quantidade automaticamente quando o orçamentista toca nele em Escolher materiais. O escritório faz o mesmo na tela Linhas do orçamento: Do catálogo → o item por pé → quantidade = os pés lineares. A superfície em pé² alimenta o Diamond Brite e o deck do mesmo jeito.
Não — nunca, em nenhuma dessas telas. Todo passo repete "Nenhum preço nesta tela, nunca. O escritório precifica depois que você manda." O escritório precifica o orçamento depois, na tela Linhas.
Para quem parou o orçamentista numa piscina. Toque em Novo na hora, preencha nome, telefone, e-mail, endereço do serviço e o que pediram, depois Criar e medir — abre direto em Medir e escolher. O cadastro do cliente nasce provisório: só vira cliente de verdade se ele aprovar o orçamento.
Toque em Mandar ao escritório no passo 5 — antes é preciso ter escolhido pelo menos um material ou escrito um recado. A tela vira só leitura e o orçamento entra na lista de Orçamentos do escritório marcado como Do campo, pronto para alguém abrir Linhas e definir o preço.
O que tem no pé de equipamento desta piscina, um por um: Bomba, Aquecedor, Sistema de sal, Automação, Filtro e Blower. Uma piscina pode ter mais de um do mesmo tipo — até 4 bombas, 2 aquecedores — e a linha mostra quantos já estão cadastrados. Dono e escritório veem e mantêm a ficha inteira dentro do cartão da piscina, na ficha do cliente, na seção Equipamentos, e são os únicos que podem alterar ou remover qualquer coisa. O técnico e o supervisor de campo veem uma versão mais curta, o cartão Equipamento desta piscina na tela da casa, onde só podem ACRESCENTAR o que falta — veja as perguntas do técnico logo abaixo. A foto do equipamento também é a que entra no orçamento de um reparo futuro.
Enquanto um equipamento está na garantia, ele mostra um “Em garantia até …” verde com a data. O time inteiro vê, técnico incluído — nunca o dinheiro. A data vem da garantia digitada no equipamento, ou da compra que o dono ligou a ele com Adicionar compra. Só o dono vê também onde foi comprado, o nº da invoice do fornecedor e o recibo; sem compra ligada, o dono vê Adicionar registro de compra.
Só dono e escritório — para o técnico esta linha exata nunca fica clicável na ficha do cliente (a tela dele para acrescentar equipamento é outra — veja abaixo).
Pode. Vários tipos se repetem na mesma piscina — até 4 bombas (bomba do filtro, bomba dos jatos de um spa anexo, bomba da cascata, bomba da borda infinita) e 2 aquecedores, por exemplo. Automação, Sistema de sal e Blower continuam um cada, e o Filtro também continua um por piscina — uma piscina comercial com dois tanques é cadastrada como dois espelhos d'água separados, não como dois filtros numa piscina só.
Só a partir do 2º do mesmo tipo — com uma bomba só não tem o que diferenciar. A partir daí o nome é obrigatório, não opcional: o app não abre a câmera nem deixa Salvar enquanto ele estiver vazio — mostra "Dê um nome a este Aquecedor." (ou Bomba, Sistema de sal, o tipo que estiver faltando) até você preencher. Os nomes precisam ser diferentes dentro do tipo naquela piscina (maiúscula/minúscula não conta como diferente). Os chips de sugestão aparecem embaixo do campo Nome: bombas — Bomba do filtro · Bomba dos jatos · Bomba da borda infinita · Bomba da cascata · Bomba auxiliar; aquecedores — Aquecedor da piscina · Aquecedor do spa. Toque num deles e ele preenche o campo. Um nome já usado naquela piscina aparece apagado (cinza), mas você pode sempre digitar o seu. A lista de equipamentos do técnico (só leitura) também mostra os nomes, para os dois técnicos saberem qual é qual.
O soprador de ar que faz as bolhas do spa — o 6º tipo de equipamento, ao lado de Bomba, Aquecedor, Sistema de sal, Automação e Filtro. Funciona igual aos outros: uma foto do equipamento, uma foto da etiqueta (opcional), Marca/Modelo/Série/Garantia.
Sim, quando já existe foto da etiqueta: toque em Ler da etiqueta. Ela preenche Marca, Modelo e Número de série SÓ nos campos ainda vazios, cada um marcado com confiança alta, média ou baixa — nada é gravado até você tocar em Salvar. Ela nunca sobrescreve o que você já digitou.
A IA reconhece e não preenche nada: "Isso é o cartucho do filtro, não o filtro. Fotografe a etiqueta no corpo do filtro, ou digite o modelo." O cartucho não tem dado nenhum útil — quem tem é a placa no corpo do filtro, quando ainda dá para ler.
É comum em equipamento antigo, porque o sol apaga a etiqueta primeiro que tudo. Só digite o modelo: digitar é o caminho normal aqui, não um substituto, e a foto O equipamento continua valendo sozinha para o orçamento. Pule a foto da etiqueta.
Elas não pesam igual. A foto O equipamento — afastada, com os canos e conexões no quadro — é a que decide o orçamento de um reparo futuro: mostra se a conexão é de rosca ou colada (colada significa cortar o cano para trocar). A foto A etiqueta é um bônus, só vale a pena quando ainda dá para ler.
Na linha do Filtro em Equipamentos — o campo se chama Tipo de filtro: Areia, Cartucho, DE · grids ou Não definido. É o mesmo campo do cartão Filtro e sal, então definir em qualquer um dos dois lugares atualiza os dois. O tipo de filtro decide o nome do lembrete anual de troca que aparece na rota (Troca do filtro, do cartucho ou dos grids) e se o técnico é perguntado sobre o pó de DE depois de lavar — veja [filtro].
No mesmo lugar de sempre: ficha do cliente → cartão Filtro e sal → Registrar lavagem ou Registrar troca do filtro (aparece como Registrar troca dos grids / Registrar troca do cartucho conforme o tipo de filtro). A linha Filtro em Equipamentos usa os mesmos campos de modelo e tipo de filtro — preencher em qualquer uma das duas telas atualiza as duas — e registrar a troca continua zerando o aviso dos 11 meses e também registra uma lavagem do filtro naquela data.
As duas fotos são apagadas junto. No caso do Filtro, o modelo e o tipo de filtro continuam na piscina — pertencem ao cadastro da piscina, não só a esse registro — então remover só apaga as fotos e os dados de marca/série. Para um equipamento com nome (bomba ou aquecedor), remover libera aquele nome para ser usado de novo.
Pode, desde esta versão — mas só para ACRESCENTAR o que falta, nunca para editar ou apagar. Na tela da casa (veja [casa]), o cartão Equipamento desta piscina mostra o que já está na ficha, só leitura, e oferece Adicionar equipamento para o tipo que ainda falta: Bomba, Aquecedor, Sistema de sal, Automação ou Blower. O Filtro não aparece ali — veja a próxima pergunta. Quando um tipo já está na ficha, o técnico não consegue adicionar um segundo do mesmo tipo nem mexer no que já existe; isso continua sendo do escritório. Nenhum preço, dado de cliente ou nota do escritório aparece nesta tela.
Porque alterar ou apagar um registro que já está na ficha é trabalho do escritório, de propósito — a tela do técnico só deixa ACRESCENTAR o que falta, nada além disso. Se o técnico percebe um erro (marca errada, modelo errado, número de série errado), o caminho é o de sempre: avisar o escritório, que corrige pela ficha do cliente.
Marca e modelo do filtro moram no cadastro da própria piscina, não na lista de equipamentos — e esse cadastro é só do escritório por razões que vão além desta tela, já que ele também carrega os dias de rota, o código do portão e a suspensão da piscina. Por isso os cinco tipos do técnico continuam sendo Bomba, Aquecedor, Sistema de sal, Automação e Blower; o filtro continua sendo trabalho do escritório na ficha do cliente — veja em [clientes] "Como eu mudo a frequência de lavagem do filtro de uma piscina?" e "Como eu registro a troca anual do filtro?".
Só antes de ela ser salva pela primeira vez. Depois que a foto O equipamento está na ficha, só o escritório pode trocá-la, pela ficha do cliente — a tela do técnico preenche uma foto que ainda está vazia, a mesma regra de "só acrescentar, nunca sobrescrever" do resto da tela.
Não. A tela dele só consegue INSERIR uma peça que está faltando — não há como, por ali, mudar uma marca, um modelo, uma foto ou um número de série já salvos, e não existe botão de apagar em lugar nenhum. Tudo o que o escritório já cadastrou ou conferiu continua tão seguro quanto antes desta versão, e o motor aplica a mesma regra mesmo que alguém tente pela API direto.
Esta versão ainda não mostra isso na linha. De qualquer forma, a garantia vale: o técnico só consegue acrescentar um tipo que ainda está vazio, nunca mexer no que já existe — então nada que o escritório cadastrou pode ser sobrescrito por um técnico, seja qual for dos dois que acrescentar o resto.
Mensagens é a caixa de entrada de todo texto que o ZapRoute mandou a um cliente e do que o cliente respondeu — A caminho, Serviço feito com o link da foto, e as respostas — uma conversa por cliente. Só dono e escritório; o técnico nunca vê essa tela. Não confunda com Config. de mensagens (menu ⋮ → Empresa, a chave Não/Teste/Sim — antes se chamava "Mensagens ao cliente") nem com Recados (escritório ↔ técnico). Desde a atualização Telas, Mensagens também tem uma segunda aba, Comunicados, para mandar uma mensagem a vários clientes de uma vez, por e-mail, por texto ou pelos dois — veja o tópico Comunicados. O dono também tem uma terceira aba, Ex-clientes, para as ofertas de retorno por e-mail — veja o tópico Ex-clientes.
As mensagens de texto (SMS) já funcionam. Toda empresa começa com elas Desligadas: ligue abaixo, primeiro em Teste. O e-mail, a caixa de entrada e o link da foto continuam funcionando como sempre.
Mesmo caminho seguro do e-mail: Desligado → Teste → Ligado.
Duas, ligadas por padrão assim que o cliente autoriza: A caminho (quando o técnico sai da casa anterior) e Serviço feito com foto (quando a foto da limpeza chega — um link, não a foto em si). Dá para desligar cada uma para a empresa toda em Config. de mensagens, ou por cliente na ficha dele.
Não. A caminho só sai quando o técnico tira a foto da limpeza na rota de hoje — é o sinal de que ele está saindo daquela casa para a próxima. A foto lançada pelo escritório em Lançar foto nunca manda esse texto — nem na rota de hoje, nem quando o dono lança uma casa da própria rota: essa foto chegou por WhatsApp ou e-mail, e ninguém está saindo daquela casa agora. Substituir uma foto (pelo técnico ou pelo escritório) também nunca manda, e nem a foto de uma visita de outro dia — o escritório lançando uma foto atrasada, ou a fila do celular entregando depois a foto de ontem. Essas ainda podem mandar o Serviço feito ao cliente daquela piscina — no máximo uma vez por casa por dia — e aí o texto diz o dia do serviço ("serviced on Mon, Sep 21") em vez de dizer que foi hoje. Com nome de empresa muito longo, o primeiro texto automático a um celular encurta o dia ("serviced on 9/21") ou o tira, e se ainda não couber corta o nome da empresa com "..." — ele sempre leva o "Reply STOP to opt out", qualquer que seja o tamanho do nome. Os textos seguintes mantêm o dia e cortam o nome.
Na ficha do cliente, seção Celular (SMS): adicione o Celular, depois escolha como ele consentiu — Verbal, Formulário, Respondeu YES ou Importado. Sem celular e sem consentimento gravados, o ZapRoute nunca manda texto para esse cliente, seja qual for a chave da empresa.
Nada a fazer. O ZapRoute cuida sozinho: Mensagens de texto desliga para esse cliente na hora. O primeiro texto automático (A caminho ou Serviço feito) que o celular de cada cliente recebe da sua empresa já vem com "Reply STOP to opt out" — também depois do período de Teste e quando o celular do cliente muda. Os textos que o escritório escreve (comunicados, respostas, lembretes) também levam quando são o primeiro texto àquele celular: a tela avisa, o contador já conta os 23 caracteres do "Reply STOP to opt out." e o texto que só caberia sem ele é recusado como longo demais — nunca sai sem ele. Ele desfaz respondendo START.
A caminho e Serviço feito estão incluídos no seu plano. Qualquer texto a mais — lembrete, comunicado ou a sua própria resposta em Mensagens — custa US$ 0,02 por texto, mostrado em Config. de mensagens ("12 extra × $0.02") e na sua próxima fatura. O horário silencioso (8h–20h por padrão) nunca cobra mais, e não guarda nada para depois: fora dele, o texto automático é descartado e o texto do escritório (resposta, lembrete, comunicado) não é enviado.
Só dentro da janela do Horário silencioso da Config. de mensagens (só dono) — das 8h às 20h por padrão, no fuso da sua empresa. Escolha o começo em Das e o fim em Até: os textos saem da hora do começo até a hora do fim, e na hora do fim em ponto a janela já fechou. Até vai até 24:00 (meia-noite), para textos até o fim do dia. O começo tem de vir antes do fim: senão o Salvar mostra "O início do horário permitido tem de ser antes do fim." e nada muda. A mesma janela vale para os textos automáticos, as suas respostas, os lembretes e os comunicados por texto. Um comunicado só por E-mail e os lembretes por e-mail não têm janela: saem a qualquer hora. Um comunicado por Texto ou Os dois enviado fora da janela é recusado inteiro: nada sai — nem texto, nem o e-mail do Os dois — e nada é enviado depois. Mande por E-mail agora, ou mande o texto de novo dentro da janela.
Sim — abra a conversa, escreva na caixa de resposta e toque em Enviar SMS; ou toque em Sugerir com IA primeiro para rascunhar uma resposta que você ainda pode editar. Nada sai sozinho — o escritório sempre aperta enviar. Se for o primeiro texto àquele celular, o "Reply STOP to opt out." vai no fim: a caixa de resposta avisa e o contador já o conta (o rascunho da IA vem mais curto para caber).
Só dono e escritório — ela carrega telefone e conteúdo das mensagens do cliente. Nunca aparece no menu do técnico, e o motor recusa a rota direto (403) se alguém tentar chegar por outro caminho.
Mensagens (esta tela) é o histórico da conversa — o que saiu, o que voltou. Config. de mensagens (menu ⋮, só dono) é a configuração: a chave Não/Teste/Sim, o horário silencioso e quais dos dois textos automáticos estão ligados. Recados é uma tela separada, sem relação, para mensagens entre escritório e técnico.
Abra Mensagens e toque na aba Ex-clientes (só o dono). Ela lista os clientes que você cobrava e que pararam — pelo seu histórico do QuickBooks ou, sem QuickBooks, os clientes que você parou de cobrar no ZapRoute (eles aparecem um mês inteiro depois) ou desativou sem nunca ter cobrado. Também dá para chegar por Relatórios › Histórico de receita: em Clientes no tempo, com Ex-clientes ligado, toque em Reconquistar ex-clientes.
Ordene pelo total faturado, pela saída (mais recente ou mais antiga primeiro), pelo nome, pela cidade, pelo ZIP, pelo tempo como cliente ou pelo que pagava. Filtre por cidade, ZIP, quanto gastou, quando saiu, se tem e-mail, ofertas anteriores e tipo (manutenção ou só reparo). A "saída" é o mês do "Ex-cliente desde": um mês inteiro fechado sem fatura.
Sim — cada cliente tem o seu preço. Marque quem recebe a oferta e digite o preço na coluna Preço da oferta; o que ele pagava (a última mensalidade e a média) fica ao lado, e o preço de depois da oferta começa com o que ele pagava. Digitar um preço já marca a linha, e Tab ou Enter vai para o próximo. Os preços ficam salvos enquanto você digita, então dá para parar e terminar depois. Revisar um a um mostra um cliente por vez — passa pela lista filtrada e pula quem não pode receber — com o preço da oferta, o preço de depois, o primeiro nome e o idioma do e-mail, e a prévia com o preço daquele cliente. Mesmo preço para vários… só preenche quem está sem preço, a não ser que você escolha trocar. Nenhuma oferta sai sem preço, e o preço oferecido continua na linha depois do envio.
Depois dos preços, toque em Próximo: a mensagem. Escolha Nos primeiros (meses) e Válida até, confira a mensagem e as versões em espanhol e português, e use Prévia completa para ver o e-mail de cada cliente com o preço dele e o preço de depois da oferta. Se você mudou o inglês, a IA rascunha o espanhol e o português quando você abre cada um: leia e toque em Marcar como revisado. Mande um teste para você e toque em Enviar para {n} clientes. Até 50 e-mails por dia. Passou de 50, o resto espera: no dia seguinte, toque em Enviar para {n} clientes em Ofertas enviadas. Dá para mandar um lembrete, uma vez, a partir de 7 dias depois da oferta. As ofertas de retorno estão sendo ligadas uma empresa por vez: enquanto a sua não estiver ligada, Trazer do QuickBooks, os rascunhos da IA, o teste e o envio ainda não funcionam — peça para a gente ligar.
Quem não tem e-mail, ainda é cliente no ZapRoute, se descadastrou ou pediu para parar, teve o e-mail devolvido, desligou os e-mails, está marcado Não quero de volta… ou tem o mesmo e-mail de um cliente já marcado. Um cliente nunca recebe duas ofertas seguidas: a próxima espera passarem 30 dias e a última vencer (o único lembrete faz parte da mesma oferta). As ofertas saem só por e-mail. Cidade, ZIP e e-mail de quem só está no QuickBooks vêm do QuickBooks: toque uma vez em Trazer do QuickBooks.
No ⋮ da linha, toque em Não quero de volta…. A pessoa sai de toda lista de reconquista até você tocar em Permitir ofertas de novo. O motivo é opcional e só você e o escritório veem — nunca vai para o cliente.
A oferta de retorno tem três etapas: Clientes e preços (a aba Ex-clientes), Mensagem e Revisar e enviar; Ofertas enviadas guarda cada oferta que você mandou. Só o dono. A chave dos e-mails da Config. de mensagens vale aqui também: com Não nenhuma oferta sai, e com Teste o envio é um ensaio: até 25 vão só para a caixa de teste da empresa, nenhum cliente recebe e a oferta continua sem enviar. Quando um cliente volta pelo preço da oferta, a piscina dele mostra o preço de retorno e até quando; um mês antes do fim, a Mesa do escritório mostra isso ao dono e ao escritório com Mudar para {price}/mês (o preço de depois da oferta) e Manter {price}/mês — o preço nunca muda sozinho.
Um e-mail da sua empresa, com “Oferta especial” no topo, o preço dele, os meses, a data e o preço depois da oferta. Pode contar do ZapRoute: a foto depois de cada limpeza (só se os seus e-mails aos clientes estiverem ligados) e a página da piscina dele, com um exemplo marcado como exemplo. Se ele saiu quando você já usava o ZapRoute, o e-mail diz “Como trabalhamos hoje” em vez de “O que mudou desde que você saiu”. O rodapé tem o seu endereço e o link para parar de receber ofertas. As respostas vão para o seu e-mail de contato.
Seus clientes aceitaram só textos de serviço, e o número do ZapRoute é aprovado para avisos de serviço. Oferta por texto precisa de consentimento escrito para marketing, então a oferta de retorno vai só por e-mail.
Abra Mensagens › Ex-clientes › Ofertas enviadas: cada linha mostra o preço que você prometeu e o preço de depois da oferta. Toque em Reativar por {price}/mês (cliente no ZapRoute) ou Cadastrar por {price}/mês (cliente só no QuickBooks: o nome, o e-mail e o endereço são lidos do QuickBooks na hora). Reativar por {price}/mês põe o preço da oferta na piscina na hora (com duas piscinas ou mais, você divide) e abre a ficha do cliente; Cadastrar por {price}/mês abre o Novo cliente com o Valor mensal da oferta. Depois, defina os dias e a lavagem do filtro. No modo QuickBooks, troque também a fatura recorrente no QuickBooks. Se a pessoa pediu para não receber mais ofertas, toque em Pediu para não receber ofertas na linha dela.
A tela onde o dono e o escritório veem o que os clientes acharam depois de uma visita — nota em estrelas e comentário — e quais vizinhos pediram um preço pelo programa de indicação. Menu ⋮ → Clientes → Avaliações e indicações. Nada aqui chega ao técnico nem ao supervisor de campo: a nota que o cliente dá ao trabalho nunca aparece para quem fez o serviço.
Nada extra é enviado: o convite aparece na página da foto que todo cliente já abre depois da visita — sem e-mail novo, sem SMS novo, sem custo por cliente.
Não. O Google proíbe mostrar o link de avaliação só para quem você espera que dê nota boa — convidar de um jeito diferente conforme o humor do cliente pode derrubar o Perfil da Empresa. Todo cliente vê o convite idêntico, no mesmo lugar, não importa que nota ele acabe dando.
As estrelas são o seu retorno privado. Elas nunca mudam o que o cliente vê.
Tocar numa estrela só pinta ela — nada é enviado ainda, e tocar em outra estrela troca a escolha, com uma frase embaixo avisando isso. Só o botão Enviar N estrela(s), que aparece logo abaixo, envia a nota; depois de enviar, abre uma caixa perguntando "Tem algo para consertar, ou alguém para agradecer?" — para qualquer nota, de 1 a 5. É o mesmo fluxo de dois toques em qualquer nota, de propósito (veja a próxima pergunta).
Depois que ele manda o comentário, se você colou o link de avaliação do Google, a página mostra também "Share this on Google too?" (quer compartilhar no Google também?) com o que ele escreveu e o botão "Copy it and open Google" (copiar e abrir o Google): o botão copia as palavras dele e abre a sua página de avaliação no Google, onde o cliente escolhe as estrelas e cola. Se ele não escreveu nada, o botão diz só "Open Google". É igual para qualquer nota, de 1 a 5, e nada vai para o Google se ele mesmo não publicar — o ZapRoute não consegue publicar avaliação no Google por ninguém.
Não, e isso não é uma configuração para ligar — é como a página foi construída. A caixa de comentário abre depois de QUALQUER nota enviada, de 1 a 5, com o mesmo texto e o mesmo botão. Tratar uma nota baixa de outro jeito — mesmo que seja só perguntando algo diferente — é exatamente o "review gating" que o Google proíbe; veja "Posso mandar o convite de avaliação só para os clientes satisfeitos?" acima.
⋮ → Config. de mensagens → Pedir avaliação no Google → Seu link de avaliação do Google. Só aceita um link de avaliação real do Google (g.page, maps.app.goo.gl ou search.google.com) — qualquer outra coisa é recusada com um aviso. Toque em Ver a página, no fim da mesma tela, para abrir no navegador a página da foto exatamente como o cliente vê — com o que está na tela, mesmo antes de salvar, e uma foto de exemplo. Dá para tocar nas estrelas e nos botões: nada é enviado nem gravado.
Duas configurações ficam ao lado do link: Convidar de novo depois de (dias entre um convite e o próximo, para um cliente semanal não ser convidado toda semana) e Só a partir da visita número (um cliente novo não é convidado no primeiro dia). Parar depois que ele avaliar — ligado por padrão — pula quem já clicou e foi ao Google.
Na mesma tela Config. de mensagens, em Programa de indicação: ligue e, se quiser, escreva O que o cliente lê — uma linha de recompensa por indicar um vizinho (deixe em branco e a página só pede a apresentação, sem recompensa). Ligue Me avisar quando chegar uma indicação para receber um e-mail assim que um vizinho pedir um preço.
A recompensa é você quem honra — o ZapRoute só lembra na ficha do cliente; ele nunca aplica um desconto nem mexe em fatura.
Ela fica marcada com borda vermelha aqui, em O que os clientes disseram, até alguém resolver — uma nota de 4 ou 5 estrelas não pede nada de você, aparece só para sua tranquilidade, não é uma tarefa. Abra, leia o comentário, ligue para o cliente se precisar, e toque em Marcar como resolvida; o selo muda e a borda vermelha some.
Só dono e escritório — o servidor bloqueia qualquer outro papel. A tela soma os últimos 30 dias: páginas da foto abertas, clientes que avaliaram, a média, quantos foram ao Google, notas baixas ainda sem resposta e indicações (com quantas viraram cliente). Uma indicação anda entre Nova → Orçada → Virou cliente (ou Perdida) conforme você atualiza.
Abra Empresa → Dados da companhia (só o dono; o escritório vê, mas não muda). Tudo o que você já salvou vem preenchido: Nome da companhia, o endereço em quatro partes (Rua e número, ou PO Box, Cidade, Estado, ZIP), Telefone, E-mail de contato, Site, o seu Logo e a Cor da marca. Mude o que precisar e toque em Salvar alterações — só o que você mudou é salvo; campo que você não tocou fica como estava. Se você sair com algo sem salvar, o app pergunta antes. O logo fica salvo assim que você envia. E-mails e ofertas já enviados ficam com os dados antigos — menos o logo, que muda neles também (e some se você remover). Os links de estimate e as páginas do cliente mostram os novos assim que você salva — até nos estimates que você já mandou. O endereço sai nos seus estimates e no rodapé das ofertas de retorno, que não saem sem o endereço completo (pode ser PO Box). O telefone e o site saem nos seus estimates. Quando o cliente responde a um dos seus e-mails, a resposta vai para o e-mail de contato — e os pedidos da sua página de indicação também.
Dá — Telefone (opcional) fica no formulário de Novo usuário, logo abaixo do e-mail. É o número para o escritório ligar, não algo que o cliente veja. A pessoa já está cadastrada? Abra ela na lista de usuários e edite o Telefone ali; salva sozinho e a lista diz "Telefone salvo". Deixar em branco não muda nada — é opcional, e nenhuma parte do aplicativo depende dele.
Se for alguém da equipe, peça para a pessoa usar Esqueci minha senha na tela de entrada, com o mesmo e-mail — sai um novo link, que vale por 1 hora. Vale o mesmo para o convite que venceu: os convites valem por 7 dias. Se for o seu próprio e-mail de confirmação, de quando você criou a conta da empresa, entre com o seu e-mail e a sua senha e toque em Reenviar e-mail de confirmação no quadro âmbar "Confirme seu e-mail primeiro" — logo depois do cadastro, a tela Confira seu e-mail também tem Reenviar o link.
Não pelo app nesta versão: o papel é escolhido na criação da conta e a lista de Usuários não tem editor de papel. Se a pessoa precisa de outro papel, escreva para support@zaprouteapp.com — nunca desative e recrie a conta (o e-mail é único e o histórico fica com a conta).
Na lista de usuários, toque na pessoa → desativar (com confirmação). Ela não entra mais até ser reativada. Regras de segurança: escritório não mexe em conta de dono, e ninguém desativa a si mesmo nem muda o próprio papel.
Na lista de usuários, toque nas setas de transferência no cartão dele. Escolha quem recebe, todas as casas ou só algumas, e confira o resumo antes de aplicar — a mudança é definitiva e vale a partir da próxima rota. Visitas, fotos e milhas passadas ficam com o técnico antigo. Num dia em que o técnico que recebe já tem ordem salva, cada casa entra no melhor lugar dessa ordem, e a revisão mostra isso embaixo da casa, como "Qua · Entra como #7, entre 1420 Palm Way e 2210 Ocean Drive" — os números finais, porque as casas entram uma de cada vez. Num dia sem ordem salva, a ordem das paradas re-aprende sozinha (ou otimize com um toque), e a revisão não mostra linha. Aplicar transferência põe as casas ali e tira as casas da ordem salva do técnico antigo. Se alguém salvou a ordem daquele dia nesse meio-tempo, a mensagem que aparece depois lista cada casa cujo lugar mudou, com o lugar real. Uma casa cujo endereço não está no mapa vai para o fim daquele dia com a etiqueta âmbar Fora da ordem salva — foi para o fim, e aparece na Mesa do escritório em Fora da ordem salva até você pôr a casa no lugar no Montador de rotas e salvar.
Fica, nas mudanças que importam. O ZapRoute guarda uma trilha — quem e quando — de toda mudança de papel de usuário, de usuário desligado, de valor mensal da piscina, de técnico dono da casa, das chaves da empresa que fazem o sistema falar com o cliente (e-mails ao cliente, mensagens de texto, "estou a caminho", "serviço feito", modo da química, convites de avaliação e de indicação) e da ordem de paradas salva de uma rota. É escrita sozinha, ninguém edita nem apaga, e ela nunca sai da sua empresa. Não há tela para ela nesta versão — escreva para support@zaprouteapp.com se precisar ler.
Tudo que o sistema manda por e-mail aos clientes finais: o e-mail de prova e o aviso automático "sua piscina foi atendida" após cada limpeza. Menu ⋮ → E-mails ao cliente (só o dono).
As mensagens de texto têm chave própria nesta mesma tela, em Mensagens de texto (SMS) — esta chave dos e-mails não liga nem desliga os textos.
Com a chave dos e-mails em Teste e as mensagens de texto em Sim, um comunicado de Os dois manda o texto para o celular dos seus clientes de verdade — só o e-mail vai para a caixa de teste.
Com a chave dos e-mails em Não, um comunicado de Texto sai mesmo assim — esta chave barra só os e-mails.
Sim. O que vale é o tipo com que a visita termina. Quando a foto mostra a piscina limpa e a IA muda a visita para Piscina limpa, o aviso sai com essa foto — por e-mail e, se as mensagens de texto estiverem ligadas, por SMS também. O mesmo vale quando o técnico substitui uma foto e a nova é a da piscina limpa. A IA só troca o tipo entre Piscina limpa, Teste químico e Filtro lavado (Retrolavagem no filtro de areia), e só com certeza de 80% ou mais. Sal, choque, follow-up, problema, reparo e Não atendida nunca mudam de tipo pela foto — ficam como foram registrados. No app atual, fora do modo Obrigatório, o técnico não escolhe mais entre esses três: quem escolhe é a foto. Quando a IA não tem certeza, a visita fica Teste químico, marcada IA sem certeza para o técnico conferir — e Teste químico não manda aviso. A foto da fita de teste nunca vai ao cliente, seja qual for o tipo da visita. O aviso sai no máximo uma vez por casa por dia: foto extra ou substituída, ou uma segunda limpeza lançada na mesma casa no mesmo dia, nunca manda um segundo — e foto repetida (a mesma imagem já registrada, fora a cópia que o dono ou o escritório tirou de circulação em outra casa) nunca manda nenhum.
No modo Teste, é para lá que tudo vai. Use o seu próprio e-mail para ver exatamente o que os clientes receberiam antes de ligar de verdade.
Em Empresa → Dados da companhia, no bloco da marca: envie o seu logo (PNG ou JPG, até 2 MB) e escolha a Cor da marca. Eles aparecem no topo de todo e-mail ao cliente — o aviso automático de serviço, o e-mail de prova e os comunicados — nos seus estimates e no portal do cliente. Sem logo, os e-mails mostram o nome da companhia. Esta tela tem um atalho para lá.
Quem decide é o bloco O que seus clientes veem, nesta mesma tela. Três linhas são travadas, e a tela diz o porquê:
As outras quatro são sua escolha: Lavagem do filtro, Sal aplicado, Choque e Retorno. Desligar uma tira a foto E a linha do serviço da página do cliente, do portal do cliente e do e-mail de serviço feito — e o dia que teve só esse serviço sai da lista. A prévia embaixo do cartão mostra a mudança na hora em que você vira a chave.
Todas as fotos continuam no ZapRoute e no seu escritório. Isto muda só a página do cliente: nada é apagado, e o técnico continua obrigado a tirar foto em toda parada, como sempre.
Porque ela é a entrega, não um extra. O que o ZapRoute promete ao seu cliente é "aqui está sua piscina, limpa, no dia que você pagou" — sem essa foto não sobra prova nenhuma, só a palavra. Vale o mesmo para Problema e Reparo: sem a foto do problema, um orçamento é só um número. Por isso essas três ficam ligadas e o teste químico fica desligado, escolha você o que escolher.
Caminho seguro para começar: Não → Teste (acompanhe alguns dias) → Sim.
Dados da companhia: o dono muda; o escritório vê, sem poder mudar, e continua usando Importar clientes e Abrir a configuração inicial no fim da tela. Técnico, supervisor e orçamentista não veem.
Enviar ao QuickBooks: só o dono liga, escolhe os itens do QuickBooks e cria faturas; o escritório vê a lista e a revisão.
Custo dos serviços: custos de compra, fornecedores, nº da invoice do fornecedor, recibos e o lucro do serviço são só do dono. Escritório, supervisor e orçamentista veem só a data da garantia — no estimate novo e no cartão da ordem. O técnico vê só “Em garantia até …” no equipamento.
Regra de ouro do ZapRoute: mensalidade, receita e estimate nunca aparecem para técnico ou supervisor — nem nas telas, nem nos reparos. O servidor bloqueia, não é só a tela que esconde. O mesmo vale para o grupo Dinheiro (saldos, cobranças e pagamentos, desde a versão 3.21): ele nem aparece no menu de técnico ou supervisor, e o servidor bloqueia qualquer tentativa de acesso direto.
Logado: menu → Minha conta → Mudar senha → nova senha (mínimo 8 caracteres) duas vezes → salvar. Vale a partir do próximo login.
Abriu o link depois de 1 hora? A tela de entrada mostra "Este link não vale mais" — digite seu e-mail e toque de novo em Esqueci minha senha para receber outro. Se o e-mail não aparecer, confira o spam ou escreva para support@zaprouteapp.com. A mensagem de confirmação é sempre a mesma, exista ou não a conta — é proteção de privacidade.
É proteção contra invasão: depois de 5 erros seguidos o Entrar espera 60 segundos (o botão mostra a contagem). O e-mail de "esqueci minha senha" também tem limite de pedidos por hora. Errou de verdade? Espere a contagem ou use Esqueci minha senha com calma.
A sua senha está certa, mas o e-mail da conta da empresa que você criou nunca foi confirmado. Abra o e-mail que mandamos no cadastro, toque no link e depois volte e toque em Entrar de novo.
Não achou? Olhe no spam, ou toque em Reenviar e-mail de confirmação no quadro âmbar: um link novo vai para o e-mail digitado e uma mensagem verde confirma ("Enviado. Confira a caixa de entrada e o spam e depois entre."). Depois o botão espera 30 segundos para poder ser tocado de novo, e o mesmo e-mail pode pedir um link novo até 3 vezes por hora. Se o e-mail não pôde ser enviado, uma faixa vermelha avisa — escreva para support@zaprouteapp.com.
Esse quadro nunca conta como senha errada, então não trava o Entrar. Digitou o e-mail errado? Troque e o quadro some. Uma conta de empresa cujo e-mail nunca é confirmado, e que ainda não tem clientes, piscinas nem visitas, é apagada depois de 7 dias do cadastro — aí é só se cadastrar de novo.
Menu → Minha conta → Idioma → English, Português ou Español. A opção "Idioma do celular" volta a seguir o aparelho. A escolha fica salva neste aparelho.
Para dentro de Minha conta. O grupo CONTA passou a ter três coisas — Minha conta, Ajuda e Sair — e o resto da sua conta desceu um degrau. Toque em Minha conta e você encontra a senha, o idioma do app e, no fim da tela, num bloco vermelho chamado Zona de perigo, a opção de apagar.
O motivo é simples: no computador o ⋮ do rodapé da barra lateral abria para cima, então o mouse pousava no *último* item da lista — e o último item era "Apagar a conta da empresa". Um escorregão da mão começava uma exclusão. Agora nada nesse menu faz coisa que não se desfaça: o pior que um clique errado causa é você sair, e é só entrar de novo.
"Senha, idioma e apagar agora moram em Minha conta."
Depende de quem você é, e os dois caminhos estão dentro de Minha conta, no fim da tela, no bloco vermelho Zona de perigo — não no menu (uma sobra hoje: no computador de tela larga, o ⋮ da Minha rota ainda mostra esse item no fim da lista):
Apagar meu acesso vale na hora em que você confirma — não tem os 30 dias nem como cancelar: seu acesso some, o app sai da conta e os donos recebem um e-mail. Para voltar depois, o dono ou o escritório cadastra você de novo em Usuários com o seu e-mail — você entra como usuário novo; as visitas antigas continuam como "Former technician".
Você nunca precisa escrever para o suporte para apagar uma conta — é feito dentro do app (a única exceção: o dono que sai de uma empresa que tem outro dono).
Três coisas, nesta ordem:
A data exata aparece escrita na tela antes de você confirmar, e de novo no e-mail que você recebe.
Quando o apagamento termina de verdade, cada dono recebe um último e-mail: "... foi apagada". Ele só sai depois que tudo foi mesmo apagado — se o apagamento falhar naquele dia, nenhum e-mail sai e ele tenta de novo no dia seguinte. Cancelar também manda um e-mail: "... não será mais apagada".
De dois jeitos, a qualquer momento dentro dos 30 dias:
Cancelar traz a empresa inteira de volta, exatamente como estava. Se você ainda estava no teste grátis e ele não tinha acabado, o teste volta, até a data em que ia terminar. Se você já pagava, a assinatura não volta sozinha: a conta fica só de leitura até você assinar de novo, em Empresa › Assinatura.
É de propósito. Ele só acende quando as duas coisas são verdade: o nome da empresa digitado igualzinho ao que aparece na tela (espaço e maiúscula não contam, o resto conta) e as duas caixas marcadas. Um nome quase certo — "Emanuel Pools" em vez de "Emanuel Pools Corp" — mantém o botão apagado. Nada é enviado, nada quebra.
Só o registro fiscal do que você pagou para nós: registros de assinatura e pagamento — valor, data, imposto — guardados por 7 anos, como a lei dos Estados Unidos exige. Nenhuma foto, nenhum endereço, nenhum nome de cliente, nenhum dado de piscina, nenhuma rota. Ninguém entra nisso e não é usado para mais nada.
Suas fotos ficam guardadas em dois lugares — o nosso armazenamento principal e uma cópia de segurança no Google Cloud — e os dois são apagados no dia 30, não só o principal. O Google mantém uma cópia recuperável por até 7 dias depois disso; é uma proteção contra erro nosso, ninguém do ZapRoute consegue ler, e passados esses dias ela some de vez.
Não — apagar é para sempre. Cancele a assinatura (Empresa › Assinatura). A conta continua, só de leitura, e tudo que você tem ainda está lá quando você voltar.
Fica com a empresa, e isso é de propósito: visitas, fotos e leituras de química são a prova de serviço da empresa, e tirá-las quebraria fechamentos e cobranças de meses atrás. Onde aparecia seu nome, o app mostra "Former technician" (técnico anterior) — o rótulo fica em inglês em qualquer idioma do app. O que some: seu acesso, seu nome e seu telefone.
Se o celular ainda tem visitas ou fotos esperando para subir (Enviar agora), envie antes — depois que o seu acesso some, elas não chegam mais à empresa.
O app vai dizer quantas casas você ainda tem hoje e pedir que você termine a rota primeiro — essas casas ficariam sem ninguém. O botão de seguir mesmo assim continua ali; a decisão é sua, não do app. O dono recebe um e-mail de qualquer jeito, com o número de casas que faltavam, para poder passar a rota para outra pessoa.
Se você é dono, esse item não aparece para você — o dono só vê Apagar a conta da empresa, mesmo com um segundo dono na empresa. Se você é o único dono, é de propósito: apagar o próprio acesso deixaria a empresa sem ninguém no comando e com uma assinatura rodando, então seu caminho é Apagar a conta da empresa. Se há outro dono e você quer sair sem apagar a empresa, escreva para support@zaprouteapp.com — não use Apagar a conta da empresa, isso apaga a empresa inteira.
Normal depois de muito tempo logado. Entre de novo com e-mail e senha.
Fale com o dono da empresa — só ele (ou o escritório) reativa contas.
Tente de novo em instantes. Se persistir, avise a gestão da empresa.
Sem sinal ela fica na fila e sobe sozinha (veja "Sem sinal"). Com sinal e erro no banner, o motivo aparece escrito — corrija ou chame o escritório.
Escreva para support@zaprouteapp.com — em inglês, português ou espanhol. Diga sua empresa, seu e-mail de acesso e o que aconteceu (uma foto da tela ajuda muito).
Ela não devia precisar rolar. Num celular com a fonte do sistema maior, ou com o "Tamanho da tela" do próprio aparelho aumentado, a tela de entrar tira sozinha a frase da marca e os três selos e encolhe o logo para abrir espaço — o campo de e-mail, o de senha e o botão Entrar nunca encolhem. Ainda não coube? Diga a support@zaprouteapp.com o modelo do seu celular.
Na tela de entrar, ao lado do endereço do site, embaixo — aparece algo como "3.51.0 (build 105)".
Na maioria dos erros, sim — desde que o aplicativo esteja atualizado. Quando o aplicativo dá erro, ele manda um aviso técnico curto para a equipe do ZapRoute: o tipo do erro e a mensagem dele, em que parte do aplicativo aconteceu, a versão do aplicativo e se é Android, iPhone ou a web. Não vai foto nem a sua lista de clientes. Antes de o aviso sair, são apagados os endereços de e-mail, os telefones com código de área e os códigos privados dentro de links (o código de um link do portal, de foto ou do estimate, os tokens de login e os parâmetros depois do "?"). O resto do texto do erro vai como está — um endereço de site comum, por exemplo, vai inteiro, e um telefone sem código de área também. Mandar o aviso não mostra nada na sua tela e não muda nada no funcionamento do aplicativo. O aviso só vai com você logado; sem sinal, ele simplesmente se perde. Ele chega à equipe do ZapRoute, não ao escritório da sua empresa. O que ele não pega: o celular fechar o aplicativo sozinho, ou uma tela que só para de responder, sem erro. No Android e no iPhone, as versões antigas do aplicativo não mandam nada — mantenha o aplicativo atualizado pela loja. Se algo continua acontecendo, escreva para support@zaprouteapp.com contando o que você estava fazendo — ainda é o jeito mais rápido de consertar.
Só a faixa de cor no topo. Desde esta versão, os três levam a mesma faixa azul-marinho com o título em branco, igual a todas as outras telas do aplicativo — nenhuma função deles mudou.
É o Zappy, o mascote do ZapRoute — o raio da marca com dois olhinhos. Ele é o botão de ajuda: fica na barra de cima de toda tela, no lugar onde estava o botão "Ask ZapRoute", e tocar nele abre o Ask ZapRoute. Os olhos seguem o seu mouse pela tela (no celular, o último toque), e ele pisca, boceja depois de dois minutos parado e gira de vez em quando. Nas telas da rota e da casa do técnico ele dorme, de propósito: ali a tela é trabalho. Com "reduzir movimento" ligado, ele fica quieto — só a piscada continua.
De propósito — cerca de 90 palavras, o suficiente para o próximo passo, não o manual inteiro. Precisa do passo a passo completo? Toque em Abrir tópico da ajuda no fim da resposta.
Porque o Ask sabe o seu papel. Técnico, supervisor de campo ou orçamentista que pergunta por algo que é do dono ou do escritório — um preço, um saldo, mudar uma casa de dia, mandar e-mail a um cliente — recebe uma linha dizendo quem faz, nunca o passo a passo. O dono pode tudo no aplicativo, então o dono sempre recebe o passo a passo. O escritório também recebe, menos no que este manual diz que é só do dono; ali a resposta manda pedir ao dono.
No Montador de rotas, escolha o técnico e a quinta, busque a casa em Adicionar a quinta e toque nela. Na janela Já em sexta, escolha Visita extra só em … — a data é a próxima quinta, a mesma dos reparos do Montador de rotas. A casa entra no melhor lugar com a etiqueta visita extra · só … · Sex continua; arraste se quiser e toque em Salvar rota de … (o botão leva o nome do dia que você está editando). A sexta continua igual, a ordem salva da quinta não muda, e depois daquela quinta a visita extra sai da rota sozinha. No dia, o técnico vê a casa no lugar que você escolheu, com a etiqueta visita extra, e registra como sempre. Para desistir antes: o ✕ na linha (o app pergunta antes) e Salvar rota de …, ou Rotas ao vivo → o dia → o técnico → ⋮ da casa → Mudar dia / técnico → Tirar a visita extra. A visita extra conta como visita (fotos, histórico, o e-mail ao cliente se a empresa manda) e como mais uma parada no Lucro por piscina, mas nunca é cobrada sozinha: para cobrar, Saldos → o cliente → Cobrança / crédito. Se ninguém for, ela conta como visita perdida, como qualquer parada agendada.
A opção só aparece quando a casa não é daquele dia da semana. Casa que já está na quinta com outro técnico é cobertura de um dia, não visita extra: use Mudar dia / técnico → Só nesta data nas Rotas ao vivo.
O escritório pôs uma visita a mais nessa casa só nesta data, no Montador de rotas. Ela já está na sua lista, no lugar certo — registre como qualquer parada; não precisa usar Visita extra (outra casa). O dia fixo da casa continua como sempre, e essa visita extra não volta na semana que vem.
Trinta dias, sem cartão. Sua rota fica pronta na manhã seguinte.
ZapRoute organiza el día a día de las empresas de piscinas: ruta diaria por técnico, prueba de servicio por foto (la IA marca el tipo de visita) y panel de gestión — todo en una sola aplicación.
En iPhone, desde el App Store; en Android, desde Google Play — busca "ZapRoute" o toca los botones al pie de zaprouteapp.com. También puedes usar ZapRoute en el navegador de cualquier celular o computadora, en app.zaprouteapp.com, con la misma cuenta y los mismos datos.
Usa el correo y la contraseña de tu cuenta. La gestión de tu empresa crea la cuenta; la contraseña siempre es tuya — la defines con el enlace que llega a tu correo.
Si fuiste tú quien creó la cuenta de la empresa y todavía no confirmaste el correo, la app no entra: muestra un recuadro ámbar, "Primero confirma tu correo", con el botón Reenviar correo de confirmación — mira la sección Contraseña, más abajo.
¿No tienes la contraseña a mano? Toca Recibir enlace por correo: te enviamos por correo un enlace y un código de 8 dígitos. En el teléfono, escribe el código; en una computadora, toca el enlace.
No. Deja Recordar mi correo encendido (ya viene encendido) y el correo aparece lleno la próxima vez. Para la contraseña, deja que tu teléfono o navegador la guarde cuando lo ofrezca — así entrar es un toque. Y si no cierras sesión, la app sigue conectada.
La invitación llega por correo; el enlace abre antes una página de ZapRoute — toca Continuar y la aplicación abre en la pantalla "define tu contraseña". La invitación es válida por 7 días y se puede usar una sola vez — después, la página avisa que venció: usa Olvidé mi contraseña en la pantalla de entrada con el mismo correo (ese enlace es válido por 1 hora). Si no llegó, revisa el spam, o usa Olvidé mi contraseña en la pantalla de entrada con el mismo correo — se envía un enlace nuevo. O toca Recibir enlace por correo en la pantalla de entrada. ¿Sigue sin llegar? Escribe a support@zaprouteapp.com.
Inglés, portugués y español. Sigue el idioma del teléfono; para cambiarlo, abre Mi cuenta (en el menú) → Idioma.
En el primer acceso del dueño, la aplicación abre la Configuración inicial: un paso a paso con los datos de la compañía (logo y color incluidos), el primer cliente o la importación de tu lista, y los próximos pasos. Puedes omitirla y volver después — la tarjeta Configuración arriba del panel muestra lo que falta — siete pasos, en este orden: datos de la empresa, clientes, tu base y tu auto, Aplicar tu primera ruta, Registrar la primera visita con foto, tu equipo y tu logo. Se cierra cuando están hechos, o toca Terminar después. Empresa → Datos de la compañía → Abrir la configuración inicial reabre el paso a paso cuando quieras.
Sí. El paso del equipo cuenta como hecho cuando usted es la única persona en la cuenta y al menos una piscina está asignada a usted — el cartel pasa a decir Usted es el equipo. Solo queda abierto mientras no haya ninguna piscina suya en la cuenta, porque ahí realmente todavía no hay nada configurado. Agregar a una segunda persona también cierra el paso, como siempre.
En la Configuración inicial, elige Migrar de otro sistema y envía tu archivo (.csv o .xlsx). Te mostramos qué columna leímos como qué, tú corriges ahí mismo lo que salió mal, y las piscinas entran. Una dirección ya registrada nunca se duplica: puedes enviar el archivo de nuevo sin miedo. El capítulo completo — incluso qué hacer cuando tu archivo no tiene columna de día de servicio, que es el caso normal — está en Traer tu lista.
Las empresas nuevas empiezan en Opcional — el técnico registra la prueba química sin esperar la lectura, y escribir los valores a mano sigue siendo opcional. Cambia el modo cuando quieras en menú ⋮ → Química del agua.
Lo primero como técnico: configurar Mi base y camioneta (menú ⋮) — sin eso tu ruta no muestra millas ni costo de gasolina.
La importación trae tus clientes y piscinas desde otro sistema — Skimmer, Pool Brain, Jobber, Housecall Pro, Service Autopilot, QuickBooks — o desde una planilla tuya. Vive en la Configuración inicial: menú ⋮ → Datos de la compañía → Importar clientes. Puedes correrla las veces que necesites; una dirección ya registrada nunca se duplica. ¿Prefieres no hacerlo tú? Envía tu lista de clientes — cualquier planilla sirve — a support@zaprouteapp.com y la importamos por ti, sin costo. La importación queda lista en 1 día hábil. En la Configuración inicial, paso 3 (Trae tus clientes), y en la lista de Clientes vacía, Importar por mí hace lo mismo desde la app — adjunta el archivo y marca la autorización.
Sí. En la pantalla de importación, debajo de las tres fuentes, está No tengo archivo. Pegue sus casas en esa caja, una por línea — directo de sus notas, de un mensaje, de donde estén.
Cada línea puede tener nombre y dirección, o solo la dirección. Ponga un tab, una coma o dos espacios entre los dos y lo entendemos. Una línea como 123 Main St, Boca Raton, FL 33432 se lee como una dirección entera, no como nombre más dirección — una dirección que empieza con número de casa nunca se parte en su primera coma.
Una línea sin nombre no entra, y la pantalla le dice cuántas son antes de guardar nada. Es a propósito: el nombre del cliente es por donde ZapRoute empareja a sus clientes con QuickBooks, así que un cliente llamado “123 NE 45th St” nunca emparejaría y su cobranza se rompería sin avisar. Agregue el nombre en esas líneas y lea la lista de nuevo.
Aquí no existe el paso de mapeo de columnas — las dos únicas columnas son las que usted acaba de escribir. Va directo a la vista previa, y nada se guarda hasta que presione Continuar.
Las direcciones se buscan en el mapa al importar. Cuando una se encuentra solo de forma aproximada — normalmente porque falta la ciudad — se lo decimos en esa línea. La piscina entra igual, pero el pin puede estar en otra calle: abra la ficha de la piscina y complete la dirección antes de armar la ruta.
No necesita todas sus piscinas hoy. Empiece con cinco y mañana por la mañana ya verá su ruta. La caja para pegar se queda donde está — vuelve y agrega el resto cuando quiera.
El archivo trae su lista: nombre del cliente, dirección de la piscina, días de servicio, técnico, valor mensual, teléfono, correo, apodo de la piscina, código o nota del portón, sal, tipo de cuerpo de agua y estado — un cliente marcado como inactivo o en pausa entra suspendido, fuera de la ruta. Se leen dos columnas más sin volverse campos: la dirección de facturación, usada solo cuando falta la dirección de servicio, y una columna de frecuencia, leída para poder avisarle cuando una piscina no es semanal.
Lo que el archivo no trae:
Nada de esto le impide empezar. Usted empieza con la lista y la ruta; el resto entra mientras trabaja.
No. Manda el archivo tal como lo exportó tu sistema anterior. Leemos los títulos de las columnas, te mostramos lo que entendimos, y tú lo corriges en la pantalla. Nada de lo que cambies ahí toca tu archivo — solo cambia cómo leemos este.
Aparece siempre, ya lleno, entre enviar el archivo y la vista previa. Muestra:
Cambias un selector y leemos el archivo de nuevo con tu elección. Cuando esté todo bien, un toque en Continuar.
Cambiar aquí no toca tu archivo. Solo cambia lo que yo leo de él.
Funciona. Nombre y Dirección aceptan más de una columna, unidas en el orden en que aparecen en el archivo: First Name + Last Name sale como un solo nombre; Street + City + State + ZIP sale como una sola dirección. Por eso el archivo de Skimmer entra entero — Skimmer exige el nombre partido en dos columnas. Pool Brain exige lo contrario, el nombre completo en una sola columna, y eso también funciona. Los dos líderes se contradicen, así que ninguna lista de títulos de columna podría estar bien para todos — y justamente por eso tú lo corriges en la pantalla.
No. El mapeo queda guardado en tu empresa, así que el próximo archivo del mismo tipo ya abre mapeado. Un toque pasa. Y la pantalla dice qué columnas vinieron de ahí — mira las dos preguntas de abajo.
Por la marca tú lo corregiste, en teal, al lado del nombre del campo. Aparece solo en las columnas que están como las dejaste la última vez, y aparece en las dos listas: en ASÍ LO LEÍ y en NO VOY A IMPORTAR — decir "no importes esta columna" también queda guardado. Justo debajo del nombre del archivo, una tarjeta teal resume cuántas son: "3 columnas ya las sabía — lo corregiste en el archivo anterior". Una columna sin la marca es una suposición nuestra, leída de su título en este archivo. Si no hay ninguna columna recordada — tu primer archivo, por ejemplo — la tarjeta ni aparece.
La marca de esa línea sale al instante, porque la columna ya no está como la habías dejado; las demás siguen marcadas. Tu elección nueva pasa a ser la memoria: en el próximo archivo es la que abre lista, y ahí sí lleva la marca. No hay botón de "olvidar todo", y no hace falta — cambiar el selector ya lo regraba.
Esas piscinas entran sin ruta, y lo decimos en rojo, con el número de piscinas. Nunca adivinamos un día por ti. Cuando termina la importación, un botón te lleva al Armador de rutas, donde marcas el día de todos en una sola pantalla — más rápido que escribir un día de la semana en cada fila de una planilla. Ahí esperan en la lista Sin ninguna ruta, cada una con su Mejor encaje — el técnico y el día en que suma menos millas.
! Una piscina sin día no tiene ruta mañana por la mañana, hasta que la repartas en Armador de rutas.
Es el caso normal, no la excepción. Leímos la exportación de seis productos: en Skimmer el día es un Route Assignment aparte, en Pool Brain el día pertenece a la ruta y no al cliente, Jobber exporta una frecuencia ("Weekly", "Every two weeks", "Monthly"), Housecall Pro una fecha suelta, Service Autopilot el nombre de un Master Schedule, y QuickBooks no trae ningún campo operativo. Casi todos llegan sin día de la semana — y el Armador de rutas es donde se dibuja la semana.
No. Una piscina que entra sin día está esperando ruta, no es solo de reparación: aparece en Sin ninguna ruta en Armador de rutas y en Piscinas sin ninguna ruta en el Escritorio, cada una con su Mejor encaje. La vista previa de la importación marca esas filas con "sin día → sin ninguna ruta". Para las que solo atiendes por reparaciones, toca Solo reparación en el ⋮ de la fila en Armador de rutas — un toque en cada una, y salen de la lista. La importación en sí no tiene columna de solo reparación.
No. Las palabras de frecuencia — Monthly, Weekly, Biweekly, EOW — se leen como frecuencia, nunca como día, y la fila lo dice. Hasta esta versión "Monthly" se adivinaba como Monday por sus tres primeras letras, sin decir nada: una piscina atendida una vez al mes se volvía una parada de todos los lunes. ZapRoute visita cada semana, así que una piscina que trae una frecuencia se queda solo con su día de la semana.
5.000 filas en un archivo. Un archivo más grande abre igual, y un aviso arriba de la vista previa dice cuántas filas tiene y cuántas entran esta vez — manda el resto en un segundo archivo.
El guardado va en lotes de 120 filas, un lote por vez, con el contador en la pantalla ("240 de 700 filas"). Ese ritmo es el trabajo en sí, no una espera que escondemos: cada dirección nueva se consulta una vez, así que 700 piscinas tardan unos minutos. Deja la pantalla abierta hasta que el contador termine.
No. Cada lote se guarda apenas termina, así que lo que entró se queda, y la pantalla dice cuántas filas ya están guardadas. Toca Continuar para mandar el resto.
Mandar el mismo archivo de nuevo es seguro. La piscina que ya está registrada — misma dirección y mismo Apodo — se salta, y su dirección no se consulta una segunda vez. Lo peor que pasa es que esas filas aparezcan en la lista de saltadas, que es exactamente lo que significa "ya registrada".
Los dos casos sirven. Leemos la pestaña que parece la lista de clientes y decimos arriba cuál leímos; y decimos en qué fila encontramos los títulos de las columnas, porque todo lo que está arriba de esa fila se ignora.
Solo se lee una pestaña. Cuando otras pestañas también tienen filas, el aviso nombra cada una con su número de filas — "Quedaron fuera (filas en cada una): Ruta B (190), Ruta C (190)" — y, si son listas de clientes, queda en la lista roja, porque esas filas no van a entrar. Para traer las otras, guarda cada una de esas pestañas como un archivo (en Excel: abre la pestaña y usa Archivo → Guardar como → CSV) e impórtalo después; una piscina ya registrada nunca se duplica. Una pestaña de instrucciones también se nombra, pero en ámbar — con ella no se pierde ningún cliente.
No. La columna que tiene valores pero el título en blanco aparece por la letra de Excel — columna B (sin título) — en NO VOY A IMPORTAR, con el usar como… como cualquier otra, y en la lista que abre Elegir una columna en la tarjeta roja. Así la columna del día de servicio que quedó sin título todavía se puede señalar. El aviso de arriba la nombra igual. Una columna en blanco sin ningún valor queda fuera — no trae nada. Una columna sin título nunca se recuerda para el próximo archivo, porque la memoria va por el título.
Se vuelven un cliente con dos piscinas — la piscina se une al cliente por el nombre, lo que está bien para el dueño de dos casas y mal para dos familias llamadas Maria Garcia. La vista previa avisa antes de guardar nada: N filas se llaman "…", contando el archivo entero. También avisa cuando una fila trae una piscina nueva para un nombre que ya es cliente en ZapRoute: esa piscina va a la ficha que ya existe. Si son personas distintas, cambia uno de los nombres en tu archivo y envíalo de nuevo.
Sale. Descargar planilla modelo entrega la planilla en el idioma en que está la aplicación — inglés, portugués o español — con dos filas de ejemplo llenas. Sus columnas son Nombre, Dirección, Días, Técnico, Precio mensual, Teléfono, Email, Sal, Apodo, Gate y Tipo.
Las filas que se van a crear, y dos listas separadas abajo, cada una con su propia cuenta:
No se crea nada hasta que toques Continuar.
Un archivo que no es una lista de clientes — un reporte de movimientos de QuickBooks, por ejemplo — puede generar decenas de miles de avisos. Las dos listas tienen límites separados, así que una lista larga de avisos nunca empuja fuera una fila que NO va a entrar: Filas que NO van a entrar nombra hasta 5.000 filas, y Avisos muestra los primeros 1.000. Cuando una lista llega a su límite, una línea al final dice cuántos quedaron fuera, y el número en el título de la lista ya los cuenta. Las filas ámbar que quedaron fuera de la lista entran igual, cada una perdiendo solo el campo que nombra su aviso. Más de 5.000 filas que no van a entrar suele querer decir que el archivo no es tu lista de clientes — revisa que exportaste el archivo correcto.
Tiene que coincidir con un usuario ACTIVO de la empresa que atiende ruta — técnico, dueño o supervisor — por el nombre completo, o por el primer nombre cuando solo uno coincide. Quien no coincide queda sin técnico (un aviso lo dice), y luego aparece como Sin técnico en Armador de rutas. Diario en la columna Days significa todos los días de la semana.
La de servicio, siempre — la casa está donde está la piscina, no donde llega la factura. Un aviso arriba de la vista previa lo dice cuando las dos columnas están en el archivo.
Hasta esta versión no había preferencia alguna: ganaba la columna de dirección que viniera primero. Un archivo exportado de QuickBooks solo trae Billing Address, así que la casa nacía en un apartado postal — y nada avisaba. Peor: una LLC con tres piscinas y una dirección de facturación importaba una; las otras dos caían como dirección repetida.
Corre igual — ninguna fila se salta por eso. La casa nace en la dirección de facturación, y un aviso en esa fila te lo dice, porque una dirección de facturación suele ser un apartado postal o una oficina y la piscina está en otro lado.
Entonces, antes de armar la ruta: abre la piscina en la ficha del cliente y corrige la dirección a donde está la piscina de verdad. La ruta se dibuja a partir de esa dirección, así que una casa dejada en un apartado postal manda a tu técnico a la calle equivocada.
Si puedes agregar una columna Service Address al archivo antes de importar, hazlo — te ahorra la corrección.
Sobrevive, siempre que la columna Apodo las distinga ("Piscina" y "Spa", "Unidad A" y "Unidad B"). Así es como sale de Skimmer un condominio con piscina y spa, y hasta esta versión la segunda fila se descartaba con un aviso que decía "dirección repetida" — que se lee como "duplicado, no perdí nada" cuando acababas de perder una piscina que facturas.
La columna Tipo no hace ese trabajo. Se lee, y define qué existe en la dirección — Piscina, Spa o Piscina + spa —, pero no entra en la cuenta de distinguir las filas. Dos filas con la misma dirección y el mismo Apodo se tratan como la misma piscina aunque una diga Piscina y la otra Spa. Si tu archivo las separa solo por el tipo, pon un nombre en la columna Apodo antes de importar.
Dos filas realmente iguales — misma dirección, mismo apodo — se siguen saltando, porque eso sí es un duplicado. El aviso ahora dice que la fila no fue importada, con esas palabras.
Dos filas en la misma dirección con nombres de cliente distintos y nada en el Apodo que las distinga — un dúplex, una casa adosada, una segunda unidad — no son un duplicado. La segunda sigue quedando fuera (dos casas en el mismo punto del mapa duplicarían la parada), pero el aviso nombra a los dos clientes y dice qué hacer: poner la unidad en la dirección, o ponerla en la columna Apodo (Unidad B), y enviar el archivo de nuevo.
Lo entiende, y ahora importa los cinco días. Hasta esta versión leía exactamente dos — lunes y viernes — sin decir nada. En una piscina comercial de Florida, donde la frecuencia es parte del contrato, eso es dejar de ir tres veces por semana a un club.
La importación abre el intervalo y avisa que lo abrió, en esa fila, para que lo revises. Funciona con guion, con "to" y con "a": Mon-Fri, Monday – Friday, Mon to Fri, Lun a Vie. Una lista con comas sigue siendo una lista: Lun, Vie son dos días, no cinco.
Sí — es la columna Type. Escriba una de cuatro cosas en cada fila: Pool, Pool + spa, Spa only o Fountain (en español y portugués también sirve — "Piscina y spa", "Solo spa", "Fuente"). Pool + spa crea dos cuerpos de agua en un solo paso; Spa only hace que la casa sea un spa (se la llama así en la ruta, en los informes y en el informe del cliente); Fountain nace con la prueba química no obligatoria. Atención: los rangos de la química son de la empresa, uno solo para todas las piscinas — todavía no cambian por tipo de cuerpo de agua, así que un spa caliente puede salir marcado como ALTO en la temperatura contra el rango de piscina. Una celda vacía — o una palabra que no reconocemos — entra como Pool, con un aviso en esa fila. Nunca adivinamos un spa ni una fuente por usted. La plantilla que usted descarga ya tiene la columna.
Antes de que corra la importación, el paso ¿Quién atiende estas piscinas? (paso 4 de 5) pide elegir: Yo mismo — todas ellas, Un técnico se queda con todas (tú eliges quién), Usar la columna Technician de mi archivo o Decidir después en Armador de rutas. Quien trabaja solo se salta este paso — todo queda en su propia ruta. La importación ocurre en cuanto terminas el paso.
La pantalla Todo listo lo dice. Si alguna piscina sigue sin técnico, una tarjeta ámbar muestra Asignarlas en Armador de rutas — no hay ruta mañana para esas piscinas hasta que las repartas.
La piscina entra suspendida: existe, con su ficha, y no está en la ruta de nadie. Un aviso dice el nombre de cada una. Cuando el cliente vuelva, basta con reactivar la piscina desde la ficha del cliente.
En la última pantalla. Cada fila saltada aparece con su nombre o su dirección y el motivo — una dirección que ya está en ZapRoute, un cliente que no se pudo crear, un nombre de técnico que no es usuario aquí. Solo la cuenta no te deja arreglar nada, así que escribimos el motivo al lado de cada una.
La pantalla principal del técnico: las casas de hoy, en el orden correcto, con todo lo que necesita atención ya señalado.
Sola. Abre la aplicación y la ruta de hoy ya está en pantalla, en orden de atención. La tarjeta azul de arriba muestra el progreso (casas hechas), las millas y el tiempo de manejo — y, con base y camioneta configuradas, el costo aproximado de gasolina del día.
Es cuántas paradas piden hoy el panel completo — las lecturas de cada cierto tiempo, como CYA, dureza, alcalinidad y sal —, con la cuenta por lectura justo debajo ("CYA 5 · CH 4 · ALK 4 · SALT 1 — lleva esos reactivos"), para que sepas qué reactivos poner en la camioneta. Cada una de esas paradas lleva la marca Panel · con lo que hay que medir ahí. Una piscina nueva muestra Primera visita · panel completo, en ámbar: pide el panel entero en su primera visita, sin alarma para la oficina. La cuenta se hace en tu celular y funciona sin señal.
El nombre del cliente como título, con el apodo al lado cuando la piscina tiene uno, y la dirección debajo. Etiquetas como "Falta test químico" ahora van en minúscula (solo la primera letra en mayúscula) y saltan de línea en vez de cortarse.
No. La tarjeta muestra "Sal registrada · limpieza todavía pendiente" — la sal sola nunca cierra la parada. Registra la limpieza con foto para cerrar la casa.
La oficina puso esta casa en tu ruta solo en esta fecha. movida del Vie dice el día de donde vino (es una casa del viernes); cubriendo dice que es de otro técnico y hoy la estás cubriendo tú. Las dos pueden venir juntas: movida del Vie · cubriendo. Por eso viene al final de la ruta, después de las casas del día. Atiéndela como siempre, con foto. No tienes que hacer nada para que vuelva: pasada esa fecha, la casa vuelve sola a su día y a su técnico de siempre.
Donde la oficina la puso — muchas veces entre dos de tus paradas, no necesariamente al final de la ruta. Aparece en tu lista y en el Mapa con su propio número, en el orden del día, y la atiendes como cualquier otra casa. Si la oficina la puso en un lugar hoy con tu ruta ya empezada, entra después de la última casa que ya terminaste hoy — nunca detrás de ti. Si la oficina solo le dio el día, y ese día tiene orden guardado por la oficina, ZapRoute la pone en ese orden sola, en el mejor lugar para cada semana — así que, en la ruta de hoy, puede aparecer antes de una casa que ya terminaste: búscala en la lista. En un día sin orden guardado, va al final de la lista. La casa que todavía cae al final con la etiqueta Fuera del orden guardado — va al final se explica en la pregunta siguiente.
La casa está en tu ruta hoy, pero no está en el orden que la oficina guardó para este día de la semana — casi siempre una casa importada, una casa cuya dirección no está en el mapa, o una que recibió este día antes de esta actualización. La app no adivina su lugar: pone la casa al final de la lista, y la etiqueta lo avisa. Así que aquí la lista no es el orden en que manejas. Antes de registrar un servicio, confirma que la tarjeta que abriste es la casa donde estás. La tarjeta siguiente de la lista puede ser otra casa. No tienes que cambiar nada. La oficina pone la casa en su lugar en el Armador de rutas, y la etiqueta desaparece cuando guarde. Si optimizas tu ruta y tocas Aplicar este orden, el orden nuevo incluye la casa y la etiqueta también desaparece.
Toca la flecha azul de la tarjeta. Google Maps abre en modo auto con la dirección como destino.
No la marcas a mano: registra el servicio con foto en la pantalla de la casa y el ✅ aparece solo. Sin foto no hay visita — la regla número uno de ZapRoute.
El test químico de hoy. La limpieza está registrada, pero esta piscina espera el test del mismo día, y ninguna visita tuya aquí hoy tiene foto del test ni lectura. Registra un servicio con la foto de la tira o del kit — la IA lo nombra Prueba química — y la casa se pone verde sola. Aquí solo cuentan tus visitas: un test que otro técnico registró hoy en esta casa no la pone en verde en tu ruta. Una piscina donde el químico lo maneja otra empresa (club houses) puede ser dispensada por la oficina — en el formulario de la piscina, No exigir test químico aquí.
No. Cuando la foto muestra la piscina, la IA cambia la visita a Piscina limpia — pero las lecturas que escribiste siguen en esa visita, y una visita con al menos una lectura cuenta como el test químico del día, sea cual sea su tipo. La casa ya no queda ámbar por falta de test. Las pantallas de la oficina siguen la misma regla: Rutas en vivo, el Escritorio, Informes y la alerta de 21 días.
No. Esa visita pasa a valer dos veces: es la limpieza del día, porque la foto muestra la piscina limpia, y es la prueba química del día, porque tiene lecturas. La casa se pone verde sin otra visita. Una visita que la IA cambió a Piscina limpia sin ninguna lectura es solo limpieza: la casa sigue esperando la prueba química del día.
Desliza la lista hacia abajo para recargar. Sin conexión, la aplicación muestra la última ruta guardada en el teléfono (una franja ámbar avisa) — ver "Sin señal".
El botón con el ícono de ruta de arriba abre la optimización (Zappy, al lado, es el botón de ayuda), y la pestaña Mapa muestra el trayecto completo. Cada uno tiene su propio tema en este manual.
No debería, y desde la versión 3.61 no lo es. La app se mide en cuatro tamaños de letra — el normal y tres más, hasta el máximo que Android ofrece en accesibilidad — y tiene que aguantar todos. Si usted aumenta la fuente y ve texto saliendo por el borde, una palabra partida a la mitad o un nombre desapareciendo, eso es defecto nuestro, no una configuración equivocada suya: mande una captura. En la ruta del día, los botones Navegar y Foto están en el pie de la tarjeta, con el nombre escrito — con letra grande bajan uno debajo del otro en vez de apretar el nombre del cliente.
Tocar cualquier casa de la ruta — pendiente o hecha — abre siempre la misma pantalla: lo registrado hoy, las fotos y los botones para registrar y corregir.
Se registró un servicio hoy, pero la foto nunca llegó al servidor (señal débil, o el teléfono no pudo guardarla en la cola sin conexión). Sin la foto la visita no cuenta — la casa sigue abierta. Abre la casa: la visita sin foto aparece en rojo — toca Agregar foto para completar la prueba en esa misma visita. Si la foto se perdió en la cola del teléfono, el elemento queda visible en rojo con Tomar la foto de nuevo. Nada se descarta en silencio.
Si tu empresa deja la química en Obligatorio, o tu app es de una versión antigua, la pantalla todavía pregunta ¿Qué hiciste? con los siete tipos — elige uno y después toma la foto.
La foto decide, en los tres servicios de rutina. Cuando la foto sube, la IA le da a la visita el nombre Piscina limpia, Prueba química o Filtro lavado (Contralavado en el filtro de arena), solo cuando tiene una certeza del 80% o más. La tarjeta del servicio muestra entonces por la IA, y tienes 30 minutos para corregirlo con Corregir tipo, contados desde que la foto sube: sin señal, la tarjeta muestra Servicio y esperando señal — "La IA lo nombra cuando suba la foto." — y los 30 minutos solo empiezan cuando sube. Cuando la IA no está segura, o está caída, la visita queda en Prueba química con La IA no está segura, que no cierra la casa ni avisa al cliente: revísala y corrige el tipo si hace falta. Una foto que no es nada de eso sigue yendo al Escritorio. Sal, choque, seguimiento y problema siguen siendo tuyos, en ¿Otro servicio?; la reparación y No se pudo hacer no cambian. La oficina corrige el tipo cuando quiera, sin plazo, y Registrar foto en la oficina sigue eligiendo el servicio. En el modo Obligatorio de la química, y en las versiones antiguas de la app, la pantalla todavía pregunta ¿Qué hiciste? — allí eliges el tipo, como antes.
Se quitó: el producto ya no es obligatorio. ¿No le pusiste nada? Solo toca Enviar visita. ¿Le pusiste algo? Regístralo en Productos añadidos antes de enviar — la oficina solo sabe qué entró a la piscina por lo que registras. Los detalles están en el capítulo Química del agua.
No. Registra en Productos añadidos (prueba química o limpieza) solo lo que le pusiste a la piscina; si no le pusiste nada, envía igual — nada retiene Enviar visita por un producto, para ningún técnico. De la química, solo una lectura que tu empresa hizo obligatoria todavía retiene la visita.
Usa Registrar servicio y elige el tipo problema: la descripción es obligatoria, más la foto de lo que encontraste. Es un servicio registrado, no un rechazo — la casa recibe su ✅ y se pone verde igual que con una limpieza, y la oficina lo ve en el grupo Problemas abiertos del Escritorio, listo para convertirse en orden de reparación. No se pudo hacer es otro botón: solo para cuando NO pudiste hacer el trabajo (portón, perro, tormenta) — ese cierra la casa como NO ATENDIDA, en gris.
Abre la casa y toca No se pudo hacer. Toma una foto de lo que lo impidió — el portón cerrado, el perro, la tormenta; la foto es obligatoria. Elige el motivo (portón/código no abrió, perro suelto, piscina inaccesible, el cliente pidió saltar, tormenta/rayos, otro — con "otro" los detalles son obligatorios) y envía. La casa cierra el día marcada NO ATENDIDA, en gris: cuenta como hecha en la ruta, nunca se pone verde, y la oficina lo ve al instante con tu foto y el motivo. ¿Sin señal? Queda en la cola offline como cualquier visita. Si logras volver y registrar el servicio, el servicio manda y la casa se pone verde.
Usa Registrar otro servicio en la pantalla de la casa. Cada servicio es un registro separado, con el tipo correcto y su propia foto — los que necesites, en cualquier orden.
Sí. Corregir tipo vale durante 30 minutos, con el contador "faltan X min" en la tarjeta del servicio. Cuentan desde el registro — o, cuando dejaste el tipo a la foto (no elegiste ninguno; la tarjeta entonces dice por la IA o La IA no está segura), desde que la foto sube, así que una visita enviada sin señal también tiene sus 30 minutos. Ahí es donde atrapas un nombre equivocado de la IA. La foto tiene un reloj más largo: Sustituir (en la foto) — y Retirar foto, cuando la visita tiene dos o más — vale hasta una hora después de tu último servicio del día, y la tarjeta muestra la hora exacta ("Puedes corregir las fotos de hoy hasta las 14:41"). Agregar foto (otro ángulo) en el mismo servicio vale durante esos mismos 30 minutos. Después, solo la oficina corrige — cualquier foto, cualquier día. Una foto con la etiqueta En revisión (marcada por la IA) no te toca cambiarla ni retirarla: pídelo a la oficina, o corrige el tipo si el error fue en el tipo. Una foto correcta registrada en la casa equivocada no es una foto equivocada: no la cambies ni la retires — muévela (mira "Registré la foto en la casa equivocada. ¿La puedo mover?").
Sí, desde tu celular, cuando la foto se tomó en otra casa de tu ruta de hoy. En la pantalla de la casa, en la foto — donde está Cambiar la foto equivocada — toca Mover a otro cliente. La hoja muestra las casas de tu ruta de hoy cerca de donde se tomó la foto, la más cercana primero y con la distancia; en tu hoja la más cercana ya viene elegida — elige otra si no es esa y toca Mover. Tu hoja no tiene motivo que escribir: solo eliges la casa y tocas Mover. Si eliges una casa que no es la más cercana a donde se tomó la foto, la hoja pregunta antes de mover — Mover a 45 Palm Ave la lleva a la más cercana, Mover a 210 Bay Dr de todos modos a la que elegiste; nada se mueve hasta que tocas uno de ellos (mira la pregunta siguiente y "Mover a otro cliente preguntó '¿Moverla a …?' antes de mover. ¿Por qué?"). Mueve la foto, no la casa: ninguna casa cambia de día ni de técnico. Solo funciona cuando todo esto se cumple: la foto es tuya, es de hoy, tu plazo para corregir sigue abierto (hasta una hora después de tu último servicio del día, el mismo reloj de Cambiar la foto equivocada), y la foto tiene GPS que muestra que se tomó a no más de 300 m (unos 1.000 pies) de esa otra casa, que está en tu ruta de hoy. El botón solo aparece en tus fotos mientras tu plazo para corregir sigue abierto. Cuando la foto no tiene GPS, o no se tomó cerca de otra casa de tu ruta de hoy, la hoja dice cuál es el caso y que se lo pidas a la oficina — el dueño y la oficina mueven cualquier foto, cualquier día, a cualquier cliente. Una foto con la etiqueta En revisión también se mueve: una foto marcada por haberse tomado lejos de la casa es justamente el caso. Las lecturas que salieron de esa foto se van con ella, y el cliente correcto recibe el Servicio hecho cuando es limpieza (como máximo una vez por casa por día). No uses Retirar foto para esto: una foto retirada nunca llega al cliente correcto. El correo que ya salió al cliente de la casa equivocada no vuelve. Si eres el dueño y haces tu propia ruta en Mi ruta, Mover a otro cliente abre la ventana de la oficina: no viene elegida ninguna casa, hay que escribir el Motivo (obligatorio), y la casa más cercana se busca entre todas las casas de tu empresa, no solo en tus paradas — mira "Mover a otro cliente preguntó '¿Moverla a …?' antes de mover. ¿Por qué?".
Todavía no se movió nada: es la pregunta de la casa más cercana. Aparece cuando la foto tiene GPS y la casa que elegiste no es la más cercana a donde se tomó la foto, entre las paradas de tu ruta de hoy — aunque la diferencia sea pequeña. La lista desaparece y un recuadro ámbar muestra las dos distancias: "Tomada a 69 pies de 45 Palm Ave." y "¿Moverla a 210 Bay Dr, a 597 pies?". Elige uno de los tres botones. Mover a 45 Palm Ave mueve la foto a la casa más cercana. Mover a 210 Bay Dr de todos modos la mueve a la casa que elegiste — es el botón cuando estás seguro de tu elección. Atrás vuelve a la lista como la dejaste, con tu elección. No necesitas abrir Mover a otro cliente de nuevo ni pedírselo a la oficina.
Cuando la más cercana es la casa en la que ya está la foto, el recuadro dice "Tomada a 69 pies de 12 Oak St — donde ya está." y el primer botón es Dejarla en 12 Oak St: cierra sin mover nada. Tu hoja no tiene motivo que escribir. Este recuadro no es la alerta roja de la foto ("Esta foto se tomó a 50 pies de 45 Palm Ave, no en esta casa."), que aparece en la pantalla de la casa antes de abrir la hoja — el botón Mover a 45 Palm Ave de esa alerta abre la hoja con esa casa ya elegida.
Si eres el dueño y haces tu propia ruta en Mi ruta, Mover a otro cliente abre la ventana de la oficina: no viene elegida ninguna casa, hay que escribir el Motivo (obligatorio), y la casa más cercana se busca entre todas las casas de tu empresa, no solo en tus paradas — mira "Mover a otro cliente preguntó '¿Moverla a …?' antes de mover. ¿Por qué?".
Porque la IA mira las cinco primeras fotos de la visita, y eso es a propósito. Toda foto que usted toma queda guardada, es prueba y aparece en la tarjeta igual que las otras — de la sexta en adelante simplemente no se manda a la IA para clasificar. Nada se rechaza, nada se borra, y la parada cierra en verde del mismo modo. En un día normal esto ni ocurre: la visita más cargada que vemos tiene tres fotos. Solo aparece cuando alguien documenta un problema grande desde varios ángulos — y ahí las fotos mismas son el registro, que es lo que importa.
"Tome todas las fotos que necesite. La IA lee las cinco primeras; el resto sigue siendo prueba."
La inteligencia artificial revisa cada foto. En una visita que nombró la foto (la tarjeta dice por la IA), el nombre salió de esa foto: si la IA se equivocó de nombre, usa Corregir tipo. La alerta roja aparece en la tarjeta cuando una foto no coincide con el tipo registrado — ej.: marcaste Sal (bolsas) y mandaste foto de la piscina, o una foto agregada después con Agregar foto muestra otra cosa (la tira de prueba en una visita que la IA llamó Piscina limpia). Choque, seguimiento, problema y reparación no tienen foto esperada, así que nunca reciben la alerta. Corrige el tipo dentro de la ventana, si el error fue en el tipo. Si la foto en sí está equivocada, cámbiala dentro de la ventana — salvo que tenga la etiqueta En revisión: una foto marcada por la IA no te toca cambiarla, así que pídelo a la oficina, que cambia cualquier foto, cualquier día. La gestión ve la misma alerta.
Son las revisiones de seguridad del sistema:
Los avisos no bloquean el registro, pero la gestión los ve. La foto correcta TE protege: el reclamo de "nadie vino" muere al instante.
Si intentas salir con una foto sin enviar, la aplicación pregunta antes de descartar. Una foto enviada nunca se pierde — incluso sin señal (ver "Sin señal").
Sí. Debajo de Enviar visita, la tarjeta Equipo de esta piscina muestra lo que ya está en la ficha y le deja agregar lo que falta — Bomba, Calentador, Sistema de sal, Automatización o Blower (no el Filtro — ese lo registra la oficina). Tome la foto El equipo (aléjese y muestre las tuberías y conexiones) solo cuando todavía no haya una, escriba lo que pueda leer en la etiqueta y guarde. Usted solo puede agregar — cambiar o borrar lo que ya está en la ficha es trabajo de la oficina. Vea el capítulo Equipos para el cuadro completo.
Dentro de Registrar servicio, mientras ninguno de los cuatro de ¿Otro servicio? está marcado: aparece el bloque Química del agua con las lecturas, y el bloque Productos añadidos para los productos que usaste. La línea debajo de Foto del servicio dice "La IA lee la foto: tira de prueba, piscina limpia o filtro." Las lecturas vienen cerradas en una línea — Escribir lecturas (kit), "Opcional — la IA lee la tira" — porque la IA lee la tira siempre que la química del agua está encendida: tócala para escribir las del kit. Cuando la IA le da a la visita el nombre Piscina limpia o Filtro lavado, las lecturas y los productos siguen en esa visita y aparecen en Editar. En el modo Obligatorio la pantalla todavía pregunta ¿Qué hiciste? con los siete tipos: el bloque aparece al elegir Prueba química, y la línea debajo de Foto del servicio dice qué fotografiar para ese tipo. Si tu empresa no activó este recurso, esos bloques no aparecen. La piscina cuyo químico es de terceros (club houses) sigue sin pedir lectura.
"La lectura por IA está apagada para tu empresa. La foto se guarda como prueba, pero no aparecerán lecturas ni dosis. Pide al dueño que la active en Empresa → Química del agua."
Porque cada lectura tiene su propia frecuencia, definida por tu empresa: Cada visita, Cada N días (hasta 60) o Cuando haga falta. Las de cada visita están en CADA VISITA. Una lectura de cada cierto tiempo sube a MEDIR HOY, en ámbar, cuando llega su plazo; hasta entonces queda cerrada en la línea gris AÚN EN PLAZO, con su valor y hace cuántos días se midió — ábrela solo si quieres medir antes, y medir antes reinicia su plazo. Cuando vence una lectura, las que vencerían en esa piscina en los 7 días siguientes vienen juntas ("mismo viaje"). Las de Cuando haga falta nunca vencen ni se ponen ámbar: solo aparecen dentro de la línea gris.
ÚLTIMA (gris) es la última lectura registrada en esa piscina, con una flecha que muestra si subió, bajó o se mantuvo — es solo referencia, nunca se copia sola a la casilla HOY. HOY es lo que llenas ahora. Un punto verde significa que el valor está dentro del rango objetivo de tu empresa; la etiqueta ámbar ALTO o BAJO significa que está fuera — es información, no una alarma, y por sí sola nunca bloquea el envío (salvo que la oficina haya marcado esa lectura como obligatoria y siga vacía).
Oculto a propósito, hasta que registres el de hoy. Cuando vence una lectura que se mide cada cierto tiempo, sube a MEDIR HOY, en ámbar, diciendo cuánto hace que no se mide (por ejemplo "sin medir hace 35 d") — y sin el valor anterior. En cuanto tocas el valor de hoy, el anterior aparece al lado ("era 50 · 24 ago"). El motivo: con el número anterior en pantalla, es fácil tocar el mismo número otra vez solo para quitar el ámbar, y un resultado copiado de la visita anterior es la señal clásica de un registro inventado. Cloro libre y pH siguen con su ÚLTIMA de siempre — ahí muestra la tendencia.
Sí. Toca No medí hoy debajo de las lecturas en ámbar y elige el motivo — Sin reactivo, Sin tiempo u Otro: un toque vale para todas las lecturas en ámbar que quedaron vacías. Enviar visita nunca espera por esas lecturas. La oficina ve el motivo en el Escritorio, y la lectura se vuelve a pedir en la próxima visita. ¿Lo tocaste por error? deshacer lo revierte. El cloro libre y el pH siguen la regla de siempre: si la oficina los marcó como obligatorios, se tienen que llenar.
No. Desde la próxima visita se pide en cada visita, en CADA VISITA, con "cada visita hasta volver al rango" — hasta que una lectura caiga dentro del rango de tu empresa; entonces vuelve a su plazo normal. Nunca frena Enviar visita: si no se puede medir, toca No medí hoy. La oficina lo ve por la alerta de fuera de rango de siempre, en el Escritorio, cuando vuelve fuera de rango en la visita siguiente. Un CYA de 150, por ejemplo, suele tardar semanas en volver al rango, así que puede quedar en cada visita por un buen tiempo.
Porque todavía no hay nada registrado. Una piscina agregada después de que tu empresa puso una lectura en Cada N días pide todas esas lecturas en su primera visita — la parada muestra Primera visita · panel completo en la ruta y cada línea dice Primera lectura, en ámbar. No hay alarma: si no puedes medir, toca No medí hoy y nada va a la oficina. Las lecturas se siguen pidiendo como Primera lectura en las visitas siguientes, y la piscina solo entra en Paneles vencidos cuando pasa su plazo normal sin medición.
En general, no. La tira lee alcalinidad, dureza y CYA en cada visita — la IA la lee después de enviar — y cada una de esas lecturas reinicia su propio reloj, así que nunca vencen y nada se pone ámbar para ti. La excepción es una tira sin ese cuadrito: la tira de 4 cuadritos (AquaChek 4-in-1) no tiene dureza; si tu empresa pide dureza cada 30 días, vencerá una vez al mes — mídela con un kit, o toca No medí hoy. Nunca le dices a la app si usas tira o kit.
Toca el chip del extremo: >8.0 en el pH, >10 en el cloro libre, <30 o >100 en el CYA — siguen los límites del kit. El > cuenta como alto y el < como bajo, en la lectura y en la alerta de fuera de rango. La alerta de emergencia solo salta cuando el chip lo prueba: >8.0 la dispara (la emergencia es pH por encima de 8,0), <7.0 no (es pH por debajo de 6,8, y "por debajo de 7,0" no lo prueba). ¿Tienes el número exacto de un medidor o de una muestra diluida? Toca Otro valor… y escríbelo.
Toca Otro valor… abajo en la hoja y escribe el número exacto — 2,2, por ejemplo. Está en todas las hojas de valores rápidos: cloro libre, pH y CYA. En alcalinidad, dureza y sal ya escribes el número final en el teclado; la app nunca pregunta cuántas gotas contaste.
No — y tampoco escribas un número mayor. El kit no tiene número después del último color: el agua solo muestra que pasó de 8,0, así que no hay un número exacto para escribir. Toca el chip >8.0, el último de la hoja del pH. Cuenta como alto y dispara la alerta de emergencia del pH. Otro valor… no es para esto: es solo para el número exacto leído en un medidor o en una muestra diluida.
Toca Añadir producto. Primero vienen los productos ya usados en esta piscina en las últimas visitas, después los favoritos de tu empresa (hasta 6 en total, mostrados como efecto · producto). La lista nunca cambia por las lecturas de hoy. Toca un producto y sus cantidades se abren justo debajo — toca la cantidad y listo: 2 toques por producto. ¿Necesitas otro? Otros productos abre el resto de la lista; Otro… te deja escribir el nombre del producto y la cantidad a mano.
No. La lista de Añadir producto nunca cambia por una lectura, y nada en ella queda marcado en ámbar. Trae primero los productos ya usados en esta piscina en las últimas visitas y después los favoritos de tu empresa. Qué producto y cuánto es decisión del técnico — ZapRoute registra lo que se puso; nunca recomienda producto ni dosis. La etiqueta ALTO / BAJO en la lectura es información para ti y para la oficina, nada más.
Es una versión antigua de la app, de antes del cambio: la versión actual ya no marca ningún producto por una lectura. La versión nueva puede no haber llegado todavía por la tienda de tu celular — instálala en cuanto aparezca. Mientras tanto, ignora el punto — qué producto y cuánto es siempre decisión del técnico; ZapRoute no recomienda producto ni dosis.
Se quitó: el producto ya no es obligatorio, para ningún técnico, y la casilla La empresa paga los químicos de Configurar costos ya no cambia nada en el teléfono. Registra lo que le pusiste en Productos añadidos; si no le pusiste nada, solo toca Enviar visita. En el informe de química, las visitas de antes del cambio marcadas con el botón siguen apareciendo como Ningún producto con el ✓ verde.
No. La prueba química o la limpieza se envía con Productos añadidos vacío — el bloque ya no se pone ámbar ni muestra OBLIGATORIO por un producto. Registra el producto cuando le pongas uno: la oficina cuenta como químicos de esa piscina solo lo que se registró. El modo Obligatorio de Química del agua sigue reteniendo una visita solo por una LECTURA.
Sí — toca Editar en la tarjeta del servicio, mientras el día siga abierto. Se reabre el mismo bloque, con lo que enviaste; cámbialo y guarda. Cuando el día cierra, solo la oficina lo corrige.
De inmediato, ya en esa primera lectura — no espera más a la segunda visita.
Las alertas de química normalmente exigen el mismo ítem fuera de rango en las dos visitas de prueba más recientes. Esa es la regla correcta para un pH un poco alto: una lectura suelta no es un caso. Pero en una ruta semanal son siete días de espera, y una piscina sin cloro se pone verde en dos.
Por eso ahora hay una cuarta alerta, en rojo, por encima de todas las demás en la mesa de la oficina y en la ruta: cloro por debajo de 1, pH por debajo de 6,8 o pH por encima de 8,0 se enciende ya en la primera lectura. Esos son los números que definió Fabio.
Tres cosas que vale saber:
Como toda alerta, solo aparece para que alguien decida. Nada se pide, se cobra ni se envía solo.
Porque ahora son dos guardas en una lectura de la IA, no uno, y cualquiera de ellos enciende la marca.
El primero es la confianza de la propia IA: cuando duda, la lectura ya entra marcada. El problema es que un modelo que se equivoca suele equivocarse con confianza — o sea, su confianza es justo el guarda que no sirve en el caso peligroso. Así fue como una tira de pH 7,8 se guardó como 6,8, sin ninguna marca, y el historial de la piscina pasó a mostrar un problema de pH que no existía.
El segundo guarda compara la lectura con el historial de esa piscina. El agua de una piscina atendida cada semana no salta: el pH se mueve despacio y el cloro es lo que más varía. Cuando la IA lee un número más lejos de la última vez de lo que ese ítem puede moverse entre dos visitas, la lectura entra marcada con REVISAR aunque la IA estuviera segura. Un número equivocado ya es malo; un número equivocado que nadie vuelve a mirar es peor — la marca es lo que hace que alguien lo mire.
La marca nunca cambia ni borra el valor: la IA sugiere, quien decide es una persona. Abre Editar en la química de la visita para confirmar o corregir. Una lectura escrita a mano nunca se marca, y la primera lectura de una piscina tampoco — todavía no hay con qué compararla.
Toca Ver historial en el bloque o en la tarjeta del servicio: aparecen tus últimas 8 visitas con todas las lecturas y todos los productos añadidos, por fecha y hora. La oficina y el dueño ven el historial completo en la ficha del cliente, en la sección Visitas por día.
Sí — las lecturas y los productos viajan en la misma cola sin conexión que la foto y el resto de la visita.
La sal sigue su propio camino: Sal (bolsas) en ¿Otro servicio?, con las bolsas (1 a 5) — no entra en "Productos añadidos".
Menú ⋮ → Química del agua (grupo Empresa; solo dueño/oficina; Opcional es el predeterminado para empresas nuevas). Tres modos: Apagado (no aparece nada, para nadie), Opcional (el técnico puede dejar lecturas en blanco) y Obligatorio (la prueba química no se envía si falta una lectura obligatoria — la app avisa cuál). Abajo, dos tablas: Lecturas — activa/desactiva cada una, define el orden, mín/objetivo/máx, unidad y los valores rápidos (chips), marca Obligatoria — y Productos — unidad, valores rápidos, marca hasta 6 como Favorito ("Ver los 13 productos" muestra el resto). Cada lectura también tiene una FRECUENCIA: Cada visita, Cada N días (como máximo 60 días) o Cuando haga falta. Obligatoria solo vale para lecturas de cada visita — en una lectura cada N días o cuando haga falta la casilla Obligatoria queda apagada, y nunca frena Enviar visita. Los botones Kit Taylor y Tira de prueba rellenan de una vez los valores rápidos y la frecuencia de cada lectura — ver "¿Qué hacen los botones Kit Taylor y Tira de prueba?". Nada de estas dos tablas aparece para el cliente (ver "¿Qué ve el cliente?" abajo). Los rangos quedan congelados el día de cada lectura, así que cambiarlos después nunca reescribe visitas anteriores.
No. Cuando guardas una lectura como Cada N días, los vencimientos se reparten en ese intervalo — cerca de 1/4 de la ruta por semana en una lectura de 30 días — y ningún día se vuelve día de panel. Ninguna piscina que ya existe despierta como "nunca medida": cada una vence en su propio día dentro del intervalo. Cuando una lectura vence en una piscina, las que vencerían allí en los 7 días siguientes vienen juntas ("mismo viaje"), y el kit sale de la camioneta una sola vez. Una piscina agregada después pide el panel completo en su primera visita, en ámbar y sin alarma.
No. No hay forma de hacer obligatoria una lectura pedida cada cierto tiempo — un CYA mensual no puede frenar Enviar visita. Obligatoria solo vale para lecturas pedidas en cada visita: en el editor la casilla Obligatoria queda apagada para las demás. Cuando una lectura mensual vence y el técnico no puede medirla, toca No medí hoy, y la oficina ve el motivo en Paneles vencidos en el Escritorio.
Te rellenan la tabla de un toque. Kit Taylor: cloro libre y pH en cada visita, con chips que siguen el kit (>10, <7.0 y >8.0); alcalinidad, dureza, CYA y sal cada 30 días, con el teclado en alcalinidad, dureza y sal y <30 / >100 en el CYA; cloro combinado, fosfatos y temperatura del agua en Cuando haga falta. Tira de prueba: todo lo que la tira lee en cada visita, con chips que siguen los colores del frasco; sal cada 30 días. Nada se guarda hasta que tocas Guardar — Descartar deja la tabla como estaba — y todo sigue editable después. Tus rangos (mín / objetivo / máx) no cambian. La tira de 4 cuadritos no tiene dureza: con Tira de prueba, la dureza queda en blanco. Si prefieres que nunca llegue a vencer, ponla en Cuando haga falta; para que te recuerde medirla con un kit, ponla en Cada N días.
Su celular tiene una versión antigua de la app, de antes de las frecuencias: ahí el bloque es el antiguo — sin MEDIR HOY, sin No medí hoy y sin los chips < y > — y, abierto desde Mi ruta, no muestra ninguna lectura para escribir hasta la actualización. Tu configuración está guardada y ya vale: en la web (Mi ruta en el navegador) el bloque nuevo ya aparece. En el celular, actualiza la app en cuanto la versión nueva llegue a la tienda. Mientras tanto, las lecturas vencidas que nadie midió aparecen en Paneles vencidos en el Escritorio como "sin marca".
No. Cualquier cambio muestra la barra "Cambios sin guardar" arriba con Guardar y Descartar; el modo elegido solo se aplica después de tocar Guardar. Si intentas salir con algo pendiente, la app pregunta antes.
Nada. Ninguna lectura, ningún producto, ni foto de la tira o del kit, ni el origen de ningún número — ni en la página del reporte del cliente, ni en el correo de prueba, ni en el Portal del cliente. Lo que el cliente ve es la piscina limpia: la foto, el día y la hora, y qué servicio se hizo (limpieza, filtro, sal). La prueba química ni se menciona. La razón es el orden del trabajo: la tira se lee antes de que el técnico ponga nada, así que casi siempre acusa algo fuera de rango — justamente el problema que fue a resolver. El cliente no tiene cómo saber que eso es el *antes*, así que mostrarlo solo genera duda. Las lecturas siguen donde sirven: en la visita, en el reporte de Química del agua y en las alertas a tu oficina.
Sí, cuando tu empresa lo activó. Desde la versión 3.18, la IA lee la tira después de que envías la visita — no esperas por ella, y escribir los valores a mano es opcional. Las lecturas que encuentra aparecen en el detalle de la visita con la etiqueta morada IA; las que no tuvo segura llevan la etiqueta ámbar REVISAR. La oficina las revisa y corrige lo que haga falta con Editar — tú solo envías y sigues adelante. ¿No se pudo leer la foto? La prueba cuenta igual, con su foto, pero los números quedan en blanco: para tenerlos registrados, escríbelos a mano en la prueba antes de enviar, como siempre.
"Foto de la tira: la IA la lee después de enviar. Kit: toca los valores."
Con kit, la foto de los tubos o del comparador es la prueba del test, y tú tocas los valores: la IA no lee los colores del kit.
Nada — espere un momento. En una piscina en la que su empresa controla la prueba química, justo después del envío la tarjeta del servicio dice IA leyendo la tira… y la pantalla consulta sola cada pocos segundos. Cuando la lectura llega, aparece en la tarjeta por sí misma: usted no sale de la pantalla ni actualiza nada. Si pasa de unos veinte segundos, la tarjeta cambia a Sigue leyendo — desliza hacia abajo para actualizar; deslice la pantalla hacia abajo cuando quiera revisar otra vez. La visita y la foto ya están guardadas igual — la lectura solo se suma.
Cuenta. Una visita de Prueba química con su foto cuenta como la prueba del día aunque no tenga lectura — la foto es la prueba. La casa cierra en verde con la limpieza, como siempre. Si la prueba entró sin nada — ninguna lectura, ningún producto y ningún No medí hoy — las lecturas quedan en blanco para siempre: no aparece ni Editar en la tarjeta ni Corregir lectura en la oficina para añadirlas después. Si se registró un producto, el Editar de la tarjeta todavía abre las lecturas hasta el final del día, y la oficina puede añadirlas en cualquier momento con Corregir lectura en Informes → Química. Para tener los números registrados, escríbelos en la prueba antes de enviar.
No — esa piscina está marcada como prueba química no controlada por nosotros, así que nadie le pidió ninguna lectura a la IA y no hay nada que esperar. La foto y la visita quedan guardadas igual, y la parada cierra en verde del mismo modo; solo falta la lectura, a propósito, porque de esa agua se encarga otra persona. Si usted cree que una piscina debería leerse y no se lee, la oficina lo cambia en la ficha de la piscina: Clientes → la piscina → Nosotros controlamos la prueba química. Antes de la versión 3.56 la tarjeta giraba "IA leyendo la tira…" en esas piscinas y luego decía que seguía esperando — era la pantalla equivocada, nunca un envío atascado.
El bloque gana pestañas — PISCINA y SPA — cada una con sus propias lecturas, sus propios productos y su propio historial; un punto verde marca la pestaña que ya llenaste hoy. Con un solo cuerpo de agua, la pantalla queda igual que hoy. La oficina añade el cuerpo extra en la ficha de la piscina: Cuerpos de agua → Añadir cuerpo (nombre, tipo — Piscina, Spa, Fuente y algunos más — galones es opcional).
No — solo para la piscina principal. En una parada con la pestaña SPA, el spa sigue con sus lecturas como antes: todas juntas, todas opcionales, sin MEDIR HOY y sin nada que vaya a Paneles vencidos.
Un grupo Alertas de química en el Escritorio señala estas cosas, sola: lectura fuera de rango dos visitas seguidas, piscina sin prueba química hace 21 días, dosis mayor a 3× el promedio de esa piscina, y una Prueba química enviada sin ninguna lectura — esta aparece al día siguiente. Cada línea tiene Fotos y lecturas (abre las fotos de esa casa), Historial (abre las lecturas de esa piscina) y Visto — toca Visto y desaparece hasta que la misma regla se active de nuevo. La prueba enviada sin ninguna lectura no tiene Historial: no hay números que mostrar.
Cualquier visita de Prueba química — aunque no tenga lectura — y cualquier visita con al menos una lectura, escrita a mano o leída de la tira, sea cual sea su tipo. Eso incluye la visita que la IA cambió a Piscina limpia o Filtro lavado (Contralavado en el filtro de arena). Una limpieza sin lectura no cuenta. Una visita anulada nunca cuenta.
Menú ⋮ → Informes → Costos de químicos (solo dueño) — por producto, por técnico, y las piscinas que más cuestan, además del total del mes y el promedio por piscina. Esto usa el precio cargado en cada producto: menú ⋮ → Química del agua, donde la columna Precio unitario, visible solo para el dueño, está junto a cada químico.
Ya viene cargado por defecto, junto a tus químicos, para que el dueño defina su Precio unitario por lb antes de que pase el primer lavado DE — menú ⋮ → Química del agua, la misma tabla Productos de todo lo demás. No tiene el interruptor Activa, porque nunca entra en la prueba química: solo llega a una visita por el lavado del filtro en una piscina con Tipo de filtro = DE (la pregunta del polvo en Registrar servicio, o Corregir tipo a Filtro), nunca por Añadir producto — ve [filtro]. Aquí solo defines su precio.
El lavado del filtro venció en esta casa (cada piscina tiene su propia frecuencia — el estándar es cada 30 días). Los días cuentan desde el último lavado registrado. Una casa sin ningún lavado registrado cuenta desde el último cambio del filtro (filtro nuevo es filtro limpio). Si la piscina no tiene ningún lavado ni cambio del filtro registrado, el ciclo empieza el día en que la piscina se agregó a ZapRoute. Hoy es obligatorio: además de la limpieza, la casa solo cierra (✅) con la foto del filtro lavado. Para registrar el lavado, usa Registrar servicio (o Registrar otro servicio, si la limpieza ya entró) y toma la foto del filtro lavado: la IA lo nombra Filtro lavado (Contralavado en el filtro de arena). En la piscina con filtro DE, también puedes responder ¿Lavaste el filtro? Polvo DE (lb).
Usa No pude lavarlo en la franja roja de la pantalla de la casa y da el motivo (atajos: lluvia fuerte, pieza rota, el cliente pidió, faltó tiempo — o escribe el tuyo). La oficina se entera, y el lavado vuelve a ser obligatorio en la próxima visita. La posposición solo cubre hoy. Si el filtro en realidad ya estaba lavado, elige Ya fue lavado: ese registra el lavado — mira la próxima pregunta.
Toca No pude lavarlo en la franja roja y elige Ya fue lavado. La app pregunta ¿Cuándo se lavó?: Hoy, Última visita (con la fecha de esa visita — solo aparece cuando la casa tuvo una visita en los últimos 60 días) u Otra fecha… (nunca en el futuro, como mucho un año atrás y nunca antes del último lavado ya registrado). Nada viene marcado: elige una y toca Registrar lavado.
El lavado queda registrado a tu nombre, como declarado por ti — sin foto. La franja roja se vuelve verde, con la fecha y "declarado, sin foto", la casa cierra y la frecuencia de lavado vuelve a contar desde esa fecha, así que la alerta desaparece de una vez, no solo hoy. Si la fecha elegida todavía deja el lavado vencido, la casa cierra hoy y el lavado se vuelve a pedir en la próxima visita. ¿Sin señal? Espera en la cola del dispositivo con la fecha elegida y sube solo. La oficina ve cada lavado declarado en el Escritorio, en Lavados declarados (sin foto).
Solo en piscinas donde la oficina marcó Tipo de filtro = DE · grids. En Registrar servicio, mientras ninguno de los cuatro de ¿Otro servicio? está marcado, la app pregunta ¿Lavaste el filtro? Polvo DE (lb) — opcional, y empieza vacía. Responderla le dice a la app que lavaste el filtro: la visita entra como Filtro lavado, sin esperar a la IA. Al usar Corregir tipo para cambiar una visita a Filtro en esa misma piscina, pregunta ¿Cuánto polvo de DE volvió? — y también al elegir Filtro lavado en el modo Obligatorio, donde la pantalla todavía pregunta ¿Qué hiciste?. En todos los casos: elige 1, 2, 3, 4 o 5 lb, o otro para escribir la cantidad exacta (0 = ninguno, por ejemplo un enjuague sin polvo nuevo). La casa cierra igual que siempre; la cantidad se registra como costo de químico para la oficina (menú ⋮ → Empresa → Química del agua → Polvo de DE, por lb). La franja verde de la ruta muestra entonces, por ejemplo, "Filtro lavado hoy · 3 lb DE".
Depende del tipo de filtro. Arena y cartucho mantienen el recordatorio anual — Cambio de cartucho en un filtro de cartucho, Cambio de filtro en arena o cuando el tipo no está definido — avisa a los 11 meses, VENCE a los 12. Un filtro DE no tiene nada de eso: los grids duran años y el lavado mensual ya tiene su propia alerta, así que ya no existe la etiqueta "Cambio de grids" en ningún lado — ni en la ruta, ni en el Escritorio, ni en el Dashboard. La fecha se sigue registrando, para el historial — mismo lugar de siempre: ficha del cliente, sección Filtro y sal, botón Registrar cambio de grids / Registrar cambio de cartucho / Registrar cambio del filtro, según el tipo de filtro definido en Equipos. En una piscina DE esa línea solo muestra "Último cambio de los grids: <fecha>" — sin vencimiento, sin alerta. Registrar una fecha nueva de cambio también registra un lavado del filtro en esa fecha. Tú solo registras lavados; los cambios los confirma la gestión.
Decisión del 14/set: un filtro DE dejó de tener el recordatorio anual de cambio — así que esa etiqueta ya no aparece en una piscina DE, en ninguna parte de la app. Cambio de filtro VENCIDO y Cambio de cartucho VENCIDO siguen funcionando igual, para piscinas de arena y cartucho.
Decisión del 15/set: en una piscina con Tipo de filtro = Arena, la visita de filtro muestra Contralavado en vez del genérico Filtro lavado, sea que la IA la nombró por la foto o que alguien la eligió o corrigió — misma foto, misma acción, solo el término que la propia industria de piscinas usa para ese filtro. Cartucho y DE no cambian: cartucho sigue diciendo "Filtro lavado", y el DE mantiene su propia pregunta del polvo — ve arriba. El recordatorio anual de Cambio de filtro de la arena no cambia con esto — sigue funcionando igual que siempre.
Porque no siempre es la foto lo que falta. La casa cierra (✅) solo cuando está todo lo que el día exige. Abre la casa en la ruta — la app ahora escribe el motivo con todas las letras, en la ruta y en Rutas en vivo. Son cinco:
Entonces es el filtro. Con el lavado vencido, el día pasa a exigirlo: la casa no cierra sin una foto de Filtro — o sin que alguien diga por qué no se lavó. Reenviar la foto de la limpieza no lo resuelve, por más veces que lo intentes.
Diciendo el motivo. Dos lugares, el mismo efecto:
De las dos formas la casa cierra el día, el motivo queda registrado con la fecha y de quién es la ruta, y el filtro sigue vencido — vuelve a ser obligatorio solo en la próxima visita de esa casa. Aplazar nunca es prueba de lavado.
No lo aplaces. En No pude lavarlo, elige Ya fue lavado y responde ¿Cuándo se lavó? — el lavado queda registrado con esa fecha, declarado por el técnico y sin foto, y la alerta desaparece de verdad. El dueño y la oficina tienen la misma opción en Rutas en vivo: No pude lavarlo → Ya fue lavado (el primero de la lista) lo registra a nombre del técnico de la ruta, y el sistema guarda además quién de la oficina lo registró. En la ficha del cliente, en Filtro y sal, ese lavado muestra la etiqueta Declarado por el técnico y una línea con quién dijo que lo lavó, la fecha y "Sin foto."
Dueño y oficina. El supervisor ve el motivo, pero no aplaza. El registro siempre es del técnico de quien es la ruta; el sistema guarda además quién apretó el botón, para que el historial nunca diga que el técnico hizo lo que hizo la oficina.
Sí — la línea del motivo desaparece y la casa se pone verde. Si sigue abierta después de que actuaste, desliza la ruta hacia abajo para actualizar: Rutas en vivo lee el servidor, no la pantalla.
Sí — la aplicación está hecha para eso:
Desde la versión 3.20, la app reintenta la cola cada 15 segundos, en cualquier pantalla — no solo con la pantalla de la ruta abierta, y ya no cada 45 segundos como antes — y envía enseguida en cuanto vuelves a la app. Desde la versión 3.125, en la app instalada (iPhone y Android) la foto se entrega al servicio de envío del propio teléfono: sigue subiendo con la app en segundo plano o cerrada, y sale en cuanto hay señal — ya no hace falta abrir ZapRoute para que llegue a la oficina. El resto de la visita (la lectura de la tira, cerrar una reparación) termina la próxima vez que se abre la app. En iPhone, si cierras la app a la fuerza (deslizándola hacia arriba), el iPhone pausa esos envíos hasta que la abras de nuevo. En Android, la app también sigue intentando el resto de la cola en segundo plano (cada ~15 minutos aproximadamente). En la web (Safari o Chrome), solo envía con la página abierta — vuelve a ella para vaciar la cola, o toca Enviar ahora.
No. Desde el 19/sep/2026 las dos acciones caen en la misma cola del dispositivo que todo lo demás: la foto espera en el teléfono y sube sola cuando vuelve la señal. La pantalla de la casa la muestra como foto esperando para subir — y no como visita en cola, porque la visita ya está en el servidor y no debes registrarla de nuevo.
El cambio sigue sabiendo cuál foto reemplaza, así que al subir la foto mala se cambia por la buena. No deja una tercera foto al lado de la equivocada.
Si la señal solo vuelve después del plazo para corregir fotos, la foto nueva no se tira en silencio. Deja de intentar y aparece justo debajo del aviso de envío, en Mi ruta, como No enviado, con el motivo en palabras — en el cambio, "La foto anterior sigue valiendo". Habla con la oficina (ellos cambian cualquier foto, cualquier día) y después toca Descartar.
Antes de esa fecha estas dos acciones eran la excepción: decían solo "algo salió mal" y la foto desaparecía — tenías que tomarla de nuevo, si te dabas cuenta.
El único caso en que la foto no queda guardada: cuando no cabe en el almacenamiento sin conexión del teléfono. Entonces la app lo dice con todas las letras y pide tomarla de nuevo con señal — nunca finge que la guardó.
Pasados 2 minutos sin subir, aparece una tarjeta ámbar grande — "1 foto todavía no se subió" (o más, si hay varias atascadas) — con el botón Enviar ahora: tócalo en cuanto tengas señal. La casa queda con la etiqueta Foto pendiente · X min hasta que la foto llegue, y la tarjeta avisa lo que está pasando: Esperando señal…, enviando, o Todas las fotos subidas cuando la cola se vacíe.
Quiere decir que el servidor rechazó esa foto para siempre, e intentar de nuevo no cambia nada — por eso la app dejó de intentar (y de gastar tus datos). La línea dice la casa y el motivo en palabras: el plazo para corregir fotos terminó, la oficina ya retiró la foto que estabas cambiando, la foto está en revisión en la oficina, la foto es demasiado grande, etc. Enviar ahora solo reintenta las que pueden pasar con un toque (muchas fallas seguidas, o una foto que la oficina estaba revisando) — y la línea lo dice. Para todas las demás, habla con la oficina — ellos corrigen cualquier foto, cualquier día — y después toca Descartar. Descartar pregunta antes, porque borra esa foto de tu teléfono para siempre. Una casa con un elemento No enviado nunca aparece en Todas las fotos subidas.
El mismo No enviado aparece en la tarjeta de la casa en Mi ruta y dentro de la casa, en lugar de "Esperando para subir" — con el motivo, la salida y Descartar (y Enviar ahora, cuando puede ayudar). Si era una visita entera, la casa no cuenta como hecha en la barra del día — nunca llegó a la oficina. Si era un cambio de foto, la casa sigue hecha: la foto anterior sigue valiendo. Mientras el elemento esté ahí, el botón Foto de la casa queda oculto, para que no registres la misma casa dos veces; después de Descartar, la casa vuelve a aceptar registro normalmente.
El servidor rechazó un elemento de la cola (el motivo aparece en el banner). Nada se descarta solo: corrige lo necesario y la subida continúa. Ante la duda, llama a la oficina.
Para el día en que lo hiciste — siempre que se suba dentro de 2 días. La app guarda la hora del teléfono al registrar el servicio, y el servidor pone la visita en ese día — no en el día en que por fin se subió. (Hasta el 24 de sep. de 2026 iba al día del envío.) Dos excepciones, en las que el servidor ignora la hora del teléfono y pone la visita en el día del envío: la fecha del teléfono está en el futuro (una visita nunca va a un día posterior al día en que llegó), o es de más de 2 días atrás (contando por día del calendario: el servicio del sábado que se sube el lunes sigue contando el sábado). Así que manda la cola en cuanto tengas señal. Esto vale para el servicio (con sus fotos y lecturas). Un No pude lavarlo que esperó en la cola todavía va al día en que se subió.
Al día en que se subió — nunca a la fecha que mostraba el teléfono. Una fecha en el futuro está claramente mal, así que el servidor ignora la hora del teléfono y pone la visita en el día en que llegó.
Una visita nunca va a un día en el futuro. Lo mismo vale para una fecha del teléfono de más de 2 días atrás. Deja la fecha y la hora del teléfono en automático para que los próximos servicios vayan al día correcto.
La visita extra (la búsqueda de casas necesita el servidor) y la optimización de ruta. Todo lo demás del día a día funciona.
La ruta completa del día: pines numerados en el orden real de atención, el trayecto real por las calles, millas y minutos por tramo, y tu base (inicio y fin). Toca un pin para navegar hasta allá.
Sí — usa el selector Lun–Dom arriba del mapa. Ahora los 7 días siempre se ven juntos — con una sola letra en celulares chicos, sin necesidad de deslizar hacia el costado. La franja "Semana: X mi · Yh · ~$Z" suma toda la semana; "(parcial)" aparece cuando algún día aún no tiene medición.
No tiene ubicación en el registro (la app dice cuántas). Pide a la oficina revisar su dirección.
El crédito del mapa en sí. Las calles dibujadas debajo de los pines vienen de Google Maps, y Google exige su crédito en todo mapa — la pestaña Mapa de Mi ruta, los dos mapas del Armador de rutas y el mapa de la ventana ¿Dónde encaja mejor?: el logo Google Maps en la esquina de abajo a la izquierda y la línea de derechos del mapa (algo como "Map data ©2026 Google") en la esquina de abajo a la derecha. Esa línea viene de Google junto con el mapa, puede cambiar según la zona y el zoom, y sale siempre en inglés. Ninguno de los dos se puede apagar ni ocultar, y nada de la app queda encima de ellos. No son enlaces: tocarlos no hace nada. No cambian nada de tu ruta. Si todavía ves "© colaboradores de OpenStreetMap" ahí, esa copia de la app es una versión vieja, de antes de que el mapa pasara a Google; cambia cuando se actualice la app.
El mapa de Google no cargó — sin señal, se alcanzó un límite de uso del mapa o hubo una falla (de Google o de nuestro servidor). La franja arriba del mapa dice "Fondo del mapa no disponible ahora — pines y ruta siguen." Los pines, sus números y la línea de la ruta siguen correctos: vienen de tu ruta, no del dibujo del mapa. Donde el mapa no cargó, el fondo queda liso, y el logo Google Maps sigue abajo. La app nunca cambia a otro mapa. Si solo fallaron algunos pedazos del mapa, la franja desaparece sola apenas carga el siguiente pedazo. No hay nada que arreglar de tu lado. Sin señal o una falla: la app intenta de nuevo sola una vez, unos 45 segundos después, y el botón de la flecha redonda junto a los días, arriba de la pestaña Mapa de Mi ruta, intenta de nuevo al instante. Si el fondo sigue sin volver en Mi ruta, toca de nuevo el botón de la flecha redonda — cambiar de pestaña no basta. El Armador de rutas no tiene el botón de la flecha redonda. Ahí, si el fondo sigue sin volver, sal de la pantalla y ábrela de nuevo. Un límite de uso: mientras dura, la app deja de pedir el mapa, y el mapa vuelve solo cuando el límite se abre — no hace falta seguir moviendo el mapa. El límite por hora de cada persona se abre de nuevo dentro de la hora. Los límites del día (de cada persona, de cada empresa y de todos los clientes de ZapRoute juntos) se abren de nuevo a la medianoche, hora del Pacífico — las 3 a. m. en Florida.
El Armador de rutas no tiene botón para recargar el mapa — el botón de la flecha redonda existe solo en la pestaña Mapa de Mi ruta. La app intenta de nuevo sola una vez, unos 45 segundos después. Si el fondo sigue sin volver, sal del Armador de rutas y ábrelo de nuevo. Mientras tanto, los pines y la línea de la ruta siguen correctos: vienen de tu ruta, no del dibujo del mapa.
Sí — Volver al orden anterior, cuando quieras.
Usa Ajustar a mano: arrastra la casa a la posición que quieras y aplica.
Nada que cambiar — normal si ya optimizaste y aplicaste antes. Las reparaciones quedan fuera de la optimización: el sistema las agrega al final de la ruta.
Baja hasta el final de la lista y toca Visita extra (otra piscina). Busca por nombre o dirección en tu cartera, abre la casa y registra normalmente — cuenta como visita real de hoy.
No — la búsqueda solo cubre TU cartera. Cubrir la casa de un colega lo registra o reasigna la oficina.
Alimenta las millas y el costo de gasolina de tu ruta. La ruta se mide de tu base a la primera casa, casa por casa, y de vuelta a la base.
La dirección se guardó pero no se encontró en el mapa. Revisa la escritura (número, ciudad) y guarda de nuevo.
Como una tarjeta morada en la ruta, con la descripción del trabajo (ej.: "cambiar bomba"). Las reparaciones las agenda la oficina y pueden caer cualquier día. La orden/presupuesto en sí nace en la pantalla Estimates de la oficina — a partir de una visita "Problema" en la ruta, o de un pedido externo (teléfono, correo, sitio web).
Las reparaciones nunca muestran precio ni presupuesto al técnico — eso es de la oficina, por diseño.
Todo tu negocio de un vistazo: ingresos del mes, ticket promedio, piscinas activas, fotos de hoy, rutas en curso, millas y combustible, filtros por vencer y la sal del mes. Dueño y oficina caen aquí al entrar; solo ellos ven los valores.
Solo el dueño: debajo de la ganancia del mes, una segunda línea muestra los trabajos del mes — su ganancia y cuántos están sin costo (“falta costo en 2 →”) — y abre Ganancia por piscina en la pestaña Trabajos. Necesita de usted hoy lista los trabajos facturados sin costo de compra (“2 trabajos sin costo de compra”).
Porque antes se cortaba sola. En una pantalla de laptop las dos tarjetas del medio — Rutas de hoy y Mesa de la oficina — se quedaban con la altura que sobrara después de todo lo de arriba, y en una ventana baja casi no sobraba nada: en una laptop de 1366×768 quedaban como una tira, y en una ventana más baja desaparecían del todo, como dos rectángulos blancos vacíos. Una empresa nueva veía eso en su primer minuto.
Ahora esas dos tarjetas nunca bajan de una altura legible. Cuando la ventana es demasiado baja para que quepa todo, la página se desplaza — igual que ya funcionaba en la tableta. En el monitor grande nada cambió: las tarjetas siguen estirándose para llenar la pantalla, como antes.
El menú del dueño tiene 20 destinos en 5 grupos. En la computadora (ventana de 1000 px o más) todos viven en la barra lateral, siempre a la vista a la izquierda; en el celular viven en la hoja que abre el ⋮. Misma lista, mismos grupos, mismo orden — solo cambia el camino. El ⋮ de la computadora no los repite: ahí solo está el grupo CUENTA. Los 20:
Algunas cosas cambiaron de lugar: Millas y combustible, Costos de químicos e Informe de química eran ítem propio de menú y pasaron a ser pestaña de Informes; Comunicados es ahora la 2ª pestaña de Mensajes; Recordatorios de atraso es un botón dentro de Saldos, ya no un ítem de menú. Y la antigua Semana se convirtió en Notas: solo quedó el tablero de notas, con la búsqueda de cliente arriba; la cuadrícula de 7 días pasó a la parte de arriba de Rutas en vivo.
Depende del ancho de la pantalla. En la computadora, con una ventana de 1000 px o más, el menú es la barra lateral azul de la izquierda: siempre a la vista, con los 5 grupos y los 20 destinos escritos, uno por uno. En el celular, en la tableta y en cualquier ventana angosta no hay barra lateral — el menú es la hoja que sube al tocar el ⋮ de arriba, con los mismos grupos, en el mismo orden. Así que "menú ⋮ → Empresa → Configuración de cobranza" quiere decir *barra lateral* en la computadora y *⋮* en el teléfono: la misma lista, otro camino.
Dos detalles que evitan vueltas. En la computadora el ⋮ no repite los destinos — con la barra siempre a la vista sería ruido — así que ahí solo trae el grupo CUENTA: Mi cuenta, Ayuda y Salir. Y el ⋮ que aparece dentro de una fila — una casa de la ruta, una visita, la tarjeta de un presupuesto — es otra cosa: actúa sobre ese registro (nota de la oficina, cambiar día, anular) y nunca navega a una pantalla del menú.
El técnico nunca tiene barra lateral, en ningún tamaño de pantalla: su ⋮ siempre abre la hoja con Mi base y camioneta más CUENTA.
Informes, pestaña Millas y combustible — lo mismo pasa con Costos de químicos y Química, también pestañas ahora.
Es la primera tarjeta del Dashboard: las siete cosas que esperan una decisión suya hoy — un técnico atrasado en la ruta de hoy, presupuestos esperando al cliente, una reparación aprobada todavía sin fecha, un presupuesto del campo por cotizar, mensajes de cliente sin leer, fotos que la IA marcó para revisar y piscinas sin visita esta semana. Cada línea dice cuántos son y muestra un detalle (el más antiguo, los nombres). Toque la línea y abre la pantalla correcta — Rutas en vivo, Presupuestos, Armador de rutas, Mensajes o el Escritorio. Sin nada pendiente, la tarjeta simplemente no aparece.
Compara al técnico consigo mismo, nunca con otro. El sistema mira el MISMO día de la semana en las últimas cuatro semanas y calcula cuántas casas solía tener hechas esa persona a esta hora. La línea solo aparece cuando está dos casas por debajo de su propio promedio, o unos 45 minutos más allá de la hora en que solía terminar la casa en la que está — y el detalle dice "5 de 12 hechas — suele tener 7 a esta hora". Quien tiene menos de cuatro semanas de historial en ese día nunca aparece: con una o dos semanas sería adivinar.
La suma del valor mensual de todas las piscinas activas — tu cartera. Los totales Año y 12 meses suman los retratos mensuales que el sistema guarda solo cada vez que se abre el dashboard (la serie empieza cuando tu empresa entra y crece mes a mes — los números nunca se inventan hacia atrás). Eso es en el modo normal (modo A). En el QuickBooks mode (modo B) la tarjeta muestra, en su lugar, lo que se facturó en QuickBooks por el servicio del mes — mira "En el QuickBooks mode, ¿qué muestra la tarjeta de ingresos?" más abajo.
Sal de este mes cuenta las bolsas registradas en el mes corriente, con las bolsas de la semana al lado como contexto (el día 1 el mes vuelve a cero — es normal, no es una falla). La línea de abajo ahora dice Menor · mayor piscina con dos importes y /mes: es el valor mensual de su piscina más barata y de la más cara, nunca el valor de una visita. Toque Informes en la tarjeta y la pantalla de informes abre directo en la pestaña Sal, con las bolsas por técnico y por cliente.
De rutas medidas de verdad, día a día, con el costo de combustible al lado. Toca Millas y combustible para el detalle por técnico.
Toca Ver en vivo en la tarjeta "Rutas de hoy" (o Rutas en vivo en la barra lateral, en pantalla ancha). El panel de siempre sigue ahí, con el detalle por técnico y por casa.
En una tablet — o en cualquier ventana angosta — los seis números se acomodan en dos filas de tres, en vez de una sola fila larga. La tarjeta de ingresos gana sus propias líneas separadas: el total del mes, el ticket promedio, los totales de año y 12 meses, la ganancia y el enlace "piscinas que pierden dinero".
Solo aparece cuando el Escritorio tiene pendientes (fotos sospechosas, notas, problemas). Tócala para abrir el Escritorio; en un día limpio, desaparece.
Lo que QuickBooks facturó por el servicio del mes — tus facturas, no el valor de tus piscinas. La tarjeta dice INGRESOS · OCTUBRE (el mes en curso), con la marca PARCIAL mientras el mes todavía puede recibir facturas, el total y el ticket promedio. No crece: toca Ver desglose para abrirla — en el mismo lugar en el celular; en la computadora, en un panel encima de las tarjetas de abajo, sin que la página se mueva. Aparecen de dónde sale el número ("facturado en QuickBooks por el servicio de octubre · hasta ahora"), una barra y seis líneas — Mantenimiento, Extras, Reparaciones, Productos, Recargos y Descuentos — que siempre suman el total. Una línea en $0 queda en la lista, atenuada. Ocultar desglose la cierra.
En el celular el desglose también muestra los tres últimos meses lado a lado: toca uno anterior y la tarjeta pasa a mostrar ese mes — cerrado, así que sin PARCIAL. En la computadora, haz clic en el mes (OCTUBRE ▾) para elegir entre los meses que tienen desglose. Al final viene Recurrente contratado: el valor mensual de tus piscinas activas, el número que la tarjeta muestra en el modo A — y, cuando hubo contratos facturados en el mes, una línea como "2 contratos · $1,850 facturados por el servicio de octubre — fuera del ticket promedio".
El ticket promedio cuenta solo clientes residenciales: el mantenimiento que se les facturó en el mes dividido entre cuántos de ellos tuvieron línea de mantenimiento. Los contratos — los customers de QuickBooks vinculados a un contrato en ZapRoute — quedan fuera, para que un contrato grande no infle el número; un customer todavía sin vínculo cuenta como residencial. Los totales Año y 12 meses no aparecen en el QuickBooks mode. En el modo normal (modo A) la tarjeta es la de siempre, y si ZapRoute no logra leer QuickBooks en ese momento, aparece esa tarjeta de siempre, nunca un número inventado.
El dueño tiene también Ver historial → al final del desglose abierto: abre Informes en la pestaña Historial de ingresos, con todos los años de tu facturación en QuickBooks, mes a mes.
El sello de QuickBooks dice qué tan recientes son esos números — al pie de la tarjeta abierta en el celular, en la franja navy de arriba en la computadora: "QuickBooks · sincronizado hace 12 min" en verde; en ámbar "la última sincronización falló — mira Ajustes de cobranza"; en rojo "conexión vencida — reconecta" o "desconectado — reconecta", que piden tocar de nuevo Conectar en Configuración de cobranza. Al lado de los ingresos, Por cobrar y Vencido suman solo a los clientes vinculados a QuickBooks — los mismos números de Saldos. El "recibido este mes" debajo de Por cobrar, en el celular y en la computadora, es todo pago que QuickBooks recibió en el mes en la empresa entera, el mismo universo de los ingresos.
En el mes del servicio que cobra — que no siempre es el mes de la fecha de la factura. La mayoría de las mensualidades sale a fin de un mes para el siguiente: emitida el 28/sep y con vencimiento el 28/oct, es el servicio de octubre. ZapRoute decide factura por factura, en este orden:
Una excepción a la regla 2: el contrato facturado por quincena (sus facturas suelen decir "1 to 15" o "15 to 30") cuya factura no tiene el período escrito toma la quincena del día del vencimiento — vence el 25 = la 1ª quincena de ese mes; vence el 10 = la 2ª quincena del mes anterior. El Dashboard y el Historial de ingresos siguen la misma regla.
Las demás líneas de la factura (un extra, sal, una reparación sumada a la mensualidad, un recargo por atraso, un descuento) siguen el mes de la factura; una fecha escrita en su descripción no las cambia de mes. Una factura sin vencimiento cuenta por su fecha, un credit memo descuenta en el mes en que se emitió y una factura anulada nunca cuenta. Cuentan todas las facturas de todos los customers de tu QuickBooks, con par o sin par. Por eso la tarjeta no coincide con un informe de QuickBooks por fecha de factura: las facturas de octubre emitidas el 28/sep cuentan en octubre aquí, no en septiembre.
En un mes con credit memo aparece una séptima línea, Créditos, también en negativo. Lo que el total de la factura tiene y las líneas no (un impuesto o descuento puesto en la factura entera) va a Recargos o Descuentos, así que las líneas siempre suman el total de la tarjeta.
La pantalla principal de supervisor, oficina y dueño: todo el día de la operación en una pantalla.
Arriba, los 7 días de la semana actual, de domingo a sábado — hoy marca el día de hoy, y el panel abre en él. Abajo, una fila por técnico con ruta ese día: barra de progreso, "X de Y hechas" y la última actividad. Se actualiza solo cada 45 segundos (o toca actualizar).
Toca el día en la fila de arriba de Rutas en vivo. La misma pantalla se recarga con las rutas de ese día — los mismos técnicos, las mismas casas, y tocar a un técnico abre su ruta de ese día. El día encendido arriba es el día que estás viendo; la actualización automática se queda en él, y tocar el día marcado hoy te devuelve a hoy. En el celular con letra grande, desliza la fila hacia el costado para llegar a los otros días — una barrita debajo de los días muestra que se desliza.
Algunas cosas dependen del día: en un día que ya pasó, Cambiar día / técnico no aparece (un día pasado no se mueve); en un día por venir, Registrar foto no aparece (todavía no hay servicio que probar); y No pude lavarlo solo aparece en la ruta de hoy, porque el aplazamiento siempre se registra para hoy.
En pantalla ancha (1000 px o más) la barra lateral queda siempre visible a la izquierda, con los 5 grupos y los 20 destinos escritos, y un resumen del Escritorio junto a las rutas. En el celular no hay barra lateral: esos mismos 5 grupos y 20 destinos están en la hoja que sube al tocar el ⋮. El ⋮ de la computadora no los repite — con la barra siempre a la vista sería ruido — así que ahí solo muestra el grupo CUENTA (Mi cuenta, Ayuda, Salir). Ver "¿Qué hay en el menú ahora?" en el capítulo Dashboard para la lista completa.
Se abre su ruta en modo lectura, en el día encendido arriba: las paradas en orden real, el ✅ de cada casa y los servicios de ese día. Nadie registra visitas desde el panel — registrar es del técnico.
Desde la versión 3.19, cada visita hecha muestra la hora en que ocurrió (HH:mm, en el huso horario de la empresa) y la miniatura de la foto del día — tócala para ver la foto completa. Una prueba química también muestra sus lecturas como chips, con la etiqueta IA o REVISAR. Una limpieza sin prueba química ese día — ninguna visita de ese técnico allí con foto de la prueba ni lectura — queda ámbar con "Sin prueba química hoy" y muestra la última prueba en gris, como referencia.
Desde la versión 3.20, una casa hecha hoy cuya foto todavía no llegó al servidor queda ámbar con la etiqueta Foto pendiente · X min, contando los minutos desde el registro — la misma señal que el grupo "Fotos subiendo" del Escritorio, solo que a nivel de casa. Se pone verde sola en cuanto llega la foto; no hay nada que hacer, salvo que se demore demasiado — ahí conviene revisar el Escritorio.
En la ruta del técnico, toca la casa (o el ícono de fotos junto al menú ⋮). Se abre la pantalla Fotos de la casa con todas las fotos de esa casa, agrupadas por día y con las más recientes primero — cada una con el tipo de servicio, la fecha y hora, el técnico y lo que la IA reconoció. Toca una foto para verla en grande. Dueño, oficina y supervisor la ven; el supervisor solo mira. Desde la ficha del cliente, el dueño y la oficina también llegan: Fotos de la casa debajo de cada casa en Piscinas abre todas las fotos de esa casa, y Fotos de la casa debajo de una visita con 2 fotos o más en Visitas por día abre ya en el día de esa visita, con sus fotos marcadas en ámbar. El supervisor no abre la ficha del cliente: llega desde Rutas en vivo. El dueño y la oficina tienen además un ⋮ en cada foto — Mover a otro cliente, para la foto registrada en la casa equivocada (mira "Registraron una visita en la casa equivocada. ¿Se puede quitar?"), y Anular visita…, para la visita que no debería existir — y Revisar lecturas en la foto de una visita con química; en una visita solo con producto (sin lectura), abre la misma corrección de Corregir lectura.
El dueño y el supervisor que también corren ruta abren su propia ruta desde ahí, sin cambiar de cuenta.
El cliente pidió adelantar y la visita ya se hizo en los últimos días — la casa está pendiente en la ruta del día que estás viendo, pero el servicio ya ocurrió. Dueño y oficina ven el botón Dar de baja: un toque mueve la casa al día en que fue atendida (solo esta fecha) y sale de la ruta. El reporte semanal cuenta la visita el día correcto.
Es una casa que está en ese día solo por un cambio puntual (Cambiar día / técnico → Solo esta fecha, o Dar de baja en una casa atendida antes, que la pone en el día en que fue atendida). movida del Vie dice el día de donde vino — con la fecha también cuando viene de una semana o más ("movida del Vie 02/10"); cubriendo dice que la casa es de otro técnico y este la está cubriendo solo en esa fecha. Las dos pueden venir juntas: movida del Vie · cubriendo. Aparece al final de la ruta, después de las casas del día, y el orden de las casas del día no cambia. El técnico ve la misma etiqueta en su ruta. Pasada esa fecha, la casa vuelve sola a su día y a su técnico de siempre; para deshacerlo antes, mira "La moví por error. ¿Puedo deshacer?". Dos casas nunca llevan etiqueta: la que no tiene técnico propio y fue puesta en la ruta de alguien en su propio día (va al final sin ninguna etiqueta), y la que ya corre ese día con el mismo técnico — dos días a la semana (por ejemplo, lunes y jueves) o diaria — cuando la visita del lunes se mueve al jueves: se queda en su lugar de siempre en el orden, y las dos visitas se vuelven una sola. Movida al jueves con otro técnico, sí lleva la etiqueta (movida del Lun · cubriendo) y va al final de la ruta de ese técnico.
La casa no tiene la fecha del último cambio del filtro — en general, una casa nueva o importada. Sin esa fecha el sistema no sabe cuándo avisar el cambio anual del filtro. La etiqueta azul aparece en la tarjeta de la casa en Rutas en vivo, junto a las otras (nota, sin prueba química hoy, movida del). Para quitarla, registra el cambio: ficha del cliente → Filtro y sal → Registrar cambio del filtro (o Registrar cambio de cartucho en un filtro de cartucho). Un filtro DE nunca la muestra (no tiene cambio anual). Si la piscina no tiene ningún lavado ni cambio del filtro registrado, el ciclo empieza el día en que la piscina se agregó a ZapRoute. Registrar el cambio también registra un lavado en esa fecha, y el lavado empieza a contar desde ahí; si sabes cuándo se lavó el filtro por última vez, usa Registrar lavado. Un filtro que tu empresa no lava: activa No controlar al editar la piscina.
Usa Armador de rutas (Operación, justo debajo de Rutas en vivo) — solo oficina y dueño. Elige un técnico y un día, luego busca un cliente por nombre o calle; la herramienta sugiere el mejor lugar en la ruta de ese día ("Agregar aquí" o "Agregar al final") y muestra en vivo las paradas, millas, tiempo de manejo y la vuelta a casa actualizados. Arrastra una fila para reordenar, quita una parada o toca Optimizar para el mejor orden — nada cambia para el técnico hasta que toques Guardar ruta de lunes (el botón nombra el día que estás editando, ej.: "Guardar ruta de lunes"). El mismo panel también agenda una reparación en una fecha, y una casa que ya tiene día de ruta pregunta antes: Visita extra solo el … (solo esa fecha), ¿agregar el nuevo día también, o moverla? (esas dos valen cada semana).
Una piscina tocada en la lista Sin ninguna ruta abre ¿Dónde encaja mejor? en lugar de eso: compara todos los técnicos y todos los días, no solo el día de la pantalla. Mira "¿Cómo elige ZapRoute dónde encaja mejor una piscina nueva?".
Cambia el interruptor de arriba a Todas las piscinas para ver todas las piscinas de la empresa en un solo mapa, sin importar el técnico ni el día — solo lectura, nada para guardar. Toca el chip de un técnico o un día para filtrar, o busca un cliente a la izquierda; toca "Sin ninguna ruta" para ver las piscinas que no están en la ruta de nadie: sin día de ruta, o de un técnico que fue desactivado. Las suspendidas tienen su propio grupo, "Suspendidas", con su fecha de vuelta. Los clientes solo de reparación quedan ocultos en una línea al final del grupo, con Mostrar. Aquí no hay línea de ruta — solo puntos, coloreados por técnico — porque no es una ruta, es solo dónde está cada piscina. Toca un pin o una fila para ver su técnico y sus días, y abrir la ruta de ese día directo desde ahí.
El grupo Sin técnico ("con días, sin técnico") lista las piscinas con días de ruta pero todavía sin nadie asignado — primero en la lista, con un pin gris punteado en el mapa y su propio KPI "sin técnico". Elige un técnico y toca Asignar para entregarlas todas de una vez, manteniendo sus días — pide confirmación antes, y puedes mover cualquiera después. Es distinto de Sin ninguna ruta, que son piscinas sin día de ruta, o de un técnico que fue desactivado. Los clientes solo de reparación no cuentan en ninguno de los dos.
Una piscina Diaria cuenta los 7 días y lleva su propio chip Diaria en el mapa y en la lista.
Una piscina Sin técnico tocada en la lista Sin ninguna ruta abre la tarjeta que elige un técnico para los días que ya tiene. El botón dice quién y qué días, como Asignar a Marcus · Mié + Sáb, y guarda con el toque. El diálogo "Ya está en…" solo aparece cuando la piscina es de otro técnico.
Cuenta las piscinas que no están en la ruta de nadie: sin día de ruta, con días pero sin técnico (Sin técnico), o de un técnico que fue desactivado. En la computadora es una línea — "3 piscinas no están en ninguna ruta — mira dónde encaja mejor cada una en la lista de abajo." — sin botón y sin ✕; desaparece cuando la cuenta llega a 0. En el celular es una tarjeta con Verlas, que baja hasta la lista. La lista muestra cada piscina con su Mejor encaje ("Lun · Chris Demo · ≈ +0,6 mi") y un botón que dice adónde va: Agregar a Lun, o Asignar a Marcus en una piscina Sin técnico, que abre la tarjeta de la piscina. Una piscina cuya dirección no está en el mapa muestra Corregir dirección en su lugar. Toca el nombre de una piscina para abrir ¿Dónde encaja mejor? con todas las opciones. En el mapa esas piscinas son los pines grises, y las que encajan mejor en el día de la pantalla llevan un anillo verde azulado — Encaja mejor en este día. Los clientes solo de reparación nunca cuentan en la franja.
Marca esa piscina como Cliente solo de reparación (sin ruta semanal) con un toque. La piscina sale de la lista y de la franja y nunca más recibe sugerencia de ruta. Una línea al final de la lista las cuenta — "2 clientes solo de reparación ocultos" — y Mostrar las vuelve a mostrar. Darle un día de ruta a una de ellas la vuelve cliente semanal sola. Para desmarcar la casilla, abre la piscina en Editar piscina.
Mira todos los técnicos activos que hacen ruta y todos los días en que cada uno YA tiene ruta — la ruta de la semana, no los cambios de una fecha. Para cada día, encuentra el lugar en el orden de ese día que suma menos millas. Primero hace una cuenta rápida en línea recta (los números con ≈); después las 3 mejores van a Google, que conoce las calles y da los minutos manejando y, con 1 visita por semana, la hora en que el técnico vuelve a casa (contando 25 min en cada parada). Vuelven ordenadas por las millas de Google, y la de arriba es el Mejor encaje. Cuando dos empatan, gana el día más vacío, después el nombre del técnico. El combustible sale del auto de cada técnico, en Mi base y camioneta.
Elige 2 en Visitas por semana. Las dos visitas van con el mismo técnico, con al menos 2 días entre ellas: Lun + Jue, Lun + Vie, Mar + Vie, Mar + Sáb, Mié + Sáb, Mié + Dom o Jue + Dom. Lun + Mar nunca se ofrece. Con 3 visitas por semana hay al menos 1 día entre cada visita — Lun + Mié + Vie, Mar + Jue + Sáb, y así. Cada día de la opción tiene que tener ya ruta con ese técnico. El número grande es el total de millas extra de la semana.
Porque un día vacío no tiene ruta donde poner la piscina — la única cuenta sería casa → piscina → casa, que no dice nada de una ruta. Un día vacío nunca es opción y nunca desempata. Como mucho aparece como una línea gris, "Sáb · Chris Demo — sin ruta ese día", con "un día vacío nunca se sugiere · empiézalo en Armador de rutas". Para usar ese día, abre Armador de rutas, elige el técnico y el día y agrega la piscina ahí.
Ese técnico ya tiene ese día tantas piscinas como su límite diario — Capacidad diaria (piscinas), en Usuarios. Un día lleno es información, no opción: puede aparecer como una línea gris, "Mar · Chris Demo — día lleno (12 de 12)", con las pocas millas que sumaría y "sube el límite en Usuarios". Un técnico sin límite diario nunca se llena. Con 2 o 3 visitas por semana, la línea gris dice qué día del par está lleno.
Los dos. La ventana cuenta solo la ruta semanal, porque su sugerencia vale para todas las semanas. Armador de rutas cuenta también las reparaciones agendadas para esa fecha. Así que un lunes con 2 reparaciones agendadas muestra 10 de 12 en Armador de rutas y 8 de 12 en la ventana.
La parada más cercana de cualquier ruta que podría recibir la piscina está a más de 2 mi. La ventana lo avisa — "La ruta más cercana está a 3,9 mi." — y muestra igual la opción que suma menos millas, con la marca ninguna ruta cerca. La decisión es tuya: agregarla ahí, o abrir Armador de rutas y empezar una ruta en esa zona.
Ese técnico no completó Mi base y camioneta. Con sin casa configurada, las millas cuentan solo entre las paradas — la ida desde casa y la vuelta quedan fuera. Con sin auto configurado, la opción queda sin el costo de combustible. La opción sigue valiendo; el técnico lo completa en su propia app, en ⋮ → Mi base y camioneta.
No. Cuando Google no responde, la ventana se queda con la cuenta rápida en línea recta: cada número lleva ≈, no hay minutos, y las opciones llevan (estimación en línea recta) con "Google no respondió, así que no hay minutos. El orden de las opciones es el mismo." Nunca mezcla las dos: o las 3 opciones vienen de Google, o ninguna. La línea de abajo, de otro técnico, cuando aparece, usa siempre la cuenta rápida: ≈, sin minutos, y (estimación en línea recta).
El Mejor encaje de la lista Sin ninguna ruta usa solo la cuenta rápida en línea recta (el ≈) y 1 visita por semana — nunca le pregunta a Google. La tarjeta (toca el nombre de la piscina) y la ventana después de guardar mandan las 3 mejores opciones a Google, que conoce las calles, y las vuelven a ordenar por las millas de Google. Cuando un canal o una avenida se interpone, la mejor en auto puede ser otro día.
No. La lista es siempre 1 visita por semana — una piscina sin día no guarda cuántas visitas recibe. Toca el nombre de la piscina y elige 2 (o 3) en Visitas por semana en la tarjeta. Una piscina con días de ruta pero sin técnico (Sin técnico) se cuenta en sus propios días, en la semana entera.
Todavía no. Armador de rutas cambia al lunes de ese técnico — preguntando antes ¿Descartar los cambios? si tienes cambios sin guardar — y pone la piscina en el mejor lugar. Solo entra en la ruta cuando tocas Guardar ruta de lunes, como todo en Armador de rutas.
Todavía no. El Asignar a Marcus de la fila solo abre la tarjeta de la piscina, con los técnicos que ya tienen ruta en sus días — no guarda nada. La piscina queda asignada cuando tocas Asignar a Marcus · Mié + Sáb en la tarjeta, que guarda con el toque. Si cierras la tarjeta sin tocarlo, la piscina sigue Sin técnico, en la lista Sin ninguna ruta.
No. Ese botón guarda con el toque, aun dentro de Armador de rutas: cambia dos días a la vez, y el botón Guardar guarda solo el día de la pantalla. La piscina va a Marcus el miércoles y el sábado, cada una en el lugar mostrado. Es la excepción al "nada cambia hasta que guardes". Agregar a Lun en la lista sigue esperando el Guardar.
No. Con 2 o 3 visitas por semana, el botón de la tarjeta guarda con el toque: cambia más de un día, y el botón Guardar guarda solo el día de la pantalla. Es la misma excepción que Asignar. Con 1 visita por semana, la opción del día de la pantalla sigue con Agregar aquí y Agregar al final, que esperan el Guardar.
Porque ese día no tiene orden guardado: ahí la piscina entra al final de la ruta, y un lugar en el medio ahorra millas. La ventana muestra los dos — "Ahora: al final de la ruta" y "Mejor lugar ese día" — y cuánto ahorra, como "Ahorra 2,2 mi cada lunes (≈ 114 mi al año)". Mover al mejor lugar la cambia con el toque; Dejar al final la deja como está. Otro día o técnico solo aparece abajo si ahorra 1 mi o más por visita, y su botón abre ese día en Armador de rutas. Cuando el día tiene orden guardado, la ventana no se abre: la piscina ya entró en el mejor lugar al guardar, y una hoja dice dónde (mira "Mi piscina nueva ya tenía día y técnico, y no se abrió ninguna ventana. ¿Por qué?"). Así, la piscina que dejas al final aquí nunca lleva la etiqueta ámbar ni aparece en el Escritorio en Fuera del orden guardado.
Sí. Todo botón que guarda con el toque también guarda el orden de cada día que cambia: Agregar a … y Mover al mejor lugar en la ventana, Asignar a … en la ventana o en la tarjeta de Armador de rutas, y el Agregar a Lun + Jue · Chris Demo de la tarjeta con 2 o 3 visitas por semana. Es lo mismo que Guardar ruta de lunes en Armador de rutas. Las casas con la etiqueta Fuera del orden guardado — va al final son la excepción: el botón las deja fuera del orden guardado, al final y con la etiqueta, hasta que alguien las coloque. Si ese día seguía el orden aprendido del celular del técnico, el orden aprendido deja de valer ese día, y vale el guardado. Guardar una piscina nueva con día, un cambio Definitivo en Cambiar día / técnico, un cambio de días o de técnico en Editar piscina y una transferencia en Transferir casas también guardan en el orden, pero solo en un día que ya tiene orden guardado: la casa entra en el mejor lugar, y todas las demás se quedan donde estaban. En un día sin orden guardado, ninguno de ellos crea un orden guardado.
Después de la última parada que ya hizo hoy — nunca detrás de él. Para el día de la semana de hoy, la ventana solo ofrece lugares después de esa parada, y ahí entra la piscina. En los otros días de la opción, entra en el mejor lugar mostrado. Una piscina guardada con un día que ya tiene orden guardado no abre la ventana: entra directo en el mejor lugar del orden de cada semana, y en la ruta de hoy eso puede ser antes de una parada que ya hizo.
El Mejor encaje de cada piscina se calcula solo, contra las rutas como están ahora. Después de cada Guardar la lista rehace la cuenta: la piscina que acabas de poner ahora es una parada, así que el mejor lugar de las otras puede cambiar.
Porque no están esperando ruta. Las suspendidas ahora tienen su propio grupo, "Suspendidas", con su fecha de vuelta. Los clientes solo de reparación quedan ocultos en una línea al final de Sin ninguna ruta, con Mostrar. Así, "sin ruta" más "sin técnico" en Todas las piscinas da el mismo número que la franja del Armador de rutas y Piscinas sin ninguna ruta en el Escritorio. La piscina de un técnico desactivado ahora aparece en Sin ninguna ruta — antes desaparecía del mapa.
En una barra fija abajo de la pantalla, con el botón ancho Guardar ruta de lunes (nombra el día que estás editando). La lista se desplaza arriba de ella, y la barra nunca tapa el mapa — las esquinas de abajo del mapa llevan el crédito de Google, que tiene que quedar visible. Guarda igual que antes: nada cambia para el técnico hasta que lo toques. Antes de esta actualización flotaba en la esquina de abajo a la derecha, encima del mapa. La barra aparece en toda pantalla de menos de 1.000 píxeles de ancho — el celular o una ventana angosta del navegador. En una pantalla más ancha, Guardar ruta de lunes sigue en la fila de arriba, junto a Deshacer y Optimizar, como antes. En Todas las piscinas no hay nada que guardar, así que no hay botón. Si en tu celular todavía flota en la esquina, la app es una versión vieja; cambia cuando se actualice la app.
Ese día del técnico tiene orden guardado, y la casa está en la ruta de ese día, pero no en ese orden. Un día recibe orden guardado con Guardar ruta de lunes en el Armador de rutas, con Aplicar este orden en Optimizar ruta, o con un botón que guarda con el toque. Una piscina nueva guardada con día y técnico, un cambio Definitivo en Cambiar día / técnico, una edición en Editar piscina y una transferencia en Transferir casas ponen la casa directo en el mejor lugar de un día que tiene orden guardado. Así que la casa al final casi siempre llegó por otro camino: una importación, Asignar en el grupo Sin técnico de Todas las piscinas en el Armador de rutas, una dirección que no está en el mapa, o un día que recibió antes de esta actualización. ZapRoute nunca cambia la casa de lugar solo. Se queda al final, y la etiqueta aparece en la ruta del técnico, en Rutas en vivo y en el Armador de rutas.
Para ponerla en su lugar: Escritorio → Fuera del orden guardado → Poner en Armador de rutas. El Armador de rutas se abre en ese técnico y ese día con la casa ya en el mejor lugar. O abre ese día en el Armador de rutas y arrastra la casa tú mismo. En el Armador de rutas la etiqueta sale de la fila en cuanto la casa deja de estar al final, y nada cambia para el técnico hasta que toques Guardar ruta de lunes. Un día sin orden guardado nunca muestra la etiqueta.
No — se queda en su lugar. El Armador de rutas no muestra las piscinas suspendidas, pero guardar mantiene cada una en el orden guardado del día, justo después de la casa que venía antes de ella. Si esa casa salió de la ruta, queda justo después de la anterior que se quedó. Si arrastras esa casa a otro lugar, la piscina suspendida va con ella. Cuando termina la suspensión, la piscina vuelve a ese mismo lugar, justo después de esa misma casa. Lo mismo vale para Aplicar este orden en Optimizar ruta y para los botones que guardan con el toque. Una piscina solo sale del orden guardado cuando deja de ser de ese técnico en ese día: cambiaron sus días de ruta, cambió su técnico, o fue desactivada. Cuando cambian sus días de ruta o su técnico, sale enseguida del orden guardado del día que dejó.
El feed de "lo que pide atención hoy": alertas de ruta, fotos sospechosas, problemas abiertos, visitas sin foto, filtros, lavados aplazados, suspensiones y notas — todo en una sola pantalla, para que el día de la gestión empiece por ahí.
Desde la 3.11 una visita sin foto no cuenta (la casa queda abierta). Si el técnico no puede volver, la oficina la cierra: toca Visto — cerrar en el elemento, escribe el motivo, listo — la visita pasa a contar, sale de la lista y va a Resueltos con tu nombre y el motivo. Si la visita está duplicada (el mismo servicio registrado dos veces), usa Anular visita.
Novedad de la versión 3.20. Una visita registrada hoy cuya foto todavía está subiendo por la cola del celular del técnico — normal con señal débil, no hay nada que corregir al principio. Desaparece solo en cuanto llega la foto, por eso no tiene botón de Visto ni Resuelto aquí — el arreglo está en el celular del técnico, no en el Escritorio. Pasados los 30 minutos el ítem se pone rojo como aviso; pasados los 60, sale de este grupo y se convierte en un ítem de Visitas sin foto, que ahí sí la oficina puede cerrar. Toca Nota al técnico para recordarle que se reconecte o que toque Enviar ahora.
En el panel Rutas en vivo, toca el primer ícono de arriba (el de tareas pendientes). El Escritorio abre con el resumen del día en etiquetas de colores y se actualiza sola cada 45 segundos. Oficina, dueño y supervisor tienen acceso.
Cada grupo es una tarjeta con el contador junto al título: tocar el encabezado lo abre (muestra los ítems) o lo cierra (queda solo el contador). En el teléfono todo nace cerrado; en la web ancha los cuatro primeros grupos ya abren. Un grupo vacío ni aparece.
Solo lo que pide atención — un grupo vacío ni aparece:
Están justo debajo de las rutas de hoy, porque son decisión, no vigilancia:
Las tres filas de presupuesto son solo del dueño y de la oficina — el supervisor las recibe vacías, porque llevan dinero. El supervisor ve Piscinas sin ninguna ruta y Fuera del orden guardado, sin sus botones.
Las piscinas que no están en la ruta de nadie: sin día de ruta, con días pero sin técnico (Sin técnico), o de un técnico que fue desactivado. Cada fila muestra su Mejor encaje — "Mejor encaje: Vie · Chris Demo · ≈ +0,6 mi" — y cuánto tiempo lleva esperando, como "lleva 9 días esperando". Poner en una ruta abre Armador de rutas en ese técnico y día con la piscina ya en el mejor lugar; entra en la ruta cuando tocas Guardar ahí. En una piscina Sin técnico, abre la tarjeta que elige un técnico para sus días. Una piscina cuya dirección no está en el mapa muestra Corregir dirección. El grupo cuenta en el número rojo del Escritorio, y el resumen de arriba lleva el chip "6 · sin ruta". Los clientes solo de reparación nunca aparecen aquí.
Casi siempre porque la piscina ya estaba sin ruta antes de esta actualización: la app no sabe desde cuándo, así que no muestra la cuenta. La cuenta empieza el día en que una piscina queda sin ruta: guardada sin día, perdió su último día, quedó sin técnico, el cliente fue reactivado, o terminó su suspensión. "desde hoy" quiere decir que fue hoy.
Nadie visita más esa piscina: su técnico fue desactivado, así que no está en la ruta de nadie y aparece en el grupo. Pero la cuenta de espera solo empieza cuando algo cambia en la piscina misma — sin día, sin técnico, cliente reactivado, suspensión terminada. Desactivar al técnico no marca esa fecha. Usa Poner en una ruta para entregar la piscina a otro técnico.
No — dicen dos cosas distintas. Sin visita esta semana dice que un día de ruta ya pasó sin visita. Piscinas sin ninguna ruta dice que la piscina no tiene técnico. Dale un técnico y sale de Piscinas sin ninguna ruta; desde su próximo día de ruta, está en la ruta de ese técnico.
A propósito. El supervisor ve el grupo para saber qué piscinas están sin ruta. Poner una piscina en una ruta es del dueño y de la oficina, porque Armador de rutas es de ellos. Avísales qué piscina es.
Las casas que están en la ruta de un técnico, en un día que tiene orden guardado, pero no están en ese orden — por eso van al final de la ruta, y el técnico puede registrar el servicio en la tarjeta equivocada. Una fila por casa y por día: la calle, el cliente, el día, el técnico y el mejor lugar, como "mejor lugar: entre #6 1420 Palm Way y #7 2210 Ocean Drive" — los números que ve el técnico. Poner en Armador de rutas abre el Armador de rutas en ese técnico y día con la casa ya en ese lugar; nada cambia hasta que toques Guardar ahí. Una casa cuya dirección no está en el mapa muestra Corregir dirección. El grupo cuenta en el número rojo del Escritorio, y el resumen de arriba lleva el chip "2 · fuera del orden guardado". Una casa fuera del orden guardado en más de un día — dos veces por semana, o diaria — tiene una fila para cada uno de esos días, y cada fila cuenta. El grupo muestra hasta 20 filas. Cuando hay más, su última línea dice cuántas todavía no están en la lista, y aparecen a medida que se colocan estas. El supervisor ve el grupo sin el botón.
Si alguien ya guardó ese día con la casa dentro, el Armador de rutas dice "Esta piscina ya no está al final de esta ruta — no se movió nada." y la fila sale del grupo cuando el Escritorio se actualice.
Porque una casa no puede haber faltado antes de existir. Cada piscina guarda el día en que entró al sistema, y el grupo Faltaron esta semana solo mira los días de ruta de ahí en adelante.
Hasta este arreglo, una empresa creada un miércoles abría la app y escuchaba que ya había faltado en doce casas — el lunes y el martes en que no tenía cuenta, ni clientes, ni app. Quedaba así hasta el lunes siguiente: hasta seis días de falsa alarma como primera frase del producto a un cliente nuevo.
Así que en tus primeros días el grupo viene corto a propósito, y se llena normalmente con el correr de la semana. Una piscina suspendida tampoco aparece aquí, y una visita declinada cuenta como hecha — el técnico estuvo ahí.
En dos lugares. Hoy: el grupo Rutas de hoy del Escritorio lista la ruta que no comenzó antes de las 9 AM y cada casa que el técnico saltó — esa es la lista de servicios atrasados del día. En un período: menú ⋮ → Informes → pestaña Técnicos, muestra visitas hechas vs. planificadas y las visitas perdidas por técnico, agrupadas por día. El historial de un cliente está en Visitas por día en su ficha. Los *pagos* atrasados son otra cosa — están en Dinero → Saldos.
La alerta de casa saltada no corre en la ruta de un técnico cuyo orden cambió hoy después de su primera visita del día — con él ya en la calle. El orden cambia cuando alguien guarda ese día en Armador de rutas, o toca un botón que guarda con el toque: Agregar a … o Mover al mejor lugar en la ventana ¿Dónde encaja mejor?, Asignar a … en esa ventana o en la tarjeta de Armador de rutas, o el Agregar a Lun + Jue · Chris Demo de la tarjeta con 2 o 3 visitas por semana; o cuando el técnico toca Aplicar este orden en Optimizar ruta; o cuando una piscina nueva, un cambio Definitivo, una edición en Editar piscina o una transferencia en Transferir casas pone una casa en el orden guardado de ese día. Sin esto, una parada nueva en el medio haría que las casas de antes parecieran saltadas. Un orden guardado antes de la primera visita del día — el técnico optimizó a las 7 AM, o la oficina encajó una piscina temprano — vale desde el comienzo, y la alerta corre como siempre. Si una casa de verdad queda sin visita, aparece mañana en Sin visita esta semana.
Dejó de ser un grupo propio: ahora es una línea dentro de Sin visita esta semana, que dice "3 visitas declinadas — el técnico estuvo allí", con las mismas tarjetas debajo (la foto de lo que se lo impidió y el motivo). Por qué cambió: la visita declinada cuenta como hecha en los cierres, así que no es una visita perdida — explica parte de lo que faltó en la semana. Sigue sin haber nada que corregir aquí: mire la miniatura y el motivo y toque Visto. La visita y su foto nunca se borran. Solo dueño y oficina.
Crear orden crea la orden de reparación ya ligada a la foto del problema — de ahí en adelante sigue el flujo normal de reparaciones (estimate, agendar día y técnico, prueba doble de fotos). Resuelto cierra el problema SIN crear orden (falsa alarma, o ya se atendió por fuera): sale de la fila con registro de quién lo resolvió. Los dos botones son solo de oficina y dueño.
Sí, en un toque. Cuando la IA reconoce lo que muestra la foto, la línea gana un botón con el tipo escrito — Es Prueba química, por ejemplo. Al tocarlo cambia el tipo de la visita y la alerta se va sola, porque el motor rehace la cuenta de la IA contra el tipo nuevo. Si la foto tiene otro motivo junto (foto repetida, fuera del radio, sello fuera de hora, muchos registros en pocos minutos), ese motivo sigue en la lista — solo sale la parte de la clasificación. Cuando la IA no supo decir qué es ("otro"), no hay botón: elija a mano en el detalle de la visita. Corregir a sal pregunta cuántas bolsas (1 a 5), porque es el número que cierra el mes. Solo dueño y oficina.
El técnico tiene 30 minutos para corregir la clasificación de su propia visita. Pasado eso, dueño y oficina corrigen sin plazo y en cualquier día — por el botón de la mesa o por el detalle de la visita. Antes nadie más podía, y la alerta se quedaba en la lista para siempre. Queda registrado quién corrigió y el tipo anterior; la foto nunca se borra. Lo que ni el dueño cambia: visita de reparación y visita declinada no aceptan corrección de tipo.
Depende de cuántas fotos tenga esa visita — y quien decide es la app, él no necesita saber la regla.
Con una foto (que es casi siempre: nueve de cada diez visitas tienen exactamente una), el botón debajo de la miniatura dice Cambiar la foto equivocada. Un toque abre la cámara; la foto nueva sube primero y la equivocada sale después. La visita nunca queda sin prueba, así que la casa nunca vuelve a quedar pendiente.
Con dos o más, aparece un segundo botón: Retirar foto. Solo existe ahí porque lo que queda todavía prueba la casa.
Retirar no es borrar. En un toque la foto deja de valer como prueba de esa visita, desaparece de la pantalla del técnico, desaparece de la página y del informe del cliente, y el enlace que ya se envió al cliente deja de funcionar. Lo que no hace es salir de tu oficina: tú la sigues viendo, con la etiqueta "Retirada por Chris · 22 sep · Piscina equivocada", y la devuelves con el botón Devolver.
Una foto correcta en la casa equivocada no es una foto equivocada: no la retires — muévela con Mover a otro cliente (mira "Registraron una visita en la casa equivocada. ¿Se puede quitar?"). Retirada, tampoco llegaría al cliente correcto.
Hasta una hora después de su último servicio del día. No es una hora después de la foto — es una hora después de que deja de trabajar. Cada casa nueva empuja ese plazo hacia adelante, así que la ventana nunca se le cierra en medio de la ruta, y la pantalla le dice la hora exacta ("Puedes corregir las fotos de hoy hasta las 14:41"). Nunca pasa de la medianoche.
Esto reemplazó una ventana de 30 minutos contada desde la propia foto, que era el reloj equivocado: con mala señal la foto tarda más que eso solo en llegar al servidor, y llegaba con la ventana ya cerrada. Él nunca tuvo oportunidad de corregirla.
Tú y la oficina no tienen ningún plazo — cualquier foto, cualquier día, cualquier técnico. Y solo ustedes devuelven una foto.
Tres trabas, y cada una dice su propio nombre en la pantalla, con la salida al lado:
En la mesa de la oficina, en "Fotos retiradas". Cada línea muestra quién la retiró, qué casa, el motivo escrito por la persona, y cuánto tiempo después de la foto ocurrió. Ahí no se bloquea nada — existe para que una foto nunca salga de la página del cliente en silencio. Retirar en los primeros 30 minutos es un error de dedo y es común; el contador separa las fuera de plazo, que son las que merecen una mirada.
En la mesa de la oficina, en "Fotos cambiadas fuera de plazo". Cambiar la foto equivocada usa el mismo reloj que Retirar (hasta una hora después de su último servicio del día), y ese reloj más largo es justo lo que alguien podría usar mal: fotografiar la piscina sin limpiar por la mañana y, a las 6 PM, desde otro lugar, cambiarla por la foto de una piscina que sí se limpió. Por eso no se bloquea — se deja a la vista: cada vez que un técnico cambia su propia foto más de 30 minutos después de la foto original del servicio, aparece una línea con quién, qué casa, cuánto tiempo después de la foto original, la etiqueta Fuera de plazo y las dos fotos lado a lado — primero la original, al lado la que vale ahora; toca cualquiera para verla en grande. Si la cambió más de una vez, sigue siendo una sola línea, con Cambiada N veces: cambiarla otra vez encima (o de a poquito) no saca la línea de la mesa ni esconde la foto que quedó valiendo. Quien corrige un error honesto no pierde nada; quien reescribe una prueba tiene que hacerlo frente a ti. Los cambios dentro de los 30 minutos de la foto original (el error de dedo común) y los cambios hechos por ti o por la oficina no aparecen. Si un cambio no se sostiene, abre la visita: puedes retirar la foto nueva (con tu motivo) — las dos fotos siguen guardadas, la anterior marcada como sustituida.
No, y la pantalla nunca dice que sí. El archivo queda en el bucket, en la miniatura y en la copia de seguridad de tu empresa en Google Cloud. Por eso el botón dice Retirar y no "Borrar" — decir "borrado para siempre" sería mentira hoy. Si necesitas borrar una foto de verdad (la cara de un niño, una placa de auto), pídelo a soporte.
Sí. El enlace corto del mensaje deja de funcionar en el instante en que la retiras — el cliente ve "Link expired". Lo mismo vale ahora cuando la oficina cambia una foto, que antes seguía entregando la foto vieja hasta por 30 días.
Una excepción, y la pantalla lo avisa: una foto enviada directo por correo puede caer en un enlace crudo que dura hasta 7 días y no se puede cerrar.
Toca la miniatura para abrir la foto grande con el motivo de la alerta, y luego Marcar como visto (o directo en el Visto del ítem). El ítem se pone verde al instante y sale de la lista en la próxima recarga — nada se borra (la foto y el motivo quedan guardados). Para limpiar el grupo entero, Marcar todas como vistas. Vale para oficina, dueño y supervisor.
Sí. Cuando el GPS de la foto apunta a otra casa tuya, a no más de 300 m (unos 1.000 pies), el ítem trae un botón con esa dirección — por ejemplo Mover a 45 Palm Ave. Abre la ventana de mover con esa casa ya elegida; escribe el Motivo (obligatorio) y toca Mover. En el Escritorio el camino es ese botón: la foto grande de la miniatura solo tiene Cerrar y Marcar como visto. Como el GPS pasa a coincidir con la casa, la alerta sale sola, registrada como revisada por ti. Si la foto no tiene GPS, si la mueves a una casa lejos de donde se tomó, o si la alerta tiene otro motivo además (foto repetida, sello de fecha, el tipo que revisó la IA), la alerta sigue: revísala y toca Visto como siempre. Lo demás es igual que Mover a otro cliente en cualquier foto — mira "Registraron una visita en la casa equivocada. ¿Se puede quitar?". Solo dueño y oficina.
Sí. El botón Resuelto en la nota la quita del Escritorio Y de la ruta del técnico (la nota perdió sentido, o ya se resolvió por teléfono). Es separado del "atendido" del técnico — los dos caminos quedan registrados hasta que la nota se borra, 7 días después de cerrarse.
Sí — es el grupo "Limpiezas sin test químico". El Visto — cerrar es el OK de la oficina: un toque y la casa cierra en verde solo ese día; mañana el test vuelve a ser exigido. Queda registrado con tu nombre y aparece en Resueltos. Solo dueño y oficina. Una casa solo entra en este grupo cuando el técnico que hizo la limpieza no tiene, ese día, ninguna visita allí con foto de la prueba química ni lectura. Una prueba que otro técnico registró allí no saca la casa del grupo.
Son las piscinas con alguna lectura de cada cierto tiempo vencida, agrupadas en una línea por técnico — el técnico de la piscina hoy —, no una línea por piscina: por ejemplo "Marcus Lee — 34 piscinas con panel vencido", con cuántas marcó Sin reactivo o Sin tiempo y la lectura más antigua. Toca la línea para ver las piscinas: qué venció, hace cuántos días y el motivo que marcó el técnico. No hay botón de cerrar: una piscina sale de la lista en cuanto se mide la lectura vencida. Nota al técnico le manda una nota por el camino de siempre.
Cuando pasa una visita en el día del plazo de una lectura, o después, y la lectura no se mide — marcada No medí hoy o simplemente dejada vacía ("sin marca"). Una lectura que vence hoy no cuenta hasta que ocurra la visita de la piscina. Solo cuenta una visita de Prueba química o Piscina limpia: una visita de reparación, de filtro o de problema no pone la piscina en la lista, ni una visita anulada. Una piscina nueva solo entra después de que su plazo normal pasa sin medición. Una piscina suspendida, solo de reparación o con el químico de otra empresa nunca aparece.
En la del técnico de la piscina hoy. La línea cuenta por quién tiene la piscina ahora, no por quién dejó de medir — si la piscina pasó de Marcus a Chris, sus lecturas vencidas van a la línea de Chris, con el motivo que marcó Marcus todavía al lado de la piscina.
Es una Prueba química que llegó con su foto — por lo general la del kit — pero sin ningún número, y que aparece en Alertas de química al día siguiente. Nadie escribió y la IA no leyó nada; espera al día siguiente porque hasta entonces todavía puede llegar la lectura de una tira. La prueba cuenta, porque la foto es la prueba, y la casa no se pone ámbar por eso; lo que falta son los números. Toca Fotos y lecturas para ver la foto que llegó, y Visto para quitarla del Escritorio. Los números no se pueden añadir desde el Escritorio: Fotos y lecturas solo muestra la foto. Si se registró un producto en esa prueba, escribe las lecturas con Corregir lectura en Informes → Química; si la prueba llegó sin nada, no hay forma de añadirlas después.
El grupo Resueltos (7 días) muestra el rastro: "visto por Oficina — Amanda", "resuelto por Dueño", "atendido por Técnico", siempre con fecha y hora. Una baja hecha por el propio sistema (p. ej. alertas absueltas por una regla nueva) aparece como "sistema".
No. Piscinas una al lado de la otra (mismo clubhouse, pool + spa del mismo edificio) cuentan como un solo lugar para el anti-fraude: registrar varias seguidas ahí es la forma correcta de trabajar. La alerta de "muchos registros en pocos minutos" solo se dispara con lugares realmente lejanos entre sí.
Sí — chips de técnico arriba: Todos más uno por técnico. Elige uno para ver solo la ruta y las alertas de esa persona; carga más rápido en empresas con muchos técnicos y piscinas. Vuelve a Todos cuando quieras. En Piscinas sin ninguna ruta, el chip de un técnico muestra solo las piscinas que ya son de ese técnico; una piscina sin técnico solo aparece en Todos.
Una variante de la alerta Casa saltada, en ámbar: el técnico registró sal con foto en esa parada, pero no la limpieza. La sal sola nunca cierra la parada — solo la limpieza (o un problema documentado) la cierra — así que la casa todavía no está lista, aunque algo se haya registrado ahí hoy.
Casi siempre es UN cliente con el correo mal escrito en el registro — no el sistema entero. El Escritorio dice quién: muestra Un cliente no recibió el correo, con el nombre del cliente, la dirección que falló y el motivo (por ejemplo, "la dirección de correo del cliente no es válida — revisa el registro"). Toca la línea y se abre la ficha de ese cliente, donde arreglas la dirección.
Cuando fallan tres o más correos a la vez, el título cambia a Los correos no están saliendo: ahí sí es el límite de envíos del día, que se reinicia solo y los correos vuelven a salir solos. Los que fallaron no se envían después — no hay reenvío automático en esta versión.
De todos modos no se pierde nada: las visitas, las fotos y las pruebas químicas quedan guardadas; solo el correo no salió. Si una línea sigue ahí después de arreglar la dirección y volver a enviar, escribe a support@zaprouteapp.com.
La tarjeta dice el nombre del cliente y el motivo. Lee primero el motivo: si dice que la dirección no es válida, toca la línea, arregla el correo en la ficha del cliente y envía la prueba a mano — Rutas en vivo → menú ⋮ de la casa → Email de prueba al cliente.
La línea desaparece sola en cuanto ese cliente vuelve a recibir un correo. No se borra: pasa a Resueltos (7 días), para que puedas mirar atrás y ver quién se quedó sin la prueba, y por cuánto tiempo. No hay botón para darla de baja, y no hace falta.
La tarjeta mira 7 días atrás, no uno: una dirección mal escrita deja de enviar para siempre, y una tarjeta que se reinicia a medianoche escondería justo el caso que existe para mostrar.
No. El Escritorio es operacional: nada de mensualidades, ingresos ni estimates. Los montos siguen en el dashboard y en los reportes, que son solo de oficina y dueño.
¿Todo al día? El Escritorio muestra una tarjeta verde — la mejor noticia del día.
El tablero con las notas entre la oficina y los técnicos, en las dos direcciones, en una sola pantalla. Entrada: el ítem Notas del menú, en el grupo Hoy (en la barra lateral de la computadora o en la hoja del ⋮ en el celular) — el contador morado a su lado muestra cuántas notas todavía necesitan a la oficina. Tocar una nota en el Escritorio también abre esta pantalla. Arriba, un campo de búsqueda encuentra al cliente para dejar una nota. Oficina, supervisor y dueño.
Para seguir todas las notas sin abrir casa por casa. El tablero tiene dos direcciones: Oficina → Técnico (pedidos a la ruta — lo que pidió la oficina) y Técnico → Oficina (respuestas del campo — lo que respondió el técnico, con foto cuando la hay). En la computadora las dos quedan lado a lado; en el celular, una debajo de la otra. El ícono de actualizar, arriba, vuelve a cargar las notas.
Dueño, oficina y supervisor. En un pedido pendiente, toca Resuelto y confirma: la nota sale de la ruta del técnico y de las pendientes — es el mismo cierre del Escritorio. En una respuesta del técnico, toca Visto y confirma: deja de contar en el contador morado. En una respuesta con foto, Ver foto la abre con quién respondió, cuándo y la casa. El supervisor también cierra — igual que en el Escritorio.
Con el filtro arriba del tablero: Solo pendientes muestra solo lo que todavía necesita a alguien; Todos muestra lo que sigue abierto y lo que se cerró en los últimos 7 días. Cuando hay algo pendiente, la pantalla ya abre en Solo pendientes. La píldora morada al lado cuenta las notas que todavía necesitan a la oficina (sin respuesta o esperando el Visto).
7 días después de cerrarse. Un pedido con Resuelto o una respuesta con Visto queda 7 días en el tablero y después se borra para siempre, junto con la foto de la respuesta — la línea al final del tablero lo avisa: "Las notas cerradas se borran 7 días después de cerrarse." Los 7 días cuentan desde el cierre, no desde el día en que se escribió la nota. Una nota todavía abierta nunca desaparece sola: el pedido que el técnico no respondió, o la respuesta esperando el Visto, queda hasta que alguien la cierre.
Dos caminos. Desde Rutas en vivo: toca arriba el día de la visita (Dom a Sáb — "hoy" marca el día actual) → el técnico → ⋮ de la casa → Nota de la oficina → escríbela y toca Dejar nota. O, cuando solo sabes el nombre del cliente, desde la búsqueda arriba de esta pantalla — mira la próxima pregunta. En los dos casos el técnico ve la etiqueta morada en la ruta de ese día, y la nota aparece aquí en el tablero.
Escribe en el campo de arriba de Notas (Buscar cliente o dirección para dejar una nota) el nombre del cliente, el apodo de la casa o un pedazo de la dirección. El tablero sale de la pantalla y aparecen las casas que coinciden en los próximos 7 días (hoy y los 6 siguientes), cada una con el día de la visita, el técnico y, si tiene, cuántas notas tiene que el técnico aún no atendió. Toca la casa: se abre la misma Nota de la oficina, con la dirección, el día y el técnico debajo del nombre — escríbela y toca Dejar nota. El técnico la ve en la ruta de ese día. ¿No la encontraste? Toca Buscar en toda la semana: la app busca los 7 días de nuevo (sirve para una casa recién registrada o que cambió de día). Una casa suspendida, sin técnico o sin visita en esos 7 días no aparece — por eso el aviso dice "Ninguna visita en los próximos 7 días con ese nombre o dirección." Si la búsqueda no carga (sin señal o con el servidor caído), la pantalla muestra solo el error y el botón Intentar de nuevo. La X del campo limpia la búsqueda y el tablero vuelve. Dueño, oficina y supervisor.
También desde Rutas en vivo, nunca desde Notas: toca arriba el día en que la casa está ahora → el técnico → ⋮ de la casa → Cambiar día / técnico. Mira "¿Cómo muevo una casa?" en el capítulo de cambiar el día de una casa.
La pantalla Semana se convirtió en Notas. Su cuadrícula de 7 días pasó a la parte de arriba de Rutas en vivo — ahí eliges el día, ves las casas de cada técnico y, desde el ⋮ de la casa, dejas una nota o cambias el día. El tablero de notas y la búsqueda de cliente, que también vivían en la Semana, están aquí. Si tu celular todavía muestra Semana en el menú, la versión nueva de la app aún no llegó por la tienda; mientras tanto la Semana antigua sigue funcionando.
Toda tu cartera en una pantalla: la lista de clientes con el valor mensual junto al nombre, la ficha completa de cada uno y el registro de cliente nuevo en un solo paso. Solo oficina y dueño tienen acceso — aquí es donde viven los valores.
Mientras la lista está vacía — todavía sin clientes y sin nada escrito en la búsqueda — también muestra Importamos tu lista — gratis: adjunta tu lista de clientes, marca la autorización y toca Importar por mí — cargamos tus piscinas en un plazo de 1 día hábil.
En la ficha del cliente, la tarjeta Piscinas ya tiene el botón Agregar piscina ahí mismo — sin necesidad de abrir Editar primero. La dirección vive en la piscina, no en el cliente (un cliente con varias propiedades tiene una dirección por piscina); una dirección nueva se geocodifica de nuevo sola. Cada piscina también puede tener más de un cuerpo de agua — Piscina, Spa o Fuente — configurado desde la ficha de la piscina (ver "¿Y si la parada tiene piscina Y spa?" en Química del agua). Un spa o una fuente en la MISMA dirección NO es una piscina nueva y no usa Agregar piscina: abre esa piscina → Cuerpos de agua → Añadir cuerpo.
Sí. En la ficha del cliente, cada piscina de la tarjeta Piscinas muestra su propio valor mensual a la derecha, y el cuadro azul marino de arriba es la suma de las piscinas activas (dice cuántas cuentan). Cada piscina tiene su propio estado: toca Suspender esta piscina (motivo obligatorio, fecha de regreso opcional) para pausar solo esa — sale de la ruta y de los reportes, su valor aparece tachado como "no se cobra" y el total del cliente baja solo. Las demás siguen en ruta y cobrándose. Para volver, toca Reactivar en la piscina. La tarjeta Estado del cliente sigue valiendo para el cliente entero.
En la ficha del cliente, la tarjeta Estado del cliente tiene tres opciones que cambian con un toque (solo dueño y oficina):
Para reactivar: enciende Mostrar desactivados en la lista y toca Reactivar — los días de ruta vuelven vacíos a propósito; márcalos en la ficha de la piscina. Hasta entonces la piscina queda esperando en Sin ninguna ruta. ¿Vino de una oferta de regreso? Usa Reactivar a {price}/mes en Ofertas enviadas: el valor mensual viene de la oferta.
En el panel Rutas en vivo, toca Clientes (en la barra lateral de la web ancha, o en el menú ⋮ en el teléfono). La búsqueda de arriba encuentra por nombre, dirección o compañía.
No — busca en toda tu cartera, en el servidor: nombre, teléfono, correo, la dirección de la piscina y etiqueta, desde 2 letras escritas. Desde esta versión, escribir solo el número de la casa también funciona — busca "7136" y encuentra la piscina de ese número en cualquier calle, incluso en un cliente que todavía no tiene nombre ni teléfono registrado. La lista en sí carga de a 50, con Mostrar 50 más al final y el conteo "Mostrando X de Y" — así una cartera grande no carga toda de una vez.
Todo el cliente en una pantalla: contacto (correo y teléfono), el valor mensual destacado, las piscinas con sus etiquetas (días de ruta, técnico, sal, portón, filtro) y, debajo de cada una, Fotos de la casa con todas las fotos de esa casa, la sección Visitas por día (desde la 3.19 — antes se llamaba "Últimas visitas") con una tarjeta por día de los últimos 30 días (90 días va más atrás), mostrando cada visita de ese día con su hora, el técnico y la foto y, justo debajo, la prueba química del día (toca Editar para ajustar un valor), el resumen de filtro y sal y los correos ya enviados al cliente. En Piscinas, Fotos de la casa es un enlace propio, debajo del estado de la piscina (ACTIVO / Suspender esta piscina): tocar el resto de la línea sigue abriendo la edición de la piscina.
La miniatura es la primera foto de la visita por la hora en que se tomó. Cuando la visita tiene más, un número en la esquina de la miniatura — "+1", "+2"… — cuenta las otras fotos, de cualquier tipo (la tira, la piscina…). Una foto retirada o cambiada no cuenta. Para verlas todas, toca Fotos de la casa debajo de esa visita: abre las fotos de la casa ya en el día de esa visita, marcadas en ámbar, cada foto con su hora y su técnico. El enlace solo aparece en una visita con 2 fotos o más. Tocar la miniatura abre solo esa foto, en grande, como antes. Para mover otra foto de esa visita a otro cliente, abre Fotos de la casa desde el enlace y toca el ⋮ de esa foto → Mover a otro cliente (mira "Una visita quedó con fotos de dos casas. ¿Puedo mover solo una foto?"). La línea del día también cuenta todas las fotos ("1 visita · 2 fotos"), en Últimos 30 días y en 90 días.
Dos tarjetas, las dos solo del lado de la oficina. Notas de la oficina es un texto libre con lo que la oficina necesita recordar de este cliente — "paga por Zelle el día 3", "llamar al esposo, no a ella", "quiere el deck antes de Navidad". El técnico nunca lo ve, en ninguna pantalla; la tarjeta lo dice, y guarda quién editó por última vez y cuándo. Presupuestos y reparaciones lista los presupuestos y reparaciones de ese cliente con el mismo estado y el mismo importe de la pantalla Presupuestos; Ver todos en Presupuestos abre la pantalla completa en ellos.
En la ficha del cliente, en Visitas por día, cada visita muestra su hora y el nombre del técnico que la registró. La hora de cada foto está en la pantalla Fotos de la casa: en la ficha, toca Fotos de la casa debajo de la visita (en una visita con 2 fotos o más) o debajo de la casa en Piscinas; desde Rutas en vivo, toca la casa, o el ícono de fotos junto a su ⋮. Muestra cada foto con tipo, fecha, hora y técnico.
Sí — es el Portal del cliente. En la ficha del cliente, la tarjeta Portal del cliente tiene el botón Crear enlace: crea una dirección permanente para ese cliente. La tarjeta pasa a mostrar la dirección entera, seleccionable, con Copiar al lado — pégala en un mensaje o en un correo. El dueño de la casa la abre sin contraseña y sin app, en cualquier celular, y ve siempre los últimos 90 días — recalculados en cada apertura, nunca una foto congelada. Cada visita viene con su fecha, la foto-prueba con la fecha y la hora en que fue tomada, qué servicio se hizo y el primer nombre del técnico. En una reparación, la foto es la del trabajo terminado — la foto del después; la del antes solo aparece cuando la reparación todavía no tiene foto del después. La página lleva el nombre y el logo de tu empresa arriba; al pie, en letra pequeña, una línea dice que se envió con ZapRoute. Es un enlace por cliente: Crear enlace solo aparece mientras el cliente no tiene enlace vivo, así que nunca hay una segunda dirección que controlar. La tarjeta dice además cuándo se creó el enlace y cuántas veces ya fue abierto. Cuenta cada vez que la página se abre en un navegador — también la tuya, si la abres para revisar —, pero no cuenta la vista previa que la app de mensajes arma sola cuando mandas el enlace. El conteo empezó a fines de septiembre de 2026. Un enlace que ya existía entonces solo se cuenta desde ese día, y la tarjeta lo dice, con la fecha — por ejemplo "no abierto desde el 24/09" o "abierto 3 veces desde el 24/09" — en lugar de "nunca abierto": las aperturas de antes de esa fecha nunca se contaron, y no contado no es "ninguna". Un enlace creado después cuenta desde el día en que nació. No lo confundas con el enlace del Reporte por cliente: ese congela un período elegido y vence en 30 días, mientras que el portal es la puerta del propio cliente — siempre los últimos 90 días, y vale mientras él sea tu cliente. Solo dueño y oficina — el técnico nunca ve esa tarjeta, en ninguna pantalla.
! Lo que el portal NO muestra, a propósito: ninguna factura y nada que pagar; ninguna mensualidad y ningún valor de servicio; la próxima visita agendada no aparece; una visita que el técnico declinó nunca aparece; y el técnico sale solo con el primer nombre, nunca el nombre completo.
En la ficha del cliente, en la tarjeta Portal del cliente, toca Revocar y confirma en ¿Revocar este portal?. El corte es inmediato: la dirección deja de funcionar para quien la tenga, ya en la próxima apertura — no hay que esperar a que venza. Nada se borra — las visitas, las fotos y la química siguen en el sistema exactamente como estaban; lo que muere es la puerta. La tarjeta vuelve a quedar sin enlace, con Crear enlace otra vez en su lugar: tócalo y se crea una dirección nueva — la revocada queda muerta para siempre, así que un enlace que ya está en la calle no vuelve a la vida. Solo dueño y oficina, como el resto de la tarjeta.
Sí — de dos maneras, y ninguna de las dos crea un portal por su cuenta.
Solo, en cada limpieza. El aviso automático "tu piscina fue atendida", que ya sale después de cada limpieza, ahora termina con un bloque llamado Your service history, any time y un botón, Open my pool page — en inglés, como el resto del correo. No hay nada que encender: viaja junto al correo que ya iba a salir. Y solo aparece cuando ese cliente ya tiene un enlace de portal vivo — el correo nunca crea uno. Un cliente sin enlace recibe exactamente el correo de antes, sin bloque al final; crea el enlace en su ficha y el bloque aparece en la próxima limpieza. Revoca el enlace y el bloque deja de aparecer.
Ahora mismo, a mano. En la ficha del cliente, la tarjeta Portal del cliente tiene Enviar por correo: manda el enlace a ese cliente en el momento, sin esperar la próxima visita — para cuando acaba de pedirlo por teléfono. El enlace tiene que existir antes: sin enlace, la tarjeta te pide tocar Crear enlace primero.
Los dos correos salen en inglés, con el logo y el color de tu empresa, y los dos pasan por las mismas cuatro trabas de todo correo al cliente — mira la pregunta siguiente. En ambos casos el envío queda registrado en la tarjeta Correos al cliente de la misma ficha, haya funcionado o no.
Son cuatro trabas, y la primera que aplique detiene el correo. Revísalas en este orden:
Pasadas esas cuatro, el problema no es el portal. Mira el Escritorio: si muestra Los correos no están saliendo, se acabó el límite de correos del día y no es solo este cliente. Y un enlace revocado no abre nada aunque el correo haya llegado — la tarjeta estaría de vuelta en Crear enlace.
Justo después de guardar puede abrirse la ventana ¿Dónde encaja mejor?, con el mejor técnico, día y lugar para la piscina nueva — mira las preguntas de abajo. Cuando un día marcado ya tiene orden guardado, la piscina entra directo en su mejor lugar, y una hoja dice dónde, en lugar de la ventana. Una piscina guardada sin día, y sin marcar Cliente solo de reparación (sin ruta semanal), queda esperando en Sin ninguna ruta hasta tener un día de ruta. Las piscinas extra se agregan después, desde la ficha.
Justo después de guardar. Toca Guardar cliente y piscina en un cliente nuevo, o guarda una piscina nueva con Agregar piscina en la ficha de un cliente, y ZapRoute abre ¿Dónde encaja mejor? — una ventana en la computadora, una hoja que sube desde abajo en el celular. Compara todos los técnicos y todos los días en que cada uno ya tiene ruta, y muestra las 3 mejores opciones; la de arriba lleva la marca Mejor encaje. Cada opción muestra el técnico y el día, dónde entraría la piscina ("Entre #2 Johnson Residence y #3 Reyes Residence"), las millas extra por visita, los minutos extra manejando, el combustible extra y cómo queda el día ("9 de 12 después de agregar"). Nada entra en una ruta hasta que tocas un botón. Un Cliente solo de reparación (sin ruta semanal) nunca abre la ventana. Tampoco una piscina guardada con día y técnico en un día que tiene orden guardado: ya entró en el mejor lugar, y una hoja dice dónde — mira "Mi piscina nueva ya tenía día y técnico, y no se abrió ninguna ventana. ¿Por qué?".
No. Ese toque es la confirmación: la piscina entra en la ruta del lunes de Chris Demo en el momento, en el lugar mostrado. Un mensaje verde lo confirma — "Entra en la ruta de Chris Demo desde el" y la fecha de la primera visita. El botón principal siempre dice adónde va la piscina: toca otra opción y cambia a ese técnico y día. Abrir en Armador de rutas es para ajustarla antes; ahí solo entra en la ruta cuando tocas Guardar ruta de lunes. Ahora no cierra la ventana: la piscina sigue en Sin ninguna ruta.
Marca una piscina que solo atiendes por reparaciones. Esa piscina nunca aparece en Piscinas sin ninguna ruta en el Escritorio y nunca recibe sugerencia de ruta. En Armador de rutas no cuenta en Sin ninguna ruta: queda oculta en la línea "clientes solo de reparación ocultos", y Mostrar la muestra. Como toda piscina sin día de ruta, no tiene mensualidad y no cuenta en tu plan de ZapRoute. Marcarle un día de ruta desmarca la casilla sola: desde ahí es cliente semanal. La casilla está en la piscina, en Nuevo cliente y en Editar piscina. En Armador de rutas, Solo reparación en el ⋮ de una fila hace lo mismo con un toque.
No. Una piscina sin día de ruta no tiene mensualidad y no cuenta en tu plan de ZapRoute hasta que tenga un día. Mientras tanto espera en Sin ninguna ruta en Armador de rutas y en Piscinas sin ninguna ruta en el Escritorio. Cuando tiene un día de ruta, cuenta desde ese día y su mensualidad sigue las reglas de siempre. Una piscina Sin técnico es distinta: ya tiene días de ruta, así que se cobra y cuenta como siempre, aunque no tenga técnico.
Sí. Toda piscina que crea una orden de reparación — para alguien nuevo, o en una dirección nueva de un cliente que ya tienes — nace como Cliente solo de reparación (sin ruta semanal). Queda fuera de los avisos de ruta — Sin ninguna ruta y Piscinas sin ninguna ruta — y nunca recibe sugerencia de ruta. Si después tiene un día de ruta, se vuelve cliente semanal sola.
Porque ya elegiste el técnico. La ventana dice que la piscina fue "guardada con Chris Demo, todavía sin día." y las opciones son los días de Chris Demo, con la nota "Solo los días de Chris Demo — el técnico que elegiste. Otro solo aparece aquí si ahorra 1 mi o más por visita." Otro técnico solo aparece abajo cuando ahorra 1 mi o más por visita. La lista Sin ninguna ruta y el Escritorio siguen la misma regla para esta piscina.
Un técnico para los días que ya tiene. La ventana dice que la piscina fue "guardada para Mié + Sáb, todavía sin técnico." y lista los técnicos que ya tienen ruta en todos esos días, con las millas de la semana entera. Un técnico con ruta en solo uno de los días puede aparecer como una línea gris que dice qué día no tiene ruta — el técnico necesita tener ruta los dos días. Asignar a Marcus · Mié + Sáb dice quién y qué días, y guarda con el toque.
Una piscina diaria no tiene día que elegir, así que la ventana compara técnicos. Primero va el técnico que ya tiene ruta en más días de la semana, después el que suma menos millas en la semana. Cada opción dice qué días ese técnico no tiene ruta, y las millas son de la semana entera. Asignar a Chris · Diaria guarda con el toque. Una piscina diaria que ya tiene técnico recibe la misma comparación que cualquier piscina con día: dónde está ahora contra el mejor lugar en cada día, con las millas que ahorra por semana. Cuando alguno de sus días tiene orden guardado, la ventana no se abre: la piscina entra directo en el mejor lugar de cada uno de esos días, y la hoja muestra una línea por día.
Por uno de dos motivos — no hay nada roto. Si ese día ya tiene orden guardado, no hay nada que elegir: al guardar, la piscina entra directo en el mejor lugar de ese orden — la misma cuenta del mejor lugar del Escritorio — y una hoja toma el lugar del mensaje de siempre. Muestra "Cliente guardado." (o "Piscina guardada."), la calle, el día y el técnico, y una línea por día, como "Entra como #7, entre 1420 Palm Way y 2210 Ocean Drive" — #7 es el número que la piscina pasa a tener —, con "En el orden guardado de Chris Demo · desde el" y la fecha de la primera visita abajo. Con dos días o más, cada línea empieza con su día ("Mié · Entra como …"). OK la cierra; Abrir en Armador de rutas abre ese técnico y ese día. Un día sin orden guardado no lleva línea: ahí la piscina entra al final de la ruta. Si ningún día tiene orden guardado, no había nada que mejorar: la piscina entra al final de la ruta de ese día, y la ventana solo se abre cuando puede ahorrar millas — cuando un lugar en el medio de ese mismo día ahorra al menos 0,1 mi, o cuando otro día o técnico ahorra 1 mi o más por visita. Aquí el final de la ruta ya era el mejor lugar y nada más ahorraba 1 mi, así que solo ves el "Cliente guardado." (o "Piscina guardada.") de siempre. En un día sin orden guardado, una piscina con día y técnico sí recibe la ventana siempre que hay un lugar mejor — con "Ahora: al final de la ruta" y "Mejor lugar ese día". Una piscina cuya dirección no está en el mapa no entra en el orden guardado: va al final de ese día con la etiqueta ámbar Fuera del orden guardado — va al final y aparece en el Escritorio en Fuera del orden guardado, hasta que alguien corrija la dirección y la ponga en su lugar.
La ventana solo se abre justo después de guardar una piscina NUEVA. Editar una que ya existe — dirección, días, técnico — nunca la abre. Cuando la edición le da a la piscina un día nuevo o un técnico nuevo, y ese día tiene orden guardado, la piscina entra directo en su mejor lugar, y el mensaje verde dice dónde, con el día: "Piscina guardada." y "Mié · Entra como #7, entre 1420 Palm Way y 2210 Ocean Drive". También sale del orden guardado del día o del técnico que dejó. Cambiar solo la dirección no cambia su lugar en el orden. Una piscina que no está en ninguna ruta está en la lista Sin ninguna ruta de Armador de rutas, con su Mejor encaje: toca su nombre para abrir la tarjeta con todas las opciones. Una piscina que ya está en una ruta no tiene esa tarjeta — búscala en Armador de rutas para ver el mejor lugar en el día de la pantalla. Una piscina cuya dirección no está en el mapa no entra en el orden guardado: va al final de ese día y aparece en el Escritorio en Fuera del orden guardado.
A propósito: dentro de Configuración inicial la ventana no se abre, para no sacarte del asistente a la mitad. El asistente tiene la misma casilla Cliente solo de reparación (sin ruta semanal) para las piscinas que solo atiendes por reparaciones. Después, la primera piscina que guardes en Clientes abre la ventana. Sin ninguna ruta en la empresa todavía, dice "Todavía no hay rutas — elige el día y el técnico en Armador de rutas." y ofrece solo Abrir en Armador de rutas.
Sin un punto en el mapa ZapRoute no puede medir distancias, así que todavía no hay sugerencia. Toca Corregir dirección: abre el formulario de la piscina — revisa cómo está escrita la dirección y guarda. Si la piscina todavía no tiene ruta, queda en Sin ninguna ruta con Corregir dirección en su fila, y sin pin en el mapa. Ahora no cierra la ventana; la piscina ya está guardada.
Sí. La piscina ya está guardada — solo la sugerencia necesita internet. Toca Intentar de nuevo cuando vuelva la señal, o toca Ahora no y mira dónde encaja después, en Armador de rutas.
Ningún técnico tiene paradas en ningún día todavía, así que no hay nada que comparar. Toca Abrir en Armador de rutas, elige el técnico y el día y agrega la piscina ahí — después toca Guardar. Cuando un técnico ya tenga ruta, las próximas piscinas que guardes reciben la comparación completa.
No. La piscina que crea una orden de reparación — en una dirección nueva de un cliente que ya tienes, o para alguien nuevo — nace como Cliente solo de reparación (sin ruta semanal), así que nunca aparece en Piscinas sin ninguna ruta ni en Sin ninguna ruta, y nunca recibe sugerencia de ruta. Si después tiene un día de ruta, se vuelve cliente semanal sola.
No. Mientras es solo de reparación nunca aparece en Piscinas sin ninguna ruta en el Escritorio, y en Armador de rutas queda en la línea "clientes solo de reparación ocultos". Solo aparece ahí después de dejar de ser solo de reparación y seguir sin ruta: desmarcas Cliente solo de reparación (sin ruta semanal) y no tiene día de ruta, o recibe un día pero queda sin técnico (Sin técnico). Marcarle un día de ruta desmarca la casilla sola; con día y técnico es cliente semanal en esa ruta.
Cuatro respuestas, y cada una crea algo distinto:
Galones, justo debajo, es opcional y describe el cuerpo de agua. Todo esto se puede cambiar después, en la piscina.
Dos cosas. Con los mensajes de texto de su empresa apagados, todo el bloque de SMS quedó en una sola línea — "Mensajes de texto: apagados para la empresa · Actívalos en Empresa → Config. de mensajes" — y los campos de consentimiento y celular vuelven en el instante en que active el SMS (un cliente que ya los tiene conserva el bloque completo). Y los campos que casi nunca toca se fueron a Más, plegado: compañía administradora, apodo, preferencias de correo y "Teléfono visible al técnico". Toque Más y están todos ahí, igual que antes.
Porque dos campos todavía no son válidos. El formulario ahora avisa mientras usted escribe, no después de guardar: un correo fuera del formato nombre@dominio.com, un teléfono fuera de 10 a 15 dígitos, un valor mensual por debajo de cero, el nombre o la dirección del servicio en blanco — cada uno dice qué está mal justo debajo del campo, en rojo. El botón los cuenta y queda bloqueado hasta corregirlos todos; después vuelve a ser Guardar cliente y piscina. Vale también para Editar cliente, Editar piscina y Nuevo usuario.
Por defecto, no — el teléfono es de la gestión. Para permitirlo (p. ej. una portería que exige llamar), abre la ficha del cliente y enciende Teléfono visible para técnicos: aplica solo a ese cliente.
Es el cliente cuyas piscinas tienen una suspensión abierta (pausa con fecha prevista de regreso). Sigue en la lista con la etiqueta y la fecha de vuelta; la ruta y los reportes ya lo saltan hasta que regrese.
En la ficha, el botón Editar (arriba) cambia los datos del cliente; tocar una piscina abre su edición (dirección, días, técnico, apodo, sal, portón y valor). Una dirección nueva se geocodifica de nuevo sola.
Es el tipo de ese cuerpo, en mayúsculas — POOL, SPA, FOUNTAIN — con los galones al lado cuando están registrados ("SPA · 450 gal"). Antes repetía el nombre del cuerpo, que no decía nada. Toque el cuerpo para renombrarlo, cambiar el tipo o escribir los galones; Añadir cuerpo agrega otro en la misma dirección. Una cosa más: guardar una piscina que usted no cambió ahora dice "Nada cambió — nada para guardar", en vez de fingir que guardó.
La dirección vive en la piscina, no en el cliente — por eso el botón Editar de arriba de la ficha (solo datos del cliente) no muestra dirección. En la ficha, en la tarjeta Piscinas, toca la piscina misma: se abre su formulario con la dirección; cámbiala y guarda. El mapa encuentra la dirección nueva solo (si no, revisa la ortografía). Un cliente con varias propiedades tiene una dirección por piscina.
En la tarjeta azul del valor, toca Editar valor: con una sola piscina, la edición abre directo; con más de una, elige cuál (el valor vive en cada piscina). También funciona tocando la piscina en la lista de la ficha — misma pantalla, campo Valor mensual.
Al editar la piscina, el campo Lavado del filtro — ¿cada cuánto tiempo?: 14, 30 o 60 días, u otro valor (el estándar es 30). Piscina con filtro de OTRA empresa (p. ej., clubhouse): activa No controlar — sin alertas, sin exigencia en la ruta, fuera del Escritorio.
En la ficha del cliente, sección Filtro y sal, toca Registrar lavado y elige la fecha en que ocurrió (nunca en el futuro). Queda marcado como "registrado por la oficina", con tu nombre — distinto del lavado con foto-prueba de la ruta.
La piscina controla el lavado del filtro, pero nunca tuvo un lavado registrado — una piscina recién agregada o importada empieza así. Hasta que lo tenga, la cuenta empieza en el último cambio del filtro (filtro nuevo es filtro limpio); sin fecha de cambio tampoco, el ciclo empieza el día en que la piscina se agregó a ZapRoute. Cuando el lavado vence, la ruta muestra LAVAR FILTRO HOY. En la ficha del cliente, en Filtro y sal, toca Registrar lavado y elige la fecha del último lavado, si la sabes — si no, el próximo lavado del técnico lo resuelve. Registrar una fecha nueva de cambio del filtro también cuenta como lavado. El dueño y la oficina ven este aviso en la ficha y en el Escritorio; el supervisor ve el grupo del Escritorio, sin el botón. Las piscinas solo de reparación nunca lo muestran. No es la etiqueta azul sin fecha del filtro de Rutas en vivo — esa es de la fecha del cambio.
En la ficha del cliente, sección Filtro y sal, toca Registrar cambio del filtro — queda al lado de Registrar lavado — y elige la fecha del cambio (nunca en el futuro, hasta 5 años atrás). La línea pasa a mostrar Último cambio del filtro: dd/mm/aaaa · próximo: dd/mm/aaaa. Solo el dueño y la oficina tienen ese botón (el técnico no confirma cambios — regla antigua, para que un toque equivocado no quede un año invisible). Desde esa fecha, el recordatorio Cambio de filtro vence pronto aparece 11 meses después y pasa a VENCIDO a los 12 — en la ruta, el Escritorio y el Dashboard. El mismo campo también existe al editar la piscina (Último cambio del filtro), pero el botón de la ficha es el camino corto. Registrar una fecha nueva de cambio también registra un lavado del filtro en la misma fecha (filtro nuevo es filtro limpio) — aparece como "registrado por la oficina", con tu nombre — y el conteo del lavado empieza de nuevo desde ahí, salvo que ya exista un lavado más reciente. Guardar la misma fecha otra vez no registra nada. Cambiar la fecha después agrega un lavado en la fecha nueva; el anterior no se borra.
Sí. Al editar la piscina, enciende No exigir test químico aquí — en esa piscina solo la limpieza ya cierra la casa en verde, y nunca aparece en las listas de "limpiezas sin test químico".
No anules un servicio que sí se hizo — muévelo al cliente correcto, y la foto, las lecturas y el aviso van a donde deben. Abre las Fotos de la casa equivocada — en Rutas en vivo, o en la ficha del cliente, debajo de esa casa en Piscinas — y toca el ⋮ de la foto → Mover a otro cliente. La ventana muestra primero las casas cerca de donde se tomó la foto (por su GPS), y la búsqueda encuentra cualquier cliente por nombre o dirección; elige la casa correcta, escribe el Motivo (obligatorio) y toca Mover. En esta ventana no viene elegida ninguna casa, ni la más cercana: toca la casa correcta antes de Mover. El botón directo de la foto sospechosa en el Escritorio (por ejemplo Mover a 45 Palm Ave) es distinto: abre la ventana con esa casa ya elegida — y el Motivo sigue siendo obligatorio. Si la foto tiene GPS y la casa elegida no es la más cercana a donde se tomó, la ventana pregunta antes — mira "Mover a otro cliente preguntó '¿Moverla a …?' antes de mover. ¿Por qué?". El dueño y la oficina mueven cualquier foto, cualquier día. Cuando era la única foto de la visita, la visita entera cambia de casa, con la química, el lavado del filtro y el cargo. El cliente correcto recibe el aviso como si la foto se hubiera registrado allí — el Servicio hecho cuando es limpieza (como máximo una vez por casa por día), el correo del choque cuando es choque —, y la foto muestra Movida de con la casa de donde vino, y guarda quién la movió, cuándo y por qué. Si ese correo no sale, la pantalla avisa — mándalo con Email de prueba al cliente. Una excepción: una visita cuyo cargo ya se pagó no cambia de casa — primero deshaz la asignación del pago en Cobros y después muévela. Una foto de reparación nunca cambia de casa: es la prueba de la orden de servicio, que tiene su propia casa. El enlace corto de esta foto que recibió el cliente de la casa equivocada deja de funcionar, pero el correo que ya salió no vuelve; la pantalla avisa cuando eso pasó. El técnico también mueve su propia foto desde el celular, solo el mismo día y solo cuando el GPS muestra que se tomó cerca de otra casa de su ruta.
Anular visita es para la visita que no debería existir — duplicada, o un servicio que nadie hizo: ⋮ en la foto de la visita → Anular visita… e indica el motivo (obligatorio). La visita sale de la ruta, de los cierres y de los reportes del cliente — pero nada se borra: la foto queda en el archivo con el sello ANULADA y el registro de quién anuló, cuándo y por qué. No hay deshacer; si hace falta, registra la visita de nuevo de la forma correcta. Si esa visita ya había generado un cargo (cobro automático), el cargo se anula junto con ella; un cargo ya cubierto por un pago queda abierto en Cobros — deshaz la asignación allí y anúlalo.
El valor mensual puede venir de la propia piscina o del contrato de la compañía (total ÷ unidades) — la misma regla de los reportes.
Sí — es justo lo que hace Mover a otro cliente en la foto. En Fotos de la casa, toca el ⋮ de la foto que es de la otra casa → Mover a otro cliente → la casa correcta → Motivo → Mover. En la ficha del cliente, el enlace Fotos de la casa justo debajo de esa visita abre la pantalla ya en ese día. Solo esa foto sale: va a la visita del mismo servicio en la casa correcta, el mismo día y con el mismo técnico — creada cuando no existe —, y las otras fotos se quedan donde estaban. Las lecturas que salieron de esa foto (leídas de su tira) se van con ella; las dosis, el No medí hoy y el cargo se quedan en la visita de origen. Si la visita de la casa correcta ya tiene una lectura del mismo ítem, nunca se sobrescribe: la pantalla dice qué lecturas no se movieron. Si la visita de origen es de prueba química y todavía tiene otra foto de tira, esa tira se lee de nuevo, para que la casa de origen recupere sus propias lecturas — la pantalla avisa cuando la tira que quedó se leyó de nuevo, o que todavía se está leyendo. El cliente correcto recibe el aviso como si la foto se hubiera registrado allí — el Servicio hecho cuando es limpieza (como máximo una vez por casa por día); el correo que ya salió al cliente de la casa de origen no vuelve. Repítelo para cada foto de la otra casa.
Porque el GPS de la foto dice que se tomó más cerca de otra casa que de la que elegiste. Cuando la foto tiene GPS y la casa que eliges no es la más cercana a donde se tomó, Mover a otro cliente pregunta antes de mover nada — aunque la diferencia sea pequeña. La pregunta muestra las dos distancias, en pies (o millas, cuando está lejos): "Tomada a 69 pies de 45 Palm Ave." y "¿Moverla a 210 Bay Dr, a 597 pies?". Mover a 45 Palm Ave mueve la foto a la casa más cercana, con el motivo que ya escribiste. Mover a 210 Bay Dr de todos modos la mueve a la casa que elegiste, como antes. Atrás vuelve a la lista como la dejaste, con tu elección y tu motivo. El GPS es la prueba: cuando la elección parece un desliz, el botón fácil es el de la casa más cercana.
Cuando la casa más cercana es la misma en la que ya está la foto, la pregunta dice "Tomada a 69 pies de 12 Oak St — donde ya está." y el primer botón es Dejarla en 12 Oak St: cierra sin mover nada. Para el dueño y la oficina, la más cercana es entre todas las casas de la empresa en el mapa; para el técnico, entre las paradas de su ruta de hoy — él ve la misma pregunta en su hoja, sin el motivo. Nada cambia cuando la foto no tiene GPS, cuando eliges la casa más cercana o cuando la casa elegida no está en el mapa: Mover la mueve al instante. Una versión antigua de la app en el celular mueve sin preguntar.
Dos clientes activos no pueden compartir un e-mail — el enlace del presupuesto y los e-mails de servicio irían a la misma bandeja desde dos fichas. Usa la ficha que ya lo tiene, o desactiva la antigua primero.
Desde Rutas en vivo, en cualquier día: toca el día arriba → el técnico → menú ⋮ de la casa → Nota de la oficina → escríbela (ej.: "el cliente reportó algas") → Dejar nota. El técnico ve la etiqueta morada en la ruta y el texto completo en la pantalla de la casa. O, sabiendo solo el nombre del cliente, desde la búsqueda arriba de la pantalla Notas.
El técnico la marca atendida con un comentario de respuesta obligatorio (foto opcional). Da seguimiento en la pantalla Notas (ítem del menú): el tablero muestra pendientes y respuestas — lado a lado en la computadora, una dirección debajo de la otra en el celular.
Sí (dueño, oficina y supervisor). En una tarjeta pendiente del tablero de Notas, toca Resuelto y confirma — igual que el cierre desde el Escritorio. La nota desaparece de la ruta del técnico y de las pendientes. Cuando el técnico responde, la respuesta aparece en la columna Técnico → Oficina esperando tu Visto.
Mover casas solo esta semana (por ejemplo, las casas del viernes al jueves): hazlo desde la ruta del viernes, una casa a la vez, con Solo esta fecha. Un día que ya pasó no se mueve — Cambiar día / técnico solo aparece hoy y en los días por venir.
Sí. En Rutas en vivo, toca arriba el día en que la casa está AHORA (adonde la moviste — el jueves, si la casa del viernes pasó al jueves), luego el técnico → menú ⋮ de la casa → Cambiar día / técnico. La pantalla dice que la casa está ahí solo en esta fecha y de dónde vino, con el botón Deshacer el cambio puntual: la casa vuelve a su día. Desde ahí, elegir otra fecha con Solo esta fecha corrige ese mismo cambio (elegir el día de donde vino también lo deshace). Para cambiar su día de la semana para siempre, deshaz primero el cambio puntual — la pantalla lo avisa. Un cambio permanente: muévela de vuelta.
Por la etiqueta en la línea de la casa. La casa que moviste con Solo esta fecha entra al final de la ruta del día nuevo con movida del Vie (el día de donde vino); cubriendo cuando cambiaste el técnico — y las dos juntas (movida del Vie · cubriendo) cuando cambiaste el día y el técnico. El técnico ve la etiqueta en su ruta y la oficina ve la misma en Rutas en vivo. No hay que deshacer nada después: pasada la fecha, la casa vuelve sola a su día y a su técnico de siempre, y la etiqueta desaparece con ella. Un cambio Definitivo no lleva la etiqueta de movida — la casa pasa a ser de ese día de una vez. Dos casas tampoco llevan nunca etiqueta: la que no tiene técnico propio y fue puesta en la ruta de alguien en su propio día (va al final sin ninguna etiqueta), y la que ya corre ese día con el mismo técnico — dos días a la semana (por ejemplo, lunes y jueves) o diaria — cuando la visita del lunes se mueve al jueves: se queda en su lugar de siempre en el orden, y las dos visitas se vuelven una sola. Movida al jueves con otro técnico, sí lleva la etiqueta (movida del Lun · cubriendo) y va al final de la ruta de ese técnico. Con un cambio Definitivo a un día que tiene orden guardado, la casa entra en el mejor lugar de ese orden, sin etiqueta — el técnico simplemente la ve en su lugar (mira la pregunta siguiente). Solo la casa cuya dirección no está en el mapa va al final de ese día, con la etiqueta ámbar Fuera del orden guardado — va al final.
En el mejor lugar del orden guardado de ese técnico en el día nuevo — el mismo lugar que el Escritorio muestra como mejor lugar — y solo cuando ese día tiene orden guardado. Antes de guardar, la tarjeta azul al pie de Mover casa lo muestra debajo del cambio: "Cada semana: lunes → miércoles" y "Mié · Entra como #7, entre 1420 Palm Way y 2210 Ocean Drive". #7 es el número que la casa pasa a tener; la casa que era la #7 pasa a ser la #8. Cambiando solo el técnico, aparece una línea por día que tiene orden guardado, como "Lun · Entra como #1, antes de 1420 Palm Way" o "Jue · Entra como #12, después de 2210 Ocean Drive (la última parada)". Guardar cambio pone la casa ahí, y el mensaje verde repite la línea. Todas las demás casas se quedan donde estaban, y la casa sale del orden guardado del día o del técnico que dejó. Si la línea no aparece (sin conexión, o una versión antigua de la app), Guardar cambio pone la casa en el mejor lugar igual.
En un día sin orden guardado nada cambia: la tarjeta no muestra línea, y ese día sigue el orden aprendido del celular del técnico — no se crea ningún orden guardado. Solo esta fecha nunca toca el orden guardado. Una casa cuya dirección no está en el mapa no se coloca: va al final de ese día con la etiqueta ámbar Fuera del orden guardado — va al final y aparece en el Escritorio. Si alguien guarda el orden de ese día entre el momento en que la tarjeta muestra la línea y Guardar cambio, ZapRoute rehace la cuenta al guardar, y el mensaje verde dice dónde entró la casa de verdad. En la ruta de hoy, con el técnico ya en la calle, la casa puede entrar antes de una parada que ya hizo — el orden guardado es el de cada semana. Si el técnico toca después Volver al orden anterior en Optimizar ruta, solo se deshace esa entrada: la casa vuelve al final, con la etiqueta. Lo mismo vale para Editar piscina cuando cambias ahí los días o el técnico.
Dos casos. Una piscina atendida todos los días no tiene "día de la semana" que cambiar — solo caben excepciones puntuales. Y la casa que está en ese día solo por un cambio puntual (vino de otro día): su día de la semana es el de donde vino — deshaz primero el cambio puntual y cámbiala desde su propio día.
La aplicación del técnico solo toma fotos con la cámara — a propósito, para que la prueba sea el trabajo mismo. Cuando su celular no logra enviarla (sin señal todo el día, una foto que no entró en la fila, un aparato con problema), la oficina la registra: él manda la foto por WhatsApp o correo y usted la registra desde aquí, con rastro visible.
Sí. Abra la ficha del cliente (Clientes → el cliente → Visitas por día) o las Rutas en vivo (toque el día arriba y luego el menú ⋮ de la casa — hoy y días que ya pasaron) y elija Registrar foto. Elija el técnico, el día, el servicio y la foto, marque la hora del sello y regístrela. Solo el dueño y la oficina ven ese botón.
Sí. El campo TÉCNICO lista a todos los que hacen ruta — técnicos, supervisores y el dueño. Si abre Registrar foto en una casa de su ruta, usted ya viene elegido, desde la ficha del cliente y desde las Rutas en vivo. La foto sigue llevando el sello Registrada por la oficina · su nombre: vino de un archivo, no de la cámara. Por lo mismo, la hoja no tiene el límite de 30 minutos en sus propias visitas — ese límite es de las fotos tomadas con el celular.
La hoja lo avisa, y la foto crea la visita — a nombre del técnico de esa ruta ese día, nunca del suyo automáticamente, para que la ruta, los cierres y los informes queden bien. Cuando otro técnico cubre la casa ese día (un cambio solo de esa fecha), la hoja ya elige a quien la cubre. Si la casa es de su ruta (el dueño también hace ruta), ese técnico es usted — vea la pregunta anterior.
Es el caso normal: limpieza y prueba química son visitas separadas. La hoja muestra lo que la casa ya tiene ese día y le deja elegir: crear la visita que falta, o agregar esta foto a una visita que ya existe (una segunda foto de la misma visita).
La hoja lo avisa — "Esta casa ya tiene una limpieza con foto en este día…" — y agregar la foto a esa limpieza ya viene marcado, para que no nazca una segunda visita de limpieza. Elija Crear una visita nueva solo cuando de verdad fue una segunda limpieza — entonces nace una segunda visita de limpieza — o para registrar otro servicio (una prueba química, un filtro).
No. Cuando la foto ya está en una visita de esa casa ese día, no se crea ninguna visita y la hoja dice Esta foto ya está en una visita de esta casa en este día. No se creó ninguna visita nueva. — tanto en Crear una visita nueva como al agregarla a la visita que ya la tiene.
No. El aviso de Servicio hecho — el correo y, con los mensajes de texto encendidos, el SMS — sale como máximo una vez por casa por día, sin importar cuántas limpiezas o fotos de esa casa se registren ese día. Y la foto que ZapRoute marca como Foto repetida (igual a una ya registrada) nunca manda el aviso. Si ese correo no sale, la próxima limpieza registrada en esa casa el mismo día lo intenta de nuevo. Cuando la visita es de un día anterior — una foto registrada días después, o la cola del teléfono que se sube tarde — el aviso dice el día de la visita ("your pool was serviced on Mon, Sep 21") en lugar de decir que fue hoy.
No. En camino solo sale de la foto que el técnico toma en la ruta de hoy — es la señal de que sale de esa casa hacia la siguiente. La foto cargada con Registrar foto llegó por WhatsApp o correo, a veces horas después, así que nunca manda En camino a la próxima casa — ni en la ruta de hoy, ni cuando usted registra una casa de su propia ruta. El cliente de la propia casa sigue recibiendo el Servicio hecho, con la regla de arriba (como máximo una vez por casa por día).
Mueva la foto a la casa correcta — no la registre de nuevo. Abra las Fotos de la casa equivocada (en Rutas en vivo, o en la ficha del cliente, debajo de esa casa en Piscinas), toque el ⋮ de la foto → Mover a otro cliente, elija la casa correcta, escriba el Motivo y toque Mover. El cliente correcto recibe el Servicio hecho (como máximo una vez por casa por día, como siempre), y nada queda atrás en la casa equivocada: cuando era la única foto de esa visita, la visita entera cambia de casa; cuando usted la había agregado a la visita de esa casa, solo esa foto sale y el servicio real de esa casa se queda. Registrarla de nuevo con Registrar foto mientras la equivocada sigue ahí no funciona: entra como Foto repetida (igual a una ya registrada) y el aviso no sale. El correo que ya salió al cliente de la casa equivocada no vuelve — la pantalla avisa cuando eso pasó. ¿Ya la registró de nuevo también en la casa correcta? Vea la pregunta siguiente.
Aquí no mueva la equivocada: la casa correcta ya tiene la foto. Saque la equivocada de circulación en la casa equivocada y registre la misma foto de nuevo en la casa correcta. Si el registro creó una visita allí, toque Anular visita en esa visita. Si la foto se agregó a una visita que de verdad es de esa casa (su propia limpieza, que ya tenía foto), toque Retirar foto en la foto que agregó — anular cancelaría el servicio real de esa casa. Después registre la misma foto otra vez en la casa correcta con Registrar foto, dejando marcado Agregar esta foto a la visita de Piscina limpia (ya viene marcado): la hoja dice Esta foto ya está en una visita de esta casa en este día. No se creó ninguna visita nueva. — es así, nada se duplica y el Servicio hecho sale ahora. Funciona porque la copia que el dueño o la oficina anuló, retiró o reemplazó en otra casa no cuenta como Foto repetida (igual a una ya registrada). Tres copias siguen contando: la que el propio técnico retiró o reemplazó, la visita que un supervisor anuló con Anular visita en una foto sospechosa de Rutas en vivo (el supervisor solo tiene ese botón en las fotos sospechosas de hoy — solo la anulación del dueño o de la oficina libera la foto), y la de la misma casa — registrar de nuevo la misma foto en la misma casa (para corregir el día, por ejemplo) nunca manda un segundo Servicio hecho. Anular solo no manda el aviso: la foto tiene que registrarse de nuevo. No use Retirar foto en la foto de la casa correcta: es copia de la misma casa, sigue contando, y la foto registrada de nuevo entra repetida igual. El correo que ya salió al cliente de la casa equivocada no vuelve.
La mueve en vez de eso — quitarla y mandarla de nuevo no funciona: su app solo toma fotos con la cámara, y la copia que el propio técnico retiró sigue contando como Foto repetida (igual a una ya registrada). En el celular, Mover a otro cliente en la foto funciona cuando la foto es suya, es de hoy, su plazo para corregir sigue abierto (hasta una hora después de su último servicio del día), y el GPS de la foto muestra que se tomó a no más de 300 m (unos 1.000 pies) de la casa correcta, que está en su ruta de hoy. Fuera de eso, la mueve el dueño o la oficina, cualquier foto, cualquier día: Fotos de la casa (desde Rutas en vivo o la ficha del cliente) → ⋮ en la foto → Mover a otro cliente, con el Motivo. En los dos casos el cliente correcto recibe el Servicio hecho.
La prueba química es la causa más común, pero no es la única — y enviar la foto de la limpieza de nuevo no resuelve ninguna de ellas.
La casa abierta escribe el motivo con todas las letras, en la ruta y en Rutas en vivo. El capítulo Por qué la casa no cerró tiene los cinco motivos y la salida de cada uno.
La del servicio. Lea la hora del sello de la foto y márquela en la hoja: es esa hora la que aparece en la ruta, en la ficha del cliente y en los informes. La hora en que usted la registró queda guardada aparte, en el rastro.
Sí, y esa es la intención. La foto lleva el sello Registrada por la oficina · su nombre en toda pantalla donde aparece. La prueba por foto solo vale si la excepción es visible.
No. En su celular la foto sale siempre de la cámara. Dejarlo elegir de la galería acabaría con la regla anti-fraude en la que se apoya todo el sistema.
Sí. La pantalla lista las visitas de todas las piscinas registradas a ese cliente — empezando por la que abriste — cada una con el nombre de la piscina en el encabezado. Elige fotos de las dos y salen en el mismo correo.
La facturación formal sigue en QuickBooks — ZapRoute envía prueba de servicio y recordatorio cordial, no facturas.
Sí, solo, en el momento en que sube la foto del choque — y es el único mensaje de seguridad que la app envía. El correo empieza por la instrucción, en negrita: no entre a la piscina hasta un día y hora — 48 horas contadas desde la hora del servicio (la hora de la foto del choque) — dos días completos, a la misma hora: un choque el lunes a las 10 va hasta el miércoles a las 10, nunca el martes — en la zona horaria de su empresa, por ejemplo "until Wed, Sep 23 at 10:13 AM". La foto que subió atrasada y el choque que registra la oficina tienen su propia regla — vea las dos preguntas de abajo. Y si las 48 horas ya pasaron cuando sale el correo, solo informa del choque y no le pide a nadie que se quede fuera. Después dice por qué (el choque sube el cloro muy por encima del nivel de baño y necesita tiempo para bajar), que ustedes lo revisarán en la próxima visita, y la foto.
No lleva el recordatorio de cobranza que va en el correo de servicio. Un aviso de seguridad no es lugar para pedir dinero.
Las mismas dos llaves que valen para todo correo al cliente valen para este: la llave general de la empresa en Config. de mensajes (apagada por defecto) y el opt-out del propio cliente en su ficha. Un mensaje de seguridad no salta ninguna de las dos — una empresa con el correo apagado no empieza a enviar por causa de él.
Uno por casa por día, como el correo de servicio. En el rastro de la oficina queda como seguridad, separado de servicio, para que los encuentres solos.
Desde la hora del servicio — la hora de la foto del choque —, no desde que la foto llegó al servidor. La foto de la cola sin conexión del celular que llega hasta 2 días atrasada guarda su hora: choque el lunes a las 10 AM sin señal y foto que sube el martes en la mañana, el correo pide quedarse fuera hasta el miércoles a las 10 AM (lunes 10 AM + 48 horas = miércoles 10 AM). El día en que subió la foto (el martes) no es el fin del plazo — no entra en la cuenta.
La excepción es la cola detenida más de 2 días. Entonces la visita queda en el día en que llega la foto, y las 48 horas cuentan desde la llegada — espera de más, nunca de menos.
Hasta el miércoles a las 10 AM. Las 48 horas empiezan el lunes a las 10 (la hora de la foto), así que terminan el miércoles a las 10 — no el martes: el martes es solo el día en que llegó la foto, y no entra en la cuenta.
Registrada para un día anterior: desde el final de ese día (11:59 PM), no desde la hora de la hoja — la hora de la hoja no es la hora del servicio, así que el cliente espera de más, nunca de menos. Ejemplo: un choque registrado para ayer cuenta desde ayer a las 11:59 PM, así que el cliente se queda fuera hasta mañana a las 11:59 PM (ayer 11:59 PM + 24 horas es solo hoy 11:59 PM; + 48 horas es mañana 11:59 PM). Registrada el mismo día del servicio: desde la hora de la hoja. Para un choque de hace 3 días o más, esas 48 horas ya pasaron cuando sale el correo, así que solo informa del choque y no le pide a nadie que se quede fuera.
Hasta mañana a las 11:59 PM. Las 48 horas empiezan ayer a las 11:59 PM, así que terminan mañana a las 11:59 PM — no hoy: "hoy a las 11:59 PM" serían solo 24 horas.
No. Registrada para un día anterior, las 48 horas cuentan desde el final de ese día: lunes 11:59 PM + 48 horas = miércoles 11:59 PM. El viernes ya pasaron, así que el correo solo informa del choque — no le pide a nadie que se quede fuera.
Solo un choque registrado para ayer o para anteayer todavía le pide al cliente que se quede fuera. Desde hace 3 días en adelante, el correo solo informa del choque.
Un mensaje para varios clientes a la vez — feriado, lluvia fuerte, cambio de día — por correo, por mensaje de texto (SMS) o por los dos. Abre Mensajes y toca la pestaña Comunicados (solo dueño/oficina) — desde la actualización Telas vive ahí, en vez de un ítem propio en el menú ⋮. El correo sale siempre en inglés, con el logo y el color de tu empresa arriba. No es para ofertas: para recuperar exclientes, cada uno con su precio, usa la pestaña Exclientes (solo el dueño).
Lo eliges en Canal: Correo, Texto o Los dos. Correo es el predeterminado. Con Texto o Los dos, aparece una segunda caja, Mensaje de texto (SMS): el texto se escribe ahí, aparte — no es el correo recortado. Incluso solo con Texto, la pantalla pide el Asunto y el Mensaje: el asunto es el nombre del comunicado en la lista Enviados.
Solo con Texto, no sale ningún correo — los clientes reciben solo el mensaje de texto.
Tú eliges: todos los clientes, los clientes de un técnico, o todos los atendidos en un día de servicio — la misma elección vale para el correo y para el texto. Con Correo o Los dos, el contador azul muestra exactamente cuántos recibirán el correo — y cuántos quedan fuera (sin correo registrado, o clientes que pidieron no recibir). Con Texto o Los dos, muestra la línea del texto: cuántos lo reciben ("12 por texto") y cuántos no ("30 sin autorización de texto"). Solo con Texto, las líneas del correo desaparecen — queda solo la línea del texto.
Solo los clientes con autorización de texto: un Celular y un consentimiento registrados en la sección Celular (SMS) de la ficha del cliente. El cliente que respondió STOP queda fuera. El número "sin autorización de texto" junta a los clientes sin consentimiento y a los clientes sin un celular válido registrado.
El cliente sin autorización de texto no recibe el texto, aunque el filtro lo elija — con Los dos, todavía recibe el correo, si tiene uno registrado.
160 caracteres para el texto entero, tal como llega al celular. Siempre empieza con "{tu empresa} via ZapRoute: " — y ese comienzo cuenta en los 160. Debajo de la caja, el contador muestra el total (por ejemplo 98 caracteres · 1 segmento), y El cliente va a ver: muestra el texto exacto. Los acentos se quitan y las comillas curvas se vuelven rectas antes de contar — el contador ya cuenta así. Si el nombre de tu empresa es demasiado largo para que el texto quepa, el comienzo pasa a ser "Your pool company via ZapRoute:". Por encima de 160 el contador se pone rojo, y Enviar comunicado solo responde "Un mensaje de texto llega hasta 160 caracteres — acórtalo." ZapRoute nunca corta un texto por la mitad.
Sí, al final del primer texto que cada celular recibe de tu empresa: todo celular que todavía no recibió de ustedes un texto con el "Reply STOP to opt out." lo recibe en este. La cuenta es por celular, no por cliente: dos clientes con el mismo celular lo reciben una sola vez, y en Prueba, donde todo texto va a tu Celular de prueba, va como máximo una vez. Cuando al menos un celular de la lista todavía lo necesita, el contador muestra 98 caracteres con el "Reply STOP to opt out." · 1 segmento — los 23 caracteres del STOP ya están contados — y El cliente va a ver: muestra el STOP al final.
Si el texto solo cabe sin el "Reply STOP to opt out.", el comunicado entero se rechaza por demasiado largo: nadie recibe nada — ni texto, ni correo. Acorta el texto y envía de nuevo.
La llave de cada canal elegido — y solo esa. Correo necesita la llave de los correos en Prueba o Sí; Texto necesita la llave de los mensajes de texto en Prueba o Sí; Los dos necesita las dos. Mientras la llave de un canal elegido esté en No, Enviar comunicado queda apagado, y la franja amarilla justo encima dice qué llave: "Los correos al cliente están APAGADOS (llave de la empresa). Enciende la llave para enviar." para el correo, "Los mensajes de texto están apagados en tu empresa" para los textos. La franja también avisa cuando un canal elegido está en Prueba.
Con la llave de los correos en No y Texto elegido, Enviar comunicado funciona y el texto sale — la llave de los correos solo bloquea Correo y Los dos.
Completamente. Llave en No: no sale ningún correo. Prueba: una copia va solo al buzón de prueba, con [TESTE] en el asunto. Sí: los clientes reales lo reciben. Siempre hay una confirmación antes del envío.
Sí. Es la llave de Mensajes de texto (SMS), en Config. de mensajes, separada de la del correo. No: no sale ningún texto — con Texto o Los dos, la franja dice "Los mensajes de texto están apagados en tu empresa" y Enviar comunicado queda apagado. Prueba: cada texto va solo a tu Celular de prueba — uno por cliente que lo recibiría — y ningún cliente recibe el texto. Sí: los clientes reales lo reciben.
Con Los dos y la llave de los mensajes de texto en No, no sale nada — ni el correo. Para enviar solo el correo, elige Correo.
Las dos llaves son separadas: con el correo en Prueba y los mensajes de texto en Sí, el correo va solo al buzón de prueba, pero los clientes reales reciben el texto.
Con Los dos, los mensajes de texto en Prueba y el correo en Sí, los clientes reales reciben el correo igual — solo los textos van a tu Celular de prueba.
Al tocar Enviar comunicado, la pantalla primero vuelve a leer las dos llaves (el botón muestra una ruedita) y solo entonces abre ¿Enviar el comunicado?, con las llaves como están ahora. Si alguien puso en No la llave de un canal elegido en ese intervalo, la confirmación no se abre y no se envía nada: el botón se apaga y la franja dice qué llave.
Con Correo, la confirmación dice "La llave de la empresa está en PRUEBA — irá solo al buzón de prueba." cuando el correo está en Prueba, o "Irá por correo a 20 clientes. No se puede deshacer." cuando está en Sí.
Con Texto o Los dos, muestra una línea por canal. Para el correo: "Correo: modo PRUEBA — solo al buzón de prueba." o "Correo: a 20 clientes." Para el texto: "Texto: modo PRUEBA — solo al celular de prueba." o "Texto: al celular de 12 clientes REALES." Cuando algo sale de verdad, termina con "No se puede deshacer."
Con Los dos, el correo en Prueba y los mensajes de texto en Sí, la confirmación también muestra, en rojo: "Atención: solo el CORREO está en prueba. El TEXTO va al celular de 12 clientes REALES." — los textos van al celular de tus clientes reales, no a un celular de prueba. La franja amarilla encima del botón ya muestra la misma frase antes de que toques.
En el momento en que envías, y solo dentro de la franja del Horario silencioso de Config. de mensajes — de 8h a 20h por defecto, en la zona horaria de tu empresa; a las 20h en punto la franja ya cerró. Solo Correo no tiene horario silencioso: sale a cualquier hora.
Un comunicado con texto (Texto o Los dos) enviado fuera de esa franja se rechaza entero: no sale nada — ni texto, ni el correo de Los dos — y no se envía nada después. La pantalla dice en rojo en qué horario salen los textos y luego "No se envió nada. Envía por correo ahora o envía el texto más tarde." Lo que escribiste sigue en la pantalla: elige Correo para enviar el correo ahora, o envía el texto dentro de la franja. La Prueba de la llave de texto también obedece la franja.
Cada texto es un texto extra — US$ 0,02, como un recordatorio o tu propia respuesta — mostrado en Config. de mensajes y en tu próxima factura. En la prueba gratis, los textos extra paran en 50 al mes; pasado eso, los textos restantes no salen.
Enviar el mismo comunicado por texto otra vez en menos de 24 horas no le manda el texto a los clientes que ya lo recibieron — se saltan y no se cobran. Los otros clientes del filtro lo reciben normalmente, y el aviso verde agrega "3 clientes ya tenían este texto — no se envió de nuevo." La cuenta es por cliente, en el celular que tiene ahora: el cliente cuyo texto falló la primera vez lo recibe, y el cliente que cambió de celular lo recibe en el número nuevo. Un texto diferente va a todos, y pasadas 24 horas el mismo texto va de nuevo.
Lo que fue a tu Celular de prueba no cuenta para el cliente real: envía en Prueba y luego en Sí el mismo día, y todos los clientes reciben el texto. En Prueba, la cuenta es por cliente en tu Celular de prueba: el Celular de prueba no recibe el mismo texto dos veces por el mismo cliente.
El correo no tiene ese salto: un comunicado de Los dos enviado otra vez después de terminado envía el correo de nuevo. Solo un envío de correo que se detuvo a la mitad (mismo asunto, mensaje y filtro, en menos de 24 horas) sigue desde donde se detuvo, sin repetir el correo.
Si la pantalla muestra "Algo salió mal. Intenta de nuevo." después de que enviaste un comunicado con correo (Correo o Los dos), puede que todavía esté saliendo — enviarlo otra vez puede mandar el correo dos veces a los mismos clientes; el salto de 24 horas vale solo para el texto. Antes de enviar de nuevo, revisa la lista Enviados (con el correo en Sí, el comunicado aparece ahí apenas empieza) y la conversación del cliente en Mensajes.
No. Todo rechazo viene antes del primer texto y del primer correo: llave en No, texto demasiado largo (con o sin el STOP), horario silencioso, ningún cliente con correo en el filtro (correo en Sí), buzón de prueba sin configurar (correo en Prueba). No sale nada, no se cobra nada y nada entra en Enviados. Corrige lo que dice el mensaje y envía de nuevo.
Una falla después de que salieron los textos es la excepción, y solo con el correo en Prueba: si el correo de prueba falla después de que salieron los textos de Los dos, el aviso rojo lo dice — "El correo no pudo enviarse — pero los textos ya salieron:" — seguido de la línea de los textos ("Texto enviado a 12 clientes." o "12 textos enviados al celular de prueba.") y de "Enviar otra vez en menos de 24 horas no repite los textos que salieron." En ese caso nada entra en Enviados: cada texto que salió aparece en la conversación de ese cliente en Mensajes.
El aviso verde lo dice por canal. Con Correo: "Comunicado enviado a 20 destinatarios." (o "Copia de prueba enviada al buzón de prueba."). Con Texto o Los dos, una línea por canal: "Correo enviado a 20 clientes." (o "Correo: copia de prueba enviada al buzón de prueba.") y "Texto enviado a 12 clientes." (o "12 textos enviados al celular de prueba."), más "2 textos fallaron." cuando algún texto falló.
Con el correo en Sí, cuando algunos correos fallan y otros salen, el aviso sigue verde: cuenta los correos que salieron ("Comunicado enviado a 18 destinatarios." o "Correo enviado a 18 clientes.") y agrega "2 correos fallaron." en una línea propia. La lista Enviados también los muestra, como "2 fallaron".
Cuando todos los correos fallan, no salió ningún correo y el aviso es rojo: "No salió ningún correo." y, debajo, "18 correos fallaron." Lo mismo vale para los textos: cuando todos los textos fallan, el aviso es rojo. Nadie lo recibió, así que enviarlo otra vez llega a todos.
La lista Enviados en la misma pantalla: asunto, fecha, quién lo mandó y cuántos salieron (y cuántos fallaron, si los hay). En un comunicado de Correo el número cuenta correos; en uno de Texto, textos. En un comunicado de Los dos, el número cuenta solo los correos — los textos no entran en él. En un comunicado de Los dos, la etiqueta prueba sigue la llave de los correos: puede aparecer aunque los textos hayan ido a clientes reales. Un comunicado de Texto enviado otra vez agrega una línea nueva que cuenta solo los textos que salieron esa vez (0 cuando todos ya lo tenían). Cada texto que salió también aparece en la conversación de ese cliente en Mensajes.
Menú ⋮ → Informes (solo dueño/oficina), con períodos: esta semana, la semana pasada, este mes, el mes pasado. Desde la actualización Telas es una sola pantalla con siete pestañas: Técnicos, Sal, Compañías, Clientes, Millas y combustible, Costos de químicos y Química — las tres últimas eran ítem propio de menú y pasaron a ser pestaña aquí. El dueño tiene además una octava pestaña, Historial de ingresos: todos los años de tu facturación en QuickBooks, mes a mes.
Ver Reporte por cliente, Millas y combustible, Costos de químicos, Informe de química e Historial de ingresos para lo que muestran las otras pestañas.
Sí — chips de técnico debajo de los chips de período: Todos más uno por técnico. Elige uno y solo cargan sus números, en vez de los de toda la empresa.
Sí — la pestaña Técnicos: visitas hechas vs. planificadas, con las visitas perdidas por técnico y por día de la semana. Para las rutas atrasadas y casas saltadas de hoy, usa el grupo Rutas de hoy del Escritorio.
Informes, pestaña Millas y combustible — ya no es un ítem de menú aparte.
La pestaña Clientes dentro de Informes: el servicio prestado a cada cliente en el período, con las fotos — y un enlace seguro para mostrar al cliente. Solo oficina y dueño.
Cada cliente del período con las limpiezas hechas × programadas. ¿Quedó por debajo de lo acordado? La tarjeta se pone ámbar con la alerta — se ve de lejos quién necesita atención. La búsqueda de arriba encuentra por nombre.
El historial de servicios del período: cada visita con fecha y tipo — toca una visita para ver la foto-prueba.
Toca Copiar enlace (o Abrir página). El enlace abre una página en inglés con las fechas y fotos del servicio, lista para imprimir en PDF. Vale por 30 días — mándalo por mensaje o correo.
Nunca. La página pública muestra solo fechas, tipos de servicio y fotos — ningún valor, ninguna mensualidad. Esa es la regla de oro de ZapRoute.
Justo debajo de los botones, Enlaces compartidos lista cada enlace creado para ese cliente: quién lo creó, cuándo, y cuándo vence. Toca Revocar para cortarlo al instante — quien tenga el enlace pasará a ver "enlace vencido". El enlace vencido desaparece de la lista solo después de 30 días.
Es la respuesta lista para el "nadie vino": el historial con foto, fechado, en la mano del cliente.
Novedad de la versión 3.19, para el lado de la gestión (dueño, oficina y supervisor) — nada cambia para el técnico.
Dentro de Informes, pestaña Química — mismo camino en la web y en el celular: menú ⋮ → Informes → Química.
Elige el cliente, luego una fecha Desde y Hasta (hasta 3 meses de diferencia), y toca Mostrar.
Primero, un resumen de todo el período: visitas, pruebas químicas, lecturas fuera de rango, lecturas por revisar y cuántas fueron leídas por la IA. Debajo, un bloque por día: las fotos del día a la izquierda con la hora en que se tomó cada una (una foto retirada o cambiada queda fuera), la tabla de la prueba química con los resultados a la derecha, y los productos añadidos. Un día sin prueba química lo dice claramente. Toca Corregir lectura para ajustar un valor. El dueño y la oficina corrigen cualquier día; el supervisor solo ve Corregir lectura en las visitas de hoy. Una visita cuenta como prueba química cuando es de Prueba química o tiene alguna lectura. Cada número ahora muestra su ORIGEN (ver abajo). En una lectura de cada cierto tiempo aparece también el valor anterior y cuánto antes ("era 50 · 35 d antes"). La lectura que el técnico marcó No medí hoy aparece como Sin medir, con el motivo y el último valor. En el día más reciente, las lecturas todavía dentro de su plazo aparecen en gris ("hace 7 d · en plazo").
No. Nadie elige método — un equipo mixto funciona con una sola configuración. Cada número lleva su origen: Tira · IA (leída de la foto de la tira), Escrita (escrita por el técnico), Editada (cambiada por el técnico después de enviar) u Oficina (escrita o corregida por la oficina). Solo el dueño, la oficina y los supervisores la ven, en la columna ORIGEN del informe de química; el técnico nunca ve esa columna. Los botones Kit Taylor y Tira de prueba en Química del agua solo te llenan la tabla.
Porque el origen empezó a guardarse con esta versión. En las lecturas de antes, el informe muestra el origen solo cuando es seguro: una lectura de la tira que hizo la IA y nadie cambió aparece como Tira · IA. En las demás no hay forma de saber ahora quién escribió o cambió el número, así que la columna queda en blanco en vez de adivinar. Todo número registrado de aquí en adelante tiene su origen.
Porque se calculan con la configuración de tu empresa de hoy — la app no guarda la configuración de los días pasados. En el día más reciente del período eso es correcto; en los días anteriores sería adivinar, así que el informe no las muestra ahí. Los números medidos — el valor, su origen y "era … · N d antes" — aparecen en todos los días.
Cambia el cliente por una lista de todas las piscinas con una lectura periódica vencida — las mismas de Paneles vencidos en el Escritorio — con el técnico, lo que venció y el motivo, cuando lo hay. Toca Todas las lecturas para volver al informe del cliente.
Sí, en la web — usa Imprimir / PDF.
Novedad de la versión 3.21: el módulo de cobros y pagos. Desde la actualización Telas, Saldos, Cargos del mes/Por facturar y Ganancia por piscina viven en el grupo Dinero del menú (Configuración de cobranza pasó al grupo Empresa). Solo dueño y oficina lo ven — ni el técnico ni el supervisor de campo tienen acceso a esta pantalla ni a ningún monto de ella.
Porque en ZapRoute el depósito es registro, no pago. Tocar Depósito recibido saca el presupuesto de *Esperando depósito* para que la reparación pueda entrar en una ruta, y aparece en la página y en el correo del cliente — pero no crea cargo, ni pago, ni crédito, y no toca el saldo de esta pantalla.
El dinero en sí se recibe y se controla en QuickBooks, como cada dólar de este producto. Registra el depósito allí, y el saldo que se mueve es el de QuickBooks.
Lo mismo vale para una devolución o un pago de más cuando se edita un presupuesto aprobado: ZapRoute muestra que el cliente solo debe la diferencia, y el dinero se salda en QuickBooks.
La lista de todos los que le pagan a tu empresa (clientes o compañías contratantes), con el saldo de cada uno. Menú ⋮ → Dinero → Saldos (en la web, grupo Dinero en la barra lateral).
Tres números del día: Por cobrar (todo lo que falta por cobrar), Vencido (lo que ya venció) y cuántos pagadores están atrasados en este momento.
La etiqueta de cada fila:
Cuántos días pasaron desde el vencimiento de cada cobranza en aberto — nunca desde la fecha en que se generó. Una cobranza que vence el 15, vista el día 20, lleva 5 días de atraso; después pasa a la franja de 30, luego 60, luego 90+.
Filtros arriba: todos, atrasados, con saldo, al día. La búsqueda encuentra por nombre o dirección.
Toca Registrar pago en la fila del pagador — abre la pantalla de pago con ese pagador ya elegido.
Aparece un sello — "QuickBooks · sincronizado hace X min" — arriba, Registrar pago desaparece (los pagos ahora se registran en QuickBooks), y cada fila gana un enlace Abrir en QuickBooks. Quien todavía está SIN PAR aparece con "—" en el saldo, nunca con $0 — $0 es solo de quien tiene par y está al día. Las tarjetas Por cobrar, Vencido y Al día solo suman a quien tiene par. En la computadora la cuarta tarjeta pasa a ser Facturado en el mes: lo que QuickBooks facturó por el servicio de este mes en toda tu empresa de QuickBooks, con par o sin par — el mismo número y la misma regla del mes de la tarjeta de ingresos del Dashboard —, con "octubre de 2026 · plazo de QuickBooks" debajo. Un pago o crédito que QuickBooks todavía no aplicó a ninguna factura se descuenta de las facturas más antiguas primero, así que quien ya pagó no aparece como vencido — la etiqueta, la antigüedad de la deuda (30/60/90) y los recordatorios usan el mismo monto. Ver QuickBooks mode para el panorama completo.
En la ficha del cliente (la misma pantalla de siempre), pestaña Saldo. Solo dueño y oficina.
Cuatro números: Mensualidad (el valor mensual de la piscina), Monto adeudado (lo que está pendiente ahora), Último pago (el último pago recibido, con fecha) y Próximo cargo (cuándo sale la próxima mensualidad y cuándo vence). En el QuickBooks mode, un cliente SIN PAR muestra "—" en el número grande y en Monto adeudado, nunca $0.
Debajo de la tarjeta, Movimientos de la cuenta: todo lo que pasó con este cliente — cobranza, pago, crédito, ajuste o anulación — del más reciente al más antiguo, cada uno con su propio ícono.
Sí — las cobranzas de sal, filtro y otros servicios con cobro automático muestran un enlace a la foto de esa visita, la prueba de que el servicio se hizo.
No — nada en Cobranza se borra jamás. Un registro equivocado se anula: la anulación guarda quién la hizo, cuándo y por qué, justo al lado del original.
El pagador (ya viene lleno cuando abres desde la ficha del cliente), el monto, la fecha (por defecto hoy), el método de pago, una referencia (opcional — por ejemplo el número de cheque) y una observación.
Zelle, cheque, tarjeta, efectivo u otro.
Siempre a la cobranza en aberto más antigua primero (FIFO) — es automático, tú no eliges. Antes de guardar, la pantalla muestra "Se aplicará a (más antiguo primero)" con las cobranzas que va a saldar. Si el pago es mayor que todo lo pendiente, la diferencia se vuelve crédito — queda a favor del cliente y se usa sola en la próxima cobranza.
Sí — la oficina puede reabrir la asignación de un pago ya guardado y rehacerla a mano.
Primero deshaz su asignación (quítalo de las cobranzas que saldó); recién entonces se habilita el botón de anular. Es a propósito: evita anular por error un pago que todavía está saldando una cobranza.
Solas, el día 1 de cada mes, para cada piscina activa — la piscina suspendida se salta, sin ninguna cobranza ese mes. Una piscina sin día de ruta no genera mensualidad — la que espera en Sin ninguna ruta y el Cliente solo de reparación (sin ruta semanal). Cuando tiene un día de ruta, se cobra como cualquier otra. Una piscina Sin técnico — con días de ruta, sin técnico — se cobra como siempre.
Sí, y ahora solo. Al suspender, ZapRoute mira el cobro que ya salió este mes y registra un crédito por las visitas que la suspensión quita — tres de los cuatro lunes que faltaban en el mes, por ejemplo, vuelven como tres cuartos del valor de ese mes. Aparece en el saldo del cliente como una línea propia, con el mes escrito.
Dos cosas que no hace, a propósito. Nunca devuelve más de lo que se cobró — si el cobro ya salió proporcional (una piscina que entró a mitad de mes), el crédito se detiene ahí. Y no devuelve nada cuando tu empresa está marcada para cobrar el mes completo en Configuración de cobranza: esa llave vale igual a la entrada y a la salida.
Si el mes todavía no fue cobrado, aquí no pasa nada — y ni hace falta: el cobro que sale el día 1 ya nace proporcional.
Una suspensión acredita una sola vez, sin importar cuántas veces se use la pantalla. Y si el crédito falla por cualquier motivo, la suspensión ocurre igual: la piscina sale de la ruta de todos modos, porque esa parte es de trabajo, no de dinero.
El que esté configurado en Empresa → Configuración de cobranza (por defecto: el día 15).
La cobranza sale proporcional a las semanas de servicio realmente prestadas ese mes — salvo que la empresa haya activado "redondear al mes completo" en Empresa → Configuración de cobranza, en cuyo caso cobra el monto completo de todas formas.
Nacen de una visita — pero solo cuando ese tipo de servicio tiene el cobro automático activado en la tabla de precios (Empresa → Configuración de cobranza). La sal cobra por bolsa; los demás servicios cobran el precio que tengan cargado.
Apagado por defecto — la mayoría de las empresas (Florida incluida) no cobra extra por el lavado del filtro. En algunas regiones sí se cobra (Texas es el ejemplo común): si tu empresa cobra, el dueño activa el cobro automático para "Filtro lavado" en la tabla de precios y define un precio. Desde ese momento, cada visita de lavado de filtro (contralavado de arena incluido — ve Lavado de filtro obligatorio) se vuelve su propia línea "Filter service" en Cobros mensuales, igual que ya funciona la Sal. Es una llave por empresa, no una regla para todos — activarla en tu empresa nunca cambia la de otra.
Cuando la oficina marca una orden de reparación como completada, la cobranza sale por el valor de esa misma orden — nunca por un precio fijo de la tabla.
Sí — con el botón + Cargo / crédito, desde la ficha del cliente o desde Saldos: para una tarifa suelta, un descuento negociado, o cualquier ajuste fuera de lo automático.
El estado de cada cobranza: ABIERTO (nada pagado todavía), PARCIAL (pagada en parte), PAGADO (saldada) y ANULADO (anulada).
Sin QuickBooks (el modo estándar) no existe una pantalla "Listo para facturar": lo que falta cobrar está en Dinero → Cargos del mes — cada cobranza del mes con su estado (ABIERTO = todavía no pagada). Por facturar solo existe en QuickBooks mode, en el mismo grupo Dinero. Solo dueño y oficina.
En el QuickBooks mode esta pantalla se reemplaza por Por facturar, todavía dentro del grupo de menú Dinero, junto a Saldos — nunca en Informes. Ver QuickBooks mode.
Un correo cordial que le recuerda al cliente una cobranza vencida — siempre en inglés, nunca amenazante, y nunca antes del vencimiento.
Siempre. La pantalla muestra el correo completo — asunto, texto y montos — antes de cualquier envío; nunca sale solo.
El correo de tu propia empresa, cargado en Empresa → Configuración de cobranza.
Cuatro motivos posibles: la llave general de correos está en No, el cliente pidió no recibir, el cliente no tiene correo registrado, o no hay nada vencido que recordar. En el QuickBooks mode hay uno más: el cliente todavía está SIN PAR, así que no hay saldo que recordar — la ventana lo dice y te indica Vincular clientes. También espera mientras QuickBooks no se haya sincronizado en las últimas 3 horas ("QuickBooks necesita sincronizarse antes de cobrar") — mira Recordatorios de atraso.
La misma llave de "Config. de mensajes" — en modo Prueba, el recordatorio va solo al buzón de prueba de la empresa, nunca al cliente real.
La pantalla donde la IA redacta un recordatorio corto y cordial para cada cliente en atraso, y el dueño o la oficina lo revisa y lo envía — uno por uno o en lote. Ya no es un ítem de menú propio — abre Saldos y toca el botón Recordatorios de atraso arriba. Vea Recordatorio de atraso para lo que dice el correo en sí y los motivos por los que no puede salir.
Sí, siempre — toque el texto para abrirlo como caja, edítelo y Guardar texto. Debajo de la caja, un contador muestra cuántos caracteres tendrá el SMS; cuando es el primer texto a ese celular, la cuenta ya incluye el "Reply STOP to opt out." y lo dice. Por encima de 160 se pone rojo y Guardar texto no funciona hasta que lo acorte. Reescribir todo le pide a la IA borradores nuevos para todos los que se muestran. El botón de enviar siempre indica cuántos recordatorios y cuánto van a costar antes de que usted confirme nada.
El correo es gratis. Los recordatorios por SMS son mensajes extra — US$ 0,02 cada uno, en su próxima factura — y el botón de enviar suma el costo exacto primero (por ejemplo, "Enviar 7 recordatorios · US$ 0,14"). Los textos solo salen dentro de la franja del Horario silencioso de su empresa, definida en Config. de mensajes — de 8h a 20h por defecto, en la zona horaria de su empresa. Fuera de esa franja la app nunca manda el texto: el SMS de ese cliente se rechaza y cuenta en "no se pudo enviar", y el recordatorio por correo sale igual. El aviso al pie de esta pantalla muestra la franja que usa su empresa.
Cada fila muestra solo los canales que ese cliente puede realmente recibir: SMS si tiene un celular válido y no pidió no recibir, Correo si acepta correos y tiene uno registrado. Cuando ninguno de los dos funciona, la fila muestra "Ningún canal posible" y no se puede enviar — el cliente sigue en la lista como recordatorio de que está debiendo.
Solo dos motivos: no hay nada realmente en atraso para ese pagador, o ya recibió un recordatorio — SMS o correo — en los últimos 7 días (cobrar dos veces en la misma semana no está permitido). El número en Saltados en la pantalla muestra cuántos quedaron fuera por el segundo motivo. Cuando todos los que están en atraso recibieron un recordatorio en los últimos 7 días, la lista queda vacía, pero la pantalla no dice que nadie debe: dice cuántos y cuánto — por ejemplo "3 pagadores en atraso: todos avisados en los últimos 7 días" y "$1,240 en atraso: cada pagador vuelve aquí 7 días después del último aviso."
Después de enviar, la pantalla muestra una confirmación ("N recordatorios enviados") y señala aparte a quien falló, con el motivo. Un cliente que recibió uno en los últimos 7 días simplemente desaparece de la lista hasta que pase la semana — vea "Por qué un cliente no aparece" arriba. Un recordatorio que no salió no cuenta: rechazado por ser demasiado largo (por ejemplo, un primer texto que solo cabía sin el "Reply STOP to opt out."), mensajes de texto apagados o una entrega que falló — el cliente sigue en la lista, para que corrija el texto y lo envíe de nuevo.
Solo el dueño y la oficina, igual que el resto del grupo Dinero — el técnico y el supervisor de campo nunca ven esta pantalla ni ningún monto en dinero.
Solo de QuickBooks: las facturas abiertas que ya pasaron su vencimiento de QuickBooks, de los clientes vinculados a QuickBooks. Las mensualidades del propio ZapRoute no cuentan en el modo B — ni las que quedaron aparte como ignoradas. En el celular, la línea de arriba lo dice ("De las facturas de QuickBooks vencidas según la fecha de QuickBooks. Las mensualidades de ZapRoute no cuentan en el modo B."), y la tarjeta de cada cliente lista esas facturas — número, vencimiento y monto — con ↗ para abrir cada una en QuickBooks. En la computadora aparecen en la columna Facturas de QuickBooks, y el sello de QuickBooks queda en la franja navy de arriba. La IA escribe el texto con cada una de esas facturas y el total; cuando no caben todas en un texto, dice cuántas están abiertas, cita la más antigua y da el total. Un cliente sin par nunca aparece aquí.
El monto es lo que el cliente debe ahora: un pago o crédito que entró en QuickBooks pero todavía no se aplicó a ninguna factura se descuenta de las facturas más antiguas primero — lo que hace QuickBooks cuando alguien lo aplica. Así, quien pagó el día 3 no recibe recordatorio solo porque nadie aplicó el pago. El correo que recibe el cliente (siempre en inglés) muestra ese crédito en su propia línea, "Payments and credits on your account", entre las facturas vencidas y el total, y la cuenta cuadra; en la vista previa, el resumen debajo del texto del correo lo llama Crédito no aplicado en QuickBooks. Sin nada vencido, la pantalla dice Nada vencido en QuickBooks y cuánto sigue abierto ahí sin haber vencido. Si todos los vencidos ya recibieron un recordatorio en los últimos 7 días, dice eso en su lugar — "3 pagadores en atraso: todos avisados en los últimos 7 días" y "$1,240 vencido en QuickBooks: cada pagador vuelve aquí 7 días después del último aviso."
Que ZapRoute no le cobra a nadie con números viejos de QuickBooks. En el QuickBooks mode el recordatorio solo usa datos de QuickBooks de una sincronización de las últimas 3 horas — si no, un cliente que pagó esta semana todavía podría parecer vencido. Cuando la última sincronización buena es más vieja que eso, o QuickBooks está desconectado, no sale nada: la lista de recordatorios, los borradores de la IA, la vista previa del correo y el envío se detienen con esa frase, junto con la hora de la última sincronización. Abre Configuración de cobranza y toca Sincronizar ahora, después inténtalo de nuevo. Si responde "QuickBooks no se sincronizó: no cambió nada. Inténtalo de nuevo en unos minutos.", no se leyó nada nuevo: espera unos minutos y tócalo otra vez. Si la conexión venció ("Conexión vencida — reconecta."), toca antes Conectar ahí para reconectar — mientras está vencida, la sincronización no avanza sola.
Porque en el QuickBooks mode ZapRoute revisa el monto otra vez en el momento del envío. Si lo que debe el cliente cambió después de que se escribió el borrador — entró un pago, o cambiaron las facturas que cita: el borrador se escribió para $90 y el cliente ahora debe $45 —, ese texto no sale, y cuando elegiste SMS y Correo juntos, el correo espera con él. La lista se recarga con el monto de ahora y la IA escribe el texto de nuevo: revísalo y envía de nuevo. Un recordatorio solo por correo nunca queda retenido por esto: ZapRoute arma el correo desde QuickBooks en el momento del envío, así que siempre sale con el monto de hoy. Ahí pueden aparecer otros tres motivos: "el contacto no coincidió con el pagador de QuickBooks" (la lista se recargó; revísala y envía de nuevo), "ya no hay nada vencido" (el cliente está al día en QuickBooks; no hay nada que enviar) y "QuickBooks necesita sincronizarse antes de cobrar" (mira la pregunta de arriba). Un recordatorio que no salió no cuenta como enviado.
Solo el dueño. Menú ⋮ → Empresa → Configuración de cobranza.
Esas dos filas no tienen precio en la tabla: la mensualidad viene del valor cargado en cada piscina (o del contrato de la compañía); la reparación viene siempre del valor de esa orden de trabajo en particular — nunca de un precio fijo.
Donde conectas ZapRoute con QuickBooks, emparejas a los clientes y cambias la Cobranza entre el modo A y el modo B — ver QuickBooks mode. Cuando la Cobranza está en el QuickBooks mode y la conexión es la empresa de prueba de QuickBooks (sandbox), el bloque muestra la franja ámbar de la empresa de prueba en lugar de la palabrita "sandbox" junto al nombre de la empresa. En el modo B el dueño también encuentra ahí Conectar otra empresa, para cambiar de empresa de QuickBooks sin salir del modo B. Justo debajo, la tarjeta Facturas (solo en el QuickBooks mode) elige cómo llegan las facturas a QuickBooks — ver Enviar a QuickBooks.
Novedad de la versión 3.22: una forma alternativa de llevar la Cobranza para empresas que ya usan QuickBooks Online como la verdad del dinero. Solo dueño y oficina — el técnico y el supervisor de campo nunca ven nada de esto.
Los costos de trabajos nunca escriben en QuickBooks: elegir qué factura de QuickBooks cobró una orden (¿Qué factura de QuickBooks cobró esta orden? → Confirmar) es solo lectura — nada cambia en QuickBooks.
Una llave que cambia de dónde saca la Cobranza sus números. En el modo normal (modo A), el propio ZapRoute lleva los saldos, genera las mensualidades y registra los pagos. En el QuickBooks mode (modo B), el ZapRoute sigue registrando lo que se hizo — visitas, fotos, sal, filtro, reparación — y el QuickBooks pasa a llevar el dinero: invoices, pagos, vencimientos y saldos. Las pantallas de Cobranza pasan a leer directo del QuickBooks, en vez de calcular por su cuenta.
Solo dueño y oficina. El técnico y el supervisor de campo nunca ven monto, saldo ni nada relacionado con QuickBooks — la misma regla del resto de la Cobranza.
Configuración de cobranza → el bloque QuickBooks → Conectar. Solo el dueño puede hacerlo. En el celular el camino es el menú ⋮ → Empresa; en la computadora es la barra lateral → Empresa. Conectar abre QuickBooks en el navegador para que inicies sesión y apruebes — nada para copiar ni pegar — y la conexión queda guardada apenas apruebas (el propio navegador le entrega la aprobación a ZapRoute). Termina en el mismo navegador en que empezaste: por tu seguridad, ZapRoute solo acepta la aprobación que vuelve al navegador que tocó Conectar. Dónde caes después depende del aparato. En la computadora QuickBooks abre en la misma pestaña, y es esa pestaña la que vuelve a Configuración de cobranza mostrando "QuickBooks conectado". En el celular la aprobación termina en el navegador del teléfono, en el sitio de ZapRoute, y no te lleva de vuelta dentro de la aplicación: vuelve a la app por tu cuenta y abre Configuración de cobranza otra vez para ver Conectado. La conexión es con el QuickBooks Online real de tu empresa. En el QuickBooks mode (modo B), los saldos y los pagos vienen de él; ZapRoute lee de él, y crea facturas allí solo si el dueño activa ZapRoute las crea en QuickBooks y confirma cada envío — ver Enviar a QuickBooks. Una empresa de prueba de QuickBooks (sandbox) tiene customers inventados y es fácil de reconocer. En el modo normal (modo A), su señal es la palabra "sandbox" junto al nombre de la empresa, en el bloque QuickBooks. La franja ámbar de la empresa de prueba solo aparece en el QuickBooks mode, en lugar de esa palabra y en las pantallas de dinero — mira la pregunta sobre ella más abajo.
Porque la aprobación volvió a un navegador distinto del que tocó Conectar — por ejemplo, la página de inicio de sesión de QuickBooks copiada de un navegador a otro, o un navegador que bloquea la cookie de conexión de ZapRoute (dura solo 10 minutos). Es un candado de seguridad: impide que alguien que consiguió el enlace ate su propio QuickBooks a tu empresa. No se conectó nada. Toca Conectar otra vez y haz todo en un solo navegador, sin cambiar. Si sigue pasando, apaga las extensiones de privacidad en este paso o usa Chrome. El enlace de Copiar enlace vale 2 minutos — después, toca Conectar otra vez para generar otro.
En el QuickBooks mode (modo B), no desconectes: en Configuración de cobranza → QuickBooks, toca Conectar otra empresa (solo el dueño). Pregunta antes — ¿Conectar otra empresa de QuickBooks? — y Continuar en QuickBooks te lleva a entrar y elegir la otra empresa. El modo B sigue activo todo el tiempo y no se crea ninguna mensualidad. Si QuickBooks no está conectado en ese momento, ZapRoute lo dice y te indica Conectar — ahí eliges la otra empresa. En el modo normal (modo A), primero Desconectar la actual (Configuración de cobranza → QuickBooks): mientras una está conectada, ZapRoute rechaza otra empresa. Cuando conectas otro archivo de empresa — incluso al pasar de una empresa de prueba a la de verdad —, ZapRoute aparta los vínculos de clientes del archivo anterior (quedan registrados; no se borra nada tuyo), limpia la copia de las facturas y pagos que había leído de él y empieza de cero con el archivo nuevo. El aviso verde dice que los clientes deben vincularse de nuevo: abre Vincular clientes y une cada uno al customer de la empresa nueva. Reconectar la misma empresa conserva todos los vínculos.
El paso que vincula cada cliente (o compañía/contrato) del ZapRoute con el customer correspondiente en QuickBooks. El ZapRoute compara nombre y correo y clasifica cada uno como EXACTO (mismo nombre), SUGERIDO (mismo correo, nombre escrito distinto) o SIN PAR. Revisas la lista, eliges un customer para los que quedaron sin par, y tocas Confirmar todos los exactos y Guardar. Un solo customer de QuickBooks puede cubrir varias piscinas a la vez — así funciona una compañía o contrato con más de una propiedad. Si la conexión es la empresa de prueba de QuickBooks (sandbox), no vincules: sus customers son inventados por Intuit. En el modo normal (modo A), aparece solo como la palabra "sandbox" junto al nombre de la empresa, en el bloque QuickBooks; en el QuickBooks mode, la lista también muestra la franja ámbar.
Muestra qué tan actualizados están los números en pantalla. El ZapRoute revisa QuickBooks solo cada 60 minutos. Abrir la pantalla no revisa — lo que estás viendo puede ser de hasta una hora atrás. Toca Actualizar para revisar en el momento; si la última revisión fue hace menos de 15 minutos, solo muestra "Ya está al día" en vez de revisar de nuevo.
Porque en el QuickBooks mode los pagos no se registran en ZapRoute — se registran en QuickBooks. En cuanto cargas un pago allá, aparece aquí solo en la próxima sincronización.
Un enlace en invoices, pagos y créditos que abre ese registro exacto dentro de QuickBooks, para que lo revises o lo edites en la fuente. En la computadora se abre en la misma pestaña, en lugar del ZapRoute — usa el botón Atrás del navegador para volver al ZapRoute.
Que ese cliente o compañía todavía no está vinculado a un customer de QuickBooks, así que el ZapRoute no tiene saldo ni invoice para mostrar de él. Por eso su saldo aparece "—" — nunca $0, que quiere decir al día. Toca Vincular clientes para resolverlo en Configuración de cobranza. Si todos están SIN PAR y la conexión es la empresa de prueba de QuickBooks (sandbox), mira la pregunta siguiente.
Porque el QuickBooks conectado es la empresa de prueba de Intuit (sandbox), que viene con customers inventados. Ningún cliente tuyo coincide con ellos, así que todos quedan SIN PAR — y quien está sin par aparece con "—" en el saldo, nunca con $0. El "—" no quiere decir al día: quiere decir que el ZapRoute no tiene saldo de esa persona.
La franja ámbar — Empresa de prueba de QuickBooks (sandbox): estos saldos no son reales. — aparece arriba en Saldos, en Por facturar y en Vincular clientes; en la pestaña Saldo de la ficha, justo debajo de la tarjeta SALDO DE LA CUENTA; y dentro del bloque QuickBooks de la Configuración de cobranza. Solo aparece en el QuickBooks mode. En el modo normal (modo A), la empresa de prueba aparece solo como la palabra "sandbox" junto al nombre de la empresa, en el bloque QuickBooks.
No vincules tus clientes a los customers de la empresa de prueba. Conecta tu QuickBooks real: toca Conectar otra empresa, elige tu empresa real — el modo B sigue — y vincula los clientes a los customers de verdad: mira "¿Y si conecto otra empresa de QuickBooks?".
Para un cliente que ya pagó varios meses por adelantado (un acuerdo de pago anticipado) — la oficina marca el mes hasta el cual está pagado, y la lista de facturación mensual lo salta sola hasta que llegue ese mes. El lápiz al lado permite marcar o borrar la fecha; solo dueño y oficina pueden cambiarla.
Aparece en la pestaña Saldo solo para un cliente con dos o más piscinas. Apagada (lo normal): el cliente recibe una factura mensual con una línea por piscina — la forma más común de cobrar. Encendida: cada piscina tiene su propia factura. La lista Por facturar sigue lo que elijas, y nada cambia en lo que ya está en QuickBooks. Solo dueño y oficina la ven.
En la pestaña Saldo de la ficha del cliente, una lista de todo lo que el ZapRoute ya registró para ese cliente — sal, filtro, reparación — que todavía no entró en ninguna invoice de QuickBooks. Cada línea muestra fecha, la foto (cuando hay) y el monto, con el aviso de que entrará en la próxima invoice.
La pantalla que reemplaza Cargos del mes en el menú cuando el QuickBooks mode está activado. Lista, pagador por pagador, exactamente lo que debe entrar en la invoice del mes siguiente: la línea de la mensualidad, los extras con su fecha ("1 bag - September 13", un lavado de filtro, una reparación) y algún descuento de semana suspendida — organizado tal como se lee una invoice real. Por defecto muestra el mes siguiente a partir del día 20 del mes en curso, porque las invoices salen por adelantado. Con Las escribo en QuickBooks (el predeterminado), la lista es para escribir: una nota arriba lo dice, y registras cada factura en QuickBooks en el orden que se muestra. Con ZapRoute las crea en QuickBooks, cada cliente tiene una casilla y Revisar y enviar crea las facturas — ver Enviar a QuickBooks.
Una elección para cada reparación completada: sumar la cobranza a la invoice mensual del cliente, o darle su propia invoice aparte. Toca el chip para cambiar — solo dueño u oficina pueden hacerlo.
Ignorar saca un extra (por ejemplo, un servicio de cortesía) de la lista Por facturar sin borrar el registro de fondo — es para lo que decidiste no cobrar. Restaurar devuelve un ítem ignorado a la lista. Una línea que ya está en una factura creada por ZapRoute no tiene Ignorar ni Restaurar; si esa factura se anula en QuickBooks, la línea vuelve.
Un conjunto de alertas para cuando los dos sistemas no coinciden: el valor mensual del cliente en ZapRoute es distinto de la mensualidad de su última invoice de QuickBooks (un extra en la misma invoice, como una limpieza extra, no cuenta), un cliente todavía no tiene invoice del mes, un extra (sal, filtro, reparación) no entró en ninguna invoice, un cliente no está emparejado con QuickBooks (el registro provisional de un presupuesto que todavía no se aprobó no cuenta — solo se vuelve cliente cuando se aprueba el presupuesto), o la conexión expiró. Marcar como visto oculta un ítem hasta que cambie el mes — vuelve a aparecer si lo mismo sigue siendo cierto al mes siguiente.
En Empresa → Configuración de cobranza, la llave Modo de cobranza: A (ZapRoute lleva los saldos) o B (QuickBooks lleva los saldos). Activar el B exige tener QuickBooks ya conectado y al menos un cliente emparejado. Si la conexión es la empresa de prueba de QuickBooks (sandbox), no vincules un cliente solo para activar el B: conecta antes tu QuickBooks real. Volver a A pide confirmación: ZapRoute vuelve a calcular los saldos solo, los números de QuickBooks dejan de mostrarse y las mensualidades empiezan el día 1 del mes que viene — nunca en el mes en curso (mira "Si vuelvo al modo A, ¿ZapRoute cobra los meses que pasé en el modo B?"). En modo B, las mensualidades nunca se generan el día 1, y la configuración de vencimiento no tiene efecto — valen los términos del propio QuickBooks.
Se siguen cargando a mano, directo en QuickBooks — el ZapRoute no sugiere ni aplica multas por atraso en ninguno de los dos modos.
El acceso a QuickBooks necesita renovarse de vez en cuando. Ve a Empresa → Configuración de cobranza → QuickBooks y toca Conectar otra vez para reconectar — no se pierde nada, y el ZapRoute sigue justo donde quedó.
Porque en el modo B es QuickBooks quien guarda tus saldos — sin él, la Cobranza no tendría de dónde leerlos. En el modo B, Desconectar abre QuickBooks guarda tus saldos, que lo explica y muestra la salida. Para usar otra empresa de QuickBooks, toca ahí mismo Conectar otra empresa: el modo B sigue y no se cobra nada — mira "¿Y si conecto otra empresa de QuickBooks?". Para dejar de usar QuickBooks del todo, cambia antes al modo A (mira la pregunta siguiente) y después desconecta. Cerrar deja todo como estaba.
No — nunca se cobra nada hacia atrás. De vuelta en el modo A, las mensualidades empiezan el día 1 del mes que viene: nunca en el mes en que cambiaste, nunca antes. La confirmación, ¿Volver al modo A?, dice el día exacto ("Las mensualidades empiezan el 1 de noviembre") y muestra lo que va a empezar antes de que confirmes — por ejemplo "40 mensualidades · $6,480/mes · la primera el 1 nov" y "Nada retroactivo: octubre no se cobra." El aviso ámbar debajo de Modo de cobranza también lo dice: las mensualidades empiezan el día 1 del mes que viene, y ves cuántas y cuánto antes de confirmar.
Los cargos que quedaron aparte como ignorados mientras estabas en el modo B quedan fuera para siempre. La misma ventana los lista por mes — "Los 40 cargos ignorados de octubre quedan fuera · $0 pendiente" y "Quedaron aparte en el modo B: nunca vuelven a contar." Nunca vuelven como saldo, vencido, antigüedad de la deuda ni recordatorio, y un pago nuevo nunca va a ellos — en ningún modo.
En el QuickBooks mode (modo B), la tarjeta Facturas de Configuración de cobranza define cómo llegan las facturas de esta empresa a QuickBooks: Las escribo en QuickBooks (el predeterminado) o ZapRoute las crea en QuickBooks. Solo dueño y oficina — el técnico y el supervisor de campo nunca ven nada de esto. Solo el dueño activa la opción y crea facturas; la oficina ve la lista y la revisión. No se crea nada hasta que el dueño confirma, y el correo a tu cliente sale de QuickBooks. Los contratos de empresa, el recargo por atraso (late fee) y el cargo de la tarjeta siguen a mano en QuickBooks.
Sí, si el dueño elige ZapRoute las crea en QuickBooks en Configuración de cobranza → Facturas (solo en el QuickBooks mode). El predeterminado es Las escribo en QuickBooks: Por facturar muestra qué cobrar y tú registras cada factura en QuickBooks. Con la opción activada, marcas quién va, revisas cada línea y confirmas; ZapRoute crea las facturas en QuickBooks — nunca facturas propias. QuickBooks las numera y agrega el impuesto, si lo hay, y tú las envías por correo desde allí. ZapRoute nunca crea una factura solo ni en un día fijo, nunca envía correos ni cobra a tu cliente, y nunca cambia una factura ya creada.
Solo el dueño, en Configuración de cobranza → Facturas (la oficina solo ve la tarjeta); vale al instante. ZapRoute las crea en QuickBooks pregunta ¿Dejar que ZapRoute cree facturas en QuickBooks? — toca Activar y elige un ítem de QuickBooks para cada servicio en la Lista de precios. Los extras que ya están en una factura de QuickBooks quedan marcados como facturados. Si aparece QuickBooks está configurado para numerar las facturas a mano, desactiva "Custom transaction numbers" en QuickBooks (Account and settings → Sales): ZapRoute nunca inventa un número — y QuickBooks pasa a numerar también las facturas que escribes allí. Las escribo en QuickBooks pregunta ¿Volver a escribirlas en QuickBooks? — Volver: las facturas ya creadas se quedan en QuickBooks, un envío en curso termina primero y tus ítems siguen guardados. Volver al modo A también lo desactiva.
En Por facturar, cada pagador listo tiene una casilla, ya marcada (Marcar todos los listos los marca todos). Toca Revisar y enviar: revisa el mes, cuántas facturas, el total antes de impuestos, la Fecha de la factura y las líneas de cada pagador — luego toca Crear y confirma. Se crean una por una, y puedes salir de la pantalla. Cada cliente recibe una factura (o una por piscina); una reparación en Factura aparte lleva la suya, con la fecha en que quedó lista. El número y el plazo vienen de QuickBooks. Quien ya tiene la factura del mes en QuickBooks queda fuera. La primera vez la lista abre sin nada marcado: marca 1 cliente, revisa la factura en QuickBooks y toca Sí, quedó bien — luego envía el resto. Con la opción activada, no escribas también estas facturas en QuickBooks.
No — ZapRoute nunca envía una factura por correo ni cobra a tu cliente. La factura de quien tiene correo en QuickBooks queda allí como "Send later" (enviar después), y tú la envías desde QuickBooks cuando quieras, como hoy. Quien no tiene correo en QuickBooks queda sin esa marca; Revisar y enviar dice cuántos son. La confirmación también lo avisa: "ZapRoute no envía estas facturas por correo."
Aparece en Te necesitan con el motivo — por ejemplo QuickBooks dice que este cliente está inactivo, o un candado con Elegir ítems cuando un servicio no tiene ítem de QuickBooks. Corrígelo en QuickBooks (o elige el ítem) y toca Enviar otra vez: abre la misma confirmación. Una factura ya creada nunca se crea de nuevo. Si el envío se detiene a mitad — venció la conexión (toca Reconectar), QuickBooks no respondió, o QuickBooks pidió ir más despacio — las creadas se quedan; envía el resto con el mismo botón. La lista cambió quiere decir que algo cambió después de abrir la revisión: no se creó nada; toca Revisar otra vez.
QuickBooks no respondió claro mientras se creaba esa factura. Antes que nada, ZapRoute la busca en QuickBooks, para no crearla dos veces; mientras tanto su casilla queda bloqueada. Cuando la encuentra, queda en verde — ENVIADA, con su número. Si no está allí después de unos 10 minutos, vuelve como No encontrada en QuickBooks — no se creó, y puedes enviarla otra vez. Nada se envía de nuevo solo.
Anúlala (void) en QuickBooks — borrarla allí funciona igual. ZapRoute nunca cambia ni anula una factura que creó. Después de la próxima sincronización con QuickBooks (o de Actualizar), aparece como ANULADA en Por facturar, sin marcar: "Anulada en QuickBooks. Márcala para enviar una nueva." Sus líneas vuelven a la lista, así que puedes marcarla y enviar una factura nueva. Para corregir solo una línea o un monto, edita la factura en QuickBooks.
El pagador gris queda fuera del total y de cualquier envío — tanto si escribes las facturas como si ZapRoute las crea. La etiqueta dice por qué: YA EN QUICKBOOKS, la factura del mes ya está allí (con número y fecha); A MANO, contrato de empresa, facturado a mano en QuickBooks; NADA QUE COBRAR, la piscina estuvo suspendida todo el mes ($0); PAGADO, pagado por adelantado (Pagado hasta en la ficha); SIN PAR, todavía sin customer de QuickBooks — usa Vincular clientes. Con ZapRoute creándolas, la reparación aparte de un pagador gris sigue con su propia casilla.
Sí, en Revisar y enviar (solo el dueño). La Fecha de la factura viene sugerida por la fecha de las facturas del mes pasado en QuickBooks (sin ninguna, el último día del mes anterior); tócala para elegir un día entre el 1 del mes anterior y el fin del mes facturado. Vale para las facturas mensuales; la reparación aparte conserva su fecha. En un extra, toca el lápiz de su línea: Monto en esta factura cambia solo esta factura, y la lista de precios sigue igual. La mensualidad, el descuento por suspensión y las reparaciones no cambian ahí — el monto de la reparación se cambia en su orden de trabajo.
En Configuración de cobranza → Lista de precios: con ZapRoute creando las facturas, cada fila tiene un Ítem de QuickBooks — toca Elige un ítem y escoge uno de los ítems activos de tu QuickBooks. Sugerido es el ítem que ya está en tus líneas de ese servicio. La fila nueva Descuento por suspensión es para la semana menos cuando la piscina se suspende. Solo el dueño cambia los ítems; la oficina solo los ve. Para usar un ítem nuevo, créalo antes en QuickBooks. Mientras un servicio no tenga ítem, los clientes con ese servicio quedan bloqueados, con Elegir ítems para resolverlo.
En la pantalla de inicio de la app en Android o de la versión en el navegador (app.zaprouteapp.com), toca ¿Nuevo? Empieza la prueba gratis (o ve a zaprouteapp.com/signup). En iPhone la cuenta de la empresa se crea en el sitio, en zaprouteapp.com/signup, y después entras en la app con el mismo correo y la misma contraseña. Completa el nombre de la empresa, tu nombre, correo y una contraseña. Tienes 30 días gratis, sin tarjeta. Llega un enlace de confirmación por correo — primero confírmalo y después entra en la app con ese correo y tu contraseña; tu cuenta ya está creada. ¿Quieres ayuda en tu prueba? Toca + Agregar WhatsApp (opcional) y escribe tu número: Fabio, el fundador, puede escribirte por ahí, él mismo — nunca mensajes automáticos ni masivos. ¿No te llegó el correo de confirmación? Mira en Spam o en Promociones (llega de no-reply@zaprouteapp.com), toca Reenviar el enlace, o usa otro correo si lo escribiste mal. El enlace vale por 1 hora. ¿Entraste antes de confirmar? La app muestra "Primero confirma tu correo" con el botón Reenviar correo de confirmación, que envía un enlace nuevo. El correo de bienvenida también trae los botones del App Store (iPhone) y de Google Play (Android) para descargar la app. ¿Tienes un cupón de tu comunidad? Escríbelo en Cupón y la prueba se alarga (la pantalla confirma cuántos días).
Un producto, todas las funciones, dos niveles según la cantidad de piscinas: Solo $59 al mes, hasta 60 piscinas · Max $1 por piscina, 61 piscinas o más — 61 piscinas son $61, 86 piscinas son $86. El precio se ajusta solo cada mes y nunca es retroactivo. Hasta el 28 de febrero de 2027 también está la oferta Empresa Fundadora — mira la siguiente pregunta. La app de iPhone no muestra precios.
Sí — hasta el 28 de febrero de 2027, para las primeras 20 empresas: suscríbete durante tu prueba gratis, o hasta 7 días después de que termine, y tienes 50% en tus primeros 3 pagos — $29.50 en vez de $59, o $43 en vez de $86 con 86 piscinas — y después pagas el precio completo, desde el 4º pago. Sin código — el descuento se aplica automáticamente.
En Android y en la web, el dueño y la oficina la ven desde el primer día de la prueba: en la franja de arriba, con los lugares que quedan, en la página de venta y en ⋮ → Configuración de cobranza → Suscripción, con el último día de tu empresa. Durante los 7 días después de que termina la prueba sigue en la pantalla de la suscripción. Desaparece cuando te suscribes, cuando se ocupan los 20 lugares, después del 28 de febrero de 2027 o 7 días después de que termina tu prueba. La app del iPhone no la muestra.
Con 3 días de prueba o más, la página de pago de Stripe muestra el precio completo — el descuento entra solo en tu suscripción antes del primer cobro. Con menos de 3 días de prueba — o en los 7 días después de que termina la prueba — ya viene en el pago de hoy. El 50% se descuenta del valor real de cada uno de esos meses — si suben tus piscinas, sube la base — y tus recibos muestran el descuento en cada uno de los 3 pagos. Es una vez por empresa: si cancelas, suscribirte de nuevo después es al precio completo.
Por el mayor de dos números: las piscinas visitadas el mes anterior (al menos una visita con foto) y las piscinas activas hoy. La pantalla de la suscripción muestra los dos — "25 visitadas en agosto · 121 activas hoy. Cobramos el mayor de los dos." — y la factura usa el mayor.
Una piscina está activa cuando tiene al menos un día de ruta (o es diaria), con cliente activo, sin estar suspendida ni inactiva. Una piscina que solo existe para una reparación — sin días de ruta — nunca cuenta, visitada o no. Una piscina que espera en Sin ninguna ruta sin día de ruta tampoco cuenta, hasta que tenga un día.
Sí, y cuesta lo que cuesta esa ruta. Solo contamos piscinas que están dentro de ZapRoute — el mayor entre las visitadas aquí el mes pasado y las activas en sus rutas aquí hoy. Las piscinas que quedaron en su sistema anterior no están aquí, así que cuentan cero de los dos lados. La ruta de un técnico con cuarenta piscinas son cuarenta piscinas: $59 al mes, y no el precio de toda su cartera.
Cuando traiga el resto, el conteo sube el mismo día. Si eso lo mueve de nivel, la diferencia se cobra en ese momento; dentro del mismo nivel cae en su próxima factura. Bajar solo se recuenta el día 1.
Por qué dos números y no solo las visitas: contar solo visitas permitiría suspender la ruta entera el día 30 y volver el día 2; contar solo piscinas activas cobraría por una ruta que se detuvo hace meses. Cada número cierra el hueco del otro.
Pagas igual. Suspender pone en cero el número de *activas hoy* y deja el número de *visitadas el mes pasado* exactamente donde estaba — y la factura usa el mayor de los dos. Esas visitas ya ocurrieron, así que siguen contadas y siguen cobradas.
La cuenta baja cuando atiendes menos piscinas de verdad: la piscina que dejas de visitar sale del lado *visitadas* el día 1 del mes siguiente, y el cliente que desactivas sale del lado *activas* el día 1. Las dos cosas son un cambio real en tu ruta, no un truco de fecha.
El día 1 la app cuenta el mes anterior y define el nivel del mes nuevo. Durante el mes la cuenta solo sube, nunca baja: una piscina agregada el día 10 se cobra (la diferencia enseguida si cambia de nivel, en la factura siguiente si no cambia). Perder un cliente nunca sube tu cuenta — la baja el día 1.
Porque hay 121 piscinas activas en tu cuenta, y cobramos el mayor de los dos números. Los dos están lado a lado en la pantalla de la suscripción, con el mes al que se refiere cada uno.
La diferencia suele ser una de tres cosas, y la cuenta sigue el arreglo el día 1:
Nunca contamos la misma piscina dos veces, ni una inactiva, suspendida o de cliente inactivo.
Desde el primer día, el dueño y la oficina ven una franja con los días de prueba que quedan y, mientras aplica, la oferta Empresa Fundadora. Siete días antes del final se pone ámbar para todos. Aplica tu primera ruta (3 paradas o más) durante la prueba y tiene 14 días más, una vez. El día después del final, el dueño y la oficina ven la pantalla de la suscripción en lugar de la app — durante 7 días más todavía muestra la oferta Empresa Fundadora — y los técnicos todavía ven la ruta de hoy por 7 días más. No se borra nada — suscríbete y sigue donde lo dejaste. El dueño también recibe correos 7 y 3 días antes del final y el día después — mira la pregunta de los correos de la prueba, más abajo.
Aplica tu primera ruta durante tu prueba gratis: en el Armador de rutas, elige un técnico y un día con 3 paradas o más, toca Optimizar y guarda la ruta — o, en el teléfono, Optimizar ruta → Aplicar este orden. La prueba tiene 14 días más, una vez por empresa, y el dueño recibe un correo con la fecha nueva. El orden que viene de una importación no cuenta y, si ya te suscribiste durante la prueba, los 14 días no aplican. En iPhone funciona igual.
Sí. Durante la prueba, el dueño y la oficina pueden hablar con Fabio, el fundador, por WhatsApp — el enlace está al pie del cartel Configuración y en los correos de la prueba — o escribir a support@zaprouteapp.com. Zappy responde al instante, a cualquier hora.
Pocos y cortos, solo para el dueño, en el idioma de la cuenta y como máximo uno por día — y dejan de llegar el día en que te suscribes:
Cada uno sale una sola vez. Las respuestas van a support@zaprouteapp.com — la de Fabio, 30 días después del final, le llega a él. El correo de bienvenida y algunos de estos también tienen una línea para hablar con Fabio, el fundador, por WhatsApp. Técnicos, supervisores, presupuestadores y oficina nunca reciben estos correos. Los correos de servicio solo llegan cuando pasa algo: "Tu prueba de ZapRoute ahora tiene 14 días más", "Tus piscinas ya están en ZapRoute" y "Tu enlace para entrar a ZapRoute".
Toca "Dejar de recibir los correos de la prueba", al pie de cualquiera de ellos. Abre una página que pregunta primero: solo el botón "Dejar de recibir los correos de la prueba" de esa página detiene algo — abrir la página no cambia nada. Gmail y Outlook también muestran arriba del correo su propio botón para cancelar la suscripción, que hace lo mismo con un toque.
Es una sola baja para los dos: los correos de la prueba y las novedades de ZapRoute se detienen juntos para ese correo. Suscribirte también detiene los correos de la prueba por sí solo. Los correos de inicio de sesión y contraseña y los recibos siguen llegando. ¿Cambiaste de idea? Escribe a support@zaprouteapp.com.
La guardamos 7 días y enviamos dos recordatorios, cada uno con un enlace nuevo. Para confirmar, toca el botón de cualquiera de nuestros correos — o, en la pantalla de entrada, escribe tu correo y toca Recibir enlace por correo. Después de 7 días, una cuenta sin piscinas, visitas ni clientes se borra; una con cualquiera de ellos se queda.
Sí, sin costo, en un plazo de 1 día hábil. En la app — en el paso 3 de la Configuración inicial y en la lista de clientes vacía — adjunta tu lista de clientes (un archivo CSV o Excel, o la exportación de Skimmer o QuickBooks, hasta 5 MB), marca Autorizo al soporte de ZapRoute a importar mi lista de clientes en mi cuenta y toca Importar por mí. ¿Todavía sin archivo? Toca Importar por mí igual y te ayudamos a exportarlo. La tarjeta muestra el día en que estará lista, y Cancelar el pedido lo detiene y borra el archivo. Cuando tus piscinas entren, te enviamos un correo — con las filas que no entraron — y la app muestra Tus piscinas ya están en ZapRoute. Solo el soporte de ZapRoute abre tu archivo, y lo borramos 30 días después de la importación. También puedes responder el correo de la prueba "Importa tu lista de clientes" con el archivo adjunto. Nunca se agrega ningún acceso nuestro a tu empresa.
¿Prefieres hacerlo tú? Menú ⋮ → Datos de la compañía → Importar clientes — el capítulo completo es Traer tu lista.
Antes del final del siguiente día hábil (hora de New York) — la tarjeta en la app muestra el día. Cuando está lista, te enviamos un correo con las filas que no entraron y por qué, y Tus piscinas ya están en ZapRoute aparece arriba del panel y de la lista de clientes, con Armar mi primera ruta. ¿Cambiaste de idea? Cancelar el pedido lo detiene y borra tu archivo en el momento.
Solo el dueño. Toca Suscribirse (en la franja, en la pantalla de suscripción o en ⋮ → Configuración de cobranza → Suscripción). El pago ocurre en zaprouteapp.com, con tarjeta y facturas por Stripe. Para cambiar la tarjeta, descargar facturas o cancelar, usa Administrar en Stripe. ¿Cancelaste en Stripe? La Configuración de cobranza muestra Se cancela el y el último día; todo sigue funcionando hasta entonces, y Mantener mi suscripción lo deshace. Después de ese día, Suscribirse de nuevo está en la pantalla de la suscripción — al precio completo, porque la oferta Empresa Fundadora es una vez por empresa. En iPhone la app solo muestra la dirección — abre zaprouteapp.com en el navegador. En Android y en la web, Continuar al pago seguro abre Stripe en el navegador.
⋮ → Configuración de cobranza → bloque Suscripción: plan, piscinas contadas y cuándo, próxima factura y pagado hasta. Solo lectura, solo el dueño. Los técnicos nunca lo ven. En iPhone el bloque no muestra montos — solo el nombre del plan y las fechas; los montos están en ZapRoute en la web (app.zaprouteapp.com) y en Android.
Primero se abre una página de venta, dentro de la app: tu nivel según el conteo real (Solo o Max) con la cuenta ("86 piscinas × $1 = $86 al mes", o "Hasta 60 piscinas: $59 al mes"), los dos niveles, el recuadro de la oferta Empresa Fundadora mientras vale, el precio del mes, todo lo que incluye, el impuesto "en el checkout" y lo que se cobra hoy. El resumen muestra el precio completo; la oferta entra sola. Continuar al pago seguro abre la página segura de Stripe en el navegador, donde ingresas la tarjeta y la dirección de facturación — Stripe calcula el impuesto de tu dirección y envía el recibo por correo. La app se desbloquea en cuanto pasa el pago; si estaba abierta, toca Ya pagué — actualizar.
Sí. Con 3 días o más restantes, la tarjeta se guarda hoy y no se cobra nada hasta que termine la prueba — la página de venta muestra "A pagar hoy $0.00" y la fecha del primer cobro. Con menos de 3 días, el primer cobro es hoy. En los dos casos, si la oferta Empresa Fundadora aplica para ti, el primer cobro ya viene con el 50% de descuento.
⋮ → Configuración de cobranza → Suscripción: la tarjeta guardada (marca, últimos 4 dígitos, vencimiento) con Actualizar tarjeta, la próxima factura con el monto exacto y el último pago con Recibo. En iPhone esas líneas muestran las fechas, no los montos. Facturas y recibos y Administrar en Stripe abren el portal de Stripe, donde descargas todas las facturas, cambias la tarjeta o cancelas. Los recibos también llegan por correo después de cada pago.
Todo sigue funcionando por 7 días. El dueño y la oficina ven una franja roja con el último día y Actualizar tarjeta, y Stripe puede volver a intentar la tarjeta. Pasados esos 7 días, el dueño y la oficina ven la pantalla de la suscripción; los técnicos y supervisores de campo siguen trabajando 7 días más. No se borra nada, y el acceso vuelve solo cuando el pago pasa. En iPhone la franja muestra solo las fechas.
En dos lugares. En la pantalla de registro, la línea pequeña debajo del botón — "Al continuar aceptas los Términos de Uso y la Política de Privacidad" — tiene los dos nombres subrayados, y cada uno abre su propio documento. También están siempre en zaprouteapp.com/terms y zaprouteapp.com/privacy.
Sí, y es poca cosa: la fecha y la hora en que creaste la cuenta de la empresa, qué versión de los Términos estaba vigente ese día, y si te registraste en la app o en el sitio. Sin firma, sin un clic extra — crear la cuenta es la aceptación, exactamente como dice la pantalla. Si los Términos cambian, avisamos al dueño por correo con al menos 30 días de antelación.
Son las novedades de ZapRoute: un correo que enviamos de vez en cuando a los dueños de cada empresa que usa ZapRoute, sobre funciones nuevas y cambios en la app. Llega al correo del propio dueño, en el idioma de su cuenta. Solo los dueños lo reciben — técnico, supervisor, presupuestador y oficina nunca lo reciben.
Para dejar de recibirlas, toca "Dejar de recibir las novedades de ZapRoute", al pie del correo. Abre una página que pregunta primero, y solo el botón de esa página detiene las novedades — abrir la página no cambia nada. Gmail y Outlook también muestran arriba del correo su propio botón para cancelar la suscripción, que hace lo mismo con un toque. Cualquiera de los dos detiene todas las novedades de ZapRoute a ese correo, no solo esa.
Detener las novedades también detiene los correos de la prueba — es una sola baja para los dos. Los correos de tu cuenta no se detienen. Los de inicio de sesión y contraseña, los recibos y los avisos del cobro y los cambios de precio o de los Términos siguen llegando.
¿Cambiaste de idea? Escribe a support@zaprouteapp.com para volver a recibir las novedades.
Las novedades de ZapRoute no tienen nada que ver con los Comunicados, los correos y textos que tu empresa envía a sus propios clientes — detener uno nunca toca el otro.
Informes → pestaña Millas y combustible (solo dueño/oficina — se mudó aquí desde su propio lugar en el menú): el total de la empresa (~millas y $ por mes) y, por técnico, millas por semana/mes, galones y costo — más el gráfico por día de la semana.
La ruta de ese técnico no se mide porque no configuró su base y camioneta. Pídele llenar "Mi base y camioneta".
Un botón dentro de Millas y combustible: las rutas medidas de los últimos 30 días — día, técnico, millas, costo y el sello "optimizada". Los días sin orden guardado usan la ruta optimizada como estimación.
Con los Costos de trabajos activados, Ganancia por piscina tiene dos pestañas: Piscinas (el mantenimiento, abajo) y Trabajos (la ganancia real de cada trabajo de reparación y equipo, al lado del mantenimiento — nunca sumada). En Piscinas, el viaje solo de reparación sale del mantenimiento y pasa a su trabajo cuando este se factura, la columna TRABAJOS · FACTURADO · GANANCIA toma el lugar de Reparaciones facturadas, y la pieza que cambias por el contrato, sin factura, cuenta en mantenimiento como Piezas (no facturadas). Los costos de trabajos tienen su propio capítulo.
Menú → Ganancia por piscina (solo el dueño): lo que cada piscina te deja en el mes después de los químicos, la gasolina y el tiempo de tu técnico. La peor primero. Nada de esa pantalla llega a los técnicos, a los correos del cliente ni a enlaces compartidos.
Las dos — cuentan cosas distintas. El encabezado de Ganancia por piscina cuenta solo las piscinas activas y no suspendidas, y lo dice: 84 piscinas activas (sin las suspendidas). La lista de Clientes cuenta toda piscina activa, incluida la que está con una suspensión. Una piscina suspendida está fuera de la ruta y fuera de los ingresos del mes en el Dashboard también, así que no tiene ganancia que mostrar. En un mes que ya terminó, el encabezado cuenta las piscinas de ese mes: las que ya existían y no estuvieron suspendidas todo el mes.
Ingresos (el valor mensual de la piscina, o el contrato dividido entre sus unidades) menos los químicos aplicados en el mes, menos la gasolina de las millas manejadas hasta la casa, menos el tiempo del técnico en la casa más el manejo. Las reparaciones y los presupuestos no cuentan: la reparación facturada al cliente aparece al lado de la ganancia, en Reparaciones facturadas, nunca dentro de ella.
Son reglas, no una corazonada: químicos muy por encima de tu promedio, precio debajo de tu promedio, una casa mucho más lejos que las demás, o una piscina atendida más de una vez por semana. Una piscina puede tener más de uno.
El chip de frecuencia muestra dos cosas: cuántas paradas hiciste ahí en el mes y cuántas veces por semana manda ir la ruta. Son números distintos a propósito — 19 paradas en un mes y 7× por semana describen la misma piscina.
! Hasta el 19/sep/2026 ese chip mostraba las LÍNEAS DE SERVICIO con la etiqueta "por semana": una piscina de 7× por semana aparecía como "38× por semana", porque una limpieza y una prueba química del mismo día son dos líneas y un solo viaje.
Sí, desde la versión 3.73. Cada uno filtra la lista: el primero muestra las piscinas en pérdida, el segundo las que están debajo de tu meta, el tercero las dos juntas. Si no hay ninguna, la pantalla vuelve a "Todas" y lo dice en una franja verde — vacío ahí es buena noticia.
El cuarto cuadro no hace clic: es la explicación. Dice qué arrastra esas piscinas hacia abajo — precio, químico o distancia — y cuántas piscinas sufren de cada cosa. La suma puede pasar el número de piscinas porque una piscina puede tener más de una causa.
Sí. Al lado de la búsqueda está Peor primero por: Menor margen | Menos dólares. El margen es el orden de fábrica.
Las dos preguntas son legítimas y responden cosas distintas. Una piscina comercial grande puede dejar once veces más dinero en el mes que una casa pequeña y aun así mostrar un margen menor que el de ella — porque vas allá todos los días. Por margen la pequeña parece mejor; por dólares la comercial es la que paga tus cuentas. Mira las dos antes de tocar un precio.
Porque el dato no existe, y la app nunca inventa un número: el técnico no configuró su camioneta, la ruta todavía no se midió, o no llenaste cómo le pagas a ese técnico. Abre Configurar costos y te dice qué falta.
Botón Configurar costos arriba de la pantalla: minutos en cada casa, tu meta de margen y, por técnico, cómo le pagas. Los técnicos nunca ven estos números.
Configurar costos → la fila del técnico → Cómo le pagas, una de las cuatro formas en que el rubro le paga al pool guy:
Después llena el número del modelo que elegiste. La app no deja guardar un modelo sin su número: en blanco, la mano de obra se volvería cero en silencio y la pantalla te mostraría un margen que no tienes.
Configurar costos → su fila → Salario mensual → escribe el monto del mes. Lo escribes una vez y no lo tocas más: ZapRoute lo reparte entre sus piscinas solo.
! Cambió el 19/sep/2026. Hasta esa fecha el salario se repartía por el TIEMPO de cada casa, y "tiempo" incluía el manejo hasta allá. Eso cobraba el mismo viaje dos veces — una en la gasolina y otra en la mano de obra — y las casas lejanas aparecían como las peores de la lista siendo las que más dinero dejaban. Ahora la cuenta es por PARADA, y la distancia sólo aparece en la columna del combustible.
Cómo se reparte.
costo por parada = salario del mes ÷ paradas PLANIFICADAS del mes porción de la casa = costo por parada × las paradas que hizo AHÍ
"Paradas planificadas" son las que la ruta manda hacer en el mes — los días de semana de cada piscina de ese técnico. Una piscina visitada todos los días carga mucho más que una de una vez por semana, porque se come mucho más de tu mes. La distancia no entra.
De ahí salen dos cosas, y las dos son a propósito:
Un mes que ya pasó guarda sus propias piscinas y su propia ruta — pero no los precios. Un mes que terminó cuenta solo las piscinas que ya existían en su último día y que no estuvieron suspendidas todo el mes: una piscina que agregas en octubre nunca aparece en agosto, y una piscina que suspendes hoy sigue apareciendo en agosto, donde estaba activa. Mientras el mes corre, cada vez que abres Ganancia por piscina la app anota las paradas planificadas de ese mes para cada técnico; cuando el mes termina, esa anotación es la que reparte el salario — así que agregar 20 piscinas a la ruta en octubre no cambia cuánto costó agosto. Lo que la app no guarda es el precio anterior: un mes que pasó usa el precio de hoy de cada piscina, así que cambiar el precio de una piscina hoy cambia también sus meses pasados. Un aviso azul en todo mes que pasó lo dice, con el nombre del mes. Los meses que terminaron antes de esta actualización, o un mes en que no abriste la pantalla mientras corría, tampoco tienen la anotación de la ruta: ahí el reparto del salario usa la ruta de hoy, y el mismo aviso azul lo dice también.
Deja las dos casillas La empresa paga… marcadas: quien está en nómina no compra químicos ni gasolina de su bolsillo.
! Cambió el 19/sep/2026. El modelo ahora se llama Por parada y se paga por IDA A LA CASA. Limpieza y prueba química registradas el mismo día son UNA ida: manejó hasta allá una vez, cobra una vez, y la gasolina cuenta una vez. Dos técnicos distintos en la misma casa el mismo día son dos idas — dos camionetas en la carretera. Antes de esa fecha el valor se cobraba una vez por SERVICIO REGISTRADO, y quien hacía los dos el mismo día pagaba doble.
Configurar costos → su fila → Por visita → escribe 22. Es por VISITA, no por mes: una piscina atendida 4 veces en el mes te cuesta $88 de mano de obra, y una atendida dos veces por semana te cuesta el doble. Deja marcadas las dos casillas La empresa paga… — en este modelo los químicos y la gasolina son tuyos.
! La etiqueta vieja decía "Por piscina", y eso sonaba a monto del mes. Es por visita, y siempre lo fue — si escribiste ahí un valor mensual, tu mano de obra estaba contada unas cuatro veces.
Porque esos costos son de él, no tuyos — y la pantalla sólo muestra dinero de tu compañía. Cuando desmarcas La empresa paga los químicos y La empresa paga la gasolina en su fila en Configurar costos, las columnas Químicos y Combustible de sus piscinas pasan a mostrar $0, los mosaicos de arriba dejan de sumarlos, y cada fila cuadra: ingresos menos las tres columnas da exactamente la ganancia. Tu único costo en esa piscina es lo que le pagas a él (por parada, por hora o el porcentaje).
Sus millas siguen apareciendo — en la ruta, en el mapa y en Detalles de la piscina — porque el viaje ocurrió; sólo que no es costo tuyo. Y la app no le pide la camioneta ni avisa "técnico sin vehículo": el mpg de quien llena su propio tanque no le hace falta a nadie.
! Hasta el 20/sep/2026 las columnas mostraban el costo bruto aunque fuera del pool guy, y el total de arriba descontaba ese dinero de tu ganancia. En una cartera con un subcontratado la diferencia pasaba de doscientos dólares al mes.
Ya no. La casilla solo decide si los químicos de ese técnico son costo de tu empresa en la ganancia por piscina; ningún técnico tiene que registrar producto. La ganancia cuenta solo los químicos registrados en Productos añadidos: una parada sin nada registrado suma $0 de químicos. Cuando hay paradas sin nada registrado, Ganancia por piscina lo dice debajo de Químicos — por ejemplo Registrado en 0 de 38 paradas en el mosaico de arriba, registrado en 0 de 4 paradas al abrir la piscina y 0 de 4 registradas en la tabla de la web.
! Cambió el 4/oct/2026. Del 20/sep al 4/oct esta casilla también obligaba al técnico cuyos químicos paga la empresa a registrar el producto o tocar Ningún producto hoy; la obligación y el botón se quitaron. El modo Obligatorio de Química del agua sigue obligando solo LECTURAS (pH, cloro…).
Cuenta las paradas del mes que tuvieron producto registrado. Una parada es una ida a la casa — limpieza y prueba química el mismo día son 1 parada — y solo entran las paradas con limpieza o prueba química de un técnico cuyos químicos paga tu empresa. En las paradas sin nada registrado la ganancia cuenta $0 de químicos, así que la piscina puede estar dejando menos de lo que parece. Las paradas del subcontratado no entran: sus químicos no son costo tuyo. Las piscinas con el test químico no controlado (químicos de otra empresa, como club houses) tampoco entran, y el polvo de DE del lavado del filtro no cuenta como producto registrado. Con Química del agua en Apagado, la línea nunca aparece. Una visita marcada como Ningún producto antes del cambio no cuenta como registrada. Cuando todas las paradas tienen producto registrado, la línea desaparece.
Configurar costos → su fila → % de los ingresos → escribe 70 (la parte de él, no la tuya). Después DESMARCA La empresa paga los químicos y La empresa paga la gasolina: en un acuerdo así el pool guy compra el producto y llena su propia camioneta, así que esos costos nunca salen de tu bolsillo y ZapRoute deja de descontarlos de tu ganancia. Una piscina de $90 al mes le deja $63, y tu ganancia son los otros $27 — no $27 menos químicos y gasolina.
Casi siempre el modelo de pago está mal configurado. El caso clásico es el 70/30 guardado como si la empresa siguiera pagando todo: el porcentaje sale de los ingresos Y los químicos y la gasolina se descuentan otra vez, entonces toda casa queda en rojo. Abre Configurar costos, elige % de los ingresos y desmarca las dos casillas La empresa paga…. El otro caso clásico es Por visita llenado con un monto mensual — ese número se cobra una vez por visita, así que una piscina con 4 visitas lo cuenta 4 veces.
El dinero de reparaciones facturado en el mes, mostrado al lado de la ganancia — nunca sumado a ella. Ganancia por piscina no tiene el costo de la reparación, así que sumar su ingreso mostraría un margen que no tienes: la ganancia y el margen quedan exactamente como antes.
En la computadora es la última columna de la tabla, Reparaciones facturadas: lo que se facturó de reparaciones al cliente de esa piscina en el mes, con una línea pequeña debajo — "1 factura" (o "1 cargo"), o "del cliente · 2 piscinas" cuando ese cliente tiene dos piscinas; entonces el mismo monto aparece en las dos. Una piscina sin reparación en el mes muestra "—". En el celular, una línea Reparaciones facturadas aparece al pie de la tarjeta de la piscina solo cuando su cliente tuvo una reparación facturada. Al pie de la lista, el total del mes dice de dónde salió — por ejemplo "Reparaciones facturadas en septiembre: $1,240 · de QuickBooks · fuera de la ganancia".
Funciona en los dos modos, y el total al pie es siempre el de toda tu empresa. En el QuickBooks mode son las líneas de reparación de todas las facturas de QuickBooks del mes — con cliente vinculado o no, incluso de un customer solo de reparaciones —, con la misma regla del mes de los ingresos del Dashboard (una reparación en factura propia cuenta en el mes en que se emitió; una sumada a la mensualidad sigue a esa factura), así que es el mismo número que Reparaciones en el desglose de ingresos del Dashboard de ese mes. En el modo normal (modo A) son todos los cargos de reparación del propio ZapRoute en el mes, sin los anulados ni los que quedaron aparte como ignorados — entonces el total dice "de los cargos de ZapRoute". La columna y la línea del celular son por piscina: solo muestran la reparación del cliente de esa piscina (en el QuickBooks mode, un cliente vinculado a QuickBooks), así que una reparación facturada a alguien sin piscina en la lista cuenta en el total y en ninguna fila. Filtrar la lista por técnico oculta filas, no reparaciones: el total sigue siendo el de la empresa. En una laptop demasiado angosta para una columna más, la tabla queda sin la columna y mantiene el total al pie.
Informes → Historial de ingresos muestra todos los años de tu facturación en QuickBooks, mes a mes: las facturas y las notas de crédito, contadas por el mes del servicio, en el gráfico que prefieras. Solo el dueño ve esta pestaña. Antes de que aparezca cualquier número, la lectura se revisa contra el P&L de QuickBooks — por ti, o por la oficina en Escritorio — y se publica. Los Proyectos son las facturas con $2,500 o más de reparaciones (o marcadas por ti); los exclientes quedan en el historial, pero no en Clientes. Exportar → CSV descarga todos los números de la pestaña. Nada cambia en QuickBooks al leer el historial.
Abre Informes → Historial de ingresos (solo el dueño). La primera vez, toca Leer historial: ZapRoute lee tus facturas de QuickBooks una vez, solo lectura, y revisas los números antes de que aparezcan. En cada tarjeta, elige el tipo de gráfico: queda guardado.
El historial cuenta cada factura en el mes del servicio. Cambia la Base a Fecha de la factura para acercarte al P&L; el resto son recibos de venta y propinas.
Solo recurrente deja fuera los Proyectos (facturas con $2,500 o más de reparaciones, o marcadas por ti). Excliente es quien pasó un mes entero sin factura; cuenta en todos los números, pero no vuelve a Clientes. Con Exclientes activado, Recuperar exclientes abre Mensajes › Exclientes, donde eliges quién recibe una oferta para volver y el precio de cada uno.
En Historial de ingresos, abre la tarjeta Recurrente vs puntual (Proyectos) y toca Proyectos por factura. Elige el año y activa o desactiva cada factura; Restablecer vuelve a lo automático ($2,500 o más de reparaciones). Todos los números cambian al instante. Solo el dueño.
Cuando una lectura de QuickBooks está lista para revisar (o se detuvo), Escritorio muestra Historial de ingresos por revisar. Revisar ahora abre solo la página de revisión: los años contra el P&L, los artículos antiguos y Publicar historial. La oficina no ve la pestaña Historial de ingresos ni los nombres de los clientes.
Se activa por empresa, a pedido — pídelo en support@zaprouteapp.com.
Ganancia por piscina → Trabajos (solo el dueño) muestra lo que deja cada trabajo de reparación y equipo después de las piezas compradas y los viajes de reparación. Un trabajo es el cobro que le cobró al cliente: la factura de QuickBooks en el QuickBooks mode, o el cargo de ZapRoute en el modo normal. Cuentan las líneas de reparación y de equipo; los consumibles (sal en saco, cloro, tabletas) quedan fuera. Un trabajo facturado con $100 o más de reparación y equipo y sin compra muestra Falta costo — marca Sin piezas compradas en un trabajo solo de mano de obra. La mano de obra y la gasolina entran solas por los viajes de reparación, al costo por parada de tu Configurar costos. El costo cuenta en el mes del cobro del trabajo. Costos, proveedores, nº de factura del proveedor y recibos: solo el dueño. No se escribe nada en QuickBooks.
Abre la orden en Presupuestos — o el trabajo en Ganancia por piscina → Trabajos — y toca Agregar compra. Escribe lo que pagaste con impuesto, el proveedor, el nº de factura del proveedor y la fecha, y agrega el recibo: foto o PDF. La mano de obra y la gasolina de los viajes de reparación entran solas. Solo tú (dueño) lo ves. ¿Algo ya instalado, sin trabajo? Usa Agregar registro de compra en el equipo de la piscina, o Agregar pieza (no facturada) en el detalle de la piscina.
Se facturó pero no tiene compra ni la marca “Sin piezas compradas”, así que ZapRoute no inventa un margen. Agrega la compra o marca Sin piezas compradas en trabajos solo de mano de obra.
Vincula la compra al equipo de la piscina y agrega el nº de serie y la garantía. Todo el equipo ve “En garantía hasta …” (nunca el dinero). Las luces no están en la lista de equipos: su serie y garantía quedan en la compra — la hoja de garantía funciona, pero el equipo no ve el sello. Cuando se abre un estimate nuevo para esa piscina, ZapRoute avisa y ya tiene la factura, la fecha y el recibo del proveedor para imprimir o compartir. ¿Garantía escrita en el equipo, sin compra? ZapRoute también avisa — toca Agregar registro de compra para guardar la factura con ella. Para encontrar una compra, busca por proveedor, nº de factura o serie en Ganancia por piscina → Trabajos.
QuickBooks: no, no se escribe nada ahí. Ganancia de la piscina: dos cambios pequeños. Cuando el trabajo se factura, el viaje solo de reparación sale del mantenimiento y pasa al trabajo — en una reparación de más de un día, solo el día en que se terminó. La pieza que cambias por el contrato, sin factura, cuenta en mantenimiento como Piezas (no facturadas). La ganancia del trabajo va al lado de la de mantenimiento, nunca sumada. Una compra sin trabajo, guardada por la garantía, nunca cuenta en la ganancia.
Es de menos de $100 (un flotador, una pieza pequeña), o una factura antigua sin los nombres de los artículos, así que ZapRoute no pide su costo — agrega una compra si quieres su ganancia. Trabajo hecho gratis, por garantía o cortesía: márcalo Sin cargo, y el trabajo muestra cuánto te costó.
Ese cliente de QuickBooks aún no tiene vínculo en ZapRoute. El trabajo cuenta igual y acepta compras. Para ver el nombre y la piscina, usa Configuración de cobranza → Vincular clientes.
En la compra, elige Instalado como → Equipo nuevo en esta piscina y ponle un nombre a cada una (ej.: Bomba principal, Bomba del limpiafondos). El equipo ve los nombres y la garantía, nunca el dinero. Una piscina tiene un solo filtro: para cambiarlo, usa Reemplaza.
Sí: el descuento en la propia factura del trabajo sale de lo facturado — solo la parte del trabajo cuando la factura también tiene el servicio mensual. Una nota de crédito no cambia el trabajo.
Solo el dueño: una orden aprobada, agendada o terminada muestra Costos de compra al pie de su tarjeta — lo que pagaste por las piezas, la mano de obra y la gasolina, y la ganancia del trabajo cuando se facture (el capítulo Costos de trabajos). Cuando un equipo de la piscina está en garantía, la tarjeta de la orden muestra la fecha de la garantía (“Bomba en garantía hasta mar 2027”) a dueño, oficina, supervisor y presupuestador — nunca el dinero.
Solo dueño y oficina. Presupuestos (grupo Empresa) → Nuevo presupuesto.
Son los dos estados antes de que algo llegue al cliente. Por definir precio — todavía sin precio; abra Definir precio o Líneas. Listo para enviar — ya tiene precio, pero el enlace no se mandó; toque Enviar enlace de aprobación cuando esté listo. Ninguno de los dos aparece del lado del cliente, porque todavía no se envió nada.
Dice de dónde vino la orden: un técnico registró un Problema en la ruta y alguien en el Escritorio convirtió ese problema en presupuesto. Mientras está en Por definir precio, la tarjeta lleva la línea "creado en el Escritorio → Problema / presupuesto · aún no se envió nada al cliente", para que nadie dude si el cliente ya vio un precio. No lo vio — nada sale de ZapRoute antes de que usted lo cotice y toque Enviar enlace de aprobación. La foto del problema viaja junto con la orden.
Una vez enviado: Esperando aprobación (enlace mandado, esperando al cliente). Si se aprueba: Esperando depósito (depósito pedido, aún no recibido) → Aprobado (nada pendiente — agende una reparación en Armador de rutas; una renovación se queda en Aprobado · en curso, nunca entra a la ruta) → Agendado → Terminado. El cliente puede Rechazar; la oficina puede Cancelar en cualquier momento.
En la tarjeta del presupuesto, toque Líneas. Agregue Del catálogo (una caja de búsqueda, luego elija el ítem, la opción y una cantidad — el precio viene del catálogo) o una Línea libre (título, texto y su propio precio unitario). Use las flechas arriba/abajo para reordenar, o elimine una línea. Toque Guardar líneas para congelar las cantidades junto con el descuento y el depósito.
Un presupuesto Aprobado o Esperando depósito todavía puede cambiar — toque Editar en la tarjeta (vea "¿Puedo cambiar un presupuesto después de que el cliente lo aprobó?" más abajo). Los presupuestos Rechazado, Terminado, Cancelado y Agendado siguen de solo lectura (saque primero una reparación Agendada de la ruta).
Sí. Elegir un ítem del catálogo ahora completa el Título (el nombre del ítem, más la opción cuando la tiene) y el Texto que se imprime en el presupuesto del cliente, así usted ve desde el primer segundo lo que el cliente va a leer. Los dos son campos normales — escriba encima y su palabra vale. Mientras no toque el título, cambiar de opción lo actualiza solo; en el instante en que lo edite a mano, deja de cambiar por su cuenta.
Un ítem del catálogo se cobra por pie, por pie², por hora, por trabajo o cada uno. Un ítem cobrado por trabajo también puede tener un Mínimo del trabajo, para que una cantidad pequeña nunca cobre menos que el mínimo del taller. Una línea libre no tiene unidad — solo título, texto y un precio unitario escrito a mano.
Sí, en el pie de la pantalla Líneas, justo debajo del Subtotal: toque Descuento y escriba un monto, o use los atajos 5% / 10%. Aparece como "Descuento −$X" en la página del cliente, el PDF y el e-mail. El impuesto y el margen no están en ZapRoute — se quedan en QuickBooks. Una línea libre negativa se rechaza; use el Descuento en su lugar.
También en el pie de Líneas, justo después del descuento: Depósito al aprobar, sugerido en 50% del total tras el descuento — atajos para ninguno, 25%, 50% o un monto escrito. Se guarda junto con las líneas, y el cliente lo ve en su página y en el e-mail. Una vez que aprueba, el presupuesto queda en Esperando depósito hasta que toque Depósito recibido (o Deshacer depósito si lo tocó por error). Si el presupuesto se edita después de aprobado, el cliente solo debe la diferencia entre el depósito nuevo y lo que ya entró — vea "El cliente ya pagó un depósito y el total cambió — ¿cuánto debe?" más abajo.
El depósito aquí es solo registro — el dinero entra y se cobra en QuickBooks, como todo lo demás.
Toque Enviar enlace de aprobación — se abre un diálogo con tres formas. Enviarlo por e-mail: necesita el e-mail del cliente y los mensajes al cliente activados en Empresa (si están apagados, ofrece Encender el e-mail). Copiar el enlace: siempre funciona, aunque el e-mail esté apagado — péguelo en un texto o WhatsApp; esto no cambia el estado. Marcar como enviado: lo imprimió o lo leyó por teléfono — pasa a Esperando aprobación y arranca el plazo de 30 días. También hay un botón Copiar enlace directo en la tarjeta.
La opción Enviarlo por e-mail muestra ahí mismo un campo E-mail del cliente — escríbalo y se guarda en el cliente. O sáltese el e-mail: Copiar el enlace y mándelo usted por texto o WhatsApp, o Marcar como enviado si lo leyó por teléfono o lo imprimió — ambos funcionan aunque no haya ningún e-mail registrado.
Abre con el nombre completo del registro del cliente — "Hi Anderson Residence," — nunca con un primer nombre adivinado; sin nombre en el registro dice "Hello,". Después la apertura sigue de dónde vino el trabajo. Encontrado por su técnico en la ruta (visita Problema, u origen Ruta / Problema): "We found something at <dirección> that needs a repair, and we'd like your OK before we start." Pedido por teléfono, correo o el sitio web: "Here is the repair estimate you asked for at <dirección>." Una renovación siempre habla como presupuesto, con su número. El correo al cliente final es siempre en inglés.
El PDF lo hace la página de aprobación del cliente: después de Enviar enlace de aprobación, la página que el cliente abre tiene un botón Descargar PDF con el presupuesto completo (líneas, descuento, depósito, total, términos). En esta versión no hay un botón de PDF aparte en la pantalla de la oficina — el PDF vive en esa página de aprobación.
Con la cara de su empresa, no con la nuestra. El encabezado lleva su logo, su color, su eslogan en la línea debajo del nombre, su dirección, teléfono, correo y sitio web, y una franja con sus sellos ("CPO certified | Fully insured | Family owned"). Toda página tiene el pie con Page 1 of 2, y el total, los términos y el espacio de la firma nunca quedan solos en una hoja. El logo, el color, la dirección, el teléfono, el correo y el sitio web están en Empresa → Datos de la compañía; el eslogan, los sellos y los términos en Empresa → Catálogo de presupuestos → el ícono Configuración del estimate. Sin logo, sin sellos o sin eslogan, esa parte simplemente no aparece.
Es ZapRoute sin poder leer su presupuesto por un instante — no se pierde nada y el enlace sigue valiendo. Cuando el presupuesto mismo no se puede leer, la página dice "We couldn't open your estimate" y "Please try again in a minute — your link is still good." En un tropiezo así ya no dice "Link expired".
Un Aprobar o Ahora no tocado en ese instante no queda registrado. La página dice "We couldn't save that", y el cliente solo tiene que tocar de nuevo un minuto después.
Cuando solo fallan las fotos, la página abre normalmente — líneas, total, términos y el botón de aprobar funcionan — y debajo del título de las fotos aparece "These photos couldn't load right now. Refresh this page in a minute to see them."
Descargar PDF espera las fotos de la piscina: mientras no se puedan leer, muestra "We couldn't build the PDF" en vez de imprimir el presupuesto sin ellas.
El equipo de ZapRoute recibe un aviso automático en cada uno de estos casos. Si la página sigue sin abrir después de unos minutos, escriba a support@zaprouteapp.com.
Un PDF que sí se descargó todavía puede venir sin una foto de la piscina. Si una foto no llega en el momento en que se arma el PDF, ese PDF sale sin ella — descargar el PDF de nuevo en un minuto suele traerla. Y la foto cuyo archivo ya no existe en el almacenamiento sale de la página y del PDF para siempre; la página no pide recargar por ella, porque recargar no la traería de vuelta.
ZapRoute no pudo leer las fotos de la piscina del presupuesto en ese momento — no se perdieron. Toque Intentar de nuevo debajo del aviso. Mientras no carguen, Agregar foto queda apagado, para que nadie mande de nuevo una foto que ya está. "Ninguna foto todavía." solo aparece cuando el presupuesto de verdad no tiene fotos.
No. Si su empresa ya escribió sus propios términos — Empresa → Catálogo de presupuestos → el ícono Configuración del estimate → Términos estándar del presupuesto — nada se movió: imprime lo que usted guardó, en cada estimate, reparación o renovación. Las cláusulas que vienen de fábrica con ZapRoute son solo el punto de partida de quien nunca escribió ninguna. Un presupuesto ya enviado conserva los términos con los que se envió.
Sí, desde esta versión — porque una reparación no se vende ni se paga igual que una renovación completa. Una Reparación (una fuga, una bomba rota, cualquier orden de servicio) imprime 5 cláusulas cortas bajo PAYMENT TERMS: qué está incluido, el pago vence cuando termina el trabajo (a menos que se muestre un depósito arriba), el cargo de 4% de la tarjeta, lo que no está listado se cotiza antes, y validez de 30 días — sin mención de depósito, sin texto de azulejo o Diamond Brite, porque nada de eso aplica. Una Renovación mantiene las 6 cláusulas de siempre bajo SCOPE, MATERIALS & PAYMENT TERMS, incluyendo el 50% de depósito y el saldo el último día. Escriba las suyas en Empresa → Catálogo de presupuestos → el ícono Configuración del estimate (arriba en la pantalla) y se imprimen en los dos tipos, sin cambiar.
No. El valor, el número del estimate y el depósito nunca llegan a la ruta del técnico — vea el capítulo Reparaciones para lo que él ve y cómo completa un trabajo con fotos de antes y después.
Es lo que un presupuestador midió en su tableta y envió — no es un estado, porque la oficina todavía tiene que ponerle precio. La tarjeta muestra quién midió, cuándo, y cuántas líneas y fotos llegaron; toque Líneas para ponerle precio con el catálogo, igual que cualquier otro presupuesto.
Depende del botón que toque el presupuestador. Quedarme con la de este dispositivo manda las medidas y los ítems de la tableta encima de tu versión y borra tus precios — las líneas vuelven sin precio y los pones de nuevo en Líneas. Por eso la tableta avisa Quedarse con la de este dispositivo también borra cualquier precio de la oficina.
En la tableta, "la otra versión" es la TUYA — la de la oficina. Usar la otra versión mantiene tu versión con los precios y borra las medidas y los ítems de la tableta (pregunta antes). Si lo que importa son tus precios, pide al presupuestador que toque Usar la otra versión.
Los dos están en el menú ⋮ Más acciones de la tarjeta. Duplicar copia las líneas, términos, descuento y depósito a un presupuesto nuevo, con número nuevo, en Listo para enviar — úselo para cotizar un trabajo distinto para el mismo cliente, no para cambiar el precio ya aprobado (para eso, use Editar — vea "¿Puedo cambiar un presupuesto después de que el cliente lo aprobó?"). Cancelar presupuesto… pide un motivo opcional, lo mueve a Cancelado, y el enlace del cliente deja de funcionar.
Sí, si está Aprobado o Esperando depósito — toque Editar en la tarjeta (o ⋮ Más acciones → Editar estimate…). Vuelve a Listo para enviar: la aprobación actual queda guardada como v1 en la trilla, el enlace anterior deja de funcionar, y usted abre Líneas para cambiarlas. Cuando termine, elija Enviar de nuevo (el cliente aprueba la versión nueva por enlace) o Aprobar como dueño — vea la siguiente pregunta. Los presupuestos Rechazado, Terminado, Cancelado y Agendado no se pueden editar así; saque primero una reparación Agendada de la ruta.
Solo el papel Dueño tiene este botón — no aparece en la tarjeta para la oficina. Úselo para un cambio pequeño que ya acordó con el cliente por teléfono o en persona: no se envía ningún e-mail ni un enlace nuevo. La trilla registra "Aprobado por el dueño tras el cambio · <su nombre>". La oficina tampoco ve este botón en la tarjeta; al abrir Enviar de nuevo, el diálogo muestra Aprobar como dueño desactivado, con un aviso para pedírselo al dueño.
Solo la diferencia: el monto nuevo del depósito menos lo que ya entró. Si da cero o menos, no falta nada más y el presupuesto pasa directo a Aprobado. La diferencia se muestra en la tarjeta del presupuesto, en la página de aprobación del cliente y en el e-mail. Toque Depósito recibido cuando entre — el crédito o reembolso de un pago de más se maneja en QuickBooks, no en ZapRoute.
Son versiones de las líneas. v1 es lo que el cliente aprobó primero; cada vez que usted Edita un presupuesto aprobado, nace la versión siguiente (v2, v3…). En la pantalla Líneas, Ver v1 como lo vio <cliente> muestra la versión aprobada — líneas y total, tal como estaban. El diálogo Aprobar como dueño muestra Qué cambió (v1 → v2) para que revise la diferencia antes de confirmar.
Su aprobación anterior sigue en pie — nada cambia de su lado. La trilla dice "El cliente no aprobó la vN el <fecha> — v1 sigue en pie." Ahora decide la oficina: Editar las líneas de nuevo y probar otro precio, Aprobar como dueño si es un cambio pequeño que se puede resolver sin él, o Cancelar presupuesto… si el trabajo ya no va.
Abra ⋮ Más acciones → Marcar aprobado por teléfono. Tiene el mismo efecto que el cliente tocando Aprobar en su página — puede escribir quién dijo que sí, y el registro muestra "Aprobado por teléfono · registrado por <su nombre>".
Cuando la reparación está Aprobada (y el depósito entró, cuando lo había) la tarjeta se pone verde — "Aprobado y pagado. Póngalo en el día de un técnico — el Armador de rutas sugiere el mejor lugar." — con un botón de ancho completo: Programar en una ruta. Tóquelo y el Armador de rutas abre ya en el técnico de esa piscina, en el próximo día de ruta de ella, con la reparación seleccionada y el panel "Mejor lugar" de siempre sugiriendo dónde cabe. Nada cambia para el técnico antes de que usted guarde ese día. Una renovación nunca entra en la ruta — queda en Aprobado · en curso.
Ahora sí aparece, y ya no hace falta tocar el estado a mano. Darle los dos — técnico y día — a una reparación aprobada la programa: la tarjeta pasa a Programado, entra en el día de ese técnico, en la mesa de la oficina y en el Armador de rutas. Antes de esta actualización la reparación se quedaba en Aprobada y desaparecía en silencio de las tres pantallas — el guardado respondía bien y nada avisaba. Media información sigue sin alcanzar: técnico sin día, o día sin técnico, deja la reparación Aprobada esperando. Una remodelación nunca entra en la ruta, pongas lo que pongas.
Ahora vuelve. Depósito recibido saca la reparación de Esperando depósito y la devuelve a Aprobada, que es el estado donde existe Programar en una ruta — y Deshacer depósito la devuelve a Esperando depósito. Antes de esta actualización la reparación quedaba atrapada en Esperando depósito para siempre, y un trabajo que el cliente ya había pagado quedaba invisible. También puedes programar con el depósito pendiente: entra en la ruta y la tarjeta avisa que el depósito no llegó — esa decisión es tuya.
Sí — desde la ruta, no desde la tarjeta. Una reparación programada muestra el día, el técnico y el número de parada, y queda solo con dos botones: Abrir en Armador de rutas y Líneas. Mandar a medir, Definir precio y Enviar enlace de aprobación desaparecen a propósito — el trabajo está vendido y con fecha, no queda nada por enviar. Para cambiar de día, de técnico o de posición, toque Abrir en Armador de rutas y cámbielo ahí. Para sacarlo de la ruta, quite la parada en el Armador de rutas — es lo mismo que se hace antes de editar un presupuesto Programado.
Solo dueño y oficina, dentro de Empresa. Es el libro de precios detrás de cada línea del catálogo: sus materiales, sus fotos, sus precios. La tableta del presupuestador muestra solo el nombre y la foto del ítem — nunca un precio.
Dueño y oficina pueden hacerlo — los mismos dos roles que abren el catálogo. Toque Nuevo ítem, complete Nombre, Categoría (Azulejo de la línea de agua, Azulejo de pared y cascada, Borde (coping), Deck, Diamond Brite, Equipos y repuestos, Otros) y Unidad. Agregue una foto, el texto que se imprime en la línea, y active En la tablet / Oculto de la tablet para controlar si el presupuestador puede elegirlo. Toque Guardar.
Las mismas unidades de una línea: por pie, por pie², por hora, por trabajo o cada uno. El precio es Material y mano de obra por separado (dos campos) o Un solo precio, material + mano de obra (usado en Diamond Brite, con precio por color). En cualquier caso puede definir un Mínimo del trabajo.
Colores, modelos o marcas del mismo ítem — cada una con su propia foto y su propio precio de pieza, compartiendo la mano de obra del ítem. Toque Nueva opción dentro del ítem, o toque una opción existente para editar nombre, detalle, precio, foto o el interruptor encendido/apagado.
Fotos extra de piscinas terminadas con ese ítem (o esa opción) — lo que el cliente ve al decidir, en la tableta o en la pantalla de Líneas, además de la foto única del catálogo. Toque Agregar fotos en el panel del ítem para armarla.
El interruptor de cada fila alterna En la tablet / Oculto de la tablet sin tocar ningún presupuesto ya escrito. Eliminar ítem lo saca del catálogo por completo, pero los presupuestos ya escritos conservan sus líneas y precios — cambiar o borrar un precio del catálogo nunca toca una línea ya guardada. Un ítem activo con el mismo nombre en la misma categoría no se crea dos veces — edita el que ya existe, o apágalo primero.
Dos arreglos pequeños. Un ítem con una sola opción decía "1 opciones"; ahora dice 1 opción, en los tres idiomas. Y la lista del catálogo seguía mostrando el nombre viejo después de editar un ítem y cerrar el diálogo tocando el fondo — ahora se recarga en cuanto el diálogo se cierra, de cualquier forma que lo cierre, así que lo que está en la lista es lo que está guardado. Nada cambió en sus ítems, opciones o precios.
En la pantalla Líneas de un presupuesto, toque Del catálogo, elija el ítem (y la opción, si tiene), luego ajuste la cantidad — el precio unitario y un posible mínimo entran solos y el total de la línea se actualiza en vivo. Vea el capítulo Presupuestos para el resto de la pantalla de Líneas.
El dueño lo completa en Empresa → Catálogo de presupuestos → el ícono Configuración del estimate (arriba en la pantalla); la oficina lo ve, sin poder cambiarlo. Completa el Eslogan y los Sellos (por ejemplo: CPO certified | Fully insured | Family owned) — salen arriba de cada PDF de estimate que recibe el cliente, junto con el Sitio web que pones en Datos de la compañía. Los Términos estándar del presupuesto son las cláusulas que se imprimen al pie; empiezan con las seis estándar del motor (materiales/mano de obra/limpieza, seguimiento del Diamond Brite, precio según el modelo del azulejo, pago 50/50, cargo de la tarjeta, trabajo adicional) y puedes reescribir cualquiera — en inglés, porque quien las lee es el cliente.
Sí — la pantalla Líneas de cualquier estimate permite editar sus cláusulas sin tocar el estándar de la empresa aquí.
Si usted escribió los suyos aquí, sí — el mismo texto que guardó se imprime en cada estimate que envía, reparación o renovación por igual. Si nunca escribió ninguno, ZapRoute parte de dos conjuntos distintos: 5 cláusulas cortas para una Reparación, impresas bajo PAYMENT TERMS; 6 cláusulas para una Renovación, impresas bajo SCOPE, MATERIALS & PAYMENT TERMS, igual que antes. Vea "¿Los términos estándar dependen del tipo de estimate?" en el capítulo Presupuestos para el texto de cada conjunto.
La Configuración inicial solo pide lo esencial el primer día (nombre de la empresa, logo, color de marca, dirección, teléfono, correo). El encabezado y los términos del estimate se movieron a Empresa → Catálogo de presupuestos → el ícono Configuración del estimate (arriba en la pantalla), accesible en cualquier momento desde la nota de ese paso o desde el menú Empresa. Nombre, logo, color, dirección, teléfono, correo y sitio web están en Empresa → Datos de la compañía.
Solo sus propias órdenes asignadas, divididas en Para medir (lo que la oficina le mandó) y Enviados a la oficina (lo que ya entregó, solo lectura). Ningún precio, total o depósito aparece en ninguna de sus pantallas — las rutas de la tableta (/campo/*) nunca devuelven dinero, a propósito.
Para medir es la fila del presupuestador: toque uno para abrir Medir y elegir en la tableta. Enviados a la oficina es lo que ya entregó — las mismas tarjetas, pero de solo lectura, para que revise lo que mandó sin cambiar nada.
Cinco pasos, en una línea arriba: Quién y dónde, Medir, Elegir materiales, Fotos de la piscina, Mandar a la oficina. El borrador se guarda solo al salir de Medir o de Elegir, para que no se pierda nada si el presupuestador toca el paso equivocado en el patio del cliente.
No. Todo lo que escribe en Medir y elegir queda guardado en este dispositivo en el momento, antes de ir a la oficina. Si el envío falla por falta de señal, la franja ámbar Todavía no enviadas — guardadas en este dispositivo. Salen cuando vuelva la señal. queda arriba del paso con el botón Enviar de nuevo, y la tableta también intenta sola cada 15 segundos y cada vez que vuelve a la app. Cambiar de paso sin señal muestra abajo el aviso rápido Sin señal — medidas guardadas en este dispositivo. Con el teclado abierto, la franja queda en una sola línea — Sin envío — guardado — para que el campo que está escribiendo siga a la vista; tóquela para cerrar el teclado y ver la franja entera. Si sale con medidas sin enviar (la flecha de volver, u otro ítem del menú lateral), intenta una vez más y, si todavía no puede, pregunta Las medidas todavía no se enviaron — quedan guardadas en este dispositivo. ¿Salir de todos modos? — Quedarme sigue en la pantalla; Salir la cierra, y las medidas siguen en el dispositivo. La próxima vez que abra ese presupuesto (para abrirlo necesita señal), vuelven solas con el aviso Medidas recuperadas de este dispositivo. y siguen a la oficina.
Si el mismo presupuesto cambió después de sus medidas (en otro dispositivo, o en la oficina), la tableta nunca elige sola ni envía por encima: aparece la franja roja Este presupuesto cambió después de tus medidas. No se envía nada hasta que elijas. con Elegir. Al abrir el presupuesto, la pregunta se abre sola; si el cambio aparece mientras trabaja (al cambiar de paso, en Enviar de nuevo o en el intento cada 15 segundos), aparece solo la franja — toque Elegir. La pregunta es ¿Qué versión se queda?, con dos tarjetas, ESTE DISPOSITIVO y OTRA VERSIÓN, cada una con cuántos ítems tiene y cuándo cambió (la hora es solo referencia; la segunda tarjeta dice en otro dispositivo solo cuando el cambio vino de otro dispositivo con la app). Antes de los botones viene el aviso Quedarse con la de este dispositivo también borra cualquier precio de la oficina. Aparece siempre, porque la tableta nunca ve precios. Quedarme con la de este dispositivo envía su versión por encima de la otra. Usar la otra versión pregunta antes Las medidas y los ítems de este dispositivo se borrarán. No se puede deshacer. — Borrar descarta la copia de este dispositivo y trae la otra versión; Cancelar no borra nada. Decidir después (o tocar afuera) cierra la pregunta: la franja roja queda con Elegir, Siguiente sigue cambiando de paso, y Mandar a la oficina vuelve a preguntar. Si el cambio solo aparece cuando toca Mandar a la oficina (alguien guardó después de la versión que está en su pantalla), no se envía nada y la pregunta se abre ahí mismo. Cuando la pregunta se abre desde Mandar a la oficina, Quedarme con la de este dispositivo guarda su versión y manda el presupuesto a la oficina en el mismo toque; si no se puede guardar (sin señal, o el sistema de la oficina lo rechaza), no se envía nada y la franja dice por qué. Usar la otra versión nunca envía: la otra versión entra en la pantalla para que vea qué cambió, y usted toca Mandar a la oficina de nuevo. Con el teclado abierto, esa franja queda en Sin envío — 2 versiones. Elegir necesita señal para mostrar la otra versión. Sin señal aparece Sin señal — puedes elegir cuando vuelva la señal. y la franja sigue.
Si el sistema de la oficina las rechaza, la franja se pone roja y dice el motivo. Que la tableta lo intente sola no lo resuelve, así que deja de intentar, y las medidas siguen en el dispositivo. Cuando un ítem se apagó en el catálogo, la franja dice el nombre — No enviadas — “Pump 1.5 HP” ya no está en el catálogo. Quítalo y envía de nuevo. — y la línea se pone roja en ELEGIDO HASTA AHORA con Ya no está en el catálogo (u Opción fuera del catálogo cuando solo se apagó la opción, como el color). La tableta vuelve a leer el catálogo y marca todas las líneas que salieron, no solo la primera. Quite la línea roja con el basurero (Quitar), y elija otra opción si la necesita: la franja se pone ámbar — Todavía no enviadas — listas para enviar de nuevo. — con Enviar de nuevo (Siguiente también envía). Un número demasiado grande o una nota demasiado larga funcionan igual: corríjalo y la franja se pone ámbar. Cuando el presupuesto ya no está en su lista, o se cerró su sesión, no hay botón, porque cambiar la pantalla no lo resuelve: hable con la oficina, o inicie sesión de nuevo; las medidas siguen en el dispositivo. Enviar de nuevo aparece enseguida en la franja roja solo cuando el error no vino de la oficina (una respuesta extraña). Con el teclado abierto, la franja roja queda en Sin envío — ver motivo.
Un límite: la copia queda SOLO en este dispositivo — abra el presupuesto en la misma tableta. Las fotos no entran en esta copia: cada foto sube en el momento en que se agrega y, si falla, la tableta avisa en el momento.
El paso 2 ya no pide cuatro totales de memoria: los calcula a partir de la forma y del tamaño (vea la próxima pregunta). Lo que sale de él son las mismas cuatro medidas que lee la oficina — Perímetro, Superficie, Pared / detalle y Deck — cada una todavía editable a mano. En el paso 3, tocar un ítem del catálogo (luego una foto del color/modelo, si tiene opciones) lo agrega como línea cuya cantidad viene directo de la medida correspondiente: el perímetro alimenta el waterline tile y el coping, la superficie alimenta el Diamond Brite, y así. Otra cosa agrega una línea libre (título + texto) para lo que no está en el catálogo.
Dejó de pedir cuatro totales de memoria. Primero elija la Forma — Rectangular, Redondeada, Riñón, En L o Forma libre. Después escriba Largo, Ancho, Parte baja y Parte honda, una sola vez. Hay un interruptor de Spa anexo (con su profundidad) y, en Deck, el Ancho del paseo — el área del deck sale de (largo + 2 × paseo) × (ancho + 2 × paseo) menos la piscina. En Lo que calculamos la tableta muestra Perímetro, Piso, Revestimiento y Volumen en galones, con la profundidad media que usó.
Sí — todo total se puede escribir a mano. Escriba encima y el campo queda marcado escrito por ti, con un botón Volver al cálculo si cambia de idea; su número es el que llega a la oficina. Dos formas piden atención: Riñón, Redondeada y Forma libre aplican un factor de forma (0,85 en el área, 0,9 en el perímetro) sobre el largo y el ancho mayores que escribió, y la En L queda en tamaño completo con un aviso — revise los totales y escríbalos si no quedan cerca.
Usted no lo calcula — mide la piscina y la tableta hace la cuenta. El Perímetro en "Lo que calculamos" sale del largo y del ancho que escribió (2 × (L + A), con el factor de la forma cuando aplica), y ÉL es el metraje lineal: cualquier ítem del catálogo con precio por pie (waterline tile, coping) toma el perímetro como cantidad automáticamente cuando el presupuestador lo toca en Elegir materiales. La oficina hace lo mismo en la pantalla Líneas del presupuesto: Del catálogo → el ítem por pie → cantidad = los pies lineales. La superficie en pie² alimenta el Diamond Brite y el deck de la misma forma.
No — nunca, en ninguna de estas pantallas. Cada paso repite "Ningún precio en esta pantalla, nunca. La oficina pone el precio después de que usted lo manda." La oficina le pone precio al presupuesto después, en la pantalla Líneas.
Para alguien que paró al presupuestador en una piscina. Toque Nuevo en el momento, complete nombre, teléfono, e-mail, dirección del servicio y qué pidieron, luego Crear y medir — abre directo en Medir y elegir. El registro del cliente nace provisional: solo se vuelve cliente real si aprueba el presupuesto.
Toque Mandar a la oficina en el paso 5 — antes necesita haber elegido al menos un material o escrito una nota. La pantalla queda de solo lectura y el presupuesto entra a la lista de Presupuestos de la oficina marcado como Del campo, listo para que alguien abra Líneas y defina el precio.
Lo que hay en el equipo de esta piscina, uno por uno: Bomba, Calentador, Sistema de sal, Automatización, Filtro y Blower. Una piscina puede tener más de uno del mismo tipo — hasta 4 bombas, 2 calentadores — y la fila muestra cuántos ya están registrados. Dueño y oficina ven y mantienen la ficha completa dentro de la tarjeta de la piscina, en la ficha del cliente, en la sección Equipos, y son los únicos que pueden cambiar o quitar algo. El técnico y el supervisor de campo ven una versión más corta, la tarjeta Equipo de esta piscina en la pantalla de la casa, donde solo pueden AGREGAR lo que falta — vea las preguntas del técnico más abajo. La foto del equipo también es la que entra en el presupuesto de una futura reparación.
Mientras un equipo está en garantía, muestra un “En garantía hasta …” verde con la fecha. Todo el equipo lo ve, técnicos incluidos — nunca el dinero. La fecha viene de la garantía escrita en el equipo, o de la compra que el dueño le vinculó con Agregar compra. Solo el dueño ve también dónde se compró, el nº de factura del proveedor y el recibo; sin compra vinculada, el dueño ve Agregar registro de compra.
Solo dueño y oficina — para el técnico esta fila exacta nunca es tocable en la ficha del cliente (su propia pantalla para agregar equipo es otra — vea abajo).
Sí. Varios tipos se pueden repetir en la misma piscina — hasta 4 bombas (bomba del filtro, bomba de jets de un spa anexo, bomba de la cascada, bomba del borde infinito) y 2 calentadores, por ejemplo. Automatización, Sistema de sal y Blower siguen siendo uno cada uno, y el Filtro también sigue siendo uno por piscina — una piscina comercial con dos tanques se registra como dos cuerpos de agua separados, no como dos filtros en una sola piscina.
Solo desde el 2º del mismo tipo — con una sola bomba no hay nada que distinguir. Desde ahí el nombre es obligatorio, no opcional: la app no abre la cámara ni deja Guardar mientras esté vacío — muestra "Ponle un nombre a este Calentador." (o Bomba, Sistema de sal, el tipo que falte) hasta que lo complete. Los nombres deben ser distintos dentro del tipo en esa piscina (mayúsculas/minúsculas no cuentan como diferentes). Los chips de sugerencia aparecen debajo del campo Nombre: bombas — Bomba del filtro · Bomba de jets · Bomba del borde infinito · Bomba de la cascada · Bomba auxiliar; calentadores — Calentador de la piscina · Calentador del spa. Toque uno y completa el campo. Un nombre ya usado en esa piscina aparece en gris, pero siempre puede escribir el suyo. La lista de equipos del técnico (solo lectura) también muestra los nombres, para que los dos técnicos sepan cuál es cuál.
El soplador de aire que hace las burbujas del spa — el 6º tipo de equipo, junto a Bomba, Calentador, Sistema de sal, Automatización y Filtro. Funciona igual que los demás: una foto del equipo, una foto de la etiqueta (opcional), Marca/Modelo/Serie/Garantía.
Sí, cuando ya hay foto de la etiqueta: toque Leer de la etiqueta. Completa Marca, Modelo y Número de serie SOLO en los campos aún vacíos, cada uno marcado con confianza alta, media o baja — nada se guarda hasta que usted toque Guardar. Nunca sobrescribe lo que usted ya escribió.
La IA lo reconoce y no completa nada: "Eso es el cartucho del filtro, no el filtro. Fotografíe la etiqueta en el cuerpo del filtro, o escriba el modelo." El cartucho no tiene ningún dato útil — lo tiene la placa en el cuerpo del filtro, cuando todavía se puede leer.
Es común en equipos viejos, porque el sol borra la etiqueta primero que nada. Simplemente escriba el modelo a mano: escribirlo es el camino normal aquí, no un sustituto, y la foto El equipo sigue valiendo sola para el presupuesto. Omita la foto de la etiqueta.
No pesan igual. La foto El equipo — de lejos, con las tuberías y conexiones en el cuadro — es la que define el presupuesto de una futura reparación: muestra si la conexión es roscada o pegada (pegada significa cortar el tubo para cambiarla). La foto La etiqueta es un extra, solo vale la pena cuando todavía se puede leer.
En la fila del Filtro en Equipos — el campo se llama Tipo de filtro: Arena, Cartucho, DE · grids o No definido. Es el mismo campo de la tarjeta Filtro y sal, así que definirlo en cualquiera de los dos lugares actualiza ambos. El tipo de filtro decide el nombre del recordatorio anual de cambio que aparece en la ruta (Cambio de filtro, de cartucho o de grids) y si al técnico se le pregunta por el polvo de DE después de un lavado — vea [filtro].
En el mismo lugar de siempre: ficha del cliente → tarjeta Filtro y sal → Registrar lavado o Registrar cambio del filtro (aparece como Registrar cambio de grids / Registrar cambio de cartucho según el tipo de filtro). La fila Filtro en Equipos usa los mismos campos de modelo y tipo de filtro — completarlo en cualquiera de las dos pantallas actualiza ambas — y registrar el cambio sigue reiniciando el aviso de los 11 meses y también registra un lavado del filtro en esa fecha.
Sus dos fotos se borran con él. Para Filtro, el modelo y el tipo de filtro quedan en la piscina — pertenecen al registro de la piscina, no solo a ese equipo — así que quitarlo solo borra las fotos y los datos de marca/serie. Para un equipo con nombre (una bomba o un calentador), quitarlo libera ese nombre para volver a usarlo.
Sí, desde esta versión — pero solo para AGREGAR lo que falta, nunca para editar ni borrar. En la pantalla de la casa (vea [casa]), la tarjeta Equipo de esta piscina muestra lo que ya está en la ficha, solo lectura, y ofrece Agregar equipo para el tipo que todavía falta: Bomba, Calentador, Sistema de sal, Automatización o Blower. El Filtro no aparece ahí — vea la próxima pregunta. Cuando un tipo ya está en la ficha, el técnico no puede agregar un segundo del mismo tipo ni tocar el que ya existe; eso sigue siendo trabajo de la oficina. Ningún precio, dato de cliente o nota de la oficina aparece en esta pantalla.
Porque cambiar o borrar un registro que ya está en la ficha es trabajo de la oficina, a propósito — la pantalla del técnico solo deja AGREGAR lo que falta, nada más. Si el técnico nota un error (marca equivocada, modelo equivocado, número de serie equivocado), el camino es el de siempre: avisar a la oficina, que lo corrige desde la ficha del cliente.
La marca y el modelo del filtro viven en el registro de la propia piscina, no en la lista de equipos — y ese registro es solo de la oficina por razones que van más allá de esta pantalla, ya que también lleva los días de ruta, el código del portón y la suspensión de la piscina. Por eso los cinco tipos del técnico siguen siendo Bomba, Calentador, Sistema de sal, Automatización y Blower; el filtro sigue siendo trabajo de la oficina en la ficha del cliente — vea en [clientes] "¿Cómo cambio la frecuencia de lavado del filtro de una piscina?" y "¿Cómo registro el cambio anual del filtro?".
Solo antes de que se guarde por primera vez. Una vez que la foto El equipo está en la ficha, solo la oficina puede reemplazarla, desde la ficha del cliente — la pantalla del técnico completa una foto que todavía está vacía, la misma regla de "solo agregar, nunca sobrescribir" del resto de la pantalla.
No. Su pantalla solo puede INSERTAR una pieza que falta — no hay forma, desde ahí, de cambiar una marca, un modelo, una foto o un número de serie ya guardados, y no existe botón de borrar en ningún lado. Todo lo que la oficina ya registró o confirmó sigue tan seguro como antes de esta versión, y el motor aplica la misma regla aunque alguien intente por la API directamente.
Esta versión todavía no lo muestra en la fila. De cualquier forma, la garantía se mantiene: el técnico solo puede agregar un tipo que todavía está vacío, nunca tocar uno que ya existe — así que nada de lo que la oficina registró puede ser sobrescrito por un técnico, sea cual sea de los dos que agregue el resto.
Mensajes es la bandeja de entrada de cada texto que ZapRoute le envió a un cliente y de lo que el cliente respondió — En camino, Servicio hecho con el enlace de la foto, y las respuestas — una conversación por cliente. Solo dueño y oficina; el técnico nunca la ve. No la confunda con Config. de mensajes (menú ⋮ → Empresa, la llave No/Prueba/Sí — antes se llamaba "Mensajes al cliente") ni con Notas de la oficina (oficina ↔ técnico). Desde la actualización Telas, Mensajes también tiene una segunda pestaña, Comunicados, para enviar un mensaje a varios clientes a la vez, por correo, por texto o por los dos — vea el tema Comunicados. El dueño también tiene una tercera pestaña, Exclientes, para las ofertas de regreso por correo — vea el tema Exclientes.
Los mensajes de texto (SMS) ya funcionan. Toda empresa empieza con ellos Apagados: actívelos abajo, primero en Prueba. El correo, la bandeja y el enlace de la foto siguen funcionando como siempre.
Mismo camino seguro que el email: Apagado → Prueba → Encendido.
Dos, activadas por defecto en cuanto el cliente autoriza: En camino (cuando el técnico sale de la casa anterior) y Servicio hecho con foto (cuando llega la foto de la limpieza — un enlace, no la foto en sí). Puede apagar cualquiera para toda la empresa en Config. de mensajes, o por cliente en su ficha.
No. En camino solo sale cuando el técnico toma la foto de la limpieza en la ruta de hoy — es la señal de que sale de esa casa hacia la siguiente. La foto registrada por la oficina con Registrar foto nunca manda ese texto — ni en la ruta de hoy, ni cuando el dueño registra una casa de su propia ruta: esa foto llegó por WhatsApp o correo, y nadie está saliendo de esa casa ahora. Reemplazar una foto (el técnico o la oficina) tampoco lo manda nunca, y tampoco la foto de una visita de otro día — la oficina cargando una foto atrasada, o la cola del celular entregando después la foto de ayer. Esas todavía pueden mandar el Servicio hecho al cliente de esa piscina — como máximo una vez por casa por día — y entonces el texto dice el día del servicio ("serviced on Mon, Sep 21") en lugar de decir que fue hoy. Con un nombre de empresa muy largo, el primer texto automático a un celular acorta el día ("serviced on 9/21") o lo quita, y si todavía no cabe corta el nombre de la empresa con "..." — siempre lleva el "Reply STOP to opt out", sea cual sea el largo del nombre. Los textos siguientes mantienen el día y cortan el nombre.
En la ficha del cliente, sección Celular (SMS): agregue el Celular, luego elija cómo consintió — Verbal, Formulario, Respondió YES o Importado. Sin celular y sin consentimiento registrados, ZapRoute nunca le envía texto a ese cliente, sin importar lo que diga la llave de la empresa.
Nada que hacer. ZapRoute lo maneja solo: Mensajes de texto se apaga para ese cliente al instante. El primer texto automático (En camino o Servicio hecho) que el celular de cada cliente recibe de su empresa ya trae "Reply STOP to opt out" — también después del período de Prueba y cuando cambia el celular del cliente. Los textos que escribe la oficina (comunicados, respuestas, recordatorios) también lo llevan cuando son el primer texto a ese celular: la pantalla lo avisa, el contador ya cuenta los 23 caracteres del "Reply STOP to opt out." y el texto que solo cabría sin él se rechaza por demasiado largo — nunca sale sin él. Lo deshace respondiendo START.
En camino y Servicio hecho están incluidos en su plan. Cualquier texto extra — un recordatorio, un comunicado o su propia respuesta desde Mensajes — cuesta US$ 0,02 por texto, mostrado en Config. de mensajes ("12 extra × $0.02") y en su próxima factura. El horario silencioso (por defecto 8h–20h) nunca cobra más, y no guarda nada para después: fuera de él, el texto automático se descarta y el texto de la oficina (respuesta, recordatorio, comunicado) no se envía.
Solo dentro de la franja del Horario silencioso de Config. de mensajes (solo el dueño) — de 8h a 20h por defecto, en la zona horaria de su empresa. Elija el comienzo en Desde y el fin en Hasta: los textos salen desde la hora del comienzo hasta la hora del fin, y a la hora del fin en punto la franja ya cerró. Hasta llega hasta las 24:00 (medianoche), para textos hasta el final del día. El comienzo tiene que ser antes del fin: si no, Guardar muestra "El inicio del horario permitido debe ser antes del fin." y nada cambia. La misma franja vale para los textos automáticos, sus respuestas, los recordatorios y los comunicados por texto. Un comunicado solo por Correo y los recordatorios por correo no tienen franja: salen a cualquier hora. Un comunicado por Texto o Los dos enviado fuera de la franja se rechaza entero: no sale nada — ni texto, ni el correo de Los dos — y no se envía nada después. Envíe por Correo ahora, o envíe el texto de nuevo dentro de la franja.
Sí — abra la conversación, escriba en el cuadro de respuesta y toque Enviar SMS; o toque Sugerir con IA primero para redactar una respuesta que usted todavía puede editar. Nada sale solo — la oficina siempre presiona enviar. Si es el primer texto a ese celular, el "Reply STOP to opt out." va al final: el cuadro de respuesta lo avisa y el contador ya lo cuenta (el borrador de la IA viene más corto para que quepa).
Solo dueño y oficina — lleva el teléfono y el contenido de los mensajes del cliente. Nunca aparece en el menú del técnico, y el motor rechaza la ruta directamente (403) si alguien intenta llegar por otro camino.
Mensajes (esta pantalla) es el historial de la conversación — lo que salió, lo que volvió. Config. de mensajes (menú ⋮, solo dueño) es la configuración: la llave No/Prueba/Sí, el horario silencioso y cuáles de los dos textos automáticos están activos. Notas de la oficina es una pantalla separada, sin relación, para mensajes entre oficina y técnico.
Abre Mensajes y toca la pestaña Exclientes (solo el dueño). Muestra a los clientes a los que les cobrabas y que dejaron de pagar — según tu historial de QuickBooks o, sin QuickBooks, los clientes que dejaste de cobrar en ZapRoute (aparecen un mes completo después) o desactivaste sin haberles cobrado nunca. También puedes llegar desde Informes › Historial de ingresos: en Clientes en el tiempo, con Exclientes activado, toca Recuperar exclientes.
Ordena por total facturado, por salida (la más reciente o la más antigua primero), por nombre, ciudad, código ZIP, tiempo como cliente o lo que pagaba. Filtra por ciudad, ZIP, cuánto gastó, cuándo salió, si tiene correo, ofertas anteriores y tipo (mantenimiento o solo reparaciones). La "salida" es el mes de "Excliente desde": un mes completo cerrado sin factura.
Sí — cada cliente tiene su propio precio. Marca quién recibe la oferta y escribe el precio en la columna Precio de la oferta; lo que pagaba (la última mensualidad y el promedio) queda al lado, y el precio después de la oferta empieza con lo que pagaba. Escribir un precio ya marca la fila, y Tab o Enter pasa al siguiente. Los precios se guardan mientras escribes, así que puedes parar y terminar después. Revisar uno por uno muestra un cliente a la vez — recorre la lista filtrada y salta a quien no puede recibir — con el precio de la oferta, el precio después, el nombre y el idioma del correo, y la vista previa con el precio de ese cliente. Mismo precio para varios… solo completa a los que no tienen precio, salvo que elijas reemplazarlos. Ninguna oferta sale sin precio, y el precio ofrecido queda en la fila después del envío.
Después de los precios, toca Siguiente: el mensaje. Elige Durante los primeros (meses) y Válida hasta, revisa el mensaje y sus versiones en español y portugués, y usa Vista previa completa para ver el correo de cada cliente con su propio precio y el precio después de la oferta. Si cambiaste el inglés, la IA prepara el español y el portugués cuando abres cada uno: léelo y toca Marcar como revisado. Envíate una prueba y toca Enviar a {n} clientes. Hasta 50 correos por día. Si pasan de 50, el resto espera: al día siguiente, toca Enviar a {n} clientes en Ofertas enviadas. Puedes enviar un recordatorio, una vez, desde 7 días después de la oferta. Las ofertas de regreso se están activando una empresa a la vez: mientras la tuya no esté activada, Traer de QuickBooks, los borradores de la IA, la prueba y el envío todavía no funcionan — pídenos que las activemos.
Quien no tiene correo, todavía es cliente en ZapRoute, se dio de baja o pidió no recibir más, tuvo el correo rebotado, desactivó los correos, está marcado Excluir de las ofertas… o tiene el mismo correo que un cliente ya marcado. Un cliente nunca recibe dos ofertas seguidas: la siguiente espera a que pasen 30 días y venza la última (el único recordatorio es parte de la misma oferta). Las ofertas salen solo por correo. La ciudad, el ZIP y el correo de quien solo está en QuickBooks vienen de QuickBooks: toca una vez Traer de QuickBooks.
En el ⋮ de su fila, toca Excluir de las ofertas…. Sale de toda lista de recuperación hasta que toques Permitir ofertas de nuevo. El motivo es opcional y solo tú y la oficina lo ven — nunca va al cliente.
La oferta de regreso tiene tres pasos: Clientes y precios (la pestaña Exclientes), Mensaje y Revisar y enviar; Ofertas enviadas guarda cada oferta que enviaste. Solo el dueño. La llave de los correos de Config. de mensajes vale aquí también: con No no sale ninguna oferta, y con Prueba el envío es un ensayo: hasta 25 van solo al buzón de prueba de la empresa, ningún cliente la recibe y la oferta sigue sin enviar. Cuando un cliente vuelve al precio de la oferta, su piscina muestra el precio de regreso y hasta cuándo; un mes antes del final, el Escritorio se lo muestra al dueño y a la oficina con Cambiar a {price}/mes (el precio después de la oferta) y Mantener {price}/mes — el precio nunca cambia solo.
Un correo de tu empresa, con “Oferta especial” arriba, su propio precio, los meses, la fecha y el precio después de la oferta. Puede contarle de ZapRoute: la foto después de cada limpieza (solo si tus correos a clientes están activados) y su propia página de la piscina, con un ejemplo marcado como ejemplo. Si se fue cuando ya usabas ZapRoute, dice “Cómo trabajamos hoy” en lugar de “Lo nuevo desde que te fuiste”. El pie tiene tu dirección y el enlace para dejar de recibir ofertas. Las respuestas van a tu correo de contacto.
Tus clientes aceptaron solo textos de servicio, y el número de ZapRoute está aprobado para avisos de servicio. Las ofertas por texto necesitan consentimiento escrito de marketing, así que la oferta de regreso va solo por correo.
Abre Mensajes › Exclientes › Ofertas enviadas: cada fila muestra el precio que prometiste y el precio después de la oferta. Toca Reactivar a {price}/mes (cliente en ZapRoute) o Agregar a {price}/mes (cliente solo en QuickBooks: el nombre, el correo y la dirección se leen de QuickBooks en ese momento). Reactivar a {price}/mes pone el precio de la oferta en su piscina al momento (con dos piscinas o más, lo divides) y abre su ficha; Agregar a {price}/mes abre Nuevo cliente con el Valor mensual de la oferta. Luego define los días y el lavado del filtro. En modo QuickBooks, cambia también su factura recurrente en QuickBooks. Si te pidió no recibir más ofertas, toca Pidió no recibir ofertas en su fila.
La pantalla donde el dueño y la oficina ven lo que los clientes opinaron después de una visita — calificación en estrellas y comentario — y qué vecinos pidieron un precio a través del programa de recomendación. Menú ⋮ → Clientes → Reseñas y recomendaciones. Nada de esto llega al técnico ni al supervisor de campo: la nota que el cliente le da al trabajo nunca se muestra a quien hizo el servicio.
No se envía nada extra: la invitación viaja en la página de la foto que todo cliente ya abre después de la visita — sin correo nuevo, sin SMS nuevo, sin costo por cliente.
No. Google prohíbe mostrar el enlace de reseña solo a los clientes de los que se espera una buena calificación — invitar de forma distinta según el ánimo del cliente puede hacer que le quiten el Perfil de Empresa. Todos los clientes ven la invitación idéntica, en el mismo lugar, sin importar la calificación que terminen dando.
Las estrellas son su comentario privado. Nunca cambian lo que ve el cliente.
Tocar una estrella solo la pinta — todavía no se envía nada, y tocar otra estrella cambia la elección, con una frase debajo que lo avisa. Solo el botón Enviar N estrella(s), que aparece justo debajo, envía la calificación; al enviarla se abre una caja que pregunta "¿Hay algo que debamos arreglar, o alguien a quien debamos agradecer?" — para cualquier calificación, de 1 a 5. Es exactamente el mismo paso de dos toques en cada calificación, a propósito (vea la próxima pregunta).
Después de que envía el comentario, si usted pegó su enlace de reseñas de Google, la página muestra también "Share this on Google too?" (¿compartirlo también en Google?) con lo que escribió y el botón "Copy it and open Google" (copiar y abrir Google): el botón copia sus palabras y abre su página de reseñas en Google, donde el cliente elige las estrellas y pega. Si no escribió nada, el botón dice solo "Open Google". Es igual para cualquier calificación, de 1 a 5, y nada llega a Google si él mismo no lo publica — ZapRoute no puede publicar una reseña en Google por nadie.
No, y no es una configuración para activar — es cómo está construida la página. La caja de comentario se abre después de CUALQUIER calificación enviada, de 1 a 5, con el mismo texto y el mismo botón. Tratar una calificación baja de otra forma — aunque sea solo con una pregunta distinta — es exactamente el "review gating" que Google prohíbe; vea "¿Puedo enviar la invitación de reseña solo a los clientes contentos?" arriba.
⋮ → Config. de mensajes → Pedir una reseña en Google → Su enlace de reseña de Google. Solo se acepta un enlace real de reseña de Google (g.page, maps.app.goo.gl o search.google.com) — cualquier otra cosa se rechaza con un aviso. Toque Ver la página, al final de la misma pantalla, para abrir en el navegador la página de la foto tal como la ve un cliente — con lo que está en la pantalla, incluso antes de guardar, y una foto de ejemplo. Puede tocar las estrellas y los botones: no se envía ni se guarda nada.
Hay dos ajustes junto al enlace: Volver a invitar después de (días entre una invitación y la siguiente, para que a un cliente semanal no se le pida cada semana) y Solo a partir de la visita número (a un cliente nuevo no se le pide el primer día). Dejar de pedir cuando reseñe — activado por defecto — omite a quien ya hizo clic e fue a Google.
En la misma pantalla Config. de mensajes, en Programa de recomendación: actívelo y, si quiere, escriba Lo que lee el cliente — una línea de recompensa por recomendar a un vecino (déjelo en blanco y la página solo pide la presentación, sin recompensa). Active Avisarme cuando llegue una recomendación para recibir un correo apenas un vecino pida un precio.
La recompensa la honra usted — ZapRoute solo se lo recuerda en la ficha del cliente; nunca aplica un descuento ni toca una factura.
Queda marcada con un borde rojo aquí, en Lo que dijeron los clientes, hasta que alguien la resuelva — una calificación de 4 o 5 estrellas no requiere nada de usted, se muestra solo para su tranquilidad, no es una tarea. Ábrala, lea el comentario, llame al cliente si hace falta, y toque Marcar como atendida; el distintivo cambia y el borde rojo desaparece.
Solo el dueño y la oficina — el servidor bloquea a cualquier otro rol. La pantalla suma los últimos 30 días: páginas de la foto abiertas, clientes que calificaron, el promedio, cuántos fueron a Google, notas bajas sin atender, y recomendaciones (con cuántas se hicieron clientes). Una recomendación avanza entre Nueva → Cotizada → Se hizo cliente (o Perdida) según usted la actualice.
Abre Empresa → Datos de la compañía (solo el dueño; la oficina lo ve, pero no lo cambia). Todo lo que ya guardaste viene lleno: Nombre de la compañía, la dirección en cuatro partes (Calle y número, o PO Box, Ciudad, Estado, ZIP), Teléfono, Correo de contacto, Sitio web, tu Logo y el Color de la marca. Cambia lo que necesites y toca Guardar cambios — solo se guarda lo que cambiaste; un campo que no tocaste queda como estaba. Si sales con algo sin guardar, la app pregunta antes. El logo se guarda en cuanto lo subes. Los correos y las ofertas ya enviados quedan con los datos anteriores — menos el logo, que también cambia en ellos (y desaparece si lo quitas). Los enlaces de estimate y las páginas del cliente muestran los nuevos en cuanto guardas — incluso en los estimates que ya enviaste. La dirección sale en tus estimates y al pie de las ofertas de regreso, que no salen sin la dirección completa (puede ser un PO Box). El teléfono y el sitio web salen en tus estimates. Cuando el cliente responde a uno de tus correos, la respuesta llega al correo de contacto — y los pedidos de tu página de recomendación también.
Sí — Teléfono (opcional) está en el formulario de Nuevo usuario, justo debajo del correo. Es el número al que llama la oficina, no algo que el cliente vea. ¿La persona ya está registrada? Ábrala en la lista de usuarios y edite el Teléfono ahí; se guarda solo y la lista dice "Teléfono guardado". Dejarlo en blanco no cambia nada — es opcional, y ninguna parte de la aplicación depende de él.
Si es alguien del equipo, pide a la persona usar Olvidé mi contraseña en la pantalla de entrada, con el mismo correo — sale un enlace nuevo, que es válido por 1 hora. Lo mismo para una invitación que venció: las invitaciones son válidas por 7 días. Si es tu propio correo de confirmación, de cuando creaste la cuenta de la empresa, entra con tu correo y tu contraseña y toca Reenviar correo de confirmación en el recuadro ámbar "Primero confirma tu correo" — justo después del registro, la pantalla Revisa tu correo también tiene Reenviar el enlace.
No desde la app en esta versión: el rol se elige al crear la cuenta y la lista de Usuarios no tiene editor de rol. Si la persona necesita otro rol, escribe a support@zaprouteapp.com — nunca desactives y vuelvas a crear la cuenta (el correo es único y el historial queda con la cuenta).
En la lista de usuarios, toca a la persona → desactivar (con confirmación). No podrá entrar hasta ser reactivada. Reglas de seguridad: la oficina no toca cuentas de dueño, y nadie se desactiva a sí mismo ni cambia su propio rol.
En la lista de usuarios, toca las flechas de transferencia en su tarjeta. Elige quién recibe, todas las casas o solo algunas, y revisa el resumen antes de aplicar — el cambio es definitivo y vale desde la próxima ruta. Las visitas, fotos y millas pasadas quedan con el técnico anterior. En un día en que el técnico que recibe ya tiene orden guardado, cada casa entra en el mejor lugar de ese orden, y la revisión lo muestra debajo de la casa, como "Mié · Entra como #7, entre 1420 Palm Way y 2210 Ocean Drive" — los números finales, porque las casas entran una a una. En un día sin orden guardado, el orden de las paradas re-aprende solo (u optimiza con un toque), y la revisión no muestra línea. Aplicar transferencia pone las casas ahí y las quita del orden guardado del técnico anterior. Si alguien guardó el orden de ese día mientras tanto, el mensaje que aparece después lista cada casa cuyo lugar cambió, con su lugar real. Una casa cuya dirección no está en el mapa va al final de ese día con la etiqueta ámbar Fuera del orden guardado — va al final, y aparece en el Escritorio en Fuera del orden guardado hasta que la pongas en su lugar en el Armador de rutas y guardes.
Sí, en los cambios que importan. ZapRoute guarda un rastro — quién y cuándo — de todo cambio de rol de usuario, de un usuario desactivado, del valor mensual de la piscina, del técnico dueño de la casa, de las llaves de la empresa que hacen que el sistema hable con el cliente (correos al cliente, mensajes de texto, "voy en camino", "trabajo hecho", modo de la química, invitaciones de reseña y de recomendación) y del orden de paradas guardado de una ruta. Se escribe sola, nadie la edita ni la borra, y nunca sale de su empresa. No hay pantalla para ella en esta versión — escriba a support@zaprouteapp.com si necesita leerla.
Todo lo que el sistema envía por correo a los clientes finales: el correo de prueba y el aviso automático "tu piscina fue atendida" después de cada limpieza. Menú ⋮ → Correos al cliente (solo el dueño).
Los mensajes de texto tienen su propia llave en esta misma pantalla, en Mensajes de texto (SMS) — esta llave de los correos no los enciende ni los apaga.
Con la llave de los correos en Prueba y los mensajes de texto en Sí, un comunicado de Los dos manda el texto al celular de tus clientes reales — solo el correo va al buzón de prueba.
Con la llave de los correos en No, un comunicado de Texto sale igual — esta llave bloquea solo los correos.
Sí. Lo que cuenta es el tipo con el que la visita termina. Cuando la foto muestra la piscina limpia y la IA cambia la visita a Piscina limpia, el aviso sale con esa foto — por correo y, si los mensajes de texto están encendidos, por SMS también. Lo mismo pasa cuando el técnico reemplaza una foto y la nueva es la de la piscina limpia. La IA solo cambia el tipo entre Piscina limpia, Prueba química y Filtro lavado (Contralavado en el filtro de arena), y solo con una certeza del 80% o más. Sal, choque, seguimiento, problema, reparación y No atendida nunca cambian de tipo por la foto — quedan como se registraron. En la app actual, fuera del modo Obligatorio, el técnico ya no elige entre esos tres: los elige la foto. Cuando la IA no está segura, la visita queda en Prueba química, marcada La IA no está segura para que el técnico la revise — y una Prueba química no manda aviso. La foto de la tira de prueba nunca va al cliente, sea cual sea el tipo de visita. El aviso sale como máximo una vez por casa por día: una foto extra o reemplazada, o una segunda limpieza registrada en la misma casa ese día, nunca manda un segundo — y una foto repetida (la misma imagen ya registrada, salvo la copia que el dueño o la oficina sacó de circulación en otra casa) nunca manda ninguno.
En modo Prueba, todo llega ahí. Usa tu propio correo para ver exactamente lo que recibirían los clientes antes de encender de verdad.
En Empresa → Datos de la compañía, en el bloque de la marca: sube tu logo (PNG o JPG, hasta 2 MB) y elige el Color de la marca. Aparecen arriba de cada correo al cliente — el aviso automático de servicio, el correo de prueba y los comunicados — en tus estimates y en el portal del cliente. Sin logo, los correos muestran el nombre de la compañía. Esta pantalla tiene un atajo hacia allá.
Lo decide el bloque Lo que ven sus clientes, en esta misma pantalla. Tres líneas están bloqueadas, y la pantalla dice por qué:
Las otras cuatro son tu elección: Lavado del filtro, Sal agregada, Choque y Seguimiento. Apagar una quita la foto Y la línea del servicio de la página del cliente, del portal del cliente y del correo de servicio hecho — y el día que tuvo solo ese servicio sale de la lista. La vista previa debajo de la tarjeta muestra el cambio en el momento en que mueves la llave.
Todas las fotos siguen en ZapRoute y en su oficina. Esto cambia solo la página del cliente: no se borra nada, y el técnico sigue obligado a tomar foto en cada parada, como siempre.
Porque es la entrega, no un extra. Lo que ZapRoute le promete a tu cliente es "aquí está tu piscina, limpia, el día que pagaste" — sin esa foto no queda prueba, solo tu palabra. Lo mismo vale para Problema y Reparación: sin la foto del problema, un presupuesto es solo un número. Por eso esas tres quedan encendidas y la prueba del agua queda apagada, elijas lo que elijas.
El camino seguro para empezar: No → Prueba (obsérvalo unos días) → Sí.
Datos de la compañía: el dueño la cambia; la oficina la ve, sin poder cambiarla, y sigue usando Importar clientes y Abrir la configuración inicial al final. Técnico, supervisor y presupuestador no la ven.
Enviar a QuickBooks: solo el dueño lo activa, elige los ítems de QuickBooks y crea facturas; la oficina ve la lista y la revisión.
Costos de trabajos: los costos de compra, los proveedores, el nº de factura del proveedor, los recibos y la ganancia del trabajo son solo del dueño. Oficina, supervisor y presupuestador ven solo la fecha de la garantía — en el estimate nuevo y en la tarjeta de la orden. El técnico ve solo “En garantía hasta …” en el equipo.
Regla de oro de ZapRoute: mensualidades, ingresos y presupuestos nunca aparecen para el técnico ni el supervisor — ni en pantallas ni en reparaciones. El servidor lo bloquea; no es solo que la pantalla lo esconda. Lo mismo vale para el grupo Dinero (saldos, cobranzas y pagos, desde la versión 3.21): ni siquiera aparece en el menú del técnico ni del supervisor, y el servidor bloquea cualquier intento de entrar directo.
Con sesión iniciada: menú → Mi cuenta → Cambiar contraseña → nueva contraseña (mínimo 8 caracteres) dos veces → guardar. Vale desde tu próximo inicio de sesión.
¿Abriste el enlace después de 1 hora? La pantalla de entrada muestra "Este enlace ya no sirve" — escribe tu correo y toca otra vez Olvidé mi contraseña para recibir otro. Si el correo no aparece, revisa el spam o escribe a support@zaprouteapp.com. El mensaje de confirmación es siempre el mismo, exista o no la cuenta — es una protección de privacidad.
Es protección contra intrusos: después de 5 errores seguidos, Entrar espera 60 segundos (el botón muestra la cuenta regresiva). El correo de "olvidé mi contraseña" también tiene un límite de pedidos por hora. ¿La olvidaste de verdad? Espera la cuenta o usa Olvidé mi contraseña con calma.
Tu contraseña está bien, pero el correo de la cuenta de la empresa que creaste nunca fue confirmado. Abre el correo que enviamos en el registro, toca el enlace y después vuelve y toca Entrar de nuevo.
¿No lo encuentras? Mira en spam, o toca Reenviar correo de confirmación en el recuadro ámbar: un enlace nuevo va al correo escrito y un mensaje verde lo confirma ("Enviado. Revisa la bandeja de entrada y el spam y después entra."). Después el botón espera 30 segundos para poder tocarlo de nuevo, y el mismo correo puede pedir un enlace nuevo hasta 3 veces por hora. Si el correo no se pudo enviar, una franja roja lo avisa — escribe a support@zaprouteapp.com.
Ese recuadro nunca cuenta como contraseña equivocada, así que no bloquea Entrar. ¿Escribiste mal el correo? Cámbialo y el recuadro desaparece. Una cuenta de empresa cuyo correo nunca se confirma, y que todavía no tiene clientes, piscinas ni visitas, se borra pasados 7 días del registro — después, solo regístrate de nuevo.
Menú → Mi cuenta → Idioma → English, Português o Español. La opción "Idioma del teléfono" vuelve a seguir el dispositivo. La elección queda guardada en este dispositivo.
A Mi cuenta. El grupo CUENTA ahora tiene tres cosas — Mi cuenta, Ayuda y Salir — y el resto de tu cuenta bajó un escalón. Toca Mi cuenta y allí están la contraseña, el idioma de la app y, al final de la pantalla, en un bloque rojo llamado Zona de peligro, la opción de eliminar.
La razón es simple: en la computadora el ⋮ del pie de la barra lateral abría hacia arriba, así que el mouse caía en el *último* elemento de la lista — y el último era "Eliminar la cuenta de la empresa". Un resbalón de la mano empezaba una eliminación. Ahora nada en ese menú hace algo que no se pueda deshacer: lo peor que un clic equivocado provoca es que salgas, y basta con volver a entrar.
"Contraseña, idioma y eliminar viven ahora en Mi cuenta."
Depende de quién seas, y los dos caminos están dentro de Mi cuenta, al final de la pantalla, en el bloque rojo Zona de peligro — no en el menú (un resto hoy: en una pantalla ancha de computadora, el ⋮ de Mi ruta todavía lo muestra al final de la lista):
Eliminar mi acceso vale en el momento en que confirmas — no hay 30 días ni nada que cancelar: tu acceso desaparece, la app cierra la sesión y los dueños reciben un correo. Para volver después, el dueño o la oficina te registra de nuevo en Usuarios con tu correo — entras como usuario nuevo; las visitas antiguas siguen como "Former technician".
Nunca tienes que escribir al soporte para eliminar una cuenta — se hace dentro de la app (la única excepción: el dueño que sale de una empresa que tiene otro dueño).
Tres cosas, en este orden:
La fecha exacta aparece escrita en la pantalla antes de confirmar, y otra vez en el correo que recibes.
Cuando la eliminación termina de verdad, cada dueño recibe un último correo: "... fue eliminada". Solo sale después de que todo se borró de verdad — si la eliminación falla ese día, no sale ningún correo y se intenta de nuevo al día siguiente. Cancelar también envía un correo: "... ya no se va a eliminar".
De dos maneras, en cualquier momento dentro de los 30 días:
Cancelar trae la empresa entera de vuelta, exactamente como estaba. Si todavía estabas en la prueba gratis y no había terminado, la prueba vuelve, hasta la fecha en que iba a terminar. Si ya pagabas, la suscripción no vuelve sola: la cuenta queda solo de lectura hasta que vuelvas a suscribirte, en Empresa › Suscripción.
Es a propósito. Solo se activa cuando las dos cosas son verdad: el nombre de la empresa escrito igual al que aparece en la pantalla (los espacios y las mayúsculas no cuentan, el resto sí) y las dos casillas marcadas. Un nombre casi correcto — "Emanuel Pools" en vez de "Emanuel Pools Corp" — mantiene el botón apagado. No se envía nada, no se rompe nada.
Solo el registro fiscal de lo que nos pagaste: registros de suscripción y pago — monto, fecha, impuesto — guardados por 7 años, como exige la ley de Estados Unidos. Ninguna foto, ninguna dirección, ningún nombre de cliente, ningún dato de piscina, ninguna ruta. Nadie entra ahí y no se usa para nada más.
Tus fotos se guardan en dos lugares — nuestro almacenamiento principal y una copia de seguridad en Google Cloud — y los dos se borran el día 30, no solo el principal. Google mantiene una copia recuperable hasta 7 días después; es una protección contra un error nuestro, nadie de ZapRoute puede leerla, y pasados esos días desaparece para siempre.
No — eliminar es para siempre. Cancela la suscripción (Empresa › Suscripción). La cuenta sigue, solo de lectura, y todo lo que tienes sigue ahí cuando vuelvas.
Se queda con la empresa, y es a propósito: visitas, fotos y lecturas de química son la prueba de servicio de la empresa, y quitarlas rompería cierres y cobros de meses atrás. Donde aparecía tu nombre, la app muestra "Former technician" (técnico anterior) — la etiqueta queda en inglés en cualquier idioma de la app. Lo que se va: tu acceso, tu nombre y tu teléfono.
Si el teléfono todavía tiene visitas o fotos esperando para subir (Enviar ahora), envíalas antes — cuando tu acceso desaparece, ya no llegan a la empresa.
La app te dirá cuántas casas te quedan hoy y te pedirá terminar la ruta primero — esas casas quedarían sin nadie. El botón para seguir de todos modos sigue ahí; la decisión es tuya, no de la app. El dueño recibe un correo de todas formas, con el número de casas que faltaban, para poder pasar la ruta a otra persona.
Si eres dueño, ese elemento no aparece para ti — el dueño solo ve Eliminar la cuenta de la empresa, aunque la empresa tenga un segundo dueño. Si eres el único dueño, es a propósito: eliminar tu propio acceso dejaría a la empresa sin nadie al mando y con una suscripción corriendo, así que tu camino es Eliminar la cuenta de la empresa. Si hay otro dueño y quieres salir sin eliminar la empresa, escribe a support@zaprouteapp.com — no uses Eliminar la cuenta de la empresa, eso elimina la empresa entera.
Normal después de mucho tiempo con sesión abierta. Entra de nuevo con correo y contraseña.
Habla con el dueño de la empresa — solo él (o la oficina) reactiva cuentas.
Intenta de nuevo en un momento. Si persiste, avisa a la gestión de tu empresa.
Sin señal, espera en la cola y sube sola (ver "Sin señal"). Con señal y un error en el banner, el motivo está escrito ahí — corrige o llama a la oficina.
Escribe a support@zaprouteapp.com — en inglés, portugués o español. Dinos tu empresa, tu correo de acceso y qué pasó (una captura de pantalla ayuda mucho).
No debería necesitar desplazamiento. En un celular con la fuente del sistema más grande, o con el "Tamaño de pantalla" del propio aparato aumentado, la pantalla de inicio de sesión quita sola la frase de la marca y los tres sellos y encoge el logo para hacer espacio — el campo de correo, el de contraseña y el botón Entrar nunca encogen. ¿Sigue sin caber? Dile a support@zaprouteapp.com el modelo de tu celular.
En la pantalla de inicio de sesión, junto a la dirección del sitio, abajo — aparece algo como "3.51.0 (build 105)".
En la mayoría de los errores, sí — siempre que la aplicación esté actualizada. Cuando la aplicación da un error, manda un aviso técnico corto al equipo de ZapRoute: el tipo de error y su mensaje, en qué parte de la aplicación pasó, la versión de la aplicación y si es Android, iPhone o la web. No manda fotos ni tu lista de clientes. Antes de que el aviso salga, se borran las direcciones de correo, los teléfonos con código de área y los códigos privados dentro de los enlaces (el código de un enlace del portal, de una foto o de un estimate, los tokens de inicio de sesión y los parámetros después del "?"). El resto del texto del error va tal cual — una dirección web común, por ejemplo, va entera, y un teléfono sin código de área también. Mandar el aviso no muestra nada en tu pantalla y no cambia nada en cómo funciona la aplicación. El aviso solo sale con la sesión iniciada; sin señal, simplemente se pierde. Llega al equipo de ZapRoute, no a la oficina de tu empresa. Lo que no detecta: que el celular cierre la aplicación por su cuenta, o una pantalla que solo deja de responder, sin error. En Android y iPhone, las versiones viejas de la aplicación no mandan nada — mantén la aplicación actualizada desde la tienda. Si algo sigue pasando, escribe a support@zaprouteapp.com contando qué estabas haciendo — sigue siendo la forma más rápida de arreglarlo.
Solo la franja de color de arriba. Desde esta versión, las tres llevan el mismo encabezado azul marino con el título en blanco, igual que todas las demás pantallas de la aplicación — ninguna función suya cambió.
Es Zappy, la mascota de ZapRoute — el rayo de la marca con dos ojitos. Él es el botón de ayuda: está en la barra de arriba de cada pantalla, donde estaba el botón "Ask ZapRoute", y tocarlo abre Ask ZapRoute. Los ojos siguen su mouse por la pantalla (en el celular, el último toque), y parpadea, bosteza después de dos minutos quieto y gira de vez en cuando. En las pantallas de la ruta y de la casa del técnico duerme, a propósito: ahí la pantalla es trabajo. Con "reducir movimiento" activado, se queda quieto — solo el parpadeo sigue.
A propósito — unas 90 palabras, lo suficiente para el próximo paso, no el manual completo. ¿Necesitas el paso a paso completo? Toca Abrir tema de ayuda al final de la respuesta.
Porque el Ask sabe tu papel. Un técnico, supervisor de campo o presupuestador que pregunta por algo que es del dueño o de la oficina — un precio, un saldo, mover una casa de día, mandar un correo a un cliente — recibe una línea diciendo quién lo hace, nunca los pasos. El dueño puede todo en la aplicación, así que el dueño siempre recibe los pasos. La oficina también, menos en lo que este manual marca como solo del dueño; ahí la respuesta dice que le pida al dueño.
En el Armador de rutas, elige el técnico y el jueves, busca la casa en Agregar a jueves y tócala. En la ventana Ya en viernes, elige Visita extra solo el … — la fecha es el próximo jueves, la misma de las reparaciones del Armador de rutas. La casa entra en el mejor lugar con la etiqueta visita extra · solo … · Vie sigue; arrástrala si quieres y toca Guardar ruta de … (el botón lleva el nombre del día que estás editando). El viernes sigue igual, el orden guardado del jueves no cambia, y después de ese jueves la visita extra sale sola de la ruta. Ese día, el técnico ve la casa en el lugar que elegiste, con la etiqueta visita extra, y la registra como siempre. Para desistir antes: la ✕ en la fila (la app pregunta antes) y Guardar ruta de …, o Rutas en vivo → el día → el técnico → ⋮ de la casa → Cambiar día / técnico → Quitar la visita extra. La visita extra cuenta como visita (fotos, historial, el correo al cliente si la empresa lo envía) y como una parada más en Ganancia por piscina, pero nunca se cobra sola: para cobrarla, Saldos → el cliente → Cargo / crédito. Si nadie va, cuenta como visita perdida, como cualquier parada agendada.
La opción solo aparece cuando la casa no es de ese día de la semana. Una casa que ya está el jueves con otro técnico es una cobertura de un día, no una visita extra: usa Cambiar día / técnico → Solo esta fecha en Rutas en vivo.
La oficina puso una visita más en esa casa solo para esta fecha, en el Armador de rutas. Ya está en tu lista, en el lugar correcto — regístrala como cualquier parada; no necesitas Visita extra (otra piscina). El día fijo de la casa sigue como siempre, y esta visita extra no vuelve la semana que viene.
Treinta días, sin tarjeta. Tu ruta está lista a la mañana siguiente.
Nothing found — try another word.
Hey — I'm Zappy. I live inside ZapRoute, and I'm the one who reads the test strip from your tech's photo.
Ask me anything — or take a look around. I answer in English, Portuguese and Spanish, same as the app.
Try me on your own pools. Thirty days, no card, and I'll read your first strip today.
Hey — I'm Zappy. I live inside ZapRoute, and I'm the one who reads the test strip from your tech's photo.
Ask me anything — or tap one of these:
Your tech photographs the strip. I read free chlorine, pH, alkalinity and CYA — each value with how sure I am. Anything I'm unsure about I mark CHECK, and your office confirms it. Salt goes in by hand, and every product your tech adds is logged at your prices, so you see what each pool really costs.
Every visit leaves a photo you can trust. I check it: the same photo twice, a screenshot, a frame with no water — I flag it before your customer does.
$59 a month up to 60 pools, then a dollar a pool. We count the pools you serviced last month or the ones active on your routes today — whichever number is higher. Suspending at the end of the month doesn't lower it; the visits already happened. Until Feb 28, 2027, the first 20 companies that subscribe during their free trial, or up to 7 days after it, get 50% off their first 3 payments.
The route lives on the phone. Photos, readings and salt go up by themselves when the signal comes back. Your tech never waits on a bar.
Try me on your own pools. Thirty days, no card, and I'll read your first strip today.
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